i-p2p: Vendor Management Overview 23 Desember 2014

i-p2p: Vendor Management Overview 23 Desember 2014

Didorong dari kebutuhan bisnis dan memperhatikan kendala yang ada, diperlukan sistem yang terintegrasi untuk menjawab tantangan bisnis Latar Belakang Continuous Improvement untuk meningkatkan nilai-nilai Perusahaan Aplikasi terkait proses bisnis Procurement yang belum terintegrasi. (ERP-SAP, BI-PEG, RKAP, P2P, E-Proc, E-Auction, PIS, E-Lids, Procurement Catalog, OE-Online, Vendor Development, Remind Me, Monitoring pengadaan, ATK Online, Monitoring Contract, Penilaian CSMS, Vendor tracking, SIDA, dll) Tuntutan Good Corporate Governance (GCG) sebagai imbas regulasi dan globalisasi. Efisiensi dan efektifitas proses procurement dalam rangka meningkatkan operational excellence perusahaan. Pemanfaatan Teknologi Informasi sebagai business enabler. Keselarasan dengan ICT Master Plan PT (Persero). Pemenuhan aturan perusahaan (PTK 007 Rev 2, SK 034 dan SK 051 Rev 1) Jika terjadi perubahan (kebijakan, organisasi), perubahan harus dilakukan di SAP maupun di web application (front-end). Kendala External (Vendor) Kesulitan registrasi dan update data vendor karena harus datang langsung ke lokasi. Inefisiensi akibat proses procurement melibatkan banyak dokumen hard copy Kesulitan memonitor status kontrak, tagihan serta payment. Mengacu pada best practice, vendor idealnya harus dapat melakukan update sendiri beberapa data administratif perusahaan (self service) Kendala Internal () Banyak UID dan Password yang harus diingat dlm berbagai aplikasi procurement Dokumen proses procurement terpisah dari sistem aplikasi Procurement Fungsi Procurement terbebani pekerjaan administratif Tidak dapat mengetahui posisi progress pengadaan secara cepat Solusi Sistem procurement yang terintegrasi (end-to-end) yang menerapkan prinsip SRM Sistem ini nantinya akan terintegrasi baik untuk korporat dan anak perusahaan

Apakah i-p2p itu?

Integrated Procure to Pay (i-p2p) diharapkan dapat menjadi solusi untuk meningkatkan efektivitas proses pengadaan barang dan jasa di Apakah i-p2p itu? Aplikasi online untuk membantu pencatatan proses bisnis pengadaan barang dan jasa (terutama non Hydro) mulai dari permintaan, penentuan supplier (Lelang), realisasi, invoicing, pembayaran dan pajak yang terintegrasi langsung dengan sistem ERP dan akan digunakan oleh beserta anak perusahaannya. Dapat diakses melalui alamat portal: http://www.pertamina.com/i-p2p

Fitur yang tersedia di i-p2p akan digunakan oleh internal dan external (Vendor) Master Data Mgmt Pengelolaan master data terkait proses procurement termasuk di dalamnya data vendor Vendor Mgmt Pengelolaan master data vendor, dimana vendor dimungkinkan dapat mengelola beberapa datanya sendiri. Contract Mgmt Membentuk sistem yang mencakup Contract Repository, Creating Contract & Contract Monitoring. Sourcing Proses pemilihan penyedia barang & jasa secara OL serta memberikan notifikasi kpd penyedia secara electronic. Collaborative Procurement Adanya electronic catalog (shopping cart), kemudahan proses approval serta update supplier performance Spend Analysis Mengklarifikasi & menganalisa data purc activity serta monitoring compliance dalam hal pengadaan barang/jasa Invoice Mgmt Transparansi proses invoice serta monitoring outstanding SA/GR/GI consigment Payment Mgmt Proses mendapatkan data pembayaran yang dilakukan lewat MIRO SAP Tax Mengelola perpajakan seperti kode jenis pajak serta perhitungannya, Reporting Sifatnya operational seperti report data vendor, contract management, spend Analysis serta invoice dan payment Baseline: i-p2p Baseline adalah modul yang mencakup fungsi untuk: Konsep, template, tampilan aplikasi high level, user management serta workflow definition. Membutuhkan aktivitas yang akan dilakukan oleh vendor di sistem

