ANALISIS PERENCANAAN JUMLAH TENAGA PENUNJANG (STUDI KASUS PADA PEGAWAI TATA USAHA FAKULTAS (DEKANAT) DAN DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN INSTITUT PERTANIAN BOGOR) Oleh : BETTI KARLIATI H24103013 DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2007
ABSTRAK Betti Karliati. H24103013. Analisis Perencanaan Jumlah Pegawai Tata Usaha Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor. Di bawah bimbingan Sjafri Mangkuprawira. Kegiatan pelayanan administrasi dan pendukung akademik FEM IPB baik fakultas maupun departemen dipegang oleh bagian Tata Usaha (TU). Terdapat perbedaaan fungsi antara TU Fakultas (Dekanat) dan TU Departemen. TU Fakultas (Dekanat) mempunyai fungsi sebagai Quality Assurance (Jaminan Mutu), sedangkan TU Departemen memiliki fungsi sebagai Quality Control (Pengendalian Mutu). Adanya perbedaan antara fungsi TU Fakultas (Dekanat) dan TU departemen ini sangat menarik untuk dikaji. Penelitian ini bertujuan mengidentifikasi permasalahan yang dihadapi oleh pegawai Tata Usaha (TU) Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen, menganalisis beban kerja untuk setiap bagian unit kerja dalam satu semester, serta mengetahui jumlah pegawai yang efisien di TU Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen FEM IPB. Analisis data dilakukan dengan menggunakan metode analisis pekerjaan dan analisis beban kerja. Permasalahan yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan pegawai di TU Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen antara lain: jumlah pegawai yang masih belum cukup menangani pekerjaan yang ada, gaji dan insentif yang masih kurang sesuai dengan beban kerja, serta beban kerja pegawai yang belum sesuai. Masalah di Fakultas (Dekanat) adalah pelatihan yang berdasarkan deskripsi pekerjaan masih belum efektif dan rotasi pegawai yang belum sesuai dengan kompetensi pegawai. Sementara di TU Departemen Manajemen yaitu, laporan evaluasi yang masih kurang efektif. Berdasarkan perbandingan jumlah pegawai, TU Fakultas (Dekanat) memiliki beban kerja sebesar 5.954,4 lebih ringan daripada TU Departemen Manajemen 4.158,4. Hasil penghitungan jumlah total pegawai yang efisien di TU Fakultas (Dekanat) adalah empat belas orang, dan di TU Departemen Manajemen adalah delapan orang yang meliputi Kepala Tata Usaha, Bagian Keuangan, Bagian Administrasi, Bagian Penanggung Jawab (untuk TU Fakultas/Dekanat) dan Bagian Urusan Rumah Tangga. iii
RIWAYAT HIDUP Penulis dilahirkan di Kota Sukabumi, sebuah kota sejuk yang sangat nyaman dan indah pada tanggal 13 Maret 1985. Penulis merupakan anak ketiga dari tiga bersaudara dari pasangan Syarif Hidayat dan Rasimi. Penulis menyelesaikan pendidikan di TK Budi Asri I pada tahun 1991, kemudian melanjutkan ke Sekolah Dasar Negeri Cisuda I Kota Sukabumi. Pada tahun 1997 penulis melanjutkan pendidikan ke Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama Negeri I Kota Sukabumi, kemudian melanjutkan pendidikan ke Sekolah Menengah Umum Negeri I Kota Sukabumi dan masuk dalam program IPA. Pada tahun 2003, penulis diterima di Institut Pertanian Bogor melalui jalur USMI di Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen. Selama mengikuti perkuliahan penulis aktif di berbagai organisasi, diantaranya panitia MPF dan MPD 2006 sebagai Penanggung Jawab Kelompok. Selain itu penulis juga tergabung dalam himpunan profesi Center of Management (COM@) 2004-2005 sebagai staf Direktorat Sumber Daya Manusia serta mengikuti kepanitiaan bersifat insidental lainnya. iv
