PETUNJUK PENGGUNAAN PORTAL E-JOURNAL UNDIKSHA Oleh TIM PENGEMBANG UNIVERSITAS PENDIDIKAN GANESHA SINGARAJA 2012
PEDOMAN PENGGUNAAN E-JOURNAL UNDIKSHA Jurnal ini menggunakan software Open Journal System (OJS) untuk mendukung pengaturan dan penerbitan. OJS merupakan solusi sumber terbuka untuk mengatur dan menerbitkan jurnal ilmiah secara online. OJS merupakan sistem pengaturan dan penerbitan jurnal dengan tingkat pengoperasian yang sangat mudah dan dapat didownload secara gratis dan diinstal ke penyedia web lokal. OJS telah dirancang untuk mengurangi waktu dan tenaga yang disediakan untuk tugas-tugas penulisan dan pengelolaan yang berhubungan dengan mengedit sebuah jurnal sementara menungkatkan record-keeping dan efisiensi proses pengeditan. OJS dimaksudkan untuk meningkatkan kualitas keilmiahan dan kualitas umum dalam penerbitan jurnal melalui sejumlah inovasi, dimulai dari pembuatan polis jurnal yang lebih transparan untuk meningkatkan indeks. 1. JOURNAL MANAGER Jurnal Manager bertugas untuk mengelola keseluruhan sistem dalam penerbitan jurnal ini dan pengelolaan user/penguna. Jurnal Manager juga memiliki tugas untuk mengatur fungsi staf editor (bisa juga berperan sebagai editor). Untuk melakukan tugas sebagai jurnal manager, sebelumnya harus melakukan login dengan memasukkan username dan password pada form Log In sehingga ditampilkan Gambar 1. Gambar 1. Tampilan penguna dengan peran Journal Manager 1 M a n u a l E - j o u r n a l U n d i k s h a
Pada halaman ini, user dapat melakukan edit profile, mengubah password dan log out. Untuk menampilkan halaman journal manager, pada gambar 1, silakan klik link Journal Manager, sehingga muncul halaman pengelolaan jurnal seperti berikut : Gambar 2. Halaman penggunan sebagai journal manager Pada halaman ini, seorang manager dapat melakukan pengelolaan halaman jurnal, user/pengguna dan aturan. 1.1 Peran Jurnal Manager dalam Pengelolaan User Peran-peran jurnal manajersebagai pengelola user/pengguna dapat dilihat pada baian user pada gambar 2 di atas. Pada halaman tersebut, jurnal manajer dapat hal-hal sebagai berikut : Users Enrolled in this Journal, 2 M a n u a l E - j o u r n a l U n d i k s h a
Melihat pengguna yang telah terdaftar pada jurnal yang dikelolanya. Pada bagian ini, pengelola dapat juga melalukan melihat/pengeditan profil pribadinya, dengan cara klik tombol edit yang tampil di sebelah kanan username. Enroll a User from this Site in this Journal Jurnal manajer dapat mendaftarkan pengguna di OJS ke jurnal yang dikelolanya (Gambar 3). Gambar 3. Tampilan halaman pendaftaran user yang ada untuk peran tertentu oleh jurnal manager Cara mendaftarkan user yang ada sesuai dengan peran (apakah sebagai editor, section editor, reviewer dll) oleh jurnal manager adalah sebagai berikut : 1. Pilih peran user yang akan didaftarkan pada Enroll user as 2. Pilih nama user dengan memberikan tanda centang pada bagian kiri lalu klik Enroll User pada bagian kanan. Show users with no role Melihat pengguna yang belum memiliki peran tertentu Create New User Pada bagian ini, jurnal manager juga bisa mendaftarkan seseorang menjadi user pada OJS (Gambar 4). 3 M a n u a l E - j o u r n a l U n d i k s h a
Gambar 4. Halaman pendaftaran user baru oleh jurnal manajer Halaman di atas merupakan tampilan halaman register, untuk mendaftarkan user baru oleh jurnal manager. Trik untuk mempercepat pengisian dalam mendaftar sebagai user baru ialah isi hanya pada kolom yang diberi tanda bintang (*). Setelah selesai, user yang telah bisa melakukan peran sesuai yang diinginkan atau yang disetujui oleh Journal Managers 1.2 Peran Jurnal Manager dalam pengelolaan jurnal 1.2.1 Menulis Detail Jurnal Jurnal manager dapat mengisi informasi umum tentang jurnal, termasuk nama jurnal, singkatan, alamat, nomor ISSN, dan DOI. Caranya adalah sebagai berikut : - Pilih SETUP pada tampilan gambar 2, lalu klik DETAILS sehingga ditampilkan Gambar 5. 4 M a n u a l E - j o u r n a l U n d i k s h a
