KERAJAAN MALAYSIA SURAT PEKELILING PERKHIDMATAN BILANGAN 19 TAHUN 2008 PENGUBAHSUAIAN PENILAIAN TAHAP KECEKAPAN

No. Siri: KERAJAAN MALAYSIA SURAT PEKELILING PERKHIDMATAN BILANGAN 19 TAHUN 2008 PENGUBAHSUAIAN PENILAIAN TAHAP KECEKAPAN JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

JPA(S)(K)241/82/1 Klt.2(3) No. Siri: KERAJAAN MALAYSIA SURAT PEKELILING PERKHIDMATAN BILANGAN 19 TAHUN 2008 PENGUBAHSUAIAN PENILAIAN TAHAP KECEKAPAN TUJUAN 1. Tujuan Surat Pekeliling ini adalah untuk menjelaskan panduan pelaksanaan Penilaian Tahap Kecekapan (PTK) yang diubah suai meliputi pemantapan aspek pengurusan PTK dan penambahbaikan ke atas kaedah penilaian bagi gred 17 hingga 54. LATAR BELAKANG 2. PTK adalah merupakan satu daripada komponen dalam Sistem Saraan Malaysia yang diperkenalkan mulai 1 November 2002. Tujuan PTK adalah untuk menggalakkan pembangunan diri pegawai perkhidmatan awam melalui pembelajaran berterusan. Di samping itu, ia dapat meningkatkan keupayaan sumber manusia dalam perkhidmatan awam supaya menjadi lebih kompeten dan memiliki nilai-nilai yang sesuai untuk menghadapi cabaran persekitaran yang dinamik. Penekanan diberikan kepada penguasaan ilmu pengetahuan, peningkatan kemahiran dan pengamalan ciri-ciri peribadi yang positif bagi membudayakan kecemerlangan perkhidmatan awam. 3. PTK mula dilaksanakan pada tahun 2003 dan telah dimantapkan mulai tahun 2005 meliputi kaedah penilaian, wajaran pemarkahan, tempoh kursus, pemberian nilai taraf, pelaksanaan Kursus Kenegaraan, penetapan tahap keputusan dan persediaan bagi 1

menduduki PTK. Selain daripada itu, penambahbaikan juga dibuat terhadap kekerapan dan peluang menduduki PTK serta pengukuhan struktur pengurusan PTK dengan menetapkan Ketua Setiausaha/Setiausaha Kerajaan Negeri/Ketua Agensi sebagai pengerusi Lembaga Penilaian Kompetensi berkaitan. 4. PTK sebagai mekanisme pengukuran kompetensi akan terus memainkan peranan dalam menentukan standard dan tahap penguasaan kompetensi pegawai bagi melahirkan modal insan yang cemerlang dalam perkhidmatan awam yang mampu menangani cabaran semasa. Justeru, bagi memastikan PTK kekal relevan, pengubahsuaian perlu dilakukan bagi memberi pilihan dan nilai tambah dalam memperkemaskan lagi pengurusan dan pelaksanaan PTK. Pengubahsuaian PTK menjurus ke arah pengurangan penggantungan kepada peperiksaan, fleksibiliti kaedah/aktiviti penilaian, mengambil kira pelaksanaan tugas semasa pegawai dan berteraskan pembangunan/pembuktian kompetensi. PENGUBAHSUAIAN PENILAIAN TAHAP KECEKAPAN 5. Pengubahsuaian PTK meliputi penambahbaikan dan pemantapan aspek pengurusan dan kaedah penilaian PTK. 6. Pemantapan aspek pengurusan PTK merangkumi kelonggaran syarat menduduki PTK bagi pegawai yang memangku/dipinjamkan/ditukar sementara, kedudukan PTK bagi pegawai yang ditukar lantik, syarat penumpangan PTK, mewajibkan soalan berkaitan kewangan, penangguhan tempoh menduduki PTK kepada pegawai yang tidak hadir tanpa alasan munasabah, perubahan bentuk keputusan bagi komponen penilaian, pemanjangan nilai taraf serta penstrukturan semula program bimbingan PTK selaras dengan program latihan. 7. Penambahbaikan kaedah penilaian PTK bagi gred 17 hingga 54 melibatkan pengenalan Pusat Penilaian Kompetensi (PPK) menggantikan kursus dan peperiksaan PTK. Selain itu, dua kaedah penilaian baru diperkenalkan iaitu Penilaian Kompetensi Berterusan (PKB) dan Penilaian Berteraskan Latihan (PBL). Lembaga Penilaian Kompetensi diberi fleksibiliti untuk memilih dan menentukan kaedah penilaian yang 2

