ANALISIS JABATAN 1
Pengadaan (procurement) adalah fungsi operasional pertama MSDM. Pengadaan karyawan merupakan masalah penting, sulit, dan kompleks karena untuk mendapatkan dan menempatkan orang-orang yang kompeten, serasi, serta efektif tidaklah semudah membeli dan menempatkan mesin. Pengadaan karyawan harus didasarkan pada prinsip apa baru siapa. 2
Apa artinya manajemen harus terlebih dahulu menempatkan pekerjaan-pekerjaannya berdasarkan uraian pekerjaan. Siapa artinya manajemen baru mencari orang-orang yang tepat untuk menduduki jabatan tersebut berdasarkan spesifikasi pekerjaan. Kalau pengadaan karyawan berdasarkan siapa kemudian apa, akan menimbulkan mismanajemen dalam penempatannya. Untuk mendapatkan karyawan yang tepat, kompeten dan efektif, harus dilakukan analisa jabatan 3
ANALISIS JABATAN (Job Analysis) Pengertian analisis jabatan. Langkah-langkah analisis jabatan Penggunaan informasi analisis jabatan Uraian pekerjaan (job description) Spesifikasi pekerjaan (job specification) Evaluasi pekerjaan (job evaluation) Penyederhanaan Pekerjaan Pengayaan pekerjaan Persyaratan pekerjaan 4
RUANG LINGKUP ANALISIS JABATAN Menganalisis dan mendesain pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan, bagaimana mengerjakannya, dan mengapa pekerjaan itu harus dikerjakan Informasi tertulis mengenai pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan dalam suatu perusahaan agar tujuan tercapai 5
PENGERTIAN Prosedur untuk menetapkan tugas dan tuntutan ketrampilan dari suatu jabatan dan orang macam apa yang dipekerjakan. Analisis jabatan adalah kegiatan untuk memberikan analisis pada setiap jabatan pekerjaan, sehingga dengan demikian akan memberikan pula gambaran tentang spesifikasi untuk jabatan tertentu (Aleks Notisemito,1986) 6
LANGKAH-LANGKAH ANALISIS JABATAN Tentukan kegunaan hasil informasi analisis jabatan! (spt : uraian jabatan, spesifikasi jabatan, evaluasi jabatan, dll ) Kumpulkan informasi tentang latar belakang organisasi (spt: bagan organisasi, jenis-jenis pekerjaan yang ada, dll) Seleksi orang yang akan diserahi jabatan yang akan dianalisis Kumpulkan informasi analisis jabatan ( spt : aktvitas pekerjaan, perilaku karyawan, kondisi kerja, syarat-syarat pengisi jabatan) Verifikasi kebenaran data/informasi kepada pekerja dan atasan langsung Susun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan! memperhitungkan kemungkinan pengembangan analisis Jabatan terhadap perkembangan perusahaan pada masa y.a.d. 7
KEGUNAAN INFORMASI ANALISIS JABATAN Rekrutmen dan Seleksi Kompensasi Evaluasi Jabatan Penilaian Prestasi Kerja Program Latihan dan Pengembangan Promosi dan Mutasi Petunjuk untuk perbaikan organisasi Pemerkayaan Pekerjaan Penyederhanaan Pekerjaan Penempatan Karyawan Peramalan Kebutuhan Tenaga Kerja Orientasi Karyawan Baru 8
Job Discription Adalah informasi tertulis yang menguraikan tugas dan tanggung jawab, kondisi pekerjaan, dan aspek-aspek pekerjaan pada suatu jabatan tertentu dalam organisasi. Isi uraian pekerjaan : identifikasi jabatan/pekerjaan ringkasan pekerjaan atau jabatan hubungan tugas dan tanggung jawab Wewenang dari pemegang jabatan standar kinerja(prestasi yang harus dicapai) kondisi kerja/ syarat kerja (alat, mesin, bahan baku ) spesifikasi/penjelasan tentang jabatan di bawah dan di atasnya. 9
JOB SPESIFICATION Adalah : uraian persyaratan kualitas minimum orang yang bisa diterima agar dapat menjalankan suatu jabatan/pekerjaan dengan baik dan kompeten. Isi spesifikasi pekerjaan : Tingkat pendidikan pekerja Jenis kelamin pekerja Keadaan fisik pekerja Pengetahuan dan Kecakapan kerja Batas umur pekerja Nikah atau belum Minat pekerja Emosi dan temparamen pekerja Pengalaman pekerja 10