Gambar 5. Tampilan form detil jurnal - Pada halaman ini, ada beberapa data yang harus diinputkan berkaitan dengan informasi umum tentang jurnal, yaitu : General information (Isikan dengan informasi umum tentang jurnal, antara lain: nama, singkatan, alamat ISSN online (jika ada) dan print out dan alamat. Principal contact (Isikan dengan data kontak utama jurnal, data ini akan nampak pada halaman depan situs jurnal) Technical support (Isikan dengan data staf teknis/pengelola jurnal, data ini akan nampak pada halaman depan situs jurnal) Email identification (Isikan dengan email yang merupakan email resmi pengelola jurnal) Publisher (Isikan dengan nama lembaga penerbit jurnal, jurusan atau lembaga yang menangani jurnal tesebut serta alamat/url lembaga ) Sponsoring Organization (Jika ada, organisasi yang mensposori jurnal) Sources of Support (Lembaga yang memiliki sumber daya yang mendukung jurnal terutama berkaitan dengan review jurnal) 1.2.2 Mengatur tampilan jurnal Jurnal manajer dapat mengatur tampilan jurnal agar terlihat menarik. Caranya adalah sebagai berikut : 5 M a n u a l E - j o u r n a l U n d i k s h a
- Pilih SETUP pada tampilan gambar 2, lalu klik THE LOOK sehingga ditampilkan halaman untuk pengaturan tampilan jurnal. Bagian informasi yang perlu diisi adalah : Journal Homepage headers. Berguna untuk memberikan pengaturan tampilan header untuk halaman depan homepage, termasuk logo yang spesifik untuk jurnal) Caranya : Isilah data sesuai ketentuan form. Jika ingin menambahkan gambar pada header, silakan browse ke lokasi gambar lalu klik upload pada bagian title image (Gambar 6). Hasilnya akan terlihat pada header untuk halaman depan homepage jurnal Gambar 6. Halaman untuk pengaturan tampilan Header jurnal Journal Homepage Content (Pengaturan informasi untuk halaman depan jurnal). Pada bagian ini, jurnal menajer dapat memanipulasi tampilan depan jurnal dengan mengisi deskripsi jurnal, gambar/logo untuk halaman depan jurnal, menampilkan issue/volume dan catatan tambahan (Gambar 7). 6 M a n u a l E - j o u r n a l U n d i k s h a
Gambar 7. Halaman untuk manipulasi isi halaman depan jurnal 1.3 Peran Jurnal Manager dalam membuat form review Jurnal manager dapat membuat form review yang akan digunakan oleh peer review sebagai dasar untuk mereview artikel. Form review dapat didisain untuk bagian jurnal tertentu, dan editor akan mempunyai pilihan untuk memilih bentuk form yang akan digunakan untuk mereview. Form review dapat dibuat dengan cara : 1. Klik Review Form pada tampilan gambar 2 pada bagian Management Pages 2. Klik Create Review Form sehingga ditampilkan Gambar 8. 7 M a n u a l E - j o u r n a l U n d i k s h a
Gambar 8. Halaman untuk membuat form review 3. Silakan isi judul dan ketentuan form, dilanjutkan dengan klik tombol Save. 1.4 Peran Jurnal Manager untuk Upload Artikel Siap (File PDF) Terbit dengan fasilitas QuickSubmit Plugin Jurnal manager juga dapat berperan sebagai editor, sehingga apapun pekerjaan editor juga dapat dikerjakan oleh jurnal menager. Tetapi tidak berlaku untuk sebaliknya. Jurnal manager dapat melakukan proses singkat untuk upload artikel ke jurnal dengan menggunakan fasilitas plugin QuickSubmit melalui Import/Export Data pada bagian Management Pages. Adapun caranya adalah sebagai berikut : a. Klik Import/Export Data untuk menggunakan plugin QuickSubmit (one step submission plugin) pada Gambar 2 di atas sehingga ditampilkan halaman pada gambar 9. 8 M a n u a l E - j o u r n a l U n d i k s h a
Gambar 9. Tampilan halaman import/export data b. Selanjutnya klik pada QuickSubmit Plugin sehingga akan ditampilkan halaman pada gambar 10. Gambar 10. Tampilan halaman Quicksubmit Pluin (Submission Destination) 9 M a n u a l E - j o u r n a l U n d i k s h a