Desember 2014 Implementasi i-p2p Modul Vendor Management a Modul Vendor Management adalah fungsionalitas di i-p2p yang ditujukan untuk manajemen data vendor secara online dan mandiri b Berlaku mulai Desember 2014 untuk vendor yang sudah terdaftar di c Paperless-ready: Dokumen untuk registrasi vendor baru, update data, pendaftaran SKT, dll akan diupload dalam bentuk softcopy. d Setelah pendaftaran disetujui, vendor hanya perlu mengirimkan hardcopy pakta integritas yang sudah ditandatangani dan bermeterai ke unit procurement terdaftar

Fitur/fungsionalitas yang tersedia pada Modul Vendor Management Fitur/Fungsionalitas 1 Re-Registrasi Digunakan oleh vendor yang sudah memiliki nomor vendor (vendor SKT maupun Non SKT) untuk melengkapi data di i-p2p 2 Registrasi Digunakan oleh vendor yang belum terdaftar di untuk memiliki akun di i-p2p dan mendapatkan nomor vendor 3 Upgrade SKT Digunakan oleh vendor non SKT untuk meng-upgrade status menjadi SKT (SKT merupakan syarat untuk diundang dalam proses procurement di ) 4 Update data Digunakan oleh vendor SKT untuk meng-update data di i-p2p 5 Penambahan Lokasi Aktif (extend Registered Location) Digunakan oleh vendor SKT untuk menambahkan lokasi procurement terdaftar, baik antar-lokasi di satu perusahaan, atau antar perusahaan di 6 CSMS Digunakan oleh vendor SKT dan Non SKT untuk mendapatkan penilaian Contractor Safety Management System (CSMS) Vendor SKT Vendor Non SKT Vendor Baru Ya Ya - - - Ya - Ya - Ya - - Ya - - Ya Ya - 7

Re-Registrasi Digunakan oleh vendor yang sudah memiliki nomor vendor di (SKT dan Non SKT) untuk memiliki akun di i-p2p dan mengupdate data-data tambahan yang dibutuhkan Prerequisite: 1. NPWP vendor belum pernah didaftarkan di i-p2p 2. Sudah memiliki nomor vendor di 8

Re-Registrasi: Normal Flow Proses Utama Re-Registrasi & Approval Admin Reg Loc Users dan Roles Vendor (SKT / non SKT) mengisikan data nomor Vendor dan NPWP Vendor mengisi pakta integritas dan surat pernyataan yang kemudian dicetak dan dikirimkan ke (Admin Reg Loc) melakukan verifikasi data pendaftaran dan menginput beberapa informasi tambahan di i-p2p. Setelah data diverifikasi, admin reg loc akan mensubmit data Output Utama yang dihasilkan Vendor menerima email notifikasi yang berisi nomor/id pendaftaran. Vendor belum dapat login ke i-p2p sebelum datanya diverifikasi dan diapprove oleh Vendor (SKT) menerima email notifikasi yang berisi pemberitahuan bahwa UID dan password sudah dapat digunakan untuk login ke i-p2p (update data atau mengikuti pengadaan) Vendor (non SKT) dapat melanjutkan ke proses upgrade SKT 9

Re-Registrasi: Return Flow Vendor (Admin Reg Loc) Input data reregistrasi No / Rejected Re-Registration completed 10

Registrasi Digunakan oleh vendor yang belum terdaftar di untuk memiliki akun di i-p2p dan mendapatkan nomor vendor Prerequisite: NPWP vendor belum pernah didaftarkan di i-p2p 11

