KATA SAMBUTAN Banyak masyarakat miskin di pedesaan yang belum mendapatkan air bersih yang layak. Selain itu adalah masyarakat di wilayah peri-urban yang mana masyarakatnya berpenghasilan rendah, pemukiman dan lingkungannya rawan serta tidak/belum tersedianya sarana sanitasi yang layak. Air bersih yang layak tersebut adalah layak secara kualitas maupun layak secara kuantitas. Kebutuhan air itu sudah sepantasnya dapat terpenuhi. Dan upaya penyediaan air minum di masyarakat harus sejalan dengan penanganan kesehatan dan sanitasinya. Melalui Program Penyediaan Air Minum dan Sanitasi berbasis Masyarakat (Pamsimas), pemerintah berupaya untuk (i) meningkatkan jumlah masyarakat pedesaan dan peri - urban untuk mendapatkan akses air minum, kesehatan dan sanitasi, (ii) mengurangi jumlah penduduk terserang penyakit diare dan penyakit lainnya yang ditularkan melalui air dan lingkungan, serta (iii) meningkatkan kemampuan sumberdaya manusia pemerintah daerah dan masyarakat dalam pelaksanaan maupun penanganan pasca proyek. Sehingga, pada akhirnya pencapaian target MDGs bidang air minum, dan penyehatan lingkungan (AMPL) dapat terwujud. Program Pamsimas dilaksanakan di 15 provinsi. Dan merupakan program lintas kementerian: Bappenas, Kementerian Pekerjaan Umum, Kementerian Kesehatan, Kementerian Dalam Negeri, dan Kementerian Keuangan. Koordinasi lintas kementerian, juga di tingkat pusat maupun daerah sangat penting. Oleh karena itu, amat perlu adanya Buku Pedoman maupun Petunjuk Pelaksanaan program Pamsimas, yang dapat menjadi acuan dalam menjalankan seluruh kegiatan. Semoga dengan Buku Pedoman dan Buku Petunjuk Teknis yang cukup lengkap ini dapat memberikan arahan pada seluruh siklus kegiatan Pamsimas; baik dalam hal peran masyarakat dalam perencanaan, pelaksanaan, mampu melaksanakan pengoperasian, sampai dengan pemeliharaan sarana air minum dan sanitasi yang sehat. Jakarta, Mei 2012 Direktur Jenderal Cipta Karya, Budi Yuwono P. NIP.110020173 ii
KATA PENGANTAR Air sebagai kebutuhan utama kehidupan, seharusnya dapat terpenuhi secara kualitas maupun kuantitas. Namun masih banyak masyarakat miskin di Indonesia yang belum mendapatkan air bersih yang layak. Program Pamsimas adalah program andalan Pemerintah di dalam penyediaan air bersih dan sanitasi berbasis masyarakat bagi masyarakat miskin di pedesaan. Sejak 2008 Pamsimas dilaksanakan, dampaknya positif bagi masyarakat desa yang tersebar di 15 provinsi. Sebagai program stimulan dengan pendekatan berbasis masyarakat, program Pamsimas menempatkan masyarakat sebagai pelaku utama dan sekaligus sebagai penanggungjawab pelaksanaan kegiatan. Agar lancar dan dapat dipertanggungjawabkan, maka diperlukan Buku Pedoman dan Petunjuk Teknis. Bukubuku ini merupakan penyempurnaan buku-buku tahun lalu, dan banyak manfaat dapat dipetik, antara lain: Mengendalikan program termasuk penilaian kinerja pendampingan masyarakat dalam pembuatan semua bentuk dokumen program Pamsimas Panduan kerja pengendalian mutu pelaksanaan pendampingan masyarakat dalam hal pembuatan segala bentuk dokumen terkait program Pamsimas Memantau dan evaluasi proses pendampingan masyarakat untuk membuat semua pelaporan dan pertanggungjawaban Panduan untuk memfasilitasi masyarakat dalam membuat segala jenis dokumen dalam kegiatan Program Pamsimas Memahami secara menyeluruh segala bentuk pelaporan dan pertanggungjawaban di tingkat masyarakat Memastikan semua pelaporan dan pertanggungjawaban dapat dibuat oleh masyarakat dan memuat informasi yang benar Dengan demikian diharapkan seluruh aspek kegiatan di tingkat masyarakat dapat berjalan dengan baik. Masyarakat dapat menikmati air bersih dan sanitasi yang layak sepanjang massa dalam pengelolaan yang berkelanjutan. Jakarta, Mei 2012 Direktur Pengembangan Air Minum - DJCK, Ir. Danny Sutjiono iii
