BAB III ANALISIS SISTEM Dalam perancangan sistem, dilakukan berbagai analisis yang menunjang kinerja dari sistem yang akan digunakan oleh user nantinya. Tahapan analisis ini melalui banyak prosedur seperti saja menganalisa sistem yang sedang berjalan, perangkat apa saja yang digunakan, dan juga bagaimana proses input dan output dari sistem yang sedang berjalan di sebuah organisasi atau instansi. Ada beberapa langkah dalam tahap analisis sistem yang dapat dijadikan acuan, diantaranya: 1. Identify, tahapan ini dilakukan dengan mengidentifikasi masalah. 2. Understand, langkah ini dilakukan untuk memahami proses kerja sistem yang sedang berjalan. 3. Analyze, langkah ini dilakukan untuk menganalisis sistem. 4. Report, langkah ini dilakukan untuk membuat laporan hasil analisis. 3.1 Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan 3.1.1 Prosedur Pendataan Nilai Siswa Adapun prosedur dalam pendataan nilai siswa di SMP Negeri 5 Tanjungpinang adalah sebagai berikut: a. Admin memberikan formulir / blangko nilai kepada masing-masing wali kelas untuk diisikan nilai-nilai siswa yang dikelolanya pada satu kelas. 31
32 b. Wali kelas mengisi blanko nilai untuk masing-masing siswa sesuai dengan mata nilai mata pelajarannya. c. Wali kelas mengembalikan blanko nilai kepada admin untuk diinputkan nilai-nilainya ke dalam komputer. d. Admin menginputkan nilai sesuai dengan blanko yang telah diberikan. e. Jika ada nilai siswa yang belum lengkap, maka admin meminta kembali kepada wali kelas masing-masing siswa. Jika nilai sudah lengkap, maka data akan disimpan dalam format Ms. Excel. f. Admin mencetak hasil nilai siswa dalam bentuk print out dan diberikan kepada masing-masing wali kelas dan kepala sekolah, serta diarsipkan pada admin sendiri.
33 Gambar 3.1 Flowmap Berjalan Proses Pendataan Nilai Siswa SMP Negeri 5 Tanjungpinang
34 3.2 Analisis Dokumen 3.2.1 Dokumen Input Dalam dokumen input pada proses pendataan nilai siswa di Sekolah menengah Pertama Negeri 5 Tanjungpinang, terdapat beberapa blanko atau form yang harus diisi diantaranya adalah Daftar Nilai Siswa untuk masing-masing pelajaran, Leger Mid Semester, dan lain-lain. a. Daftar Nilai Siswa Pada blanko daftar nilai siswa terdapat beberapa field yang harus diisi yaitu: a. Mata Pelajaran, merupakan field yang harus dituliskan nama masingmasing pelajaran yang ada pada setiap semester. b. Kelas / Semester, merupakan field yang harus dituliskan nama kelas yang dipegang oleh wali kelas yang bersangkutan dan semester yang sedang berlangsung. c. Tahun Pelajaran, merupakan field yang harus diisikan tahun pelajaran yang sedang berlangsung. d. Nama, merupakan sebuah kolom untuk mendata nama-nama siswa yang terdapat dalam satu kelas. e. Jenis Kelamin (L/P), merupakan kolom pilihan tentang jenis kelamin, jika Laki-laki, maka dituliskan huruf L, dan jika perempuan dituliskan huruf P.
35 f. NIS, adalah sebuah singkatan dari Nomor Induk Siswa. Kolom ini berguna untuk menuliskan nomor induk masing-masing siswa yang ada dalam satu kelas. g. Tugas latihan, merupakan sebuah kolom yang wajib diisi untuk mendata nilai tugas latihan masing-masing siswa. Dalam kolom tugas ini, terdapat beberapa sub-sub kolom lagi sebanyak 5 kolom untuk nilai masingmasing tugas, 1 sub kolom jumlah keseluruhan nilai, dan 1 subkolom untuk nilai rata-rata. h. Ulangan Harian, merupakan sebuah kolom nilai untuk ulangan harian siswa. Dalam kolom ini juga terdapat beberapa sub-sub kolom seperti 3 sub kolom teori dengan berisikan nilai ulangan harian dan nilai ujian remedial sebanyak 2 kali, selain itu juga terdapat 1 (satu) kolom untuk nilai praktek, yang didalamnya juga terdapat nilai ulangan harian serta kolom remedial sebanyak 2 (dua) kali. Selain daripada itu, juga terdapat kolom jumlah untuk mengetahui berapa jumlah keseluruhan nilai ulangan harian siswa, dan juga terdapat 1 (satu) kolom nilai rata-rata untuk mengetahui berapa nilai rata-rata masing-masing siswa. i. Nilai Harian, merupakan sebuah kolom untuk nilai harian siswa. Rumus pencarian nilai harian adalah Nilai rata-rata tugas latihan ditambahkan denga nilai rata-rata ulangan harian, kemudian di bagi 2 (dua). Atau dalam penulisan rumus matematikanya seperti berikut:
36 Nilai Rata Rata Tugas Latihan + Nilai Rata Rata Ulangan Harian 2 j. Mid Semester, merupakan kolom untuk mengisi nilai mid semester siswa untuk setiap pelajaran. k. Semester, merupakan kolom untuk mengisi nilai semester siswa yang telah dicapainya pada satu semester untuk setiap pelajaran. l. Raport, merupakan sebuah kolom untuk mengisi nilai yang akan dikeluarkan di raport. Nilai raport ini mempunyai rumus sebagai berikut : (2 x Nilai Harian) + Nilai Mid Semester + Nilai Ujian Semester 4 m. Deskripsi, merupakan sebuah kolom untuk mengisi keterangan apakah siswa bersangkutan lulus untuk nilai mata pelajarannya. b. Leger Mid Semester Pada blanko / leger mid semester ini terdapat beberapa field yang harus diisi yaitu: a. Kelas, merupakan kolom untuk mengisi kelas yang dipegang oleh masingmasing wali kelas. b. Tahun pelajaran, merupakan kolom untuk mengisi tahun pelajaran yang sedang berlangsung.
