ANALISIS KEBUTUHAN INFORMASI UNTUK PERENCANAAN STRATEGIS PERUSAHAAN PENGEMBANG PERUMAHAN (Studi Kasus : PT. Swasakti Utama Tasikmalaya) Ihsan Munawar, Aradea, Andi Nur Rachman Teknik Informatika Universitas Siliwangi Tasikmalaya Email : ihsan.munawar@student.unsil.ac.id ABSTRACT The fact that often occurs in organizations in General is that the IT implementation is carried out without going through the planning process in a clear and measurable performance assessment so that the selection of the IT strategy often become inaccurate. Strategic planning document (renstra) who is the Organization's corporate strategy implementation guidelines undertaken just to meet the targets that have been set up with the orientation on activity. While on the other side of it performance measurement needs to be implemented in order to know deeply the extent to which IT was instrumental in creating the connectedness between it performance with the IT strategy, which should be able to support the strategy, specifically in this case the main Swasakti PT. Tasikmalaya. Therefore, this research focuses on the application of the Balanced Scorecard in the preparation of IT strategic planning in pt. Major Swasakti Tasikmalaya. The use of the IT Balanced Scorecard is one of the effective ways to help the alignment of IT and business. The goal is to create a facility for reporting management, fostering consensus among key stakeholders regarding the strategic objectives IT, shows the effectiveness and added value of IT and communicate performance, risk and IT skills. Keywords: Analysis Of Information Needs, IT Balanced Scorecard, Strategic Planning ABSTRAK Kenyataan yang sering kali terjadi pada organisasi secara umum adalah bahwa implementasi TI dilaksanakan tanpa melalui proses perencanaan yang jelas dan penilaian kinerja yang terukur, sehingga pemilihan terhadap strategi TI seringkali menjadi tidak tepat. Dokumen perencanaan strategis (renstra) yang merupakan pedoman implementasi strategi organisasi perusahaan dilaksanakan hanya untuk memenuhi target yang telah ditetapkan dengan orientasi pada kegiatan. Sementara di sisi lain pengukuran terhadap kinerja TI sangat perlu dilaksanakan guna mengetahui sejauh mana TI berperan dalam menciptakan keterhubungan antara kinerja TI dengan strategi TI, yang seharusnya mampu mendukung strategi, khususnya dalam hal ini di PT. Swasakti Utama Tasikmalaya. Oleh karena itu, penelitian ini berfokus pada penerapan IT Balanced Scorecard dalam penyusunan perencanaan strategis di PT. Swasakti Utama Tasikmalaya. Penggunaan IT Balanced Scorecard merupakan salah satu cara yang efektif untuk membantu penyelarasan IT dan bisnis. Tujuannya adalah membuat sebuah fasilitas bagi pelaporan manajemen, menumbuhkan konsensus diantara stakeholder kunci mengenai tujuan strategis IT, menunjukkan efektifitas dan nilai tambah dari IT dan mengkomunikasikan kinerja, resiko dan kemampuan IT. Kata kunci: Analisis Kebutuhan Informasi, IT Balanced Scorecard, Perencanaan Strategis I. Pendahuluan Penggunaan TI pada organisasi perusahaan dewasa ini semakin meningkat, tidak hanya untuk proses operasional kegiatan sehari-hari tetapi pada proses membantu pengambilan keputusan. Namun kenyataan yang sering kali terjadi pada organisasi secara umum adalah bahwa implementasi TI dilaksanakan tanpa melalui proses perencanaan yang jelas dan penilaian kinerja yang terukur sehingga pemilihan terhadap strategi TI seringkali menjadi tidak tepat. Hal ini tidak terkecuali terjadi pula pada sebagian besar perusahaan, khususnya di PT. Swasakti Utama Tasikmalaya. Dokumen perencanaan strategis (renstra) yang merupakan pedoman implementasi strategi organisasi perusahaan dilaksanakan hanya untuk memenuhi target yang telah ditetapkan dengan orientasi pada kegiatan. Sementara di sisi lain pengukuran terhadap kinerja TI sangat perlu dilaksanakan guna mengetahui sejauh mana TI berperan dalam menciptakan keterhubungan antara kinerja TI dengan strategi TI, yang seharusnya mampu mendukung strategi, khususnya dalam hal ini di PT. Swasakti Utama Tasikmalaya. 1