DAFTAR ISI BAB 1. Pendahuluan... 1 BAB 2. Tujuan Pengukuran Kinerja... 1 BAB 3. Kegunan Indikator Pengukuran Kinerja Pengelolan Keuangan Di Masyarakat... 2 BAB 4. Tanggung Jawab Pelaksanaan Pengukuran Kinerja... 2 BAB 5. Indikator Keberhasilan Pengelolaan Keuangan... 2 BAB 6. Prosedur Pelaksanaan Pengukuran Kinerja... 3 BAB 7. Sasaran Pemeriksaan Pengukuran Kinerja... 5 BAB 8. Ketentuan Pengukuran Kinerja Pengelolaan Keuangan... 5 iv
SOP PENGUKURAN KINERJA PENGELOLAAN KEUANGAN BAB 1. PENDAHULUAN Salah satu faktor kunci sukses dan keberlanjutan organisasi adalah adanya sistem pelaporan keuangan dan monitoring yang kuat. Tanpa hal tersebut sulit untuk diketahui bagaimana seluruh posisi keuangan organisasi, dan bagaimana sumber daya organisasi digunakan. Upaya yang dapat dilakukan untuk menjamin adanya proses pelaporan yang konsisten dan menerus, serta dapat digunakan sebagai fungsi monitoring pengelolaan keuangan adalah dengan melakukan pengukuran kinerja pengelolaan keuangan. Pengukuran kinerja pengelolaan keuangan merupakan suatu kegiatan yang menjadi tanggung jawab fasilitator CD dengan Koordinator Kabupaten (DC) dan District Financial Management Specialist (DFMS) secara langsung dan pihakpihak yang terkait untuk memastikan dan menjamin bahwa pengelolaan keuangan (manajemen keuangan) di tingkat KKM yang secara operasional dilakukan oleh bendahara. Kegiatan pengukuran kinerja ini selaras dengan tujuan umum dan tujuan khusus dalam manajemen keuangan KKM. BAB 2. TUJUAN PENGUKURAN KINERJA Tujuan dilakukannya Pengukuran Kinerja pengelolaan keuangan di KKM adalah: 1. Memastikan bahwa seluruh kebijakan keuangan di tingkat KKM (bendahara) telah ditetapkan sesuai dengan pedoman dan petunjuk teknis Pamsimas 2. Memastikan seluruh transaksi keuangan telah dilakukan sesuai dengan prinsip dasar manajemen keuangan 3. Memastikan seluruh transaksi keuangan dicatat dan dilaporkan tepat waktu dan layak 4. Memastikan akuntabilitas pengelolaan keuangan sehingga dapat ditunjukkan kepada pihak pemberi dana dan penerima manfaat bahwa keuangan proyek telah digunakan sebagaimana mestinya. 1
Pengukuran kinerja keuangan wajib dilakukan di lokasi regular, replikasi, dan Hibah Insentive Desa (HID), Hibah Insentive Kabupaten/Kota (HIK). Laporan pengukuran kinerja dilaporkan secara rutin setiap bulan secara berjenjang. BAB 3. KEGUNAN INDIKATOR PENGUKURAN KINERJA PENGELOLAN KEUANGAN DI MASYARAKAT 1. Merupakan wujud nyata adanya proses pendampingan yang benar-benar dilakukan secara langsung oleh fasilitator berkaitan dengan pengelolaan keuangan. Proses pendampingan ini secara nyata ditunjukkan adanya peningkatan kemampuan masyarakat dalam mengelola keuangan, dimana setiap kebijakan yang berkaitan dengan pengelolaan keuangan didasarkan pada AD/ART KKM dan standar manajemen keuangan yang telah ditetapkan. 2. Pembelajaran kepada masyarakat berkaitan dengan proses pencatatan dan pelaporan keuangan yang baik dan benar untuk menjamin adanya akuntabilitas pengelolaan keuangan. Pembelajaran ini ditunjukkan dengan dilakukannya proses pencatatan seluruh transaksi keuangan dengan tepat waktu dan menyajikan laporan keuangan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. 