ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN DAERAH AKBUPATEN PURWOREJO NASKAH PUBLIKASI Diajukan olah Sri Ratiasih 10.12.5032 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2014
ANALYSIS AND DESIGN INFORMATION SYSTEM REGIONAL LIBRARY DISTRICT PURWOREJO ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN DAERAH KABUPATENPURWOREJO Sri Ratiasih Bambang Sudaryatno Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT In a library is necessary to have a system that can assist in the management of data including loan data and returns in Purworejo Regional Library. Management of data in the Library are still using manual systems that will in the process of borrowing will take more than 5 minutes for each loan transaction and will be long queues later. To help resolve this problem, so we need a system that can facilitate lending officer in recording transactions and preparing reports and returns required reports. Olehkarena, the author tries to make the system. The system created will help alleviate the existing problems in the old system. It is hoped that the system could be made in accordance with what is desired by the Regional Library Purworejo so future visitors can later serve better. Keywords : System Library, Regional Library Purworejo
1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Dalam era globalisasi pada saat ini perkembangan teknologi yang semakin maju memegang andil yang sangat besar dalam kehidupan masyarakat. Sehingga mendorong seseorang untuk melakukan pekerjaan dengan cepat dan mudah serta kecil kemungkinan terjadi kesalahan dalam pencatatan data. Tak terkecuali dalam penyampaian informasi. Sistem informasi merupakan salah satu sistem yang sudah banyak digunakan untuk mempermudah pekerjaan di berbagai tempat. Tempat tersebut seperti instansiinstansi perkantoran, pertokoan, perpustakaan dan juga penyedia jasa untuk masyarakat. Perpustakaan mempunyai peranan penting dalam untuk memelihara dan meningkattkan efisiensi dan efektifitas proses belajar-mengajar. Perpustakaan yang terorganisir secara baik dan sisitematis, secara langsung atau pun tidak langsung dapat memberikan kemudahan bagi proses belajar mengajar di sekolah tempat perpustakaan tersebut berada. Hal ini, trekait dengan kemajuan bidang pendidikan dan dengan adanya perbaikan metode belajar-mengajar yang dirasakan tidak bisa dipisahkan dari masalah penyediaan fasilitas dan sarana pendidikan. Salah satu fasilitas yang harus ada di dalam perpustakaan adalah pelayanan kepada pengunjung perpustakaan dengan cepat dan mudah. Selain itu dapat membantu mempermudah petugas perpustakaan dalam pengelolaan data. Didalam sebuah perpustakaan yang membutuhkan sistem untuk mempermudah pengelolaan transaksi peminjaman maupun pengembalian adalah Perpustakaan Daerah Kbupaten Purworejo yang beralamat di Jl. Diponegoro No. 2 Kutoarjo atau sbelah utara alun-alun Kutoarjo. Pengelolaan data di Perpustakaan tersebut masih menggunakan sistem manual yaitu ditulis tangan di dalam sebuah buku yang nantinya dalam proses peminjaman akan membutuhkan waktu lebih dari 5 menit untuk setiap transaksi peminjaman dan akan terjadi antrian panjang nantinya, laporan dibuat masih menggunakan Microsoft Office Excel. Sesuai dengan permasalahan diatas maka penulis sebagai mahasiswa yang sedang menempuh matakuliah skripsi pada Sekolah Tinggi Manajemen Informasi dan Komputer AMIKOM Yogyakarta, akan melakukan penelitian untuk menyusun skripsi dengan Judul Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Perpustakaan Daerah Kabupaten Purworejo.
