10/7/2015 1
10/7/2015 2
PESERTA Diklatpim IV ANGKATAN VIII TAHUN 2014 Nama : RAJA SITI HARTATY NIP : 19731023 199303 2008 Jabatan : Kasubag keuangan Unit Kerja : Badan Ketahanan Pangan 10/7/2015 3
10/7/2015 4
Latar Belakang Surat Pertanggungjawaban Pengeluaran Belanja (SPJ) sangatlah penting dalam rangka penyusunan tertib administrasi pengelolaan Keuangan pada Badan Ketahanan Pangan Provinsi Kepulauan Riau. Sesuai dengan Asas Umum Pengelolaan Keuangan daerah yaitu keuangan harus dikelola secara tertib, efektif, efisien, ekonomis, transparan dan dapat dipertanggungjawabkan. Surat Pertanggungjawaban Pengeluaran belanja (SPJ) merupakan bukti pembelian atas transaksi beban belanja yang dikeluarkan atau dilakukan oleh pelaksana kegiatan. Pengelolaan surat pertangungjawaban pengeluaran belanja (SPJ) secara baik dan benar akan melahirkan dokumen dokumen yang valid dan akurat yang dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan undang undang yang berlaku 10/7/2015 5
Latar Belakang (lanjutan) Oleh sebab itu dipandang perlu disusunnya buku pedoman atau petunjuk teknis tentang pertanggungjawan pengeluaran belanja keuangan,sehinga dapat mempermudah para pelaksana kegiatan mempertanggungjawaban belanja yang diluarkan dan dikelolanya. Adapun buku pedoman yang dimaksud adalah tentang kelengkapan dokumen kwitansi perngeluaran belanja keuangan dengan besaran dana 0 s/d 20 juta rupiah. Buku Pedoman atau petunjuk teknis Surat Pertanngung jawaban pengeluaran belanja (SPJ) sangat membantu untuk proses percepatan pertanggungjawaban belanja keuangan guna mendukung realisasi anggaran sesuai target. 10/7/2015 6
Permasalahan A. Analisis lingkungan strategis eksternal dan internal Eksternal Adanya Kwitansi yang belum dilengkapi oleh rekanan, misalnya belum ditandatangani dan dibubuhi cap/ stempel perusahaan sampai batas yang ditentukan Internal Pelaksana Kegiatan kurang memperhatikan dan memahami dokumen pendukung kelengkapan kwitansi pertanggungjawaban keuangan. 10/7/2015 7
Permasalahan (lanjutan) B. Masalah inti Pertanggungjawaban pengembalian belanja keuangan melewati batas waktu yang ditentukan dan berdampak terhadap penyerapan atau realisasi keuangan tidak sesuai target. C. Analisis kondisi eksisting dan Benchmarking Kondisi eksisting a. Penyampaian SPJ tidak tepat waktu. b. Dokumen SPJ tidak lengkap (surat pesanan,invoice, setoran pajak,kwitansi). 10/7/2015 8
Permasalahan (lanjutan) D. Benchmarking Berdasarkan hasil pengamatan pada Lokus yang kami kunjungi disana tertib pembagian kerja sangat teratur, kami mencermati bahwa tertib administrasinya sudah teratur, hal ini menjadi inspirasi kami untuk melakukan perubahan pada SKPD kami, terkait pengelolaan tertib administrasi keuangan pada Badan Ketahanan Pangan Prov. Kepri 10/7/2015 9
Perubahan yang ingin diwujudkan Outcome dari proyek perubahan ini adalah : a. Mempermudah para pelaksanan kegiatan dalam penyusunan Surat Pertanggungjawaban Belanja keuangan (SPJ) b. Penyampaian surat pertanggungjawaban belanja (SPJ) tepat pada waktunya. c. Realisasi anggaran sesuai target d. Terciptanya tertib administrasi Pertanggungjawaban Keuangan pada Badan Ketahanan Pangan secara, efektif, efisien, ekonomis, transparan serta dapat dipertanggungjawabkan sesuai perundang- undangan yang berlaku. 10/7/2015 10
Perubahan yang ingin diwujudkan Output dari proyek perubahan ini adalah : a. Adanya Kesepakatan dan persamaan persepsi dengan Stakeholder terkait (Inspektorat dan BPKKD) tentang dokumen pendukung SPJ Keuangan. b. Tersusunnya buku pedoman tentang surat pertanggungjawaban pengeluaran belanja ( SPJ) Keuangan Badan Ketahanan Pangan Prov.Kepri 10/7/2015 11
Area, isi, ruang Lingkup Badan Ketahanan Pangan Provinsi Kepulauan Riau melalui bagian keuangan akan melakukan penertiban administrasi keuangan dengan membuat Buku pedoman / petunjuk teknis tentang surat pertanggungjawaban belanja keuangan (SPJ) sehingga tertib administrasi keuangan dapat tersaji secara benar dan akurat serta dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan perundangan yang verlaku. Keuntungan dan Kerugian Keuntungan - Pecepatan dalam penyampaian SPJ Keuangan oleh pelaksana Kegiatan. - Pertanggungjawaban keuangan sesuai waktu yang ditentukan. - Keseragaraman dalam penyusunan SPJ Keuangan. - Meningkatnya Kinerja Badan Ketahanan Pangan khusunya Bagian Keuangan Kerugian Tidak ada kerugian dalam proyek perubahan ini. 10/7/2015 12