3. Memastikan bahwa seluruh pelaksanaan kegiatan didasarkan atas rencana kegiatan yang telah disusun dan diputuskan oleh masyarakat setempat dan sesuai dengan tujuan yang tertuang dalam dokumen perencanaan jangka menengah (Proaksi). Tidak satu kegiatan pun yang dilaku kan atas dasar keputusan sepihak atau sebagian orang atau anggota KKM. Seluruh kegiatan dijamin dan diputuskan secara bersama dalam musyawarah (rembug desa). BAB 4. TANGGUNG JAWAB PELAKSANAAN PENGUKURAN KINERJA Pengukuran Kinerja Pengelolaan Keuangan dilakukan oleh fasilitator CD. Pengukuran kinerja ini sebagai wujud pernyataan fasilitator bahwa proses pengelolaan keuangan yang dilakukan KKM benar-benar telah dilakukan sesuai dengan standar yang berlaku. Secara umum, pengukuran kinerja ini memastikan akuntabilitas pengelolaan keuangan KKM. Kelayakan dan keabsahan Pengukuran Kinerja sepenuhnya menjadi tanggungjawab fasilitator (pendamping lapangan). Sedangkan uji kebenaran dan keabsahan dilakukan oleh DC, DFMS, PMAC FM, dan team CMAC FM secara acak dan representatif dari sejumlah desa dampingan. BAB 5. INDIKATOR KEBERHASILAN PENGELOLAAN KEUANGAN 2
1. Tidak terdapat penyimpangan dalam penggunaan dana. 2. Laporan keuangan dan kemajuan kegiatan tersedia pada saat dibutuhkan dan ditempelkan di papan pengumuman. 3. Setiap transaksi paling lambat dibukukan 1 hari setelah transaksi terjadi oleh bendahara KKM. 4. Tanda bukti lengkap dan disusun rapi sesuai dengan urutannya. Bukti bukti asli harus dilampirkan. Dokumen Pendukung adalah berupa bukti-bukti pembelian dan pembayaran seperti bon, kwitansi, nota, slip pengambilan, bukti transfer dan bukti-bukti lain yang dapat dipertanggung jawabkan keabsahannya dengan selalu terdapat stempel penjual untuk bukti yang berasal dari pihak luar dan stempel KLKM dan penerima untuk bukti yang berasal dari dalam/dikeluarkan sendiri oleh KKM, dokumen ini disimpan sampai sepuluh (10 tahun setelah berakhirnya program. Pastikan bahwa bukti yang ada merupakan bukti asli dan tanggal bukti sesuai dengan pengeluaran pembiayaan apakah bukti tersebut dibiayai dari kas atau bank. Bukti disajikan secara rinci dan jelas dan tidak bersifat global/gabungan. Semua format formulir diisi dengan benar dan jelas serta tidak terdapat kesalahan didalamnya. 5. Pencatatan rapi dan tersedia apabila dilakukan pemeriksaan setiap saat. 6. Jumlah saldo tunai buku kas sama dengan uang tunai yang terdapat dalam kas KKM (form kas opname terlampir). Dana tunai dan semua bukti transaksi sebaiknya disimpan ditempat yang aman (lemari yang terkunci/brankas). 7. Saldo Kas ditangan Bendahara tidak diperbolehkan melebihi Rp 2.000.000 paling lama 5 hari. 8. Setiap tanggal 25 laporan keuangan ditutup, dijumlahkan dan dibuat saldo akhirnya. Saldo akhir bulan yang lalu menjadi saldo awal bulan berikutnya yang seterusnya akan berpengaruh pada jumlah bulan berikutnya, oleh sebab itu harus dilakukan penjumlahan secara teliti dan benar. 9. Laporan keuangan KKM harus ditandatangani oleh koordinator KKM dan bendahara, dan diverifikasi oleh fasilitator. 10. Laporan keuangan Bulanan ditempelkan dipapan informasi atau di tempat yang strategis sebagai bentuk pertanggungjawaban kepada masyarakat. Fasilitator wajib menjelaskan kepada KKM mengenai arti dari hasil penilaian tersebut, juga mengarahkan cara-cara perbaikan yang perlu dilakukan. BAB 6. PROSEDUR PELAKSANAAN PENGUKURAN KINERJA 3
