PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SISTEM INFORMASI PADA APOTEK DIANA FARMA KABUPATEN KLATEN Naskah Publikasi disusun oleh : 1. Ricki Andrian 07.01.2164 2. Andika Pratama 07.01.2191 JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2010
DESIGN AND MANUFACTURING INFORMATION SYSTEM ON DIANA PHARMACY FARMA KLATEN DISTRICT PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SISTEM INFORMASI PADA APOTEK DIANA FARMA KABUPATEN KLATEN Ricki Andrian 07.01.2164 Andika Pratama 07.01.2191 Jurusan D3 Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Pharmacies Diana Farma is a commercial enterprise engaged in the sale of medicine, which in the process of doing business is still using a manual system. To overcome this problem, necessary information design systems that can manage data to produce information in the form of well-organized report. Designing a new design system that uses Flow Diagrams to depict the flow of data or Entity Relationship Diagram to create a design table structures and relationships between tables. Using a database created with Software: Microsoft Visual Basic 6.0 and Microsoft Office Access 2007. Problems encountered related to data management to data management of medical supplies to stock the drug because it is nesesary to maintain operational stability, avoiding the risk of delay in the necessary goods, and provide good service to customers. Information is a very important aspect in decision making for the management, in this case the pharmacy managers. Lack of data accuracy, because of frequent errors in recording customer data, drug data, purchasing, sales and reservations. The information generated is also less relevant because the system is still manual workers difficulty in finding the information needed. Keyword : Operations, Information, Service, Management, System
1. Pendahuluan Sistem informasi merupakan salah satu faktor yang penting bagi perusahaan dalam kegiatan operasional perusahaan. Sistem informasi digunakan untuk mengumpulkan, mengolah, dan menyediakan informasi dengan tujuan untuk membantu pengambilan keputusan. Apotek Diana Farma adalah perusahaan jasa yang bergerak dalam bidang penyediaan obat-obatan, yang didirikan pada tahun 2008. Selama 2 tahun lebih, dalam pengoperasiannya, apotek ini memiliki banyak supplier dan customer. Apotek sebagai organisasi yang memiliki kecenderungan orientasi pada laba, selalu membutuhkan sistem yang terkomputerisasi dalam mengumpulkan, menyimpan, dan memproses data untuk menghasilkan informasi yang dapat membantu apotek itu dalam melakukan perencanaan strategi dan pengambilan suatu keputusan secara efektif. Tanpa adanya sistem yang terkomputerisasi apotek itu akan menghadapi kendala untuk mendapatkan informasi yang aktual dan akurat. Hal itu dapat disebabkan oleh proses pengumpulan dan pengolahan data masih dilakukan secara manual. Dengan bantuan sistem yang terkomputerisasi pula informasi dapat dikelola dengan baik, sehingga dapat menciptakan efisien biaya.
2. Dasar Teori 2.1 Pengenalan Sistem Secara Umum 2.1.1 Pengertian Sistem Menurut M. Leod (1995) : Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Dan menurut Scott (1996) Sistem terdiri dari unsur-unsur seperti masukan (input), pengolahan (processing), serta keluaran (output). 2.1.2 Karakteristik Sistem Suatu sistem mempunyai karakteristik yaitu komponen sistem (components), batas sistem (boundary), lingkungan sistem (enironments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (process), sasaran (objectives), dan tujuan (goal). 2.1.3 Pengertian Informasi Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih bermanfaat dalam pengambilan keputusan untuk mencapai tujuan. 2.1.4 Siklus Informasi merupakan bentuk yang masih mentah, sehingga perlu diolah lebih lanjut melalui suatu model proses yang tertentu untuk dihasilkan informasi yang akurat agar dapat menjadi jawaban pertanyaan 2.1.5 Kualitas Informasi a. Informasi harus akurat (accurate) b. Tepat waktu (timeliness) c. Relevan (relevance)
2.1.6 Nilai Informasi Nilai suatu informasi adalah sebuah nilai manfaat yang dapat digunakan oleh pemakai untuk pengambilan keputusan dalam rangka mencapai tujuan. 2.2 Konsep Dasar Sistem Informasi 2.2.1 Pengertian Sistem Informasi Sistem Informasi adalah suatu cara tertentu untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh organisasi untuk beroperasi dengan cara yang sukses dan untuk organisasi bisnis dengan cara yang menguntungkan. Sedangkan Menurut Mc Leod : Sistem informasi merupakan sistem yang mempunyai kemampuan untuk mengumpulkan informasi dari semua sumber dan menggunakan berbagai media untuk menampilkan informasi. 2.2.2 Komponen Sistem Informasi John Burch dan Gary Grudnitski mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building block), yaitu blok masukan (input block), blok model (model block), blok keluaran (output block), blok teknologi (technology block), blok basis data (database block) dan blok kendali (controls block). Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut masing-masing saling
berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya. 2.3 Sistem Informasi Penjualan 2.3.1 Definisi Penjualan Penjualan adalah bagian yang penting dari pemasaran. Menurut Pederden : Penjualan adalah bagian proses perorangan pembeli untuk membeli barang atau jasa. 2.3.2 Konsep Penjualan Ada beberapa konsep dalam penjualan yaitu : 1. Konsumen enggan membeli barang yang tidak penting. 2. Agar konsumen mau membeli, promosinya harus dapat meningkatkan minat pembeli. 3. Tugas Apotek adalah menarik minat dan perhatian dari pelanggan. 2.3.4 Sistem Informasi Penjualan Sistem informasi penjualan dapat digunakan sebagai sistem untuk mengolah transaksi-transaksi dan menghasilkan informasi berupa laporanlaporan penjualan maupun laporan stok barang. 2.3.5 Manfaat Sistem Informasi Penjualan 1. Mencapai volume penjualan tertentu. 2. Mendapatkan laba tertentu. 3. Menunjang pertumbuhan perusahaan.
