BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pemberdayaan masyarakat dalam perekonomian memang perlu menjadi perhatian, terutama dalam masa-masa sekarang ini, dimana masyarakat menjadi semakin dituntut aktif berperan dan bekerja lebih keras untuk memenuhi kebutuhan hidup sehari-hari. Masyarahat baik laki-laki maupun perempuan dituntut untuk dapat mencari peluang dan kesempatan agar dapat berkarya dan berkreasi, sekaligus untuk memenuhi kebutuhan. Usaha mikro, kecil dan menengah (UMKM) menjadi pembahasan berbagai pihak, bahkan UMKM ini dianggap penyelamat perekonomian Indonesia dimasa krisis pada periode 1992-2000. UMKM memiliki ciri khas yaitu modal yang kecil, resiko yang sedikit tinggi tetapi penerimaan yang juga tinggi, dan membawa kewirausahaan bagi pemiliknya. Usaha Mikro adalah usaha produktif orang perorangan dan/atau badan usaha perorangan yang memenuhi kriteria aset maksimal 50 juta dan omset tahunan perusahaan maksimal 300 juta. Usaha Kecil adalah usaha ekonomi produktif yang berdiri sendiri, yang dilakukan oleh perorangan atau badan usaha yang bukan merupakan anak perusahaan atau cabang perusahaan yang dimiliki, dikuasai, atau menjadi bagian langsung maupun tidak langsung dari usaha menengah atau usaha besar yang memenuhi kriteria asset > Rp 50 Rp 500 Juta dan omset tahunan > Rp 300 Juta Rp 2,5 Milyar. Usaha Menengah adalah usaha ekonomi produktif yang bediri sendiri, yang dilakukan oleh perorangan atau badan usaha yang bukan 1
2 merupakan anak perusahaan atau cabang perusahaan yang dimiliki, dikuasai, atau menjadi bagian langsung maupun tidak langsung dengan usaha kecil atau usaha besar dengan jumlah kekayaan atau asset > Rp 500 Juta Rp 10 Milyar dan omset perusahaan mencapai > Rp 2,5 Milyar Rp 50 Milyar. ( Undang-Undang No 20 Tahun 2008 ) Konsep UMKM sangat berbeda dari satu negara dengan negara yang lain. UMKM di Indonesia telah mendapat perhatian dari pemerintah, berbagai inisiatif selalu diusahakan pemerintah melalui Kementrian Negara Koperasi dan Usaha Kecil Menengah agar semakin banyak individu yang mau menekuni dunia wirausaha dalam bentuk UMKM. Meskipun dukungan pemerintah semakin nyata tetapi berbagai tantangan juga menghadang para wirausahawan dalam menjadikan UMKM berhasil. Sejalan dengan program pemerintah untuk mendorong pertumbuhan dan perkembangan usaha mikro, kecil dan menengah (UMKM) yaitu dengan memberikan kesempatan berusaha yang seluas-luasnya sehingga mampu berperan dalam mendukung dana sehingga mampu memperkokoh kemampuan pembangunan dan perekonomian nasional. UMKM dijalankan untuk menyediakan barang atau jasa bagi kepentingan masyarakat, walaupun bentuk dan kegiatan masing-masing UMKM tersebut beranekaragam, pada dasarnya UMKM memiliki tujuan yang sama dalam menjalan operasinya, diantaranya menekan biaya produksi dan memaksimalkan sumber daya yang tersedia untuk mendapatkan biaya yang optimal. Untuk dapat mencapai tujuannya, setiap UMKM tentunya harus memiliki perencanaan yang matang dalam menjalankan programnya, diantaranya melakukan penegasan dan pengendalian atas pelaksanaan rencana kegiatan perusahaan, sehingga dapat
