PANDUAN UNTUK NOTARIS & DINAS Sistem Administrasi Badan Hukum Koperasi (SISMINBHKOP) Kementerian Koperasi dan UKM Republik Indonesia 1 PENDAHULUAN SISMINBHKOP merupakan layanan online berbasis web yang disediakan oleh Kementerian Koperasi dan UKM. Sistem ini bertujuan untuk memberikan layanan terpadu kepada para penggiat Koperasi di Indonesia. SISMINBHKOP diharapkan dapat memberikan kemudahan untuk pengguna (Notaris) dalam melakukan pengajuan SK badan hukum koperasi dan melakukan proses perubahan anggaran dasar koperasi. Dengan sistem ini juga diharapkan proses pengajuan yang berhubungan dengan badan hukum koperasi dapat diproses lebih cepat, mudah, murah, dan aman.
SISMINBHKOP dapat diakses secara online oleh notaris 1 dengan menggunakan sembarang internet browser modern. Alamat utama situs SISMINBHKOP adalah http://sisminbhkop.id. Alamat cadangan dari sistem adalah http://sisminbhkop.depkop.go.id. Bagi dinas koperasi, fokus dari dokumen ini adalah pada bagian 5 PERANAN DINAS. 2 REGISTRASI & LOGIN Sebelum menggunakan sistem, maka diperlukan proses pendaftaran atau registrasi. Saat ini hanya Notaris NPAK (atau wakilnya) yang dapat menggunakan sistem ini. Jika Notaris belum memiliki SK NPAK, silakan ajukan secara online melalui http://npak.depkop.go.id 1. Gunakan web browser untuk menuju ke URL http://sisminbhkop.id 2. Registrasi dilakukan dengan mengklik tombol Register pada seksi Notaris. 1 Untuk saat ini Dinas belum memiliki akses langsung ke sistem. Namun sistem pengembangan sistem ke depan akan memberi kemudahan monitoring perkembangan koperasi bagi Dinas. Halaman 2 / 14
Gambar 1 Halaman Utama Akses Sistem 3. Lengkapi form yang ada di dalamnya: a. Email b. SK AHU c. SK Pengangkatan NPAK d. Tanggal Terdaftar NPAK e. Nama Lengkap f. Password pilihan sendiri (Anda perlu dua kali memasukkan password pilihan yang persis sama) g. Wilayah Kerja h. Tempat Kedudukan i. Tempat Diklat Koperasi 4. Sistem akan mengirim email untuk verifikasi. Klik link aktivasi di email tersebut. Catatan: Ada peluang email masuk ke dalam folder Spam. Buka dan klik link aktivasi tersebut. 5. Setelah menglik link aktivasi, maka akan ada form untuk mengunggah dokumen pendukung. Unggah dokumen-dokumen pendukung notaris: a. Scan SK AHU b. Scan SK Pengangkatan NPAK c. Scan KTP 6. Pada langkah ini, staf Kementerian akan memeriksa dan memverifikasi akun Anda berdasarkan data dan dokumen yang diunggah pada tahap 4. Tunggulah email Halaman 3 / 14
konfirmasi dari sistem. Anda tidak dapat mengakses maupun memohon Badan Hukum Koperasi sebelum proses verifikasi ini. 7. Jika akun Anda telah diverifikasi, Anda dapat login dengan menggunakan browser untuk menuju ke URL http://sisminbhkop.id dan mengklik tombol Login pada seksi Notaris. Masukkan email dan password yang sudah Anda pilih pada langkah 3 di atas. 3 PERMOHONAN BADAN HUKUM KOPERASI BARU 1. Pastikan Anda telah login dalam sistem ( jika belum, lihat Gambar 1) dan melihat dashboard utama berikut ini (Gambar 2) 2. Selanjutnya, tekan menu Permohonan Badan Hukum Koperasi (Klik menu a pada Gambar 2). 