bersesuaian dengan perkhidmatan masing-masing. Di samping itu, bagi gred 1 hingga 16, ujian bertulis tidak lagi digunakan sebagai kaedah penilaian. 8. Kaedah pelaksanaan pengubahsuaian PTK adalah sebagaimana dijelaskan di dalam Panduan Pelaksanaan Penilaian Tahap Kecekapan Yang Diubah Suai di lampiran berkembar. 9. Melalui Surat Pekeliling ini juga, dasar dan peraturan mengenai PTK yang masih relevan turut digabungkan bagi memudahkan rujukan pegawai dalam perkhidmatan awam. TARIKH KUAT KUASA 10. Surat Pekeliling Perkhidmatan ini berkuat kuasa mulai 1 Januari 2009. PELAKSANAAN DI PERINGKAT KEMENTERIAN/NEGERI/AGENSI 11. Pelaksanaan pengubahsuaian PTK ini adalah tertakluk kepada Lembaga Penilaian Kompetensi Kementerian/Negeri/Agensi masing-masing bagi membolehkan persediaan dibuat sewajarnya tetapi tidak lewat dari 1 Julai 2009. PEMAKAIAN 12. Tertakluk kepada penerimaannya oleh pihak berkuasa masing-masing, peruntukan Surat Pekeliling Perkhidmatan ini pada keseluruhannya dipanjangkan kepada semua Perkhidmatan Negeri, Pihak Berkuasa Berkanun dan Pihak Berkuasa Tempatan. PINDAAN 13. Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 2002 perenggan 7 & 8 dan Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 2005 perenggan 2 & 4, hendaklah dibaca bersama dengan Surat Pekeliling Perkhidmatan ini. 3

PEMBATALAN 14. Dengan berkuat kuasanya Surat Pekeliling Perkhidmatan ini, Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2005, Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 2 Tahun 2006 dan Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 2006 adalah dibatalkan. PERTANYAAN 15. Sebarang pertanyaan mengenai Surat Pekeliling Perkhidmatan ini boleh dirujuk kepada: Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam Jabatan Perkhidmatan Awam Bahagian Perkhidmatan Cawangan Pengurusan Kompetensi Aras 5-6, Sapura @ Mines No. 7 Jalan Tasik, The Mines Resort City 43300 Seri Kembangan SELANGOR DARUL EHSAN No. Telefon : 03-8946 4500/ 4547/ 4548/ 4574 No. Faks : 03-8946 4541/8946 4546 E-mel : ptk@jpa.gov.my BERKHIDMAT UNTUK NEGARA (TAN SRI ISMAIL ADAM) Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam Malaysia JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA PUTRAJAYA 05 Disember 2008 Semua Ketua Setiausaha Kementerian Semua Ketua Jabatan Persekutuan Semua Y.B. Setiausaha Kerajaan Negeri Semua Pihak Berkuasa Berkanun Semua Pihak Berkuasa Tempatan 4

PANDUAN PELAKSANAAN PENILAIAN TAHAP KECEKAPAN YANG DIUBAH SUAI JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

KANDUNGAN Bilangan Tajuk Muka Surat 1. KANDUNGAN i 2. SENARAI LAMPIRAN iv 3. SENARAI JADUAL v 4. SENARAI RAJAH v 5. TUJUAN 1 6. LATAR BELAKANG 1 7. OBJEKTIF PENILAIAN TAHAP KECEKAPAN 1 8. TAFSIRAN 2 9. KONSEP PENILAIAN TAHAP KECEKAPAN 3 10. PENETAPAN TAHAP KECEKAPAN 4 11. KOMPONEN PENILAIAN TAHAP KECEKAPAN 7 12. PENILAIAN TAHAP KECEKAPAN 7 Kumpulan Pengurusan dan Profesional 7 Kumpulan Sokongan (Gred 17-40) 8 Kumpulan Sokongan (Gred 1-16) 9 13. SYARAT MENGIKUTI PENILAIAN TAHAP KECEKAPAN 10 Tahap Kecekapan di Gred Lantikan (Tahap Kecekapan 1 dan Tahap Kecekapan 2) Tahap Kecekapan di Gred Kenaikan Pangkat (Tahap Kecekapan 3 ke atas) Kelonggaran Syarat Menduduki Penilaian Tahap Kecekapan 11 14. SUKATAN PENILAIAN 11 Soalan Kewangan 12 15. KAEDAH PENILAIAN TAHAP KECEKAPAN 12 16. PEMARKAHAN 14 10 10 i