1.2 Rumusan Masalah Dengan melihat dan mengkaji latar belakang diatas, maka penulis menyimpulkan rumusan masalah yang dihadapi ialah: 1. Bagaimana membuat sistem informasi perpustakaan untuk memberikan kemudahan bagi petugas perpustakaan dalam mengelola pencatatan transaksi peminjaman maupun pengembalian buku dan laporan-laporan di perpustakaan? 2. Bagaimana merancang sistem informasi perpustakaan yang dapat menghasilkan informasi yang cepat dan tepat untuk perpustakaan daerah di Kabupaten Purworejo? 1.3 Batasan Masalah Penulis akan membatasi ruang lingkup permasalahan pengolahan data yang meliputi : 1. Sistem informasi perpustakaan ini ditujukan kepada Kantor Arsip dan Perpustakaan Derah Kabupaten Purworejo khususnya pada bagian sirkulasi perpustakaan. 2. Pendataan data yang diolah antara lain : 1. Data Anggota. 2. Data Buku. 3. Data Jenis Buku. 4. Data Pengarang. 5. Data Penerbit. 6. Data Karyawan. 7. Data Sirkulasi. 3. Pencarian data, diantaranya: 1. Pencarian daftar buku yang sering dipinjam. 4. Pembuatan laporan, diantaranya : 1. Laporan anggota. 2. Laporan buku. 3. Laporan sirkulasi. 1.4 Maksud dan Tujuan Penelitian Ada beberapa tujuan dilakukannya penelitian ini diantaranya adalah : 1. Sebagai syarat utama untuk menyelesaikan study kelulusan Strata-1 pada jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta.
2. Meningkatkan efisiensi kerja perpustakaan yang sebelumnya menggunakan sistem manual menjadi sistem informasi terkomputerisasi dalam pengolahan data. 3. Menganalisis dan merancang sistem informasi perpustakaan terkomputerisasi pada Perpustakaan Daerah Kabupaten Purworejo. 1.5 Manfaat Penelitian 1. Bagi Penulis 1. Membantu untuk membuat data yang nyata sesuai dengan standarisasi pada Perpustakaan Daerah. 2. Menerapkan teori-teori maupun telah didapat selama dibangku kuliah dan membandingkan dengan kenyataan dilapangan. 3. Menambah wawasan untuk dapat mengetahui sistem informasi perpustakaan. 2. Bagi Perpustakaan 1. Dapat membantu petugas perpustakaan dalam pengolahan data. 2. Dapat menjadi bahan pertimbangan dalam pengembangan sistem baru. 3. Dapat meningkatkan citra perpustakaan. 4. Dapat memberikan pelayanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan. 2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem 2.1.1 Definisi Sistem Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen dan elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut ini. Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. 1 Sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan sistem sebagai berikut ini. 1 Jogiyanto Hartono, Analisis dan Desain sistem informasi : Pendekatan Terstruktur, Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis,(Yogyakarta:Andi Offset) hal. 1
Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. 2 Suatu sistem mempunyai maksud tertentu. Maksud dari suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan (goal) dan untuk mencapai suatu sasaran (objective). Goal biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang lingkup yang lebih sempit. 3 2.1.2 Karakteristik Sistem Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen antara lain : 4 a. Komponen Sistem (Component) Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut dengan supra system. b. Batasan (Boundary) Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sabagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut. c. Lingkungan Luar Sistem (Environment) Lingkungan luar sistem (environment) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, jika tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem. d. Penghubung Sistem (Interface) 2 Jogiyanto Hartono, Analisis dan Desain sistem informasi : Pendekatan Terstruktur, Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis,(Yogyakarta:Andi Offset) hal. 2 3 Ibid hal. 3 4 Ibid hal. 3-5
Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya melalui penghubung. e. Masukan Sistem (Input) Masukan (input) adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk di dapatkan keluaran. f. Keluaran Sistem (Output) Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra system. g. Pengolahan Sistem (Process System) Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan lain menjadi keluaran berupa barang jadi. h. Sasaran Sistem (Object) Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Jika suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentu sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang dihasilkan sistem. 2.2 Konsep Dasar Informasi 2.2.1 Pengertian Informasi Apakah informasi itu, sehingga sangat penting artinya bagi suatu sistem?. Informasi (information) dapat didefinisikan sebagai berikut : Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. 5 Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal datum atau data item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu 5 Jogiyanto Hartono, Analisis dan Desain sistem informasi : Pendekatan Terstruktur, Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis,(Yogyakarta:Andi Offset) hal. 8
kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. 2.2.2 Kualitas Informasi Kualitas dari informasi (Quality Of Information) tergantung dari tiga hal menurut John Burch dan Gary Grud Nitski, yaitu informasi harus memenuhi syarat sebagai berikut : a. Akurat Berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak biasa atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. b. Tetap Pada Waktunya Berati informasi yang datang pada penerma tidak boleh terlambat. c. Relevan Berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. 2.2.3 Nilai Informasi Nilai dari informasi (value of information) ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efekif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. 2.3 Konsep Dasar Sistem informasi 2.3.1 Pengertian Sistem Informasi Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam pengambilan keputusan. Pertanyaannya adalah darimana informasi tersebut bisa didapatkan?. Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi (information system) atau disebut juga dengan processing system atau information processing system atau information-generating. Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. 6 2.3.2 Komponen Sistem Informasi John Burch dan Gary Grudnitsk mengemukakan bahwa sistem informasi manajemen terdiri dari komponen-komponen yang disebutnya dengan istilah blok bangunan (building block), yaitu blok masukan (input block), blok model (model block), 6 Jogiyanto Hartono, Analisis dan Desain sistem informasi : Pendekatan Terstruktur, Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis,(Yogyakarta:Andi Offset) hal. 11
blok keluaran (output block), blok teknologi (technology block), blok basis data (database block), dan blok kendali (control block). Sebagai suatu sistem, blok-blok tersebut saling berinteraksi menbentuk satu kesatuan untuk mencapai suatu tujuan 7. 1. Blok Masukan Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar. 2. Blok Model Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di dasis data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. 3. Blok Keluaran Keluaran merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem. 4. Blok Teknologi Teknologi merupakan kotak alat (tool box) dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankam model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara menyeluruh. 5. Blok Database Database merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu sama lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. 6. Blok Kendali Pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahankesalahan dapat langsung cepat diatasi. Sementar, menurut pendapat Davis (1995), sistem informasi manajemen terdiri dari elemen-elemen berikut: a. Pernagkat keras komputer (hardware) b. Perangkat lunak (software), yang terdiri dari perangkat lunak sistem umum, perangkat lunak terapan, dan program aplikasi c. Database 7 Fatta Hanif, Analisis & Perancangan Sistem informasi untuk keungulan bersaing perusaaan &organisasi modern, (Yogyakarta;: Andi,2007), hal.10.
d. Prosedur e. Petugas operasional 2.4 Konsep Dasar Perpustakaan 2.4.1 Pengertian Sistem Informasi Perpustakaan Sistem informasi perpustakaan merupakan sebuah proses pengolahan perpustakaan dengan memanfaatkan teknologi sistem informasi yang menggunakan komputer untuk melakukan pengolahan datanya. Penggunaan sistem informasi perpustakaan dapat mempercepat beberapa proses peminjaman, pengembalian, pencarian data serta pembuatan laporan. 