Hal IIB - 355 EKSTERNALISASI KNOWLEDGE DI LABORATORIUM FAKULTAS REKAYASA INDUSTRI INSTITUT TEKNOLOGI TELKOM Amelia Kurniawati 1, Luciana Andrawina 2, Firmansyah Wahyudiarto 3, Andy Surya Setiawan 4 Fakultas Rekayasa Industri, Institut Teknologi Telkom Jl. Telekomunikasi No. 1. Terusan Buah Batu, Bandung 40257 Email : amelia.kurniawati@gmail.com 1, luciana_andrawina@yahoo.com 2, firmansyah.w@gmail.com 3, ayase_sun@yahoo.co.id 4 Abstrak Pemanfaatan sumber daya manusia melalui potensi kreativitas dan inovasi dapat meningkatkan produktivitas suatu organisasi termasuk dalam hal ini adalah Perguruan Tinggi. Untuk mendukung terciptanya suatu sistem pendidikan tinggi yang bermutu dan dapat diandalkan, Fakultas Rekayasa Industri IT Telkom dituntut mengelola knowledge yang dimiliki. Pengelolaan knowledge yang dimiliki setiap individu yang ada akan diupayakan menjadi knowledge yang dimiliki oleh institusi. Dengan demikian, perlu dilakukan eksternalisasi knowledge. Knowledge berkaitan erat dengan pelaksanaan proses bisnis dalam suatu organisasi. Penelitian ini mengeksternalisasi knowledge yang berkaitan dengan proses bisnis penting dalam kegiatan di Fakultas Rekayasa Industri, yaitu kegiatan di laboratorium. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode knowledge conversion, yaitu metode SECI. Proses bisnis yang dieksternalisasi melalui penelitian ini berjumlah total 66 proses bisnis yang dilaksanakan oleh 8 laboratorium di Fakultas Rekayasa Industri IT Telkom Kata Kunci : Explicit Knowledge, Knowledge Conversion, Proses Bisnis, Seci, Tacit Knowledge. I. Pendahuluan Institusi pendidikan tinggi merupakan institusi yang bergerak di sektor jasa. Sejalan dengan kecenderungan yang berlangsung di industri jasa, perhatian terhadap kualitas institusi pendidikan tinggi juga semakin meningkat (O Neill dan Palmer, 2004). Ketatnya persaingan antar perguruan tinggi menuntut perguruan tinggi agar mampu memberikan layanan yang baik dan menghasilkan lulusan yang unggul. Menghadapi kondisi persaingan seperti ini, manajemen pengetahuan (knowledge management) mulai dirasakan menjadi salah satu cara untuk meningkatkan produktivitas suatu organisasi, perusahaan, atau instansi. Hal ini dapat dimengerti karena persaingan atau kompetisi tidak lagi mengandalkan sumber daya alam, tetapi berpindah kepada pemanfaatan sumber daya manusia secara optimal. Fakultas Rekayasa Industri memiliki sumber daya manusia dengan jumlah yang banyak dan kemampuan yang beragam sudah seharusnya. Sudah seharusnya setiap knowledge yang dimiliki dikelola, karena knowledge ini merupakan sumber keberhasilan pelaksanaan proses bisnis institusi. Proses bisnis yang ada di Fakultas Rekayasa Industri sangat banyak, satu di antaranya adalah proses bisnis yang berkaitan dengan kegiatan di laboratorium. Pada Fakultas Rekayasa Industri terdapat total 10 laboratorium, 7 laboratorium jurusan teknik industri dan 3 laboratorium jurusan sistem informasi. Segala kegiatan