Bilangan Tajuk Muka Surat 17. PENENTUAN TAHAP KEPUTUSAN PENILAIAN TAHAP KECEKAPAN 18. PENETAPAN KEPUTUSAN PENILAIAN TAHAP KECEKAPAN 19. MEMPERBAIKI KEPUTUSAN PENILAIAN TAHAP KECEKAPAN 20. SYARAT MENGULANGI ATAU MENDUDUKI SEMULA PENILAIAN TAHAP KECEKAPAN 21. PENETAPAN TARIKH LULUS PENILAIAN TAHAP KECEKAPAN 22. TANGGUNGJAWAB PENGENDALIAN PENILAIAN TAHAP KECEKAPAN 23. KEKERAPAN PELAKSANAAN PENILAIAN TAHAP KECEKAPAN 14 15 15 16 17 17 17 24. KURSUS/MODUL KENEGARAAN 17 25. STRUKTUR PENGURUSAN PENILAIAN TAHAP KECEKAPAN 18 26. LEMBAGA PENILAIAN KOMPETENSI 18 Lembaga Penilaian Kompetensi Perkhidmatan Awam 18 Lembaga Penilaian Kompetensi Kementerian/Negeri/Agensi 19 Lembaga Penilaian Kompetensi Perkhidmatan Gunasama di bawah Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam Lembaga Penilaian Kompetensi Perkhidmatan Gunasama di bawah Akauntan Negara 20 21 27. PANEL-PANEL PENILAIAN TAHAP KECEKAPAN 22 Panel Penggubalan Sukatan Penilaian 22 Panel Penilaian 22 Panel Penilaian Perkhidmatan Sokongan (Gred 1-16) 23 28. PEMBERIAN NILAI TARAF 24 Pemanjangan Nilai Taraf 24 ii

Bilangan Tajuk Muka Surat 29. KEDUDUKAN PENILAIAN TAHAP KECEKAPAN BAGI PEGAWAI YANG DITUKAR LANTIK 30. PERSEDIAAN MENGHADAPI PENILAIAN TAHAP KECEKAPAN 25 25 31. BAHAN-BAHAN RUJUKAN 26 32. PENUMPANGAN 26 33. PEMANTAUAN 27 34. PERTANYAAN 27 iii

SENARAI LAMPIRAN LAMPIRAN A Garis Panduan Pelaksanaan PTK untuk Pegawai yang Syarat Lantikannya adalah Penilaian Menengah Rendah (PMR) atau Sijil Rendah Pelajaran (SRP) dan ke Bawah LAMPIRAN B Garis Panduan Pelaksanaan Pusat Penilaian Kompetensi Gred 17 Hingga 54 LAMPIRAN C Garis Panduan Pelaksanaan Penilaian Kompetensi Berterusan Gred 17 Hingga 54 LAMPIRAN D Garis Panduan Pelaksanaan Penilaian Berteraskan Latihan Gred 17 Hingga 54 LAMPIRAN E Contoh Penetapan Keputusan Penilaian Tahap Kecekapan LAMPIRAN F Urusan Menduduki Semula Penilaian Tahap Kecekapan dalam Tempoh Peralihan Kaedah LAMPIRAN G Struktur Pengurusan Penilaian Tahap Kecekapan LAMPIRAN H Garis Panduan Pemberian Nilai Taraf sebagai Mengganti atau Melengkapi Komponen Penilaian Tahap Kecekapan iv

SENARAI JADUAL JADUAL 1 Aras Kesukaran Mengikut Tahap Kecekapan JADUAL 2 Kaedah Penilaian Mengikut Kumpulan Perkhidmatan JADUAL 3 Penetapan Tahap Keputusan Penilaian Tahap Kecekapan JADUAL 4 Gred Keputusan Komponen Penilaian Tahap Kecekapan SENARAI RAJAH RAJAH 1 Pelaksanaan Penilaian Tahap Kecekapan Kumpulan Pengurusan dan Profesional RAJAH 2 Pelaksanaan Penilaian Tahap Kecekapan Kumpulan Sokongan v

