BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Tinjauan Teoritis 1. Pengertian Sistem dan Karakteristiknya a. Pengertian Sistem Dalam kehidupan sehari-hari orang sering menyamakan makna istilah sistem dengan cara. Istilah sistem dari bahasa Yunani yaitu Systema yang berarti penempatan atau mengatur. Pengertian sistem menurut Mulyadi (2008 : 2) adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Pengertian sistem menurut Widjajanto (2008 : 2) adalah sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahapan yaitu input, proses dan output. Dari defenisi di atas dapat diambil kesimpulan bahwa suatu sistem terdiri dari banyak komponen yang saling berhubungan. Meskipun setiap sistem mempunyai fungsi yang berbeda namun semua bagian tersebut melakukan tujuan yang sama.
b. Karakterisistik Sistem Adapun karakteristik sistem antara lain: 1) Komponen Sistem Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerjasama membentuk suatu kesatuan. Komponen-komponen sistem dapat berupa suatu sistem atau bagian-bagian dari sistem. 2) Batasan Sistem Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan luarnya. 3) Lingkungan Luar Sistem Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. 4) Penghubung Sistem Penghubung merupakan media yang menghubungkan antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. 5) Masukan Sistem Masukan sistem merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem. 6) Keluaran Sistem Keluaran sistem yaitu energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna.
7) Pengolahan Sistem Pengolahan sistem adalah pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. 8) Sasaran Sistem Suatu sistem mempunyai tujuan atau sasaran, kalau sistem tidak mempunyai sasaran maka sistem tidak ada. 2. Sistem Penggajian a. Pengertian Gaji Tenaga kerja merupakan setiap orang yang bekerja menjual tenaganya (fisik dan pikiran) kepada suatu entitas atau perusahaan guna memperoleh balas jasa yang sesuai atas tugas atau pekerjaan yang telah dilakukan dan harus sesuai dengan peraturan dan perjanjian. Bentuk balas jasa tersebut disebut gaji. Pengertian gaji menurut Mulyadi (2008 : 373) adalah pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan administrasi atau yang mempunyai jenjang jabatan manajer yang pada umumnya dibayarkan secara tetap per bulan. Dapat diambil kesimpulan bahwa gaji dibayarkan kepada karyawan administrasi setiap bulannya secara rutin oleh si pemberi kerja atas jasa yang telah diberikan.
b. Langkah-langkah dalam Penentuan Gaji Suatu organisasi dapat melakukan beberapa langkah dalam menentukan gaji yaitu: 1) Analisis Jabatan/ Tugas Analisis jabatan merupakan kegiatan yang dilakukan untuk mencari informasi tentang tugas-tugas yang dilakukan dan persyaratan yang diperlukan dalam melaksanakan tugas supaya berhasil untuk mengembangkan uraian tugas, spesifikasi tugas dan standar kerja. Hal ini diperlukan sebagai landasan dalam mengevaluasi tugas. 2) Evaluasi Jabatan/ Tugas Evaluasi jabatan adalah proses sistematis untuk menentukan nilai relatif dari suatu pekerjaan dibandingkan dengan pekerjaan lain. Penilaian pekerjaan secara umum dilakukan dengan mempertimbangkan isi pekerjaan atau faktor-faktor seperti tanggung jawab, keterampilan atau kemampuan, tingkat usaha yang dilakukan dalam pekerjaan dan lingkungan kerja. 3) Survei gaji Survei gaji merupakan kegiatan untuk mengetahui tingkat gaji yang berlaku secara umum dalam perusahaan yang mempunyai jabatan sejenis. Hal ini dilakukan untuk mengusahakan keadilan eksternal sebagai salah satu faktor penting dalam perencanaan dan penentuan gaji.
