Lampiran KEPUTUSAN SEKRETARIS DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH PROVINSI JAWA TIMUR Nomor : 188/ /KPTS-Sekwan/060/2015 Tanggal : 2015 REVIEW RENCANA STRATEGIS SEKRETARIAT DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH PROVINSI JAWA TIMUR TAHUN 2014 2019 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Berpijak pada upaya mewujudkan keterpaduan dan berkelanjutan pembangunan, Review Rencana Strategis (Renstra) merupakan dokumen perencanaan Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur untuk menyempurnakan sinergitas Perencanaan Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) Jawa Timur 2014-2019 sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya yang berorientasi pada hasil yang ingin dicapai selama kurun waktu 1 (satu) sampai dengan 5 (lima) tahun secara sistematis dan berkesinambungan dengan memperhitungkan potensi, peluang, dan kendala yang ada. Review Renstra memuat perubahan visi, misi, tujuan, sasaran, strategi, kebijakan, dan program/kegiatan serta indikator keberhasilan dan kegagalan dalam pelaksanaannya yang dituangkan setiap tahunnya dalam penyusunan Rencana Kerja an Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur. Hasil pelaksanaan Rencana Kerja an akan dilaporkan melalui Laporan Kinerja Instansi Pemerintah setiap tahun. 1.2 Landasan Hukum Landasan penyusunan Review Renstra Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Jawa Timur ini adalah : Reviev RENSTRA Sekretariat DPRD Prov. Jatim 2014-2019 1
a. Landasan Ideal : Pancasila b. Landasan Konstitusional : Undang-Undang Dasar 1945 c. Landasan Operasional : 1. Undang-Undang Nomor 2 tahun 1950 tentang Pembentukan Provinsi Jawa Timur juncto Undang- Undang Nomor 18 1950 tentang Mengadakan Perubahan Undang-Undang Nomor 2 dari Hal Pembentukan Provinsi Jawa Timur (Lembaran Negara 1950 Nomor 32); 2. Undang-Undang Nomor 17 2003 tentang Keuangan Negara (Lembaran Negara 2003 Nomor 47, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4286); 3. Undang-Undang Nomor 25 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional (Lembaran Negara 2004 Nomor 104 Tambahan Lembaran Negara 4421); 4. Undang-Undang Nomor 32 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia 2004 Nomor 125, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4437) sebagaimana telah diubah beberapa kali, terakhir dengan Undang-Undang Nomor 12 2008 tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 32 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia 2008 Nomor 59, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4844); 5. Undang Undang Nomor 12 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia 2004 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4389); 6. Peraturan Pemerintah Nomor 58 2005 tentang Pengelolaan Keuangan Daerah (Lembaran Negara 2005 Nomor 140, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4578); Reviev RENSTRA Sekretariat DPRD Prov. Jatim 2014-2019 2
7. Peraturan Pemerintah Nomor 8 2006 tentang Laporan Keuangan dan Kinerja Instansi Pemerintah (Lembaran Negara 2006 Nomor 25, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4614); 8. Peraturan Pemerintah Nomor 41 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah (Lembaran Negara 2007 Nomor 89, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4741); 9. Peraturan Pemerintah Nomor 8 2008 tentang Tahapan, Tata Cara Penyusunan, Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah (Lembaran Negara 2008 Nomor 21, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4817); 10. Instruksi Presiden Nomor 7 1999 tentang Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah; 11. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah sebagaimana telah diubah terakhir dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 21 2011 tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah; 12. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 2010 tentang Peraturan Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 8 2008 tentang Tahapan, Tata Cara Penyusunan, Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah; 13. Keputusan Kepala Lembaga Administrasi Negara Nomor: 689/IX/6/Y/1999 tentang Pedoman Penyusunan Pelaporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah; 14. Keputusan Kepala Lembaga Administrasi Negara Nomor: 239/IX/6/8/2003 tentang Perbaikan Pedoman Penyusunan Pelaporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah; Reviev RENSTRA Sekretariat DPRD Prov. Jatim 2014-2019 3
15. Peraturan Daerah Provinsi Jawa Timur Nomor 2 2007 tentang Pengelolaan Keuangan Daerah Provinsi Jawa Timur (Lembaran Daerah 2007 Nomor 1, Seri E); 16. Peraturan Daerah Jawa Timur Nomor 8 2008 tentang Organisasi dan Tata kerja Sekretariat Daerah dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Jawa Timur sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Daerah Provinsi Jawa Timur Nomor 7 2010 tentang Perubahan Atas Peraturan Daerah Jawa Timur Nomor 8 2008 tentang Organisasi dan Tata kerja Sekretariat Daerah dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Jawa Timur; 17. Peraturan Daerah Provinsi Jawa Timur Nomor 1 2009 tentang Rencana Pembangunan Jangka Panjang Daerah (RPJPD) Provinsi Jawa Timur 2005 2025; 18. Peraturan Daerah Provinsi Jawa Timur Nomor 3 2014 tentang Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) Provinsi Jawa Timur 2014 2019; 19. Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 78 2008 tentang Uraian Tugas dan Fungsi Bagian dan Sub Bagian Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur; 20. Keputusan Gubernur Jawa Timur Nomor : 188/275/KPTS/013/2014 Tanggal 25 April 2014 Tentang Pengesahan Rencana Strategis Satuan Kerja Perangkat Daerah, Unit Pelaksana Teknis Kesehatan dan Biro pada Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Timur. Reviev RENSTRA Sekretariat DPRD Prov. Jatim 2014-2019 4