1. Proses Pengukuran Kinerja Pengelolaan Keuangan KKM dilakukan secara terus menerus dan periodik oleh fasilitator CD dengan menggunakan form Pengukuran Kinerja, untuk seluruh desa dampingan setiap bulan. Pengukuran dimulai sejak diterimanya in-cash sampai progres fisik telah mencapai 100% atau kegiatan KKM telah selesai dan LPD terakhir sudah dipertanggungjawabkan. 2. Fasilitator harus melakukan pengukuran kinerja pengelolaan keuangan di KKM berkisar antara tanggal 25 sampai dengan akhir bulan berjalan. 3. Paling lambat pada akhir bulan, fasilitator CD wajib melaporkan hasil pengukurannya kepada DC dan DFMS. 4. Fasilitator harus menjelaskan hasil Pengukuran Kinerja pengelolaan keuangan KKM beserta rencana tindak lanjut perbaikan (jika ada) kepada KKM dan memberikan salinan hasil pengukuran kinerja kepada KKM. Seluruh Instrumen Pengukuran Kinerja, diarsipkan dan dijadikan sebagai lampiran dalam laporan bulanan Tim Fasilitator. 5. Setiap awal bulan DFMS mengkompilasi seluruh hasil rekapitulasi Tim Fasilitator, dan kemudian memberikan laporan ke Provincial Coordinator (PC) dengan tembusan ke DPMU paling lambat tanggal 5 pada setiap bulan. Selanjutnya PC mengirimkan hasil uji petik ini kepada CMAC paling lambat tanggal 10 setiap bulan, dengan tembusan ke PPMU. 6. DFMS akan membantu memonitor terlaksananya pelaksaan pengukuran kinerja di level desa dan memastikan uji petik terlaksana sesuai dengan jadwal. Pelaksanaan Pengukuran Kinerja dengan komposisi: a. Fasilitator melakukan Pengukuran Kinerja sejumlah 100% dari seluruh KKM setiap bulan (form PK 1 dan PK 2) b. DC dan DFMS melakukan uji petik sejumlah 50% dari seluruh KKM setelah pencairan, setiap bulan (form PK 3) c. PC melakukan uji petik 10% dari seluruh KKM yang telah dinilai oleh Kabupaten (DC) setelah pencairan, setiap bulan (form PK 3) d. CMAC melakukan uji petik 3% dari seluruh KKM di Propinsi yang telah dinilai oleh PC setelah pencairan, setiap bulan (form PK 3) 7. Paling lambat setiap tanggal 20 bulan berikutnya FMS CMAC akan memuat (upload) hasil pengukuran kinerja pengelolaan keuangan yang dilakukan oleh fasilitator CD dan summary uji petik ke dalam website pamsimas (kompilasi form PK 3 dan PK 4 serta form PK 5). 4
No Pelaku Dokumen yang dikirim Ke Tanggal 1 Fasilitator CD PK 1 dan PK 2 DFMS 25 30 bulan berjalan 2 DC dan DFMS Kompilasi PK 1 dan PK 3 FMS PMC 1-5 bulan berikutnya 3 FMS PMC Kompilasi PK 1, kompilasi PK 3, dan PK 4 FM CMAC 5-10 bulan berikutnya BAB 7. SASARAN PEMERIKSAAN PENGUKURAN KINERJA Pengukuran kinerja pengelolaan keuangan dilaksanakan dengan melakukan pemeriksaan terhadap pembukuan dan pencatatan transaksi lainnya terkait dengan pengelolaan keuangan, termasuk bukti-bukti, serta dokumen pendukung. Program Pamsimas di tingkat KKM melalui unit-unit yang ditunjuk. Dalam hal ini yang menjadi responden dalam pemeriksaan adalah pihak-pihak yang terlibat dalam pengelolaan keuangan program dan pelaporan dalam hal ini organisasi KKM. Format Pengukuran Kinerja dan rekapitulasinya dapat dilihat di Lampiran - Instrumen Pengukuran Kinerja BAB 8. KETENTUAN PENGUKURAN KINERJA PENGELOLAAN KEUANGAN Untuk dapat menentukan nilai (skor) disetiap item, berikut ini diberikan ketentuan cara pengisian instrumen Pengukuran Kinerja Pengelolaan Keuangan; a. Semua item jika jawabannya Ya maka nilainya 1 dan jika jawabannya Tidak nilainya 0 b. Pengukuran Kinerja dinyatakan sangat baik jika total skor mencapai angka 15, c. Pengukuran Kinerja dinyatakan memadai jika total skor mencapai angka 9-14, d. Pengukuran Kinerja tidak memadai jika total skor kurang dari 9 (0-8). Note: Apabila ada penyimpangan dana, maka point no 14 nilainya 0. Bila point 14 nilainya 0, maka nilai akan langsung menjadi tidak memadai. 5
