PANDUAN DAPODIK WEB UPLOADER NISN A. STRUKTUR FILE EXCEL NISN Berikut adalah struktur file Excel yang benar dan dapat diterima oleh aplikasi ini: Kolom ke- Judul kolom Tipe data Batasan isi Pengecekan Keterangan 1 (A) NO Angka Berurutan. Tidak ada. Penanda nomor urut data. 2 (B) NISN Angka 3 (C) NAMA Teks 4 (D) KELAMIN Karakter 5 (E) 6 (F) TEMPAT LAHIR TGL LAHIR Teks Tanggal 7 (G) ALAMAT Teks 8 (H) KELAS Angka 9 (I) NPSN Angka 9 digit NISN, boleh kosong. Maksimum 100 karakter, tidak Salah satu dari P atau L, tidak boleh kosong. Maksimum 250 karakter, tidak Minimum 1 January 1950, maksimum 31 Desember 2004, tidak Maksimum 250 karakter. Minimum 1, maksimum 13. 8 digit NPSN, tidak Jika berisi data maka NISN akan diverifikasi terhadap NISN yang terdaftar di sekolah yang dipilih. karakter selain huruf (a-z). karakter selain P (perempuan) atau L (laki-laki). karakter selain huruf (a-z). Di Excel, kolom ini diformat sebagai tipe Date, atau teks dengan format penulisan tanggal 'yyyy-mm-dd'. karakter selain huruf (a-z) atau angka (0-9) yang berurutan lebih dari 2 karakter. Batasan minimum dan maksimum akan dicek berdasarkan jenjang sekolah yang dipilih. NPSN harus sesuai dengan NPSN sekolah yang dipilih. NISN boleh diisi, boleh tidak diisi. Jika diisi, maka sistem akan melakukan proses update data terhadap NISN tersebut. Jika tidak diisi, maka sistem akan melakukan penambahan data siswa baru di sekolah yang dipilih. Nama siswa. Jenis kelamin siswa. Tempat (kota/kab) lahir siswa. Tanggal lahir siswa. Alamat siswa (saat ini). Kelas (tingkat) siswa (saat ini). Sekolah siswa (saat ini). PANDUAN DAPODIK WEB UPLOADER v.1.0 1
Berikut adalah contoh tampilan file Excel dengan struktur seperti di atas: Keterangan: Screenshot file Excel dengan struktur yang benar, dibuka di OpenOffice Calc. Gambar di atas sekaligus menunjukkan bahwa file Excel juga bisa dibaca/ditulis menggunakan aplikasi OpenOffice Calc. Agar file Excel tetap bisa dibuka dengan aplikasi Microsoft Excel dan bisa diterima aplikasi WebUploader, pastikan untuk selalu menyimpan file data Dapodik (NISN) sebagai file Excel dengan format Excel 97-XP/2003 (dengan memilih target tipe format file seperti yang terlihat pada gambar di atas). B. DAFTAR PESAN KESALAHAN PERHATIAN: Aplikasi WebUploader hanya menerima upload data berupa file Microsoft Excel dengan format Excel 97-2003 (format BIFF8). File dengan format Excel 95 atau yg lebih lama, format Excel 2007 atau yg lebih baru, serta format-format file lainnya (.dbf,.csv, dlsb) tidak dapat diterima. Oleh karena itu, sebelum melakukan upload pastikan terlebih dahulu format file Excel yang akan diupload tersimpan dalam format dan struktur kolom yang benar. Berikut adalah daftar pesan kesalahan yang mungkin muncul di aplikasi ini: 1. Halaman Login Username atau password harus terisi. User tak dikenal atau password salah. Server sedang sibuk. Coba beberapa saat lagi. Masukan username dan/atau password saat login tidak terisi (kosong). Masukan username dan/atau password saat login tidak benar. Server terlalu banyak diakses melebihi kemampuan maksimalnya. Isi username dan password dengan benar. Pastikan username dan password yg dimasukkan saat login telah benar dan terdaftar di sistem Dapodik. Tunggu beberapa saat untuk mengakses kembali layanan ini. PANDUAN DAPODIK WEB UPLOADER v.1.0 2
