MANAJEMEN AUDIT (disebut juga operational audit, functional audit, systems audit ) Dr. Imam Subaweh, SE., MM., Ak., CA.
1.1 PENGERTIAN MANAJEMEN AUDIT Manajemen audit atau audit operasional adalah proses yang sistematis untuk mengevaluasi efisiensi dan efektivitas kegiatan suatu organisasi dalam prosesnya untuk mencapai tujuan organisasi tersebut, dan keekonomisan operasi organisasi yang berada dalam pengendalian manjemen serta melaporkan kepada orang-orang yang tepat atas hasil-hasil evaluasi tersebut beserta rekomendasi untuk perbaikan.
Pengertian ekonomis, efisien dan efektif Ekonomis terjadi jika suatu sumber daya (resourcess) bisa diperoleh dengan biaya (input) yang lebih kecil/murah dengan mutu smber daya yang sama. Efisien terjadi jika dengan biaya (input) yang sama bisa dicapai hasil (output) yang lebih besar, atau dengan biaya yg lebih kecil bisa diperoleh hasil yg sama Efektif terjadi jika suatu goal, objective, program dapat tercapai, dalam batas waktu yang ditargetkan, tanpa memperdulikan biaya yang dikeluarkan. Fungsi-fungsi yang perlu diperiksa oleh management auditor Fungsi Keuangan Fungsi Personali a Fungsi Produksi Fungsi Marketing Fungsi Sales LANJUTAN 1
1.1 PENGERTIAN MANAJEMEN AUDIT Tujuan manajemen audit antara lain untuk menilai: Apakah operasi/kegiatan perusahaan berjalan secara efisien dan efektif dan ada pada jalur yang tepat sesuai dengan tujuan perusahaan. Menemukan sebab-sebab terjadinya inefisiensi, inekonomis dan inefektif. Memberikan saran perbaikan yang logis dan aplikabel kepada manajemen.
PROSEDUR MANAGEMENT AUDIT: Lanjutan 1. Prosedur analitis (Analytical review procedure) Membandingkan anggaran dengan realisasi Menghitung dan menganalisis variance yang terjadi Menghitung rasio likuiditas, profitabilitas dan aktivitas tahun berjalan dan tahun lalu, kemudian dibandingkan dengan rasio industri Menghitung dan menyelidiki alasan kenaikan dan penurunan baik dalam jumlah rupiah maupun persentase.
PROSEDUR MANAGEMENT AUDIT: Lanjutan 2. Evaluasi atas management control system perusahaan Evaluasi dilakukan dengan internal control questionnaires/ flow chart/ narrative atas penerapan system pengendalian manajemen perusahaan. 3. Compliance test (Uji kepatuhan/ketaatan) Menguji ketaatan atau kepatuhan kriteria (kebijakan perusahaan, peraturan pemerintah, standar profesi) disetiap bagian.
1.2 PERBANDINGAN ANTARA MANAJEMEN AUDIT DAN FINANSIAL Keterangan Financial Audit Managemen Audit Tujuan Menyatakan pendapat atas kewajaran penyajian Laporan Keuangan Menilai dan meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasi. Ruang Lingkup Data atau catatan Keuangan Operasi dan Fungsi Orientasi Urusan Keuangan masa lalu Urusan Operasional masa lalu, sekarang dan YAD Standar Penilaian PABU(SAK) Prinsip - prinsip Operasi manajemen Metode SPAP Teknik - teknik Operasi manajemen Pemakai Terutama pihak luar Pihak Manajemen (intern) Pelaksana KAP,BPK,BPKP Auditor Intern Waktu Tertentu (satu Tahun sekali) Sesuai Kebutuhan Sifat Keharusan (mandatory) Opsional Realisasi Aktual Potensial.
BEBERAPA PERSAMAAN ANTARA MANAGEMENT AUDIT DAN FINACIAL AUDIT ADALAH : Harus independen. Harus mengumpulkan bukti-bukti yang cukup dan kompeten untuk mendukung opininya. Beberapa teknik dan prosedur audit yang diguakan adalah: Teknik inquiry, observation dan inspection Menggunakan internal control questionnaires Penggunaan statistical sampling Penggunaan jasa computer specialis Lanjutan
BEBERAPA PERSAMAAN ANTARA MANAGEMENT AUDIT DAN FINACIAL AUDIT ADALAH : Pelaksanaan audit harus dipimpin dan disupervisi oleh orang yang mempunyai pengalaman. Harus mendokumentasikan prosedur audit yang dilakukan, bukti-bukti yang dikumpulkan dan temuan- temuan audit dalam kertas kerja pemeriksaan dengan rapih dan disusun secara sistematis. Lanjutan
1.3 TAHAPAN DALAM PELAKSANAAN MANAJEMEN AUDIT Tahapan dalam management audit menurut Leo Herbert (1979), terdiri dari: Tahapan Preliminary Survey (Survei Pendahuluan) Review and Testing of Management Control System (Penelaan dan Pengujian atas Sistem Pengendalian Manajemen) Tujuan Mendapatkan informasi umum dan latar belakang mengenai semua aspek dari organisasi, kegiatan, program, atau sistem yang dipertimbangkan untuk diperiksa, agar dapat diperoleh pengetahuan atau gambaran mengenai objek pemeriksaan. Melakukan pengetesan terhadap transaksitransaksi perusahaan yang berkaitan dengan system pengendalian manajemen. Memastikan bahwa bukti-bukti yang diperoleh dari perusahaan adalah kompeten jika audit diperluas ke dalam detail examination (pemeriksaan secara rinci).