3 menjamin kontinuitas perusahaan, serta dapat mengikuti perkembangan baik pada masa sekarang maupun masa yang akan datang. Untuk melindungi dan mempertahankan eksistensinya dalam persaingan dunia, setiap UMKM harus dapat melakukan peningkatan dalam hal pengendalian internal yang merupakan bagian dari sebuah sistem yang harus dimiliki dalam melaksanakan kegiatan operasionalnya. Pengendalian Internal yaitu meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan menejemen ( Mulyadi, 2001:163). Dengan demikian dibutuhkan suatu sistem yang baik di dalam pelaksanaan kegiatan tersebut yaitu melalui suatu proses yang tidak mudah untuk dapat mencapai tujuan dalam suatu organisasi. Informasi merupakan sumber daya yang sangat penting dan membantu bagi kelangsungan hidup suatu perusahaan. Informasi, baik berupa informasi keuangan maupun informasi non-keuangan dibutuhkan dalam menunjang sebuah perusahaan untuk dapat mencapai tujuan dengan efektif dan efisien. Dengan adanya informasi yang baik, maka perusahaan akan memiiliki daya saing yang lebih. Produktivitas kerja suatu perusahaan tidak hanya ditentukan oleh keahlian dan keterampilan dalam mengelola dan menjalankan mesin-mesin, melainkan dipengaruhi juga oleh keahlian dalam mengelola informasi bisnis yang diperoleh. Oleh karena itu, sebuah perusahaan sangat membutuhkan sebuah sistem yang dapat mengumpulkan, memproses, dan melaporkna informasi bisnis yaitu sistem informasi akuntansi. Pada umumnya perusahaan memiliki sistem
4 akuntansi, namun sistem akuntansi disetiap perusahaan itu berbeda-beda sesuai dengan kebutuhan perusahaan itu sendiri. Dalam bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi, Mulyadi (2009:3) Mengemukakan bahwa: Suatu perusahaaan dapat dikatakan memiliki sistem akuntansi yang baik jika perusahaan tersebut dapat mengoordinasikan unsur-unsur yang ada dalam sistem akuntansi, seperti formulir, catatan dan laporan yang terdiri dari buku besar, buku pembantu dan laporan keuangan Sistem akuntansi dirancang untuk memudahkan pengolahan kegiatan perusahaan, memaksimalkan waktu yang digunakan dalam melaksanakan kegiatan dan mendorong terjadinya efisiensi. Atas dasar inilah perancangan sistem akuntansi yang baik akan sangat dibutuhkan bagi perusahaan. CV. Citra Pratama merupakan UMKM yang telah disahkan berdasarkan hukum, merupakan perusahaan distributor alat-alat rumah tangga yang memiliki omset penjualan per bulan rata-rata mencapai Rp.46.769.000,00 Perusahaan membeli barang-barang tersebut dari supplier yang berada di kota Tanggerang. Diperkirakan dalam satu bulan perusahaan melakukan pemesanan barang kepada supplier dengan berbagai produk alat-alat rumah tangga sekitar 6086 unit. Dari uraian mengenai aktifitas pembelian yang dilakukan CV. Citra Pratama di atas, pada dasarnya CV. Citra Pratama sudah memiliki sistem dan fungsi-fungsi yang mendukung sesuai dengan kebutuhan perusahaan itu sendiri untuk menjalankan aktivitas operasional perusahaannya, namun terdapat berbagai fenomena yang mendorong dilakukannya perancangan ulang terhadap sistem yang ada pada CV. Citra Pratama yakni adanya fungsi yang tugasnya rangkap sehingga belum terlihat adanya pemisahan fungsi, hal tersebut dilihat dari kondisi dimana
5 perusahaan tidak memiliki bagian pembelian, proses pembelian dilakukan langsung oleh direktur perusahaan. Selain itu, bagian gudang berfungsi ganda yaitu sebagai fungsi penerimaan. Pada dasarnya dalam suatu perusahaan tidak boleh memiliki fungsi atau jabatan yang rangkap karena untuk meminimalisir terjadinya kecurangan dan beban kerja lebih. Perusahaan juga belum memiliki flowchart, fenomena tersebut menunjukan bahwa flowchart dalam kegiatan operasional perusahaan kurang dianggap penting. Semua perusahaan sebaiknya memiliki rangkaian kerja atau prosedur kerja yang dituangkan dalam flowchart untuk memudahkan pemahaman pengguna atau karyawan terhadap informasi tersebut, dan memudahkan terlaksananya fungsi pengendalian dan jika terjadi reorganisasi maka pengalihan pekerjaan akan lebih mudah dilakukan karena berpedoman pada alur kerja yang diperlihatkan pada flowchart. Berdasarkan fenomena tersebut di atas, menunjukan betapa pentingnya sistem akuntansi pembelian yang baik di dalam sebuah perusahaan. Oleh karena itu penulis tertarik untuk membahas masalah tersebut yang dituangkan dalam bentuk Tugas Akhir dengan judul: PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN DI CV. CITRA PRATAMA