2. Halaman Pemilihan Sekolah (Langkah 1) Silakan pilih propinsi terlebih dahulu. Silakan pilih kota/kab terlebih dahulu. Kode NPSN yg dimasukkan salah atau tidak terdaftar. User tidak menentukan pilihan propinsi saat diminta. User tidak menentukan pilihan kota/kab saat diminta. User tidak memasukkan: - kode NPSN sekolah dengan benar (8 digit angka), atau - kode NPSN sekolah yang dimasukkan salah, atau - kode NPSN sekolah yang dimasukkan belum/tidak terdaftar di Dapodik, atau - kode NPSN sekolah yang dimasukkan berada di luar lingkup wilayah operator. Pastikan pilihan propinsi telah ditentukan atau diisi dengan benar. Pastikan pilihan kota/kab telah ditentukan atau diisi dengan benar. Pastikan kode NPSN yang dimasukkan benar, terdaftar, dan berada di daam lingkup wilayah operator. 3. Halaman Pemilihan File Excel (Langkah 2) Silakan pilih file dgn format Excel (.xls) Ukuran file terlalu besar dari maksimal yg diijinkan (300 KB). Format file salah, file tidak ditemukan, atau file rusak. Pastikan file excel menggunakan format Excel 97-2003. Gagal menyimpan file di server, silakan ulangi lagi. File yang diupload bukan file Excel. Ukuran file yang diupload melebihi batas maksimal ukuran file yang diijinkan, yaitu 300 KB. File yang diupload: - tidak tersimpan dengan format Excel 97-2003, atau - kosong (ukurannya 0 KB), atau - gagal mencapai server akibat gangguan koneksi. Terjadi kegagalan penyimpanan file di server, akibat: - server terlalu sibuk, atau - ada gangguan teknis di sisi server. Pastikan file Excel yang akan diupload adalah benar-benar file format Excel 97-2003, bukan file gambar atau file-file format lainnya. Pastikan ukuran file Excel yang akan diupload kurang dari atau sama dengan 300 KB. Jika file Excel berisi data yang wajar maka ukuran 300 KB mampu menampung hingga sekitar 1000 (seribu) data siswa. Pastikan: - fle yang diupload berupa file format Excel 97-2003, - file berisi data, - koneksi ke server Dapodik dalam kondisi baik dan lancar. Tunggu beberapa saat untuk mengakses kembali layanan ini. Jika gangguan masih berlanjut, segera hubungi admin pusat layanan Dapodik (Tim Dapodik Depdiknas). 4. Halaman Verifikasi Data (Langkah 3) File tidak berisi data apapun (kosong). Isi diabaikan krn jumlah kolom salah atau kurang. Judul kolom tidak sesuai dgn yg seharusnya. Tidak boleh kosong, harus berisi data valid. Nilai tanggal/waktu salah atau tidak sesuai format. Teks melebihi maksimum karakter yg diijinkan. File yang diupload telah dalam format yang benar, tapi tidak berisi data apapun (kosong). File yang diupload telah dalam format yg benar dan berisi data, tapi struktur kolomnya salah. Judul kolom tidak sesuai dengan judul yang seharusnya. Sel kosong atau tidak berisi data, sementara aturan struktur mengharapkan adanya data pada sel tersebut. Sel pada kolom bertipe tanggal berisi data tanggal yang salah, atau format tanggalnya tidak sesuai dengan yang telah ditentukan. Sel pada kolom bertipe teks berisi data yang panjang karakternya melebihi jumlah maksimum yang diijinkan. Pastikan file Excel yang akan diupload telah berisi data yang benar. Pastikan data dalam file Excel yang akan diupload telah sesuai dengan struktur kolom yang telah ditentukan di sistem Dapodik. Lihat Struktur File Excel NISN. Pastikan judul kolom sesuai dengan yang telah ditentukan di sistem Dapodik. Lihat Struktur File Excel NISN. Pastikan pada kolom-kolom yang tidak mengijinkan data kosong, telah berisi data yang benar. data tanggal, telah berisi data tanggal yang benar dan format tanggal yang sesuai dengan yang telah ditentukan. data teks, panjang data kurang dari atau sama dengan maksimal jumlah karakter yang telah ditentukan. PANDUAN DAPODIK WEB UPLOADER v.1.0 3
