PERANCANGAN DATABASE PADA SIKLUS PENDAPATAN DAN SIKLUS PENGELUARAN (STUDI KASUS PADA TOKO SHINTA TEKSTIL/KORDEN KUDUS) Valentina Stefany Muljono Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen Satya Wacana, Salatiga Pendahuluan Seiring dengan berkembangnya waktu, sebuah perusahaan sering kali mengalami kesulitan ketika perusahaan itu semakin berkembang. Kondisi demikian menuntut agar setiap karyawan memiliki tugas yang terstandar dan tidak saling lempar tanggung jawab yang membuat kegiatan operasional perusahaan berjalan lambat. Dengan demikian, sistem informasi sangat diperlukan dalam menjalankan aktivitasnya. Dalam sistem informasi akuntansi terdapat 5 (lima) siklus transaksi, dua dari lima siklus tersebut adalah siklus pendapatan dan pengeluaran. Siklus pendapatan ini terdiri dari penerimaan pesanan barang atau jasa dari pelanggan, pengiriman barang atau jasa kepada pelanggan, penagihan kepada pelanggan, dan penerimaan kas (Krismiaji 2002:269). Siklus pengeluaran ini terdiri dari pembelian, penerimaan barang, pencatatan utang dan pelunasan utang, dan pengeluaran kas (Krismiaji 2002:319). 1
Toko Shinta adalah salah satu perusahaan dagang yang berkembang pesat. Toko Shinta merupakan bentuk usaha yang bergerak di bidang dagang yang menjual berbagai macam kebutuhan rumah tangga seperti sprey, bedcover, korden, pakaian, tas dan kain. Pemasaran produk langsung kepada pelanggan. Aktivitas operasional di Toko Shinta pada alir dokumen dilakukan secara manual dan juga semakin banyaknya transaksi yang ada sehingga aktivitas operasional di Toko Shinta masih sangat terbatas dan membutuhkan pengontrolan terhadap dokumen-dokumen yang ada. Alir dokumen di Toko Shinta yaitu dokumen permintaan pesanan, penjualan produk, pembelian barang, dan pengontrolan barang. Dalam proses pencatatan pendapatan dan pengeluaran secara komputerisasi maka diperlukan perancangan database yang baik. Database ini digunakan untuk menyimpan semua data yang berkaitan dengan proses transaksi yang dilakukan oleh Toko Shinta yang dapat menghasilkan informasi yang baik dan berguna untuk pengelolaan perusahaan. Pencatatan yang dilakukan belum dilakukan dengan aplikasi program tertentu yang mendukung yang dapat memungkinkan terjadinya kesalahan pada aktivitas tersebut. Untuk itu Toko Shinta memerlukan rancangan database dalam pencatatan siklus pendapatan dan pengeluaran. Database yang dapat diterapkan dalam Toko Shinta adalah dengan menggunakan Microsoft Access 2007. Penelitian ini berfokuskan pada perancangan dua siklus transaksi, dikarenakan dua siklus tersebut merupakan aktivitas utama yang mendukung jalannya aktivitas operasi suatu perusahaan tersebut dan karena peneliti tertarik 2
untuk melihat aktivitas operasional yang dijalankan oleh perusahaan dalam penggunaan sistem informasi manual, memperkenalkan perancangan sistem berbasis terkomputerisasi. Pentingnya perancangan database supaya memudahkan dalam kegiatan aktivitas dan mengurangi risiko kesalahan yang terdapat dalam siklus pendapatan dan pengeluaran, mendorong peneliti untuk melakukan penelitian hanya berfokus pada perancangan database siklus pendapatan dan pengeluaran. Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas masalah yang terjadi adalah bahwa siklus pendapatan dan pengeluaran pada Toko Shinta membutuhkan perancangan database sehingga masing-masing bagian dapat menjalankan fungsinya dengan maksimal dan aktivitas-aktivitas operasional pada Toko Shinta menjadi lancar. Persoalan Penelitian Berdasarkan latar belakang masalah dan masalah penelitian, dapat diidentifikasikan persoalan penelitian adalah bagaimana perancangan database dengan mengunakan Microsoft Access 2007 berkaitan dengan siklus pendapatan dan pengeluaran Toko Shinta? 3
Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini untuk membuat rancangan database pada siklus pendapatan dan pengeluaran Toko Shinta dengan menggunakan Microsoft Access 2007. Sehingga Sistem Keuangan Toko Shinta memiliki pedoman operasional yang digunakan untuk memastikan semua keputusan dan tindakan, serta penggunaan fasilitas-fasilitas proses yang dilakukan oleh anggota-anggota organisasi berjalan secara efektif, konsisten, standar dan sistematis. Manfaat Penelitian Ada beberapa manfaat dari penelitian ini, yaitu: 1. Bagi Toko Shinta: hasil penelitian ini dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan atau masukan-masukan serta memberikan proses pencatatan yang efektif dan efisien. 2. Bagi Penulis: hasil penelitian ini dapat memberikan pengalaman dalam perancangan database dan tentang Microsoft Access 2007. Batasan Penelitian Di dalam penelitian ini informasi yang didapat peneliti terkait siklus pendapatan dan siklus pengeluaran hanya untuk barang dagang saja, bahan pembantu tidak termasuk didalamnya. 4
Kajian Teori Perancangan Perancangan adalah sebuah proses penterjemahkan kebutuhan pemakai informasi ke dalam alternatif rancangan sistem informasi yang diajukan kepada pemakai informasi untuk dipertimbangkan (Mulyadi, 2001:51). Perancangan merupakan tahapan dari analisis sistem dimana pada perancangan sistem digambarkan rancangan sistem yang dibangun sebelum dilakukan pengkodean kedalam suatu aplikasi (Jogiyanto, 2002). Database Menurut Romney dan Steinbart (2006:95) database adalah suatu gabungan file yang saling berhubungan dan dikoordinasi secara terpusat. Menurut Krimiaji (2002:94) database adalah kumpulan file-file yang membentuk satuan data yang besar. Tahap-tahap Perancangan Database Menurut Krismiaji (2002:142) perancangan sebuah database pada dasarnya melibatkan enam tahap yang bersifat repetitif (berulang). Tahap-tahap tersebut adalah sebagai berikut: 5
1. Perencanaan (Planning) Tahap pertama dalam merancang sebuah database adalah membuat perencanaan untuk menentukan kebutuhan dan kelayakan perancangan sistem database yang baru. Tujuannya adalah untuk memastikan apakah sistem yang diusulkan secara teknologi dan secara ekonomi layak atau tidak. Jika layak, maka proyek harus dilanjutkan ke tahap kedua, yaitu penetapan persyaratan database. 2. Analisis Persyaratan (Requirement Analysis) Tahap ini mencakup penentuan lingkup sistem database yang diusulkan, menentukan persyaratan perangkat keras dan perangkat lunak, dan mengidentifikasi kebutuhan informasi para pemakai. Lingkup proyek harus dikonsultasikan terlabih dahulu dengan manajemen dan mencerminkan kebutuhan informasi organisasi, dan tujuan/sasaran stategik. 3. Perancangan Tahap ketiga dari proses perancangan database adalah perancangan. Perancangan mencakup perancangan logis dan perancangan fisik. Kegiatan pokok dalam perancangan logis adalah melengkapi external level schema dan menerjemahkan persyaratan data para pemakai dan program aplikasi ke dalam conceptual level schema. Selain itu, pada tahap ini juga dilakukan penetapan 6