Hal IIB - 356 laboratorium tersebut dilakukan oleh para asisten laboratorium yang juga merupakan mahasiswa Fakultas Rekayasa Industri. Para asisten laboratorium tersebut merupakan salah satu SDM berkualitas baik yang dimiliki oleh Fakultas Rekayasa Industri. Dengan pengelolaan knowledge yang baik akan meningkatkan kualitas dari individu yang nantinya akan berimbas ke institusi. Sebagai ilustrasi, awalnya asisten laboratorium tersebut masih memiliki kemampuan yang terbatas atau knowledge yang terbatas dalam bidang laboratorium yang dimasukinya. Namun seiring dengan berjalannya waktu kemampuan atau knowledge asisten tersebut meningkat berkat pengalamannya selama menjadi asisten serta adanya pelatihan-pelatihan, forum discussion dan learning by doing juga membantu meningkatkan knowledge asisten tersebut. Hasilnya, asisten tersebut memiliki kemampuan atau knowledge yang tidak dimiliki mahasiswa lain, dosen dan tenaga penunjang akademik (TPA) yang ada di Fakultas Rekayasa Industri. Jika pengetahuan yang dimiliki asisten tersebut tidak dikelola dengan baik atau tidak diambil menjadi pengetahuan institusi maka pengetahuan tersebut akan hilang begitu saja tanpa diambil manfaatnya oleh institusi saat asisten tersebut lulus dari Fakultas Rekayasa Industri. Dengan demikian, perlu dilakukan eksternalisasi knowledge mengenai pelaksanaan proses bisnis kegiatan di laboratorium. Knowledge yang semula berada dalam benak asisten laboratorium, akan dieksternalisasi menjadi bentuk dokumen sehingga lebih muda dipelajari oleh para asisten baru. II. Landasan Teori Knowledge merupakan seluruh pemahaman dan keterampilan yang digunakan oleh individu untuk menyelesaikan masalah. Hal ini meliputi teori, praktik, peraturan, dan instruksi. Knowledge berbasis pada data dan informasi, namun tidak seperti data dan informasi, knowledge terikat pada manusia. Knowledge dibangun oleh individu, dan merupakan representasi dari kepercayaan individu mengenai hubungan sebab akibat (Probst, Raub, dan Romhardt, 2000). O Riordan (2005) mengutarakan terdapat lima tipe pengetahuan yang berbeda, yaitu: 1. Know-how: dinyatakan dalam prosedur-prosedur perusahaan, tetapi di dalam kenyataan praktis, jenis pengetahuan ini sebagian besar berada di dalam benak masing-masing orang. 2. Know-who: asumsi bahwa know-how hanya ada dalam benak manusia, sehingga untuk mengakses orang yang tepat menjadi sangat penting. Knowwho pengetahuan mengenai kepada siapa menanyakan mengenai suatu masalah yang spesifik. 3. Know-why: jenis pengetahuan yang berhubungan dengan pemahaman alasan mengapa seseorang melakukan sesuatu. Dalam konteks organisasi, jenis pengetahuan ini memungkinkan individu-individu untuk menyelesaikan pekerjaan dengan cara yang sangat tepat. 4. Know-when: jenis pengetahuan ini berhubungan dengan waktu, yaitu pengetahuan tentang kapan waktu yang tepat untuk melakukan sesuatu dan kapan tidak melakukannya. 5. Know-where: jenis pengetahuan mengenai dimana menemukan dan mengakses informasi. Pengertian pengetahuan pada penelitian ini mencakup dua jenis pengetahuan, baik pengetahuan tacit, yaitu meliputi pengalaman, gagasan dan keahlian yang dimiliki, maupun pengetahuan explicit, yakni informasi yang berhubungan dengan pekerjaan atau umum dikenal dengan informasi kontekstual. Pemanfaatan knowledge individu dan organisasi merupakan mekanisme untuk pelestarian knowledge dan pengalaman, peningkatan penggunaan knowledge, dan percepatan proses belajar individu dan organisasi (Perez dan Mitra, 2007). Terdapat delapan proses utama dalam knowledge management, yaitu identifikasi knowledge, akuisisi knowledge, pengembangan knowledge, sharing dan distribusi knowledge, utilisasi knowledge, retensi knowledge, sasaran knowledge, dan