1.3 Maksud dan Tujuan Penyusunan Rencana Strategis Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Jawa Timur ini dimaksudkan sebagai pedoman dan alat kegiatan yang akan dilaksanakan oleh Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur 2014-2019 serta sebagai acuan dalam penyusunan rencana, monitoring dan evaluasi program/ kegiatan Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur dalam menyusun program kegiatan selama 5 tahun kedepan. Sedangkan tujuannya adalah untuk mengarahkan semua unsur kekuatan dan faktor kunci keberhasilan dalam rangka menentukan strategi yang tepat bagi Sekretariat DPRD dalam memberikan pelayanan kepada anggota Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Jawa Timur serta kepada Masyarakat berdasarkan prinsip Good Governance sebagaimana Rencana Strategis Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur 2014 2019 antara lain sebagai berikut : 1. Memberikan gambaran, informasi sasaran strategis, permasalahan dan kondisi capaian pelayanan serta mendukung kebijakan DPRD Provinsi Jawa Timur dalam penyelenggaraan tugas dan fungsi Sekretariat Dewan; 2. Menetapkan program dan kegiatan yang terukur sesuai pedoman tahapan dalam menyusun rencana kerja tahunan; 3. Memberikan acuan dalam monitoring, pengendalian dan evaluasi serta kebijakan strategis target capaian yang menjadi landasan penyusunan program kegiatan Sekretariat Dewan selama 5 tahun mendatang. 1.4 Sistematika Penulisan Rencana Strategis ini disusun dengan sistematika sebagai berikut: Bab I : Pendahuluan 1.1 Latar belakang; 1.2 Landasan Hukum; Reviev RENSTRA Sekretariat DPRD Prov. Jatim 2014-2019 5
1.3 Maksud dan Tujuan; dan 1.4 Sistematika Penulisan. Bab II : Gambaran SKPD 2.1 Tugas, Fungsi dan Susunan Organisasi SKPD; 2.2 Sumber Daya SKPD dan 2.3 Kinerja Pelayanan SKPD. Bab III : Isu strategis berdasarkan Tupoksi 3.1 Identifikasi permasalahan berdasarkan tugas dan fungsi pelayanan SKPD; 3.2 Telaahan Visi, Misi dan Program Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah terpilih; 3.3 Telaahan Renstra K/L dan Renstra SKPD Provinsi 3.4 Telaahan Rencana Tata Ruang Wilayah dan Kajian Lingkungan Hidup Strategis; 3.5 Penentuan Isu Isu Strategis. Bab IV : Visi, misi, tujuan, sasaran, strategi dan kebijakan 4.1 Visi dan Misi SKPD; 4.2 Tujuan dan Sasaran Jangka Menengah SKPD; 4.3 Strategi dan Kebijakan SKPD. BAB V : Rencana Program dan Kegiatan, Indikator Kinerja, Kelompok Sasaran, dan Pendanaan Indikatif 5.1 Rencana Program; 5.2 Kegiatan; dan 5.3 Indikator Kinerja, Kelompok Sasaran dan Pendanaan Indikatif. BAB VI : Indikator kinerja SKPD yang mengacu pada tujuan dan sasaran RPJMD. BAB VII : Penutup 7.1 Kaidah Pelaksanaan; dan 7.2 Kaidah Pembiayaan. Reviev RENSTRA Sekretariat DPRD Prov. Jatim 2014-2019 6
BAB II GAMBARAN SKPD 2.1 Tugas, Fungsi, dan Struktur Organisasi SKPD Berdasarkan Peraturan Daerah Jawa Timur Nomor 8 2008 tentang Organisasi dan Tata kerja Sekretariat Daerah dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Jawa Timur ; Sekretariat DPRD merupakan unsur pelayanan terhadap DPRD dipimpin oleh seorang Sekretaris yang secara teknis operasional berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Pimpinan DPRD dan secara administratif bertanggung jawab kepada Gubernur melalui Sekretaris Daerah yang mempunyai tugas pokok, fungsi dan susunan organisasi sebagai berikut : A. Tugas pokok SKPD a. menyelenggarakan administrasi kesekretariatan DPRD; b. menyelenggarakan administrasi keuangan DPRD; c. mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD; d. menyediakan dan mengkoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD dalam melaksanakan fungsinya sesuai dengan kemampuan keuangan daerah. B. Fungsi SKPD Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, Sekretariat DPRD menyelenggarakan fungsi : a. pengelolaan administrasi umum meliputi kepegawaian, ketatausahaan, kerumahtanggaan dan urusan dalam; b. pengelolaan administrasi keuangan DPRD; c. fasilitasi pelaksanaan persidangan DPRD; d. fasilitasi penyusunan perundang-undangan DPRD; e. fasilitasi dan koordinasi tenaga ahli. C. Susunan Organisasi SKPD Susunan Organisasi Sekretariat DPRD Provinsi, terdiri atas: a. Sekretaris DPRD. b. Bagian Umum, membawahi: 1. Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian 2. Sub Bagian Penyusunan Program dan Perlengkapan 3. Sub Bagian Rumah Tangga dan Protokol; c. Bagian Persidangan, membawahi : 1. Sub Bagian Rapat dan Risalah; Reviev RENSTRA Sekretariat DPRD Prov. Jatim 2014-2019 7
2. Sub Bagian Alat Kelengkapan Dewan; 3. Sub Bagian Layanan Aspirasi Masyarakat. d. Bagian Keuangan, membawahi : 1. Sub Bagian Anggaran; 2. Sub Bagian Pembayaran; 3. Sub Bagian Verifikasi. e. Bagian Perundang - undangan, membawahi : 1. Sub Bagian Penyusunan Peraturan Perundangundangan; 2. Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi; 3. Sub Bagian Publikasi. f. Kelompok Jabatan Fungsional. Berdasarkan uraian diatas, maka maka Bagan Susunan Organisasi Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur sebagai berikut : Gambar II.1 Bagan Susunan Organisasi Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL SEKRETARIS DPRD BAGIAN UMUM BAGIAN KEUANGAN BAGIAN PERSIDANGAN BAGIAN PERUNDANG UNDANGAN SUB BAGIAN TATA USAHA DAN KEPEGAWAIAN SUB BAGIAN ANGGARAN SUB BAGIAN RAPAT DAN RISALAH SUB BAGIAN PENYUSUNAN PERATURAN PERUNDANG- UNDANGAN SUB BAGIAN PENYUSUNAN PROGRAM DAN PERLENGKAPAN SUB BAGIAN PEMBAYARAN SUB BAGIAN ALAT KELENGKAPAN DEWAN SUB BAGIAN DOKUMENTASI DAN INFORMASI SUB BAGIAN RUMAH TANGGA DAN PROTOKOL SUB BAGIAN VERIFIKASI SUB BAGIAN LAYANAN ASPIRASI MASYARAKAT SUB BAGIAN PUBLIKASI Sumber : Peraturan Daerah Provinsi Jawa Timur Nomor 8 2008 Reviev RENSTRA Sekretariat DPRD Prov. Jatim 2014-2019 8
Sedangkan uraian tugas dan fungsi bagian berdasarkan peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 78 2008 tentang uraian tugas dan fungsi Bagian dan Sub Bagian Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur sebagai berikut: 1) Kepala Bagian Umum Bagian Umum mempunyai tugas menyelenggarakan kegiatan ketatausahaan, administrasi kepegawaian, kearsipan, penyusunan program, perlengkapan, rumah tangga. dan keprotokolan. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud Bagian Umum mempunyai fungsi: a. pelaksanaan tata usaha DPRD dan Sekretariat DPRD; b. pelaksanaan administrasi kepegawaian Sekretariat DPRD; c. penyiapan sarana dan prasarana kegiatan DPRD dan Sekretariat DPRD; d. pelaksanaan pengaturan, pemeliharaan, perawatan dan penggunaan barang-barang inventaris serta kendaraan dinas; e. pelaksanaan urusan rumah tangga, keamanan/ ketertiban kantor, rumah dinas pimpinan dan mess DPRD; pelaksanaan keprotokolan DPRD dan Sekretariat DPRD; f. pelaksanaan pengadaan barang dan jasa; g. pengumpulan laporan tahunan kegiatan DPRD dan Sekretariat DPRD; h. pelaksanaan tugas - tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris DPRD. 2) Kepala Bagian Persidangan Bagian Persidangan mempunyai tugas menyelenggarakan pelayanan rapat dan risalah, kegiatan alat kelengkapan Dewan, dan fasilitasi pelayanan aspirasi masyarakat. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud Bagian Persidangan, mempunyai fungsi: a. penyiapan rancangan jadwal kegiatan DPRD; b. penyiapan rapat-rapat yang diselenggarakan oleh DPRD; c. penyiapan rencana kunjungan kerja DPRD; Reviev RENSTRA Sekretariat DPRD Prov. Jatim 2014-2019 9