INSTRUMEN PENGUKURAN KINERJA PENGELOLAAN KEUANGAN KKM Nama KKM : Kecamatan : Desa/Kel. : Kab/Kota : No Aspek Pengukuran Nilai Catatan Kebijakan Keuangan 1 Semua Kebijakan disusun KKM berdasarkan AD/ART 2 KKM menyusun dan menetapkan RKM. Tidak ada pemberian/pemotongan uang kepada/oleh pelaku pamsimas 3 Semua penerimaan dan pengeluaran keuangan diketahui oleh koordinator KKM Sistem Akuntansi 4 Seluruh transaksi penerimaan dan pengeluaran dicatat dan diarsipkan dengan bukti transaksi yang absah. 5 Pencatatan dilakukan tepat waktu dan laporan ditutup tanggal 25 setiap bulan 6 Rekening Bank menggunakan nama Lembaga bukan nama pribadi 7 Dana Kas Satlak Pamsimas hanya boleh dipegang oleh Bendahara Satlak; tidak boleh dititipkan kepada pihak manapun juga atau disimpan dalam rekening apapun. 8 Specimen Rekening Bank di tandatangani 3 orang dari KKM dan satlak 9 Pembayaran dalam jumlah Rp 10.000.000,00 (sepuluh juta rupiah) ke atas menggunakan mekanisme transfer 10 Saldo tunai buku kas sama dengan jumlah dana tunai ditangan bendahara Buku Kas : - Tanggal :... - Jumlah : Rp.... Uang Tunai Di Bendahara: (form Berita Acara Penghitungan Kas- form PK 6) Tanggal :... - Jumlah : Rp.... 6
No Aspek Pengukuran Nilai Catatan 11 Saldo buku bank sama dengan saldo di rekening bank 12 Dana Kas di tangan Bendahara, tidak boleh lebih dari Rp. 2.000.000,00 dan lebih dari 5 hari Pelaporan dan Monitoring 13 Laporan keuangan Bulanan di pasang di papan informasi pada tempat yang strategis. KKM memiliki salinan hasil pengukuran kinerja dan melakukan perbaikan (jika ada) yang disarankan. 14 KKM melakukan pengambilan dana dari rekening KKM berdasarkan RPD yang telah disetujui 15 Reguler KKM membuat Laporan Penggunaan Dana untuk pencairan Tahap II dan III jika penggunaan dana telah mencapai 90%)dan setelah dana 100% digunakan dan kegiatan 100% selesai dilaksanakan. HID KKM membuat Laporan Penggunaan Dana untuk pencairan Tahap II, jika penggunaan dana telah mencapai 90%)dan setelah dana 100% digunakan dan kegiatan 100% selesai dilaksanakan. HIK KKM membuat Laporan Penggunaan Dana untuk pencairan 50% dana APBN di Rek. KKM, jika penggunaan dana telah mencapai 90%) dan setelah dana 100% digunakan dan kegiatan 100% selesai dilaksanakan. Total Skor (TS)...,... -... 20... Fasilitator CD Koordinator KKM (.) (...) 7
INSTRUMEN PENGUKURAN KINERJA PENGELOLAAN KEUANGAN A. Petunjuk Umum 1. Semua pertanyaan diberi nilai 1 untuk Ya dan 0 untuk Tidak 2. Kolom catatan diisi sesuai dengan informasi tambahan sebagai klarifikasi keadaan yang sesungguhnya yang mungkin harus dijelaskan lebih rinci, termasuk apabila ada penyimpangan sejumlah dana. Contoh : Jika nilainya 0 penjelasan catatan sebagai berikut ; Rekening Bank bukan atas nama lembaga Saldo Kas tidak sama dengan saldo tunai di tangan bendahara dan tidak dapat dijelaskan Rekomendasi apa yang akan dilakukan oleh KKM sebagai tindak lanjut fasilitator sehingga nilai berubah 1 dalam pengukuran mendatang. B. Penjelasan Rinci per Item Pertanyaan Aspek Pengukuran 1. Semua Kebijakan disusun KKM berdasarkan AD/ART 2. KKM menyusun dan menetapkan RKM Tidak ada pemberian uang kepada pelaku pamsimas Penjelasan Adalah kebijakan dalam pengelolaan keuangan yang ditetapkan dan harus diterapkan