MANAJEMEN PROYEK Laksono Trisnantoro, Fak. Kedokteran Universitas Gadjah Mada Diskusi: Apa definisi Proyek menurut anda? Apakah mempunyai konotasi positif ataukah negatif? Apakah anda pernah mengikuti kursus atau mengikuti mata kuliah manajemen proyek? Apakah penelitian dan konsultasi merupakan sebuah proyek?
Tujuan Kegiatan: Memahami definisi manajemen proyek. Memahami prinsip-prinsip manajemen proyek Mengetahui manfaat menggunakan manajemen proyek Memahami software pendukung dalam melaksanakan k manajemen proyek Memahami dan menggunakan Microsoft Project Modul 1: Pengantar Manajemen Proyek Tujuan Instruksional Khusus Setelah mengikuti sesi ini diharapkan para peserta mampu untuk: Memahami konsep manajemen proyek Memahami Proses Manajemen Proyek Memahami Indikator Keberhasilan Proyek Bacaan: Cleland D. 1994. Project management. Part 1. Introduction
DEFINISI PROYEK.. any undertaking that has definite, final objectives representing specific values to be used in the satisfaction of some need or desire menurut Cleland D. 1994. Project Management. Part 1. Introduction APAKAH PROYEK ITU? Suatu proyek adalah kegiatan sementara yang berlangsung dalam jangka waktu tertentu dan dimaksudkan untuk melaksanakan tugas yang sasarannya telah digariskan dengan jelas. Proyek mempunyai suatu permulaan dan akhiran yang melibatkan manusia untuk mencapai suatu tujuan yang spesifik dengan menggunakan parameter jadual, biaya dan kualitas.
DEFINISI MANAJEMEN PROYEK --------------- the art of directing i and coordinating human and managerial resources throughout the life of a project by using modern management techniques to achieve predetermined objectives of scope, cost, time, quality and participant satisfaction. APAKAH MANAJEMEN PROYEK ITU? Manajemen proyek adalah suatu rangkaian proses, sistem dan teknik suatu perencanaan yang efektif dan pengawasan sumber yang diperlukan untuk keberhasilan penyelesaian suatu proyek.
Manajemen proyek adalah merencanakan, mengorganisir, memimpin dan mengendalikan sumber daya untuk mencapai sasaran jangka pendek yang telah ditentukan. Manajemen proyek menggunakan pendekatan sistem dan hirarki (arus kegiatan) vertikal maupun horizontal Fase-fase dalam sebuah Proyek Sumber daya dari Proyek Tingkat kelanggengan (level of sustainability) perencanaan terminasi Konseptualisasi
Proyek dalam tahap konsepsualisasi Proyek dalam tahap perencanaan Proyek dalam tahap pelaksanaan Proyek dalam tahap terminasi Di dalam fase mana proyek-proyek anda saat ini? Diskusi:
Manajemen Proyek meliputi 2 tujuan : Meningkatkan kemampuan teknis: Meningkatan kemampuan manajerial: semakin baik kemampuan manajerial seseorang akan semakin baik pula proyek tersebut. Keuntungan tambahan menggunakan Manajemen Proyek Hubungannya dengan manajemen aje e Menyediakan definisi proyek dengan kinerja yang akan dihasilkannya. Menjaga manajemen dan pengguna kegiatan tetap mendapatkan informasi tentang kemajuan. Mendorong keterlibatan pengguna karena mereka tahu apa yang sedang terjadi. Menyediakan bank data yang historikal Membangun kualitas dan pengendalian.
Hubungannya dengan proyek Menjadual dokumen dan membuat penelitian yang seksama Memaksa Manajer Proyek untuk melakukan perencanaan dan mengevaluasinya bersama- sama dengan tim dan costumer Menjaga kedisiplinan yang membantu menghindari luputnya tugas - tugas penting dan mempertimbangkan keseimbangan antara dana, sumber, waktu atau kualitas Menyelesaikan masalah masalah potensial tepat pada waktunya untuk melakukan perubahan Hubungannya dengan manusia Mempermudah pergantian Manajer Proyek baru dalam suatu proyek Memfokuskan pada resolusi masalah. Merealisasikan tugas dari pekerjaan pekerjaan termasuk kemampuan dan waktu yang ada.
