Petunjuk Pengisian Data Pendahuluan Software data entry ini disusun menggunakan softwaremicrosoft Access 2003, sehingga software ini hanya bisa dioperasionalkan dengan software Microsoft Access versi 2003 keatas atau dengan menggunakan software lainnya yang kompatibel dengan Microsoft Access. Pada software ini data yang sudah masuk adalah data provinsi sampel, data kabupaten sampel, data RIM, dan data sekolah sampel. Data data tersebut dipilih dari list yang tersedia. Khusus untuk data sekolah bisa dimungkinkan untuk penambahan data bila terjadi perubahan sekolah sampel. Interface utama program data entri ini terdiri dari: Form Pembuka, Form Data Responden dan Data Sekolah, kemudian diikuti dengan form input data yang bentuknya sama dengan kuestioner. Isikan data pada form tersebut sesuai dengan jawaban pada kuestioner.pada bagian akhir ada komentar dan saran serta catatan pemonitor yang berupa uraian. Setelah melakukan pengisian satu kuestioner, maka akan kembali ke halaman muka dan silahkan melakukan pengisian data berikutnya. Program data entry ini untuk keperluan inputing data tidak bisa diedit, tetapi kita masih bisa melihat tabel yang dihasilkan. Persiapan Pengisian Data Langkah pertama yang harus dilakukan adalah merubah nama file dengan menambah inisial atau kode dari RIM yang akan mengisikan data. Contoh bila yang mengisi dalah Fitra, maka pada ujung file ditambahkan inisial untuk Fitra, misalnya FW maka nama file akan menjadi: DE_KuestionerSekolah_Ph3_Rev_EA by FW. Siapkan semua kuestioner yang hendak diisi datanya, dan periksa kembali isian dari kuestioner tersebut sekalian melakukan cleaning terhadap kuestioner tersebut. Perbaiki semua kesalahan yang ditemukan. Membuka program Untuk membuka program ini dilakukan dengan melakukan double klik atau tekan enter pada file program dengan ikon Microsoft Access. (Posisi kursor berada diatas nama file). Ketika file tersebut dibuka, maka pada pada layar akan muncul seperti pada gambar1. Pada bagian dibawah menu tampak terlihat satu pita putih yang bertuliskan Security Warning, lihat gambar 1. Apabila Security Warning tidak hilangkan atau dihilangkan dengan tidak benar, maka software data enti ini tidak bisa dipakai. Untuk menghilangkan Security Warning ini dilakukan dengan mengklik tombol Option (lingkaran merah pada gambar 1). Setelah ditekan maka akan muncul Security Alert seperti gambar 2, dengan dua pilihan. Pilihan pertama: Help protect me from., dan yang kedua: Enable the content. Piliha yang bagian kedua yaitu Enable the Content, lalu tekan tombol OK. Dengan memperhatikan gambar 1 dan gambar 2, maka urutannya adalah: 1. Tekan tombol Option 2. Pilih tombol Enable the content 3. Tekan tombol OK Setelah tiga procedure diatas dilalui maka akan muncul tampilan pada layar seperti gambar 3.
Pada bagian atas dari gambar 3 adalah beisi combo box untuk mengisi data baru. Ada 4 combo box plus satu tombol untuk melanjutkan ke pengisian data. Pada bagian kedua adalah daftar nama sekolah yang sudah masuk (minimal kodenya yang sudah masuk). Untuk melakukan editing terhadap data yang sudah masuk bisa dilakukan dengan mengklik dua kali pada kode sekolah yang akan kita edit. 1 Gambar 1 2 Gambar 2 Proses Pengisian dan Editing Data Proses pengisian data baru dapat mengikuti gambar 3 sampai gambar 20, sedangkan untuk pengeditan data pada prinsipnya hampir sama yang berbeda memulainya. Untuk mengedit data bisa dua macam cara, cara pertama melakukan double klik pada nomor 3
identitas sekolah yang ada pada tabel daftar isi. Maka proses editing akan mulai setelah double klik dengan tampilan layar/ tahapan mulai gambar 11. Pada bagian ini berisi pilihan untuk mengisi data baru Pada bagian ini berisi daftar data sekolah yang sudah dimasukan, minimal kode sekolah sudah masuk Gambar 3. Penjelasan bagian dari interface program data entry Pilih RIM Gambar 4. Pilih RIM dari daftar yang ada