d. penyusunan notulen / risalah rapat-rapat yang diadakan oleh DPRD; e. pelaksanaan kegiatan alat kelengkapan DPRD; f. fasilitasi pelayanan aspirasi masyarakat; g. pelaksanaan tugas - tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris DPRD. 3) Kepala Bagian Keuangan Bagian Keuangan mempunyai tugas menyelenggarakan pengelolaan keuangan dan menyusun laporan keuangan DPRD dan Sekretariat DPRD. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud Bagian Keuangan mempunyai fungsi: a. pelaksanaan pengelolaan keuangan DPRD dan Sekretariat DPRD termasuk pembayaran gaji dan tunjangan; b. pelaksanaan pengadministrasian dan pembukuan keuangan; c. pelaksanaan penyusunan laporan pertanggungjawaban atas pelaksanaan pengelolaan keuangan; d. pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris. 4) Kepala Bagian Perundang undangan Bagian Perundang-undangan, mempunyai tugas menyiapkan bahan untuk penyusunan rancangan peraturan daerah dan produk hukum DPRD, dan menyiapkan bahan kajian peraturan daerah, melakukan dokumentasi, publikasi dan informasi. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud Bagian Perundang-undangan mempunyai fungsi: a. pengumpulan bahan dalam rangka penyusunan peraturan daerah dan produk DPRD; b. penyimpan produk hukum DPRD dan produk hukum lainnya; c. pengumpulan bahan dan data kegiatan DPRD untuk media cetak dan elektronik; Reviev RENSTRA Sekretariat DPRD Prov. Jatim 2014-2019 10
d. pelayanan informasi kepada masyarakat dan lembagalembaga pemerintah mengenai produk hukum dan kegiatan DPRD; e. pengelolaan dan pemeliharaan sistem teknologi informasi dan komunikasi di lingkungan Sekretariat DPRD; f. pelaksanaan koor dinasi penyusunan rancangan peraturan daerah dan produk hukum DPRD serta pengembangan dan pengelolaan sistem teknologi informasi dan komunikasi; g. pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris. 2.2 Sumber Daya SKPD 2.2.1. Sumber Daya Manusia Dalam rangka melaksanakan tugas pokok dan fungsinya Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur didukung oleh Sumber Daya Manusia (SDM) sejumlah 181 orang yang terdiri dari 150 orang PNS/CPNS dan 31 Orang Pegawai Tidak Tetap (PTT) dengan penjelasan sebagai berikut: Tabel II.1 Jumlah Pegawai Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur 2010 2014 Nomor Uraian 2010 2011 Jumlah Pegawai 2012 2013 2014 1 Sekretaris DPRD 1 1 1 1 1 2 Bagian Umum 70 70 73 72 70 3 Bagian Persidangan 43 43 41 38 38 4 Bagian Perundang 28 28 28 18 16 undangan 5 Bagian Keuangan 20 20 21 24 25 6 Pegawai Tidak Tetap 30 30 36 31 31 Jumlah 192 192 200 184 181 Sumber : Sub Bagian Tata Usaha & Kepegawaian (Maret 2015) Reviev RENSTRA Sekretariat DPRD Prov. Jatim 2014-2019 11
Tabel II.2 Komposisi Pangkat/Golongan Pegawai Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur 2010 2014 Nomor Uraian 2010 2011 Jumlah Pegawai 2012 2013 2014 1 Golongan I A 7 7 2 0 0 Golongan I B 0 0 2 1 1 Golongan I C 6 6 3 4 3 Golongan I D 0 0 1 2 2 Golongan I : 13 13 8 7 6 2 Golongan II A 39 39 41 18 10 Golongan II B 4 4 11 32 41 Golongan II C 4 4 4 2 3 Golongan II D 0 0 0 3 3 Golongan II : 47 47 56 55 57 3 Golongan III A 17 17 17 12 6 Golongan III B 24 23 23 18 19 Golongan III C 23 24 21 19 15 Golongan III D 24 24 26 26 28 Golongan III : 88 88 87 75 68 4 Golongan IV A 11 11 11 11 14 Golongan IV B 2 2 2 4 4 Golongan IV C 1 1 1 0 1 Golongan IV D 0 0 0 1 0 Golongan IV E 0 0 0 0 0 Golongan IV : 14 14 14 16 19 Sumber : Sub Bagian Tata Usaha & Kepegawaian (Maret 2015) Tabel II.3 Komposisi Eselon Pejabat Struktural Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur 2010 2014 Nomor Uraian 2010 2011 Jumlah Pegawai 2012 2013 2014 1 Eselon II. a 1 1 1 1 1 2 Eselon III. a 4 4 4 4 4 3 Eselon IV. a 12 12 11 12 12 Jumlah : 17 17 16 17 17 Sumber : Sub Bagian Tata Usaha & Kepegawaian (Maret 2015) Reviev RENSTRA Sekretariat DPRD Prov. Jatim 2014-2019 12
Nomor Tabel II.4 Komposisi Pendidikan Pegawai Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur Uraian 2010 2014 2010 2011 2012 Jumlah Pegawai 2013 2014 PNS/CPNS PTT 1 SD 11 11 8 5 5 0 2 SLTP 6 12 8 9 7 2 3 SLTA 54 48 55 80 54 25 4 D3 5 5 6 5 4 0 5 S1 61 60 63 57 51 3 6 S2 25 26 25 28 29 0 7 S3 0 0 0 0 0 0 Jumlah : 162 162 165 184 150 31 Sumber : Sub Bagian Tata Usaha & Kepegawaian (Maret 2015) No. Uraian Tabel II.5 Komposisi Jenis Kelamin Pegawai Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur 2010 2014 Jumlah Pegawai 2010 2011 2012 2013 2014 L P L P L P L P L P 1 Sekretaris DPRD 1 0 1 0 1 0 1 0 1 0 2 Bagian Umum 56 14 56 14 58 15 56 17 55 15 3 Bagian Persidangan 39 4 39 4 37 4 34 4 31 7 4 Bagian Perundang 20 8 21 7 19 9 14 4 13 3 undangan 5 Bagian Keuangan 16 4 16 4 16 5 16 8 16 9 6 Pegawai Tidak Tetap 28 2 28 2 34 2 29 2 29 2 Jumlah : 160 32 161 31 165 35 149 35 145 36 Sumber : Sub Bagian Tata Usaha & Kepegawaian (Maret 2015) Reviev RENSTRA Sekretariat DPRD Prov. Jatim 2014-2019 13
2.3 Kinerja Pelayanan SKPD Kinerja Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur dalam menjalankan fungsi fasilitasi dan dukungan administrasi terhadap DPRD Provinsi Jawa Timur selama tahun anggaran 2009 s.d. 2014 secara sederhana dapat disampaikan sebagaimana Tabel II.7 berikut: Tabel II.7 Kinerja Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur 2009-2014 MISI 1 : Mewujudkan dukungan sumber daya manusia yang professional dalam memberikan pelayanan prima kepada DPRD; TUJUAN 1 : Meningkatkan kompetensi SDM Aparatur Setwan dalam menjalankan tugas dan fungsi. INDIKATOR TUJUAN : Perolehan kompetensi SDM Aparatur Setwan dlm menjalankan tugas dan fungsi TARGET DAN CAPAIAN TUJUAN 1: Target : Kompetensi SDM Aparatur telah bersistem manajemen Mutu ISO Capaian : Kompetensi SDM Aparatur telah bersistem manajemen Mutu ISO SASARAN1: Meningkatnya Tahapan kompetensi SDM Aparatur Setwan dlm menjalankan tugas dan fungsi Target REALISASI INDIKATOR KINERJA 2014 2009 2010 2011 2012 2013 2014 1. Perolehan tahapan pengembangan kompetensi pegawai dalam sistem manajemen mutu ISO Renewal Iso -- -- Sertifikat ISO Surveil ance Surveila nce Renewal ISO MISI 2 : Mewujudkan dukungan sarana dan prasarana yang lengkap dan fungsional bagi peningkatan kinerja DPRD TUJUAN 2 : Meningkatkan daya tanggap dan ketepatan pelayanan kepada DPRD Prov. Jatim. INDIKATOR TUJUAN 2 : Indeks Kepuasan Anggota DPRD Provinsi Jawa Timur (IKM) SASARAN 2 INDIKATOR KINERJA 1. Persentase ruang kerja yang memberikan manfaat bagi anggota DPR; : Meningkatnya sarana dan prasarana penunjang kegiatan pelayanan DPRD Target 2014 REALISASI 2009 2010 2011 2012 2013 2014 85,8% 58% 58% 77% 77,2% 77,3% 77,3% Reviev RENSTRA Sekretariat DPRD Prov. Jatim 2014-2019 14
