SISTEM PELAYANAN KAPAL DAN BARANG PADA PT. PELINDO II CABANG PALEMBANG Andriyanus Simangunsong Arvika Chandra Henri Desmardeni Jurusan Sistem Informasi STMIK Palcomtech Palembang Abstrak PT PELINDO II Cabang Palembang merupakan perusahaan Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak dibidang kegiatan pelayanan jasa kepelabuhan. Pelayanan Kapal dan Barang merupakan tugas yang diemban pada lingkungan pelabuhan PT. PELINDO II Cabang Palembang. Teknologi informasi sangat dibutuhkan agar kegiatan pelayanan dapat tersaji secara cepat, tepat dan mudah. PT. PELINDO II Cabang Palembang telah menerapkan sistem layanan berbasis Information Communication Technology (ICT). Namun, tidak demikian pada divisi Uster yang masih menggunakan cara manual. Hal ini mengakibatkan sistem berjalan dengan tidak efektif dan efisien, seperti sebagian dokumen penting yang masih ditulis satu per satu dan terkadang terjadinya kesalahan dalam pembuatan dokumen, penyimpanan berkas dokumen tidak dapat tersusun secara rapi dan data tidak dapat tersimpan secara aman karena banyaknya penumpukan data berupa arsip. Dengan adanya sistem informasi, kecepatan dan ketepatan pada pelayanan barang dapat terlaksana dengan baik dan kesalahan dapat diminimalisir, baik dalam pembuatan dokumen dan laporan maupun keamanan dan kemudahan dalam penyimpanan data pelayanan barang. Hal ini lah yang menjadi landasan utama penulis untuk memberikan solusi guna memecahkan permasalahan yang ada dengan membuat sistem pelayanan berbasis dekstop, sehingga sistem pelayanan yang ada dapat berjalan secara cepat, tepat dan mudah. Dengan adanya sistem ini, penulis berharap agar permasalahan dan kendala yang ada pada PT. PELINDO II Cabang Palembang dapat terselesaikan dengan baik. Kata Kunci : Sistem, Pelayanan, Kapal, Barang PENDAHULUAN Pelabuhan adalah tempat yang berdiri dari daratan dan perairan disekitarnya dengan batas-batas tertentu sebagai tempat kegiatan pemerintahan dan kegiatan ekonomi yang dipergunakan sebagai tempat kapal bersandar berlabuh, naik turun penumpang dan/atau bongkar muat barang yang dilengkapi dengan fasilitas keselamatan pelayaran dan kegiatan penunjang pelabuhan serta sebagai tempat perpindahan intra dan antar mode transportasi. Oleh karena itu perusahaan pelabuhan menjadi salah satu faktor penting dalam menjalankan perekonomian negara. (http://hukum.unsrat.ac.id/men/menhub_21_2007.pdf). Dari segi aspek teknologi informasi, PT. PELINDO II Cabang Palembang telah menerapkan sistem layanan berbasis Information Communication Technology (ICT). Namun, tidak demikian pada divisi Uster. Adapun kendala yang ada pada Uster adalah data tidak dapat tersimpan secara aman karena banyaknya penumpukan data berupa arsip, pencetakan dokumen tidak dapat tersaji secara cepat dan akurat karena mengharuskan user untuk menginput ulang data yang terbilang banyak untuk pencetakan dokumen maupun laporan pelayanan barang. 1
LANDASAN TEORI Sistem Menurut Andri (2008:1), sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyeselaikan suatu sasaran yang tertentu. Menurut Sutabri (2012:6), suatu sistem dibuat untuk menangani sesuatu yang berulang kali atau yang secara rutin terjadi. Pendekatan sistem merupakan suatu filsafat atau persepsi tentang struktur yang mengorganisir kegiatan-kegiatan dan operasi-operasi dalam suatu organisasidengan cara efisien dan baik. Informasi Menurut Andri (2008:7), informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerima. Menurut Sutabri (2012:21), informasi merupakan proses lebih lanjut dari data yang sudah memiliki nilai tambah. Informasi dapat dikelompokan menjadi 3 bagian, yaitu : 1. Informasi Strategis. Informasi ini digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang, yang mencakup informasi eksternal, rencana perluasan perusahaan dan sebagainya. 2. Informasi Taktis. Informasi ini dibutuhkan untuk mengambil keputusan jangka menengah, seperti informasi tren penjulan yang dapat dimanfaatkan untuk menyusun rencana penjualan. 3. Informasi Teknis. Informasi ini dibutuhkan untuk keperluan operasional sehari-hari, seperti informasi persediaan stock, retur penjualan dan laporan kas harian. Sistem Informasi Menurut Sutabri (2012:38), sistem informasi adalah suatu sistem di dalamsuatu orgasisasi yang dipertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan laporan-laporan yang diperlukan oleh pihak luar tertentu. Menurut Kusrini ( 2007:9) sistem informasi manajemen adalah sebuah sistem yang mampu menyediakan informasi (merupakan hasil dari proses transaksi yang terjadi) dimana satu sama lain saling berinteraksi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Pelayanan Kapal dan Barang Sistem dan prosedur pelayanan kapal barang dan penumpang adalah tata cara pelayanan operasional yang mengatur keluar/masuk kapal, kegiatan bongkar muat, keluar/masuk barang dan orang di pelabuhan, yang dilakukan untuk menjamin terselenggaranya ketertiban dan kelancaran kegiatan operasional pelabuhan. (http:// ukum.unsrat.ac.id/men/menhub_21_2007.pdf). Sql Server 2008 Menurut Nugroho dan Smitdev (2008:1), SQL server 2008 adalah sebuah DBMS (Database management system) yang handal dalam mengolah data dengan disertai User Interface yang cukup mudah untuk digunakan. Microsoft sebagai vendor dari SQL server terus mengembangkan produk mereka yang satu ini untuk menjadikannya sebagai Tools database terbaik. Diagram Konteks Diagram Konteks adalah diagram yang secara umum akan menjelaskan sumber dan tujuan yang akan diproses. Diagram Konteks dapat dilihat pada Gambar 1. 2