Oleh karena itu, penelitian ini berfokus pada penerapan IT Balanced Scorecard dalam penyusunan perencanaan strategis di PT. Swasakti Utama Tasikmalaya. Penggunaan IT Balanced Scorecard merupakan salah satu cara yang efektif untuk membantu penyelarasan IT dan bisnis. Tujuannya adalah membuat sebuah fasilitas bagi pelaporan manajemen, menumbuhkan konsensus diantara stakeholder kunci mengenai tujuan strategis IT, menunjukkan efektifitas dan nilai tambah dari IT dan mengkomunikasikan kinerja, resiko dan kemampuan IT. Beberapa hal yang menjadi batasan dan dasar dalam penelitian ini adalah : 1. Studi kasus penelitian dilaksanakan di PT. Swasakti Utama Tasikmalaya sebagai perusahaan yang menangani sekaligus bertanggungjawab di bidang pengembang perumahan di Tasikmalaya. 2. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah pendekatan IT Balanced Scorecard yang digunakan untuk memetakan strategi bisnis. Pada penelitian ini akan dibangun suatu usulan perencanaan strategis TI yang bersumber dari sasaran strategis bisnis PT. Swasakti Utama Tasikmalaya guna menyelaraskan peranan dan strategi STI yang dimiliki dengan proses bisnis yang berjalan. Manfaat dari penelitian ini adalah : 1. Rancangan IT Balanced Scorecard diperlukan sebagai dasar pengukuran kinerja TI khususnya untuk diterapkan pada perusahaan yang bergerak di bidang pengembang perumahan. 2. Dengan pengukuran kinerja TI menggunakan IT Balanced Scorecard, akan dihasilkan perencanaan strategis yang lebih baik. 3. Penggunaan IT Balanced Scorecard dapat menyelaraskan peranan dan strategi STI yang dimiliki dengan proses bisnis yang berjalan. 4. Usulan perencanaan strategis ini, dapat dijadikan panduan dalam pemanfaatan dan pengukuran kinerja teknologi informasi di PT. Swasakti Utama Tasikmalaya. II. Landasan Teori A. Perencanaan Strategis Perencanaan strategis teknologi informasi adalah suatu proses analisis yang menyeluruh dan sistematis dalam merumuskan tujuan dan sasaran perusahaan serta menentukan strategi yang memanfaatkan keunggulan dan dukungan dari sistem informasi dan teknologi informasi dalam menunjang strategi bisnis dan memberikan suatu keunggulan jangka panjang dalam bersaing kepada perusahaan (Ward dan Peppard, 2002). B. IT Balanced Scorecard Departemen IT merupakan penyedia layanan internal, maka perspektif yang digunakan harus diubah dan disesuaikan dengan melihat bahwa pengguna mereka adalah pegawai internal dan kontribusi mereka dinilai berdasarkan pandangan pihak manajemen (Wijaya, 2009). Gambar 1. Perubahan Perspektif BSC Tradisional menjadi IT BSC (Wijaya, 2009) C. SWOT Menurut Pearce dan Robinson (2003), Analisis SWOT adalah metode untuk mengidentifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi berdasarkan logika yang dapat memaksimalkan kekuatan (Strengths) dan peluang (Opportunities) dan secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan (Weakness) dan ancaman (Threats). Jadi analisis SWOT membandingkan antara faktor eksternal peluang dan ancaman dengan faktor internal kekuatan dan kelemahan. Gambar 2. Model SWOT Analysis (Pearce dan Robinson, 2003) III. Metode Penelitian Berikut ini merupakan langkah-langkah penelitian yang dilakukan : A. Tahap Persiapan Pada tahap persiapan ini, kegiatan penelitan adalah dengan melakukan kajian literatur mengenai perencanaan strategis, analisis SWOT, IT Balanced Scorecard dan implementasinya pada organisasi. Langkah selanjutnya adalah identifikasi masalah penelitian, penentuan tujuan penelitian dan pembatasan masalah penelitian yang sudah dijabarkan sebelumnya. 2
