MICROSOFT ACCESS (Pengolahan Database)

3 MICROSOFT ACCESS (Pengolahan Database) 1 1. PENDAHULUAN Microsoft Access adalah salah satu program aplikasi Microsoft Office yang digunakan untuk mengelola file database. 2. MENJALANKAN MICROSOFT ACCESS Untuk memulai mengoperasikan Microsoft Access, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut : Klik tombol Start Klik All Programs Klik Microsoft Office Klik Microsoft Access 2007 Atau dapat juga dengan mengaktifkan langsung icon yang ada di desktop dengan cara double click Shorcut Microsoft Access. Selanjutnya akan muncul tampilan berikut : Pada tampilan awal tersebut berisi perintah untuk membuat database baru sesuai desain sendiri (Blank Database) dan berbagai pilihan contoh-contoh file database yang disediakan oleh Microsoft Access (Featured Online Template), misalnya : Assets, Contacs, Issues, Event, dll. 3. KOMPONEN MICROSOFT EXCEL Lembar kerja Program Microsoft Access berisikan : Tabel, adalah kumpulan data sebagai komponen utama pada database Queries, berfungsi menyaring data dari berbagai kriteria dan urutan yang kita kehendaki. Forms, berfungsi memasukkan data dengan bentuk tampilan seperti formulir yang dapat kita rancang sendiri sesuai dengan keinginan. Reports, berfungsi untuk mencetak data yang telah dibuat. Pages, berfungsi untuk membuat halaman web berupa data access page. Macros, berfungsi mengotomatiskan perintah-perintah yang kita kehendaki. Modules, berfungsi untuk mengolah database tingkat lanjut sesuai dengan keinginan. PRAKTEK I

2 MEMBUAT DATABASE BARU / MEMBUAT TABEL 1. Aktifkan Microsoft Access 2. Setelah muncul tampilan awal, klik menu Blank Database. 3. Ketik nama file, misalnya : Latihan-1 Kelas kemudian klik icon Folder untuk menentukan lokasi penyimpanan filenya. Dalam hal ini pilih D: klik Ok. 4. Klik Create Sampai langkah ini fiel tersebut sudah tersimpan. Selanjutnya akan muncul kotak : Klik tanda X (Close) pada baris Table1 karena kita akan membuatnya sesuai kebutuhan kita. Selanjutnya klik menu tab Create : Klik menu Table Design untuk memulai merancang database : Pada kotak Table tersebut terdapat kolom : Field Name, Data Type dan Description. - Field Name :

3 Kolom untuk mengisi nama judul field. Dalam penulisannya : tidak boleh ada spasi atau tanda baca lain selain underscor ( _ ). Usahakan pengetikan hurufnya jangan dicampur, misalnya huruf kapital semua atau huruf kecil semua. - Data Type : Kolom pilihan jenis data field tersebut. Pilihannya terdiri dari : Text (abjad), Memo (catatan), Number (angka), Date/Time (tanggal/jam), Currency (mata uang), Autonumber (penomoran otomatis) dll. - Description : Penjelesan / keterangan dari nama field (boleh dikosongkan). Perhatikan contoh berikut : Untuk lebih jelasnya, Ketiklah data berikut sesuai dengan kolomnya : Field Name Data Type Description Field Size NO Autonumber NIP Text 4 NAMA Text 20 JK Text Jenis Kelamin 1 TGL_LAHIR Date Medium date PEND Text Pendidikan 3 ALAMAT Text 20 GAPOK Number Gaji pokok Long Integer Setelah data tersebut diketik, selanjutnya lakukan langkah berikut : - Klik kanan baris/record NIP - Klik Primary key (kunci utama). Maka secara otomatis field NIP ini akan diberi tanda kunci (key) - Klik X (close Table1) - Pada kotak pilihan Do you Save. klik Yes - Pada kotak Save As ketik nama tablenya : Table1 Klik OK

NO NIP 1001 1002 1003 1004 1005 NAMA HERI RAHMAT SARASWATI RUDI HARTONO FERDIANSAH ALPIANSAH L P L L L TGL_LAHIR 12-5-65 5-10-70 25-9-72 14-12-79 20-1-82 PEND S1 D3 SMA SMA SMP Keterangan : Fungsi penggunaan Primary key adalah untuk menghindari data yang sama (doubel) JK Setelah selesai diketik, klik tanda (X) yang di atas kanan tabel. Sampai tahap ini pembuatan Table selesai. Keluar dari program Microsoft Access ALAMAT BOGOR JAKARTA JAKARTA DEPOK BEKASI GAPOK 3500000 2750000 2750000 1500000 750000 Jika kita tidak menentukan kunci utama, maka muncul pesan There is no primary key defided. 4 ISTILAH-ISTILAH DALAM DATABASE : 1. Field : adalah data yang berbentuk kolom 2. Record : Data yang berbentuk baris 3. Primary Key : kunci utama yaitu data yang isinya bersifat unik atau tidak boleh sama dengan yang lain, misalnya : No. Induk, No. Telp / HP, alamat email. Untuk mengisi data karyawannya, double klik Table1 setelah muncul tabel seperti di bawah ini, ketiklah datanya :