Nilai lebih besar dari maksimal yg diijinkan. Nilai lebih kecil dari minimal yg diijinkan. Nilai harus berupa angka (tidak mengandung huruf). Data diluar pilihan nilai yg diijinkan. Data teks mengandung urutan karakter yg tidak diijinkan. Kode NPSN sekolah tidak sesuai dgn pilihan Kode NISN siswa tidak terdaftar di sekolah ini. Kelas tidak sesuai dgn tingkat sekolah yg dipilih. Data kelas salah nilai atau salah format. Sel pada kolom bertipe angka atau tanggal berisi data yang melebihi nilai maksimum yang diijinkan. data angka atau tanggal, nilainya kurang dari atau sama dengan maksimal nilai yang telah ditentukan. Sel pada kolom bertipe angka atau data angka atau tanggal, nilainya lebih tanggal berisi data yang lebih kecil dari dari atau sama dengan minimum nilai nilai minimum yang diijinkan. yang telah ditentukan. Sel pada kolom bertipe angka mengandung karakter selain angka. Sel pada kolom bertipe karakter atau teks berisi nilai selain yang diijinkan. data angka, isinya tidak mengandung karakter selain angka (0-9). data teks atau karakter, isinya sesuai dengan batasan data yang ditentukan. Misal: pada kolom Kelamin hanya berisi karakter L atau P. Sel pada kolom bertipe karakter atau data teks atau karakter, isinya tidak teks mengandung karakter atau urutan mengandung karakter atau urutan karakter yang tidak diijinkan. karakter yang tidak diijinkan. Misal: pada kolom Nama berisi data '---'. Sel pada kolom NPSN berisi data NPSN Sel pada kolom NISN berisi data NISN Sel pada kolom KELAS berisi data Kelas Sel pada kolom kelas tidak berupa angka (saja). Pastikan pada kolom NPSN, isinya sesuai dengan kode NPSN sekolah yang dipilih/dimasukkan. Pastikan pada kolom NISN, isinya adalah NISN yang telah terdaftar pada pilihan sekolah (NPSN) yang dipilih/dimasukkan. Pastikan pada kolom KELAS, isinya adalah tingkat kelas yang diijinkan pada jenjang sekolah (NPSN) yang dipilih/dimasukan. Pastikan pada kolom KELAS, isinya adanya berupa angka saja, bukan huruf atau gabungan angka dan huruf. Misal: pada kolom Kelas berisi data '2-A1'. Keterangan: Aplikasi masih menerima file yang memiliki kesalahan dengan tipe tapi akan menolak yang memiliki kesalahan dengan tipe. 5. Halaman Konfirmasi Upload (Langkah 4) Gagal terhubung dgn database, silakan ulangi lagi. Terjadi kegagalan koneksi database di server, akibat: - ada gangguan koneksi di sisi server Dapodik, atau - ada gangguan teknis di sisi mesin database Dapodik. Tunggu beberapa saat untuk mengakses kembali layanan ini. Jika gangguan masih berlanjut, segera hubungi admin pusat layanan Dapodik (Tim Dapodik Depdiknas). 6. Halaman Riwayat Upload Tidak ada catatan upload, Anda belum pernah mengupload file User ID tidak terdaftar atau tidak berada dalam lingkup Anda. UserID yang dimasukkan pada menu Riwayat tidak memiliki catatan upload atau belum pernah mengupload file. UserID yang dimasukkan pada menu Riwayat tidak terdaftar, atau tidak berada di dalam lingkup wilayah operator (yang sedang login). Pastikan userid yang akan ditampilkan riwayat uploadnya telah pernah melakukan upload Pastikan userid yang akan ditampilkan riwayat uploadnya telah benar dan berada di dalam lingkup wilayah operator yang sedang bekerja (login). Misal: operator propinsi Jawa Timur hanya bisa menampilkan riwayat operator kota/kab di propinsi Jawa Timur saja. PANDUAN DAPODIK WEB UPLOADER v.1.0 4