2.4 Perangkat Lunak Yang Digunakan 2.4.1 Microsoft Access 2007 Sebuah program aplikasi basis data komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil hingga menengah., dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan pengguna. Versi terakhir adalah Microsoft Office Access 2007 yang termasuk ke dalam Microsoft Office System 2007. Microsoft Access sendiri mempunyai fungsi sebagai program aplikasi base Management System (DBMS) dengan kata lain Microsoft Access sangat membantu kita untuk memperoleh sebuah basis data. Microsoft Access ini tidak perlu repot-repot mengetik sintak untuk membuat table, relationship, form, query dan lain-lain.
Gambar 2.1 Tampilan Ms Access 2007 Ada beberapa bagian penting dalam Ms Access 2007 antara lain : 1. Table digunakan untuk menyimpan data 2. Query digunakan untuk memanupulasi data 3. Form digunakan untuk frontend aplikasi. Biasanya untuk menampilkan data, menambah data dan lain-lain. 4. Report digunakan untuk membuat laporan 5. Macro digunakan untuk melakukan satu atau beberapa fungsi. Dalam Access, ada 3 (tiga) cara untuk membuat data base 1. Membuat data base baru Pilihan yang digunakan adalah : Blank Access database 2. Menggunakan database wizard
Pilihan yang digunakan adalah : Access database wizard, pages and project 3. Menggunakan database yang pernah dibuat Pilihan yang digunakan adalah : Open an existing file 2.4.2 Visual Basic 6.0 Visual Basic merupakan bahasa pemrograman yang sangat muda dipelajari, dengan teknik pemrograman visual basic yang memunkinkan penggunanya untuk berkreasi lebih baik dalam mengasilkan suatu program aplikasi. Ini terlihat dari dasar pembuatan dalam visual basic adalah FORM, dimana pengguna dapat mengatur tampilan form kemudian dijalankan dalam script yang sangat mudah. Ledakan pemakaian Visual Basic ditandai dengan kemampuan Visual Basic untuk dapat berinteraksi dengan aplikasi lain di dalam sistem operasi Windows dengan komponen. Interface antar muka Visual Basic 6.0 berisi menu, toolbar, toolbox, form, project explorer dan property seperti terlihat pada gambar berikut :
3. Tinjauan Umum 3.1 Sejarah Singkat Apotek Diana Farma Pada awal berdiri apotek Diana farma merupakan sebuah toko yang menjual bermacam-macam obat dan perlengkapan bayi. Apotek ini berdiri pada tanggal 18 Agustus 2008 yang beralamat di Jl.Raya Cawas, Kauman Barat, Cawas, Cawas Klaten. Mengingat usianya yang masih muda apotek ini hanya mempunyai 4 orang karyawan, dan banyak karyawan yang memiliki tugas rangkap misalnya kasir merangkap bagian pembalian dan apoteker. 3.2 Visi Dan Misi Apotek Diana Farma 1. Visi Menjadi apotek yang menerapkan pelayanan kefarmasian yang bermutu, berkualitas dan terpercaya serta menguntungkan bagi konsumen. 2. Misi a. menyediakan obat, alat kesehatan serta perbekalan kefarmasian lainnya yang bermutu, berkualitas dan terjangkau oleh masyarakat. b. Melaksanakan pelayanan kefarmasian yang tepat, cepat, ramah, informatif dengan memerapkan konsep Pharmaceutical care secara professional.
