34 BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Sejarah singkat Kantor Pelayanan Pajak Kantor Pelayanan Pajak Pratama Jakarta Pademangan sebelumnya bernama kantor Pelayanan Pajak Jakarta Pademangan. Perubahan nama ini didasarkan atas Keputusan Direktur Jenderal Pajak Nomor KEP-86/PJ/2007. Wilayah kerjanya meliputi Kelurahan Pademangan Barat, Pademangan Timur, Ancol Barat dan Ancol Timur yang merupakan pemekaran/ pemecahan dari KPP Jakarta Penjaringan yang secara teknis administratif mulai aktif sejak awal Januari 2002 dan nama KPP Pratama Jakarta Pademangan sekarang beroperasi sejak 3 Juli 2007. Alamat kantor saat ini di jalan Cempaka No. 2 Koja Jakarta Utara yang semula berlokasi di Gedung Datascrip Lantai 1, 10 dan 11 Kawasan Niaga Selatan, Bandar Kemayoran Jakarta Pusat. 3.2 Struktur Organisasi Kantor Pelayanan Pajak Pratama di lingkungan Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Pajak Jakarta Utara terdiri dari : 1. Sub Bagian Umum dan Kepatuhan Internal 2. Seksi Pengolahan Data dan Informasi 3. Seksi Pelayanan 4. Seksi Pemeriksaan 5. Seksi Penagihan 6. Seksi Ekstensifikasi Perpajakan 7. Seksi Pengawasan dan Konsultasi I 8. Seksi Pengawasan dan Konsultasi II 9. Seksi Pengawasan dan Konsultasi III 10. Seksi Pengawasan dan Konsultasi IV 11. Kelompok Jabatan Fungsional. 34
35 KEPALA KANTOR Subbagian Umum Dan Kepatuhan Internal Seksi Pengolahan Data dan Informasi Seksi Pelayanan Seksi Penagihan Seksi Pemeriksaan Seksi Ekstensifikasi Seksi Pengawasan dan Konsultasi Kelompok Jabatan Fungsional Gambar 3.1 Struktur Organisasi KPP
36 3.3 Analisa Sistem Berjalan Sistem informasi pemesanan alat tulis kantor pada Kantor Pelayanan Pajak Jakarta Utara masih dalam bentuk arsip dan masih dilakukan dengan menggunakan Microsoft Office Word dan Microsoft Office Excel. Bagian yang bertanggung jawab atas informasi pemesanan ATK adalah Tata Usaha dan bagian Rumah Tangga Subbagian Umum. Bagian Rumah Tangga ini bertugas mencatat data pemesanan barang ATK dan membuat laporan data stok barang dengan menggunakan Microsoft Office Word dan Microsoft Office Excel dan pengarsipannya disimpan ke dalam ODNER dan dimasukan ke lemari yang ada pada bagian Subbagian Umum. Sistem yang masih bersifat manual membutuhkan banyak pembukuan, membuat pencarian terhadap data pemesanan barang ATK dan data Penambahan barang akan memakan waktu cukup lama. Terutama jika terjadi kebakaran, proses pengarsipan akan terganggu bahkan kehilangan data yang diperlukan. Selain itu dengan sistem yang manual sulit untuk membuat laporan atau rekapiltuasi karena harus menyalin kembali, mengakibatkan waktu yang tidak efisien dan tidak ekonomis. Adapun gambaran analisa sistem berjalan Pemesanan alat tulis kantor ini dapat dilihat pada gambar 3.2 dibawah ini : Permintaan ATK Konfirmasi Permintaan Pegawai Kirim Form Permintaan ATK Kepala Divisi proses permintaan Kabag Umum Approval Staf Bag Umum Kirim Barang Pemesanan Gambar 3.2 Use Case Diagram Sistem Berjalan
