ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI PEMBELIAN DAN PENJUALAN PADA TOKO DEWI SRI TEMANGGUNG NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh: Gunawan Wicahyono 11.22.1313 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013
ANALISIS AND DESIGN APPLICATION PURCHASE AND SALE IN DEWI SRI STORE TEMANGGUNG ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI PEMBELIAN DAN PENJUALAN PADA TOKO DEWI SRI TEMANGGUNG Gunawan Wicahyono Andi Sunyoto Jurusan Sistem Informasi STIMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT A company as an organization that has always been a tendency for profit requires a computerized system that will be used in collecting, storing and processing data to produce information that will support the company's business strategy, plans and make effective business decisions. Grocery stores Dewi Sri is one of the grocery stores and wholesalers who have a lot of customers in temanggung.namun Grocery Stores Dewi Sri in business competition has not made progress in the current era of computerization such as recording sales and purchases are still done manually so that managers have difficulty in make decisions primarily for inventory needs to be added or not a result of the differences described in the book deal with the number of stocks held physically. This research aims to design and build an application that has a management information system facility data input, data processing, data reports. So as to assist the management in terms of providing information quickly, completely and accurately by using the computer as a tool. To build this application, the software needs Microsoft Visual Basic 6.0 as aplikasiyang editor program will be used later and Microsoft SQL Server 2000 for database creation. Keywords: Information Systems, Sales, Purchasing, Dewi Sri Grocery Stores
1. Pendahuluan 1.1. Latar Belakang Masalah Salah satu hal terpenting dalam perdagangan adalah pembukuan. Semua transaksi yang terjadi harus secara terperinci tercatat agar memudahkan pemilik untuk melakukan pengecekan. Transaksi tersebut meliputi penjualan, pembelian. Pembukuan biasanya dilakukan oleh seorang ahli pembukuan. Banyak hal yang bisa dilakukan mulai dari pencatatan manual hingga memakai sebuah aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan. Pada pencatatan manual semua pembukuan ditulis dan disusun secara manual tanpa bantuan alat apapun. Pada zaman dahulu hal ini banyak digunakan karena perkembangan teknologi di zaman tersebut belum semaju sekarang. Pada saat ini pembukuan sudah lebih mudah dilakukan oleh sang pemilik toko, karena sudah banyak alat bantu teknologi yang bisa di gunakan dalam melakukan pembukuan. Jadi proses pembukuan yang dulu berjalan lama sekarang sudah dapat berjalan dengan cepat. Komputer merupakan salah satu teknologi yang saat ini berkembang sangat pesat dibandingkan teknologi yang lainnya. Hampir semua pekerjaan yang dilakukan manusia selalu di dukung teknologi yang satu ini. Perkembangan komputer dalam kehidupan manusia sangat luas, tidak terbatas dalam lingkungan kerja saja, tetapi dalam kehidupan sehari-hari. Perkembangan teknologi di bidang komputer adalah suatu hal yang menunjang bagi para pemilik toko untuk memudahkan kegiatan pembelian barang,pengecekan stok barang, dan pembukuan dari penjualan yang di lakukan oleh toko tersebut. Untuk mengetahui jumlah stok barang yang tersisa pemilik kadang harus menghitung jumlah barang yang ada di toko dan gudang karena pembukuan masih menggunakan sistem manual yang terkesan kurang tercatat dengan rapi dan terstuktur. Padahal kita harus dituntut bekerja cepat melayani pelanggan, karena jika pelayanannya lama maka pelanggan juga akan merasakan ketidaknyamanan. Tetapi kemajuan tersebut tidaklah seta merta mudah dan diterapkan oleh semua pemilik toko. Karena tidak semua pemilik toko adalah orang yang bisa membuat sebuah program yang bisa memudahkan mereka dalam pencatatan transaksi jual beli. Bahkan di antara merekapun ada yang tidak bisa mengoperasikan komputer. Oleh karena itu penulis tertarik untuk melakukan sebuah penelitian di Toko Dewi Sri Temanggung yang masih menggunakan sistem pembukuan manual dalam melakukan pencatatan transaksi jual beli. 1