4. Pembahasan 4.1 Perancangan Sistem 4.1.1 Flowchart Transaksi Apotek Kasir Order Pelanggan Input Transaksi Input Apotek Input Pelangga Input Order Input Kasir Transaksi Apotek Pelanggan Order Kasir Transaksi Apotek Pelanggan Order Kasir Lap. Transaksi Lap. Pelanggan Lap. Order Laporan Transaksi Laporan Pelangga n Laporan Order Pemesan Input Pemesan Pemesan Pemesan Lap. Pemesan Laporan Pemesan Password Input Password Password
4.1.2 Flow Diagram a. DFD Level 0 Proses Penjualan Obat Pelanggan 1 Pembeli 2 3 4 1 Penjualan 5 6 7 Kasir 11 Manajemen 8 9 10 Gudang
b. DFD Level 1 Proses Penjualan Obat Penjualan Kas 3 1 2 Sistem 4 Penjualan Pimpinan 5 6 Pembeli Stok Gudang Kasir
4.2 Implementasi Sistem 4.2.1 Implementasi Program Implementasi program merupakan bentuk program yang dijalankan pada sistem yang dikembangkan. Untuk mengakses Aplikasi Penjualan Pada Apotek Diana Farma dapat dilakukan dengan melakukan double klik pada aplikasi tersebut, maka nantinya akan muncul form utama dari aplikasi itu. 4.2.1.1 Menu Start Kita dapat mengakses Aplikasi Penjualan Pada Apotek Diana Farma dengan menu ini, yaitu dengan cara mengklik start pada menu windows kemudian pilih aplikasi atau bisa dengan shortcut yang telah ada. Setelah itu maka akan tampil : 1. Menu Login Login merupakan syarat untuk dapat memanfaatkan program secara keseluruhan dan yang mengunakan aplikasi ini adalah pelaksana atau petugas yang diberi wewenang untuk memasukkan data ke dalam database. Pada menu login ini ada satu data yang harus dimasukkan, yaitu: Password
2. Tampilan Menu Utama Pada tampilan ini user dapat mengakses Master, Transaksi, Laporan, system, dan Bantuan
3. Tampilan Input Master a. Jenis Obat b. Obat c. Pengguna
d. Tampilan Input Trnsaksi e. Transaksi Penjualan
5. Penutup 5.1 Kesimpulan Dari penelitian dan analisis telah dilakukan pada Apotek Diana Farma, dapat diambil: 1. Proses pengolahan data yang masih manual memperlambat proses kerja dan pengolahan secara manual kurang efisien dalam pengelolaan data penjualan. Dengan adanya aplikasi ini akan mempercepat kerja dalam pengelolahan proses penjualan dan memberi kenyamanan untuk setiap data. 2. Proses pembuatan laporan yang masih manual, membutuhkan waktu yang lama sehingga tidak adanya efisiensi dalam proses pembuatan laporan. Dengan adanya system yang terkomputerisasi pembuatan laporan yang biasa diselesaikan dalam waktu 2-3 hari dapat diselesaikan dalam waktu yang singkat. Dengan adanya sistem baru yang diusulkan, maka diharapkan dalam proses pengolahan data system informasi penjualan tersebut lebih efektif dan efisien dari pada system yang lama. 5.2 Saran Berdasarkan analisa dari kesimpulan diatas, maka sistem yang diusulkan dapat dijadikan bahan pertimbangan bagi Apotek Diana Farma dalam mengolah data penjualanya. Dan untuk hal tersebut, kepada pemilik Apotek Diana Farma penulis menyampaikan saran sebagai berikut:
1. Melakukan pertimbangan terhadap sistem yang telah diusulkan oleh penulis agar dapat dipakai untuk pengolahan data sistem informasi penjualan pada Apotek Diana Farma Perlu adanya pelatihan personil/operator atau dalam hal ini petugas toko untuk mempelajari dan membaca petunjuk-petunjuk pengoperasian program, agar tidak menimbulkan kesalahan-kes alahan dalam pengoperasian. DAFTAR PUSTAKA Al Fatah,Hanif,Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern, AndiOffset, Yogyakarta,2007. Ema Utami dan Sukrisno,Konsep Dasar dan Pemrograman base dengan SQL Server,Ms.Access,dan Ms.Visual Basic,ANDI,Yogyakarta,2005. Hartono Jogiyanto,MBA,Ph.D,Pengenalan Komputer,ANDI,Yogyakarta,1999. Kadir Abdul,Pengenalan Sistem Informasi,Andi,Yogyakarta,2003. Kristanto Andri,Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya GAVA MEDIA,Yogyakarta,2003. Wahyono Teguh,Sistem Informasi (konsep dasar,analisis desain dan implementasi),graha ilmu,yogyakarta,2004.