Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2005 1. Permulaan 1.1. Nama dan Permulaan Kuatkuasa i. Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2005 ini berkuat kuasa pada 1 Mei 2005 Perintah-perintah Am Bab A (Lantikan dan Kenaikan Pangkat) 1973 dimansuhkan, kecuali Perintah Am 45 dan 49 yang terus terpakai bagi pegawai yang berada dalam Sistem Saraan Jawatan Khas Kabinet 1976 i Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2005 mengadungi tajuk berikut: 1.2. Pemakaian Pelantikan Pengambilan Tarikh Pelantikan Gaji Permulaan Pergerakan Gaji Tahunan Tempoh Percubaan Pengesahan dan Pelanjutan Tempoh Percubaan Kekanan Opsyen KWSP/Pencen Kenaikan Pangkat Pemangkuan dan Penanggungan Kerja Tempoh Percubaan Pengesahan dan Pelanjutan Tempoh Percubaan Kekanan Opsyen KWSP/Pencen Kenaikan Pangkat Pemangkuan dan Penanggungan Kerja Penamatan Perkhidmatan Peletakan Jawatan Pelantikan Pegawai Kontrak Umur Pelbagai i. Tertakluk kepada peruntukan-peruntukan Bahagian X Perlembagaan Persekutuan, Peraturan-Peraturan inihendaklah terpakai bagi semua pelantikan kenaikan pangkat dan penamatan perkhidmatan dalam awam. Tatacara yang dinyatakan dalam Peraturan-Peraturan ini bagi membuat pelantikan ke dalam perkhidmatan awam di bawah bidang kuasa suatu Suruhanjaya hendaklah terpakai bagi semua pelantikan tetap atau sementara, melainkan pelantikan tertentu yang dikecualikan oleh Suruhanjaya. 1
1.3. Tafsiran Kenaikan Pangkat ertinya peningkatan secara hakiki, dari satu gred ke suatu gred yang lebih tinggi, dalam perkhidmatan dan skim, perhidmatan yang sama, dengan kelulusan Lembaga Kenaikan Pangkat Pegawai ertinya semua kategori pegawai yang sedang berkhidmat yang dilantik oleh Suruhanjaya secara tetap, sementara atau kontrak Pelantikan ertinya pelantikan ke dalam perkhidmatan awam oleh Suruhanjaya, secara tetap, sementara atau kontrak termasuklah, perlantikan kali pertama dan pelantikan seorang pegawai yang sedang berkhidmat di dalam mana-mana skim perkhidmatan Pemangkuan ertnya perlaksanaan tugas oleh seorang pegawai, secara sepenuh masa, satu jawatan yang lain yang lebih tinggi daripada gred hakiki pegawai itu, dalam perkhidmatan dan skim perkhidmatan yang sama, dengan kelulusan Lembaga Kenaikan Pangkat Penanggungan kerja ertinya pelaksanaan tugas disamping tugasnya sendiri, bagi satu tempoh yang dinyatakan, satu jawatan lain, yang diluluskan oleh pihak berkuasa berkenaan 2. Pelantikan 2.1. Pelantikan mengikut skim perkhidmatan Semua pelantikan ke dalam perkhidmatan awam hendaklah mengikut syarat yang dinyatakan dalam skim perkhidmatan. Pindaan syarat dalam skim perkhidmatan hendaklah mendapat kelulusan Ketua Pengarah, JPA 2.2. Pelantikan untuk warganegara sahaja Semua calon bagi pelantikan ke dalam perkhidmatan awam mestilah warganegara Malaysia. Bukan warganegara Malaysia boleh dilantik secara kontrak atas kepentingan negara 2.3. Pelantikan semula pegawai tetap yang telah meletak jawatan Pegawai tetap yang meletak jawatan tidak boleh dilantik semula ke dalam perkhidmatan awam kecuali dengan kebenaran khas Suruhanjaya satelah menimbangkan leporan daripada Ketua Jabatan tempat pegawai berkenaan berkhidmat sebelum perletakan jawatanya mengenai sebab peletakan jawatannya. 2.4. Pelantikan semula pegawai yang telah ditamatkan perkhidmatan atau dibuang kerja Pegawai yang ditamatkan perkhidmatan atau dibuang kerja tidak boleh dilantik semula ke dalam perkhidmatan awam kecuali dengan kebenaran khas Suruhanjaya. 2