37 3.4 Analisa Sistem Usulan Berdasarkan analisa dari sistem yang berjalan, maka dibangunlah sebuah Aplikasi Sistem Informasi Pemesanan Alat Tulis Kantor berbasis Web yang dapat mengatasi permasalahan-permasalahan diatas. Sistem ini diharapkan dapat membantu staf Rumah Tangga dalam melakukan pengolahan data pemesanan. Dibawah ini gambaran umum sistem Usulan dapat dilihat pada Gambar 3.3 di bawah ini : INPUT PROSES OUTPUT - Data Master User - Login - Laporan Pemesanan - Data Master Jabatan - Pengelolaan Data User - Laporan Barang - Data Master Divisi - Pengelolaan Data Barang - Data Master Satuan - Pengelolaan Data Pemesanan - Data Master Barang - Laporan - Data Transaksi Pemesanan - Data Satuan Database Pemesanan ATK Gambar 3.3 Gambaran Umum Sistem Usulan Adapun penjelasan dari gambaran analisa sistem baru pada gambar diatas dapat dilihat pada berikut ini : 1. Input, merupakan tahapan penginputan data ke dalam sistem. Adapun data input yang dibutuhkan adalah data user, data barang, data jabatan, data divisi, data satuan, dan data transaksi pemesanan. 2. Process, merupakan tahapan pemrosesan data inputan untuk menjadi data outputnya. sistem ini memiliki proses utama yaitu login, pengolahan data master, pengolahan data barang, pengolahan data pemesanan, dan pengolahan laporan. 3. Output, merupakan hasil akhir dari data yang sudah diproses dalam sistem. Adapun data output yang dihasilkan adalah laporan transaksi pemesanan dan laporan barang. 4. Database, merupakan penyimpanan data yang telah diproses untuk kemudian dapat proses ulang lagi dalam sistem. Database yang digunakan adalah mysql, dan tabel-tabel yang ada : tabel user, barang, transaksi pemesanan, jabatan, divisi, satuan.
38 Sistem ini mempunyai satu jenis hak akses yakni Administrator merupakan pengguna utama perangkat yang dapat menambah, mengubah, menghapus data master dan data lainnya. 3.4.1 Data Masukan (Input) Data masukan (input) yang terdapat pada Sistem Informasi Pemesanan Alat Tulis Kantor berbasis Web bisa dilihat pada tabel 3.7 dibawah ini : Tabel 3.1 Data Masukan No Data Input Field Deskripsi 1 Login -Username -Password 2 Master User - Id_User - Username - Password - Nama_User - Id_Jabatan - Id_Divisi - Tipe - Gambar - Tgl dibuat - Dibuat oleh 3 Master Barang -Id Barang -Nama barang -Stok -Gambar -Id_Satuan -tgl_dibuat -dibuat_oleh -Menginputkan Nama Pengguna -Menginputkan Password -Menginputkan Username -Menginputkan nama pengguna -Menginputkan Password -Menginputkan nama user -Menginputkan id_jabatan -Menginputkan id_divisi - Menginputkan type pengguna -Menginputkan Gambar -Menginputkan tgl_dibuat -Menginputkan dibuat_oleh -Menginputkan Id barang -Menginputkan nama barang -Menginputkan Stok Barang -Menginputkan Gambar Barang -Menginputkan Id Satuan -Menginputkan tgl dibuat -Menginputkan dibuat oleh 4 Master Jabatan -Id Jabatan -Nama Jabatan -tgl dibuat -dibuat oleh 5 Master Divisi -Id Divisi -Nama Divisi -tgl dibuat -dibuat oleh -Menginputkan Id jabatan -Menginputkan nama jabatan -Menginputkan tgl dibuat -Menginputkan dibuat oleh -Menginputkan Id divisi -Menginputkan nama divisi -Menginputkan tgl dibuat -Menginputkan dibuat oleh 6 Master Satuan -Id_Satuan -Nama_Satuan -tgl_dibuat -dibuat_oleh 7 Transaksi Pemesanan -Id_Trans_Pemesanan -tgl_trans_pemesanan -Id_User -Jumlah_Pemesanan -Status -tgl_dibuat -dibuat_oleh -Menginputkan Id satuan -Menginputkan nama satuan -Menginputkan tgl dibuat -Menginputkan dibuat oleh -Menginputkan transaksi pemesanan -Menginputkan tgl transaksi pemesanan -Menginputkan Id user -Menginputkan jumlah pemesanan -Menginputkan status -Menginputkan tgl dibuat -Menginputkan dibuat oleh