Pilih Provinsi Gambar 5 Pilih provinsi dari daftar yang ada Pilih kabupaten/ kota Gambar 6. Pilih Kabupaten/ Kota dari list yang ada
Pilih Sekolah Gambar 7. Pilih sekolah dari daftar yang ada Bila ada pergantian sampel, maka nama sekolah tidak ada dalam list. Untuk menambah daftar sekolah maka lakukan double klik pada kolom ini, setelah double klik akan muncul format pengisian data sekolah. (lihat mulai gambar 16) Gambar 8. Bila nama sekolah tidak ada dalam list karena ada perubahan sampel dll. (klik dua kali dilakukan setelah memilih provinsi dan kabupaten)
Tekan tombol ini Gambar 9. Setelah memilih nama sekolah selanjut tekan tombol yang ada disebelahnya Tekan tombol Yes, untuk menambah data baru. Tombol No untuk membatalkan proses Gambar 10. Bila data belum pernah diinput maka akan muncul informasi seperti diatas
Tekan tombol ini untuk pindah halaman Gambar 11. Setelah proses seperti pada gambar 11 selesai maka selanjutnya akan muncul form seperti gambar ini. Isikan data pada kolom yang tersedia. Untuk pindah halaman tekan tombol Terus ke Hal 2. Demikian seterusnya Tekan tombol ini untuk pindah halaman Tekan tombol ini untuk pindah form Tekan tombol ini untuk keluar Gambar 12. Untuk berpindah pada form selanjutnya tekan tombol Form Selanjutnya
Pada form yang berbentuk seperti ini perpindahan halaman dapat dilakukan dengan menekan TAB Page yang dikehendaki atau lihat gambar selanjutnya Gambar 13. Perpindahan halaman dengan cara menekan Tab Page atau Pada form yang berbentuk seperti ini perpindahan halaman dapat dilakukan juga dengan menekan tombol ini bila ada Gambar 14. Alternatif perpindahan halaman
Tombol untuk keluar setelah melakukan entri satu kuestioner Gambar 15 Setelah satu kuestioner di entri Gambar 16 Penambahan data sekolah, setelah klik dua kali muncul interface seperti gambar diatas. Yang perlu dilakukan adalah: 1. Mengklik : Level Sekolah, SD atau SMP 2. Mengklik : Status Sekolah, Negeri atau Swasta 3. Mengklik :Lokasi sekolah, Urban atau Rural 4. Mengisi nomor urut sampel. Untuk sekolah pengganti atau tambahan maka nomor urut adalah setelah nomot sampel terakhir, misalnya jumlah sampel ada 13, maka nomor urut sekolah pengganti adalah sesudahnya yaitu 14 dan seterusnya. Isikan nomor dalam tiga digit. Bila nomor 14 maka menjadi 014 dst. 5. Isikan nama sekolah 6. Isi alamat sekolah 7. Tekan tombol lanjut (lingkaran merah) Semua data harus terisi lengkap dan jumlah huruf kode sekolah yang dihasilkan harus 10 digit, dan nama sekolah serta alamat sekolah harus terisi. Bila tidak maka diminta untuk mengulang pengisian data.
Gambar 17. Bila data yang diisikan belum lengkap maka akan muncul peringatan seperti diatas. Bila terjadi hal ini tekan tombol OK dan lengkapi data yang diminta Gambar 18. Bila data yang dimasukan lengkap, maka setelah menekan tombol lanjut akan muncul penjelasan seperti diatas, bila ingin lanjut tekan Yes dan bila batal tekan No
Gambar 19. Setelah tekan Yes akan muncul interface seperi gambar diatas, bila data sudah benar tekan tombol Terus Isi Data. Bila nama sekolah atau alamat sekolah masih salah langsung diedit pada kolom masing masing. Kode sekolah tidak bisa diedit. Step 2 Step 3 Step 1 Gambar 20. Setelah tombol Terus Isi Data ditekan maka akan muncul layar seperti diatas (seperti gambar 8). Untuk terus mengisikan data sekolah tambahan tersebut maka tahapan yang harus dilakukan sesuai dengan angka yang tertera diatas. Setelah step 3 maka pengisian normal kembali seperti gambar 10 diatas.
Perubahan Nama Sekolah Perubahan nama sekolah bisa dilakukan langsung pada layar awal, dengan mengedit langsung pada cell nama sekolah Bila perlu mengganti nama sekolah, maka langsung diedit pada cell ini. Gambar 21. Mengganti nama sekolah