Hal IIB - 357 asesmen knowledge (Probst, Raub, dan Romhardt, 2000). Nonaka dan Takeuchi (1995) mengutarakan bahwa proses penciptaan pengetahuan organisasi terjadi melalui proses interaksi atau berbagi pengetahuan di antara anggota-anggota organisasi. Empat mode konversi pengetahuan yang terjadi meliputi: sosialisasi (dari tacit ke tacit), eksternalisasi (dari tacit ke explicit), kombinasi (dari explicit ke explicit), serta internalisasi (dari explicit ke tacit). Model ini dikenal dengan sebutan diagram SECI. Sosialisasi pengetahuan terjadi melalui kegiatan berbagi pengalaman (shared experience). Sebagai contoh, pemagang yang belajar dari seorang mentor melalui proses observasi dan pengulangan. Eksternalisasi pengetahuan merupakan proses dari tacit knowledge menjadi explicit knowledge, konversi ini dilakukan melalui artikulasi, dialog dan refleksi. Kombinasi merupakan suatu proses di mana explicit knowledge yang dimiliki oleh seseorang sedang dibagi bersama-sama. Di dalam proses pemilahan (sorting), penambahan (adding), re-kategorisasi, dan rekontekstualisasi, explicit knowledge dapat mengarah pada suatu pengetahuan baru. Dalam melakukan interaksi di sekitar proses maupun produk baru, satu tim proyek akan mengkombinasikan pengetahuan tentang seberapa baik upaya yang harus dilakukan untuk mengintegrasikan produk atau proses selama pertemuan-pertemuan formal maupun informal. Pengetahuan yang terkombinasikan (combined knowledge) akan menghasilkan pengetahuan baru mengenai cara yang lebih baik untuk mengimplementasikan produk atau proses. Internalisasi dari suatu pengetahuan merupakan suatu proses yang sama seperti halnya dalam konsep pembelajaran tradisional. Sebagai contoh dalam kasus penggunaan suatu peralatan pada teknologi baru, tindakan penggunaan peralatan tersebut akan memungkinkan proses internalisasi pengetahuan (Nonaka dan Takeuchi, 1995). Learning Organizational Model dari Nonaka (1995) dapat memberi gambaran bagaimana fokus terhadap cara knowledge diciptakan dan dibagikan dapat membentuk cara kerja strategi knowledge organisasi dalam mendukung atau menghambat kebutuhan knowledge atau inovasi. Setiap tahap konversi knowledge memberi dampak terhadap hal-hal berikut : Tacit to tacit knowledge : berdampak pada inovasi Tacit to explicit knowledge : berdampak pada standardisasi Explicit to explicit knowledge : berdampak pada pengendalian Explicit to tacit knowledge : berdampak pada pemberdayaan Hal di atas memberi gambaran bahwa bila suatu organisasi lebih fokus pada salah satu aspek dalam transfer knowledge tersebut, maka kemampuan organisasi dalam belajar akan menurun. Hal lain yang perlu dipertimbangkan adalah bahwa bagian tertentu dari suatu organisasi akan memiliki profil transfer knowledge yang berbeda dengan bagian lain, sehingga perlu pendekatan konversi knowledge yang berbeda (Mc Laughlin, 2007). III. Metodologi Penelitian Berikut ini merupakan Model Konseptual Penelitian : Gambar III.1 Model konseptual Komponen utama pembentuk knowledge management adalah teknologi, proses, dan manusia. Pada penelitian ini, membatasi masalah hanya pada hubungan people dan process di KM Triad. Interaksi antara people dan process pada laboratorium FRI ini akan diolah oleh model SECI yang hasil keluarannya adalah berupa dokumentasi proses bisnis kegiatan laboratorium FRI. Keadaan saat ini adalah sekitar 80% laboratorium yang ada pada FRI, belum