SASARAN 3 INDIKATOR KINERJA 1. Rasio berita kegiatan AKD dimedia website yang jadi konsumsi masyarakat 2. Rasio berita kegiatan AKD dalam media cetak yang menjadi konsumsi masyarakat 3. Rasio Staf AKD dan Fraksi yang memberikan manfaat layanan kepada AKD dan Fraksi : Meningkatnya ketersediaan media peningkatan kualitas pelayanan kepada DPRD Target 2014 900/500 0,4 39/24 REALISASI 2009 2010 2011 2012 2013 2014-0,73 1,38 TUJUAN 4 : Meningkatkan dukungan terhadap kapasitas / kinerja DPRD INDIKATOR TUJUAN 2 : Frekwensi prestasi DPRD yang dimuat dimedia nasional TARGET DAN CAPAIAN TUJUAN 2: Target : 1 kali Capaian : 1 kali SASARAN 5 : Meningkatnya dukungan terhadap peningkatan kinerja DPRD fungsi Legislasi INDIKATOR KINERJA Target 2014 0,35 0,44 1,54 0,38 0,37 1,67 1,78 0,54 1,7 REALISASI 1,57 0,52 1,58 1384/438 = 3,16 612/ 438 = 1,39 1,04 2009 2010 2011 2012 2013 2014 1. Rasio sosialisasi Perda kpd Masyarakat yang member manfaat pemahaman terhadap PERDA 1 --- 0,5 0,77 0,41 2,8 2 SASARAN 6 : Meningkatnya dukungan terhadap peningkatan kinerja DPRD fungsi Anggaran INDIKATOR KINERJA 1. Kecepatan penetapan APBD dalam penjadwalan oleh staf Banmus Target 2014 Sblm Th. 2014 REALISASI 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Reviev RENSTRA Sekretariat DPRD Prov. Jatim 2014-2019 15
SASARAN7: Meningkatnya dukungan terhadap peningkatan kinerja DPRD fungsi pengawasan dan penyerapan aspirasi Target REALISASI INDIKATOR KINERJA 1. Rasio staf Dapil yang memberikan layanan selama berlangsungnya reses 3x6 hari 2014 10 2009 2010 2011 2012 2013 2014 1,67 8,83 9,33 9,17 9,17 7,9 2. Persentase unjuk rasa yang ditanggapi oleh anggota DPRD 89% MISI 3 : Mewujudkan dukungan sistem administrasi yang tertib dalam pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD TUJUAN 4 : Meningkatkan tertib administrasi kesekretariatan DPRD INDIKATOR TUJUAN : Perolehan penyelesaian administrasi keuangan dari hasil pemeriksaan BPK TARGET DAN CAPAIAN TUJUAN 1: Target : Tertib Administrasi Capaian : Tertib Administrasi SASARAN8: Meningkatnya kesesuaian tugas-tugas administrasi dengan aturan yang berlaku Target REALISASI INDIKATOR KINERJA 1. Persentase dokumen sistem pelaporan capaian kinerja dan keuangan yang selesai tepat waktu sesuai ketentuan yang berlaku (Tahapan ISO) 2014 2009 2010 2011 2012 2013 2014 () Reviev RENSTRA Sekretariat DPRD Prov. Jatim 2014-2019 16
2.4 Tantangan dan Peluang Pengembangan Pelayanan SKPD Berkaiatan dengan kajian/analisis Tantangan dan Peluang Pengembangan Pelayanan Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur yang antara lain untuk menilai keserasian, keterpaduan, sinkronisasi, dan sinergitas pencapaian sasaran pelaksanaan Renstra SKPD kabupaten/kota terhadap sasaran Renstra K/L dan Renstra SKPD Provinsi sesuai dengan urusan yang menjadi kewenangan sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing SKPD; di Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur tidak dilakukan karena tidak ada keterkaitan antara Renstra Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur dengan Renstra K/L maupun Kabupaten/Kota. Namun demikian, terdapat permasalahan permasalahan yang terkait dengan pengembangan pelayanan Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur antara lain: 1. Tidak cukupnya tempat parkir untuk mobil sehingga parkir meluber di jalan raya; 2. Penyusunan anggaran belanja langsung Program Peningkatan Lembaga Perwakilan Rakyat Daerah belum optimal; 3. SDM Aparatur di Sekretariat Dewan belum professional; 4. Perlunya pengembangan dan pembinaan tim kerja yang solid; Reviev RENSTRA Sekretariat DPRD Prov. Jatim 2014-2019 17
BAB III ISU-ISU STRATEGIS BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI 3.1 Identifikasi Permasalahan Berdasarkan Tugas dan Fungsi Pelayanan SKPD Sekretariat DPRD dalam mengemban tugas pokok dan fungsinya senantiasa dipengaruhi oleh lingkungan yang bersifat Strategis, yakni kondisi, situasi, keadaan, peristiwa dan pengaruh perkembangan dalam mencapai tujuan dan sasaran organisasi berupa lingkungan internal organisasi yang terdiri atas dua faktor Strategis, yaitu kekuatan (strength) dan kelemahan (weakness), serta berupa lingkungan eksternal organisasi yang terdiri atas dua faktor Strategis, yaitu peluang (opportunity) dan ancaman/tantangan (threath). Identifikasi terhadap lingkungan Strategis Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur menghasilkan faktor-faktor Strategis sebagai berikut: A. Faktor Internal 1. Kekuatan : a. Tersedianya anggaran operasional yang cukup memadai b. Tersedianya Tata Tertib dan Kode Etik DPRD berdasarkan Peraturan DPRD yang mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi Sekretariat DPRD c. Terjalinnya hubungan yang harmonis antara Sekretariat DPRD dengan DPRD d. Kedudukan Sekretariat DPRD lebih strategis dengan ditetapkannya Undang undang Nomor 32 2004 tentang Pemerintahan Daerah 2. Kelemahan : a. Kompetensi Sumber Daya Aparatur Sekretarariat DPRD yang belum optimal b. Belum optimalnya ketersediaan sarana pendukung kegiatan dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD Reviev RENSTRA Sekretariat DPRD Prov. Jatim 2014-2019 18
c. Belum optimalnya pemanfaatan sarana teknologi informasi yang tersedia d. Struktur organisasi Sekretariat DPRD yang belum mengakomodasi secara optimal fungsi-fungsi yang dibutuhkan bagi penyelenggaraan tugas dan fungsi dalam rangka mendukung kinerja DPRD B. Faktor Eksternal 1. Peluang : a. Tingginya standar pelayanan yang dibutuhkan anggota DPRD b. Tingginya kesadaran masyarakat terhadap pentingnya penyaluran aspirasi secara demokratis c. Semakin besarnya volume kegiatan DPRD dalam pelaksanaan tugas dan fungsi sebagai lembaga perwakilan d. Semakin pesatnya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang harus diikuti dengan peningkatan aksesibilitasnya e. Dimungkinkannya pemanfaatan tenaga ahli dalam rangka mendukung kinerja DPRD 2. Ancaman/Tantangan : a. Seringnya terjadi perubahan Peraturan Perundangan terkait dengan pelaksanaan tugas instansi pemerintah b. Masih seringnya terjadi campur tangan pihak-pihak eksternal dalam penetapan kebijakan internal Sekretariat DPRD c. Masih adanya opini terhadap institusi Sekretariat DPRD sebagai organisasi yang inferior d. Masih banyaknya hambatan-hambatan eksternal dalam rangka perwujudan reformasi birokrasi secara menyeluruh di Sekretariat DPRD. Reviev RENSTRA Sekretariat DPRD Prov. Jatim 2014-2019 19