37 c. Nama, merupakan sebuah kolom untuk mendata nama-nama siswa yang terdapat dalam satu kelas. d. Jenis Kelamin (L/P), merupakan kolom pilihan tentang jenis kelamin, jika Laki-laki, maka dituliskan huruf L, dan jika perempuan dituliskan huruf P. e. NIS, adalah sebuah singkatan dari Nomor Induk Siswa. Kolom ini berguna untuk menuliskan nomor induk masing-masing siswa yang ada dalam satu kelas. f. Mata Pelajaran, merupakan sebuah kolom yang berisi sub-sub kolom masing-masing pelajaran serta deskripsi kelulusan nilai siswa untuk setiap pelajaran. g. Jumlah, merupakan kolom untuk menuliskan jumlah nilai keseluruhan pelajaran untuk setiap siswa. h. Rata-rata, merupakan kolom untuk menuliskan nilai rata-rata siswa untuk semua pelajaran. i. Rangking, merupakan kolom untuk menuliskan rangking setiap siswa berdasarkan perolehan nilai dari yang tertinggi hingga yang terendah.
38 3.2.2 Dokumen Output Setiap pengisian formulir atau blangko penilaian, maka proses selanjutnya adalah mengeluarkan output nilai kepada siswa dan wali murid. Dokumen output yang ada adalah rekapitulasi hasil mid semester yang berupa selembar kertas yang akan diberikan kepada siswa, sedangkan nilai hasil semester tidak diberikan dalam sebentuk kertas melainkan dengan menggunakan buku hasil belajar siswa atau raport. a. Rekapitulasi Hasil Mid Semester Pada blanko rekapitulasi hasil mid semester ini terdapat beberapa field yang harus diisi yaitu: a. Nama, merupakan sebuah kolom untuk menuliskan nama siswa yang bersangkutan. b. NIS, adalah sebuah singkatan dari Nomor Induk Siswa. Kolom ini berguna untuk menuliskan nomor induk masing-masing siswa yang ada dalam satu kelas. c. Kelas, kolom ini berguna untuk menuliskan nama kelas siswa yang memperoleh nilai. d. Mata Pelajaran, berisikan nama-nama mata pelajaran yang telah diujiankan. e. KKM, merupakan sebuah Kriteria Kelulusan Minimal, yang dapat menentukan standar nilai kelulusan siswa, jika tidak memenuhi
39 standar nilai, maka siswa dinyatakan tidak lulus untuk mata pelajaran yang bersangkutan. f. Nilai, merupakan kolom untuk menuliskan nilai siswa yang sebenarnya. g. Deskripsi Kemajuan Belajar, merupakan kolom untuk menuliskan lulus atau tidaknya siswa yang bersangkutan pada masing-masing pelajaran. h. Jumlah, merupakan kolom untuk menuliskan jumlah nilai siswa secara keseluruhan. i. Rata-Rata, merupakan kolom untuk menuliskan nilai rata-rata siswa. 3.3 Analisis Kelemahan Sistem Hasil dari analisis sistem yang sedang berjalan di SMP N 5 menunjukkan bahwa pengelolaan data secara manual akan menyebabkan beberapa kelemahan, antara lain: 1. Proses pendataan nilai yang tergolong lambat atau memakan banyak waktu karena harus melalui banyak prosedur seperti pemberian blanko dan pengembalian blanko nilai yang dapat dikatakan kurang efektif. 2. Keakuratan penghitungan nilai yang kurang efektif karena dilakukan secara manual.
40 3.4 Analisis Kebutuhan Sistem 3.4.1 Kebutuhan Perangkat Lunak Setelah menganalisa proses pendataan nilai siswa di Sekolah Menengah Pertama Negeri 5 Tanjungpinang, maka dapat diambil sebuah kesimpulan mengenai kebutuhan perangkat lunak yang akan dikembangkan untuk menunjang proses pendataan nilai yang lebih efisien, diantaranya adalah: a. Perangkat lunak mampu melakukan proses penginputan, pengeditan, penyimpanan, pencarian, dan pencetakan data. b. Memiliki interface yang user friendly. c. Memberikan informasi dengan cepat dan tepat. d. Menjamin keamanan data yang tersimpan. 3.4.2 Kebutuhan Informasi Perangkat lunak yang akan dikembangkan pada Sekolah Menengah Pertama Negeri 5 Tanjungpinang ini dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi untuk kelancaran pendataan nilai siswa. Kebutuhan informasi itu diantaranya memiliki beberapa manfaat, diantaranya : a. Mampu memberikan informasi mengenai data murid, dan nilai murid. b. Menampilkan informasi yang tepat dan relevan.
41 3.4.3 Kebutuhan Pengguna Sebuah sistem dibangun sudah semestinya harus tepat guna. Artinya sebuah sistem harus sesuai dengan kebutuhan pengguna yang membutuhkan sistem tersebut. Adapun manfaat dari membangun Sistem Informasi Pengolahan Data Nilai Siswa di Sekolah Menengah Pertama Negeri 5 Tanjungpinang ini adalah: a. Membantu user menjaga keamanan data. b. Mempermudah pekerjaan user dalam penginputan, pemrosesan, dan pencetakan data serta laporan. c. User dapat dengan mudah memperoleh informasi dengan pencarian.