berdasarkan pada AD/ART RKM disusun sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Apabila tidak sesuai dengan ketentuan tersebut, maka nilainya = 0 Tidak ada pemberian sejumlah uang atau pemotongan yang dilakukan oleh pelaku pamsimas termasuk pemberian. Pemotongan yang diperbolehkan adalah hanya untuk pajak, administrasi bank. Apabila ada pemberian/pemotongan kepada pihak yang tidak berhak (misalnya narasumber) maka nilainya: 0 Kedua-duanya harus memenuhi, maka nilainya= 1, apabila salah satu tidak memenuhi, maka nilainya = 0 3. Semua penerimaan dan pengeluaran keuangan diketahui oleh Koordinator KKM Semua penerimaan dan pengeluaran dana di KKM menggunakan Bukti Penerimaan dan Bukti Pengeluaran yang diketahui (ditandatangani) oleh KKM ( koordinator satlak yang ditetapkan). 8
Aspek Pengukuran Penjelasan Jika terdapat satu saja bukti tidak ditandatangani oleh KKM, maka nilainya =0 4. Seluruh transaksi penerimaan dan pengeluaran dicatat dan diarsipkan dengan bukti transaksi yang memadai. 5. Pencatatan dilakukan tepat waktu dan laporan ditutup tanggal 25 setiap bulan 6. Rekening Bank menggunakan nama Lembaga, bukan nama pribadi 7. Dana Kas Satlak Pamsimas dilarang dipegang/dititipkan kepada pihak manapun juga atau disimpan dalam rekening apapun, dan hanya boleh dipegang oleh Bendahara Satlak. Seluruh proses administrasi (notulensi, surat menyurat, pencatatan keuangan, penyajian laporan keuangan dan pengarsipan) dilakukan oleh sekretariat KKM Pencatatan transaksi menggunakan format-format baku standar Fasilitator melakukan cross-check penjumlahan kebawah dan kesamping Seluruh transaksi keuangan harus memiliki bukti pendukung yang memadai (transaksi dengan pihak ketiga harus memiliki bukti pendukung dari pihak ketiga (seperti; Bon, Kwitansi, Nota atau bukti lainnya) Seluruh bukti pendukung harus berisi informasi yang lengkap (contoh: nama barang, jumlah, dan harga satuan) Jika terdapat satu transaksi saja tidak dicatat atau tidak memiliki bukti maka nilainya =0 Pembukuan transaksi dilakukan paling lambat 1 hari setelah Pencatatan transaksi keuangan (keluar atau masuk) dilakukan tepat waktu dan laporan keuangan pada bulan tersebut disajikan (ditutup) pada tanggal 25 setiap bulannya. Apabila salah satu kriteria diatas tidak dilakukan, maka nilainya: 0 Rekening Bank menggunakan nama; KKM... sebagaimana yang tertera dalam surat pencatatan (Notaris), apabila menggunakan nama pribadi nilainya=0 Apabila dipegang atau dititipkan kepada pihak manapun selain bendahara Satlak atau disimpan kedalam rekening pribadi bendahara atau rekening manapun, maka nilainya=0 9
Aspek Pengukuran 8. Pembukaan Rekening Bank (Specimen) di tandatangani oleh 3 orang dari KKM 9. Pembayaran dalam jumlah Rp 10.000.000,00 (sepuluh juta rupiah) ke atas menggunakan mekanisme transfer 10. Saldo tunai buku kas sama dengan jumlah dana tunai ditangan bendahara 11. Saldo buku bank sama dengan saldo di rekening bank 12. Dana Kas di tangan Bendahara, tidak boleh lebih dari Rp. 2 juta 13. Laporan keuangan dan RKM di pasang di papan informasi pada tempat yang strategis 14. KKM melakukan pengeluaran dana berdasarkan RPD yang telah disetujui Penjelasan Penandatanganan rekening bank (spesimen) terdiri dari 3 orang anggota KKM yaitu Koordinator KKM, Bendahara dan Satuan Pelaksana (satlak). Termasuk pada saat penarikan dana dari bank, Bila kurang dari 3 orang nilainya=0 Pembayaran dalam jumlah Rp 10.000.000,00 (sepuluh juta rupiah) ke atas sekaligus