C. Pilihan Langkah Strategis Langkah Strategis S O 1. Penuhi tuntutan standar kinerja DPRD yang semakin tinggi melalui optimalisasi fungsi Sekretariat DPRD, pemanfaatan anggaran yang tersedia serta pemanfaatan perkembangan iptek dan tenaga ahli. 2. Manfaatkan hubungan harmonis dengan DPRD, peluang serta adanya tata tertib dan kode etik DPRD untuk mewujudkan pelayanan terhadap penyaluran aspirasi masyarakat secara prima. Langkah Strategis S - T 1. Jadikan keberadaan Tata Tertib dan Kode Etik DPRD serta terjalinnya hubungan yang harmonis antara Sekretariat DPRD dengan DPRD sebagai wahana untuk mengatasi masih seringnya campur tangan pihak eksternal dalam penetapan kebijakan internal dan untuk perwujudan reformasi birokrasi secara menyeluruh di Sekretariat DPRD; 2. Optimalkan kedudukan Sekretariat DPRD yang strategis untuk mengantisipasi seringnya terjadi perubahan kebijakan dan opini inferior terhadap institusi. Langkah Strategis W - O 1. Tingkatkan kompetensi Sumber Daya Aparatur Sekretariat DPRD untuk memenuhi semakin tingginya standar kinerja DPRD melalui pemanfaatan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi; 2. Optimalkan ketersediaan sarana dan prasarana serta pengembangan kelembagaan Sekretariat DPRD untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD sebagai lembaga perwakilan. Reviev RENSTRA Sekretariat DPRD Prov. Jatim 2014-2019 20
Langkah Strategis S - W 1. Tingkatkan kompetensi Sumber Daya Aparatur Sekretariat DPRD untuk mewujudkan Sekretariat DPRD sebagai institusi yang kapabel di bidangnya; 2. Optimalkan ketersediaan dan pemanfaatan sarana dan prasarana serta pengembangan kelembagaan Sekretariat DPRD untuk mengantisipasi hambatanhambatan eksternal dalam rangka perwujudan reformasi birokrasi secara menyeluruh. D. Faktor- faktor Kunci keberhasilan Faktor-faktor kunci keberhasilan (critical succes factors) merupakan faktor-faktor yang sangat penting dalam mewujudkan keberhasilan mencapai tujuan dan sasaran organisasi, dan bahkan perumusan tujuan organisasi haruslah memperhatikan keberadaan faktor-- faktor kunci keberhasilan tersebut. Faktor-faktor kunci keberhasilan ini ditetapkan dengan terlebih dahulu dengan menganalisis lingkungan Strategis organisasi melalui pendekatan analisis SWOT/TOWS. Dengan mempergunakan pendekatan analisis SWOT/TOWS terhadap faktor-faktor Strategis tersebut, maka dapat ditetapkan faktor-faktor kunci keberhasilan upaya pencapaian tujuan dan sasaran dari Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur adalah sebagai berikut : 1. Tingkatkan kompetensi Sumber Daya Aparatur Sekretariat DPRD untuk memenuhi semakin tingginya standar kinerja DPRD melalui pemanfaatan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi serta pengembangan dan pembinaan tim kerja yang solid dalam rangka mewujudkan Sekretariat DPRD sebagai institusi yang kapabel di bidangnya; 2. Optimalkan ketersediaan sarana dan prasarana serta pengembangan kelembagaan Sekretariat DPRD untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD sebagai lembaga perwakilan; Reviev RENSTRA Sekretariat DPRD Prov. Jatim 2014-2019 21
3. Optimalkan ketersediaan dan pemanfaatan sarana dan prasarana serta pengembangan kelembagaan Sekretariat DPRD untuk mengantisipasi hambatanhambatan eksternal dalam rangka perwujudan reformasi birokrasi secara menyeluruh. 3.2 Telaahan Visi, Misi, dan Program Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah Terpilih Bagian ini mengemukakan apa saja tugas dan fungsi SKPD yang terkait dengan visi, misi, serta program kepala daerah dan wakil kepala daerah terpilih yang berdasarkan RPJMD Provinsi Jawa Timur 2014 2019; maka Visi Pembangunan Jawa Timur yang ingin diwujudkan pada periode 2014-2019 adalah Jawa Timur Lebih Sejahtera, Berkeadilan, Mandiri, Berdaya Saing dan Berakhlak,. Untuk mewujudkan visi pembangunan Jawa Timur tersebut, ditempuh melalui lima misi yang diberi judul: Makin Mandiri dan Sejahtera bersama Wong Cilik yang terdiri atas : a. Misi pertama : Meningkatkan kesejahteraan rakyat yang berkeadilan; b. Misi Kedua : Meningkatkan pembangunan ekonomi yang inklusif, mandiri, dan berdaya saing, berbasis agrobisnis/agroindustri dan industrialisasi; c. Misi Ketiga : Meningkatkan pembangunan yang berkelanjutan, penataan ruang; d. Misi Keempat : Meningkatkan reformasi birokrasi dan pelayanan publik; dan e. Misi Kelima : Meningkatkan kualitas kesalehan sosial dan harmoni sosial. Seiring tugas pokok dan fungsi Sekretariat DPRD yang merupakan unsur pelayanan terhadap DPRD, maka dalam RPJMD Provinsi Jawa Timur 2014 2019 merupakan salah satu SKPD pelaksana Misi Keempat yaitu : Meningkatkan reformasi birokrasi dan pelayanan publik dengan tujuan RPJMD Meningkatkan tata kelola Pemerintahan yang baik (Good Governace), dan bersih (Clean Governace) serta Reviev RENSTRA Sekretariat DPRD Prov. Jatim 2014-2019 22
profesionalisme pelayanan publik dan sasaran RPJMD Meningkatnya peran DPRD sesuai dengan fungsinya yang akan dilaksanakan melalui program program SKPD Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur sebagai berikut : Program Utama : Program Peningkatan Kapasitas Lembaga Perwakilan Rakyat Daerah. Program Penunjang : 1. Program Pelayanan Administrasi Perkantoran; 2. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur; 3. Program Peningkatan Kapasitas Kelembagaan Pemerintah Daerah; 4. Program Penyusunan, Pengendalian dan Evaluasi Dokumen Penyelenggaraan Pemerintahan; Adapun indikator kinerja utama terkait visi, misi, dan program kepala daerah dan wakil kepala daerah terpilih adalah Jumlah Raperda Inisiatif Dewan dapat dilihat dalam kurun waktu 5 tahun dengan target sebagai berikut : INDIKATOR KINERJA UTAMA SESUAI VISI, MISI DAN PROGRAM KEPALA DAERAH Tabel III.1 Indikator Kinerja Utama Kepala Daerah TARGET 2015 TARGET 2016 TARGET 2017 TARGET 2018 TARGET 2019 Jumlah Raperda Inisiatif Dewan 5 9 10 11 12 Berdasarkan uraian diatas (3.1 dan 3.2), maka Faktor Penghambat dan Pendorong Pelayanan SKPD Terhadap Pencapaian Visi, Misi dan Program Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah dapat dirumuskan sebagaimana Tabel III.1 dibawah ini. Reviev RENSTRA Sekretariat DPRD Prov. Jatim 2014-2019 23