2. Landasan Teori 2.1. Konsep Dasar Sistem 2.1.1. Pengertian Sistem Konsep dasar sistem ada dua pendekatan yaitu penekanan pada prosedurnya dan penekanan pada komponennya atau elemen. Pendekatan sistem yang menekankan pada prosedur: Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. 1 Pendekatan sistem yang menekankan pada komponen atau elemen: Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. 2.1.2. Konsep Dasar Informasi Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Kualitas informasi tergantung pada beberapa hal yaitu: 1. Akurat, berati informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan. 2. Tepat waktu, informasi yang diterima harus tepat pada waktunya. 3. Relevan, informasi harus mempunyai manfaat bagi penerima. 2.2. Konsep Dasar Sistem Informasi 2.2.1. Pengertian Sistem Informasi Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dri suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. 3. Analisis Sistem 3.1. Pengertian Analisis Sistem Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mendefinisikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatankesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. 1 Jefry Fitz Gerald, Andra F Gerald, Warren D. Stalling, Jr. Fundamentals Of Sistem Analysis (edisi kedua : New York : John Walley & Sons, 1981), halaman 5. 2
Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap desain sistem. Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan ditahap ini akan menyebabkan kesalahan ditahap selanjutnya. Didalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem sebagai berikut ini. 1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah. 2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada. 3. Analyze, yaitu menganalisis sistem 4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis. 3.2. Identifikasi Masalah a) Pengidentifikasian masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Masalah dapat di definisikan sebagai suatu pertanyaan yang harus dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari sebuah sistem tidak dapat tercapai. b) Dari hasil penelitian yang telah dilakasanakan, Ada beberapa permasalahan yang diantaranya: Pengolahan data penjualan yang dilakukan masih manual, sehingga sering terjadi kesalahan saat transaksi. Pengendalian yang kurang efektif karena kurang tersedianya laporan yang berkualitas. Proses pembuatan laporan lambat dan kurang akurat. 4. Implementasi dan pembahasan 4.1. Implementasi Sistem Implementasi merupakan kegiatan akhir dari proses penerapan sistem baru yang telah dibuat atau dikembangkan sebelumnya, dimana pada tahapan ini proses pengoperasian sistem yang baru tersebut dilakukan secara menyeluruh untuk menggantikan sistem yang lama. Dengan implementasi ini diharapkan sistem baru yang telah dikembangkan berjalan sesuai dengan harapan. Tahapan implementasi sistem ini meliputi beberapa kegiatan antara lain adalah menerapkan rencana implementasi, melakukan kegiatan implementasi sistem serta tindak lanjut implementasi. 3
4.2. Kegiatan Implementasi Adapun bentuk kegiatan yang dilakukan dalam tahapan implementasi adalah sebagai berikut : 1. Pembuatan Database 2. Pembuatan Program 3. Pengetesan Sistem 4. Intalasi Hardware dan Software 5. Pemilihan dan Pelatihan Personil 6. Konversi Sistem 4.3. Intalasi Hardware dan Software Langkah selanjutnya adalah penginstalan hardware dan software yang diperlukan dalam mengimplementasikan sistem. Adapun hal yang perlu dilakukan dalam penginstalan hardware dan software adalah sebagai berikut: 1. Hardware Hal pertama yang perlu dilakukan adalah mempersiapkan pengaman terutama terhadap penggunaan tegangan listrik yang tidak stabil yaitu perlu pemasangan stabilizer. Instalasi dilakukan oleh pemasar toko computer pada saat pembelian perangkat keras. 2. Software Software atau perangkat lunak dalam hal ini adalah program aplikasi hasil pengkodean yang merupakan sebuah sistem yang baru yaitu sistem informasi penjualan dan pembelian pada toko Dewi Sri Temanggung. Untuk instalasi software penulis membedakan menjadi dua yaitu intalasi sistem informasi penjualan dan pembelian pada toko Dewi Sri Temanggung dan instalasi database toko Dewi Sri Temanggung. Hal-hal yang perlu dilakukan dalam penginstalan software adalah sebagai berikut: 1. Instalasi Aplikasi sistem informasi penjualan dan stok barang a. Masukkan CD yang berisi program aplikasi system informasi penjualan dan pembelian toko Dewi Sri Temanggung ke dalam CDROM komputer yang akan diinstal program tersebut. b. Jalankan file setup.exe yang ada pada CD. 4