r 1. Diagram Konteks Gamba Diagram Level 0 Diagram level 0 adalah diagram yang menunjukkan semua proses utama yang menyusun keseluruhan sistem. Diagram level 0 dapat dilihat pada gambar 2. 3
Gambar 2. Diagram Level 0 4
Diagram Level 1 Diagram Level 1 menunjukkan proses-proses internal yang menyusun setiap prosesproses utama dalam level 0. Diagram level 1 dapat dilihat pada gambar 3. Gambar 3. Diagram Level 1 ERD (Entity Relationship Diagram) Berikut ini adalah gambar entity relationship digram yang merupakan komponenkomponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut diagram yang menggambarkan hubungan antara entitas dan atribut penghubungnya. ERD dapat dilihat pada gambar berikut: 5
Gambar 4. ERD (Entity Relationship Diagram) HASIL DAN PEMBAHASAN a) Tampilan Input Login Adapun desain input login seperti pada Gambar 5 : b) Tampilan Menu Utama Gambar 5. Menu Lgin Menu utama digunakan untuk menggunakan menu yang akan ditampilkan pada aplikasi. 6
Gambar 6. Menu Utama c) Tampilan Menu Agen Desain input data Agen merupakan rancangan form untuk memasukan data Agen pada PT. PELINDO II Palembang. Gambar 7. Menu Agen d) Tampilan Menu PPKB Desain input data pelanggan merupakan rancangan form untuk memasukan data Pelanggan pada PT. PELINDO II Palembang. 7
Gambar 8. Menu PPKB e) Tampilan Menu SPK Desain input data SPK merupakan rancangan form untuk memasukan data SPK pada PT. PELINDO II Palembang. Gambar 9. Menu SPK f) Tampilan Menu Manifest Desain input data Manifest merupakan rancangan form untuk memasukan data Manifest pada PT. PELINDO II Palembang. 8
Gambar 10. Menu Manifest g) Tampilan Rencana Kerja Bongkar Muat Desain input data Rencana Kerja Bongkar Muat merupakan rancangan form untuk memasukan data Rencana Kerja Bongkar Muat pada PT. PELINDO II Palembang. Gambar 11. Rencana Kerja Bongkar Muat h) Tampilan Tally Sheet Langsung Desain input data Tally Sheet Langsung merupakan rancangan form untuk memasukan data Tally Sheet Langsung pada PT. PELINDO II Palembang. 9
Gambar 12. Gambar Tally Sheet Langsung i) Tampilan SOF Desain input data SOF merupakan rancangan form untuk memasukan SOF pada PT.PELINDO II Palembang. Gambar 13. Gambar SOF j) Tampilan BA Serah Terima Barang Desain input data B/A Serah Terima Barang merupakan rancangan form untuk memasukan data B/A Serah Terima Barang pada PT. PELINDO II Palembang. 10
Gambar 14. Menu BA Serah Terima Barang k) Tampilan Pranota Langsung Desain input data Pranota Langsung merupakan rancangan form untuk memasukan data Pranota Langsung pada PT. PELINDO II Palembang. Gambar 15. Menu Pranota Langsung l) Tampilan PPKBD Langsung Desain input data PPKBD Langsung merupakan rancangan form untuk memasukan data PPKBD Langsung pada PT. PELINDO II Palembang. 11
Gambar 16. Menu PPKBD Langsung m)tampilan Input Tally Sheet Penumpukan Desain input data Tally Sheet Penumpukan merupakan rancangan form untuk memasukan data Tally Sheet Penumpukan pada PT. PELINDO II Palembang. Gambar 17. Menu Tally Sheet Penumpukan n)tampilan Input data BPRP Desain input data BPRP merupakan rancangan form untuk memasukan data BPRP pada PT. PELINDO II Palembang. 12
Gambar 18. Menu BPRP o) Tampilan Input data Buku Gudang Desain input data Buku Gudang merupakan rancangan form untuk memasukan data Buku Gudang pada PT. PELINDO II Palembang. Gambar 19. Menu Buku Gudang PENUTUP Setelah melakukan pengamatan dan analisa yang telah dilakukan, maka dapat mengambil kesimpulan dari permasalahan yang ada pada Divisi Uster PT. PELINDO II Cabang Palembang, yaitu Sistem informasi diperlukan agar dapat mengorganisir data-data perusahaan dengan baik secara terstruktur dan mudah dipahami, sehingga dapat membantu para pengguna sistem menjadi lebih mudah dalam mengolah data dan menghasilkan keputusan yang maksimal. 13
DAFTAR PUSTAKA Kristanto, Andri. 2008. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Yogyakarta : Gaya Media. Kusrini, M.Kom. dan Andri Koniyo. 2007. Tuntunan Praktis membangun sistem informasi akuntasi dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server. Yogyakarta: Penerbit Andi. Nazir. 2011. Metode Penelitian. Jakarta : Ghalia Indonesia. Sutabri, Tata. 2012. Analisis Sistem Informasi. Yogyakarta : Penerbit Andi. 14