PRAKTEK II 5 MEMBUAT QUERY 1. Aktifkan Microsoft Access 2. Buka file LATIHAN-1 Kelas. masing-masing, jika sudah ditemukan klik file tersebut kemudian klik Open 3. Pada menu Create, klik Queries Design, sehingga muncul kotak : 4. Klik nama Tabel1 yg sudh dibuat, kemudian klik Add untuk menampilkan field-field yang telah dibuat sebelumnya. 5. Klik Close 6. Drag data field yang sudah ada satu persatu dan letakkan di setiap kolom, sehingga akan nampak seperti berikut : Data field 7. Setelah selesai tutup query dengan cara menekan tanda (X), sehingga muncul Do you want to save? klik Yes. 8. Beri nama file tersebut dengan Query1 klik OK 9. Sampai tahap ini pembuatan Query selesai. PRAKTEK III MEMBUAT FORM Fungsi pembuatan Form adalah : Menampilkan data dan mengedit data yang telah dimasukkan sebelumnya. Menerima input (tambahan data). Mencetak informasi. Untuk membuat FORM dalam Access 2007 dapat dilakukan dengan beberap cara, yaitu : Form, Blank Form, More Form, Form Design dll. A. Langkah-langkah pembuatan Form dengan fasilitas More Form : 1. Buka file LATIHAN-1 kelas masing-masing, jika sudah ditemukan klik file tersebut kemudian klik Open 2. Pada menu Create, klik icon More Form, maka akan tampak seperti berikut:

6 3. Pada kotak Tables/Queries pilih Query:Query1. 4. Pada kotak Available Fields: terdapat data-data field, seperti NO, NIP, NAMA JIK, TGL_LAHIR, dsb., kemudian pindahkan field yang kita perlukan ke kotak sebelah kanan dengan mengklik tanda >. Tetapi jika semua field tersebut akan digunakan, maka cukup meng-klik tombol >>., maka kotak Selected Fields: akan muncul nama-nama field tersebut. 5. Klik Next untuk melanjutkan, sehingga muncul kotak Form Wizard. Perhatikan gambar berikut : 6. Klik Next untuk melanjutkan, sehingga muncul kotak berikutnya (What style would do you like? 7. Pilih model yang disukai, kemudian klik Next.

7 8. Pada kotak What title do you want for your form? Ketik nama misalnya : Form1. 9. Untuk mengedit tampilan Form tandai bulatan : Modify the form s design, kemudian Klik Finish. Sehingga akan tampak berikut : 10. Selanjutnya kita edit dengan cara merubah teks/tulisan yang diperlukan, misalnya kotak Form1 ganti dengan DAFTAR NAMA KARYAWAN, PEND jadi PENDIDIKAN, GAPOK jadi GAJI POKOK dll. Kita juga dapat menambahkan gambar/foto dengan cara mengklik icon Logo kemudian cari file gambar/logo/foto yang diperlukan. 11. Setelah selesai tutup Form dengan cara menekan tanda (X), sehingga muncul Do you want to save? klik Yes. Hasilnya akan nampak sebagai berikut : Dengan form tersebut, anda dapt menambah/memasukkan data. PRAKTEK IV MEMBUAT FORM DENGAN FORM DESIGN 1. Buka file LATIHAN-1 kelas masing-masing 2. Pada menu Design, klik Form Design 3. Pada group Tool klik icon Add Existing Fields. Akan muncul : 4. Selanjutnya pindahkan field yang ada di kotak sebelah kanan ke area Form dengan cara drag, seperti berikut :

8 Keterangan : Detail Field List Toolbox Detail Toolbox Field List : area tempat penyimpanan data field untuk didesain sesuai dengan keinginan. : atau daftar field (dalam contoh ini adalah Daftar Karyawan) yang diperlukan sebagai input / masukan data. : kumpulan alat-alat berbentuk icon atau gambar yang digunakan untuk mewakili perintah tertentu sesuai dengan keinginan. Selector Label Option Group Option Button Combobox Command Button Bound Object Frame Page Breake Subform / Subreport Rectangle Aktif / non aktif mode wizard Textbox Toogle button Check box Listbox Image Bound Object Frame Tab Control Line Active X Control Selain toolbox di atas, ada juga tool Logo yaitu untuk menyisipkan gambar atau logo/foto ke dalam form. Button untuk menyisipkan kotak perintah/instruksi 5. Masukkan setiap filed dengan men-drag setiap field ke tempat yang diinginkan (detail), aturlah sehingga form yang kita buat lebih menarik dan profesional. Contoh :