KATA PENGANTAR Alhamdulillah, puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, karena atas berkat rahmat serta karunia-nya, skripsi yang berjudul Analisis Perencanaan Jumlah Pegawai Tata Usaha Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor ini dapat selesai pada waktunya. Penulis mengangkat perencanaan jumlah tenaga penunjang sebagai tema pada skripsi ini karena penulis tertarik untuk mempelajari dan mengetahui jumlah pegawai Tata Usaha (TU) yang efisien di Fakultas Ekonomi dan Manajemen. Dalam skripsi ini, penulis menganalisis pekerjaan pegawai dan beban kerjanya untuk mendapatkan jumlah pegawai yang benar-benar dibutuhkan. Selama proses penelitian, penulis banyak belajar mengenai berbagai hal, tidak hanya terkait dengan manajemen sumberdaya manusia, melainkan juga berbagai input bagi pengembangan diri penulis, terutama terkait dengan attitude dan soft skill. Akhir kata, penulis berharap semoga skripsi ini bermanfaat bagi pembaca. Bogor, Maret 2007 Penulis v
UCAPAN TERIMA KASIH Dalam penyusunan skripsi ini banyak pihak-pihak yang membantu baik secara moril maupun materiil, secara langsung maupun tidak langsung. Oleh karena itu, penulis mengucapkan terima kasih yang sebanyak-banyaknya kepada: 1. Prof. Dr. Ir. Tb. Sjafri Mangkuprawira selaku dosen pembimbing yang telah mencurahkan waktu, kasih sayang dan kesabaran dalam membimbing dan mendidik penulis hingga terselesaikannya skripsi ini. 2. Ir. Pramono, F. MS dan Dra. Siti Rahmawati, M.Pd yang telah bersedia meluangkan waktu ditengah kesibukannya untuk menjadi dosen penguji yang tentunya akan memperkaya ilmu dan pengetahuan penulis serta menambah masukan bagi skripsi penulis. 3. Ratih Maria Dhewi, SP. MM yang dengan suka cita dan penuh kasih sayang serta kelembutannya memberikan banyak masukan berarti bagi penulis. 4. Tata Usaha (TU) Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen, para pegawai TU, serta pegawai dari Rektorat yang membantu memberikan data bagi penulis. 5. Apa dan Mamah yang seumur hidupku pun takkan mampu terbalaskan jasanya, terima kasih telah menjadi Ayah dan Ibu terbaik untukku, terima kasih atas kasih sayang dan doa yang tiada pernah terputus. Kakak-kakakku tercinta Dasep, Evie, Ade, dan Mira dan keponakanku yang lucu Ghaza, Adrian, dan De Sifa, I love you all. 6. Kekasihku, Dicky, yang selalu mendukung, menyemangati, dan menjadi tempatku berkeluh kesah. 7. Sahabat-sahabatku ; Imel, Mira, Oom, Papz, Kakek, Okty, serta rekan-rekan seperjuangan, anak Man 40 dan Poetri 26. 8. Seluruh pihak yang telah membantu yang tidak dapat disebutkan satu per satu, tidak berkurang rasa terima kasih yang sebesar-besarnya dari penulis. Bogor, Maret 2007 Penulis vi
DAFTAR ISI Halaman ABSTRAK...... iii RIWAYAT HIDUP...... iv KATA PENGANTAR...... v UCAPAN TERIMA KASIH... vi DAFTAR ISI... vii DAFTAR TABEL...... ix DAFTAR GAMBAR...... x DAFTAR LAMPIRAN.. xi I. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang. 1 1.2. Perumusan Masalah. 2 1.3. Tujuan Penelitian. 3 1.4. Kegunaan Penelitian... 4 1.5. Ruang Lingkup Penelitian... 4 II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Manajemen Sumberdaya Manusia. 5 2.2. Perencanaan... 6 2.3. Perencanaan Sumberdaya Manusia... 6 2.4. Analisis Pekerjaan (Job Analysis)..... 8 2.4.1. Deskripsi Pekerjaan (Job Description)... 9 2.4.2. Spesifikasi Pekerjaan (Job Specification)... 10 2.5. Audit..... 10 2.6. Beban Kerja (workload). 11 2.7. Tinjauan Studi Terdahulu.. 12 III. METODOLOGI PENELITIAN 3.1. Kerangka Pemikiran Penelitian.. 14 3.1.1. Kerangka Pemikiran Konseptual........ 14 3.1.2. Kerangka Pemikiran Operasional... 15 3.2. Lokasi dan Waktu Penelitian. 17 3.3. Jenis dan Sumber Data... 17 3.4. Metode Penentuan Responden.. 17 3.5. Metode Pengolahan dan Analisis Data.. 17 3.5.1. Studi Dokumentasi. 17 3.5.2. Skala Likert....... 17 3.5.3. Menganalisis Beban Kerja.. 19 vii
