Arsip Nasional Republik Indonesia LEMBAR PERSETUJUAN Substansi Prosedur Tetap tentang Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKS) telah saya setujui. Disetujui di Jakarta pada tanggal Januari 2010 Plt. DEPUTI BIDANG KONSERVASI ARSIP, TULKHAH MANSYUR
Arsip Nasional Republik Indonesia PROSEDUR TETAP NOMOR 02 TAHUN 2010 TENTANG PENGGUNAAN APLIKASI SISTEM INFORMASI KEARSIPAN STATIS (SIKS) A. Umum BAB I PENDAHULUAN Dewasa ini, masyarakat baik swasta maupun pemerintah semakin menyadari bahwa arsip merupakan sumber informasi penting yang mengandung nilai guna kesejarahan yang dapat digunakan sebagai bukti penyelenggaraan kegiatan administrasi lembaga pemerintah/lembaga swasta/perorangan. Kesadaran tersebut menyebabkan kebutuhan masyarakat dalam mendapatkan informasi secara lengkap, cepat dan akurat semakin tinggi. Kondisi ini menuntut pemerintah, khususnya ANRI sebagai Lembaga Kearsipan yang memiliki fungsi, tugas dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan untuk memberikan akses seluas-luasnya kepada masyarakat secara mudah dan efisien dalam rangka mewujudkan keterbukaan informasi publik. Berdasarkan hal tersebut Sub Direktorat Layanan Arsip, Direktorat Pemanfaatan ANRI memandang perlu adanya suatu Prosedur Tetap mengenai Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKS). Prosedur Tetap tentang Tata Cara Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKS) untuk Petugas Layanan Arsip merupakan pedoman atau acuan bagi Direktorat Pemanfaatan dalam mengotomasikan dan mengefisiensikan proses pengelolaan arsip statis, khususnya untuk fungsi yang berkaitan dengan pencarian informasi arsip statis dan pelayanan arsip statis kepada pengguna. Aplikasi ini juga didukung dengan Aplikasi Penghimpun Data sebagai bagian yang menjalankan fungsi pengumpulan data atau informasi mengenai khasanah arsip statis yang dimiliki oleh ANRI untuk menciptakan kelancaran pelaksanaan tugas layanan arsip secara online kepada pengguna. B. Maksud dan Tujuan Prosedur Tetap tentang Penggunaan Aplikasi SIKS dimaksudkan sebagai acuan dan panduan di dalam mengatur penggunaan aplikasi SIKS bagi Petugas Layanan di ANRI. Sedangkan tujuan Prosedur Tetap tentang Tata Cara Penggunaan Aplikasi SIKS adalah
- 2 - terwujudnya pelayanan arsip secara efektif dan efisien bagi pengguna arsip statis di ANRI di dalam pemanfaatan arsip statis. C. Ruang Lingkup Prosedur Tetap tentang Penggunaan Aplikasi SIKS berlaku dan digunakan di Subdit Layanan Arsip, Ruang Layanan Arsip ANRI (selanjutnya disebut Ruang Baca). Prosedur ini meliputi Pendaftaran Pengguna Baru, Peminjaman secara Online, Pemantauan dan Penindaklanjutan Pesanan Masuk secara Online serta Registrasi Peminjaman. D. Dasar 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan; 2. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 61, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4846); 3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 41 Tahun 2006 tentang Perizinan Melakukan Kegiatan Penelitian dan Pengembangan Bagi Perguruan Tinggi Asing, Lembaga Penelitian dan Pengembangan Asing, Badan Usaha Asing dan Orang Asing; 4. Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 143); 5. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operational Prosedur (SOP); 6. Surat Edaran Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara RI Nomor SE/06/M.PAN/3/2005 tentang Program Perlindungan, Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen/Arsip Vital Negara Terhadap Musibah/Bencana; 7. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia Sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 09 Tahun 2009; 8. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia; 9. ISO 9001 2008 tentang Standar Manajemen Mutu. E. Pengertian Dalam Prosedur Tetap tentang Penggunaan Aplikasi SIKS yang dimaksud dengan: 1. Petugas Layanan Arsip adalah staf dan atau arsiparis yang bertugas memandu penggunaan fasilitas layanan arsip secara langsung baik manual maupun online dan menjelaskan fasilitas layanan;