PANDUAN PELAKSANAAN PENILAIAN TAHAP KECEKAPAN YANG DIUBAH SUAI TUJUAN 1. Tujuan panduan ini adalah untuk menjelaskan kaedah pelaksanaan Penilaian Tahap Kecekapan (PTK) yang diubah suai. LATAR BELAKANG 2. Di bawah Sistem Saraan Malaysia, kerajaan telah memperkenalkan PTK dalam perkhidmatan awam pada 1 November 2002. PTK merupakan instrumen untuk menilai kompetensi sumber manusia dalam aspek pengetahuan, kemahiran dan ciri-ciri peribadi yang positif. Perkhidmatan awam kini sedang berhadapan dengan perubahan persekitaran yang dinamik yang memerlukan pekerja yang berpengetahuan (k-workers) yang dapat memenuhi ekspektasi stakeholders serta pelanggan yang semakin tinggi. Oleh itu, perkhidmatan awam perlu memberi penekanan kepada penguasaan ilmu pengetahuan, peningkatan kemahiran dan pengamalan ciri-ciri peribadi yang positif. Perkhidmatan awam juga perlu mengamalkan budaya pembelajaran yang berterusan serta pengurusan fleksibel yang berupaya bertindak secara proaktif dan berkesan. OBJEKTIF PENILAIAN TAHAP KECEKAPAN 3. Objektif PTK diperkenalkan adalah untuk: (a) menggalakkan pembangunan diri (self development) melalui pembelajaran berterusan; (b) menggalakkan penggunaan pengetahuan, kemahiran, kreativiti dan inovasi dalam pelaksanaan tugas; (c) menerapkan budaya kerja berpasukan; 1

(d) memantapkan organisasi pembelajaran (learning organization) dalam sektor awam selaras dengan matlamat melahirkan pekerja berpengetahuan; (e) melaksanakan pengurusan sumber manusia berasaskan kompetensi; dan (f) membolehkan pengiktirafan diberikan kepada pegawai khususnya melalui Anjakan Gaji dan kemajuan kerjaya. TAFSIRAN 4. Bagi maksud panduan ini: Anjakan Gaji bermaksud pergerakan gaji daripada mata gaji semasa ke mata gaji di Tangga berikutnya pada satu Peringkat yang lebih tinggi dalam Jadual Gaji Matriks Sistem Saraan Malaysia; Gred Keputusan bermaksud peringkat keputusan bagi komponen berdasarkan markah yang dicapai; Kriteria Penilaian bermaksud perkara-perkara yang diberi penilaian termasuklah pecahan-pecahan di bawahnya (sub-criteria); Lulus Bersyarat bermaksud pegawai tidak mencapai markah minimum bagi mana-mana komponen yang ditetapkan; Lulus PTK bermaksud melepasi tahap kompetensi yang ditetapkan bagi sesuatu PTK; Melepasi Tahap Kompetensi bermaksud berjaya mencapai sekurangkurangnya markah minimum yang ditetapkan bagi semua komponen berkenaan pada sesuatu tahap kecekapan yang berkaitan; 2

Menduduki Semula (refer) bermaksud menduduki semula mana-mana komponen yang tidak mencapai markah minimum bagi keputusan Lulus Bersyarat; Mengulangi (repeat) bermaksud menduduki semula keseluruhan PTK pada tahap kecekapan yang berkaitan; Pegawai bermaksud seseorang yang berkhidmat secara tetap dalam Perkhidmatan Awam Persekutuan; Tahap Keputusan bermaksud keputusan PTK mengikut aras berasaskan kombinasi gred keputusan komponen; dan Tidak Melepasi Tahap Kompetensi bermaksud tidak mencapai markah minimum yang ditetapkan bagi semua komponen berkenaan di sesuatu tahap kecekapan yang berkaitan. KONSEP PENILAIAN TAHAP KECEKAPAN 5. PTK bermaksud penilaian tahap pencapaian seseorang pegawai dari aspek pengetahuan, kemahiran serta ciri-ciri sikap, nilai dan etika kerja positif yang perlu bagi sesuatu gred jawatan dalam perkhidmatan berkenaan. Tahap Kecekapan (TK) bermaksud gabungan aspek pengetahuan, kemahiran serta ciri-ciri sikap, nilai dan etika kerja positif yang perlu bagi sesuatu gred jawatan untuk perkhidmatan berkenaan. Ia berbeza mengikut gred jawatan dan aras kesukaran. 6. Penilaian kompetensi pegawai perkhidmatan awam boleh dilaksanakan melalui pelbagai kaedah seperti Pusat Penilaian Kompetensi (PPK), Penilaian Kompetensi Berterusan (PKB), Penilaian Berteraskan Latihan (PBL) dan kaedah lain termasuk amali, pemerhatian serta temu duga. Ia dilaksanakan mengikut kumpulan perkhidmatan dan tahap kecekapan. 3