Hal IIB - 358 mendokumentasikan proses-proses yang ada pada laboratorium. Pengetahuan akan proses-proses yang ada pada laboratorium masih tersimpan di dalam otak para asistennya (tacit knowledge) yang didapat berdasarkan pengalaman para asisten selama masa jabatannya pada laboratorium. Prosesproses yang masih dalam benak asisten laboratorium tersebut akan didokumentasikan sesuai dengan urutan pada model SECI, yaitu pertama mentransfer knowledge para asisten mengenai proses (socialization). Setelah mendapat knowledge mengenai proses yang ada pada laboratorium, maka akan didokumentasikan ke dalam proses bisnis (externalization). Tahap berikutnya adalah mencari best practice dari proses yang sama (combination). Tahap terakhir adalah hasil best practice yang didapat akan kembali disosialisasikan kepada para asisten laboratorium sehingga para asisten laboratorium tersebut mendapat suatu knowledge baru berupa proses yang baik dengan kriteria efisien dan waktu (internalization). Penjelasan klasifikasi proses laboratorium ada pada Tabel III.1 di bawah ini. Tabel III.1 Klasifikasi Proses Bisnis Laboratorium Pada tahap eksternalisasi telah dilakukan pembuatan dokumen proses bisnis untuk setiap laboratorium. Proses bisnis yang berhasil didokumentasikan berjumlah 66 proses bisnis. Pada tahapan proses kombinasi, halhal yang akan menjadi pertimbangan adalah: 1. Proses bisnis terpilih sebagai best practices dan akan merupakan pertimbangan untuk standardisasi aktivitas setiap Laboratorium di FRI. 2. Proses bisnis spesifik tetap diakomodasi untuk setiap laboratorium yang memiliki spesifikasi kegiatan yang berbeda. 3. Proses bisnis akan mempertimbangkan rencana kegiatan Fakultas Rekayasa Industri. Pada tahap internalisasi telah dilakukan diskusi dengan perwakilan setiap laboratorium untuk menginformasikan best practice dari setiap proses bisnis. V. Kesimpulan Dalam penelitian ini telah dieksternalisasi 66 proses bisnis dari kegiatan di laboratorium Fakultas Rekayasa Industri, Institut Teknologi Telkom. Proses bisnis best practice untuk setiap jenis kegiatan juga telah ditentukan, sehingga dapat dijadikan sebagai acuan dalam standardisasi proses bisnis. Daftar Pustaka IV. Hasil dan Analisis Pada tahap sosialisasi telah dilakukan wawancara dengan pihak-pihak yang terkait dengan pelaksanaan proses bisnis di setiap laboratorium. Wawancara dilakukan untuk mengetahui pelaksanaan proses bisnis di setiap laboratorium. Ternyata diketahui bahwa banyak proses bisnis yang sama dilaksanakan secara berbeda oleh setiap laboratorium. [1]. Nonaka, I., Takeuchi, H. (1995), The Knowledge-Creating Company, Oxford University Press, New York, U.S., 70-73. [2]. O Riordan, J. (2005) : A Review of Knowledge Management in the Irish Civil Service, Institute of Public Administration, Dublin, Ireland. [3]. O Neill, M. dan Palmer, A., (2004), Importance-Performance Analysis: a Useful Tool for Directing Continuous Quality Improvement in Higher education, Quality Assurance in Education, vol. 12 no. 1, pp. 39 52. [4]. Perez, A. G., Mitra, A. (2007), Tacit Knowledge Elicitation and Measurement in Research Organisations : A Methodological
Hal IIB - 359 Approach, The Electronic Journal of Knowledge Management Vol. 5 issue 4, 373-386. [5]. Probst, G., Raub, S., Romhardt, K. (2000), Managing Knowledge Building Blocks for Success, John Wiley & Sons Ltd, Chichester, England, 1-340.