Evolusi Teori Manajemen Manajemen dan Organisasi adalah prodk sejarah, keadaan sosial, dari tempat kejadian. Jadi kita dapat memahami evolusi teori manajemen dalam arti bagaimana manusia berkecimpung dengan masalah hubungan pada kurun waktu tertentu dalam sejarah. I Nyoman Jagra, SE.MM.Kom Salah satu pelajaran sentral dengan belajar evolusi teori manajemen ini adalah kita dapat belajar dari percobaan dan kesalahan dari mereka yang telah mendahului dalam mengendalikan nasib organisasi Evolusi Teori Manajemen Aliran Manajemen Ilmiah Aliran Teori Organisasi Klasik Aliran Tingkah Laku Ilmu Manajemen Pendekatan Sistem Pendekatan Komtingensi Aliran Manajemen Ilmiah Teori Manajemen Ilmiah muncul sebagaian dari kebutuhan untuk meningkatkan produktivitas. Di awal abad keduapuluh, terutama Amerika Serikat, tenaga kerja trampil amat terasa kurang, satu satunya cara untuk meningkatkan produktivitas adalah menaikkan efisiensi pekerja 1
Ilmuwan dalam aliran manajemen ilmiah Frederick W.Taylor (1856 1915) Henry L.Gant (1861 1919) Frank & Lilian Gilberth (1868-1924 & 1878-1972) Frederick W.Taylor Mendasarkan filosofinya pada empat prinsip dasar : Perkembangan manajemen ilmiah yang sebenarnya, menentukan metode terbaik untuk melaksanakan setiap tugas dapat ditentukan Seleksi ilmiah para pekerja, sehingga setiap pekerja akan diberi tanggung jawab melakukan tugas yang paling cocok dengannya Pendidikan dan pengembangan ilmiah para pekerja Kerjasama bersahabat dan secara pribadi antara manajemen dan para pekrja Henry L. Gant Meninggalkan sistem tarif berbeda karena dianggap terlalu kecil memberikan dampak motivasional. Gant membuat ide baru, setiap pekerja yang dalam sehari berhasil menyelesaikan tugas yang dibebankan kepadanya akan menerima bonus sebesar 50 sen. Kemudian ia menambahkan motivasi kedua, supervisor akan mendapat bonus tambahan bila semua pekerja mencapai standar tersebut. Gant memelopori sistem pencatatan dengan bagan untuk jadwal produksi (Gant Chart) Frank & Lilian Gilberth Lilian dan Frank bekerjasama mempelajari kelelahan dan gerakan serta memfokuskan pada berbagai cara untuk mendorong kesejahteraan pekerja individual Dalam konsep mereka, gerakan dan kelelahan saling berkaitan-setiap gerakan yang dihilangkan akan mengurangi kelelahan Mereka berusaha mencoba mencari gerakan ekonomis untuk setiap tugas dengan tujuan meningkatkan prestasi dan mengurangi kelelahan 2
Ilmuwan Aliran Teori Organisasi Klasik Henry Fayol (1841-1925) Max Weber (1864-1920) Mary Parker Follett (1868-1933) Chester I. Barnard (1886-1861) Henry Fayol Fayol berpendapat bahwa praktek manajemen yang mantap mempunyai pola tertentu yang dapat diidentifikasi dan dianalisa 14 prinsip manajemen : 14 Prinsip Manajemen Fayol 1. Pembagian Tugas 2. Wewenang Manajer 3. Disiplin 4. Kesatuan Komando 5. Kesatuan dalam pengarahan 6. Kepentingan individual dibawah kepentingan umum 7. Imbalan 8. Sentralisasi 9. Hirarki 10. Susunan 11. Keadilan 12. Stabilitas Staf 13. Inisiatif 14. Semangat Korps Max Weber Webermengemukakan tentang manajemen birokrasi yang menekankan pada kebutuhan akan hirarki yang ditetapkan dengan ketat untuk mengatur peraturan dan wewenang dengan jelas 3
Mary Parket Follet Manajemen adalah seni melaksanakan pekerjaan melalui manusia / seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain Chester I.Barnard Perusahaan dapat beroperasi efisien dan tetap bertahan hanya kalau sasaran organisasi dibuat seimbang dengan tujuan dan keperluan individu yang bekerja untuk perusahaan tersebut. Aliran Hubungan Manusiawi Elton Mayo Abraham Maslow Elton Mayo Karyawan akan bekerja lebih keras bila mereka percaya manajemen memperhatikan kesejahteraan mereka dan supervisor memberikan perhatian khusus pada mereka 4