primary key dan secondary key. Perancangan Fisik (Physical Design) adalah mengubah hasil rancangan konsep ke dalam struktur penyimpanan fisik. Pertama, skema tingkat konseptual diterjemahkan ke dalam skema level internal. Kedua, membuat kamus data (data dictionary). Ketiga, menentukan jenis data yang akan disimpan dan diakses secara fisik. 4. Pemrograman (Coding) Tahap keempat dalam perancangan database adalah menterjemahkan skema fisik ke dalam struktur database yang akan menjadi sistem final. Pada tahap ini pula dilakukan pembuatan program komputer atau program aplikasi yang baru, atau modifikasi program aplikasi yang telah ada sebelumnya. Hal yang perlu diperhatikan pada tahap ini adalah analisis secara hati-hati tentang alternatif rancangan. 5. Implementasi Tahap kelima dalam perancangan database adalah implementasi. Tahap implementasi mencakup seluruh aktivitas yang berhubungan dengan penerapan dan penggunaan sistem database yang baru. Kegiatan implementasi ini meliputi transfer data dari file yang lama ke dalam sistem database baru, menyusun program aplikasi baru dan memodifikasi program aplikasi yang lama, dan melatih karyawan tentang cara menggunakan sistem database yang baru. 7
6. Operasi dan Pemeliharaan Tahap terakhir dalam perancangan database adalah operasi dan pemeliharaan. Tahap ini mencakup seluruh aktivitas yang berkaitan dengan pelaksanaan (penggunaan) dan pemeliharaan sistem database yang baru. Kegiatan ini mencakup pemantauan kinerja dan kepuasan pemakai terhadap sistem baru agar dapat menentukan perlu tidaknya sistem tersebut direvisi atau dimodifikasi. Menurut Romney dan Steinbart (2006:95) sistem database dibangun untuk mengatasi masalah yang berhubungan dengan pertumbuhan file utama. Model Data REA (Resource Event Agent) Menurut Romney dan Steinbart (2006:134) Model data REA secara khusus depergunakan dalam desain database Sistem Informasi Akuntansi (SIA) sebagai alat pembuatan model konseptual yang fokus pada aspek semantik bisnis yang mendasari aktivitas rantai nilai suatu organisasi. Model data REA memberikan petunjuk dalam desain database dengan cara mengidentifikasi entitas apa yang seharusnya dimasukkan ke dalam database SIA, dan dengan cara menentukan bagaimana membuat struktur antar entitas dalam database tersebut. Menurut Krismiaji (2002:145) Pembuatan model data adalah proses mendefinisikan sebuah database sehingga database benar-benar mengekspresikan seluruh komponen kunci sebuah lingkungan organisasi. Yang dimaksud dengan 8
model adalah penyederhanaan suatu masalah. Tujuan dibuatnya sebuah model data adalah agar sistem dapat merekam dan menyimpan data tentang setiap aktivitas bisnis yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengevaluasi kegiatan perusahaan. Pembuatan model data ini terjadi pada tahap analisis persyaratan (tahap kedua) dan tahap perancangan logis (tahap ketiga) pada perancangan database. Dua jenis alat yang digunakan oleh para akuntan untuk melaksanakan pembuatan model data adalah model data REA dan diagram Entity-Relationship. Model data ini digunakan dalam merancang sebuah database. REA adalah sebuah akronim yang menunjukkan bahwa model data ini berisi informasi tentang tiga jenis obyek yang sangat fundamental, yaitu: Resources (sumberdaya) yang dibeli dan digunakan oleh organisasi, Events (kejadian/transaksi) yang terjadi dalam sebuah organisasi, dan Agents (individu) yang berpartisipasi dalam events. Istilah resources (sumberdaya) meliputi semua identifiable object yang memiliki nilai ekonomi bagi organisasi. Sebagian besar obyek yang secara tradisional oleh akuntan dikelompokkan ke dalam kelompok aktiva (kas, persediaan barang, pemasok, gudang, pabrik, dan lain-lain) pada dasarnya merupakan sumber daya. Istilah event jika diartikan secara luas mencakup semua aktivitas bisnis. Dengan demikian dalam model data REA tidak hanya terbatas pada transaksi yang nantinya akan dicatat dalam jurnal. Pengertian events juga meliputi transaksi bisnis lainnya yang tidak secara normal dicatat dalam jurnal. Dengan demikian, maka yang disebut event adalah kejadian ekonomi yang secara langsung mempengaruhi sumber daya perusahaan. Istilah agent mencakup 9
sekelompok orang dalam organisasi yang mengumpulkan data untuk membantu merencanakan, mengawasi, dan mengevaluasi kinerja aktivitas bisnis. Contoh agent antara lain adalah karyawan, pemasok, pelanggan, dan lain-lain. Ada empat jenis hubungan antar entity yang menunjukkan kardinalitas maksimum, yaitu : 1. Hubungan satu ke satu (1 : 1) 2. Hubungan satu ke banyak (1 : n) 3. Hubungan banyak ke satu (n : 1) 4. Hubungan banyak ke banyak (n : n) Siklus Pendapatan Menurut Bodnar dan Hopwood (2006:9) siklus pendapatan merupakan kejadian yang terkait dengan distribusi barang dan jasa ke entitas lain dan pengumpulan kas yang terkait dengan distribusi tersebut. Menurut Krismiaji (2002:269) mendefinisikan siklus pendapatan adalah serangkaian kegiatan bisnis yang terjadi secara berulang dan kegiatan pengolahan informasi, yang berhubungan dengan penyerahan barang dan jasa tersebut. Dari beberapa definisi diatas, dapat diambil kesimpulan bahwa siklus pendapatan adalah suatu kejadian aktivitas yang terkait dengan penjualan dan perolehan kas. Siklus ini mencatat 4 aktivitas/kejadian ekonomi, yaitu: 10
1. Penerimaan pesanan barang atau jasa dari pelanggan, dicatat dengan menggunakan sistem aplikasi pengolahan pesanan. 2. Pengiriman barang atau jasa kepada pelanggan, dicatat dengan menggunakan sistem aplikasi pengiriman. 3. Penagihan kepada pelanggan, dicatat dengan menggunakan sistem aplikasi penagihan. 4. Penerimaan kas dari pembeli (baik dari penjualan tunai maupun pelunasan piutang), dicatat dengan menggunakan sistem aplikasi penerimaan kas. Siklus Pengeluaran Menurut Bodnar dan Hopwood (2006:9) siklus pengeluaran merupakan kejadian yang terkait dengan perolehan barang dan jasa dari entitas lain serta pelunasan kewajiban terkait dengan perolehan barang dan jasa tersebut. Menurut Krismiaji (2002:319) mendefinisikan siklus pengeluaran adalah serangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pengolahan data yang berhubungan dengan pembelian dan pembayaran atas barang dan jasa yang dibeli. Dari beberapa definisi diatas, dapat diambil kesimpulan bahwa siklus pengeluaran adalah suatu kejadian aktivitas yang terkait dengan pembelian dan perolehan barang dan jasa. 11