Tabel III.2 Faktor Penghambat dan Pendorong Pelayanan SKPD Terhadap Pencapaian Visi, Misi dan Program Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah Visi : Jawa Timur Lebih Sejahtera, Berkeadilan, Mandiri, Berdaya Saing dan Berakhlak Misi : Makin Mandiri dan Sejahtera bersama Wong Cilik No Misi dan Program KDH dan Wakil KDH terpilih Permasalahan Pelayanan SKPD Penghambat Faktor Pendorong (1) (2) (3) (4) (5) 1. 2. 3. 4. 5. Misi 4 : Meningkatkan reformasi birokrasi dan pelayanan publik Program Pelayanan Administrasi Perkantoran Program Peningkatan Sarana dan Prasaran Aparatur Program Peningkatan Kapasitas Kelembagaan Pemerintah Daerah Program Penyusunan, Pengendalian dan Evaluasi Penyelenggaraan Pemerintah Daerah Program Peningkatan Kapasitas Lembaga perwakilan Rakyat Daerah a. Kompetensi Sumber Daya Aparatur Sekretarariat DPRD yang belum optimal b. Belum optimalnya ketersediaan sarana pendukung kegiatan dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD c. Belum optimalnya pemanfaatan sarana teknologi informasi yang tersedia d. Struktur organisasi Sekretariat DPRD yang belum mengakomodasi secara optimal fungsi-fungsi yang dibutuhkan bagi penyelenggaraan tugas dan fungsi dalam rangka mendukung kinerja DPRD a. Seringnya terjadi perubahan kebijakan secara nasional terkait dengan pelaksaan tugas dan fungsi instansi pemerintah b. Masih seringnya terjadi campur tangan pihak-pihak eksternal dalam penetapan kebijakan internal Sekretariat DPRD c. Masih adanya opini terhadap institusi Sekretariat DPRD sebagai organisasi yang inferior d. Masih banyaknya hambatan-hambatan eksternal dalam rangka perwujudan reformasi birokrasi secara menyeluruh di Sekretariat DPRD a. Tingginya standar pelayanan yang dibutuhkan anggota DPRD b. Tingginya kesadaran masyarakat terhadap pentingnya penyaluran aspirasi secara demokratis c. Semakin besarnya volume kegiatan DPRD dalam pelaksanaan tugas dan fungsi sebagai lembaga perwakilan d. Semakin pesatnya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang harus diikuti dengan peningkatan aksesibilitasnya e. Dimungkinkannya pemanfaatan tenaga ahli dalam rangka mendukung kinerja DPRD Reviev RENSTRA Sekretariat DPRD Prov. Jatim 2014-2019 25
3.3 Penentuan Isu-isu Strategis Pada bagian ini direview kembali faktor-faktor dari pelayanan SKPD yang mempengaruhi permasalahan pelayanan SKPD hanya ditinjau dari gambaran pelayan SKPD yang merupakan faktor-faktor kunci keberhasilan upaya pencapaian tujuan dan sasaran dari Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur antara lain yaitu : 1. Meningkatkan kompetensi Sumber Daya Aparatur Sekretariat DPRD untuk memenuhi semakin tingginya standar kinerja DPRD melalui pemanfaatan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi; 2. mengoptimalkan ketersediaan sarana dan prasarana serta pengembangan kelembagaan Sekretariat DPRD untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD sebagai lembaga perwakilan; 3. Meningkatkan kompetensi Sumber Daya Aparatur Sekretariat DPRD untuk mewujudkan Sekretariat DPRD sebagai institusi yang kapabel di bidangnya; 4. Mengoptimalkan ketersediaan dan pemanfaatan sarana dan prasarana serta pengembangan kelembagaan Sekretariat DPRD untuk mengantisipasi hambatanhambatan eksternal dalam rangka perwujudan reformasi birokrasi secara menyeluruh. Reviev RENSTRA Sekretariat DPRD Prov. Jatim 2014-2019 26
BAB IV VISI, MISI, TUJUAN, SASARAN, STRATEGI DAN KEBIJAKAN 4.1 Visi dan Misi SKPD 4.1.1 Visi Berdasarkan Undang-Undang Nomor 25 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional, pasal 1 ayat 12, Visi adalah rumusan umum mengenai keadaan yang diinginkan pada akhir periode perencanaan. Penetapan visi sebagai bagian dari proses perencanaan pembangunan merupakan suatu langkah penting dalam perjalanan pemerintah daerah. Pada hakikatnya membentuk visi daerah adalah menggali gambaran bersama tentang masa depan ideal yang hendak diwujudkan. Visi adalah mental model masa depan, dengan demikian visi harus digali bersama, disusun bersama sekaligus diupayakan perwujudannya secara bersama, sehingga visi menjadi milik bersama yang diyakini oleh seluruh elemen masyarakat. Visi yang tepat bagi masa depan suatu daerah akan mampu menjadi akselerator kinerja bagi daerah tersebut. Visi berkaitan dengan pandangan ke depan menyangkut ke mana instansi pemerintah harus dibawa dan diarahkan agar dapat berkarya secara konsisten dan tetap eksis, antisipatif,inovatif, serta produktif. Visi adalah suatu gambaran menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra yang ingin diwujudkan instansi pemerintah. Rumusan visi hendaknya: (a) mencerminkan apa yang ingin dicapai sebuah organisasi; (b) memberikan arah dan fokus strateji yang jelas; (c) mampu menjadi perekat dan menyatukan berbagai gagasan strategis yang terdapat dalam sebuah organisasi; (d) memiliki orientasi terhadap masa depan sehingga segenap jajaran harus berperan dalam mendefinisikan dan membentuk masa depan organisasinya; (e) mampu menumbuhkan komitmen seluruh jajaran dalam lingkungan organisasi; dan (f) mampu menjamin kesinambungan kepemimpinan organisasi. Reviev RENSTRA Sekretariat DPRD Prov. Jatim 2014-2019 27
Rumusan visi yang jelas diharapkan mampu : (a) menarik komitmen dan menggerakkan orang; (b) menciptakan makna bagi kehidupan anggota organisasi; (c) menciptakan standar keunggulan; dan (d) menjembatani keadaan sekarang dan keadaan masa depan. Visi instansi perlu ditanamkan pada setiap unsur organisasi sehingga menjadi visi bersama (shared vision) yang pada gilirannya mampu mengarahkan dan menggerakkan segala sumber daya instansi. Dengan memperhatikan pengertian visi dan melalui pendekatan membangun visi bersama serta didasarkan pada karakteristik spesifik yang dimiliki oleh Sekretariat DPRD, maka ditetapkan visi Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur 2014-2019 yakni : Mewujudkan Pelayanan Prima terhadap DPRD Provinsi Jawa Timur Sebagai arahan pencapaian masa depan bagi Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur visi tersebut memiliki makna : 1. Membangun komitmen bersama akan pentingnya peran Sekretariat DPRD sebagaimana amanat Undang-Undang Nomor 23 2014 tentang Pemerintahan Daerah, yakni menjadi lembaga yang harus mampu memberikan daya dukung terhadap kinerja DPRD dalam melaksanakan tugas dan 3 fungsinya sebagai lembaga perwakilan rakyat daerah; 2. Daya dukung yang harus diberikan berupa dukungan Sumber Daya Aparatur yang profesional, sarana dan prasarana yang fungsional serta sistem administrasi dan mekanisme kerja yang tertib dan modern sehingga memungkinkan DPRD dapat bekerja secara optimal melaksanakan tugas dan fungsinya; 3. Melalui visi tersebut juga diharapkan hubungan yang harmonis dan sinergis antara Sekretariat DPRD dengan DPRD serta dengan seluruh stake holders dapat terjalin secara lestari. Reviev RENSTRA Sekretariat DPRD Prov. Jatim 2014-2019 28