3. Anda memasuki Langkah 1 Pendataran Permohonan Badan Hukum Koperasi (Gambar 3). Pada langkah ini, masukkanlah Kedudukan Koperasi, Nama Koperasi, Jenis, Wilayah Keanggotaan dan Bentuk Koperasi. Klik tombol Daftarkan untuk menuju ke Langkah 2. Jika proses pendaftaran berhasil, sistem akan memberikan contoh/template dokumen Anggaran Dasar yang dapat diunduh yang sesuai dengan jenis koperasi yang dimasukkan pada Langkah 1 (lihat Gambar 4). CATATAN: Nama Koperasi paling sedikit terdiri atas 3 (tiga) kata, dan tidak diperkenankan mengandung kata KOPERASI maupun jenisnya (JASA, SIMPAN PINJAM, PRODUSEN, KONSUMEN, PEMASARAN), karena akan otomatis ditambahkan oleh sistem berdasarkan Jenis Koperasi. Sistem akan melakukan pengecekan secara nasional dan menolak jika telah terdapat nama koperasi yang sama. Langkah 1 dan Langkah 2 tidak harus dilakukan pada satu kesempatan atau hari yang sama. Langkah 2 bisa dilakukan beberapa hari setelah Langkah 1. Hal ini memungkinkan koperasi untuk melakukan pengecekan nama di awal proses. Jika langkah 1 sudah dilewati, nama koperasi akan tercatat dan ter- reserve di sistem dan terblokir untuk digunakan oleh notaris lain. 4. Pada Langkah 2, terdapat field- field yang lebih rinci yang harus diisi. Masukkan data berikut: a. Nomor Akta Pendirian b. Tanggal Akta Pendirian Halaman 4 / 14
c. Unggah Dokumen AD 2 d. Unggah Scan Surat Pengantar Dinas e. Alamat f. Tanggal Rapat g. Alamat Rapat h. Jumlah Peserta Rapat i. Unggah Scan Berita Acara Rapat j. Unggah Scan Daftar Hadir Rapat k. Unggah Scan KTP Peserta Rapat l. Modal Sendiri m. Nilai Simpanan Pokok n. Nilai Simpanan Wajib o. Jumlah Anggota p. Usaha Utama q. Usaha Pendukung (opsional) r. Usaha Tambahan (opsional) s. Periode Kepengurusan t. Susunan Pengawas & Pengurus. Susunan Pengawas & Pengurus dapat ditambahkan sesuai kebutuhan. Jabatan Pengawas & Pengurus dapat disunting dan disesuaikan. 5. Centang checkbox konfirmasi dan klik tombol Konfirmasi untuk mengajukan permohonan. Selamat! Anda telah mengajukan permohonan Badan Hukum Koperasi Baru. Staf Kementerian Koperasi dan UKM akan meninjau dan memberikan konfirmasi approval/persetujuan maupun penolakan melalui email. CATATAN : a. Anda juga dapat menekan tombol SIMPAN (di ujung bawah layar scroll paling bawah) sewaktu- waktu selama Langkah 2 sedang dilengkapi. Maka data permohonan akan tersimpan dan dapat diakses melalui Dashboard Notaris kapan pun meskipun komputer dimatikan atau log out. b. Jika permohonan telah diajukan dan telah direview oleh Kementerian, Anda dapat melihat komentar persetujuan maupun perbaikan dengan mengklik tombol suryakanta. 2 Dokumen Anggaran Dasar tidak perlu dipindai/scan satu per satu, cukup dokumen yang di save- as PDF dari Microsoft Word atau pengolah kata lainnya, dengan melampirkan halaman terakhir yang mengandung scan tandatangan. Halaman 5 / 14
Gambar 2 Dashboard Notaris Halaman 6 / 14
Gambar 3 Langkah 1 Permohonan Badan Hukum Koperasi Halaman 7 / 14
Gambar 4 Langkah 1 Selesai. Template Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga berdasarkan Jenis Koperasi yang dipilih siap diunduh dan disesuaikan. Halaman 8 / 14
Gambar 5 Langkah 2 Permohonan Badan Hukum Koperasi 4 UNDUH DAN CETAK SK BADAN HUKUM Persetujuan atau penolakan permohonan Badan Hukum akan diinformasikan via email, atau dapat dimonitor melalui Dashboard Notaris. Persetujuan permohonan Badan Hukum akan ditandai ikon hijau. Penolakan permohonan akan ditandai ikon merah. Jika telah disetujui, klik tombol dengan ikon suryakanta (Gambar 6) untuk melihat rincian dan atau mengunduh SK Badan Hukum untuk dicetak. Jika permohonan ditolak, Notaris dapat melakukan perbaikan kembali, untuk kemudian diajukan dan melalui proses review lagi. Halaman 9 / 14