Dalam siklus pengeluaran yang merupakan siklus kedua dari siklus kegiatan pokok perusahaan, terkait empat kejadian ekonomi atau transaksi akuntansi, yaitu pembelian, penerimaan barang, pencatatan utang dan pelunasan utang. Dalam melaksanakan keempat transaksi tersebut, perusahaan menggunakan empat subsistem, yaitu sistem pembelian, sistem penerimaan, sistem pencatatan utang dan sistem pengeluaran kas. Dalam siklus ini, pihak eksternal yang terlibat adalah pemasok, sedangkan pihak internal yang terkait adalah siklus produksi, siklus pendapatan, dan siklus buku besar dan pelaporan. Bentuk interaksi antara siklus pengeluaran dan siklus lainnya adalah siklus pengeluaran menerima pemberitahuan dari siklus pendapatan dan sistem produksi tentang kebutuhan barang dan bahan baku, dan juga memberitahu kapan barang tersebut harus diterima. Siklus pengeluaran juga mengirimkan data biaya ke siklus buku besar dan pelaporan untuk dimasukkan ke dalam laporan keuangan dan laporan kinerja. Metode Penelitian Satuan Analisis dan Satuan Pengamatan Satuan analisis dalam penelitian ini adalah Toko Shinta Tekstil/Korden yang beralamatkan di Jl. Jendral Sudirman 10 A, Kudus-Jawa Tengah. Sedangkan satuan pengamatan dalam penelitian ini adalah siklus pendapatan dan siklus pengeluaran. 12
Jenis dan Sumber Data Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan sekunder. Adapun jenis data primer yang diambil adalah hasil wawancara dan observasi berkaitan dengan siklus pendapatan dan siklus pengeluaran misalnya struktur organisasi, sistem pendapatan meliputi transaksi penjualan dan penerimaan kas, sistem pengeluaran meliputi transaksi pembelian dan pengeluaran kas. Data sekundernya adalah semua dokumen yang terkait dengan siklus pendapatan dan pengeluaran antara lain: laporan pembelian barang, laporan penjualan serta daftar pelanggan, daftar harga, dan data pegawai. Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data dengan menggunakan wawancara kepada pemilik dan pegawai yang bertujuan untuk mengembangkan hubungan dengan pelanggan, mengobsevasi aktivitas siklus pendapatan dan siklus pengeluaran, serta untuk mengumpulkan data-data yang berhubungan dengan kelengkapan informasi. Selain itu juga dilakukannya observasi guna memperoleh pandangan-pandangan mengenai apa yang sebenarnya dilakukan dan melihat langsung keterkaitan diantara para pembuat keputusan didalam organisasi. 13
Teknik dan Langkah-langkah Analisis Microsoft Office Access 2007 Menurut Hasym (2009) Microsoft Access merupakan sistem manajemen database dari microsoft untuk merancang dan mengelola database. Menurut buku Microsoft Access 2007 terbitan Andi (2007:3) Microsoft Access merupakan program database yang sudah populer dan banyak digunakan saat ini. Ini dikarenakan oleh kemudahannya dalam pengolahan berbagai jenis database serta hasil akhir berupa laporan dengan tampilan dengan desain yang lebih menarik. Dalam Microsoft Office Access 2007, akan menemukan tampilan yang berbeda dengan versi sebelumnya dengan pengoperasian yang lebih mudah, tetapi tidak mengubah fungsi dari versi sebelumnya. Microsoft Access 2007 menyediakan sekumpulan tombol yang dapat digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan cepat. Dari beberapa definisi diatas, dapat diambil kesimpulan bahwa Microsoft access adalah suatu aplikasi dengan data-data yang ada dan saling berhubungan yang digunakan untuk sebuah perancangan database. Microsoft Access (2007:11) Berbeda dengan materi Microsoft Access lainnya, dalam pengoperasiannya. Microsoft Access hanya mampu digunakan untuk mengolah satu file database. Tabel merupakan tempat untuk menyimpan data yang telah diolah dan mempunyai suatu tema tertentu, misalnya data siswa, data pegawai, dan sebagainya. Tabel terdiri dari beberapa bagian sebagai berikut: 14
Field, merupakan tempat data atau informasi dalam kelompok sejenis yang dimasukkan atau diinputkan pada bagian kolom tabel. Record, merupakan kumpulan dari beberapa field yang saling berhubungan tersimpan dalam bentuk baris pada tabel. Satu tabel bisa terdiri dari beberapa record sekaligus. Dalam mengoperasikan data pada tabel dalam database didukung oleh lima objek database lainnya, yaitu: Query adalah objek database yang berfungsi untuk menampilkan, menyunting dan menganalisis suatu data dengan cara lain. Form adalah objek database yang digunakan untuk membuat kontrol-kontrol untuk proses memasukkan, memeriksa dan memperbarui data. Report adalah objek yang digunakan untuk menampilkan data yang telah diformat sesuai dengan ketentuan yang pernah diberikan. Teknik analisis di dalam penelitian ini menggunakan teknik analisis deskriptif kualitatif, dimana teknik analisis ini menggambarkan dan menghubungkan suatu fenomena dengan fenomena yang lain untuk menganalisis semua data yang telah diperoleh. Langkah-langkah analisis sistem informasi yang hendak dilakukan penulis yaitu: a. Mengidentifikasi Entitas. 15
b. Menganalisis Kardinalitas. c. Merancang: Tabel, Query, Form, Report, dan Menu Switchboard. Hasil Penelitian dan Pembahasan Gambaran Objek Penelitian Toko Shinta merupakan suatu jenis perusahaan dagang yang menjual kebutuhan rumah tangga seperti sprey, bedcover, korden, pakaian, tas, dan kain. Toko Shinta berdiri sejak kurang lebih tahun 1990. Toko ini berlokasi di Jl. Jendral Sudirman 10 A Kudus. Toko Shinta didirikan oleh Bapak Untung Mulyono yang merupakan pemilik dari toko tersebut. Pada mulanya Bapak Untung Mulyono berjualan di pasar. Karena semakin ketatnya persaingan bisnis, Bapak Untung Mulyono memutuskan untuk membuka dan membangun toko sendiri yang sekarang berlokasi di Jl. Jendral Sudirman 10 A Kudus. Tempat nya cukup strategis karena dekat dengan perkotaan. Setelah Toko Shinta mulai berkembang, toko yang didirikan oleh Bapak Untung Mulyono rencananya akan diberikan kepada anaknya yang dipercayai untuk mengelola toko tersebut. Kegiatan Operasional Toko Shinta dilakuakan setiap hari senin sampai dengan hari minggu, dimana jam kerja dimulai pada pukul 08.00 sampai dengan pukul 20.00. Tetapi pada hari minggu jam kerja dimulai pada pukul 09.00 sampai dengan pukul 14.00. Didalam pencatatan transaksi pendapatan maupun transaksi pengeluran ditangani oleh bagian keuangan yang sekaligus merangkap sebagai 16