39 3.4.2 Proses Proses yang terjadi pada sistem dapat dilihat pada tabel 3.8 dibawah ini : Tabel 3.2 Proses Pengguna Admin (Admin ATK) Pegawai Kepala Divisi Proses yang dilakukan 1. Login ke sistem agar dapat masuk ke sistem. 2. Setelah login admin dapat memilih menu yang terdapat di sistem, yaitu data master, barang ATK, penerimaan barang ATK, pengaturan user dan laporan. 3. Admin dapat melakukan penambahan, penghapusan, pengubahan dan pencarian data 4. Admin dapat mencetak laporan Untuk keluar sistem admin dapat melakukan logout 1. Login ke sistem agar dapat masuk ke sistem. 2. Setelah login pegawai dapat memilih menu yang terdapat di sistem, yaitu data pemesanan dan pengaturan user. 3. Pegawai hanya bisa melakukan pemesanan ATK dan pengaturan user merubah password. 4. Untuk keluar sistem pegawai dapat melakukan logout 1. Login ke sistem agar dapat masuk ke sistem. 2. Setelah login kepala divisi dapat memilih menu yang terdapat di sistem, yaitu data konfirmasi pemesanan dan pengaturan user 3. Kepala divisi hanya bisa mengkonfirmasi pemesanan yang dilakukan staf pegawainya saja, tanpa bisa mengubah atau menghapus data pemesanan barang ATK Kepala Subbagian Umum 1. Login ke sistem agar dapat masuk ke sistem 2. Setelah login kasubbag umum dapat memilih menu yang terdapat di sistem, yaitu data laporan dan pengaturan user. 3. Kepala Subbagian umum hanya bisa melihat laporan pemesanan dan melihat laporan stok barang. 4. Kepala subbagian umum bisa mencetak laporan pemesanan dan stok barang.
40 3.4.3 Data Keluaran (Output) Adapun keluaran (output) yang akan ditampilkan dari sistem ini berupa laporan pemesanan barang ATK. Dengan adanya laporan ini, bagian Rumah Tangga dapat membuat laporan pemesanan barang ATK dan stok barang dengan mudah tanpa membongkar arsip lama untuk kemudian dicetak. 3.5 Perancangan Sistem Usulan Dari hasil analisa penulis membuat aplikasi berbasis web dengan fitur yang lebih interaktif dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan basis data MySQL, penulis akan membuat pemodelan diagram UML seperti, usecase diagram, sequence diagram, activity diagram, class diagram. perancangan database, perancangan antarmuka dan perancangan layar. 3.5.1 Use Case Diagram Usulan Login Permintaan Barang Approval Permintaan Pegawai Kepala Divisi Cek Stok Approval Proses Admin ATK Update Master Data Admin ATK Kasubbag Umum Kirim Barang Stock Opname Gambar 3.4 Use Case Diagram Sistem Usulan
41 Tabel 3.3 Permintaan Barang Use Case Aktor Deskripsi Pra Kondisi Tindakan Post Kondisi Permintaan Barang Pegawai dan Kepala Divisi Pegawai meminta barang untuk kebutuhan kerja Permintaan barang dengan menulis nama barang dan jumlah yang diminta pada kertas Input permintaan barang dengan aplikasi Permintaan barang sudah langsung tersimpan dalam sistem Tabel 3.4 Approval Permintaan Use Case Aktor Deskripsi Pra Kondisi Tindakan Post Kondisi Approval Permintaan Kepala Divisi Divisi memberikan persetujuan atas permintaan barang yang dibuat oleh Pegawai Pegawai harus menemui kepala divisi di ruangannya untuk meminta