- 3-2. Petugas Transit Arsip adalah staf dan atau arsiparis yang bertugas pada ruang transit arsip; 3. Pengguna Arsip adalah pengguna baik swasta/perorangan, institusional maupun lembaga akademis yang izin aksesnya dibedakan berdasarkan kewarganegaraan di dalam pemanfaatan arsip; 4. Pengguna Arsip (tidak langsung) adalah pengguna baik swasta/perorangan, institusional maupun lembaga akademis yang memanfaatkan arsip secara tidak langsung dengan mendapatkan informasi yang diinginkan yang terkandung dalam khasanah arsip statis; 5. Pengguna baru adalah pengguna yang belum pernah melakukan aplikasi SIKS; 6. Pendaftaran Pengguna baru adalah kegiatan pencatatan identitas pengguna, meliputi pencatatan dan pencetakkan User ID dan Password pengguna baru untuk disampaikan kepada yang bersangkutan; 7. Registrasi Peminjaman adalah kegiatan pengisian data arsip yang hendak dipinjam oleh pengguna, meliputi: Nama Peminjam, Kode Referensi Arsip, Inventaris serta Judul Deskripsi; 8. Pemantauan dan Penindaklanjutan Pesanan Masuk secara Online adalah kegiatan pemantauan serta tindak lanjut atas pesanan Arsip yang masuk secara online; 9. Aplikasi Petugas Depo adalah sistem yang mengatur Penggunaan Aplikasi SIKS bagi Petugas Depo; 10. Akses arsip adalah ketersediaan arsip untuk digunakan sebagai akibat ketentuan hukum yang berlaku dan tersedianya sarana penemuan arsip; 11. Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan maupun penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara dan mempunyai nilai kesejarahan; 12. Menu Login adalah fasilitas untuk masuk ke dalam sistem sebagai Pengguna Terdaftar setelah seseorang mendaftarkan diri kepada Petugas Ruang Baca dan mengisi formulir pendaftaran sesuai ketentuan yang berlaku.
- 4 - BAB II PROSEDUR PENGGUNAAN APLIKASI SISTEM INFORMASI KEARSIPAN STATIS (SIKS) Subdit Layanan Arsip, khususnya Ruang Baca ANRI memiliki Prosedur Tetap tentang Tata Cara Penggunaan Aplikasi SIKS. Penggunaan SIKS di Ruang Baca meliputi empat hal yaitu: Pendaftaran Pengguna Baru, Peminjaman Arsip secara Online, Pemantauan dan Penindaklanjutan Pesanan Masuk secara Online serta Registrasi Peminjaman. A. Pendaftaran Pengguna Baru 1. Pengguna mengisi Formulir Pendaftaran Pengguna; 2. Pengguna menyerahkan Formulir Pendaftaran Pengguna kepada Petugas Transit Arsip; 3. Petugas Transit Arsip menyerahkan Formulir Pendaftaran Pengguna kepada Petugas Layanan Arsip; 4. Petugas Layanan Arsip mengaktifkan Aplikasi SIKS pada komputer di Ruang Transit; 5. Petugas Layanan Arsip memasukkan User ID dan Password Administrator; 6. Petugas Layanan Arsip menekan menu Pendaftaran Pengguna yang terdapat pada sisi kiri bawah tampilan; 7. Petugas Layanan Arsip mengisi Formulir Pendaftaran Pengguna sesuai dengan identitas pengguna dan mengetik ulang huruf-huruf yang terdapat di sebelah kiri kolom secara tepat untuk kode keamanan; 8. Petugas Layanan Arsip menekan menu Daftar ; 9. Petugas Layanan Arsip mencatat User ID dan Password pengguna baru pada daftar yang telah disiapkan; 10. Petugas Layanan Arsip mengetik User ID dan Password pengguna baru dan menyampaikan kepada pengguna yang bersangkutan. 11. Petugas Layanan Arsip menyerahkan Formulir Pendaftaran Pengguna kepada Petugas Transit Arsip; 12. Petugas Transit Arsip memberkaskan Formulir Pendaftaran Pengguna B. Peminjaman Arsip secara Online 1. Petugas Layanan Arsip mengaktifkan aplikasi SIKS di Ruang Katalog; 2. Pengguna memasukkan User ID dan Password; 3. Pengguna menekan menu Pencarian Arsip ; 4. Pengguna memasukkan kata kunci dan menekan menu Cari Arsip ;