1.3 TAHAPAN DALAM PELAKSANAAN MANAJEMEN AUDIT Tahapan dalam management audit menurut Leo Herbert (1979), terdiri dari: Tahapan Detailed Examination (pengujian Terinci) Report Development (Pengembang an Laporan) Tujuan Mengumpulkan bukti-bukti yang cukup, kompeten, material dan relevan untuk dapat menentukan tindakan-tindakan apa saja yang dilakukan manajemen dan pegawai perusahaan yang merupakan penyimpangan terhadap kriteria dalam firm audit objective, dan bagaimana efek dari penyimpangan serta besar kecilnya efek tersebut. Temuan audit harus dilengkapi dengan kesimpulan dan saran dan harus direview oleh audit manager sebelum didiskusikan dengan audit.
1.4 AUDIT OBJEK DALAM MENEJEMEN AUDIT Tahap-tahap menentukan audit objektif: Preliminary survey Menentukan tentative audit objective (tujuan pemeriksaan yang bersifat sementara) Kemudian melakukan review and testing of management control system Mengubah tentative audit objective menjadi firm audit objective (tujuan pemeriksaan yang pasti).
1.4 AUDIT OBJEK DALAM MENEJEMEN AUDIT Audit objective dalam management audit mencakup tiga elemen, yaitu: Criteria: Merupakan standar yang harus dipatuhi oleh setiap bagian dalam perusahaan. Standar bisa berupa kebijakan yang telah ditetapkan manajemen, kebijakan perusahaan sejenis, atau kebijakan industri dan peraturan pemerintah. Causes: Tindakan-tindakan yang dilakukan manajemen atau pegawai perusahaan, termasuk tindakan-tindakan yang seharusnya dilakukan untuk memenuhi criteria tetapi tidak dilakukan oleh manajemen atau pegawai perusahaan. Effects: Akibat dari tindakan-tindakan yang menyimpang dari standar yang berlaku.
1.5 APLIKASI MANAJEMEN AUDIT UNTUK MENINGKATKAN EFEKTIFITAS, EFISIENSI DAN EKONOMIS Hal yang perlu di evaluasi oleh auditor antara lain: 1. Apakah struktur organisasi dan job description yang terdapat di perusahaan cukup baik dan bisa mendukung pencapaian tujuan perusahaan dan penggunaan sumber daya yang dimiliki perusahaan secara efektif? 2. Apakah perusahaan memiliki management control system yang baik, diterapkan secara efektif dan selalu ditelah dan dimutakhirkan sehingga selalu mengikuti perkembangan perusahaan? 3. Apakah internal control yang terdapat di perusahaan dapat menjamin keamanan harta dan sumber daya perusahaan?
1.5 APLIKASI MANAJEMEN AUDIT UNTUK MENINGKATKAN EFEKTIFITAS, EFISIENSI DAN EKONOMIS Hal yang perlu di evaluasi oleh auditor antara lain: 4. Apakah perusahaan selalu menyusun budget dan apakah selalu dibandingkan antara realisasi, dan budget, serta dianalisa variance yang terjadi? 5. Apakah perusahaan memiliki accounting dan operating manual dan apakah kegiatan operasi, perusahaan dilaksanakan dengan berpedoman pada manual tersebut? 6. Laporan-laporan intern apa saja yang harus disampaikan kepada manajemen dan apakah laporan tersebut disampaikan tepat waktu, dianalisa lebih lanjut dan di komentari oleh manajemen? 7. Apakah rasio-rasio untuk mengukur likuiditas, profitabilitas, Solvabilitas selalu dibuat dan dibandingkan dengan rasio industri?