persetujuan sehingga memakan banyak waktu Dibuatkan menu di sistem untuk menangani permintaan approval Status permintaan barang langsung bisa dilihat di sistem Tabel 3.5 Cek Stok Use Case Aktor Deskripsi Pra Kondisi Tindakan Post Kondisi Cek stok Admin atk Admin melakukan pengecekan stok untuk menyesuaikan jumlah barang agar tidak mengalami defisit Pengecekan stok manual dengan melihat barang di gudang Membuat master part yang berisi informasi semua barang yang ada termasuk jumlah stok Cek stock dengan sistem secara real time
42 Tabel 3.6 Approval proses admin atk Use Case Approval proses Admin atk Aktor Kasubbag Umum Deskripsi Kasubag umum mensetujui pemrosesan admin atk berdasarkan pemesanan pegawai. Pra Kondisi Konfirmasi persetujuan kasubbag umum Tindakan Mensetujui proses yang dilakukan admin atk Tanpa disetujui kasubag umum, maka proses Post Kondisi pemesanan barang oleh admin atk tidak akan berjalan. Tabel 3.7 Update Master Data Use Case Update Master Data Aktor Admin ATK Deskripsi Admin melakukan perubahan master data seperti, data jabatan, divisi, satuan. Pra Kondisi Masih manual Tindakan Begitu ada pegawai masuk atau keluar langsung diinput didalam system. Post Kondisi Informasi pegawai up to date Tabel 3.8 Stock Opname Use Case Aktor Deskripsi Pra Kondisi Tindakan Post Kondisi Stock Opname Admin atk Admin melakukan penghitungan jumlah barang secara manual di gudang kemudian hasil perhitungan dibandingkan dengan stok di komputer Hasil perhitungan jumlah barang secara manual harus dikalkulasi lagi dengan jumlah stok di komputer Pembuatan sistem stok opname untuk kalkulasi barang secara otomatis Data dari jumlah barang hasil stock opname dapat diperoleh dengan cepat
43 3.5.2 Activity Diagram Sistem Usulan Login User Sistem Login sistem Cek User dan Password Validasi -Gagal [Berhasil] menampilkan menu utama Gambar 3.5 Activity Diagram Sistem Usulan Login Tabel 3.9 Deskripsi Activity Diagram Memilih Menu login Aktor Deskripsi Admin ATK Admin memilih menu login kemudian sistem menampilkan menu login, admin memasukan username dan password, sistem meng validasi, jika berhasil maka sistem akan menampilkan menu utama, dan jika gagal maka sistem akan menampilkan menu login.
44 3.5.3 Activity Diagram Membuat transaksi pemesanan ATK Pegawai Admin ATK Kepala Divisi Kasubbag Umum Permintaan barang Konfirmasi Permintaan Konfirmasi Cek Stock -kosong -ada Input Data Barang Cetak Permintaan -Tidak Approve -Ya Tanda tangan diterima Barang diberikan Gambar 3.6 Activity Diagram Membuat Transaksi Pemesanan ATK
45 3.5.4 Activity Diagram Stock Opname Admin ATK Sistem Penghitungan stock baranag fisik Membuat rekap Login sistem Cek User dan Password -<<valid>> Validasi Menginput Data penghitungan manual -<<valid> Sistem memproses penyesuaian stok Cetak Laporan Gambar 3.7 Activity Diagram Stock Opname
46 3.5.5 Sequence Diagram Halaman Utama Form User User 1 : Input Username dan Password () 2 : Valid () 3 : Salah () 4 : Menampilkan Menu User () Gambar 3.8 Sequence Diagram Login Tabel 3.10 Deskripsi Sequence Diagram Login Nama Sequence Aktor Deskripsi Sequence Diagram Login Pegawai, admin ATK, Kepala Divisi, Subbagian umum. Memasukkan Username dan password kemudian klik tombol login.