2.5. Pelantikan pegawai yang sedang berkhidmat Seorang pegawai yang sedang berkhidmat boleh dilantik ke suatu jawatan dalam skim perkhidmatan yang lain jika pegawai itu telah mematuhi syarat yang dikehendaki oleh skim perkhidmatan berkenaan. 2.6. Kembali ke dalam skim perkhidmatan terdahulu Seorang pegawai yang telah disah dalam perkhidmatan terdahulunya sebelum dilantik ke dalam skim perkhidmatan yang lain, apabila gagal disahkan dalam perkhidmatan lain, boleh dibenar kembali ke dalam skim perkhidmatan terdahulu, dengan syarat: Dalam tempoh 3 tahun dari tarikh kuatkuasa dilantik dalam skim perkhidmatan lain, dan Ada kekosongan jawatan Bukan disebabkan kelakuan buruk dipersetujui Ketua Perkhimatan Pegawai berkenaan hendaklah diberi mata gaji yang sama seperti sehari sebelum dilantik ke skim perkhidmatan lain 2.7. Peminjaman pegawai Seoranag pegawai boleh dipinjamkan mana-mana organisasi kerajaan dengan persetujuan pegawai dan Ketua Jabatan dan kelulusan Suruhanjaya. Seorang pegawai perkhidmaan awam negeri boleh dipinjamkan ke Perkhidmatan persekutuan. 2.8. Pertukaran Sementara Seorang pegawai boleh dengan kelulusan Suruhanjaya, dilantik secara pertukaran sementara kepada mana-mana jawatan dalam perkhidmatan awam. 3. Pengambilan 3.1. Tatacara pengambilan Pengambilan pegawai ke dalam perkhidmatan awam hendaklah diiklankan dalam sekurang-kurangnya satu akhbar harian bahasa Melayu dengan menyatakan: Nama jawatan dan taraf lantikan Skim perkhidmatan, Gaji Kelayakan Taraf kewarganegaraan Tarikh tutup permohonan Alamat permohonan perlu dikirimkan 3
3.2. Permohonan daripada pegawai yang sedang berkhidmat Permohonan daripada pegawai yang sedang berkhidmat hendaklah dibuat melalui Ketua Jabatan. Ketua Jabatan hendaklah mengemukakan permohonan berkenaan kepada Suruhanjaya bersama dengan maklumat perkhidmatan dan ulasan Ketua Jabatan samada menyokong atau tidak permohonan berkenaan. 3.3. Tawaran pelantikan oleh suruhanjaya Tawaran jawatan akan dibuat oleh pihak Suruhanjaya melalui Ketua Jabatan. Suruhanjaya boleh mengarahkan Ketua Jabatan supaya membuat tawaran kepada calon yang berjaya bagi pihak Suruhanjaya dan Ketua Jabatan yang diarahkan sedemikian hendaklah menghantar kepada Suruhanjaya satu salinan surata tawaran pelantikan yang telah dikeluarkan oleh Ketua Jabatan itu. Setiap surat tawaran hendaklah menyatakan apa-apa maklumat perkhidmatan yang ditetapkan oleh Suruhanjaya. 3.4. Pemeriksaan dan akuan berkanun i. Setiap calon yang dilantik ke dalam perkhidmatan awam hendaklah mematuhi syarat berikut: Diperiksa dan diakui sihat untuk berkhidmat oleh pengamal perubatan berdaftar Membuat akuan berkanun bahawa dia: o Tidak mampunyai rekod jenayah o Tidak pernah dibuang kerja o bukan penagih dadah o Tidak memiliki kewarganegaraan asing o Tidak bankrap Menandatangani Surat Aku Janji Suruhanjaya boleh membatalkan pelantikan jika calon itu didapati tidak sihat satelah diperiksa oleh pengamal perubatan berdaftar atau tidak mematuhi manamana syarat dalam perenggan 3.4.i. i Apa-apa emolumen akan dibayar bagi maksud 3.4.ii bagi tempoh perkhidmatan terlibat. iv. Pegawai sedang berkhidmat boleh diminta mematuhi itu semula syarat 3.4.i. apabila dilantik ke skim perkhidmatan lain. 4