JOB EVALUATION Menilai berat atau ringan, mudah atau sukar, besar atau kecil resiko pekerjaan dan memberikan nama, rangking, serta harga atau gaji suatu jabatan bila pekerjaan berat, sukar, berisiko besar, dan rangking jabatan semakin tinggi, maka harga atau gaji semakin besar Sebaliknya, bila pekerjaan mudah, ringan, resiko kecil, tanggung jawab kecil, dan rangking jabatan rendah, maka gaji jabatannya semakin kecil 11
Pemberian nama jabatan yang tepat akan memberikan kebanggan dan status bagi pejabat tersebut. Karena ego manusia yang selalu mengharapkan status. Misalnya, orang lebih senang dikatakan manajer daripada kepala bagian walaupun ranking jabatannya sama saja 12
PENYEDERHANAAN PEKERJAAN Adalah penggunaan logika untuk mencari penggunaan yang paling ekonomis dari suatu usaha manusia, materi, mesin-mesin, waktu, dan ruang agar cara-cara yang paling baik dan paling mudah dalam mengerjakan pekerjaan dapat digunakan. Prinsip dari penyederhanaan pekerjaan adalah agar pemborosan dalam rangka melaksanakan pekerjaan dapat dihilangkan 13
Agar tidak ada pemborosan, kita harus melakukan spesialisasi kerja yang lebih mendetail. 14
PENGAYAAN PEKERJAAN Adalah perluasan pekerjaan dan tanggung jawab secara vertikal yang akan dikerjakan seseorang pejabat dalam jabatannya. Manfaat dari pengayaan pekerjaan 1. Memberikan kepuasan kerja karyawan 2. Memberikan kesempatan dalam pengembangan pribadi karyawan 3. Memberikan kesempatan untuk berpartisipasi dalam kegiatan-kegiatan manajerial dan operasional 15
PERSYARATAN PEKERJAAN Adalah persyaratan-persyaratan jabatan tentang keterampilan yang dikehendaki. Setelah diketahui uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, evaluasi pekerjaan dan persyaratan pekerjaan, barulah manajemen melakukan penarikan karyawan yang akan mengisi lowongan yang kosong dalam perusahaan. 16
PERUSAHAAN CV. MD Spesifikasi Pekerjaan Nama Jabatan : Kepala Bagian Komputer Kode Jabatan : R-230 Tanggal : 12 September 2004 Penyusun : Risha. Departemen : Divisi Administrasi Lokasi : Palembang PERSYARATAN PEKERJAAN : Pendidikan : Akademi Komputer ; menguasai komputer Pengalaman : 3 Tahun bekerja di bidang komputer Persyaratan Fisik : Kesehatan baik untuk melakukan pekerjaan dan mempunyai stamina serta daya tahan cukup kuat untuk melaksanakan tugas berat Persyaratan Mental : Jujur, inisiatif dan kreatif, dapat mengambil keputusan dengan cepat; mampu menganalisis Supervisi : Rentang kendali 3-9 orang lulusan SMA. Mampu berkomunikasi efektif lisan dan tertulis, vertikal dan horizontal dalam perusahaan Kondisi Kerja : baik, 75% duduk di kursi yang nyaman, tenang dan dalam ruang AC 17
PERUSAHAAN MD Uraian Pekerjaan Nama Jabatan : Manajer Latihan & Pengembangan Kode Jabatan : A-25533 Dep. : Personalia Tanggal : 12 September 2004 Lokasi : Kantor Pusat Penyusun : Rosa Fungsi : Di bawah supervisi umum direktur personalia, mengembangkanmenyelenggarakan dan mengevaluasi program2 latihan on the job & off the job. Bertindak sbg penasesat bagi manajemen operasional dalam pelaksanaan latihan. Tugas-Tugas : 1. Bekerjasama dg para anggota manajemen lainnya menentukan kebutuhan latihan. 1. Dengan persetujuan direktur mengembangkan struktur program latihan 2. Menentukan metoda latihan, 3. dll 18
Wewenang : Menentukan struktur dan para pelaksana program latihan Menentukan jadwal latihan, dll Tanggung Jawab : Bertanggung-jawab atas kelancaran pelaksanaan latihan Bertanggung-jawab atas biaya-biaya latihan yang dikeluarkan Hubungan Lini : Atasan langsung : Direktur Personalia Bawahan langsung : Para pelatih, Kepala Bagian Administrasi Latihan. Kondisi Kerja : Bekerja di kantor yang nyaman. Waktu kerja mulai jam 8.00 pagi sampai 16.00 Sore kecuali bila memberikan latihan dan melakukan perjalanan (tiga hari per bulan) 19
Tugas: 20