4.1.2 Misi Misi adalah sesuatu yang harus diemban atau dilaksanakan oleh instansi pemerintah, sebagai penjabaran visi yang telah ditetapkan. Dengan pernyataan misi diharapkan seluruh anggota organisasi dan pihak yang berkepentingan dapat mengetahui dan mengenal keberadaan dan peran instansi pemerintah dalam penyelenggaraan pemerintahan negara. Misi instansi harus jelas dan sesuai dengan tugas pokok dan fungsi. Misi juga terkait dengan kewenangan yang dimiliki instansi pemerintah dari peraturan perundangan atau kemampuan penguasaan teknologi sesuai dengan strateji yang telah dipilih. Perumusan misi instansi pemerintah harus memperhatikan masukan pihak-pihak yang berkepentingan (stakeholders), dan memberikan peluang untuk perubahan penyesuaian sesuai dengan tuntutan perkembangan lingkungan strategis. Rumusan misi hendaknya mampu: (a) Melingkup semua pesan yang terdapat dalam visi; (b) memberikan petunjuk terhadap tujuan yang akan dicapai; (c) memberikan petunjuk kelompok sasaran mana yang akan dilayani oleh instansi pemerintah; dan (d) memperhitungkan berbagai masukan dari stakeholders. Setiap satuan kerja harus memastikan agar visi yang telah ditetapkan bersama dapat diupayakan perwujudannya. Untuk kepentingan itu harus disusun suatu tahapan yang secara umum akan terbagi kedalam dua tahapan yakni apa yang hendak dicapai dan bagaimana upaya untuk mencapainya. Salah satu unsur dalam tahapan tersebut adalah penetapan misi satuan kerja. Misi adalah merupakan pondasi penyusunan Rencana Strategis. Pernyataan misi menunjukkan dengan jelas sesuatu yang harus diemban atau dilaksanakan oleh instansi pemerintah. Untuk mewujudkan visi yang telah ditetapkan maka setiap instansi pemerintah harus mempunyai misi yang jelas dan sekaligus merupakan persyaratan guna menetapkan tujuan dan sasaran yang akan diwujudkan. Atas dasar itu, maka misi Sekretariat DPRD adalah sebagai berikut : Reviev RENSTRA Sekretariat DPRD Prov. Jatim 2014-2019 29
Mewujudkan dukungan bagi peningkatan kapasitas/ kinerja DPRD. 4.2 Tujuan dan Sasaran Jangka Menengah SKPD 4.2.1 Tujuan Tujuan adalah merupakan implementasi atau penjabaran dari misi den menunjukkan suatu kondisi yang ingin dicapai oleh organisasi di masa mendatang. Tujuan adalah sesuatu (apa) yang akan dicapai atau dihasilkan dalam jangka waktu 1 (satu) sampai dengan 5 (lima) tahunan. Tujuan ditetapkan dengan mengacu kepada pernyataan visi dan misi serta didasarkan pada isu-isu dan analisis strategis. Tujuan tidak harus dinyatakan dalam bentuk kuantitatif, akan tetapi harus dapat menunjukkan suatu kondisi yang ingin dicapai di masa mendatang. Tujuan akan mengarahkan perumusan sasaran, kebijakan,program dan kegiatan dalam rangka merealisasikan misi. Dengan berlandaskan misi yang telah ditetapkan, maka Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur 2014 2019 menetapkan tujuan dengan rumusan sebagai berikut : Meningkatkan dukungan bagi peningkatan kapasitas/ kinerja DPRD. 4.2.2 Sasaran Sasaran adalah merupakan penjabaran dari tujuan. Sasaran menggambarkan hal yang ingin dicapai melalui tindakan-tindakan yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan. Oleh karenanya sasaran yang ditetapkan diharapkan dapat memberikan fokus pada penyusunan program dan kegiatan. Sasaran adalah hasil yang akan dicapai secara nyata oleh instansi pemerintah dalam rumusan yang lebih spesifik, terukur, dalam kurun waktu yang lebih pendek dari tujuan. Dalam sasaran dirancang pula indikator sasaran. Yang dimaksud dengan indikator sasaran adalah ukuran tingkat keberhasilan pencapaian sasaran untuk diwujudkan pada Reviev RENSTRA Sekretariat DPRD Prov. Jatim 2014-2019 30
tahun bersangkutan. Setiap indikator sasaran disertai dengan rencana tingkat capaiannya (targetnya) masing-masing. Sasaran diupayakan untuk dapat dicapai dalam kurun waktu tertentu/tahunan secara berkesinambungan sejalan dengan tujuan yang ditetapkan dalam rencana strategis. Atas dasar arti dan makna penetapan sasaran dimaksud, maka sasaran yang ingin dicapai adalah : Meningkatnya dukungan Sekretariat DPRD terhadap peran DPRD sesuai dengan fungsinya. Adapun hubungan tujuan dan sasaran jangka menengah SKPD beserta indikator kinerja Utama dapat disajikan dalam Tabel IV.1 sebagaimana berikut ini. Tabel IV.1 Tujuan, Sasaran dan Indikator Kinerja Utama Jangka Menengah Pelayanan SKPD Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur NO. TUJUAN SASARAN INDIKATOR KINERJA UTAMA TARGET KINERJA UTAMA PADA TAHUN 2014 2015 2016 2017 2018 2019 (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) 1 Meningkatkan dukungan bagi peningkatan kapasitas/kin erja DPRD Meningkatnya dukungan Sekretariat DPRD terhadap peran DPRD sesuai dengan fungsinya Indeks Kepuasam Masyarakat (IKM) DPRD terhadap pelayanan Sekretariat DPRD 70 70 71 72 73 74 4.3 Strategi dan Kebijakan SKPD Pada bagian ini dikemukakan rumusan pernyataan strategi dan kebijakan SKPD dalam lima tahun mendatang. Strategi dan kebijakan dalam Renstra SKPD adalah strategi dan kebijakan SKPD untuk mencapai tujuan dan sasaran jangka menengah SKPD yang selaras dengan strategi dan kebijakan daerah serta rencana program prioritas dalam rancangan awal RPJMD. Strategi dan kebijakan jangka menengah SKPD menunjukkan bagaimana cara SKPD mencapai tujuan, sasaran jangka menengah SKPD, dan target kinerja hasil (outcome) program prioritas RPJMD yang menjadi tugas dan fungsi SKPD. Strategi dan kebijakan dalam Renstra SKPD selanjutnya menjadi dasar perumusan Reviev RENSTRA Sekretariat DPRD Prov. Jatim 2014-2019 31
kegiatan SKPD bagi setiap program prioritas RPJMD yang menjadi tugas dan fungsi SKPD. Adapun strategi dan kebijakan yang ditempuh dapat dilihat pada tabel berikut ini : Reviev RENSTRA Sekretariat DPRD Prov. Jatim 2014-2019 32