- 5-5. Pengguna menekan kalimat pada masing-masing judul deskripsi untuk melihat informasi Deskripsi Lengkap; 6. Pengguna menekan menu Pesan Baca Arsip pada ujung kanan atas untuk memesan arsip yang bersangkutan; 7. Pengguna mengisi tanggal dan jam pesanan arsip; 8. Pengguna menekan menu Pesan Arsip untuk meneruskan pesanan kepada Petugas Layanan Arsip. C. Pemantauan dan Penindaklanjutan Pesanan Masuk secara Online 1. Petugas Layanan Arsip menekan menu Pesanan Masuk secara berkala atau refresh tampilan untuk melihat ada/tidaknya pesanan arsip yang masuk; 2. Petugas Layanan Arsip menekan menu Angka Jumlah Pemesan untuk melihat daftar pemesan dengan informasi mengenai Nama Peminjam dan Tanggal Pemesanan; 3. Petugas Layanan Arsip menekan menu masing-masing nama peminjam pada daftar tersebut untuk melihat detail arsip yang dipesan; 4. Petugas Layanan Arsip menekan menu Tambah Arsip secara Manual, jika Pengguna yang bersangkutan ingin memesan arsip tambahan (tidak secara online); 5. Petugas Layanan Arsip mengisi kolom Kode Referensi Arsip, Inventaris, dan Judul Deskripsi ; 6. Petugas Layanan Arsip menekan menu Tambah Arsip untuk menambah jumlah arsip yang dipesan; 7. Petugas Layanan Arsip menekan menu checkbox yang terdapat di sisi kiri daftar dan menentukan lokasi Depo ; 8. Petugas Layanan Arsip menekan menu Kirim Pesanan untuk menyampaikan pesanan tersebut ke Aplikasi Petugas Depo. D. Registrasi Peminjaman 1. Petugas Layanan Arsip mengaktifkan aplikasi SIKS; 2. Petugas Layanan Arsip memasukkan User ID dan Password Petugas Layanan Arsip; 3. Petugas Layanan Arsip menekan menu Registrasi Peminjaman ; 4. Petugas Layanan Arsip mengisi kolom Nama Peminjam ; 5. Petugas Layanan Arsip menekan menu Tambah Arsip secara Manual ; 6. Petugas Layanan Arsip mengisi kolom Kode Referensi Arsip, Inventaris, dan Judul Deskripsi ; 7. Petugas Layanan Arsip menekan menu Tambah Arsip. 8. Petugas Layanan Arsip mengulangi langkah no.5 jika terdapat beberapa item arsip yang akan dipinjam;
- 6-9. Petugas Layanan Arsip menekan menu Kirim Pesanan untuk menyampaikan pesanan tersebut ke Aplikasi Petugas Depo.
- 7 - BAB III PENUTUP Kami berharap Prosedur Tetap tentang Penggunaan Aplikasi SIKS ini dapat menjadi acuan bagi petugas unit kerja lingkungan Sub Direktorat Layanan Arsip dan unit kerja terkait agar semua pelaksanaan pelayanan arsip dapat berjalan sesuai tugas dan fungsinya yang pada akhirnya akan berdampak pada efisiensi dan efektifitas pelaksanaan penyelenggaraan pelayanan prima khususnya peningkatan pelayanan kepada masyarakat. Prosedur Tetap tentang Penggunaan Aplikasi SIKS ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan dan apabila di kemudian hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal Januari 2010 DIREKTUR PEMANFAATAN, DARMIATI
Arsip Nasional Republik Indonesia LAMPIRAN PROSEDUR TETAP NOMOR 02 TAHUN 2010 TENTANG PENGGUNAAN APLIKASI SISTEM INFORMASI KEARSIPAN STATIS (SIKS)
- 1 - DAFTAR LAMPIRAN PROSEDUR TETAP TENTANG PENGGUNAAN APLIKASI SISTEM INFORMASI KEARSIPAN STATIS (SIKS) A. DIAGRAM ALIR PENDAFTARAN PENGGUNA BARU B. DIAGRAM ALIR PEMINJAMAN SECARA ONLINE C. DIAGRAM ALIR PEMANTAUAN DAN PENINDAKLANJUTAN PESANAN MASUK SECARA ONLINE D. DIAGRAM ALIR REGISTRASI PEMINJAMAN E. FORMULIR PENDAFTARAN PENGGUNA APLIKASI SIKS F. KARTU IDENTITAS PENGGUNA APLIKASI SIKS
