PELATIHAN PAMIOL BAGI AUDITOR OLEH: DR. I GEDE RASAGAMA, S.SI., M.PD. SEKRETARIS BIDANG PROGRAM BADAN PENJAMINAN MUTU POLITEKNIK NEGERI BANDUNG A. PROSES LOGIN AUDITOR: 1. Masukan username 2. Masukan password 3. Klik tombol login untuk menggunakan fitur PAMIOL. 1
B. MENU UTAMA PAMIOL AUDITOR 1. AUDIT 2. LAP. KUNJ. AUDIT 3. LAP. FINAL AUDIT 4. SARAN 5. LOGOUT Melihat daftar Dep./Prodi/ Unit Kerja/ Sub Unit Kerja yg akan diaudit, dan Borang yg sdh diisi auditee untuk diaudit Melihat daftar hasil kunjungan audit; Mengisi laporan kunjungan audit; dan Melakukan Validasi Melihat daftar laporan final audit; Mengisi laporan final audit; dan Melakukan Validasi. Melihat daftar saran sesuai tahun audit; dan Menulis saran. Keluar dari tampilan menu utama dan kembali ke tampilan login PAMIOL. C. DESK EVALUASI DENGAN PAMIOL (MENGAUDIT) Langkah 1: Klik menu Audit shg tampil Gambar sbb: ke hal. utama Untuk mengaudit butir borang atau melihat hasil pekerjaan setelah melakukan validasi. Untuk proses Edit dan Validasi. 2
Langkah 2: Klik nama borang pada menu Audit maka didapat bbrp informasi sbb: Butir borang (Pertanyaan Audit) Dokumen template Deskripsi butir borang Jawaban auditee Nama PIC butir borang terkait. LANGKAH KE-3: Membaca pertanyaan butir borang!, Membaca jawaban auditee terkait! Mengunduh dan Membaca dokumen penduk. auditee, jika ada! Menilai dokumen yg diunggah auditee: MENDUKUNG atau TIDAK MENDUKUNG jawaban auditee. Jika TIDAK maka klik Radio Button TIDAK pada bagian dokumen pendukung 3
Langkah 4: Menilai butir borang. Disajikan satu dari 2 tipe penilaian. (a) Tipe 1: Skor sudah ditetapkan sistem. Klik pada Radio Button di sebelah nilai yg diinginkan. (b) Tipe 2: Skor ditetapkan Auditor. Ketik nilai langsung pada ruas yg sudah disediakan LANGKAH 5: MEMUTUSKAN STATUS JAWABAN BUTIR BORANG TERKAIT AUDITEE: PERLU TINDAKAN KOREKSI OR TIDAK. Jika YA maka Klik Radio Button YA dan ketik komentar-nya pada ruas yg disediakan! Jika TIDAK maka Klik Radio Button TIDAK dan tidak perlu menulis komentar!! Jangan Lupa: Setiap butir borang mendapat perlakuan sama spt pada langkah 3, 4, 5! 4
LANGKAH 6: PINDAH KE BUTIR BORANG YANG LAINNYA! Cara I: Pindah ke butir borang berikutnya (berurutan) maka Klik butir berikutnya! Cara II: Gunakan navigasi untuk langsung pindah ke butir borang yg diinginkan! Untuk cara II, jika proses penilaian suatu butir borang telah selesai, maka JANGAN LUPA GUNAKAN/KLIK FITUR SIMPAN SEMENTARA! LANGKAH 7: KHUSUS SETELAH BUTIR BORANG TERAKHIR, KLIK TOMBOL SELESAI MAKA LANGSUNG DIARAHKAN KE DAFTAR BUTIR BORANG KEMBALI. LANGKAH 8: VALIDASI KESELURUHAN HASIL KEGIATAN AUDIT 3: Meyakinkan proses Validasi! 4: Ke-2 Auditor harus melakukan Validasi! 1: Gambar Pencil untuk Edit Audit tiap butir borang yang mau dilakukan! 2: Gambar Kunci untuk mengakhiri seluruh rangkaian kegiatan audit sehingga borang tsb tidak bisa diubah lagi, kecuali diunduh! 5
D. MEMBUAT LAP. KUNJ. AUDIT. Langkah 1: Tampilkan menu utama PAMIOL dan klik menu Lap. Kunjungan Audit LANGKAH 2: KLIK NAMA BORANG PADA DAFTAR HASIL KUNJUNGAN AUDIT! Beberapa Info atl: Tampilan... 1) Butir2x pd set borang yg telah diberi tanda permohonan tindakan koreksi. 2) Komentar disertai checkbox yang menentukan butir tsb akan ditunjukkan ke auditee atau tidak? Pilih butir-butir borang yang ingin dilihat bersama auditee! Setelah selesai memilih butir-butir borang yang ditunjukkan, Klik Tombol SIMPAN maka otomatis diarahkan ke halaman daftar kunjungan Audit, untuk dilakukan proses VALIDASI! 6
Langkah 3: Melakukan Proses Validasi, setelah mengklik Tombol SIMPAN. Perhatikan: Kedua Auditor harus melakukan proses VALIDASI untuk dapat menuju ke proses selanjutnya (Mencetak Laporan Kunjungan Audit)! LANGKAH 4: PRINT DAN TANDA-TANGAN LAPORAN KUNJUNGAN AUDIT! Gambar Printer muncul jika ke-2 auditor melakukan validasi! Ruas tempat ke-2 auditor membubuhkan Tanda-tangan! Jangan lupa cantumkan Tanggal, Bulan dan Tahun! 7
E. MEMBUAT LAPORAN FINAL AUDIT. Langkah 1: Kembali ke menu utama PAMIOL, dan klik menu Lap. Final. Langkah 2: Klik nama borang & tulis tinjauan efektivitas rencana tindakan koreksi-nya pada ruas yg disediakan! Setelah mengisi ruas TERTK keseluruhan, jangan lupa mengklik Tombol Simpan! Perhatikan: Tinjauan Efektivitas Rencana Tindakan Koreksi adalah Kepatutan atau kelayakan Waktu Rencana Tindakan Koreksi akan dilaksanakan oleh Auditee. 8
LANGKAH 3: PROSES VALIDASI LAPORAN FINAL AUDIT OLEH KE-2 AUDITOR Validasi oleh ke-2 auditor harus diikuti proses Validasi oleh Admin agar Laporan Final Audit bisa dibaca oleh Auditee. LANGKAH 4: MENCETAK LAP. FINAL AUDIT Ada Tanda Tangan Auditor Gambar Printer otomatis muncul jika kedua auditor telah melakukan proses Validasi, tinggal Gambar tsb diklik! Ada Tanda Tangan Auditee 9
F. MENULIS SARAN UNTUK KEGIATAN AUDIT YANG DISELENGGARAKAN Langkah 1: Tampilkan menu utama PAMIOL dan Klik menu saran! Langkah 2: Klik perioda audit dan saran ditulis pada ruas yang disediakan! 10
Langkah 3: Validasi Saran Anda! G. LOGOUT DARI PAMIOL Langkah 1: Tampilkan menu utama PAMIOL! Langkah 2: Klik menu Logout! PEKERJAAN AUDITOR MENGAUDIT BORANG DENGAN SISTEM PAMIOL TELAH SELESAI! TERIMAKASIH. 11