bagian administrasi penjualan. Sistem pencatatan pada siklus pendapatan dan siklus pengeluaran menggunakan sistem manual atau belum menerapkan sistem yang terkomputerisasi. Sistem pembayaran atas transaksi penjualan barang dilakukan dengan cara tunai atau kredit. Toko Shinta melayani pembelian secara eceran maupun banyak. Pemilik selalu terlibat dengan aktivitas pembelian. Struktur Organisasi Struktur organisasi merupakan gambaran secara sistematis tentang hubungan orang-orang yang berada dalam suatu organisasi. Struktur organisasi pada Toko Shinta adalah sebagai berikut : Pemilik Bag Keu dan Admin Bag Gudang Bag Penjualan Gambar 1 Stuktur Organisasi Toko Shinta Tekstil/Korden 17
Job Description 1. Pemilik Membuat keputusan tentang kegiatan yang akan dilakukan perusahaan. Mengkoordinir perusahaan secara keseluruhan baik intern maupun ekstern. Mengadakan hubungan dengan pihak luar dan mengesahkan surat-surat yang mempunyai hubungan dengan perusahaan. Memantau seluruh kegiatan perusahaan secara keseluruhan. Membuat laporan tentang kegiatan perusahaan secara keseluruhan. Memesan barang yang diperlukan. Bertanggungjawab atas barang yang dibuat. 2. Bag Keuangan dan Administrasi Bertanggungjawab terhadap keuangan perusahaan. Membuat laporan keuangan yang ada dalam perusahaan. Mengkoordinir keuangan yang diperlukan untuk pembelian bahan baku. Mengurus masalah pembayaran gaji pegawai. Membuat laporan keuangan yang ditunjukkan kepada Kabag Keuangan. 3. Gudang Menerima barang dari supplier. Menyimpan barang. Mencatat barang yang keluar dan barang yang masuk. 4. Bag Penjualan Memasarkan barang sesuai dengan daerah yang ditentukan. Bertanggungjawab atas adanya piutang pada pelanggan. 18
Rangkaian Aktivitas Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran Siklus Pendapatan 1. Siklus dimulai ketika pelanggan datang sendiri ke toko yang kemudian dicatat oleh bagian administrasi penjualan yang sekaligus merangkap sebagai bagian administrasi keuangan. 2. Bagian administrasi penjualan kemudian melakukan pencatatan barang apa yang dibeli pelanggan. Selanjutnya bagian administrasi penjualan memberikan konfirmasi kepada pelanggan apakah pelanggan akan melakukan pembayaran secara tunai atau kedit. 3. Selanjutnya bagian administrasi penjualan membuat form pengambilan barang rangkap dua, nota penjualan rangkap tiga. Form pengambilan barang rangkap pertama dan nota penjualan rangkap kedua disimpan oleh bagian adminitrasi penjualan, form pengambilan barang rangkap kedua dan nota penjualan rangkap ketiga diserahkan bagian gudang untuk dicocokkan apakah barang yang dibeli pelanggan telah sesuai, dan notanota tersebut disimpan bagian gudang untuk sebagai arsip. 4. Setelah bagian gudang menerima form pengambilan barang rangkap kedua dan nota penjualan rangkap ketiga dan barang pelanggan telah sesuai, selanjutnya bagian gudang menyerahkan barang ke pemilik untuk dicatat. 5. Setelah bagian gudang menyerahkan barang ke pemilik untuk dicatat, bagian administrasi memberikan nota penjualan rangkap ketiga ke pemilik untuk sebagai bukti penjualan atas barang, dan sebagai bukti bahwa barang sudah dibeli. 19
6. Setelah pemilik memeriksa barang untuk diserahkan ke pelanggan, pemilik mengisi form pengambilan barang rangkap dua. Nota penjualan rangkap pertama diserahkan ke pelanggan, sedangkan nota penjualan rangkap kedua diserahkan kembali kebagian administrasi penjualan untuk sebagai bukti bahwa barang telah dibeli oleh pelanggan. Prosedur diatas terjadi pada saat pelanggan melakukan transaksi pembelian secara tunai. 7. Apabila pelanggan melakukan transaksi pembelian secara kredit, bagian administrasi penjualan menyerahkan nota penjualan rangkap pertama dan kedua kepada pemilik, bagian administrasi penjualan juga memberikan nota pengambilan barang rangkap dua. 8. Setelah pemilik memeriksa barang untuk diserahkan ke pelanggan, pemilik mengisi nota pengambilan barang rangkap dua dan mengisi nota penjualan rangkap pertama dan kedua pada saat pelanggan telah melakukan pelunasan atas pembelian barang. Pelunasan dan retur dilakukan dalam waktu satu bulan untuk sprei, satu hari untuk baju, tas. 9. Kemudian nota penjualan rangkap pertama dan nota pengambilan barang rangkap pertama diserahkan ke pelanggan, sedangkan nota pejualan rangkap kedua dan nota pengambilan barang rangkap kedua diserahkan kembali kebagian administrasi penjualan untuk sebagai bukti bahwa pelanggan telah melakukan pelunasan atas pembelian dan barang telah diterima pelanggan. 20
Siklus Pendapatan Administrasi Penjualan yang Sekaligus Merangkap Sebagai Administrasi Keuangan Gudang Pemilik Pelanggan Pelanggan datang B Info pesanan dari pelanggan Form Barang 2 3 Nota Penjualan Nota Penjualan 1 3 Form Barang 2 Barang Mencatat pesanan pelanggan Mengisi nota pengambilan barang Mempersiapkan pesanan N Form Barang 1 2 Nota Penjualan 1 2 3 Barang Pelanggan N B Gambar 2 Flowchart Siklus Pendapatan Bagian Administrasi Penjualan Yang Sekaligus Merangkap Administrasi Keuangan, Bagian Gudang, dan Bagian Pemilik 21
Siklus Pengeluaran 1. Siklus dimulai pada saat ada permintaan dari pelanggan kemudian bagian adminstrasi gudang mengecek apakah barang ada di gudang masih ada atau tidak. Apabila barang masih ada, maka bagian administrasi gudang tidak perlu memberikan informasi ke Pemilik dan ke bagian administrasi penjualan yang sekaligus merangkap sebagai administrasi bagian keuangan atas ketidak tersedianya barang yang akan dibeli pelanggan. 2. Apabila barang ternyata habis, maka bagian administrasi gudang membuat form order rangkap satu yang kemudian dikirimkan ke pemilik untuk meminta persetujuan atas jumlah barang yang akan di pesan ke supplier. 3. Setelah pemilik menyetujui jumlah barang yang akan dipesan kepada supplier, form order barang kemudian dikirim kembali kebagian administrasi gudang, dimana form tersebut selanjutnya dikirim ke bagian administrasi penjualan yang sekaligus merangkap sebagai administrasi bagian keuangan untuk meminta persetujuan dan melakukan pembayaran atas pembelian barang tersebut. 4. Setelah form pengiriman barang dikirim ke supplier, bagian administrasi penjualan menunggu informasi dari supplier mengenai informasi barang yang dipesan. 5. Setelah supplier memberikan informasi atas barang yang dipesan, maka bagian administrasi penjualan yang sekaligus merangkap menjadi bagian administrasi keuangan melakukan pembayaran atas pembelian barang 22