47 3.5.6 Sequence Diagram Pemesanan ATK Barang Pegawai 1 : Input data barang 2 : Konfirmasi pemesanan Kepala Divisi Admin ATK Kasubbag Umum 6 : Konfirmasi 3 : Cek Stok 4 : Stock tersedia 7 : Kirim barang Gambar 3.9 Sequence Diagram Pemesanan atk Tabel 3.11 Deskripsi Sequence Diagram Pemesanan Nama Sequence Aktor Deskripsi Sequence Diagram Transaksi pemesanan ATK Pegawai Memilih menu pemesanan, mengisi data transaksi pemesanan dengan lengkap, kemudian menyimpan kedatabase
48 3.5.7 Sequence Diagram Stock Opname Gudang Barang Admin ATK 1 : Menghitung stock barang() 2 : Membuat rekap stok barang() 3 : Menginput data hasil penghitungan stok() 4 : Menyesuaikan stok barang() 5 : Mencetak Laporan() Gambar 3.10 Sequence Diagram Stok Opname Tabel 3.12 Deskripsi Sequence Diagram Laporan Pemesanan Nama Sequence Sequence Laporan Pemesanan ATK Aktor Deskripsi Kasubbag Umum Kasubbag login sistem terlebih dahulu, kemudian pilih menu laporan, kemudian pilih periode dari tanggal berapa sampai dengan tanggal berapa.
49 3.5.8 Class Diagram -id_jabatan -nama_jabatan -tgl_dibuat -dibuat_oleh +Insert() +Update() +Delete() Jabatan -id_satuan -nama_satuan -tgl_dibuat -dibuat_oleh +Insert() +Update() +Delete() Satuan 1 1 User transaksi_pemesanan Barang -id_user -usernanme -password -nama_user -id_jabatan -id_divisi -tipe -gambar -tgl_dibuat -dibuat_oleh +Update() +Delete() 1 1 -id_transaksi_pemesanan -tgl_transaksi_pemesanan -id_user -jumlah_pesanan -status -tgl_dibuat -dibuat_oleh +Insert() +Update() +Delete() 1 1 1 -id_barang -nama_barang -stok -Gambar -id_satuan -tgl_dibuat -dibuat_oleh +Insert() +Update() +Delete() 1 detail_transaksi_pemesanan -id_dtransaksi_pemesanan -id_transasksi_pemesanan -id_barang -jumlah_barang -jumlah_barang_diberikan -tgl_dibuat -dibuat_oleh Gambar 3.11 Relasi Antar Tabel
50 3.6 Rancangan Basis Data Tujuan dari perancangan database ini adalah untuk mengetahui serta untuk dapat memahami permasalahan dari rancangan yang akan diciptakan. Dari hasil perancangan yang telah dilakukan, diharapkan dapat menjadi masukan untuk dilanjutkan ke tahap selanjutnya. Spesifikasi Basis Data aplikasi ini. Berikut ini adalah struktur-struktur tabel yang digunakan dalam pembuatan Tabel 3.13 Struktur Tabel User No Nama Field Tipe Ukuran Ket 1 Id_user Integer 11 Pk 2 Username varchar 65 3 password varchar 65 4 Nama_user varchar 100 5 Id_Jabatan Integer 11 fk 6 Id_Divisi Integer 11 fk 7 Tipe varchar 15 8 Gambar varchar 150 9 Tgl_dibuat Date 10 Dibuat_oleh varchar 25 Tabel 3.14 Struktur Tabel Barang No Nama Field Tipe Ukuran Ket 1 id_barang Integer 11 PK 2 Nama_barang varchar 30 3 Stok 4 Gambar varchar 150 5 Id_satuan Integer 11 fk 6 Tgl_dibuat date 7 Dibuat_oleh varchar 25