C. STATUS PEMROSESAN FILE Pada menu RIWAYAT tabel LOG kolom STATUS PROSES, setiap operator bisa langsung melihat status pemrosesan file yang telah diterima sistem Dapodik. Status ini menunjukkan perkembangan proses atau progres yang telah dilakukan terhadap masing-masing file dari waktu ke waktu (realtime). Informasi waktu proses ditunjukkan pada kolom WAKTU PROSES. Berikut adalah daftar status proses yang mungkin muncul di aplikasi ini: Teks status File telah diterima. NISN dibuat atau diupdate. Data tampil di situs. File gagal diproses. Keterangan Menyatakan file Excel yang diupload telah diterima sistem dengan baik. Status ini merupakan status awal yang otomatis diberikan setiap kali operator berhasil mengupload file ke sistem. Menyatakan seluruh data dalam file Excel yang diupload telah dibuatkan NISN baru (jika siswa belum memiliki NISN) atau telah berhasil diupdate data siswanya (jika siswa telah memiliki NISN). Status ini merupakan status lanjutan dari status File telah diterima. Menyatakan seluruh data dalam file Excel yang diupload telah ditampilkan di situs web Dapodik (NISN). Status ini merupakan status lanjutan dari status NISN dibuat atau diupdate dan merupakan status akhir dari rangkaian pemrosesan file. Menyatakan seluruh data dalam file Excel yang diupload gagal untuk diproses lebih lanjut. Status ini merupakan status lanjutan dari status File telah diterima, ketika sistem tidak bisa memprosesnya ke status NISN dibuat atau diupdate. Jika status ini muncul maka operator diharapkan segera membenahi file asalnya dan diupload ulang kembali. Lebih lanjut tentang status File gagal diproses: Status ini muncul diakibatkan karena ada sebagian data yang salah atau kurang lengkap sehingga tidak memungkinkan bagi sistem untuk memprosesnya lebih lanjut. Karena satu dan lain hal, kesalahan atau ketidaklengkapan tersebut gagal dideteksi oleh aplikasi WebUploader ini. Jika sistem menemukan satu saja data yang salah atau tidak lengkap, maka seluruh data dalam file tersebut dibatalkan pemrosesannya (rollback) dan tidak akan diproses lebih lanjut. Untuk mengetahui lebih rinci kesalahan apa yang menyebabkan data tidak bisa diproses, silakan hubungi Konsultan Pendamping Daerah atau Admin Pusat layanan Dapodik Depdiknas. PERHATIAN: Operator tidak perlu melakukan upload ulang file yang berstatus File telah diterima apabila data-datanya tidak segera tampil di situs web Dapodik. Apabila data belum muncul di situs web hingga lebih dari 2x24 jam, silakan hubungi Admin Pusat layanan Dapodik Depdiknas. Keluhan data tidak tampil di situs web Dapodik (NISN) hanya akan dilayani jika operator menyertakan informasi Nomor Kode Upload file (FileID) dan UserID operator yang bersangkutan. Informasi FileID bisa dilihat pada cetakan Tanda Bukti Upload Data yang diberikan oleh aplikasi WebUploader ini. PANDUAN DAPODIK WEB UPLOADER v.1.0 5