Kualitas calon karyawan dalam proses seleksi dan rekrut: Kasus PUSIN Lembaga Manajemen PPM tahun 2005 Oleh Elly Julia Basri Disampaikan pada Lokakarya Pengembangan Program Pendidikan dan Pelatihan Perpustakaan di Indonesia. Jakarta, 12 Juli 2005. Kerjasama Perpustakaan Nasional RI, The British Council Jakarta dan Ikatan Pustakawan Indonesia dalam memperingati Hari Ulang Tahun Perpustakaan Nasional RI ke 25.
POKOK BAHASAN I. Gambaran Umum kebutuhan SDM PUSIN PPM II. Kualitas calon karyawan dalam seleksi & rekrutpusin (Pusat Sumber Informasi) Lembaga Management PPM
PROFILE UMUM LEMBAGA MANAJEMEN PPM PUSIN (Pusat Sumber Informasi) Bagian dari unit KM (Knowledge Management Berdiri tahun 1967 Bergerak di bidang pendidikan, pelatihan, dan konsultasi manajemen Berperan dalam penyelenggaraan proses pembelajaran (learning process) > pengelola & penyedia knowledge content Karyawan: pustakawan, asisten pustakawan & asisten teknis
Model Marquard untuk Organisasi Pembelajar Budaya dan dukungan organisasi Faktor sumber daya manusia Proses dan sikap pembelajar Target tahun pertama, selesai Juni 2004 Manajemen pengetahuan (content) Dukungan infrastruktur teknologi Sumber : Building the Learning Organization oleh Michael J. Marquard, 2002.
KONDISI ORGANISASI: Pengembangan unit KM Persaingan bisnis Kebutuhan klien > pelayanan akses ke pangkalan data PUSIN Tuntutan organisasi untuk lebih berperan dalam upaya peningkatan pendapatan PENINGKATAN KOMPETENSI : Multi tugas (Multi tasks) Fokus Bidang keahlian pustakawan dan asisten pustakawan: Content atau Sistem komputer KEBUTUHAN SDM PUSIN VALUE: SERVICE EXCELLENT
KOMPETENSI UMUM PUSTAKAWAN & ASISTEN PUSTAKAWAN HARD COMPETENCE: PUSTAKAWAN Computer literate : MS Office Pangkalan data terintegrasi Bisa membuat abstrak Bahasa Inggris minimal TOEFL 400 SOFT COMPETENCE Berpikir analitis Bekerja sama dalam tim Kontrol diri (Self control) Percayadiri Flexibility ASISTEN PUSTAKAWAN Computer literate Mengetahuisoft ware perpustakaan Bisa membuat index Bahasa Inggris minimal intermediate
EVALUASI KUALITAS CALON KARYAWAN: HARD COMPETENCE PUSTAKAWAN: Pangkalan data terintegrasi 2 dari 7 orang sedikit mengetahui: tempat kerja akan mengembangkan pangkalan data Soft ware DB Text Inmagic: hanya 1 orang yang mengetahui versi dos. MS Office kebanyakan baik Abstrak: 2 dari 7 orang dapat membuat abstrak dengan baik: biasa mengerjakan di tempat kerja Bahasa Inggris: 5 orang memenuhi syarat minimal 2 orang diatas syarat minimal bekerja di lembaga yang koleksinya banyak bahasa Inggris ASISTEN PUSTAKAWAN Soft ware perpustakaan: 2 dari 7 orang cukup tahu tentang keunikan software perpustakaan. 1 orang sedikit tahu tentang INMAGIC versi dos Indexing: 2 dari 7 calon memiliki keterampilan mengindeks yang baik. 5 orang tidak mengerti membuat indeks baik deskripsi bibliografis maupun keywords MS Office: sebagian besar baik Bahasa Inggris: sebagian besar kurang sekali
EVALUASI KUALITAS CALON KARYAWAN S1: SOFT COMPETENCE KOMPETENSI CALON Kemampuan analitis: S1 tajam 29% Bekerja dalam tim: 33% dapat bekerja sama Kontrol diri: 43% mampu Flexibility: 29% memiliki kemampuan Percaya diri: 16% memiliki kemampuan KEBUTUHAN PUSIN Pemetaan kebutuhan informasi & pengetahuan karyawan PPM Analisis penelusuran permintaan sumber informasi Pengembangan pangkalan data Strategi pengembangan PUSIN dalam UNIT KM Pelayanan terhadap pelanggan PUSIN internal dan eksternal yang demanding Kerjasama sesama tim dan unit terkaitdippm Perubahan dalam PPM
EVALUASI KUALITAS CALON KARYAWAN D3: SOFT COMPETENCE KOMPETENSI CALON Kemampuan analitis: D3 cukup tajam 17 % Bekerja dalam tim: 60% dapat bekerja sama Kontrol diri: 17% mampu Flexibility : 33 % memiliki kemampuan Percaya diri: 17% memiliki kemampuan KEBUTUHAN PUSIN Pemetaan kebutuhan informasi & pengetahuan karyawan PPM Analisis penelusuran permintaan sumber informasi Pengembangan pangkalan data Strategi pengembangan PUSIN dalam UNIT KM Pelayanan terhadap pelanggan PUSIN internal dan eksternal yang demanding Kerjasama sesama tim dan unit terkait di PPM Perubahan dalam PPM
SARAN (1) KURIKULUM (IJAZAH) Mata ajaran terlalu banyak Tersedia pilihan bidang konsentrasi keahlian: sistem atau content TEORI >< PRAKTEK Contoh:Teknologi Informasi (TI) Kurikulum Teori & aplikasi diberikan Pemahaman konsep TI pada test PPM kurang Spesialisasi ketrampilan dalan praktek kerja lapangan Peningkatan pengetahuan tentang ragam sofware untuk perpustakaan, misalnya Macro Acces
SARAN (2) KUALITAS SDM Psiko test PPM: Tingkat IQ, kualitasnya analisis, percaya diri memprihatinkan Seleksi masuk mahasiswa perlu ditinjau kembali Kelulusan perlu dipertimbangkan
SOFT COMPETENCE Sumber: Competence at work: models for superior performance/ by Lyle M. Spencer, Jr & Signe M. Spencer. New York: John Wiley, 1993. LAMPIRAN KOMPETENSI Berpikir analitis URAIAN Dapat mengenal hubungan sebab akibat Secara sistematis mampu memecahkan masalah yangkompleks Bekerja sama dalam tim Kontrol diri (Selfcontrol) Percaya diri Flexibility Kemampuan bekerja sama dalam tim secara kooperatif Mampu menjaga emosi sehingga tidak mengganggu pekerjaan Memiliki daya tahan terhadap stres Mempunyai kepercayaan yang tinggi terhadap kemampuan dirinya Menunjukkan tanggung jawab dalam menghadapi kondisi yang menantang, pencapaian tujuan, masalah Mampu memberi gagasan konstruktif kepada atasan Bersikap flexibel terhadap perubahan yang terjadi dalam organisasi dan mampu menyesuaikan diri Kemampuan beradaptasi dan bekerja secara efektif dengan beragam situasi, individu, atau kelompok.