BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Perusahaan merupakan sebuah organisasi yang besar yang terbagi menjadi sub-sub seperti departemen atau divisi. Didalam departemen pun terkadang memiliki unit terkecil yang disebut group. Demikian pula yang terjadi pada PT. Sien Consultan. Perusahaan ini bergerak di bidang usaha dalam Konsultasi dan Strategi Manajemen Sistem ISO, dimana kelangsungan dari perusahaan ini bergantung pada kinerja team dari masing-masing divisi dari lingkup departemen hingga unit terkecil. Untuk mengetahui bahwa organisasi berjalan dengan baik, maka diperlukan penilaian pada substansi terkecilnya yaitu kinerja team. PT. Sien Consultan selama ini sudah menjalankan sistem penilaian kinerja karyawan dimana metode yang digunakan adalah metode penilaian tradisional. Penilaian karyawan dilakukan oleh atasan yang menilai bawahan. setelah penilaian kinerja dilakukan, hasil penilaian ini dirapatkan pada rapat manajemen untuk mendapatkan penilaian argumentasi. Permasalahan timbul saat akan dilakukan pengelolaan hasil penilaian kinerja (http://sienconsultants.com/ Diakses 4 Oktober 2012, Pukul 21.03 WIB). Memang proses penilaian tidak membutuhkan waktu yang lama karena hanya atasan yang menilai bawahan. Namun, penilaian ini semua dilakukan melalui beberapa lembar kertas kuesioner. Departemen HR harus merangkum semua hasil penilaian seluruh karyawan dengan menginputnya satu per satu pada aplikasi spreadsheet dan kemudian dihitung. Proses perhitungan ini dapat memakan waktu satu bulan. 1
2 Tujuan dari penilaian kinerja pada PT. Sien Consultan adalah lebih kepada kinerja team. Menurut Caplan (2006), penilaian semacam ini tidak sesuai untuk penilaian yang dilakukan dalam rangka meningkatkan kinerja sebuah team, karena hanya atasan yang menilai bawahan. Permasalahan kedua yang timbul adalah terjadi kecemburuan sosial karena tidak objektifnya penilaian. Hal ini dikarenakan seorang bawahan hanya dinilai oleh satu orang atasan dimana penilaian satu orang saja bisa menimbulkan bias. Selain itu, sesungguhnya perlu juga diketahui bagaimana atasan di mata bawahan sehingga dapat diambil suatu kesimpulan yang cukup adil. Penilaian kinerja karyawan sesungguhnya tidak hanya untuk menghasilkan nilai kinerja tiap-tiap karyawan yang berpengaruh dalam perhitungan bonus. Namun penilaian ini lebih bertujuan untuk memperbaiki struktur organisasi itu sendiri. Oleh karena itu alangkah baiknya jika hasil yang diperoleh dapat menghasilkan suatu solusi untuk membantu manajemen dalam pengambilan keputusan. Sistem kinerja karyawan yang saat ini berjalan belum dapat mengakomodir fasilitas pengambilan keputusan oleh manajemen. Berdasarkan penjabaran diatas maka diusulkan suatu penilaian kinerja karyawan dengan menggunakan metode umpan balik yang menggunakan sistem online sebagai solusi dari ketiga permasalahan yang telah dijabarkan di atas. Oleh karena itu, dibuatlah skripsi dengan judul Perancangan Sistem Informasi Penilaian Kinerja Karyawan pada PT. Sien Consultan dengan metoda umpan balik untuk meningkat kinerja team building
3 1.2 Perumusan Masalah dan Ruang Lingkup Berdasarkan latar belakang diatas, dapat dirumuskan suatu masalah bagaimana merancang suatu penilaian kinerja karyawan PT. Sien Consultan yang dapat membantu departemen HR dalam pengelolaan dokumentasi penilaian, mendapatkan penilaian kinerja yang lebih objektif dan membantu manajemen dalam mengambil keputusan. Agar penulisan skripsi ini memiliki arah dan tujuan dengan fokus yang jelas, maka penulisan akan dibatasi ruang lingkupnya, yaitu: 1. Perancangan aplikasi penilaian kinerja karyawan dilakukan berdasarkan analisa kebutuhan pada Departemen HRD yang dibatasi pada bagian pengembangan sumber daya manusia seksi kinerja dan penilaian prestasi di PT. Sien Consultan. 2. Perancangan aplikasi penilaian kinerja karyawan menggunakan model umpan balik atau 360 0 yang dilakukan sampai dengan tahap implementasi pada PT. Sien Consultan. 3. Analisa dan perancangan sistem penilaian kinerja karyawan ini menggunakan metode RAD dengan fase requirement planning, design workshop dan implementation. 4. Tools yang digunakan adalah dengan UML yang meliputi use case diagram, activity diagram, sequence diagram dan class diagram, sedangkan aplikasi penilaian kinerja karyawan menggunakan pemrograman PHP dan database MySQL.