yang dipesan, dimana pembayaran atas pembelian barang tersebut apakah dilakukan dengan tunai atau kredit. 6. Kemudian bagian administrasi penjualan yang sekaligus merangkap sebagai bagian keuangan memberikan informasi atas pembayaran yang dilakukan kepada supplier melalui via trasfer, apabila pembayaran dilakukan secara tunai, setelah barang dikirim, bagian administrasi keuangan selanjutnya menerima nota penjualan rangkap dua dan nota pengiriman barang rangkap kesatu dari supplier, yang kemudian disimpan untuk sebagai arsip. 7. Dan apabila pembayaran dilakukan secara kredit, setelah barang dikirim, bagian administrasi keuangan selanjutnya menerima nota penjualan rangkap dua dan nota pengiriman barang rangkap kesatu dari supplier, selanjutnya bagian administrasi keuangan melakukan pelunasan atas pembayaran kredit yang dilakukan. 8. Setelah barang dikirim, barang dan nota penjualan rangkap kedua kemudian diserahkan ke bagain administrasi gudang. Barang diserahkan ke pelanggan dan nota penjualan disimpan untuk sebagai arsip. 23
Siklus Pengeluaran Gudang Pemilik SUPPLIER PEMILIK Mulai Catatan Persediaan barang Form order barang Surat tagihan Nota Penjualan 2 Catatan Persediaan barang Mengecek persediaan barang Memesan barang Mengecek dan mempersiapkan pesanan Menerima nota penjualan dan surat tagihan dari supplier YA Persediaan barang TIDAK Form order barang 1 Nota Penjualan 2 Barang Surat tagihan Bukti Pelunasan Uang Selesai Catatan Persediaan barang Form order barang telah ditandatangani oleh pemilik N C Pemilik Supplier Gambar 3 Flowchart Siklus Pengeluaran Bagian Gudang, Bagian Pemilik, dan Bagian Supplier 24
Siklus Pengeluaran Gudang C Barang Selesai Gambar 4 Flowchart Siklus Pengeluaran Bagian Gudang Mengidentifikasi Entitas Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran Toko Shinta Tekstil/Korden Siklus Pendapatan Siklus pendapatan Toko Shinta Tekstil/Korden memiliki beberapa entitas, yaitu : 1. Resource, terdiri dari master barang dan kas 2. Event, terdiri dari penjualan, penerimaan kas 3. Agen, terdiri dari pelanggan dan karyawan 25
Pada setiap entitas memiliki beberapa atribut, dimana setiap atribut terdiri dari primary key dan atribut yang mengikutinya. Berikut ini dijelaskan atribut-atribut setiap entitas pada siklus pendapatan Toko Shinta Tekstil/Korden: 1. Entitas Master Barang Atribut entitas master barang terdiri dari kode barang sebagai primary key; nama barang, satuan, stock awal, harga jual, dan harga beli sebagai atribut lain yang mengikuti primary key. 2. Entitas Kas Atribut entitas kas terdiri dari nomor akun kas sebagai primary key; tanggal kas, dan total kas sebagai atribut lain yang mengikuti primary key. 3. Entitas Penjualan Atribut entitas penjualan terdiri dari nomor nota penjualan sebagai primary key; nomor induk karyawan, nama karyawan, kode pelanggan, nama pelanggan, tanggal penjualan, total akhir, uang muka, dan sisa bayar sebagai atribut lain yang mengikuti primary key. 4. Entitas Penerimaan Kas Atribut entitas penerimaan kas terdiri dari nomor bukti nota kas sebagai primary key; tanggal penerimaan, nomor nota penjualan, nomor akun kas, nomor induk karyawan, nama karyawan, kode pelanggan, nama pelanggan, dan total penerimaan sebagai atribut lain yang mengikuti primary key. 26
5. Entitas Pelanggan Atribut entitas pelanggan terdiri dari kode pelanggan sebagai primary key; nama pelanggan, alamat, dan nomor telepon sebagai atribut lain yang mengikuti primary key. 6. Entitas Karyawan Atribut entitas karyawan terdiri dari nomor induk karyawan sebagai primary key; nama karyawan, alamat, nomor telefon, status, dan pendidikan akhir sebagai atribut lain yang mengikuti primary key. Dalam suatu entitas akan berhubungan dengan entitas yang lainnya untuk menghubungkan entitas satu dengan entitas yang lain maka diperlukan kardinalitas, yaitu : 1. Hubungan entitas master barang dengan entitas penjualan Dalam setiap persediaan barang bisa berkaitan dengan banyak penjualan, dan setiap penjualan bisa terdiri dari banyak persediaan barang jadi, sehingga hubungan entitas persediaan dengan entitas penjualan adalah many to many. 2. Hubungan entitas kas dengan penerimaan kas Dalam setiap kas bisa berkaitan dengan banyak penerimaan kas, dan setiap penerimaan kas bisa terdiri dari satu kas, sehingga hubungan entitas kas dengan entitas penerimaan kas adalah one to many. 27
3. Hubungan entitas penjualan dengan pelanggan Dalam setiap penjualan bisa berkaitan dengan satu planggan, dan setiap pelanggan bisa terdiri dari banyak penjualan, sehingga hubungan entitas penjualan dengan entitas pelanggan adalah one to many. 4. Hubungan entitas penjualan dengan karyawan Dalam setiap penjualan bisa berkaitan dengan satu karyawan, dan setiap karyawan bisa terdiri dari banyak penjualan, sehingga hubungan entitas penjualan dengan entitas karyawan adalah one to many. 5. Hubungan entitas penjualan dengan penerimaan kas Dalam setiap penjualan bisa berkaitan dengan banyak penerimaan kas, dan setiap penerimaan kas bisa terdiri dari satu penjualan, sehingga hubungan entitas penjualan dengan entitas penerimaan kas adalah one to many. 6. Hubungan entitas piutang dengan penerimaan kas Dalam setiap piutang bisa berkaitan dengan banyak penerimaan kas, dan setiap penerimaan kas bisa terdiri dari satu piutang, sehingga hubungan entitas piutang dengan entitas penerimaan kas adalah one to many. 7. Hubungan entitas penerimaan kas dengan karyawan Dalam setiap penerimaan kas bisa berkaitan dengan satu karyawan, dan setiap karyawan bisa terdiri dari banyak penerimaan kas, sehingga hubungan entitas penjualan dengan entitas penerimaan kas adalah one to many. 28