Registrasi: Normal Flow Proses Utama Registrasi & Approval Admin Reg Loc & Approval MDM Users dan Roles Vendor baru mengisikan data perusahaan secara umum (Nama, Alamat, Rekening, dst) Vendor mengisi pakta integritas dan surat pernyataan yang kemudian dicetak dan dikirimkan ke (Admin Reg Loc) melakukan verifikasi data pendaftaran dan menginput beberapa informasi tambahan di i- P2P. Setelah data diverifikasi, admin reg loc akan mensubmit data (MDM) melakukan verifikasi data yang telah diverifikasi oleh admin regloc dan men-submit data registrasi ke MySAP Output Utama yang dihasilkan Vendor menerima email notifikasi yang berisi nomor/id pendaftaran. Vendor belum dapat login ke i-p2p sebelum datanya diverifikasi dan diapprove oleh Vendor menerima email notifikasi yang berisi pemberitahuan bahwa UID dan password sudah dapat digunakan untuk login ke i-p2p. Vendor dapat login tapi belum dapat melakukan proses apapun di i-p2p Nomor vendor dihasilkan dari MySAP (status: Non SKT) dapat dilanjutkan ke proses Upgrade SKT Vendor menerima email notifikasi yang berisi pemberitahuan bahwa Vendor dapat melakukan proses selanjutnya di i-p2p 12

Registrasi: Return Flow Vendor (Admin Reg Loc) (MDM) Input data registrasi No / Return to adm reg loc No / Rejected Registration completed 13

Upgrade SKT Digunakan oleh vendor non SKT untuk meng-upgrade status menjadi SKT (SKT Surat Keterangan Terdaftar, merupakan syarat untuk diundang dalam proses procurement di ) Prerequisite: Vendor non SKT telah memiliki nomor vendor di dan account i-p2p 14

Upgrade SKT: Normal Flow Proses Utama Upgrade SKT & Approval Admin Reg Loc & Approval: Legal, Keuangan, HSE, Procurement, MDM Users dan Roles Vendor non SKT mengisikan dan men-submit data perusahaan secara detail (Bank, Kepemilikan Perusahaan, Direksi, Sub Bidang Usaha, Dokumen Pendukung, Laporan Keuangan, Pajak, CSMS*) (Admin Reg Loc) melakukan verifikasi data secara umum. Setelah data diverifikasi, admin reg loc akan mensubmit data yang selanjutnya akan direview oleh fungsi Keuangan, Legal, dan HSE. (Legal) melakukan verifikasi data legalitas perusahaan vendor (Keuangan) melakukan verifikasi data keuangan vendor (HSE) melakukan verifikasi data CSMS (Procurement) melakukan verifikasi data procurement (MDM) submit data vendor SKT ke MySAP Output Utama yang dihasilkan Fungsi Keuangan, Legal, dan HSE menerima data detail vendor di list untuk verifikasi Vendor terdaftar sebagai SKT 15

Upgrade SKT: Return Flow Vendor Input data registrasi Upgrade SKT rejected No / Return (Admin Reg Loc) No / Return to adm reg loc No / Reject SKT (Legal, Finance, HSE, Procurement) (Legal) (Finance) (HSE) (Procurement) (Admin RegLoc) (MDM) Upgrade SKT completed 16

Update Data Digunakan oleh vendor (SKT) untuk meng-update data di i-p2p Prerequisite: Vendor SKT sudah memiliki akun i-p2p 17

