Bagian Pembelian (Purchasing Department)
Siklus Pengadaan Barang
Bagian Pembelian (Purchasing Department)
SIKLUS PENGADAAN BARANG: Aplikasi di Perhotelan dan Restoran Oleh : Nyoman Suarsana Edisi Pertama Cetakan Pertama, 2007 Hak Cipta 2007 pada penulis, Hak Cipta dilindungi undang-undang. Dilarang memperbanyak atau memindahkan sebagian atau seluruh isi buku ini dalam bentuk apa pun, secara elektronis maupun mekanis, termasuk memfotokopi, merekam, atau dengan teknik perekaman lainnya, tanpa izin tertulis dari penerbit. Candi Gebang Permai Blok R/6 Yogyakarta 55511 Telp. : 0274-882262; 0274-4462135 Fax. : 0274-4462136 E-mail : info@grahailmu.co.id Suarsana, Nyoman SIKLUS PENGADAAN BARANG: Aplikasi di Perhotelan dan Restoran/Nyoman Suarsana -Edisi Pertama Yogyakarta; Graha Ilmu, 2007 x + 132 hlm, 1 Jil. : 23 cm. ISBN: 978-979-756-207-6 1. Ekonomi 2. Perhotelan I. Judul iv Siklus Pengadaan Barang
KATA PENGANTAR Buku yang khusus di bidang Akuntansi Perhotelan masih sangat minim keberadaannya di perpustakaan sekolahsekolah Perhotelan dan Pariwisata. Oleh karena itu penulis merasa terdorong untuk menyusun buku dengan judul: Siklus Pengadaan Barang: Aplikasi di Perhotelan dan Restoran, dengan tujuan untuk menambah perbendaharaan buku akuntansi perhotelan. Atas Berkat dan Rahmat Tuhan YME, buku Siklus Pengadaan Barang ini, dapat kami selesaikan pada tahun 2006. Penulis menyadari bahwa materi belajar ini disusun dengan tata bahasa yang sangat sederhana dan juga dalam waktu yang relatif singkat, oleh sebab itu penulis yakin pasti banyak kekurangannya. Beberapa istilah di dalam buku ini, yang masih ditulis dalam bahasa asing memang sengaja tidak diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia, dengan tujuan untuk menghindari salah arti, karena bagaimanapun juga istilah-istilah tersebut sudah sangat familiar pada industri perhotelan. Atas kekurangan yang ada, penulis mengharapkan khalayak pembaca untuk memberikan sumbangan kritik dan saran sehingga buku ini semakin sempurna dan lebih berguna untuk anak-anak didik kita, yang berminat mempelajarinya. Daftar Isi v
Diharapkan buku ini bermanfaat bagi Sekolah Menengah Kejuruan, jurusan Tata Hidangan dan Tata Boga, bagi mahasiswa/i Sekolah Tinggi Perhotelan, bagi usaha Hotel & Restoran, dan usaha Katering atau sejenisnya di seluruh Indonesia. Terimakasih penulis sampaikan kepada Bapak Drs. I. Gede Nurjaya, MM selaku Kepala Dinas Pariwisata, Propinsi Bali dan banyak orang yang tidak bisa disebutkan namanya satu persatu, yang telah memberikan dorongan moril maupun spirituil sehingga buku materi belajar ini bisa terwujud. Selamat membaca dan mempelajari buku Siklus Pengadaan Barang, mudah-mudahan bermanfaat. Denpasar, Maret 2007 Penulis vi Siklus Pengadaan Barang
DINAS PARIWISATA PEMERINTAH PROVINSI BALI BALI GOVERNMENT TOURISM OFFICE http/www: balitourismauthority.net Jalan S. Parman Niti Mandala, Phone : (0361) 222387, Fax. : (0361) 226313 Denpasar - Bali - 80235 Denpasar, 29 Agustus 2006 Nomor : 842/1579/Disparda Lampiran : - Perihal : Dukungan Kepada Yth. Sdr. Nyoman Suarsana Di - Denpasar Sebagai salah satu upaya untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan di bidang pengendalian makanan dan minuman serta di bidang pengadaan barang-barang keperluan operasional pada usaha perhotelan, maka saya menyambut baik serta mendukung diterbitkannya buku materi belajar yang khusus ditujukan bagi Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) pariwisata/perhotelan lainnya, dengan judul: 1. Pengendalian Biaya Departemen F & B di Perhotelan 2. Siklus Pengadaan Barang: Aplikasi di Perhotelan dan Restoran Sehubungan dengan hal tersebut, saya mendukung kedua buku ini untuk dapat dipakai sebagai tambahan sumber rujukan dan atau pegangan bagi mereka yang sering berhubungan dengan kegiatan yang terkait dengan kedua bidang dimaksud. Demikian semoga ada manfaatnya. Daftar Isi vii
viii Siklus Pengadaan Barang
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR v REKOMENDASI vii DAFTAR ISI ix DAFTAR GAMBAR xi BAB 1 BAGIAN PEMBELIAN (PURCHASING DEPARTMENT) 1 1. Pendahuluan 1 2. Pengertian Purchasing 2 Latihan Soal No. 1 5 BAB 2 STRUKTUR ORGANISASI 7 1. Pengertian 7 2. Struktur Organisasi Hotel 7 3. Stuktur Organisasi Bagian Pembelian 9 4. Lokasi Kantor 10 5. Perlengkapan Kantor 11 6. Kerjasama dengan Bagian Lain 18 7. Target Bagian Pembelian 23 8. Teknik Membeli Barang (Buying Technic) 25 Latihan Soal No. 2 26 Daftar Isi ix
BAB 3 SISTEM PEMBELIAN BARANG 27 1. Pendahuluan 27 2. Sistem atau Cara Pembelian Barang 28 3. Pembelian Secara Kontan (Cash and Carry) 30 4. Pesanan Tetap (Standing Order) 30 Latihan Soal No. 3 32 BAB 4 SIKLUS DOKUMEN BAGIAN PEMBELIAN 33 1. Pengertian 33 2. Siklus Dokumen 33 3. Survey Harga Pasar (Market Survey) 38 4. Memilih Rekanan (supplier) 41 5. Deskripsi Jabatan Bagian Pembelian (Job Description) 42 BAB 5 MENERIMA BARANG (RECEIVING) 47 1. Pengertian 47 2. Lokasi Kantor (Office Location) 48 3. Tugas Dan Tanggung Jawab Receiving 49 Latihan Soal No. 5 74 BAB 6MENYIMPAN BARANG (STORING) 75 1. Pendahuluan 75 2. Pengertian 76 3. Fungsi Gudang 78 4. Persyaratan Sebuah Gudang (Dilihat dari segi Phisik) 81 5. Klasifikasi/Jenis Gudang 84 6. Mengatur Barang Persediaan 92 7. Perlengkapan Gudang 101 8. Struktur Organisasi Gudang 103 9. Kerjasama dengan Bagian Lain (Close Cooperation) 104 10. Jadwal Kerja Bagian Gudang 106 Latihan Soal No. 6 108 BAB 7 MENDISTRIBUSIKAN BARANG PERSEDIAAN (ISSUING ITEMS) 109 1. Pendahuluan 109 x Siklus Pengadaan Barang