4) Penentuan Tingkat Gaji Setelah evaluasi jabatan dilakukan, untuk menciptakan keadilan internal yang menghasilkan ranking jabatan dan melakukan survey tentang gaji yang berlaku di pusat tenaga kerja, selanjutnya adalah penentuan gaji. Penentuan gaji biasanya dilakukan menggunakan metode yang nantinya akan diambil suatu keputusan mengenai jumlah gaji yang diberikan berdasarkan metode yang digunakan. c. Dokumen Dalam Sistem Pembayaran Gaji Menurut Mulyadi (2008 : 374), dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian adalah: 1) Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah 2) Kartu jam hadir 3) Kartu jam kerja 4) Daftar gaji dan daftar upah 5) Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah 6) Surat pernyataan gaji dan upah 7) Amplop gaji dan upah 8) Bukti kas keluar Dokumen-dokumen di atas dijelaskan sebagai berikut: 1) Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah, pemberhentian, pemindahan dan lain sebagainya.
2) Kartu jam hadir Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu. 3) Kartu jam kerja Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung untuk perusahaan manufaktur. 4) Daftar gaji dan daftar upah. Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa PPh pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dan lain sebagainya. 5) Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah. 6) Surat pernyataan gaji dan upah Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban karyawan.
7) Amplop gaji dan upah Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji dan upah. Di halaman muka amplop gaji dan upah setiap karyawan ini berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu. 8) Bukti kas keluar. Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah. d. Fungsi yang Terkait Menurut Mulyadi (2008 : 382) fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem penggajian adalah: 1) Fungsi kepegawaian dan penempatan pegawai 2) Fungsi pencatat waktu 3) Fungsi pembuat daftar gaji dan upah 4) Fungsi akuntansi 5) Fungsi keuangan Fungsi fungsi di atas dapat dijelaskan sebagai berikut: 1) Fungsi kepegawaian dan penempatan pegawai Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan penetapan tarif gaji, kenaikan
pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan. Dokumen yang terdapat pada fungsi ini terdiri dari catatan kepegawaian (personel record), formulir otorisasi pengurangan (deduction authorization form), formulir otorisasi tarif (rate authorization form). 2) Fungsi pencatat waktu Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Sistem pengendalian yang baik mensyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau fungsi pembuat daftar gaji. Dokumennya pada fungsi ini terdiri dari kartu absen (time card), tiket waktu kerja (job time ticket). 3) Fungsi pembuat daftar gaji dan upah Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji. Dokumennya yang digunakan pada fungsi ini adalah cek gaji (payroll check). 4) Fungsi Akuntansi Dalam sistem akuntansi penggajian, fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji.
5) Fungsi Keuangan Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran. e. Beberapa cara Pelaksanaan Pembayaran Gaji Prosedur pembayaran gaji dapat dilaksanakan dengan berbagai cara yaitu sebagai berikut: 1) Gaji dibayar dengan uang tunai Jika gaji dibayar dengan tunai maka daftar gaji serta catatan untuk karyawan diserahkan kepada kasir. Kasir harus meneliti dan memastikan bahwa daftar gaji sesuai dengan catatan karyawan. Kemudian kasir akan mengambil uang dari rekening khusus gaji di bank dan mengalokasikan uang tersebut sesuai daftar gaji dan catatan pada karyawan. Kasir memasukkan uang gaji ke amplop dan melekatkan masing-masing catatan ke amplop terkait dan kemudian membagikannya kepada masing-masing karyawan dan meminta tanda tangan masing-masing pada kolom yang telah disediakan. 2) Gaji dibayar dengan cek atas nama karyawan yang bersangkutan Jika gaji dibayar dengan cek, maka bagian Pengolahan Data Elektronik akan menyediakan cek untuk setiap karyawan. Cek dikeluarkan oleh bagian Pengolahan Data Elektronik bersama-sama dengan Pencetakan Daftar Gaji dan catatan untuk karyawan. Nilai cek harus sama dengan nilai neto gaji untuk masing-masing karyawan. Daftar gaji, kumpulan cek dan kumpulan catatan
karyawan akan diserahkan ke kasir. Kemudian kasir akan membandingkan daftar gaji dengan kumpulan cek. Jika tidak terdapat kekeliruan maka kasir akan menandatangani Daftar Gaji dan mebagikan cek kepada karyawan 3) Gaji disetorkan langsung ke rekening pegawai Dalam hal gaji disetorkan langsung kepada karyawan, Bagian Pengolahan Data Elektronik dapat membuat satu lembar dokumen permintaan pemindahbukuan berikut Daftar Gaji Tambahan yang harus diserahkan ke bank. Kasir akan menyampaikan slip gaji untuk masing-masing karyawan sebagai bukti bahwa gaji karyawan yang bersangkutan sudah tersimpan di rekening ynag diinginkan. Kemudian kasir akan menandatangani daftar gaji dan membagikan slip gaji yang berarti bahwa uang karyawan yang terdapat di rekening tabungan telah bertambah secara otomatis. Bank akan menyampaikan slip setoran ke Satuan Pengawas Intern dan bank juga akan menyerahkan rekening Koran periodik atas rekening khusus gaji sebagai bahan untuk menyusun rekonsiliasi. Setoran langsung ini adalah salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya pemrosesan penggajian.