Gambar 6 Dashboard Notaris dengan Status Permohonan 5 PERANAN DINAS Dalam tata cara baru ini, Dinas tetap memegang peranan penting untuk memberikan penyuluhan awal perkoperasian dan melakukan verifikasi kesiapan pendirian koperasi yang ditunjukkan oleh dikeluarkannya Dokumen Surat Pengantar Dinas. Scan Dokumen ini wajib diunggah oleh notaris dalam langkah permohonan Badan Hukum koperasi baru di Langkah 2. Contoh template dari dokumen ini dapat dilihat pada gambar berikut (Gambar 7). Dinas juga akan menerima tembusan dari SK yang telah didownload oleh Notaris. SK yang dihasilkan memiliki QR code unik untuk validasi keabsahan SK secara online. Siapa saja (termasuk dinas) dapat melakukan proses validasi ini dengan mudah. Cara validasi ini diterangkan dalam Bab berikut. Halaman 10 / 14
KOP DINAS KOPERASI REKOMENDASI Kepada Yth. Bapak/Ibu Notaris Pembuat Akta Koperasi Di Tempat Berdasarkan Surat Permohonan Koperasi yang beralamat di dengan nomor:, tanggal HH/BB/TTTT pihak Dinas Koperasi dan UKM Kabupaten menyetujui untuk diproses pembuatan Akta Pendirian koperasi tersebut karena telah memenuhi syarat- syarat sebagai berikut: 1. Hasil Notulen Rapat Pembentukan Koperasi XYZ 2. Berita Acara Hasil Pembentukan Koperasi XYZ 3. Daftar Nama Pengurus dan Pengawas dan Dewan Pendiri Koperasi XYZ 4. Besar Simpanan Pokok dan Wajib Anggota Koperasi XYZ 5. Unit Usaha Koperasi XYZ 6. Neraca Awal Koperasi XYZ 7. Fotokopi KTP Pengurus, Pengawas dan Pendiri Koperasi XYZ Demikian disampaikan untuk bahan seperlunya., 8 April 2016 KEPALA DINAS KOPERASI KABUPATEN Nama Jelas NIP Gambar 7 Contoh Surat Pengantar Dinas yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan Dinas Halaman 11 / 14
6 RESET PASSWORD DAN UPDATE PROFIL NOTARIS Apabila notaris melupakan password atau menghendaki penggantian password, dipersilakan untuk mengklik tombol Lupa Password pada layar login. Gambar 8 Tombol untuk Reset Password Apabila terdapat perubahan atau perbaikan pada rincian data notaris (misal gelar berubah atau nama perlu dikoreksi atau update dokumen verifikasi yang perlu diunggah), maka dari Dashboard Notaris tekan menu Profil Notaris dan tekan tombol Update. Halaman 12 / 14
Gambar 9 Klik menu Profil Notaris untuk melakukan Update Gambar 10 Klik Update untuk start mengedit data Notaris Halaman 13 / 14
7 VALIDASI SK ONLINE Surat Keputusan Badan Hukum dapat dicek keabsahannya / divalidasi oleh siapapun dengan cukup mudah. Cara yang paling mudah adalah dengan mengunduh sembarang Aplikasi QR Code Reader di Google Play Store (Android) atau Apple Store (IOS). Beberapa contoh aplikasi tersebut: QR Code Reader, QR Scanner: Free Code Reader dari Kaspersky Lab. Prosedur Validasi: 1. Jalankan App QR Code Reader yang telah diinstall dari Store. 2. Arahkan kamera ke QR Code SK (lihat Gambar 11) 3. Aplikasi akan mengarahkan pada laman di website sisminbhkop.id di mana keterangan tentang SK tersebut akan tertera pada laman tersebut. Catatan PENTING: Website haruslah merujuk ke alamat URL sisminbhkop.id atau sisminbhkop.depkop.go.id, jika tidak maka pada tahap ini bisa dinyatakan SK tersebut TIDAK VALID. 4. Jika data yang tertera pada laman tersebut SAMA dengan yang tercetak, maka SK tersebut VALID. Jika tidak maka SK tersebut TIDAK VALID. 5. Gambar 11 QR Code pada SK Halaman 14 / 14