dalam satu pembayaran kepada 1 pihak (satu nama) harus melalui transfer baik transfer bank/lembaga perbankan atau kantor pos. Apabila tidak dilakukan melalui transfer maka nilainya=0 Penghitungan kas/dana tunai yang ada di bendahara dicocokkan dengan buku kas, pada tanggal yang sama harus bernilai sama. Penghitungan dilakukan dengan Berita Acara Perhitungan Kas (form PK 6). J ika ada perbedaan (cont oh biaya/penerimaan yang belum dibukukan), buku kas harus diperbaiki. Apabila setelah perbaikan, saldo buku kas berbeda dengan kas tunai,, nilainya 0 Saldo pada buku Bank (catatan sekretariat KKM) harus memasukkan nilai saldo akhir setiap bulan. Untuk itu buku rekening bank harus dicetak sebelum penutupan buku. Apabila saldo tidak sama dengan rekening bank setelah rekonsiliasi, maka nilainya 0 Dana Kas di tangan Bendahara, tidak boleh lebih dari Rp. 2 juta dan tidak lebih dari 5 hari. Apabila jumlah uang di Bendahara lebih dari Rp 2.000.000 selama lebih dari 5 hari dan tidak dapat dijelaskan alasannya, maka nilainya: 0 Laporan Keuangan Bulanan yang disajikan setiap bulan harus dipasang dipapan informasi selambat-lambatnya tanggal 1 bulan berikutnya. Bila tidak ada, maka nilainya: 0 Untuk melakukan pengendalian dalam penggunaan dana, maka untuk pengambilan dana dari rekening bank KKM, harus dilakukan berdasarkan Rencana Penggunaan Dana (RPD) dan disetujui Koordinator KKM dan diperiksa oleh fasilitator,dan DMC Apabila tidak berdasarkan RPD nilainya 0 10
Aspek Pengukuran 15. KKM membuat pembukuan Laporan Pertanggungjawaban Dana (LPD) Penjelasan LPD merupakan dokumen pertanggungjawaban Satlak Pamsimas untuk setiap dana yang telah dicairkan dari Bank.. Reguler: LPD yang diperiksa adalah LPD pada pencairan tahap II dan III dan setelah dana 100% digunakan), HID: LPD yang diperiksa adalah LPD pada pencairan tahap II dan setelah dana 100% digunakan), HIK: LPD yang diperiksa adalah LPD atas penarikan rekening KKM sebesar 50%, I dan setelah dana 100% digunakan), LPD dibuat jika penggunaan dana telah mencapai lebih dari 90%. LPD dibuat oleh Ketua Satlak Pamsimas dan disetujui oleh Koordinator KKM dan diketahui oleh Konsultan kabupaten/kota Jika LPD tidak berdasarkan RPD yang disetujui, maka nilainya=0 Catatan : Semua hasil pemeriksaan akan menjadi dasar Pengukuran Kinerja Pengelolaan Keuangan KKM oleh fasilitator CD terhadap akuntabilitas pengelolaan keuangan KKM dan menjadi bukti sebenar-benarnya terhadap halhal yang berakibat atas validasi data tersebut. Laporan Pengukuran Kinerja Pengelolaan Keuangan yang tidak dikirim sampai dengan 2 (dua) bulan, dianggap fasilitator tidak melakukan pengukuran. 11
PAMSIMAS 2012 Kabupaten : REKAP PENGUKURAN KINERJA PENGELOLAAN KEUANGAN Status per. -.. 20. Form PK 1 No Nama LKM Nama Desa Kecamatan Aspek Pengukuran 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 TS Tingkat Kinerja TS = Total Skor Summary: Sangat Baik :. desa ( %) Memadai :. desa ( %) Tidak Memadai:. desa ( %) Dibuat oleh: Fasilitator CD / DFMS.., / /.. Lokasi, tanggal dilakukan) Diketahui oleh: PMC FM (... ) (..) 12
PAMSIMAS 2012 Kabupaten : RENCANA TINDAK LANJUT dan CAPAIAN TINDAK LANJUT PENGUKURAN KINERJA PENGELOLAAN KEUANGAN KKM Periode :... s/d... 20... Form PK 2 No Nama LKM Desa Kecamatan Tingkat Kinerja (awal) Rencana Tindak Lanjut Aktivitas P.Jawab Capaian tindak lanjut.., / /.. Dibuat oleh Fasilitator CD/DFMS Diketahui oleh PMC FM (... ) (.) Catatan: Penyelesaian tindak lanjut ditindaklanjuti satu bulan berikutnya. (... ) 13