c. Ikuti semua petunjuk dan langkah-langkah yang ditampilkan selama proses instalasi hingga selesai. 2. Instalasi Database pada server a. Instalasi database SQL Server, ikuti semua petunjuk dan langkah-langkah yang ditampilkan selama proses instalasi hingga selesai. b. Selanjutnya tinggal meng-attach database Penjualan.MDF melalui Microsoft SQL Server Enterprise Manager Microsoft SQL Servers SQL Server Group (local)(windows NT) database klik kanan all task attach database cari folder tempat penyimpanan database tadi (file database telah ikut terinstal sewaktu menginstal program aplikasi. Setelah menemukan database Dewi Sri.mdf klik OK, Komputer dapat menjalankan program aplikasi sistem penjualan dan pembelian tersebut karena sebelumnya sudah terkoneksi dengan database yang ada pada DBMS. 4.4. Pemilihan dan Pelatihan Personil Admin yang akan mengoperasikan sebuah sistem yang baru harus merupakan orang yang benar-benar memahami sistem informasi dan tugas-tugas mereka. Pemilihan admin dalam sistem informasi merupakan salah satu faktor yang perlu diperhatikan, karena keberhasilan dalam pelaksanaannya ditentukan oleh personil yang berada dalam sistem itu sendiri. a. Pemilihan personil Adapun personil yang akan dipilih berasal dari karyawan Toko Dewi Sri Temanggung itu sendiri dengan pertimbangan sebagai berikut: 1. Memindahkan karyawan yang telah ada ke posisi baru lebih mudah daripada merekrut karyawan baru 2. Personil yang akan menjalankan sistem ini yaitu karyawan yang memiliki dasar-dasar komputer berikut pengalamannya, tujuannya agar admin tersebut tidak terlalu sulit untuk menjalankan sistem yang baru tersebut. 3. Teliti dan sabar menghadapi komplain pelanggan. 5
b. Pelatihan personil Personil yang dipilih dalam penggunaan sistem ini perlu dilatih untuk hal-hal yang belum mereka pahami. Pendekatan-pendekatan yang bisa ditempuh untuk melakukan pelatihan antara lain: 1. Penjelasan secara umum tentang sistem yaitu menu, submenu, dan tombol-tombol yang digunakan 2. Uji coba input data penjualan dan pembelian pembelian dengan jumlah dan kasus yang ditentukan 3. Praktek lapangan langsung yaitu petugas yang telah dilatih diberi penjelasan dan intruksi tentang apa yang harus dikerjakan dan bagaimana mengerjakannya yang langsung dipraktekkan pada posisi dan situasi kerja yang sebenarnya 5. Penutup 5.1. Kesimpulan Adapun kesimpulan yang dapat diambil dari penelitian yang telah dilakukan oleh penulis adalah sebagai berikut: 1. Sistem Lama a) Proses pengolahan data penjualan dan pembelian masih manual membutuhkan waktu yang lama sehingga informasi yang dihasilkan sering mengalami keterlambatan b) Penyimpanan data masih menggunakan arsip c) Informasi data penjualan dan pembelian tidak akurat, tepat waktu dan relevan 2. Sistem Baru a) Lebih efektif dan efisisen karena proses transaksi penjualan dan pembelian lebih mudah dan cepat maka keterlambatan informasi yang diperoleh dapat dicegah b) Pada sistem informasi ini memiliki beberapa menu, yaitu : Data, terdiri dari sub-sub menu : barang, display, kategori, pengguna, pelanggan, supplier, hutang, dan cicilan. Transaksi, terdiri dari sub-sub menu : Penjualan dan pembelian. Laporan c) Output yang nantinya akan dihasilkan dari pengolahan data yang dilakukan oleh sistem diharapkan dapat dijadikan acuan oleh pihak yang bertindak 6
sebagai pengelola dalam menentukan tindakan (follow up) dan pengambilan keputusan dalam watu yang tepat. d) Sistem informasi pada bagian penjualan dapat meningkatkan pelayanan dan kemudahan terhadap Toko Kelontong Dewi Sri dan pembuatan laporan. 5.2. Saran Adapun saran-saran untuk perbaikan terhadap Toko Kelontong Dewi Sri adalah sebagai berikut: 1. Sistem yang telah dibuat masih sebatas desktop application yang hanya bisa diakses pasi satu PC saja, sehingga perlu dikembangkan dangn sistem web sehingga memudahkan pemantauan dari owner. 2. Perlu adanya penambahan dengan aplikasi penjualan dan pembelian barang menggunakan sistem Client server,sehingga lebih mempercepat dalam penginputan data penjualan dan pembelian. 7
DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif.2007.Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta:Penerbit ANDI OFFSET Arief, M.Rudyanto. 2005. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000.Yogyakarta:Penerbit Andi Burch,John and Gary Grudnitski. 1986. Information Systems Theory and Practice. 4 th Edition.New York: John Wiley & Sons 8