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1. Gambaran Umum Organisasi..... 20 4.2. Organisasi Mutu IPB. 22 4.3. Karakteristik Responden 23 4.4. Unit Kerja Tata Usaha (TU) Fakultas (Dekanat)... 24 4.4.1. Analisis Permasalahan yang Dihadapi Pegawai TU Fakultas (Dekanat)... 24 4.4.2. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan Analisis Pekerjaan 25 4.4.3. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan Kondisi Kerja.. 26 4.4.4. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan yang Berkaitan dengan Kinerja Pegawai... 27 4.4.5. Menganalisis Beban Kerja.. 28 4.4.6. Menghitung Jumlah Pegawai yang Efisien... 42 4.5. Unit kerja Tata Usaha (TU) Departemen Manajemen... 44 4.5.1. Analisis Persepsi Permasalahan yang Dihadapi Pegawai TU Departemen Manajemen... 44 4.5.2. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan Analisis Pekerjaan 45 4.5.3. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan Kondisi Kerja... 46 4.5.4. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan yang Berkaitan dengan Kinerja Pegawai... 47 4.5.5. Menganalisis Beban Kerja... 48 4.5.6. Menghitung Jumlah Pegawai yang Efisien... 58 4.6. Implikasi Manajerial... 59 4.6.1. Permasalahan yang Terjadi pada Pegawai TU Fakultas (Dekanat) 59 4.6.2. Beban Kerja Pegawai TU Fakultas (Dekanat).... 63 4.6.3. Jumlah Pegawai yang Efisien di TU Fakultas (Dekanat) 64 4.6.4. Permasalahan yang Terjadi pada Pegawai TU Departemen Manajemen... 66 4.6.5. Beban Kerja Pegawai TU Departemen Manajemen.. 70 4.6.6. Jumlah Pegawai yang Efisien di TU Departemen Manajemen. 71 V. KESIMPULAN DAN SARAN 1. Kesimpulan... 72 2. Saran... 72 DAFTAR PUSTAKA... 74 LAMPIRAN...... 76 viii
DAFTAR TABEL Halaman 1. Jumlah mahasiswa FEM Tahun Ajaran 2006-2007..... 21 2. Jumlah staf pengajar (Dosen) FEM IPB. 21 3. Jumlah staf penunjang FEM IPB... 21 4. Jumlah responden di TU Fakultas (Dekanat)... 23 5. Jumlah responden di TU Departemen Manajemen... 23 6. Jumlah dan persentase responden berdasarkan masa kerja... 23 7. Posisi keputusan penilaian... 25 8. Persepsi responden terhadap permasalahan analisis pekerjaan... 26 9. Persepsi responden terhadap permasalahan keadaan kerja pegawai... 26 10. Persepsi responden terhadap permasalahan yang berkaitan dengan kinerja pegawai... 28 11. Beban kerja Kepala Tata Usaha (KTU)... 30 12. Beban kerja bagian administrasi keuangan... 31 13. Beban kerja bagian administrasi kesejahteraan mahasiswa... 32 14. Beban kerja bagian administrasi kepegawaian... 33 15. Beban kerja bagian administrasi persuratan... 34 16. Beban kerja bagian administrasi inventarisasi... 35 17. Beban kerja bagian penanggung jawab perpustakaan... 36 18. Beban kerja bagian penanggung jawab laboratorium komputer... 37 19. Beban kerja bagian urusan rumah tangga (pramu kantor)... 38 20. Beban kerja bagian urusan rumah tangga (kebersihan)... 39 21. Beban kerja bagian urusan rumah tangga (kebersihan)... 40 22. Beban kerja bagian urusan rumah tangga (kebersihan)... 40 23. Beban kerja bagian urusan rumah tangga (pengemudi)... 41 24. Posisi keputusan penilaian... 45 25. Persepsi responden terhadap permasalahan analisis pekerjaan... 46 26. Persepsi responden terhadap permasalahan keadaan kerja pegawai... 47 27. Persepsi responden terhadap permasalahan yang berkaitan dengan kinerja pegawai... 48 28. Beban kerja Kepala Tata Usaha (KTU)... 50 29. Beban kerja bagian keuangan... 52 30. Beban kerja bagian keuangan... 52 31. Beban kerja bagian administrasi umum... 54 32. Beban kerja bagian administrasi akademik... 55 33. Beban kerja bagian administrasi inventarisasi... 56 34. Beban kerja pramu kantor... 57 35. Beban kerja pegawai TU Fakultas (Dekanat) 64 36. Perbandingan jumlah pegawai TU Fakultas (Dekanat).. 65 37. Beban kerja pegawai TU Departemen Manajemen 70 38. Perbandingan jumlah pegawai TU Departemen Manajemen..... 71 ix
DAFTAR GAMBAR Halaman 1.Proses perencanaan sumberdaya manusia 7 2.Kerangka pemikiran konseptual 15 3.Kerangka pemikiran operasional... 16 x
DAFTAR LAMPIRAN Halaman 1. Hasil prastudi... 76 2. Struktur organisasi... 77 3. Kuisioner penelitian.... 78 4. Penghitungan hasil skala likert.... 92 xi