51 Tabel 3.15 Struktur Transaksi_Pemesanan No Nama Field Tipe Ukuran Ket 1 id_trans_pemesanan Integer 11 Pk 2 Tgl_trans_pemesanan date 3 Id_user Integer 11 fk 4 Jumlah_pemesanan varchar 15 5 status varchar 10 6 Tgl_dibuat Date 7 Dibuat_oleh varchar 25 Tabel 3.16 Struktur Tabel Detail transaksi_pemesanan No Nama Field Tipe Ukuran Ket 1 Id_dtrans_pemesanan integer 11 Pk 2 id_transaksi_pemesanan varchar 11 3 Id_barang integer 11 fk 4 Jumlah_barang varchar 15 5 Jumlah_barang_diberikan varchar 15 6 Tgl_dibuat date 7 Dibuat_oleh varchar 25 Tabel 3.17 Struktur Tabel Divisi No Nama Field Tipe Ukuran Ket 1 Id_Divisi integer 11 Pk 2 Nama_Divisi varchar 32 3 Tgl_dibuat date 4 Dibuat_oleh varchar 25 Tabel 3.18 Struktur Tabel Satuan No Nama Field Tipe Ukuran Ket 1 id_satua integer 11 Pk 2 nama_satuan varchar 15 3 Tgl_dibuat date 4 Dibuat_oleh varchar 25
52 Tabel 3.19 Struktur Tabel Jabatan No Nama Field Tipe Ukuran Ket 1 id_jabatan integer 11 Pk 2 nama_jabatan varchar 32 3 Tgl_dibuat date 4 Dibuat_oleh varchar 25 3.6.1 Rancangan Menu Sistem 1. Rancangan Menu Level Admin Aplikasi Sistem Informasi Pemesanan ATK Dashboard Barang Konfirmasi Penerimaan Laporan Master Data Pengaturan User Gambar 3.12 Rancangan Menu Level Admin 2. Rancangan Menu Level User Aplikasi Sistem Informasi Pemesanan ATK Dashboard Pengaturan User Pemesanan Logout Gambar 3.13 Rancangan Menu Level User
53 3.8.5 Rancangan Layar 1. Rancangan Layar Form Login Header Username : Password : Remember me Login Gambar 3.14 Rancangan Layar Halaman Login 4 Rancangan Layar Form Admin Header Dashboard Barang Pemesanan Konfirmasi Pemesanan ATK Konfirmasi Penerimaan Barang Laporan Mater Data Pengaturan User Gambar 3.15 Rancangan Layar Form Admin
54 5 Rancangan Layar Form Pegawai Header Dashboard Pemesanan Pengaturan User Gambar 3.16 Rancangan Layar Form User 6 Rancangan Layar Form Transaksi Pemesanan ATK Header Dashboard No Kode Barang Nama Barang Jumlah Opsi Pemesanan Tambah Kurang Hapus Konfirmasi pemesanan Pengaturan User Total Pemesanan Keterangan Pemesanan Enter... Selesai Transaksi Lanjut Transaksi Gambar 3.17 Rancangan Layar Form Pemesanan
55 7 Rancangan Layar Form Daftar User Dashboard Header Barang Konfirmasi Penerimaan Tambah User Master Data Laporan Pengaturan User Username Password Nama User Jabatan Divisi Tipe User Gambar Choose File No File Chosen Submit Gambar 3.18 Rancangan Layar Form Daftar User
56 8 Rancangan Layar Form tambah barang Header Dashboard Barang Pemesanan Konfirmasi Pemesanan Konfirmasi Penerimaan Laporan Master Data Pengaturan User Barang ATK Nama Barang Satuan Gambar Choose File Stok Back Submit Gambar 3.19 Rancangan Layar Form tambah Barang 9 Rancangan Layar Form Ubah Password Header Dashboard Barang Pemesanan Konfirmasi Penerimaan Master Data Laporan Pengaturan User Ubah Password Username Password Submit Back Gambar 3.20 Rancangan Halaman Layar Ubah Password