3. Analisi dan Perancangan Sistem 3.1 Analisis PIECES Untuk mengidentifikasi masalah, harus dilakukan analisi dalam hal ini teori analisis yang digunakan adalah teori PIECES (performance, information, economy, control, eficiency, dan service). a. Analisis Kinerja ( Performance ) b. Analisis Informasi ( Informasi ) c. Analisis Ekonomi ( Economy ) d. Analisis Pengendalian ( Control ) e. Analisis Efisiensi ( Eficiency ) f. Analisis Pelayanan ( Service ) 3.2 Analisis Kebutuhan Sistem Menurut Hanif Al Fatta (2007, hal.63) Tujuan dari fase analisis adalah memahami dengan sebenar-benarnya kebutuhan dari sistem baru dan pengembangan sebuah sistem yang memadai kebutuhan tersebut, atau memutuskan bahwa sebenarnya pengembangan sistem baru tidak dibutuhkan. Kebutuhan sistem bisa diartikan sebagai berikut: a. Pernyataan tentang apa yang harus dikerjakan oleh sistem b. Pernyataan tentang karakteristik yang harus dimiliki sistem Analisis kebutuhan sistem dibagi menjadi dua jenis yaitu kebutuhan fungsional dan kebutuhan non-fungsional. 3.3 Analisis Kelayakan Sistem Dokumen yang dihasilkan dari tahapan-tahapan sebelumnya dikumpulkan menjadi suatu proposal pendahuluan proyek. Untuk memastikan usulan tersebut bisa
diteruskan menjadi proyek yang menguntungkan maka proposal proyek harus dievaluasi kelayakannya dari berbagai segi kelayakan, diantaranya: 8 a. Kelayakan teknis b. Kelayakan hukum c. Kelayakan operasinal d. Kelayakan ekonomi 3.4 Perancangan Sistem 3.4.1 DFD (Data Flow Diagram) 3.4.1.1 DFD Level 0 Gambar 3.1 DFD level 0 8 Hanif Al Fatta, Analisis & PerancanganSistem Informasi, untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern, (Yogyakarta) hal. 77
3.4.1.2 DFD Level 1 Gambar 3.2 DFD Level 1
3.4.1.3 DFD Level 2 Contoh DFD level 2 3.4.2 Relasi dan Strukutur Tabel Gambar 3.3 DFD level 2 proses 2 Gambar 3.4 Relasi antartabel 4. Implementasi dan Pembahasan Sistem 4.1 Pembuatan Database Dalam pembuatan database yang pertama kali dilakukan adalah menjalankan SQL server 2000 dan mengkoneksikan ke server, setelah terkoneksi kita pilih enterprise manager
Gambar 4.1 Tampilan enterprise manager 4.2 Manual Program 4.2.1 Tampilan Login Gambar 4.2 Tampilan Login 4.2.2 Tampilan Menu Utama Contoh tampilan menu utama Gambar 4.2 Tampilan Menu Admin
4.2.3 Tampilan Pilihan Menu Contoh tampilan pilihan menu Gambar 4.3 Tampilan Pilihan menu Olah Data 4.2.4 Tampilan Form Contoh tampilan form Gambar 4.4 Tampilan form Peminjaman
4.2.5 Tampilan Laporan Contoh tampilan laporan Gambar 4.5 Tampilan laporan Data Buku 4.2.6 Tampilan Per Tanggal Gambar 4.6 Tampilan Data Peminjaman Per Tanggal 5. Penutup 5.1 Kesimpulan 1. Permasalahan yang ada pada system sebelumnya ialah: a. Proses pencatatan dan transaksi masih menggunakan sistem yang manual yaitu ditulis secara langsung ke dalam buku dan ketik manual dengan Microsoft Excel
b. Membutuhkan waktu yang lama dalam proses transaksi. Dan sering terjadi kesalahan karena kurang teliti oleh pegawai 2. Perubahan Ke Sistem Baru : a. Sistem ini dapat memberikan kemudahan bagi petugas perpustakaan dalam mengelola transaksi peminjaman maupun pengembalian buku serta laporan-laporan yang ada. b. Sistem ini dapat memberikan informasi yang cepat, tepat serta akurat untuk Perpustakaan Daerah Kabupaten Purworejo. c. Proses penyimpanan data yang dilakukan secara terkomputerisasi melalui database akan jauh lebih aman dibandingkan menggunakan kertas atau secara manual. 5.2 Saran Setelah melakukan evaluasi terhadap sistem, maka penulis berharap skripsi ini dapat dikembangkan lebih lanjut dengan saran-saran: 1. Diharapkan kepada Perpustakaan Daerah Kabupaten Purworejo dapat menggunakan sistem informasi perpustakaan ini secara optimal. Selain itu sistem ini dapat dikembangkan agar nantinya bisa digunakan secara multiuser. 2. Penambahan fasilitas backup dan restore. 3. Dalam mengoperasikan sistem informasi perpustakaan yang telah diusulkan, maka perlu diadakan pelatihan personil agar nantinya dalam pengelolaan data dapat berjalan dengan baik. Daftar Pustaka Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset HM, Jogiyanto.1999. Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstuktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset Budiharto, Widodo.2002. Aplikasi Database dengan SQL Server 2000 & Visual Basic 6.0. Jakarta: Gramedia Nugroho, Bunafit. 2004. Database Relational Dengan MySQL. Yogyakarta: Andi Kadir, Abdul. 1999. Konsep & Tuntunan Praktis Basis Data. Yogyakarta: Andi
Pakereng, M.A. Ineke dan Teguh Wahyono. 2004. Sistem Basis Data Konsep dan Pendekatan Praktikum. Yogyakarta: Graha Ilmu Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset Handa S. Abidin. 2013. Pengertian Perpustakaan Daerah. http://penelitihukum.org/tag/pengertian-perpustakaan-daerah/. diakses pada tanggal 24 Oktober 2013.