Kendala yang mungkin terjadi 1. Kurangnya dukungan dan kerjasama dari stake holder terkait karna kesibukan masing masing stakeholder. 2. Persepsi yang berbeda dari stakeholder terkait dalam penetapan dokumen pendukung SPJ Keuangan. Kedua hal tersebut diatas kemungkinan akan menyebabkan keterlambatan dalam penyelesaian pembuatan buku pedoman proyek perubahan. 10/7/2015 13
Strategi pelaksanaan 1. Melakukan komunikasi dengan sponsor 2. Membentuk tim pendukung 3. Melakukan pendekatan dan membangun Komunikasi dengan stake holder terkait. 4. Melakukan Konsultasi dengan stake Holder terkait. 5. Menyusun buku pedoman 6. Sosialisasi 10/7/2015 14
Stakeholder Peranan Pengaruh Frekwensi Kepala Badan Ketahanan Pangan Prov.Kepri Pembina / Penasehat Mempunyai pengaruh yang sangat besar Sering Inspektorat Verifikator dokumen I kelengkapan SPJ Keuangan Sangat penting 2 kali BPKKD Verifikator dokumen kelengkapan SPJ Keuangan Sangat penting 2 kali 10/7/2015 15
Peranan Stake holder KEPALA BADAN KETAHANAN PANGAN PROV.KEPRI INSPEKTORAT PROV. KEPRI BPKKD PROV. KEPRI : : : Pembina atau penasehat dalam penyusunan buku pedoman Memverifikasi dokumen untuk kelengkapan SPJ keuangan dalam penyusunan buku pedoman Memverifikasi dokumen untuk kelengkapan SPJ keuangan dalam penyusunan buku pedoman 10/7/2015 16
Pengaruh Stakeholder a. Kepala Badan Ketahanan Pangan mempunyai pengaruh yang sangat besar dalam pengesahan proyek perubahan (Pedoman/ petunjuk teknis SPJ Keuangan) b. Inspektorat, berpengaruh sangat penting dalam verifikasi kelengkapan dokumen SPJ dalam penyusunan Buku pedoman/petunjuk teknis pertanggungjawaban Keuangan. c. BPKKD, berpengaruh sangat penting dalam verifikasi kelengkapan dokumen SPJ dalam penyusunan Buku pedoman/petunjuk teknis pertanggungjawaban Keuangan 10/7/2015 17
Rencana aksi Tahap awal 1. Pembentukan tim pendukung 2. SK tim dan pembagian tugas 3. Penjadwalan pelaksanaan kegiatan 4. Konsultasi ke Stakeholder terkait 15 Mei 2014 16 s/d 19 Mei 2014 20 s/d 23 Mei 2014 26 Mei s/d 14 Juli 2014 Tahap akhir 1. Mulai menyusun buku pedoman 2. Sosialisasi 16 Juli s/d 30 Juli 2014 5 Agustus 2014 10/7/2015 18
Pembagian tugas dalam Penyelesaian Proyek Perubahan SPONSOR PROJECT LEADER COACH BENDAHARA STAF KEUANGAN : Membimbing dan mengarahkan Projeck Leader dalam melaksanakan proyek perubahan. : Mengeksekusi proyek perubahan. : Sebagai penasehat memberi masukan dan membantu projek leader apabila terjadi kendala dalam penyelesaian projek perubahan. : Menyiapkan dokumen pendukung kelengkapan SPJ dalam penyusunan buku pedoman : Membantu proses penyusunan /pembuatan buku pedoman( Administrasi dan fhotograper) 10/7/2015 19
Kriteria keberhasilan 1. Terbentuknya tim berdasarkan SK dengan mempertegas fungsi masing masing tim pendukung 2. Tersusunnya Buku pedoman tentang tertib administrasi Keuangan 3. Terselenggaranya sosialisasi di SKPD Badan Ketahanan Pangan sebanyak 6 orang dalam melaksanakan tertib administrasi keuangan untuk pengelolaan dana antara 0 S/d 20 Jt. 10/7/2015 20
Faktor faktor keberhasilan 1. Dukungan dan motivasi dari Kepala kantor yang luar biasa dalam rangka penyelesaian pembuatan buku pedoman dimaksud. 2. Mentor yang selalu membantu dan memberi bimbingan serta mencarikan solusi apabila terjadi kesulitan dalam proses penyelesaian buku pedoman. 3. Tim yang solid saling mendukung proses pembuatan buku pedoman. 4. Coaching,yang selalu memberi motivasi dan dukungan moril dalam menyelesaikan proyek perubahan. 10/7/2015 21
Antisipasi kendala dan strateginya 1. Melakukan komunikasi terus menerus dengan stake holder. 2. Melakukan pendekatan serta berusaha mempengaruhi stake holder tentang pentingnya penyusunan dokumen pendukung pertanggungjawaban keuangan 3. Berusaha menyakinkan stake holder bahwa buku pedoman tentang SPJ sangat mendukung terciptanya tertib administrasi keuangan, khususnya pada Badan Ketahanan Pangan, dan umumnya pada SKPD Pemerintah Provinsi Kepulauan Riau 10/7/2015 22
Sistem monitoring dan sistem pelaporan Sistem monitoring a. Monitoring dilaksanakan seminggu sekali dan evaluasi dilaksanakan pada tahap akhir kegiatan proyek perubahan oleh Kasubag keuangan b. Instrumen monitoring dan evaluasi berupa cheklist tahapan kerja. Sistem Pelaporan a. Pelaporan dibuat berdasarkan hasil monitoring setiap minggunya dan hasil evaluasi pada akhir kegiatan. b. Pelaporan disusun oleh Kasubag Keuangan c. Pelaporan ditujukan kepada Kepala Badan Ketahanan Pangan Prov.Kepri setelah selesai Proyek perubahan 10/7/2015 23
Sekian & Terima Kasih 10/7/2015 24