c. Pilih Volume, Nomor, dan Tahun yang sesuai pada bagian Add to an existing issue (sudah dibuat oleh Editor). Masukkan data bulan, tanggal, dan tahun publikasi pada bagian Published. Selanjutnya di bagian Submission File, browse file PDF yang akan diunggah, kemudian klik button Upload. (lihat Gambar 10) Gambar 11. Tampilan halaman Quicksubmit Pluin (Author) d. Di bagian Authors, masukkan data penulis, dimana field yang bertanda bintang wajib diisi. Jika penulis lebih dari satu, maka tambahkan nama penulis kedua, ketiga, dan seterusnya, dengan klik pada button Add Authors. (lihat Gambar 11) 10 M a n u a l E - j o u r n a l U n d i k s h a
Gambar 12. Tampilan halaman Quicksubmit Pluin (Title and Abstract) e. Di bagian Title and Abstract, masukkan data artikel yang meliputi Judul Artikel (Title), dan kopikan teks abstraknya sekaligus kata kunci. (lihat Gambar 12) f. Klik pada button Save and Continue dan proses mengunggah telah selesai, atau klik pada button Save and Create Another untuk mengunggah file artikel lainnya. Lihat hasilnya dengan klik Browse by Issue pada menu sebelah kanan sehingga ditampilkan Gambar 13. 11 M a n u a l E - j o u r n a l U n d i k s h a Gambar 13. Tampilan halaman arsip
2. EDITOR Tugas utama Editor terbagi atas 2 yaitu Submission (Pengolahan naskah) dan Issue (terbitan). Dalam hal Submission, Editor mengarahkan jurnal kepada section editor atau dirinya sendiri, mereview atau mengarahan ke reviewer, dan melakukan proses pengeditan. Dalam hal Issue, Editor melakukan Create Issue, yaitu menyiapkan sebuah terbitan jurnal dan mengirimkan notifikasi ke pengguna tentang terbitnya sebuah jurnal. Setelah user melakukan login sebagai editor, maka akan tertampil halaman yang menunjukkan daftar dari kiriman artikel masuk yang terletak di bawah submission serta dib agian bawah terdapat Issues (Gambar 18). Gambar 18. Tampilan halaman Editor setelah Login 2.1 SUBMISSIONS Setelah berhasil melakukan login sebagai editor, user dapat melakukan berbagai macam aktivitas seperti yang ditampilkan pada Gambar 18. Pada bagian ini terlihat status dari artikel-artikel yang sudah diupload ke sistem, yaitu unassigned (Naskah yang telah masuk namun belum diarahkan untuk direview), in review (Naskah dalam proses review), in editing (Naskah dalam proses editing) dan archieves (Naskah telah diterbitkan dan tersimpan sebagai arsip). Angka dalam tanda kurung menunjukkan jumlah artikel yang berada dalam status tersebut, yaitu ada satu artikel yang belum digarap, satu artikel yang sedang diedit. 12 M a n u a l E - j o u r n a l U n d i k s h a
Pada halaman ini editor bisa melakukan pencarian terhadap artikel tertentu berdasarkan kriteria title, author, editor, reviewer, copyeditor, layout editor, proofreader, tanggal submit. Proses Unassigned ke In Review dilakukan oleh editor Klik pada link unassigned apabila didepannya terdapat angka yang bukan 0. Angka 0 menunjukkan tidak ada naskah yang harus diolah. Ketika user memilih Unassigned maka layar akan menampilkan daftar kiriman artikel (Gambar 19). Gambar 19. Tampilan daftar kiriman artikel Untuk melihat summary (rangkuman) tentang daftar artikel yang ada, klik pada judul artikel yang diinginkan. Setelah itu akan muncul layar berisikan rincian file yang dikirimkan oleh author beserta daftar file pendukungnya (Supplementary File). Selain itu di bagian tengah, editor 13 M a n u a l E - j o u r n a l U n d i k s h a