Tabel IV.2 Penentuan Alternatif Strategi Pencapaian Indikator Sasaran Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur Faktor Internal Faktor Eksternal Peluang : 1. Tingginya standar pelayanan yang dibutuhkan anggota DPRD 2. Tingginya kesadaran masyarakat terhadap pentingnya penyaluran aspirasi secara demokratis 3. Semakin besarnya volume kegiatan DPRD dalam pelaksanaan tugas dan fungsi sebagai lembaga perwakilan 4. Semakin pesatnya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang harus diikuti dengan peningkatan aksesibilitasnya 5. Dimungkinkannya pemanfaatan tenaga ahli dalam rangka mendukung kinerja DPRD Tantangan: 1. Seringnya terjadi perubahan kebijakan secara nasional terkait dengan pelaksaan tugas dan fungsi instansi pemerintah 2. Masih seringnya terjadi campur tangan pihakpihak eksternal dalam penetapan kebijakan internal Sekretariat DPRD 3. Masih adanya opini terhadap institusi Sekretariat DPRD sebagai organisasi yang inferior 4. Masih banyaknya hambatan-hambatan eksternal dalam rangka perwujudan reformasi birokrasi secara menyeluruh di Sekretariat DPRD Kekuatan : 1. Tersedianya anggaran operasional yang cukup memadai 2. Tersedianya Tata Tertib dan Kode Etik DPRD berdasarkan Peraturan DPRD yang mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi Sekretariat DPRD 3. Terjalinnya hubungan yang harmonis antara Sekretariat DPRD dengan DPRD 4. Kedudukan Sekretariat DPRD yang lebih fungsional dengan ditetapkannya UU No. 32 2004 tentang Pemerintahan Daerah Kelemahan: 1. Kompetensi SDM Aparatur Sekretarariat DPRD yang belum optimal 2. Belum optimalnya ketersediaan sarana pendukung kegiatan dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD 3. Belum optimalnya pemanfaatan sarana teknologi informasi yang tersedia 4. Struktur organisasi Sekretariat DPRD yang belum mengakomodasi secara optimal fungsi-fungsi yang dibutuhkan bagi penyelenggaraan tugas dan fungsi dalam rangka mendukung kinerja DPRD Alternatif Strategi : 1. Penuhi tuntutan standar kinerja DPRD yang semakin tinggi melalui optimalisasi fungsi Sekretariat DPRD, pemanfaatan anggaran yang tersedia serta pemanfaatan perkembangan iptek dan tenaga ahli. 2. Manfaatkan hubungan harmonis dengan DPRD, peluang serta adanya tata tertib dan kode etik DPRD untuk mewujudkan pelayanan terhadap penyaluran aspirasi masyarakat secara prima Alternatif Strategi : 1. Tingkatkan kompetensi SDM Aparatur Sekretariat DPRD untuk memenuhi semakin tingginya standar kinerja DPRD melalui pemanfaatan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi 2. Optimalkan ketersediaan sarana dan prasarana serta pengembangan kelembagaan Sekretariat DPRD untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD sebagai lembaga perwakilan Alternatif Strategi : 1. Jadikan keberadaan Tata Tertib dan Kode Etik DPRD serta terjalinnya hubungan yang harmonis antara Sekretariat DPRD dengan DPRD sebagai wahana untuk mengatasi masih seringnya campur tangan pihak eksternal dalam penetapan kebijakan internal dan untuk perwujudan reformasi birokrasi secara menyeluruh di Sekretariat DPRD 2. Optimalkan kedudukan Sekretariat DPRD yg lebih fungsional untuk mengantisipasi seringnya terjadi perubahan kebijakan dan opini inferior terhadap institusi Alternatif Strategi : 1. Tingkatkan kompetensi SDM Aparatur Sekretariat DPRD untuk mewujudkan Sekretariat DPRD sebagai institusi yang kapabel di bidangnya 2. Optimalkan ketersediaan dan pemanfaatan sarana dan prasarana serta pengembangan kelembagaan Sekretariat DPRD untuk mengantisipasi hambatan-hambatan eksternal dalam rangka perwujudan reformasi birokrasi secara menyeluruh Reviev RENSTRA Sekretariat DPRD Prov. Jatim 2014-2019 33
Tabel IV.3 Strategi dan Kebijakan Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur No. Sasaran Indikator Kinerja Utama Sasaran Strategi Kebijakan (1) (2) (3) (4) (5) 1 Meningkatnya dukungan Sekretariat DPRD terhadap peran DPRD sesuai dengan fungsinya Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) DPRD terhadap pelayanan Sekretariat DPRD Meningkatkan dukungan bagi peningkatan kapasitas/kinerja DPRD Peningkatan dukungan bagi peningkatan kapasitas / kinerja DPRD Reviev RENSTRA Sekretariat DPRD Prov. Jatim 2014-2019 34
BAB V RENCANA PROGRAM DAN KEGIATAN, INDIKATOR KINERJA, KELOMPOK SASARAN, DAN PENDANAAN INDIKATIF 5.1 Rencana Program Program adalah kumpulan kegiatan yang sistematis dan terpadu untuk mendapatkan hasil yang dilaksanakan oleh satu atau beberapa instansi pemerintah ataupun dalam rangka kerjasama dengan masyarakat, guna mencapai sasaran tertentu. Dengan mempedomani kebijakan yang telah ditetapkan maka program-program yang akan dilaksanakan Sekretariat Dewan dalam kurun waktu tahun 2014-2019 adalah sebagai berikut : Program Utama : Program Peningkatan Kapasitas Lembaga Perwakilan Rakyat Daerah. Program Pendukung : 1. Program Pelayanan Administrasi Perkantoran; 2. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur; 3. Program Peningkatan Kapasitas Kelembagaan Pemerintah Daerah; 4. Program Penyusunan, Pengendalian dan Evaluasi Dokumen Penyelenggaraan Pemerintahan. Kebijakan dan program dilakukan setiap tahun dalam kurun waktu 5 (lima) tahun, dan direncanakan pelaksanaan dan pembiayaannya melalui APBD, maupun dalam rangka kerjasama dengan masyarakat. Sejauh mungkin diidentifikasi pula berbagai program ataupun kegiatan yang merupakan peran serta aktif masyarakat sebagai tanggapan atas kebijakan ataupun program pemerintah, serta kinerjanya. Keberhasilan program yang dilakukan sangat erat kaitannya dengan kebijakan instansi. Dalam rangka itu perlu diidentifikasi pula keterkaitan antara kebijakan yang telah ditetapkan dengan program dan kegiatan sebelum diimplementasikan. Kebijakan tersebut perlu dikaji terlebih dahulu untuk meyakinkan apakah kebijakan yang telah ditetapkan benar-benar dapat dilaksanakan. Reviev RENSTRA Sekretariat DPRD Prov. Jatim 2014-2019
Sasaran dan program yang telah ditetapkan dalam rencana strategis kemudian dijabarkan lebih lanjut kedalam suatu rencana kinerja tahunan dalam bentuk kegiatan, indikator kinerja, kelompok sasaran dan pendanaan indikatif. Oleh karena itu, sebelum mengarah dalam penjabaran lebih lanjut kedalam suatu rencana kinerja tahunan dalam bentuk kegiatan perlu dilakukan sinkronisi antara tujuan, sasaran, dan strategi sebagaimana tabel dibawah ini : Tabel V.1 Sinkronisasi Tujuan Sasaran dan Strategi Strategi Tujuan Sasaran Kebijakan Program (1) (2) (3) (4) Meningkatkan dukungan bagi peningkatan kapasitas/kinerja DPRD Meningkatnya dukungan Sekretariat DPRD terhadap peran DPRD sesuai dengan fungsinya Peningkatan dukungan bagi peningkatan kapasitas/kinerja DPRD Program Utama : Program Peningkatan kapasitas lembaga perwakilan rakyat daerah Program Pendukung : 1.Program Pelayanan Administrasi Perkantoran; 2. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur; 3. Program Peningkatan Kapasitas Kelembagaan Pemerinrtah Daerah; 4. Program Penyusunan, Pengendalian dan Evaluasi Dokumen Penyelenggaraan Pemerintahan 5.2 Kegiatan Dari program tersebut diuraikan dalam bentuk kegiatan sebagai berikut : Program Utama : Program peningkatan kapasitas lembaga perwakilan rakyat daerah terdiri atas kegiatan : 1. Pembahasan Rancangan Peraturan Daerah; 2. Hearing/dialog dan koordinasi dengan Pejabat Pemerintah/ Pemerintah Daerah dan Tokoh Masyarakat/Tokoh Agama; 3. Rapat-rapat dan hearing/dialog Alat Kelengkapan Dewan; 4. Rapat-rapat Paripurna; Reviev RENSTRA Sekretariat DPRD Prov. Jatim 2014-2019