4 1.3 Metode Penelitian Metode penelitian adalah metode yang digunakan untuk mengetahui hasil dari penelitian dengan cara mengumpulkan, mencatat, dan menganalisis informasi data yang ada. Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode grounded (grounded research) yaitu suatu metode penelitian berdasarkan pada fakta dan menggunakan analisis perbandingan dengan tujuan mengadakan generalisasi empiris, menetapkan konsep, membuktikan teori, megembangkan teori, mengumpulkan data dan analisis data dalam waktu yang bersamaan. Setelah data dicari dan dikumpulkan, kemudian dilakukan klasifikasi terhadap data tersebut, diolah dan dianalisa dengan tujuan untuk membangun hipotesis menjadi teori serta menulis draft kasar laporannya dari waktu ke waktu. Langkah-langkah pokok yang digunakan pada metode ini yaitu menentukan masalah yang ingin diselidiki, mengumpulkan data atau informasi yang ada di lapangan, menganalisis dan menjelaskan masalah yang ditemukan serta membuat laporan hasil penelitian. 1.3.1 Metode Pengumpulan Data Pada penelitian ini menggunakan beberapa metodologi penelitian, yaitu: 1. Metode Observasi Melalui pengamatan secara langsung atau observasi yang dilakukan di perusahaan untuk mendapatkan data yang dimaksud (Jogiyanto, 2008). Observasi ini telah dilakukan dengan mengamati langsung proses sistem yang berjalan sejak tanggal 1 Oktober 2012 2. Metode Wawancara
5 Wawancara memungkinkan untuk mendapatkan data secara lebih mendalam karena bertatapan langsung dengan narasumber (Jogiyanto, 2008). Wawancara ini dilakukan dengan manajer PT. Sien Consultan dan juga terhadap beberapa karyawan yang mewakili setiap level. Format wawancara sebagai observasi untuk mendapatkan keadaan yang sebenarnya saat ini. Format wawancara ini lebih ditujukan kepada para manajer yang melakukan penilaian dan bawahan sebagai individu yang akan dinilai. 3. Metode Studi Pustaka Studi Pustaka dilakukan untuk menambah referensi teori-teori yang diperlukan dalam penelitian dengan cara membaca dan mempelajari literature yang mendukung penelitian ini, diantaranya yaitu: jurnal, bukubuku, makalah dan artikel (Jogiyanto, 2008). 1.3.2 Metode Analisis dan Perancangan Sistem Melakukan analisa dari wawancara apakah dibutuhkan pembenahan dari sistem penilaian kinerja karyawan yang telah ada ataukah terdapat perubahan dalam prosesnya agar dapat diimplementasikan kedalam aplikasi komputer. Menganalisis lebih lanjut hasil penelitian yang diperoleh dengan menggunakan langkah dan metode analisis permasalahan dengan cara mengidentifikasikan kebutuhan informasi dari perusahaan. Analisa dan Perancangan menggunakan model RAD dengan tools UML yaitu class diagram, sequence diagram, activity diagram dan use case diagram.
6 1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian Penulisan skripsi ini memiliki dua tujuan yaitu tujuan umum dan tujuan khusus. Adapun tujuan umum dari penulisan skripsi ini adalah untuk menghasilkan aplikasi sistem penilaian kinerja karyawan dengan metode umpan balik, sedangkan tujuan khusus dari penulisan skripsi ini adalah: 1. Mengidentifikasikan dan menganalisa sistem penilaian kinerja karyawan yang sedang berjalan pada PT. Sien Consultan. 2. Mengusulkan suatu aplikasi penilaian kinerja karyawan yang sebenarnya dibutuhkan oleh PT. Sien Consultan, dan 3. Mengimplementasikan aplikasi penilaian kinerja karyawan pada PT. Sien Consultan. Sedangkan manfaat perancangan sistem aplikasi penilaian kinerja karyawan adalah sebagai berikut: 1. Memberikan gambaran secara umum tentang perancangan sistem aplikasi penilaian kinerja karyawan. 2 Membantu PT. Sien Consultan khususnya HRD dalam memperbaiki proses penilaian kinerja karyawannya. 3 Membantu karyawan untuk mendapatkan hasil penilaian kinerja karyawan yang lebih adil dan mempermudah karyawan dalam mengisi kuesioner penilaian kinerja karyawan secara lebih mudah karena dapat dilakukan di mana saja dan kapan saja. 4 Mempercepat proses penilaian kinerja karyawan yang dilakukan oleh HRD dan membantu manajemen untuk memutuskan masalah yang berkenaan dengan karyawan.
7 1.5 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan tugas akhir ini terdiri dari lima bab, dimana tiap bab saling berhubungan antara yang satu dengan yang lainnya. Adapun sistematika penulisan dalam tugas akhir ini adalah sebagai berikut : BAB I PENDAHULUAN Bab ini merupakan bab pendahuluan yang merupakan intisari dari keseluruhan bab. Pembahasan meliputi latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan penulisan, batasan masalah, metodologi penelitian dan sistematika penulisan. BAB II LANDASAN TEORI Bab ini membahas tentang teori-teori yang digunakan sebagai referensi yang dalam hal ini adalah mengenai sistem komputer, penilaian kinerja, SDM dan organisasi serta bahasa pemrograman yang digunakan dalam pembuatan aplikasi sistem komputer ini dan mendukung masalah yang diteliti dan diselesaikan. BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM Bab ini berisi uraian sejarah singkat mengenai PT. Sien Consultan, pembahasan analisa dan perancangan sistem sesuai dengan permasalahan yang ada dengan menggunakan model RAD dan tools UML melalui class diagram, sequence diagram, activity diagram dan use case diagram.
8 BAB IV IMPLEMENTASI SISTEM Membahas tentang implementasi dan uji coba hasil perancangan sistem BAB V KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi kesimpulan dan saran berdasarkan analisa dalam penulisan dan perancangan sistem yang telah dibuat.