4. Tarikh pelantikan, Gaji Permulaan dan Pergerakan Gaji Tahunan 4.1. Tarikh Pelantikan Tarikh lantikan ialah tarikh seorang melapor diri untuk mula bertugas. 4.2. Tarikh Pelatikan Tetap bagi pegawai Tarikh lantikan bagi pegawai sementara yang memenuhi syarat dan dilantik ke jawatan tetap, ialah tarikh Suruhanjaya meluluskan pelantikan tetap 4.3. Penetapan Gaji Permulaan i. Suruhanjaya hendaklah menentukan gaji permulaan seorang gaji pegawai. i iv. Jika seorang pegawai yang akan dilantik bagi kali pertama memiliki pengalaman yang relevan dengan jawatan berkenaan, beliau boleh diberikan gaji permulaan yang lebih tinggi berdasarkan satu pergerakan gaji biasa bagi tiap genap satu tahun pengalaman yang releven itu. Pengalaman yang dianggap releven bagi seorang pegawai dalam kumpulan Pengurusan & Profesional ialah pengalaman selepas pegawai mendapat kelayakan (profesional atau akademik) sebagaimana yang ditentukan dalam skim perkhidmatan. Subperaturan 4.3.ii dan 4.3. terpakai bagi pegawai belum disahkan jawatan yang kemudian dilantik ke skim perkhidmatan lain. v. Pegawai telah disahkan dalam perkhidmatan dan dilantik ke skim perkhidmatan lain, gaji permulaan pegawai itu hendaklah pada satu mata gaji yang lebih tinggi sebagaimana yang ditentukan oleh Suruhanjaya. 4.4. Gaji permulaan bagi kes khas Suruhanjaya boleh menentukan gaji permulaan seorang pegawai yang dilantik pada mana-mana mata gaji satelah mengambil kira: Kelayakan khas atau bakat Hal keadaan khas yang berkaitan dengan perlantikan pegawai 5
4.5. Pergerakan Gaji Tahunan Tarikh pergerakan gaji tahunan serang pegawai tetap dan sementara adalah mengikut tarikh lantikan seperti berikut: Tarikh pelantikan Tarikh Pergerakan Gaji 1 Jan 31 Mac 1 Jan tahun berikut 1 April 30 Jun 1 April tahun berikut 1 Julai 30 Sept 1 Julai 1 Okt 31 Dis 1 Okt Pergerakan gaji tahunan seorang pegawai hendaklah berasaskan pencapaian tahunan atau syarat lain yang ditentukan oleh Suruhanjaya. 5. Tempoh Percubaan, Pengesahan Dalam Perkhidmatan dan Pelanjutan Tempoh Percubaan. 5.1. Tempoh Percubaan Pegawai yang dilantik dikehendaki berkhidmat dalam percubaan bagi tempoh 1 hingga 3 tahun. Dalam keadaan khas Suruhanjaya boleh memendekkan tempoh atau mengecualikan tempoh percubaan 5.2. Syarat Pengesahan i. Seorang pegawai dalam percubaan layak disahkan dalam perkhidmatan satelah memenuhi semua syarat yang dinyatakan dalam skim perkhidmatan. i iv. Ketua Jabatan hendaklah mengemukakan kepada Suruhanjaya perakuan dalam tempoh 1 bulan dari tempoh pegawai layak disahkan dalam perkhidmatan. Pegawai boleh memohon kepada Suruhanjaya untuk disahkan jika Ketua Jabatan gagal mengemukakan perakuan seperti perenggan 5.2. Suruhanjaya selepas menerima permohonan seperti di perenggan 5.2.iii akan mejalankan siasatan untuk menentukan kelayakan pegawai. 6