f. Sistem Penggajian yang Terkomputerisasi Istilah penggajian (payroll) sering diartikan sebagai jumlah total yang dibayarkan kepada karyawan atas jasa-jasa yang mereka berikan selama suatu periode. Penggajian itu penting karena alasan berikut : 1) Karyawan sangat sensitif terhadap kesalahan-kesalahan dalam penggajian atau hal-hal yang tidak wajar. Untuk itu gaji dan upah harus dibayarkan secara akurat dan tepat waktu. 2) Penggajian merupakan hal yang diatur oleh Peraturan Pemerintah. 3) Penggajian serta pajak dan upah yang berkaitan memiliki pengaruh yang signifikan terhadap laba bersih sebagian besar perusahaan, dimana sepertiga dari pendapatan dikeluarkan untuk membayar gaji dan upah serta beban yang berkaitan dengan gaji dan upah. Pada sistem penggajian berbasis komputer, seluruh perhitungan gaji dilakukan oleh sistem. Berikut ini akan dijelaskan prosedur penggajian yang terkomputerisasi: 1) Perubahan data personalia seperti penerimaan karyawan baru, pemberhentian karyawan, promosi jabatan, mutasi dan sebagainya dimasukkan oleh bagian personalia melalui sistem ke dalam file perubahan gaji. 2) Dengan adanya perubahan gaji, master file gaji harus segera diperbaharui. Dari hasil updating tersebut, maka dapat digunakan untuk memproses perhitungan gaji serta pembuatan daftar dan dokumen lainnya.
3) Kartu jam kerja dan kartu absensi yang ada dicocokkan antara satu dengan yang lainnya. Setelah cocok, data tersebut diinput ke sistem pada bagian pengolahan data elektronik. 4) Sebagaimana pada prosedur pembayaran gaji manual, pembayaran gaji berbasis komputer juga dapat dilakukan secara tunai, menggunakan cek atau menyetorkan langsung ke rekening masingmasing pegawai. 5) Setelah selesai menyerahkan gaji kepada karyawan, maka bagian akuntansi harus membuat jurnal yang berkaitan dengan pembayaran gaji. 6) Selanjutnya bank menyampaikan slip setor ke satuan pengawas intern sebagai bahan untuk menyusun rekonsiliasi bank. 2. Pengendalian Intern dalam Sistem Penggajian Terkomputerisasi Dalam kegiatan operasinya, sistem penggajian terkomputerisasi juga tidak luput dari kecurangan yang terjadi. Jenis-jenis kecurangan tersebut antara lain: a. Adanya karyawan/pegawai fiktif, yaitu penerbitan cek gaji ke orang lain yang tidak bekerja bagi perusahaan. Hal ini terjadi akibat keterlanjutan penerbitan cek setelah pegawai diberhentikan (tidak menghapus nama orang yang sudah berhenti atau diberhentikan, namun tetap mengeluarkan gajinya).