PAMSIMAS 2012 Form PK 3 UJI PETIK PENGUKURAN KINERJA PENGELOLAAN KEUANGAN KKM Oleh... (DFMS/PMC FMS/CMAC)* Periode:... No Nama Desa Nilai dari fasilitator Nilai dari hasil uji petik Sesuai (Y/N) Keterangan.., / /.. Jumlah desa di kab/kota/provinsi*.. :. desa Uji petik oleh. :.% Penilaian sesuai :.% Kesimpulan :.... *: pilih salah satu Dibuat oleh: (... ) 14
PAMSIMAS 2012 RANGKUMAN HASIL PENGUKURAN KINERJA PENGELOLAAN KEUANGAN Status..,.. /. /.. Propinsi: Kab. Kab/Kota Kecamatan Desa Pengukuran oleh Fasilitator DMC PMC Form PK 4 Keterangan 1 2 3 4 5 6 7 Kab. Jumlah Desa Jumlah sangat baik Jumlah memadai Jumlah tidak memadai Dibuat oleh: FMS PMC (.) Catatan 1. Diisi Kab/Kota 2. Diisi Nama Kecamatan 3. Diisi Nama Desa 4. Diisi hasil pengukuran oleh fasilitator (sesuai dengan tingkat kinerja pada form Rekap Pengukuran Kinerja yang dilakukan oleh fasilitator - form PK1) 5. Diisi hasil pengukuran oleh DFMS (sesuai dengan tingkat kinerja pada form Rekap Pengukuran Kinerja yang dilakukan oleh DFMS - form PK3) 6. Diisi hasil pengukuran oleh PMC (sesuai dengan tingkat kinerja pada form RekapPengukuran Kinerja yang dilakukan oleh PMC - form PK3) 7. Keterangan apabila ada kondisi yang perlu dijelaskan SOP PENGUKURAN KINERJA PENGELOLAAN KEUANGAN 15
PAMSIMAS 2012 Propinsi: REKAP PENGUKURAN KINERJA PENGELOLAAN KEUANGAN Status per. -.. 20. Status Update Keterangan Form PK 5 No Kota/Kab Desa Reguler HID HIK Total Desa Sangat Baik Kinerja KKM Memadai Fasilitator 100% Tidak Memadai Sudah Dinilai Desa Belum Dinilai Sudah Selesai Desa Belum Selesai Permasalahan Total Keterangan: Desa sudah selesai dan belum selesai dinilai dari segi fisik/pembangunan infrastruktur. Direkap oleh, (.) CMAC 16
PAMSIMAS 2012 BERITA ACARA Form PK 6 PENGHITUNGAN KAS Pada hari ini (..sebutkan nama hari ) tanggal.bulan.tahun.., jam..wib/witeng/wit, telah dilakukan penghitungan uang/kas di bendahara KKM bertempat di.kkm.desa.kecamatan kabupaten. Hasil penghitungan sebagai berikut: 1. @ Rp 50 sebanyak. koin : Rp. 2. @ Rp 100 sebanyak. koin/lembar : Rp. 3. @ Rp 500 sebanyak. koin : Rp. 4. @ Rp 1000 sebanyak. koin/lembar : Rp. 5. @ Rp 2000 sebanyak lembar : Rp.. 6. @ Rp 5000 sebanyak lembar : Rp.. 7. @ Rp 10000 sebanyak lembar : Rp. 8. @ Rp 20000 sebanyak... lembar : Rp. 9. @ Rp 50000 sebanyak... lembar : Rp. 10. @ Rp 100000 sebanyak lembar : Rp. Jumlah : Rp. Jumlah uang tersebut telah dikembalikan ke kas bendahara KKM setelah penghitungan selesai. Berita Acara ini dibuat dengan sesungguhnya dan untuk dipergunakan sebagaimana mestinya. Dihitung oleh: Bendahara KKM.. Disaksikan oleh: Fasilitator/DMC/PMC/CMAC (..) (..) Diketahui oleh: Koordinator KKM ( ) 17
PAMSIMAS 2012 REKONSILIASI KAS A. Kas di Bendahara (pada saat perhitungan) Rp B. Pengeluaran: 1. No Bukti. Rp. 2. No Bukti.. Rp 3. No Bukti.. Rp. Jumlah pengeluaran kas Rp. C. Jumlah (A+B) Rp... D. Penerimaan kas (penarikan dari bank) 1. Slip Bank tanggal,,,,,,,,.. Rp. 2. Slip Penarikan Bank tanggal Rp Jumlah Penerimaan kas Rp. E. Jumlah (C-D) Rp. F. Saldo Kas pada buku Penerimaan dan Pengeluaran Rp.. G. Selisih Rp 0... Catatan: Form ini digunakan apabila nilai kas di bendahara berbeda dengan saldo kas pada buku penerimaan dan pengeluaran. Form ini dibuat oleh Fasilitator/DFMS/PMC/CMAC pada saat melakukan pengukuran indikator kinerja pengelolaan keuangan. Apabila terdapat selisih atau tidak sama dengan 0 (nol), maka harus dilakukan penelusuran lebih lanjut. Dibuat oleh: (...) 18