5.3. Pelanjutan tempoh percubaan i. Suruhanjaya boleh melanjutkan tempoh percubaan seorang pegawai sama ada dengan atau tanpa denda. i Pegawai yang tidak disahkan dalam perkhidmatan boleh memohon perlanjutan tempoh percubaan dalam tempoh 3 bulan selepas tamat tempoh percubaan. Ketua Jabatan hendaklah mengemukakan borang permohonan bersama butiran berikut: Sebab pegawai tidak disahkan Syor menyokong (dengan denda atau tidak) atau tidak menyokong Maklumat pegawai yang dikemaskini Tarikh dan keputusan peperiksaan iv. Suruhanjaya hanya akan melanjutkan tempoh percubaan jika ada alasan yang manasabah bagi mempercayai bahawa pegawai berupaya mematuhi syarat pengesahan dan disyorkan oleh Ketua Jabatan. v. Tempoh percubaan boleh dilanjutkan tidak melebihi 2 tahun kecuali dalam keadaan khas 5.4. Tarikh Pengesahan i. Tarikh pengesahan dalam perkhidmatan ialah pada hari pertama selepas tarikh pegawai mematuhi semua syarat yang ditetapkan. Pegawai dianggap berada dalam percubaan sehingga disahkan oleh Suruhanjaya 5.4. Kesan pelanjutan tempoh percubaan dengan denda Seorang pegawai yang tempoh percubaannya dilanjutkan dengan denda hendaklah: Hilang kekanananya Tidak layak mendapat pergerakan gaji Tarikh pergerakan gaji diubah mengikut tarikh pengesahannya 6. Kekananan 6.1. Kaedah penetapan kekanan Kekanan seorang pegawai ditentukan seperti berikut: 32(1)(a)Pegawai dalam gred lantikan mengikut tarikh pegawai dilantik secara tetap 32(1)(b)Pegawai dalam gred kenaikan pangkat tarikh pegawai menyandang gred itu secara hakiki 7
6.2. Kekanan pegawai yang kembali ke dalam skim perkhidmatan terdahulu Pegawai yang kembali ke skim perkhidmatan terdahulu akan hilang kekananan selam atempoh berada di luar skim perkhidmatan terdahulu. 6.3. Kekanan pegawai yang diberikan cuti tanpa gaji Pegawai yang bercuti tanpa gaji hilang kekananan selama tempoh bercuti 7. Opsyen bagi Skim Kumpulan Wang Simpanan Pekerja dan Pemberian Taraf Berpencen 7.1. Opsyen bagi skim kumpulan wang simpanan pekerja Pegawai yang berhasrat memilih skim KWSP hendaklah melaksanakan opsyennya dengan menggunakan borang yang telah ditetapkan. 7.2. Pemberian taraf berpencen Pegawai yang tidak memilih skim KWSP layak diberi taraf berpencen mengikut undangundang pencen 8. Kenaikan Pangkat, pemangkuan dan penanggungan kerja 8.1. Asas kenaikan pangkat i. Kenaikan pangkat seorang pegawai adalah berasaskan merit. Dalam menimbangkan kenaikan pangkat seorang pegawai, Lembaga Kenaikan Pangkat mengambil kira: Kecekapan dan prestasi kerja Kelayakan, pengetahuan, kemahiran dan pengalaman Sifat peribadi keutuhan, potensi, kepimpinan Kegiatan luar dan sumbangan 8.2. Syarat kenaikan pangkat Seorang pegawai boleh dipertimbangkan bagi kenaikan pangkat jika pegawai itu telah mematuhi semua syarat yang dinyatakan dalam skim perkhidmatan dan terdapat kekosongan jawatan melainkan jika skim perkhidmatan memperuntukkan selainnya. 8.2. Kenaikan pangkat pegawai yang dalam pinjaman atau pertukaran sementara Pegawai dalam pinjaman atau pertukaran sementara hendaklah dipertimbangkan dalam apa-apa urusan kenaikan pangkat yang dibuat yang berhubungan dengan skim perkhidmatan hakiki. 8
8.3. Pengiklanan kekosongan jawatan kenaikan pangkat i. Jemputan untuk memohon jawatan kenaikan pangkat boleh dibuat melalui pekeliling jabatan jika perlu diisi oleh pegawai berkelayakan di jabatan tertentu sahaja. i Sekiranya tidak perlu diiklankan, Ketua Jabatan hendaklah membuat perakuan pegawai yang layak. Ketua Jabatan boleh memperakukan kepada Suruhanjaya syarat tambahan bagi urusan kenaikan pangkat berkenaan agar memperolehi suatu bilangan yang manasabah akan pegawai yang berkelayakan bersesuaian. 