BUKU PANDUAN SISTEM IMFORMASI KEPEGAWAI (SIMPEG) UNIVERSITAS SYIAH KUALA KATA PENGANTAR Puji syukur kepada Allah SWT. Kekuatan dan petunjuk-nya merupakan rahmat yang menjadikan penulis dalam keadaan sehat dan dapat beraktifitas dengan niat ibadah. Shalawat salam penulis haturkan kepada Nabi akhir zaman Muhammad SAW, atas upayanya melepaskan manusia dari belenggu kebodohan. Buku panduan ini dibuat sebagai salah satu pedoman bagi user yang akan mengakses Sistem Imformasi Kepegawaian (Simpeg) berbasis web. Semoga dengan buku ini dapat membantu para user untuk mengakses Sistem Imformasi Kepegawaian (Simpeg). Pengembangan Simpeg ini sendiri didukung oleh PHK-Institusi Tema A untuk mendukung Peningkatan kapasitas institusional dan mutu manajemen perguruan tinggi Akhirnya, penulis memohon maaf sebesar-besarnya atas segala kekurangan dan kealpaan yang telah terbuat, dan terima kasih atas saran dan kritikan yang sifatnya membangun guna kesempurnaan program Sistem Informasi Kepegawaian (Simpeg) Universitas Syiah Kuala dimasa mendatang. PROGRAM HIBAH KOMPETISI INSTITUSI PENGEMBANGAN BAGIAN KEPEGAWAIAN BIRO ADMINISTRASI UMUM DAN KEUANGAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA DARUSSALAM - BANDA ACEH 2010 Banda Aceh, Maret 2010 Penulis
A. Pendahuluan Seiring dengan kemajuan teknologi informasi yang membutuhkan informasi disajikan secara cepat dan akurat, untuk mencapai hal tersebut tentunya membutuhkan suatu alat, media atau sistem yang dapat mengolah data secara efektif dan efisien yang dapat menghasilkan informasi tersebut. Berdasarkan data potensi dan data statistik Universitas Syiah Kuala bagian Kepegawaian Kantor Pusat Administrasi Universitas Syiah Kuala yang menangani Pegawai Negeri Sipil dalam lingkungan Universitas Syiah Kuala yang mencapai 2261 orang yang terdiri dari tenaga edukatif 1522 orang, dan tenaga administrasi 739 orang dalam keadaan 31 Desember 2009. Ditinjau dari jumlah Pegawai Negeri Sipil tersebut di atas, jika dalam pengolahan data masih menggunakan sistem manual tentu informasi-informasi mengenai pegawai tidak dapat diperoleh secara cepat dan akurat dan akan mengalami kesulitan-kesulitan seperti keterlambatan dalam memberikan informasi, kesalahan dalam memberikan informasi, kesalahan mengetik, kurang akuratnya informasi yang diberikan dan masih banyak kendala lainnya. Dengan permasalahan tersebut diatas perlu kiranya dibuat suatu sistem yang dapat memproses data-data yang berkaitan dengan data kepegawaian. Maka melalui program Hibah Kompetisi Institusi Tema A tahun 2008-2010 diusulkan Kegiatan Pengembangan Sistem Innformasi Kepegawaian. B. Maksud dan Tujuan Adapun maksud dan tujuan sosialisasi Sistem Informasi Kepegawaian (Simpeg) Universitas Syiah Kuala berbasis web ini adalah untuk memperlancar pelayanan dibidang kepegawaian. C. Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Web Sistem Informasi Kepegawaian (Simpeg) Universitas Syiah Kuala berbasis web adalah suatu sistem yang diharapkan dapat membantu kelancaran dalam pelayanan dibidang kepegawaian. Untuk masuk ke dalam Sistem Informasi Kepegawaian kita harus melalui Web site www.unsyiah.ac.id, dengan cara ketik pada alamat broser anda www.unsyiah.ac.id kemudian akan muncul: Menu Sistem Kepegawaian Dikelompok layanan internal kampus kemudian clik menu Sistem Kepegawaian atau langsung ke alamat http://10.10.1.102/simpegunsyiah, maka akan muncul halaman login untuk masuk kedalam Sistem Informasi Kepegawaian. Apabila belum pernah registrasi maka harus registrasi terlebih dahulu dengan kuncinya adalah nip baru dan apabila
seseorang pegawai belum mempunyai nip baru supaya dapat menghubungi super admin di bagian kepegawaian Universitas Syiah Kuala Darussalam Banda Aceh. Adapun tampilan halaman registrasi adalah sebagai berikut: Kemudian tekan tombol login dengan tampilan sebagai berikut: Pada kolom Username (NIP Baru) ketik nip baru maksimal 18 digit tanpa spasi, pada kolom Password dan Konfirmasi password ketik password anda dan antara password dan konfirmasi password harus sama, pada kolom email ketik alamat email anda kemudian pada kolom telp/hp ketiklah nomor hp anda kemudian tekan tombol Kirim, apabila muncul pesan: Selanjutnya isilah nip baru dan password sesuai pada waktu registrasi sebelumnya. Setelah proses login selesai maka kita akan dibawa ke halaman Sistem Informasi Kepegawaian, adapun tampilannya sebagai berikut:
berkala, duk, data pejabat dan hak akses. Adapun tampilan menu proses adalah sebagai berikut: Dari halaman Sistem Informasi Kepegawaian terdapat menu-menu diantaranya adalah home, data, Proses, laporan, info dan logout. Menu data pegawai adalah menu untuk menampilkan data-data pegawai seperti riwayat pendidikan, riwayat pangkat, riwayat jabatan dan daftar keluarga, adapun tampilannya adalah sebagai berikut: Untuk menu proses tidak semua user bisa mengaksesnya hanya admin dan super admin saja yang dapat mengakses menu proses seperti sub menu usulan, sk berkala, duk, data pejabat dan hak akses hanya super admin aja. Yang pertama adalah menu Ubah Data Pegawai dimana pegawai yang bersangkutan dapat mengubah data seperti data riwayat pendidikan, riwayat golongan, riwayat jabatan, daftar keluarga, data lainnya serta dapat mengupload photo pegawai yang bersangkutan, adapun tampilan dari menu ubah data pegawai adalah sebagai berikut: Selanjutnya adalah menu Proses, di dalam menu transaksi terdapat beberapa sub menu diantaranya adalah menu dp3, usulan, sk gaji
Selanjutnya adalah sub menu usulan, menu ini hanya dapat diakses oleh admin dan super admin saja, menu ini akan menghasilkan surat pengantar usulan pangkat dan usul fungsional dosen sehingga nantinya pegawai yang bersangkutan dapat mengetahui sampai dimana perkembangan usulannya. Adapun tampilannya isi menu usulan adalah sebagai berikut: Kemudian adalah sub menu dp3 sub menu ini hanya dapat diakses oleh admin dan super admin saja, adapun tampilan isi dari sub menu dp3 adalah sebagai berikut: Disini admin hanya mengisikan nomor surat, tanggal surat, usul ke golongan berapa bila naik golongan dan pilih naik ke jabatan fungsional berapa apabila usulan fungsional dosen, kemudian isi dmpnya serta menconteng lampiran-lampiran yang akan dikirimkan dan pejabat yang akan menandatangani surat tersebut. Dari contoh di atas apabila kita cetak maka akan tampil sebagai berikut:
Dan bila kita cetak ke printer maka akan tampil dengan tampilan sebagai berikut:
Berikutnya adalah sub menu sk berkala, dari menu ini akan menghasilkan SK Gaji Berkala, adapun tampilan dari menu sk berkala adalah sebagai berikut: Dari tampilan di atas apabila kita cetak maka akan menghasilkan SK Berkala dengan tampilan sebagai berikut: Selanjutnya adalah sub menu cetak daftar urut kepangkatan, di menu ini akan menghasilkan Daftar Urut Kepangkatan per unit kerja masingmasing, adapun tampilan dari menu duk adalah sebagai berikut:
Dari tampilan di atas admin hanya memilih unit kerjanya masing-masing dan pejabat yang akan menandatangani Daftar Urut Kepangkatan (DUK) tersebut misalnya kita akan mencetak DUK Fakultas Ekonomi, maka akan tampil sebagai berikut: Selanjutnya adalah menu laporan, dalam menu laporan ini ada sub-sub menu dengan tampilan sebagai berikut: Yang terakhir adalah sub menu data pejabat, dari transaksi ini akan menyimpan data-data pejabat di unit kerja masing-masing seperti Dekan, Pembantu Dekan dan Kepala Tata Usaha, adapun tampilannya adalah sebagai berikut: Menu daftar pegawai akan menampilkan daftar pegawai per unit kerja dengan tampilan sebagai berikut:
Selanjut menu guru besar, menu ini akan menampilkan seluruh guru besar yang masih aktif di lingkungan Universitas Syiah Kuala, adapun tampilannya adalah sebagai berikut: Selanjutnya adalah sub menu rekap golongan, menu ini akan menampilkan jumlah pegawai berdasarkan golongan dan unit kerja, adapun tampilannya sebagai berikut:
Menu berikutnya dalah menu rekap jabatan, menu ini akan menampilkan jumlah tenaga dosen berdasarkan jabatan fungsional dosen dan unit kerja, adapun tampilkannya adalah sebagai berikut: Yang terakhir dari menu laporan ini adalah menu usulan, menu ini akan memberikan laporan usulan seseorang pegawai baik itu usulan pangkat maupun usulan jabatan fungsional dosen, adapun tampilannya adalah sebagai berikut: Sub Menu berikutnya adalah menu rekap pendidikan, menu ini akan menampilkan jumlah pegawai berdasarkan pendidikan dan unit kerja, adapun tampilannya sebagai berikut:
Menu berikutnya adalah menu info, di menu info terbagi dua yaitu sub menu gaji berkala dan pensiun, adapun tampilannya adalah sebagai berikut: Selanjutnya adalah sub menu pensiun, menu ini akan menginformasikan pegawai yang akan pensiun pada tahun tertentu di unit kerja tertentu, misalnya fakultas pertanian untuk tahun 2010. Adapun tampilannya sebagai berikut: Pada sub menu gaji berkala ini akan menampilkan informasi kenaikan gaji berkala untuk tahun tertentu dan pada unit kerja tertentu misalnya tahun 2010 untuk fakultas ekonomi siapa-siapa saja yang akan naik gaji berkalanya. Adapun tampilannya sebagai berikut: Demikianlah buku panduan Sistem Informasi Kepegawaian (Simpeg) Universitas Syiah Kuala ini semoga dapat bermanfaat bagi kita semua, penulis mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun penulis mengucapkan banyak terima kasih. Wassalam, Penulis