6 1.2 Ruang Lingkup Berdasarkan uraian latar belakang masalah tersebut maka penulis mencoba mengidentifikasi dan merumuskan permasalahan yang terdapat dalam penulisan tugas akhir ini dalam ruang lingkup, yaitu : 1. Potret kondisi (existing condition) Sistem Informasi Akuntansi Pembelian saat ini 2. Analisis perbandingan antara teori dengan sistem informasi akuntansi pembelian di CV. Citra Pratama 3. Rancangan sistem informasi akuntansi pembelian yang diusulkan kepada CV. Citra Pratama 1.3 Maksud dan Tujuan Penelitian Maksud dan tujuan penelitian ini adalah untuk memperoleh data dan informasi yang relevan dengan masalah yang di identifikasi, yaitu : 1. Untuk mengetahui bagaimanakah potret kondisi (existing condition) Sistem Informasi Akuntansi Pembelian saat ini 2. Untuk mengetahui bagaimanakah analisis dari kondisi Sistem Informasi Akuntansi Pembelian di CV. Citra Pratama 3. Untuk mengetahui bagaimanakah Desain dokumen-dokumen dan fungsi yang terkait dengan transaksi pembelian pada CV. Citra Pratama
7 1.4 Kegunaan Penelitian Dalam penelitian ini diharapkan dapat memperoleh informasi yang tepat dan relevan dengan masalah yang diteliti oleh penulis sehingga hasil penelitian ini dapat bermanfaat. Manfaat terdiri atas Manfaat Praktis dan Manfaat Teoritis : 1. Manfaat Teoritis a. Menambah pengetahuan, pengalaman dan wawasan, serta bahan dalam penerapan ilmu metode penelitian, khususnya mengenai Sistem Informasi Akuntansi Pembelian. b. Dapat dijadikan bahan perbandingan untuk penelitian selanjutnya. 2. Manfaat Praktis Dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan dan masukan pemikiran serta informasi bagi CV. Citra Pratama dalam menunjang efektifitas perusahaan. 1.5 Metodologi Penelitian Metode penelitian yang digunakan dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini adalah metode deskriptif. Metode deskriptif adalah metode yang memberi gambaran yang lebih jelas tentang situasi-situasi sosial, pelaksanaannya tidak terbatas sampai pada pengumpulan atau penyusunan data, tetapi meliputi analisis dan interpretasi tentang arti data itu. Oleh karena itu, sebuah penelitian deskriptif dapat membandingkan persamaan atau perbedaan fenomena tertentu lalu mengambil bentuk studi komperatif atau mengukur suatu dimensi seperti dalam berbagai bentuk studi kuantitatif, angket, test, interview, dan lain-lain. ( Ahmad Mansur 2008, 25)
8 1.5.1 Teknik Pengumpulan Data Menurut Ahmad mansyur dalam karangannya yang bejudul Metode Penelitian Dan Teknik Penulisan Laporan Karya Imiah, teknik pengumpulan data adalah sebagai berikut : 1. Penelitian Lapangan (Field Research) Penelitian dilakukan dengan melakukan peninjauan secara langsung ke perusahaan agar memperoleh data yang diperlukan melalui cara sebagai berikut: a) Wawancara Wawancara langsung dengan pihak perusahaan untuk mendapatkan data dan informasi yang berkaitan dengan masalah yang diteliti. b) Observasi Pengamatan dilakukan untuk memperoleh data dan informasi langsung pada objek yang diteliti. 2. Penelitian Kepustakaan (Library Research) Studi kepustakaan yaitu pengumpulan data dan informasi dengan cara mempelajari literatur yang berhubungan dengan permasalahan di atas. Dalam hal ini, penulis menggunakan dua jenis data sebagai berikut : a) Data Primer Data primer merupakan data yang diperoleh dari badan atau sumber lain yang dikumpulkan dan belum diolah.