b. Penyiapan buku pembayaran gaji dan upah palsu dengan maksud mendapat pembayaran dua kali. c. Menguangkan cek gaji dan upah yang belum ditagih oleh pegawai yang bersangkutan. d. Membuat kesalahan dalam perhitungan, sehingga gaji dan upah yang diterima oleh karyawan maupun buruh lebih atau kurang dari yang semestinya. e. Adanya karyawan yang melakukan absensi untuk beberapa orang karyawan lain. f. Mencatat jumlah total gaji dan upah yang tidak benar dalam buku gaji upah g. Pinjaman pegawai yang tidak mendapat persetujuan dicatat sebagai pengeluaran. Setelah melihat berbagai kecurangan di atas, maka dalam hal ini sangat diperlukan sistem pengendalian intern terhadap gaji dan upah. Defenisi pengendalian intern menurut Romney dan Steinbart (2006:229) adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga aset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan. Defenisi pengendalian intern menurut COSO (Committee Of Sponsoring Organization) dalam buku Romney dan Steinbart (2006:230) adalah sebagai berikut:
Pengendalian Intern (internal control) adalah suatu proses, yang diimplementasikan oleh dewan komisaris, pihak manajemen dan mereka yang berada di bawah arahan keduanya, untuk memberikan jaminan yang wajar bahwa tujuan pengendalian dicapai dengan pertimbangan hal-hal berikut: a. Efektivitas dan efisiensi operasional organisasi b. Keandalan pelaporan keuangan c. Kesesuaian dengan hukum dan peraturan yang berlaku. Lima komponen Pengendalian Intern menurut COSO dalam buku Romney dan Steinbart (2006:231) meliputi: a. Lingkungan Pengendalian b. Aktivitas Pengendalian c. Penilaian Resiko d. Informasi dan Komunikasi e. Pengawasan Komponen komponen di atas dapat dijelaskan sebagai berikut: a. Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian perusahaan mencakup sikap para manajemen dan karyawan terhadap pentingnya pengendalian yang ada di organisasi tersebut. Salah satu faktor yang berpengaruh terhadap lingkungan pengendalian adalah filosofi manajemen (manajemen tunggal dalam persekutuan atau manajemen bersama dalam perseroan) dan gaya operasi manajemen (manajemen yang progresif atau yang konservatif), struktur organisasi (terpusat atau ter desentralisasi) serta praktik kepersonaliaan. Lingkungan pengendalian ini amat penting karena menjadi dasar keefektifan unsur-unsur pengendalian intern yang lain.
b. Aktivitas Pengendalian Komponen kedua dari model pengendalian COSO adalah kegiatankegiatan pengendalian yang merupakan kebijakan dan peraturan yang menyediakan jaminan yang wajar bahwa tujuan pengendalian pihak manajemen dapat dicapai. Secara umum, prosedur pengendalian termasuk dalam lima kategori berikut yaitu: 1) Otorisasi transaksi dan kegiatan memadai 2) Pemisahan tugas 3) Desain dan penggunaan dokumen serta catatan yang memadai 4) Penjagaan aset dan catatan yang memadai 5) Pemeriksaan independen atas kinerja c. Penilaian Resiko Komponen ketiga adalah penilaian resiko. Akuntan memainkan peranan yang penting dalam membatu manajemen mengontrol bisnis dengan mendesain sistem pengendalian yang efektif dan mengevaluasi sistem yang ada untuk memastikan bahwa sistem tersebut berjalan dengan efektif. Adapun strategi dalam penilaian resiko adalah: 1) Identifikasi masalah 2) Perkirakan resiko 3) Identifikasi pengendalian 4) Perkirakan biaya dan manfaat 5) Menetapkan efektivitas biaya dan manfaat
d. Informasi dan Komunikasi Informasi dan komunikasi merupakan elemen-elemen yang penting dari pengendalian intern perusahaan. Informasi tentang lingkungan pengendalian, penilaian risiko, prosedur pengendalian dan monitoring diperlukan oleh manajemen sebagai pedoman operasional dan menjamin ketaatan dengan pelaporan hukum dan peraturan-peraturan yang berlaku pada perusahaan. Informasi juga diperlukan dari pihak luar perusahaan. Manajemen dapat menggunakan informasi jenis ini untuk menilai standar eksternal. Hukum, peristiwa dan kondisi yang berpengaruh pada pengambilan keputusan dan pelaporan eksternal. e. Pengawasan Metode utama untuk mengawasi kinerja mencakup supervise yang efektif, pelaporan yang bertanggung jawab dan audit internal. Pengawasan terhadap sistem pengendalian intern akan menemukan kekurangan serta meningkatkan efektivitas pengendalian. Pengendalian intern dapat dimonitor dengan baik dengan cara penilaian khusus atau sejalan dengan usaha manajemen. Usaha pengawasan yang terakhir dapat dilakukan dengan cara mengamati perilaku karyawan atau tandatanda peringatan yang diberikan oleh sistem akuntansi. Penilaian secara khusus biasanya dilakukan secara berkala saat terjadi perubahan pokok dalam strategi manajemen senior, struktur korporasi atau kegiatan usaha. Pada perusahaan besar, auditor internal
adalah pihak yang bertanggung jawab atas pengawasan sistem pengendalian intern. Auditor independen juga sering melakukan penilaian atas pengendalian intern sebagai bagian dari audit atas laporan keuangan. Menurut Mulyadi (2008 : 386), unsur pokok sistem pengendalian intern adalah sebagai berikut: a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Struktur organisasi merupakan rerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Untuk melaksanakan kegiatan pokok tersebut dibentuk departemen yang kemudian dibagi-bagi lebih lanjut menjadi unit-unit organisasi yang lebih kecil untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi didasarkan pada prinsip-prinsip berikut: 1) Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi. 2) Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi.