8. Hubungan entitas penerimaan kas dengan pelanggan Dalam setiap penjualan bisa berkaitan dengan satu pelanggan, dan setiap pelanggan bisa terdiri dari banyak penerimaan kas, sehingga hubungan entitas penjualan dengan entitas penerimaan kas adalah one to many. Berikut ini adalah gambar REA Diagram hubungan antar entitas Siklus Pendapatan Toko Shinta Tekstil/Korden: Resorce Event Agent Master Barang Penjualan Pelanggan Kas Penerimaan Kas Karyawan Gambar 5 REA Diagram Siklus Pendapatan 29
Resource Event Agent Master Barang PK: Kode Barang AT: Nama Barang, Satuan, Stock Awal, Harga Jual, Harga Beli Penjualan PK: No Nota Penjualan FK: Kode pelanggan, NIK AT: Tgl Penjualan, Nama Pelanggan, Nama Karyawan, Total Akhir, Uang Muka, Sisa Bayar Pelanggan PK: Kode Pelanggan AT: Nama Pelanggan, Alamat, No Tlp Kas PK: No Akun Kas AT: Tgl Kas, Total Kas Penerimaan Kas PK: No Bukti Nota Kas FK: No Akun Kas, No Nota Penjualan, Kode Pelanggan, NIK AT: Tgl Penerimaan, Nama Pelanggan, Nama Karyawan, Total Penerimaan Karyawan PK: NIK AT: Nama Karyawan, Alamat, Status, Pendidikan Akhir, No Tlp Gambar 6 REA Diagram Siklus Pendapatan Beserta Atribut Keterangan: PK: Primary Key FK: Foreign Key AT: Atribut Siklus Pengeluaran Siklus pengeluaran Toko Shinta Tekstil/Korden memiliki beberapa entitas, yaitu : 1. Resource, terdiri dari master barang, dan kas 2. Event, terdiri pembelian, dan pengeluaran kas 3. Agen, terdiri dari karyawan dan pemasok Pada setiap entitas memiliki beberapa atribut, dimana setiap atribut terdiri dari primary key dan atribut yang mengikutinya. Berikut ini dijelaskan atribut-atribut setiap entitas pada siklus pengeluaran Toko Shinta Tekstil/Korden: 30
1. Entitas master barang Atribut entitas master barang terdiri dari kode barang sebagai primary key; nama barang, harga jual, harga beli, stock awal, dan satuan sebagai atribut lain yang mengikuti primary key. 2. Entitas Kas Atribut entitas kas terdiri dari nomor akun kas sebagai primary key; tanggal kas, dan total kas sebagai atribut lain yang mengikuti primary key. 3. Entitas Pembelian Atribut entitas pembelian terdiri dari nomor nota pembelian sebagai primary key; nomor induk karyawan, kode pemasok, tanggal pembelian, nama karyawan, nama pemasok, total akhir, uang muka, dan sisa bayar sebagai atribut lain yang mengikuti primary key. 4. Entitas Pegeluaran Kas Atribut entitas penerimaan kas terdiri dari nomor bukti nota kas pengeluaran kas sebagai primary key; nomor akun kas, nomor nota pembelian, tanggal pengeluaran, nomor induk karyawan, kode pemasok, nama karyawan, nama pemasok, dan total pengeluaran sebagai atribut lain yang mengikuti primary key. 5. Entitas Karyawan Atribut entitas karyawan terdiri dari nomor induk karyawan sebagai primary key; nama karyawan, alamat, nomor telepon, status, dan pendidikan akhir sebagai atribut lain yang mengikuti primary key. 31
6. Entitas Pemasok Atribut entitas pelanggan terdiri dari kode pemasok sebagai primary key; nama pemasok, alamat, kota, dan nomor telepon sebagai atribut lain yang mengikuti primary key. Dalam suatu entitas akan berhubungan dengan entitas yang lainnya untuk menghubungkan entitas satu dengan entitas yang lain maka diperlukan kardinalitas, yaitu : 9. Hubungan entitas master barang dengan entitas pembelian Dalam setiap persediaan bahn baku bisa berkaitan dengan banyak pembelian, dan setiap pembelian bisa terdiri dari banyak persediaan bahan baku, sehingga hubungan entitas persediaan dengan entitas pembelian adalah many to many. 10. Hubungan entitas kas dengan pengeluaran kas Dalam setiap kas bisa berkaitan dengan banyak pengeluaran kas, dan setiap pengeluaran kas bisa terdiri dari satu kas, sehingga hubungan entitas kas dengan entitas pengeluaran kas adalah one to many. 11. Hubungan entitas utang dengan pengeluaran kas Dalam setiap utang bisa berkaitan dengan banyak pengeluaran kas, dan setiap pengeluaran kas bisa terdiri dari satu utang, sehingga hubungan entitas utang dengan entitas pengeluaran kas adalah one to many. 32
12. Hubungan entitas pembelian dengan karyawan Dalam setiap pembelian bisa berkaitan dengan satu karyawan, dan setiap keryawan bisa terdiri dari banyak pembelian, sehingga hubungan entitas pembelian dengan entitas karyawan adalah one to many. 13. Hubungan entitas pembelian dengan pemasok Dalam setiap pebelian bisa berkaitan dengan satu pemasok, dan setiap pemasok bisa terdiri dari banyak pembelian, sehingga hubungan entitas pebelian dengan entitas pemasok adalah one to many. 14. Hubungan entitas pembelian dengan pengeluaran kas Dalam setiap pembelian bisa berkaitan dengan banyak pengeluaran kas, dan setiap pengeluaran kas bisa terdiri dari satu pembelian, sehingga hubungan entitas pembelian dengan entitas pengeluaran kas adalah one to many. 15. Hubungan entitas pengeluaran kas dengan pemasok Dalam setiap penerimaan kas bisa berkaitan dengan satu pemasok, dan setiap pemasok bisa terdiri dari banyak pengeluaran kas, sehingga hubungan entitas pengeluaran kas dengan entitas pemasok adalah one to many. 16. Hubungan entitas pengeluaran kas dengan karyawan Dalam setiap pengeluaran kas bisa berkaitan dengan satu karyawan, dan setiap karyawan bisa terdiri dari banyak pengeluaran kas, sehingga hubungan entitas pengeluaran kas dengan entitas karyawan adalah one to many. 33
Berikut ini adalah gambar REA Diagram hubungan antar entitas Siklus Pengeluaran Toko Shinta Tekstil/Korden: Resource Event Agent Master Barang Pembelian Pemasok Kas Pengeluaran Kas Karyawan Gambar 7 REA Diagram Siklus Pengeluaran Resource Event Agent Master Barang PK: Kode Barang AT: Nama Barang, Satuan, Stock Awal, Harga Jual, Harga Beli Pembelian PK: No Nota Pembelian FK: Kode Pemasok, NIK AT: Tgl Pembelian, Nama Pemasok, Nama Karyawan, Total Akhir, Uang Muka, Sisa Bayar Pemasok PK: Kode Pemasok AT: Nama Pemasok, Alamat, Kota, No Tlp Kas PK: No Akun Kas AT: Tgl Kas, Total Kas Pengeluaran Kas PK: No Bukti Nota Kas FK: No Akun Kas, No Nota Pembelian, Kode pemasok, NIK AT: Tgl Pengeluaran, Nama Pemasok, Nama Karyawan, Total Pengeluaran Karyawan PK: NIK AT: Nama Karyawan, Alamat, Status, Pendidikan Akhir, No Tlp Gambar 8 REA Diagram Siklus Pengeluaran Beserta Atribut 34
Keterangan: PK: Primary Key FK: Foreign Key AT: Atribut Perancangan Basis Data Untuk merancang basis data, hubungan many to many perlu dipisahkan menjadi one to many. Entitas yang memiliki hubungan many to many yaitu: 1. Siklus Pendapatan Entitas master barang dengan entitas penjualan, dimana pemisahan entitas master barang dengan entitas penjualan memunculkan entitas baru yaitu entitas detail penjualan. Untuk atribut entitas detail penjualan terdiri dari nomor nota penjualan, kode barang, nama barang, satuan, harga jual, dan jumlah. Berikut ini adalah gambar REA Diagram siklus pendapatan sebelum muncul entitas baru : Resorce Event Agent Master Barang Penjualan Pelanggan Kas Penerimaan Kas Karyawan 35