- 2 - DIAGRAM ALIR PENDAFTARAN PENGGUNA BARU Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan Pengguna Petugas Transit Arsip Petugas Layanan Arsip 1 Pengguna mengisi Formulir Pendaftaran Pengguna 2 Pengguna menyerahkan Formulir Pendaftaran Pengguna kepada Petugas Transit Arsip 3 Petugas Transit Arsip menyerahkan Formulir Pendaftaran Pengguna kepada Petugas Layanan Arsip 4 Mengaktifkan Aplikasi SIKS pada komputer di Ruang Transit 5 Memasukkan User ID dan Password Administrator 6 Menekan menu Pendaftaran Pengguna yang terdapat pada sisi kiri bawah tampilan 7 Mengisi Formulir Pendaftaran Pengguna sesuai dengan identitas pengguna dan mengetik ulang hurufhuruf yang terdapat di sebelah kiri kolom secara tepat untuk kode keamanan 8 Menekan menu Daftar 9 Mencatat User ID dan Password pengguna baru pada daftar yang telah disiapkan 10 Mengetik User ID dan Password pengguna baru dan menyampaikan kepada pengguna yang bersangkutan 11 Petugas Layanan Arsip menyerahkan Formulir Pendaftaran Pengguna kepada Petugas Transit Arsip; 12 Petugas Transit Arsip memberkaskan Formulir Pendaftaran Pengguna Norma Waktu: 5 menit
- 3 - DIAGRAM ALIR PEMINJAMAN ARSIP SECARA ONLINE No Tahap Kegiatan 1 Mengaktifkan aplikasi SIKS di Ruang Katalog 2 Memasukkan User ID dan Password 3 Menekan menu Pencarian Arsip 4 Memasukkan kata kunci dan menekan menu Cari Arsip Unit Penyelesaian Petugas Layanan Arsip Pengguna 5 Menekan kalimat pada masingmasing judul deskripsi untuk melihat informasi Deskripsi Lengkap 6 Menekan menu Pesan Baca Arsip pada ujung kanan atas untuk memesan arsip yang bersangkutan 7 Mengisi tanggal dan jam pesanan arsip 8 Menekan menu Pesan Arsip untuk meneruskan pesanan kepada Petugas Layanan Arsip Norma Waktu: 5 10 menit
- 4 - DIAGRAM ALIR PEMANTAUAN DAN PENINDAKLANJUTAN PESANAN MASUK SECARA ONLINE Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan Petugas Layanan Arsip 1 Menekan menu Pesanan Masuk secara berkala atau refresh tampilan untuk melihat ada/tidaknya pesanan arsip yang masuk 2 Menekan menu Angka Jumlah Pemesan untuk melihat daftar pemesan dengan informasi mengenai Nama Peminjam dan Tanggal Pemesanan 3 Menekan menu masing-masing nama peminjam pada daftar tersebut untuk melihat detail arsip yang dipesan 4 Menekan menu Tambah Arsip secara Manual, jika Pengguna yang bersangkutan ingin memesan arsip tambahan (tidak secara online) 5 Mengisi kolom Kode Referensi Arsip, Inventaris, dan Judul Deskripsi 6 Menekan menu Tambah Arsip untuk menambah jumlah arsip yang dipesan 7 Menekan menu checkbox yang terdapat di sisi kiri daftar dan menentukan lokasi Depo 8 Menekan menu Kirim Pesanan untuk menyampaikan pesanan tersebut ke Aplikasi Petugas Depo Norma Waktu: 5 menit
- 5 - DIAGRAM ALIR REGISTRASI PEMINJAMAN Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan Petugas Layanan Arsip 1 Mengaktifkan aplikasi SIKS 2 Memasukkan User ID dan Password Petugas Layanan Arsip 3 Menekan menu Registrasi Peminjaman 4 Mengisi kolom Nama Peminjam 5 Menekan menu Tambah Arsip secara Manual 6 Mengisi kolom Kode Referensi Arsip, Inventaris, dan Judul Deskripsi 7 Menekan menu Tambah Arsip 8 Mengulangi langkah no.5 jika terdapat beberapa item arsip yang akan dipinjam 9 Menekan menu Kirim Pesanan untuk menyampaikan pesanan tersebut ke Aplikasi Petugas Depo Norma Waktu: 5 10 menit
- 6 - FORMULIR PENDAFTARAN PENGGUNA APLIKASI SIKS UserID* Nama Lengkap No. KTP Jenis Kelamin Pekerjaan Tempat Lahir Tanggal Lahir Alamat Kota Provinsi Negara Keterangan * UserID adalah identitas tertentu, misalnya nama kecil, singkatan tertentu, dan lain-lain yang akan dipakai pengguna pada saat Login.
- 7 - KARTU IDENTITAS PENGGUNA APLIKASI SIKS KARTU IDENTITAS PENGGUNA APLIKASI SIKS User ID : Password : Arsip Nasional Republik Indonesia Jalan Ampera Raya 7, Cilandak Jaksel DIREKTUR PEMANFAATAN, DARMIATI