memiliki kewenangan untuk memberikan tugas kepada user lain atau memberikan tugas kepada dirinya sendiri sebagai editor artikel tersebut (Gambar 20). Gambar 20. Tampilan detail rincian file yang dikirim Untuk memulai menggarap artikel ini, pada bagian editors bisa mengklik menu add editor. Jika diklik menu ini tampilan yang muncul seperti terlihat pada Gambar 21. Pada tampilan ini bisa dipilih nama-nama editor yang bertugas menggarap artikel ini. Hal ini bisa dilakukan dengan mengklik link assign di belakang nama editor. 14 M a n u a l E - j o u r n a l U n d i k s h a
Gambar 21. Tampilan daftar user editor yang tersedia Setelah editor dipilih, akan muncul tampilan seperti pada Gambar 22. Pada halaman ini terlihat nama editor dari artikel tersebut dan status dari artikel tersebut. 15 M a n u a l E - j o u r n a l U n d i k s h a
Gambar 22. Tampilan setelah editor dipilih (Summary) Editor bisa langsung melakukan proses editing terhadap suatu artikel. Hal ini bisa dilakukan dengan mengklik menu editing yang ada pada sub menu bar di atas. Setelah link editing diklik, muncul tampilan seperti pada Gambar 23. 16 M a n u a l E - j o u r n a l U n d i k s h a
Gambar 23. Tampilan memulai editing Pada bagian copyediting, kolom review metadata dengan isi initial copyedit dan final copyedit harus diklik pada bagian link complete. Setelah link complete diklik, tulisan complete akan diganti dengan tanggal selesai editor mereview meta datanya. Tampilannya seperti terlihat pada Gambar 24. 17 M a n u a l E - j o u r n a l U n d i k s h a
Gambar 24. Tampilan setelah review meta data selesai Setelah itu artikel bisa diatur kapan diterbitkan dengan memilih issue pada bagian scheduling. Setelah memilih issue, tekan tombol record di sampingnya. Contoh tampilan seperti terlihat pada Gambar 25. 18 M a n u a l E - j o u r n a l U n d i k s h a
Gambar 25. Tampilan scheduling Setelah itu, artikel harus dikoreksi. Pada bagian proofreader, pada kolom request bisa diklik link initiate untuk proofreader dan layout editor. Selanjutnya proof reader dan layout editor bisa mengklik link complete jika sudah selesai mengerjakan tugas mengkoreksi artikel. Tampilan seperti terlihat pada Gambar 26. 19 M a n u a l E - j o u r n a l U n d i k s h a
Gambar 26. Tampilan koreksi Setelah selesai koreksi, editor bisa mengupload file artikel yang sudah dikoreksi. Caranya pada bagian layout, klik radio galley kemudian klik browse, pilih file yang akan diupload, kemudian tekan tombol upload. Tampilan seperti terlihat pada Gambar 27 dan Gambar 28. Jika tidak ada yang perlu diedit lagi, Editor bisa mengklik tombol save. 20 M a n u a l E - j o u r n a l U n d i k s h a
Gambar 27. Tampilan untuk mengupload file artikel yang sudah dikoreksi 21 M a n u a l E - j o u r n a l U n d i k s h a
Gambar 28. Tampilan layout galley Setelah sukses, artikel yang sudah diupload oleh editor akan muncul pada bagian arsip. Setelah klik menu archieves, akan muncul tampilan seperti terlihat pada Gambar 29. 22 M a n u a l E - j o u r n a l U n d i k s h a
Gambar 29 Tampilan arsip artikel Editor bisa menunjuk reviewer untuk melakukan review terhadap suatu artikel beserta form penilaian artikelnya. Tampilan seperti terlihat pada Gambar 30 dan Gambar 31. 23 M a n u a l E - j o u r n a l U n d i k s h a
24 M a n u a l E - j o u r n a l U n d i k s h a Gambar 30. Memilih reviewer form
Gambar 31. Memilih review form 2.2 CREATE ISSUE Issue bisa dianalogikan sebagai terbitan yang nantinya akan dikeluarkan secara berkala dalam jurnal online. Untuk membuat Issue, klik Create Issue pada halaman User home Editor (Gambar 18). Setelah itu akan tertampil form berikut (Gambar 32) : 25 M a n u a l E - j o u r n a l U n d i k s h a
Gambar 32. Tampilan create issue Isilah informasi tentang Issue (Back Issues atau Future Issue), isi bagian Identification misalnya Volume, Nomor, dan Year. Beri tanda check list untuk bagian Issues Identification (Volume, Nomor, Title, Year. Di dalam menu create issue, editor juga dapat menambahkan cover / sampul jurnal yang nantinya akan terbit pada halaman depan (Gambar 33). 26 M a n u a l E - j o u r n a l U n d i k s h a