Update Data: Normal Flow Proses Utama Update Data & Approval Admin Reg Loc & Approval: Legal, Keuangan, HSE, Procurement, MDM Users dan Roles Vendor SKT mengisikan dan men-submit data perusahaan yang ingin diupdate (Bank, Kepemilikan Perusahaan, Direksi, Sub Bidang Usaha, Dokumen Pendukung, Laporan Keuangan, Pajak, CSMS*) (Admin Reg Loc) melakukan verifikasi data secara umum. Setelah data diverifikasi, admin reg loc akan mensubmit data yang selanjutnya akan direview oleh fungsi Keuangan, Legal, dan HSE. (Legal) melakukan verifikasi data legalitas perusahaan vendor (Keuangan) melakukan verifikasi data keuangan vendor (HSE) melakukan verifikasi data CSMS (Procurement) melakukan verifikasi data procurement (MDM) submit data vendor SKT ke MySAP Output Utama yang dihasilkan Fungsi Keuangan, Legal, dan HSE menerima data detail vendor di list untuk verifikasi Perubahan data vendor tercatat di sistem i-p2p 18

Update Data: Return Flow Vendor Input data update Update data rejected No / Return (Admin Reg Loc) No / Return to adm reg loc No / Reject SKT (Legal, Finance, HSE, Procurement) (Legal) (Finance) (HSE) (Procurement) (Admin RegLoc) (MDM) Update data completed 19

Penambahan Lokasi Aktif (Extend Registered Location) Digunakan oleh vendor SKT untuk menambahkan sub bidang/lokasi procurement terdaftar, baik antar-lokasi di satu perusahaan, atau antar perusahaan di. Vendor hanya dapat mengikuti pengadaan pada lokasi/sub bidang yang terdaftar Prerequisite: Vendor SKT sudah memiliki akun i-p2p 20

Extend Registered Location: Normal Flow Proses Utama Extend Registered Location & Approval Admin Reg Loc & Approval MDM Users dan Roles Vendor SKT mengisikan data yang akan diextend: Company Code Registered Location Sub Bidang Fitur extend digunakan untuk: menambah sub bidang, menambah lokasi terdaftar di satu perusahaan maupun antar perusahaan (Admin Reg Loc yang dituju) melakukan verifikasi data permintaan extend. Setelah data diverifikasi, admin reg loc akan mensubmit data (MDM) melakukan verifikasi data yang telah diverifikasi oleh admin regloc dan men-submit data registrasi ke MySAP Output Utama yang dihasilkan Vendor terdaftar di lokasi/sub bidang yang diminta dan dapat dilanjutkan ke proses pengadaan Vendor menerima email notifikasi status permohonan extend 21

Extend Registered Location: Return Flow Vendor (Admin Reg Loc) (MDM) Input data extend No / Return to adm reg loc No / Rejected Extend data completed 22

CSMS Digunakan oleh vendor SKT dan non SKT untuk mendapatkan penilaian Contractor Safety Management System (CSMS) Prerequisite: 1. Vendor SKT/Non SKT sudah memiliki akun i-p2p 2. Sub bidang / pekerjaan di mensyaratkan adanya penilaian CSMS 23

CSMS: Normal Flow Proses Utama CSMS & Approval Admin Reg Loc & HSE & Approval MDM Users dan Roles Vendor SKT & Non SKT mendownload daftar pertanyaan CSMS Vendor SKT & Non SKT mengisikan jawaban pertanyaan CSMS dan mengupload jawaban ke i- P2P Vendor SKT & Non SKT mengupload dokumen pendukung/evidence untuk setiap pertanyaan CSMS (HSE) melakukan verifikasi data administrasi dan survei lapangan. Setelah data diverifikasi, akan disubmit ke MDM (MDM) melakukan verifikasi data yang telah diverifikasi oleh HSE dan mensubmit status CSMS ke MySAP Output Utama yang dihasilkan Status CSMS vendor terupdate di MySAP Vendor menerima email notifikasi status permohonan CSMS 24

CSMS: Return Flow Vendor (HSE) (MDM) Input data extend No / Return to HSE No / Rejected CSMS completed 25

Pertanyaan dan Informasi Email: admin.ip2p@pertamina.com rio.afrianto@pertamina.com Telepon 021-3815111 ext 4537 26

27