B. Tahap Pengumpulan Data Tahap pengumpulan data yang dilakukan pada penelitian tugas akhir ini yaitu dengan cara observasi langsung ke PT. Swasakti Utama Tasikmalaya serta dengan menggunakan lembar kuesioner yang diberikan kepada pegawai di PT. Swasakti Utama Tasikmalaya untuk mengetahui perbandingan nilai kepentingan antara faktor internal dan eksternal PT. Swasakti Utama Tasikmalaya. Pada tahapan ini dilakukan penyebaran kuesioner yang diberikan kepada 30 orang responden, jumlah tersebut dianggap memenuhi syarat suatu data dapat diolah dan data dapat diasumsikan mendekati distribusi normal. Berdasarkan teorema limit sentral, rataan sampel umumnya baik apabila n 30 (Walpole dan Myers, 1995). Pengumpulan data dilakukan dengan menyebarkan kuesioner kepada sebagian pegawai PT. Swasakti Utama Tasikmalaya sebanyak 30 sampel responden yang bertujuan untuk mengetahui kondisi faktor internal dan faktor eksternal di tempat penelitian. Kuesioner yang disebarkan terdiri dari 1 (satu) form kuesioner dengan beberapa pertanyaan mengenai sasaran strategis di PT. Swasakti Utama Tasikmalaya. Data hasil penyebaran kuesioner dikembangkan secara kuantitatif melalui perhitungan analisis SWOT yang dikembangkan oleh Pearce dan Robinson (2003). C. Tahap Analisis Data Analisis data adalah proses mengorganisasikan dan mengurutkan data ke dalam pola, kategori dan satuan uraian dasar sehingga dapat ditemukan tema dan dapat dirumuskan hipotesis kerja seperti yang disarankan oleh data. Tahap analisis data yang dilakukan pada penelitian tugas akhir ini terdapat dua jenis analisis yaitu analisis sistem yang sedang berjalan dan analisis SWOT (Strengths, Weakness, Opportunity, Threats) di PT. Swasakti Utama Tasikmalaya. IV. Hasil Dan Pembahasan A. Analisis Matriks SWOT Berikut ini merupakan matriks SWOT dari setiap strategi bisnis yang sudah diketahui dari PT. Swasakti Utama Tasikmalaya. Tabel 1. Matriks SWOT Setelah dibuat matriks SWOT dari setiap faktor internal dan faktor eksternal, selanjutnya dapat diambil strategi-strategi untuk pembuatan usulan perencanaan strategis PT. Swasakti Utama Tasikmalaya. Berikut ini merupakan usulan-usulan untuk pembuatan perencanaan strategis : Tabel 2. Usulan Perencanaan Strategis D. Tahap Penentuan Strategi Pada tahap ini, kegiatan penelitian yang dilakukan adalah menentukan strategi yang cocok untuk PT. Swasakti Utama Tasikmalaya yang didasarkan pada hasil dari analisis faktor internal dan analisis faktor eksternal juga analisis SWOT yang kemudian datanya digunakan untuk penentuan strategi organisasi dengan menggunakan matriks SWOT. E. Tahap Pemodelan Pada tahap pemodelan ini, kegiatan penelitian adalah melakukan penyusunan perencanaan strategis yang diawali dengan penentuan strategi PT. Swasakti Utama Tasikmalaya. Setelah strategi didapatkan, kemudian disesuaikan kedalam perspektif-perspektif IT Balanced Scorecard dan selanjutnya dijabarkan sasaran dari masing-masing perspektif. 3
B. Perspektif IT Balanced Scorecard Berikut ini merupakan usulan perencanaan strategis dalam perspektif IT Balanced Scorecard di PT. Swasakti Utama Tasikmalaya : Tabel 3. Perspektif IT Balanced Scorecard 2. Perspektif Kontribusi Perusahaan Tabel 5. CSF dan KPI Perspektif Kontribusi Perusahaan 3. Perspektif Keunggulan Operasional Tabel 6. CSF dan KPI Perspektif Keunggulan Operasional C. Critical Success Factor (CSF) dan Key Performance Indicator (KPI) Berikut ini merupakan pemetaan dari setiap perspektif yang ada dalam perencanaan strategis kedalam CSF dan KPI : 1. Perspektif Orientasi Pengguna (User Orientation) Tabel 4. CSF dan KPI Perspektif Orientasi Pengguna 4