8.4. Tarikh kenaikan pangkat i. Tarikh kenaikan pangkat ialah tarikh yang ditentukan oleh Lembaga Kenaikan Pangkat. i Tarikh kenaikan pangkat Tidak boleh lebih awal daripada tarikh kekosongan atau tarikh layak dinaikkan pangkat. Tarikh kenaikan pangkat tidak boleh lebih awal dari tarikh dilulus memangku atau tarikh jawatan hakiki itu kosong. 8.5. Penetapan gaji kenaikan pangkat i. Gaji yang diterima oleh pegawai yang dinaikkan pangkat hendaklah lebih tinggi daripada gaji akhir yang diterima dalam gred terdahulu. i iv. Perbezaan antara gaji akhir dalam gred terdahulu dan gaji baru dalam gred kenaikan pangka hendaklah sama atau lebih daripada satu pegerakan gaji biasa dalam gred terdahulu. Jika tarikh kenaikan pangkat yang sama dengan tarikh pergerakan gaji pergerakan gaji jawatan terdahulu hendklah diberi sebelum penetapan gaji baru. Penetapan gaji bagi pegawai yang naik pangkat adalah seperti berikut: Kedudukan gaji Gaji akhir gred dahulu < Gaji minima dalam gred naik pangkat, dan Perbezaannya satu pergerakan gaji biasa dalam gred dahulu Gaji akhir gred dahulu < Gaji minima gred naik pangkat, dan Perbezaannya < satu pergerakan gerakan gaji biasa dalam gred dahulu Gaji akhir gred dahulu > Gaji minima gred naik pangkat Tarikh naik pangkat sama dengan tarikh pergerakan gaji jawatan lama Penetapan gaji (naik pangkat) Diberi gaji minima pada gred naik pangkat Diberi mata gaji selepas mata gaji minima dan beza gaji baru dan gaji lama adalah sama atau lebih satu pergerakan biasa gaji dalam gred dahulu Diberi satu mata gaji lebih tinggi berhampiran gaji akhir dan beza gaji baru dan gaji lama adalah sama atau lebih satu pergerakan biasa gaji lama diberi pergerakan gaji jawatan lama (jika ada), selepas itu tentukan mata gaji baru 9
8.5. Tarikh pergerakan gaji jawatan kenaikan pangkat Tarikh pergerakan gaji jawatan naik pangkat ditentukan mengikut tarikh kenaikan pangkat seperti diperenggan 4.5.. 9. Penamatan perkhidmatan dan perletakan jawatan 9.1. Penamatan perkhidmatan pegawai yang belum disahkan Pegawai yang belum disahkan dalam jawatan boleh ditamatkan perkhidmat jika beliau: Menyembunyikan maklumat kesihatan Membuat akuan palsu (akuan berkanun) Tidak menandatangani Aku Janji Memalsukan dokumen pelantikannya Gagal tapisan keselamatan 9.2. Penamatan perkhidmatan pegawai yang gagal disahkan i. Pegawai pada pelantikan pertama yang gagal untuk disahkan dalam perkhidmatan boleh ditamatkan perkidmatan. i Pegawai telah disahkan dalam perkhidmatan terdahulu tetapi gagal disahkan dalam perkhidmatan baru, boleh dibersarakan jika telah dimasukkan dalam perjawatan berpencen dalam skim perkhidmatan terdahulu. Pegawai telah disahkan dalam perkhidmatan terdahulu tetapi gagal disahkan dalam perkhidmatan baru dan tidak dapat kembali ke skim perkhidmatan terdahulu hendaklah ditamatkan perkhidmatan. 9.3. Kuasa menamatkan perkhidmatan Kuasa yang boleh menamatkan perkhidmatan pegawai hendaklah tidak rendah daripada pihak berkuasa melantik 9.4. Peluang untuk menunjukkan sebab Perkhidmatan seorang pegawai tidak boleh ditamatkan di bawah peraturan 9.1 dan 9.2. melainkan jika pegawai itu telah diberi peluang menunjukkan sebab mengapa perkhidmatannya tidak boleh ditamatkan dalam tempoh tidak kurang daripada 14 hari dari tarikh terima notis. 10