Gambar 33. Tampilan Upload Cover Setelah form diisi dengan data yang sesuai, kemudian klik button Save di bagian bawah sehingga ditampilkan Gambar 34. Gambar 34. Tampilan halaman daftar issue yang telah dibuat 27 M a n u a l E - j o u r n a l U n d i k s h a
Untuk mempublikasikan Issue tersebut, maka klik nama issue (contoh : VOL 6, NO 2 : EDISI JULI 2009 ) di Gambar 34 sehingga akan muncul tampilan Gambar 35. Kemudian klik button Publish Issue. Gambar 35. Tampilan untuk publish issue Proses membuat Volume/Issue jurnal sudah selesai, kemudian klik user di menu navigasi atas untuk kembali ke user menu semula. 2.3 AUTHOR Untuk menggugah artikel dapat dilakukan oleh penulis (author) langsung. Penulis harus memiliki account untuk melakukan log in supaya bisa mengirimkan artikelnya. 1. Register Penulis (Author) : Jika penulis belum memiliki account, maka penulis bisa melakukan pendaftaran (registrasi) terlebih dahulu dengan cara berikut : a. Buka website Portal E-Journal, selanjutnya pilih salah satu nama jurnal yang dimaksud dan klik Register pada bagian bawah nama jurnal sehingga ditampilkan Gambar 36. 28 M a n u a l E - j o u r n a l U n d i k s h a
Gambar 36. Tampilan form pendaftaran untuk penulis (Author) b. Isi check/tandai bagian Author: Able to submit items to the journal seperti yang terlihat pada Gambar 36. Setelah selesai silakan klik tombol Register sehingga akan ditampilkan Gambar 37. 29 M a n u a l E - j o u r n a l U n d i k s h a
Gambar 37. Tampilan halaman utama penulis (Author) 2. Log In Penulis. a. Jika penulis telah memiliki account atau telah melakukan register/pendaftaran dengan klik menu Log In lalu masukkan username, password dan tekan tombol login sehingga ditampilkan Gambar 38. Gambar 38. Tampilan halaman Active Submission penulis 30 M a n u a l E - j o u r n a l U n d i k s h a
3. Upload Artikel oleh Penulis. a. Untuk proses upload artikel, dapat dilakukan dengan klik link New Submission pada Gambar sehingga ditampilkan Gambar 39. Gambar 39. Tampilan Submission Checklist (Langkah I proses upload artikel oleh penulis) b. Tandai semua check list dan klik tombol save and continue pada bagian bawah Gambar 39 sehingga ditampilkan Gambar 40. Gambar 40. Tampilan Uploading The Submission (Langkah II proses upload artikel oleh penulis) 31 M a n u a l E - j o u r n a l U n d i k s h a
c. Pada Gambar 40, silakan klik Browse untuk memilih artikel yang akan di upload, dilanjutkan dengan klik tombol upload sehingga ditampilkan Gambar 41. Gambar 41. Tampilan Uploading The Submission setelah file di upload d. Selanjutnya klik tombol Save and Continue sehingga ditampilkan Gambar 42 dan 43. Gambar 42. Tampilan halaman pemasukan meta data untuk penulis 32 M a n u a l E - j o u r n a l U n d i k s h a
Gambar 43. Tampilan halaman pemasukan meta data untuk Title and Abstract, serta Indexing. e. Silakan isi form dengan data penulis yang sesuai untuk bagian Author Gambar 42), pada bagian Title isikan judul artikel dan bagian Abstract isikan dengan abstrak serta kata kuncinya. Selanjutnya klik tombol Save and Continue sehingga ditampilkan Gambar 44. Gambar 44. Tampilan untuk upload file tambahan. 33 M a n u a l E - j o u r n a l U n d i k s h a
f. Jika ada file tambahan silakan upload melalui halaman ini (Gambar 44). Tetapi jika tidak ada, silakan dilanjutkan dengan klik tombol Save and Continue, sehingga ditampilkan Gambar 45. Gambar 45. Tampilan terakhir untuk upload artikel. g. Silakan klik tombol Finish Submission sebagai tanda berakhirnya proses upload artikel sehingga ditampilkan Gambar 46. Gambar 46. Tampilan konfirmasi kelengkapan proses upload h. Jika di klik link Active Submission akan ditampilkan Gambar 38. 34 M a n u a l E - j o u r n a l U n d i k s h a