4. Perspektif Orientasi Masa Depan Tabel 7. CSF dan KPI Perspektif Orientasi Masa Depan E. Rekomendasi Perencanaan Strategis Berdasarkan pemetaan dari setiap perspektif yang ada dalam usulan perencanaan strategis kedalam CSF dan KPI, dapat ditetapkan rekomendasi perencanaan strategis PT. Swasakti Utama Tasikmalaya, untuk tahun 2014 s.d 2018 adalah sebagai berikut : Tabel 8. Rekomendasi Perencanaan Strategis D. Potensi Aplikasi Kebutuhan Mendatang Hasil dari semua analisis kebutuhan informasi yang sudah dilakukan, merupakan interpretasi kebutuhan mendatang yang dibutuhkan oleh PT. Swasakti Utama Tasikmalaya. Kebutuhan aplikasi mendatang tersebut seperti terlihat pada tabel berikut ini : No Potensi Aplikasi 1 Electronic Customer Relationship Management (E-CRM) 2 Sistem informasi e-marketing 3 Website company profile 4 Aplikasi perhitungan harga jual otomatis 5 Sistem informasi geografis penyebaran market share 6 E-dashboard tren pertumbuhan properti 7 Sistem informasi monitoring kompetitor dan market positioning V. Kesimpulan dan Saran A. Kesimpulan Setelah dilakukan proses pengolahan data dan analisa terhadap hasil penelitian di PT. Swasakti Utama Tasikmalaya, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa : 1. Telah berhasil dibuat usulan perencanaan strategis yang bersumber dari sasaran strategis PT. Swasakti Utama Tasikmalaya guna menyelaraskan peranan dan strategi teknologi informasi yang dimiliki dengan proses bisnis yang berjalan. 2. Perencanaan strategis yang disusun telah dipetakan kedalam CSF dan KPI, untuk memastikan bahwa 5
turunan visi dan misi PT. Swasakti Utama Tasikmalaya dapat diterapkan menjadi kegiatan sehari-hari. Selain itu telah disusun juga sebuah rekomendasi penerapan perencaan strategis, berdasarkan formulasi usulan strategi termasuk penetapan CSF dan KPI, sehingga pihak PT. Swasakti Utama Tasikmalaya memiliki acuan atau pedoman pada saat menjalankan proses bisnisnya. B. Saran Berikut ini merupakan beberapa saran untuk pengembangan penelitian ini : 1. Usulan perencanaan strategis yang sudah dibuat akan lebih baik lagi jika ditindaklanjuti dengan mengimplementasikan strategi tersebut menggunakan indikator-indikator yang diusulkan. 2. Mensosialisasikan perspektif IT balanced scorecard ke seluruh bagian organisasi di PT. Swasakti Utama Tasikmalaya, dengan demikian dapat meningkatkan pemahaman setiap personil akan pentingnya strategi bisnis untuk keberlangsungan organisasi. 3. Dukungan penuh dari pimpinan PT. Swasakti Utama Tasikmalaya dan pemerintah, sangat diperlukan untuk keberhasilan implementasi rekomendasi perencanaan strategis ini. DAFTAR PUSTAKA Nickols, Fred. 2008. Strategy: Definition and Meaning. http://www.nickols.us/strategy_definitions.pdf, diakses pada tanggal 11 September 2013. Pearce, John A. dan Robinson, Richard B. Jr. 2003. Strategic Management Formulation, Implementation and Control. Boston: Mc Graw Hill. Rohm, Howard. 2010. Strategy-Based Balanced Scorecards for Technology. Balanced Scorecard Institute. Walpole, R.E, dan Myers. 1995. Pengantar Statistika Edisi Ketiga. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama. Ward, John, dan Peppard, Joe. 2002. Strategic Planning for Information Systems 3 rd Edition. England: John Wiley & Sons. Wijaya, Tunggal Amin. 2009. Konsep dan Kasus Balanced Scorecard. Jakarta: Harvindo. 6