9 b) Data Sekunder Data sekunder merupakan data yang diperoleh dari sumber-sumber bacaan dan literatur. Data ini diperoleh dari buku-buku, laporan tahunan dan dokumen yang memiliki keterkaitan dengan penelitian. 1.5.2 Teknik Pengolahan Data Teknik pengolahan data yang dilakukan oleh penulis untuk mengklasifikasikan data adalah sebagai berikut : 1. Data yang diperoleh dari hasil observasi kemudian disusun urutan kronologis laporan tugas akhir. 2. Data yang diperoleh dari hasil wawancara kepada CV. Citra Pratama kemudian disusun dan dianalisa untuk memperkuat hasil observasi. 3. Seluruh data yang telah berhasil diperoleh dan dikumpulkan, kemudian disesuaikan dengan teori yang telah diperoleh dari perkuliahan, bukubuku atau sumber lainnya untuk memperoleh kesimpulan yang selanjutnya diterapkan dalam rancangan sistem informasi akuntansi. Teknik pengembangan sistem adalah langkah-langkah yang dilalui oleh analisis sistem dalam mengembangkan sistem informasi. Pengembangan sistem akuntansi dilaksanakan melalui tiga tahap utama berikut ini (Mulyadi, 2008:39) : 1. Analisis Sistem (System Analysis) Analisis sistem membantu pemakai informasi dalam mengidentifikasi informasi yang diperlukan oleh pemakai untuk melaksanakan pekerjaannya. Analisis sistem harus memperoleh informasi yang
10 sebenarnya diperlukan oleh pemakai informasi, inilah yang menjadi dasar untuk melangkah ke tahap pengembangan desain dan implementasi sistem. Analisis sistem dapat dibagi menjadi empat tahap : a. Analisis Pendahuluan b. Penyusunan Usulan Pelaksanaan Analisis Sistem c. Pelaksanaan Analisis Sistem d. Penyusunan Laporan Hasil Analisis Sistem 2. Desain Sistem (System Design) Desain adalah proses penterjemahan kebutuhan pemakai informasi ke dalam alternatif rancangan sistem informasi yang diajukan kepada pemakai informasi untuk dipertimbangkan. Tahap desain sistem ini dbagi menjadi lima tahap : a. Desain Sistem Secara Garis Besar b. Penyusunan Usulan Desain Sistem Secara Garis Besar c. Evaluasi Sistem d. Penyusunan Laporan Final Desain Sistem Secara Garis Besar e. Desain Sistem Secara Rinci f. Penyusunan Laporan Final Desain Sistem Secara Rinci. 1.6 Lokasi dan Jadwal Penelitian Lokasi penelitian untuk menyusun Laporan Tugas Akhir ini dilakukan pada CV. Citra Pratama yang berlokasi di Jalan Dayang Sumbi No. 1 Sangkuriang Cimahi. Sedangkan waktu yang dilakukan oleh penulis dalam meneliti masalah
11 yang akan dibahas dalam penyusunan Laporan Tugas Akhir ini dimulai pada Maret sampai Juni 2013. Tabel 1.1 Alokasi Waktu Penelitian WAKTU Kegiatan Maret April Mei Juni 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 Pengajuan outline Pengesahan outline Penelitian lapangan Pengumpulan data Bimbingan Pengolahan Data Penyusunan LTA