9 6. Anda juga bisa menambahkan teks atau gambar pada form tersebut. 7. Jika dianggap telah selesai, Tutup form dengan menekan tanda (X), kemudian jawab yes (Y). 8. Untuk melihat hasilnya dobel klik Form1, maka akan muncul : MEMBERIKAN TOMBOL PERINTAH (COMMAND BUTTON) Kita juga dapat memberikan perintah Macro sederhana dengan menggunakan fasilitas Command Button yang ada di Toolbox. Caranya : 1. Buka file LATIHAN-1.mdb 2. Klik Form1 lalu klik Design 3. Klik icon Button yang ada di Toolbox, akan muncul : 4. Klik Record Operations klik Add New Record Tombol ini nantinya untuk menambah data karyawan. 5. Klik Next 6. Pada caption (Lingkaran) Text ganti Add Record menjadi Tambah Data, seperti contoh pada gambar berikut :

10 7. Klik Next kemudian Finish 8. Buat lagi Command button untuk tombol Delete Record (menghapus data). Langkah-langkahnya sama dengan di atas. 9. Setelah dianggap cukup tombol Command button, simpan kembali perubahan tersebut, lalu close (X). 10. Untuk melihat hasilnya, dobel klik Form1, maka akan nampak : Dengan form di atas, sekarang anda bisa memasukkan data atau menghapus data karyawan dengan lebih praktis. PRAKTEK V MEMBUAT REPORT Report adalah fasilitas untuk membuat tampilan berbentuk laporan yang nantinya dapat diprint-out (cetak), langkah-langkahnya : 1. Aktifkan Microsoft Access 2. Buka file LATIHAN-1 di folder kelas masing-masing, jika sudah ditemukan. 3. Pada menu Create, kemudian klik Report Design. 4. Klik Report Wizard, sehingga muncul :

11 5. Pada kotak Available Fields: terdapat data-data field, seperti NO, NIP, NAMA JIK, TGL_LAHIR, dsb., kemudian pindahkan field yang kita perlukan ke kotak sebelah kanan dengan mengklik tanda >. Tetapi jika semua field tersebut akan digunakan, maka cukup meng-klik tombol >>., maka kotak Selected Fields: akan muncul nama-nama field tersebut. 6. Klik Next, akan muncul : Kotak tampilan ini untuk mengatur susunan field yang dikehendaki 7. Klik Next 8. Klik Next Untuk mengurutkan data field sesuai dengan yang diinginkan. Ada 2 pilihan : 1. Ascending : mengurutkan data dari kecil ke besar, (A-Z) atau 0 9. 2. Descending : mengurutkan data dari besa ke kecil, Z A atau 9 0 Pilihan untuk menentukan posisi kertas : Potrait (memanjang) atau Landscape (melebar) 9. Pada kotak Orientation klik Landscape agar posisi kertas mendatar sehingga data akan tercetak semua.

10. Klik Next 12 11. Klik Next 12. Klik Finish, maka hasilnya adalah : Apabila dalam tampilan report tersebut ada kolom yang terlalu dekat jaraknya, dapat diatur dengan cara : 1. Klik icon View lalu klik Design View, sehingga tampilan report akan menjadi : 2. Klik field / kolom teks yang dianggap terlalu berdekatan kemudian geser sesuai dengan keinginan. 3. Jika dianggap telah selesai, simpan kembali hasil perubahan tersebut.

TUGAS KELOMPOK 13 MEMBUAT DATABASE PENJUALAN TIKET BIS Buatlah database dengan nama : masing-masing siswa Tabel dibuat dengan format : Field Name Data Type Description Field Size NOTIK Text No. Tiket Bis 4 KOBIS Text Kode bis 2 NAMA BIS Text 15 KELAS Text 3 JURUSAN Text 12 HARGA Number Long integer TGL_BR Date/Time Tanggal berangkat Short Date JAM_BR Date/Time Jam Pemberangkatan Short Time Masukkan data berikut ini : NOTIK KOBIS NAMA BIS KELAS JURUSAN HARGA TGL_BR JAM_BR T001 A SAMUDRA JAYA EKS Surabaya 125000 12/09/2009 7:00 T002 B LEMBAYUNG BIS Madura 150000 13/09/2009 15:30 T003 B LENTERA HIJAU BIS Medan 225000 12/09/2009 10:30 T004 A LEMBAYUNG EKS Semarang 135000 14/09/2009 9:15 T005 C PERMATA EKO Jogjakarta 65000 13/09/2009 15:00 Buatkan Query, Form dan Report Contoh hasil akhir : Daftar Pustaka : Dari berbagai sumber dan hanya digunakan untuk kalangan sendiri