b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. Setiap transaksi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi, karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Pembagian tanggung jawab fungsional dan pembagian wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya. Cara tersebut sebagai berikut: 1) Penggunaan formulir bernomor urut cetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh pihak yang berwenang. 2) Pemeriksaan mendadak. 3) Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orangatau unit organisasi lain. 4) Perputaran jabatan (job rotation). 5) Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.
6) Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatanya. 7) Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain. d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Unsur mutu karyawan merupakan unsur yang paling penting. Jika perusahaan mempunyai karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum, dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan. Unsur pengendalian intern dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan menurut Mulyadi (2008:386) adalah sebagai berikut: a. Organisasi 1) Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi keuangan. 2) Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi. b. Sistem Operasi 1) Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh Direktur Utama. 2) Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan Direktur Keuangan.
3) Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian. 4) Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan. 5) Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan. 6) Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia. 7) Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi. c. Prosedur Pencatatan 1) Perubahan dalam pencatatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah karyawan. 2) Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fingsi akuntansi. d. Praktik yang sehat 1) Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung. 2) Pemasukan kartu jam hadir kedalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu.
3) Pembuatan daftar gaji & upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran. 4) Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan. Salah satu unsur agar terciptanya pengendalian intern penggajian dan pengupahan seperti keterangan diatas adalah adanya pemisahan tanggung jawab fungsional secara tegas antara lain fungsi kepegawaian, fungsi pencatat waktu, fungsi pembuat daftar gaji dan upah, fungsi keuangan, dan fungsi akuntansi. Dokumen yang dihasilkan dari setiap fungsi merupakan unsur-unsur pengendalian intern yaitu adanya dokumen atau catatan akuntansi yang memadai, yang berguna untuk memberi jaminan bahwa telah dilakukan pengendalian yang layak dan transaksi dicatat dengan benar.
B. Tinjauan Penelitian Terdahulu Beberapa tinjauan terdahulu berkaitan dengan efektivitas sistem penggajian terkomputerisasi antara lain : No Nama/ Tahun Judul Rumusan Masalah Temuan 1 Vera Juniwanti Penerapan Electronic Apakah Penerapan Penerapan S/ 2006 Data Processing System Electronic Data Electronic Data dalam Pengolahan Data Processing System Processing Akuntansi Gaji dan dalam Pengolahan System dalam Upah pada PT Sumber Data Akuntansi Gaji Pengolahan Data Baru Asli Medan dan Upah pada PT Akuntansi Gaji Sumber Baru Asli dan Upah pada Medan telah berjalan PT Sumber Baru secara efektif dan Asli Medan sudah efisien cukup efektif 2 M. Yusuf Simatupang/ 2009 Sistem Penggajian Radio Most FM menggunakan Visual Basic Bagaimana proses pelaksanaan Sistem Penggajian Radio Most FM dan apakah sistem penggajian yang menggunakan visual basic tersebut sudah efektif dan dapat membantu manajemen Sistem penggajian dengan menggunakan visual basic telah berjalan efektif secara