Berikut ini adalah Gambar REA Diagram Siklus Pendapatan ketika ada entitas baru dari pemisahan entitas many to many : Resource Event Agent Master Barang Penjualan Pelanggan Detail Penjualan Karyawan Kas Penerimaan Kas Gambar 9 REA Diagram Siklus Pendapatan Entitas Baru Resource Event Agent Master Barang PK: Kode Barang AT: Nama Barang, Satuan, Stock Awal, Harga Jual, Harga Beli Detail Penjualan Penjualan PK: No Nota Penjualan FK: Kode Pelanggan, NIK AT: Tgl Penjualan, Nama Pelanggan, Nama Karyawan, Total Akhir, Uang Muka, Sisa Bayar Pelanggan PK: Kode Pelanggan AT: Nama Pelanggan, Alamat, No Tlp FK: No Nota Penjualan, Kode Barang AT: Nama Barang, Jumlah, Satuan, Harga Jual Kas PK: No Akun Kas AT: Tgl Kas, Total Kas Penerimaan Kas PK: No Bukti Nota Kas FK: No Nota Penjualan, No Akun Kas, Kode Pelanggan, NIK AT: Tgl Penerimaan, Nama Pelanggan, Nama Karyawan, Total Penerimaan Karyawan PK: NIK AT: Nama Karyawan, Alamat, Status, Pendidikan Akhir, No Tlp Gambar 10 REA Diagram Siklus Pendapatan Entitas Baru Beserta Atribut 36
Keterangan: PK: Primary Key FK: Foreign Key AT: Atribut 2. Siklus Pengeluaran Entitas master barang dengan entitas pembelian, dimana pemisahan entitas master barang dengan entitas pembelian memunculkan entitas baru yaitu entitas detail pembelian. Untuk atribut entitas detail pembelian terdiri dari nomor nota pembelian, kode barang, nama barang, harga beli, satuan dan jumlah. Berikut ini adalah gambar REA Diagram siklus pengeluaran sebelum muncul entitas baru : Resource Event Agent Master Barang Pembelian Pemasok Kas Pengeluaran Kas Karyawan 37
Berikut ini adalah gambar REA Diagram siklus pengeluaran ketika ada entitas baru dari pemisahan entitas many to many : Resource Event Agent Master Barang Pembelian Pemasok Detail Pembelian Karyawan Kas Pengeluaran Kas Gambar 11 REA Diagram Siklus Pengeluaran Entitas Baru Resource Event Agent Master Barang PK: Kode Barang AT: Nama Barang, Satuan, Stock Awal, Harga Jual, Harga Beli Detail Pembelian Pembelian PK: No Nota Pembelian FK: Kode Pemasok, NIK AT: Tgl Pembelian, Nama Pemasok, Nama Karyawan, Total Akhir, Uang Muka, Sisa Bayar Pemasok PK: Kode Pemasok AT: Nama Pemasok, Alamat, Kota, No Tlp Kas PK: No Akun Kas AT: Tgl Kas, Total Kas FK: No Nota Pembelian, Kode Barang AT: Nama Barang, Jumlah, Satuan, Harga Beli Pengeluaran Kas PK: No Bukti Nota Kas FK: No Akun Kas, No Nota Pembelian, Kode pemasok, NIK AT: Tgl Pengeluaran, Nama Pemasok, Nama Karyawan, Total Pengeluaran Karyawan PK: NIK AT: Nama Karyawan, Alamat, Status, Pendidikan Akhir, No Tlp Gambar 12 REA Diagram Siklus Pengeluaran Entitas Baru Beserta Atribut 38
Keterangan: PK: Primary Key FK: Foreign Key AT: Atribut Desain Sistem Database Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran Toko Shinta Tekstil/Korden Table Table adalah kumpulan data mengenai suatu objek atau topik tertentu, organisasi data dalam kolom (Field) dan baris (Record). Berikut ini adalah table dari masing-masing resource, event, dan agent. Siklus Pendapatan 1. Resource Pada siklus pendapatan Toko Shinta Tekstil/Korden terdapat 1 (satu) resource yang disimpan, yaitu table master barang. Didalam table master barang terdapat 6 (enam) field, yaitu kode barang, nama barang, satuan, harga jual, harga beli, dan stock awal. Jenis data pada kode barang, nama barang, dan satuan adalah Text, dengan field size 20, 30 dan 15. Jenis data pada harga jual, harga beli, dan stock adalah number, dengan field size Long Integer dan currency. Berikut ini adalah gambar field entitas master barang dan table entitas master barang: 39
Gambar 13 Field Entitas Master Barang Table 1 Entitas Master Barang 40
2. Event Pada siklus pendapatan Toko Shinta Tekstil/Korden terdapat event yang disimpan, yaitu table penjualan. Di dalam table penjualan terdapat 9 (sembilan) field, yaitu nomor nota penjualan, tanggal penjualan, kode pelanggan, nama pelanggan, nomor induk karyawan, nama karyawan, total akhir, uang muka, sisa bayar. Jenis data pada nomor nota penjualan, nomor pelanggan, nomor induk karyawan adalah Text dengan field size masing-masing 10 (sepuluh), total bayar, uang muka, sisa bayar adalah Number dengan field size Long Integer, dengan format General Number untuk nomor nota, nomor pelanggan, nomor induk karyawan, currency untuk total bayar, uang muka, sisa bayar. Jenis data untuk tanggal penjualan adalah Date/Time. Sedangkan jenis data untuk nama karyawan dan nama pelanggan adalah Text dengan field size masing-masing 30 (tiga puluh). Berikut ini adalah gambar field entitas penjualan dan table entitas penjualan: Gambar 14 Field Entitas Penjualan 41
Table 2 Entitas Penjualan o Table Detail Penjualan Di dalam table detail penjualan terdapat 6 (enam) field, yaitu nomor nota penjualan, kode barang, nama barang, satuan, harga jual, dan jumlah. Jenis data pada harga, dan jumlah adalah Number dengan field size Long Integer, dengan format General Number untuk nomor nota dan jumlah, dan currency untuk harga. Sedangkan jenis data untuk nomor nota, kode barang, satuan, dan satuan nama barang adalah Text dengan field size masing-masing 30 (tiga puluh). Berikut ini adalah gambar field entitas detail penjualan dan table entitas detail penjualan: Gambar 15 Field Entitas Detail Penjualan 42
Table 3 Entitas Detail Penjualan 3. Agent Pada siklus pendapatan Toko Shinta Tekstil/Korden terdapat 2 (dua) agent yang disimpan, yaitu table pelanggan dan table karyawan. Table Pelanggan Di dalam table pelanggan terdapat 4 (empat) field, yaitu kode pelanggan, nama pelanggan, alamat, dan nomor telepon. Jenis data pada nomor pelanggan adalah Number dengan field size Long Integer, dan format General Number. Sedangkan Jenis data pada nama pelanggan, alamat, kota, nomor telepon adalah Text dengan field size 20 (dua puluh) untuk nama pelanggan, 30 (tiga puluh) dan 15 (lima belas) untuk nomor telepon. Berikut ini adalah gambar field entitas pelanggan dan table entitas pelanggan: Gambar 16 Field Entitas Pelanggan 43