PERBEDAAN KEGIATAN PROYEK DAN OPERASIONAL Kegiatan Proyek 1. Bercorak dinamis, non rutin 2. Siklus proyek relatif pendek 3. Intensitas kegiatan di dalam periode siklus proyek berubah-ubah (naik dan turun) Kegiatan Operasional 1. Berulang-ulang, rutin 2. Berlangsung dalam jangka panjang 3. Intensitas kegiatan relatif sama PERBEDAAN KEGIATAN PROYEK DAN OPERASIONAL Kegiatan Proyek 4. Kegiatan harus diselesaikan berdasarkan anggaran dan jadwal yang telah ditentukan 5. Terdiri dari bermacammacam kegiatan yang memerlukan berbagai disiplin ilmu 6. Keperluan sumber daya berubah, baik macam maupun volumenya. Kegiatan Operasional 4. Batasan anggaran dan jadwal tidak setajam dalam proyek 5. Macam kegiatan tidak terlalu banyak 6. Macam dan volume keperluan sumber daya relatif konstan.
SIAPA MANAJER PROYEK? Mereka adalah orang gyang: Mengorganisir orang-orang dan sumber daya untuk mendukung tercapainya tujuan, sasaran dan strategi proyek; Merencanakan sumber daya yang dibutuhkan untuk tercapainya tujuan, sasaran dan strategi proyek; Mengidentifikasi dan menggunakan informasi yang relevan untuk mengelola proyek; SIAPA MANAJER PROYEK? Mereka adalah orang yang: Mempunyai kepemimpinan untuk anggotaanggota proyek; Melakukan evaluasi periodik terhadap hasil proyek dan mengarhkan kembali sumber daya agar proyek dapat berjalan seperti yang diharapkan; Menggunakan teknik dan peralatan modern untuk mendukung proses manajemen proyek;
SIAPA MANAJER PROYEK? Mereka adalah orang yang: Memelihara semangat kerja & kultur organisasi yang baik; Menjaga agar para pengguna proyek gembira dan mendapat informasi perkembangan proyek; Menjaga agar para pejabat senior atau pengelola organisasi yang mempunyai proyek mendapat informasi kemajuan proyek. Diharapkan mereka memahami bagaimana proyek dapat masuk pada perkembangan organisasinya. Diskusi: Apakah anda sepakat bahwa kegiatan yang menjadi tanggung-jawab anda adalah sebuah proyek? Apakah anda sepakat bahwa PI adalah Project Leader yang bertugas sebagai manajer proyek?
Penyusunan Proyek secara konsepsual Tujuan Instruksional Khusus Mendeskripsikan pentingnya definisi proyek untuk proses perencanaan Mendiskusikan bagaimana menentukan pengertian umum tentang definisi proyek Menjelaskan apa yang yang harus dimasukkan dalam dokumentasi definisi proyek Apa Definisi proyek yang benar?? Seperti yang diusulkan oleh penyandang dana proyek Seperti yang tercantum di dalam permintaan proyek Seperti yang telah didesain Seperti yang telah diproduksi Seperti yang telah diterapkan di pengguna Seperti apa yang diinginkan oleh pengguna
Latihan: Siapa pihak terkait dan pengguna proyek kita? Apa pandangan mereka? Buatlah sebuah deskripsi singkat tentang proyek anda, termasuk : Nama proyek yang anda pimpin. p Sasaran dan tujuan yang menggambarkan hasil utama dari proyek Kriteria dalam konteks jadual, kapan akan selesai. Kriteria keberhasilan ( bagaimana anda dan orang lain menilai keberhasilan) Ketrampilan yang anda butuhkan. Mengapa anda membutuhkannya, dan siapa saja anggota yang bertanggungjawab untuk menangani setiap kegiatan.
MANAJEMEN PROYEK Lembar Kerja Nama Proyek:
Siapa pihak terkait dan pengguna proyek kita? Apa pandangan mereka? Sasaran dan tujuan yang menggambarkan hasil utama dari proyek
Kriteria dalam konteks jadual, kapan akan selesai. Kriteria keberhasilan ( bagaimana anda dan orang lain menilai keberhasilan)
Ketrampilan SDM yang anda butuhkan. Mengapa anda membutuhkannya, dan siapa saja anggota yang bertanggungjawab untuk menangani setiap kegiatan. Planning and Budgeting Sajikan pula Perencanaan Kegiatan secara garis besar dan anggarannya
Sekian Ski dan Terimakasih ih