Abraham Maslow Teori Hirarki Kebutuhan Aliran Ilmu Manajemen Robert McNamara (1960 an) Pendekatan masalah manajemen dengan penggunaan teknik matematik untuk membuat model, menganalisis dan menyelesaikannya Pendekatan Sistem Arus dan Umpan Balik sistem terbuka perusahaan Manajemen memandang organisasi sebagai satu kesatuan, sistem dengan tujuan yang terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan INPUT: -Manusia -Modal -Teknologi -Informasi LINGKUNGAN EKSTERNAL TRANFORMASI (Proses Perubahan) OUTPUT UMPAN BALIK 5
Pendekatan Kontingensi disebut pula pendekatan situasional Pandangan bahwa teknik manajemen yang paling baik memberikan konstribusi untuk pencapaian sasaran organisasi mungkin bervariasi dalam situasi atau lingkungan yang berbeda Kesimpulan mengenai perspektif Manajemen Klasik Kontribusi Manajemen Klasik spesialisasi pekerjaan studi mengenai masa dan beban kerja metode ilmiah dalam manajemen Dikenalnya fungsi-fungsi manajemen. Prosedur dan Birokrasi Keterbatasan Manajemen Klasik Kurang memperhatikan aspek kemanusiaan dari pekerja, seperti motif, tujuan, perilaku, dan lain sebagainya Perspektif Manajemen Perilaku Kerjasama yg saling menguntungkan antara TK & pimpinan Seleksi ilmiah TK atau karyawan Sistem insentif utk merangsang produktifitas karyawan & organisasi Penggunaan instruksi-2 kerja yg terperinci. Perspektif Manajemen Kuantitatif Kelompok Manajemen Sains Pengenalan penggunaan model matematis dlm kegiatan bisnis & industri, seperti penentuan jumlah Teller dlm sebuah Bank (kasus Bank of England), peramalan atas volume penjualan, dsb Kelompok Manajemen Operasi Lanjutan dari kelompok Manajemen Sains Adanya fokus pada pendekatan kuantitatif untuk peningkatan efisiensi 6
Perspektif Sistem dalam Manajemen Perspektif Sistem dalam Manajemen Sistem terbuka Sistem yg melakukan interaksi dg lingkngan dimana kebalikannya, sistem tertutup tdk melakukan interaksi dg lingkgan. Input dari Lingkungan: Bahan baku, SDM, informasi, uang Proses Transformasi: Sistem operasi, sistem administrasi, teknologi, sistem kontrol Umpan Balik Output bagi Lingkungan: Barang/Jasa, Untung/Rugi, perilaku pekerja, output informasi Sub-sistem Merupakan elemen-2 dlm sistem orgas atau manajemen yg satu sama lainnya saling berkaitan Sinergi Konsep yg menjelaskan bahwa pekerjaan yg di laksanakan secara bersama-2 akan memberikan hasil yg lebih baik dari pd jika hanya dikerjakan oleh seorang saja. Entropi : Kondisi dimana organisasi mengalami penurunan produktifitas & kualitasnya disebabkan ketidakmampuan dlm membaca & beradaptasi dg lingkungan. Fungsi-fungsi Manajemen Fungsi Perencanaan Perencanaan (Planning) Pengorganisasian (Organizing) Pengarahan dan pengimplementasian (Directing/Leading) Pengawasan dan Pengendalian (Controlling) proses yang menyangkut upaya yang dilakukan untuk mengantisipasi kecenderungan di masa yang akan datang dan penentuan strategi dan taktik yang tepat untuk mewujudkan target dan tujuan organisasi. 7
Kegiatan dalam Fungsi Perencanaan Menetapkan tujuan dan target bisnis Merumuskan strategi untuk mencapai tujuan dan target bisnis tersebut Menentukan sumber-sumber daya yang diperlukan Menetapkan standar/indikator keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis Fungsi Pengorganisasian proses yang menyangkut bagaimana strategi dan taktik yang telah dirumuskan dalam perencanaan didesain dalam sebuah struktur organisasi yang tepat dan tangguh, sistem dan lingkungan organisasi yang kondusif, dan dapat memastikan bahwa semua pihak dalam organisasi dapat bekerja secara efektif dan efisien guna pencapaian tujuan organisasi Kegiatan dalam Fungsi Pengorganisasian Mengalokasikan sumber daya, merumuskan dan menetapkan tugas, dan menetapkan prosedur yang diperlukan Menetapkan struktur organisasi yang menunjukkan adanya garis kewenangan dan tanggungjawab Kegiatan perekrutan, penyeleksian, pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia/tenaga kerja Kegiatan penempatan sumber daya manusia pada posisi yang paling tepat Fungsi Pengarahan dan Implementasi proses implementasi program agar dapat dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi serta proses memotivasi agar semua pihak tersebut dapat menjalankan tanggungjawabnya dengan penuh kesadaran dan produktifitas yang tinggi. 8