Table 4 Entitas Pelanggan Table Karyawan Di dalam table karyawan terdapat 6 (enam) field, yaitu nomor induk karyawan, nama karyawan, alamat, nomor telepon, setatus perkawinan, dan pendidikan akhir. Jenis data pada nomor induk karyawan adalah Number dengan field size Long Integer dan format General Number. Jenis data pada setatus perkawinan adalah Yes/No. Dan jenis data untuk nama karyawan, nomor telepon, dan pendidikan akhir, adalah Text dengan field size 20 (dua puluh) untuk nama karyawan, 30 (tiga puluh) untuk alamat, 20 (dua puluh) untuk nomor telepon, 10 (sepuluh) untuk pendidikan akhir. Berikut ini adalah gambar field entitas karyawan dan table entitas karyawan: Gambar 17 Field Entitas Karyawan 44
Table 5 Entitas Karyawan Siklus Pengeluaran 1. Resource Pada siklus pengeluaran Toko Shinta Tekstil/Korden terdapat 1 (satu) resource yang disimpan, yaitu table master barang. Di dalam table master barang terdapat 6 (enam) field, yaitu kode barang, nama barang, harga jual, harga beli, satuan dan stock awal. Jenis data pada kode barang, satuan, dan nama barang adalah Text, dengan field size 20 dan 30. Jenis data pada harga dan stock adalah Number, dengan field size Long Integer, format currency pada harga, dan format General Number pada stock. Berikut ini adalah gambar field entitas master barang dan table entitas master barang : Gambar 18 Field Entitas Master Barang 45
Table 6 Entitas Master Barang 2. Event Pada siklus pengeluaran Toko Shinta Tekstil/Korden terdapat event yang disimpan, yaitu table pembelian. Di dalam table pembelian terdapat 9 (sembilan) field, yaitu nomor nota pembelian, tanggal pembelian, kode pemasok, nama pemasok, nomor induk karyawan, nama karyawan, total akhir, uang muka, dan sisa bayar. Jenis data pada nomor nota, kode pemasok, nomor induk karyawan adalah Text dengan field size masing-masing 10 (sepuluh), total bayar, uang muka, dan sisa 46
bayar adalah Number, dengan Field Size Long Integer, format General Number untuk nomor nota, kode pemasok, nomor induk karyawan dan nomor pesanan pembelian, dan format Standard untuk total bayar, uang muka, dan sisa bayar. Jenis data pada tanggal pembelian adalah Date/Time. Sedangkan jenis data pada nama pemasok dan nama karyawan adalah Text, dengan field Size 10 (sepuluh). Berikut ini adalah gambar field entitas pembelian dan table entitas pembelian: Gambar 19 Field Entitas Pembelian Table 7 Entitas Pembelian o Table Detail Pembelian Di dalam table detail pembelian terdapat 6 (lima) field, yaitu nomor nota pembelian, kode barang, nama barang, harga beli, satuan dan jumlah. Jenis data pada harga, dan jumlah adalah Number dengan 47
field size Long Integer, dengan format General Number untuk nomor nota dan jumlah, dan Currency untuk harga. Sedangkan jenis data untuk nomor nota, kode barang, satuan, dan nama barang adalah Text dengan field size masing-masing 10 (sepuluh) dan 20 (dua puluh). Berikut ini adalah gambar field entitas detail pembelian dan table entitas detail pembelian: Gambar 20 Field Entitas Detail Pembelian Table 8 Entitas Detail Pembelian 3. Agent Pada siklus pengeluaran Toko Shinta Tekstil/Korden terdapat 2 (dua) agent yang disimpan, yaitu table pemasok dan table karyawan. Table Pemasok Di dalam table Pemasok terdapat 5 (lima) field, yaitu kode pemasok, nama pemasok, alamat, kota, dan nomor telepon. Jenis data pada kode pemasok adalah Number dengan field size Long 48
Integer, dan format General Number. Sedangkan Jenis data pada nama pemasok, alamat, kota, nomor telepon adalah Text, dengan field size 20 (dua puluh) untuk nama pemasok, dan kota, 30 (tiga puluh) untuk alamat, 12 (dua belas) untuk nomor telepon. Berikut ini adalah gambar field entitas pemasok dan table entitas pemasok: Gambar 21 Field Entitas Pemasok Table 9 Entitas Pemasok Table Karyawan Di dalam table karyawan terdapat 6 (enam) field, yaitu nomor induk karyawan, nama karyawan, alamat, nomor telepon, setatus perkawinan, dan pendidikan akhir. Jenis data pada nomor induk karyawan adalah Number dengan field size Long Integer dan 49
format General Number. Jenis data pada setatus perkawinan adalah Yes/No. Dan jenis data untuk nama karyawan, nomor telepon, dan pendidikan akhir, adalah Text dengan field size 20 (dua puluh) untuk nama karyawan, 30 (tiga puluh) untuk alamat, 20 (dua puluh) untuk nomor telepon, 10 (sepuluh) untuk pendidikan akhir. Berikut ini adalah gambar field entitas karyawan dan table entitas karyawan: Gambar 22 Field Entitas Karyawan Table 10 Entitas Karyawan 50
Query Langkah kedua didalam membuat rancangan database adalah membuat query. Query diambil dari sebagian data yang disimpan di dalam table untuk memproses data baru. Siklus Pendapatan Didalam siklus pendapatan terdapat 5 (lima) query yaitu query master barang, query penjualan, query detail penjualan, query penerimaan kas, dan query pembayaran piutang. Keenam query tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Query Master Barang Query Master Barang bertujuan untuk mengetahui jumlah stock barang yang tersisa atas terjadinya transaksi penjualan. Query master barang merelasikan hubungan antara table master barang, table penjualan dan table penjualan rinci. Hal ini dilakukan ketika ada transaksi penjualan maka secara otomatis stock pada table master barang akan berkurang. Adapun field yang direlasikan, yaitu field Kode_Barang dari table_master_barang dengan field Kode_Barang dari table Penjualan_Rinci dan field No_Nota_Penjualan dari table Penjualan_Rinci dengan field No_Nota_Penjualan dari table_penjualan. Berikut ini adalah 51
gambar query relasi antara table master barang, table detail penjualan, dan table penjualan: Gambar 23 Query Master Barang 2. Query Penjualan Query penjualan bertujuan untuk menampilkan data penjualan yang dilakukan pada saat terjadinya transaksi penjualan. Query penjualan merelasikan hubungan antara table penjualan, table karyawan dan table pelanggan. Hal ini dilakukan ketika terjadi transaksi penjualan dan pada saat menginput nomor pelanggan maka akan secara otomatis nama pelanggan, dan nomor telepon yang ada di table pelanggan akan muncul tanpa harus menginput satu-persatu, dan ketika menginput nomor induk karyawan maka secara otomatis juga nama karyawan dan pekerjaan karyawan yang ada di table karyawan akan muncul. Adapun field yang direlasikan adalah field No_Pelanggan dari Table_Penjualan dengan No_Pelanggan dari Table_Pelanggan dan 52 field NIK dari