1.6 AUDIT PROGRAM DALAM MANAJEMEN AUDIT Dalam pelaksanaan management audit, auditor lebih banyak menggunakan audit program dalam bentuk questionnaires Questionnaires tersebut dikelompokkan untuk masing-masing fungsi yang terdapat dalam perusahaan. Dari jawaban-jawaban questionnaires tersebut dikonfrimasi dengan pengecekan dilapangan dan pemeriksaan bukti-bukti secara sampling serta diskusi dengan bagian yang terkait. Auditor menyimpulkan mengenai efektifitas, efisiensi dan keekonomisan dari kegiatan masingmasing dalam perusahaan.
1.7 LAPORAN MENGENAI MANAJEMEN AUDIT Proses penyusunan laporan manajemen audit yang dimulai dari dikumpulkannya audit finding sampai dengan dikeluarkannya final audit report, dijelaskan dalam tabel berikut: Audit Staff Menemukan audit finding, berupa major deficiency findings maupun minor deficiency finding, yang dikumpulkan dalam list of audit finding. Auditor In-charge Meriview list of audit finding dan memilih mana yang akan dimasukkan dalam konsep laporan. Auditor In-charge Menyusun konsep laporan Audit Supervisor Mereview konsep laporan.
LANJUTAN Auditor In-charge Memperbaiki konsep laporan yang sudah direview dan mendiskusikan point-point dalam konsep laporan dengan bagian yang bersangkutan Auditor In-charge Memperbaiki konsep laporan berdasarkan hasil diskusi dengan bagian yang bersangkutan. Audit Supervisor Meriview konsep laporan yang sudah diperbaiki dan menyerahkan konsep tersebut kepada audit manajemen. Auditor In-charge Memperbaiki konsep laporan berdasarkan hasil diskusi. Auditor In-charge, Audit Supervisor dan Audit Manager Mendiskusikan konsep laporan yang sudah diperbaiki dengan kepala bagian/departemen yang berkaitan. Audit Manager dan Audit Director Mereview konsep laporan dan melakukan perubahan jika diperlukan. Audit Manager Mereview konsep yang sudah diperbaiki dan menyerahkan kepada Audit Director untuk ditanda tangani. Audit Director Menanda tangani pemeriksaan untuk diserahkan kepada Direksi.
EXHIBIT : CONTOH INTERNAL CONTROL QUISTIONNAIRES MARKETING, AKUNTANSI DAN KEUANGAN, DAN PERSONALIA Client : 1. Marketing Questionnaires Apakah sasaran pemasaran dan strategi produk dibuat secara tertulis? 2. Akuntansi dan Keuangan Apakah peranan departemen Akuntansi dan Keuangan dijelaskan secara tertulis? 3. Personalia Apakah ada fungsi personalia, dimana semua pelamar pekerjaan harus melaluinya? Y = Ya T=Tidak TR = Tidak Relevan Y T TR
LAPORAN MENGENAI MANAGEMENT AUDIT Laporan management audit berisi temuantemuan dan saran-saran perbaikan untuk menghasilkan efisiensi, efektifitas dan keekonomisan dari kegiatan operasi perusahaan dan komentar manajemen mengenai temuan-temuan dan saran-saran tersebut.
Exhibit : Contoh Laporan Management Audit No. : 027/KA/IV/015 Jakarta, 25 April 2015 Hal : Laporan Hasil Management Audit Kepada Yth. Dewan Komisaris dan Direksi PT. Mega Bottling Jakarta Bersama ini kami sampaikan laporan management audit atas kegiatan operasi PT. Mega Bottling tahun 2013/2014. Pemeriksaan kami tidak dimaksudkan memberikan pendapat atas kewajaran laporan keuangan dan oleh karenanya kami tidak memberikan pendapat atas kewajaran laporan keuangan tersebut. Pemeriksaan kami mencakup fungsifungsi penjualan, penagihan, akuntansi, keuangan, distribusi, pergudangan dan personalia.
Pemeriksaan tersebut dimaksudkan untuk mengevaluasi efisiensi, efektifitas dan ekonomis (kehematan) dari kegiatan operasi perusahaan dan memberikan saran perbaikan atas kelemahan yang ditemukan selama proses pemeriksaan atas struktur pengendalian intern, sehingga diharapkan dapat meningkatkan efisiensi, keekonomisan dan efektifitas dari kegiatan operasi perusahaan. Ringkasan hasil pemeriksaan kami sampaikan dalam bentuk Executive Summary di bagian I sedangkan temuan-temuan pemeriksaan dan rekomendasi kami sampaikan dalam daftar Temuan Pemeriksaan di bagian III. Selama melaksanakan management audit ini, kami telah memperoleh bantuan, dukungan dan kerja sama yang sangat baik dari Direksi dan staf PT. Mega Bottling.
Untuk itu kami mengucapkan banyak terima kasih dan kami mengharapkan kerja sama kita dapat terus berlanjut. Kantor Akuntan Dra. Astrid Krisanti, MM ( Dra. Astrid Krisanti, MM ) Reg. Neg. 24118