Kegiatandalam Fungsi Pengarahan dan Implementasi Mengimplementasikan proses kepemimpinan, pembimbingan, dan pemberian motivasi kepada tenaga kerja agar dapat bekerja secara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan Memberikan tugas dan penjelasan rutin mengenai pekerjaan Menjelaskan kebijakan yang ditetapkan Fungsi Pengawasan dan Pengendalian proses yang dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan, diorganisasikan dan diimplementasikan dapat berjalan sesuai dengan target yang diharapkan sekalipun berbagai perubahan terjadi dalam lingkungan dunia bisnis yang dihadapi. Kegiatandalam Fungsi Pengawasan dan Pengendalian Mengevaluasi keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis sesuai dengan indikator yang telah ditetapkan Mengambil langkah klarifikasi dan koreksi atas penyimpangan yang mungkin ditemukan Melakukan berbagai alternatif solusi atas berbagai masalah yang terkait dengan pencapaian tujuan dan target bisnis Kegiatan dalam Fungsi-fungsi Manajemen Planning Penentuan Tujuan dan Bagaimana Cara Pencapaian yang terbaik Controlling Monitoring dan Perbaikan Aktifitas yang sedang berjalan agar Tujuan dapat tercapai Keterangan: Organizing Penentuan Bagaimana Penyusunan Organisasi dan Aktifitas dapat dilakukan Leading Proses Memotivasi Anggota Organisasi agar Planning dapat dijalankan Menunjukkan Arah Tahapan dari setiap fungsi manajemen Menunjukkan keterkaitan timbal balik antar fungsi manajemen 9
Sumber Daya Organisasi, Tujuan, dan Fungsi-fungsi Manajemen Perbedaan pandangan dalam Fungsi-fungsi Manajemen Fungsi-fungsi Manajemen Luther Gullick George Terry James AF Stoner Koontz & O Donnelly Nickels, McHugh & Mc Hugh Richard W Griffin Ernest Dale Sumber Daya Organisasi Sumber Daya Fisik/Alam Informasi Sumber Daya Manusia Modal Planning & decision making Organizing Tujuan Organisasi Efektif Efisien STAFFING PLANNING ORGANIZING STAFFING STAFFING Controlling Leading DIRECTING COORDINATING Actuat ing Leading DIRECTING Directing Leading DIRECTING INNOVATING REPORTING REPRESENTING CONTROLLING Fungsi Operasional dalam Manajemen Manajemen Sumber Daya Manusia Manajemen Pemasaran Manajemen Operasi/Produksi Manajemen Keuangan Manajemen Informasi Dasar Kemampuan Manajemen [1] Teknis Keahlian dibutuhkan untuk menyelesaikan atau untuk memahami bidang pekerjaan yang dilakukan dalam organisasi Konseptual Kemampuan untuk berpikir abstrak dan melihat organisasi sebagai satu kesatuan unit dan untuk mengintegrasikan dan memberikan arahan sehingga tujuan dapat dicapai 40 10
Dasar Kemampuan Manajemen [2] Diagnostik Kemampuan untuk memvisualisasikan respon yang paling tepat terhadap situasi tertentu Komunikasi Kemampuan baik menyampaikan ide dan informasi secara efektif kepada orang lain maupun menerima ide dan informasi secara efektif dari luar Interpersonal Kemampuan untuk berkomunikasi, memahami, dan memotivasi diri maupun tim Dasar Kemampuan Manajemen [3] Pengambilan Keputusan Kemampuan untuk mengenali dan mendefinisikan masalah dan kesempatan secara tepat dan kemudian memilih serangkaian aksi yang tepat untuk menyelesaikan masalah dan memperbesar kesempatan Manajemen Waktu Kemampuan menentukan prioritas kerja, bekerja secara efektif, dan untuk mendelegasikan pekerjaan secara tepat 41 42 11