9.5. Notis penamatan perkidmatan i. perkhidmatan seorang pegawai boleh ditamatkan selepas memberinya notis bertulis atau membayarnya sebulan gaji sebagai ganti notis jika: a. pegawai tidak memberi jawapan kepada notis untuk menunjukkan sebab di bawah peraturan 9.4. dalam tempoh yang tetapkan dan b. Yang di-pertuan Agong berpuashati bahawa tiada sebab munasabah wujud untuk tidak menamatkan perkhidmatan pegawai itu. bagi maksud peraturan 9.1. dan 9.2.tempoh notis bertulis yang dinyatakan adalah 30 hari. i tempoh notis bertulis bagi pegawai yang dilantik selain pelantikan tetap hendaklah: a. mengikut syarat pelantikan pegawai berkenaan, atau b. 30 hari jika tempoh itu tidak diperuntukkan dalam syarat perlantikan 9.6. Notis perletakan jawatan i. seorang pegawai yang berhasrat untuk meletakkan jawatan hendaklah mengemukakan notis bertulis: a. mengikut syarat pelantikan pegawai berkenaan (bagi pegawai yang dilantik selain daripada pelantikan tetap) atau 30 hari sebelum perletakan jawatan atau sebulan gaji sebagai ganti notis jika tempoh tidak dinyatakan dalam syarat lantikan; b. bagi seorang pegawai dalam percubaan, 30 hari sebelum perletakan jawatan itu berkuatkuasa atau sebulan gaji sebagai ganti notis, dan c. bagi seorang pegawai yang telah disahkan dalam perkhidmatan, 90 hari sebelum perletakan jawatan itu berkuatkuasa atau sebulan gaji sebagai ganti notis. i Notis perletakan jawatan hendaklah dihantar kepada Ketua Perkhidmatan melalui Ketua Jabatan. Ketua Perkhidmat hendaklah memaklumkan Suruhanjaya yang berkenaan. Ketua Perkhidmatan akan menghantar surat akuan terima kepada pegawai berkenaan melalui Ketua Jabatan 11
9.7. Kuat kuasa notis perletakan jawatan i. Peletakan jawatan berkuatkuasa sehari selepas hari akhir notis diberikan oleh pegawai itu tamat. Peletakan jawatan yang telah berkuat kuasa tidak boleh ditarik balik. 9.8. Memendekkan notis perletakan jawatan Ketua Jabatan boleh membenarkan tempoh notis dipendekkan: Pegawai itu menyandang mana-mana jawatan dalam suatu pihak berkuasa berkanun, pihak berkuasa tempatan atau agensi yang diluluskan Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam. Pegawai atau pasangan atau anak atau ibu bapa menghadapi masalah kesihatan Pegawai itu menghadiri kursus atau latihan yang diluluskan oleh pihak berkuasa yang berkenaan Sebab lain yang diluluskan oleh Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam 9.9. Peletakan jawatan tidak perlu Seorang pegawai perkhidmatan awam (bertaraf tetap atau sementara), yang dilantik ke dalam perkhidmatan lain dalam perkhidmatan awam tidak dikehendaki meletakkan jawatan dengan syarat permohonan pegawai itu untuk dikemukakan mengikut peraturan 3.2. dan disokong oleh Ketua Jabatannya. 10. Pelantikan pegawai kontrak Suruhanjaya boleh melantik pegawai kontrak mengikut peraturan yang dinyatakan dalam Pekeliling Perkhidmatan Bil 2 tahun 2003. 12
11. Umur 11.1. Umur dan tarikh lahir Jika sesuatu skim perkhidmatan menetapkan keperluan umur, maka umur yang dimaksudkan ialah umur mengikut kelendar Gregorian. Umur seorang kakitangan ditentukan seperti berikut: Tarikh lahir sebenar diketahui Umur mengikut tarikh berkenaan Hanya bulan diketahui Umur mengikut hari terakhir bulan itu Hanya tahun diketahui Umur mengikut 31 Disember tahun itu Lahir pada 29 Februari Tarikh lahir ialah pada 1 Mac jika tahun berkenaan tiada 29 Feb. 11.2. Umur persaraan Umur persaraan bagi seorang pegawai adalah seperti yang ditetapkan oleh undangundang pencen. 13