7. Kaedah penilaian adalah berdasarkan kepada kompetensi. Kompetensi bermaksud gabungan aspek pengetahuan, kemahiran dan ciri-ciri peribadi yang perlu bagi sesuatu pekerjaan atau jawatan. 8. Kompetensi pegawai yang diukur dibahagikan kepada dua jenis, iaitu kompetensi generik dan kompetensi fungsional seperti berikut: (a) Kompetensi generik (umum) iaitu pengetahuan, kemahiran dan ciri-ciri peribadi yang perlu dimiliki oleh setiap pegawai tanpa mengira gred jawatan dan organisasi pegawai berkenaan. (b) Kompetensi fungsional (khusus) iaitu pengetahuan, kemahiran dan ciriciri peribadi khusus yang diperlukan bagi melaksanakan bidang tugas sesuatu jawatan. 9. Di bawah PTK terdapat enam (6) Tahap Kecekapan (TK) bagi skim perkhidmatan kumpulan Pengurusan dan Profesional iaitu bermula dari TK1 hingga TK6. Sementara itu bagi skim perkhidmatan kumpulan Sokongan, terdapat empat (4) Tahap Kecekapan iaitu bermula dari TK1 hingga TK4. PENETAPAN TAHAP KECEKAPAN 10. Penetapan tahap kecekapan ditentukan mengikut aras kesukaran. Aras kesukaran bagi sesuatu tahap adalah bergantung kepada kompetensi mengikut gred jawatan sesuatu skim perkhidmatan. Terdapat beberapa kaedah bagi menentukan TK, antaranya adalah berdasarkan gred jawatan, aras kesukaran dan asas kemahiran. Aras kesukaran mengikut tahap kecekapan ditetapkan seperti dalam Jadual 1. 4

Jadual 1 Aras Kesukaran Mengikut Tahap Kecekapan Tahap Kecekapan Aras Kesukaran Maksud Aras Kesukaran TK1 Pengetahuan Kebolehan mengingati semula perkaraperkara yang sudah dipelajari TK2 Kefahaman Kebolehan memahami makna perkara yang dipelajari TK3 Aplikasi Kebolehan menggunakan maklumat untuk menyelesaikan masalah TK4 Analisis Kebolehan memecahkan bahan-bahan yang dipelajari kepada bahagian kecil serta mengenal pasti hubungan antara bahagian dan menyusun semula elemen-elemen berkenaan TK5 Sintesis Kebolehan menyatukan bahan-bahan yang dipelajari kepada satu kesatuan/rumusan TK6 Penilaian Kebolehan menilai bagi tujuan tertentu dengan menggunakan kriteria yang ditetapkan 5

11. Secara amnya aras kesukaran dan TK adalah digambarkan menerusi Rajah 1 dan Rajah 2 seperti berikut: Rajah 1 Pelaksanaan Penilaian Tahap Kecekapan Kumpulan Pengurusan dan Profesional Penilaian Sintesis Analisis Aplikasi Kefahaman Pengetahuan Rajah 2 Pelaksanaan Penilaian Tahap Kecekapan Kumpulan Sokongan Analisis Aplikasi Kefahaman Pengetahuan 6

KOMPONEN PENILAIAN TAHAP KECEKAPAN 12. Komponen utama yang dinilai dalam PTK adalah terdiri daripada aspek pengetahuan, kemahiran dan ciri-ciri peribadi yang positif. PENILAIAN TAHAP KECEKAPAN 13. PTK mengikut kumpulan perkhidmatan adalah seperti berikut: Kumpulan Pengurusan dan Profesional (a) Tahap Kecekapan 1 (TK1) Menilai tahap pengetahuan dan juga kefahaman serta ciri-ciri sikap, nilai dan etika kerja positif yang diperlukan mengikut kompetensi bidang tugas perkhidmatan. (b) (c) (d) Tahap Kecekapan 2 (TK2) Menilai kefahaman dan aplikasi dari segi pengetahuan, kemahiran serta ciri-ciri sikap, nilai dan etika kerja positif berkaitan dengan bidang tugas perkhidmatan serta kemampuan memberi khidmat nasihat dan boleh menyebarkan pengetahuan kepada orang lain. Tahap Kecekapan 3 (TK3) Menilai pengetahuan, kemahiran serta ciri-ciri sikap, nilai dan etika kerja positif serta kebolehan mengaplikasikan, memberi khidmat nasihat, menyebarkan pengetahuan kepada orang lain dan memberi sumbangan yang berkesan kepada organisasi sesuai dengan gred jawatan yang disandang. Tahap Kecekapan 4 (TK4) Menilai pengetahuan, kemahiran serta ciri-ciri sikap, nilai dan etika kerja positif dan kebolehan pegawai menganalisis isu dan masalah. Ia juga menilai keupayaan pegawai membimbing pegawai lain di bawah kawalannya sesuai dengan gred jawatan yang disandang. 7

(e) (f) Tahap Kecekapan 5 (TK5) Menilai pengetahuan, kemahiran serta ciri-ciri sikap, nilai dan etika kerja positif serta kebolehan mensintesiskan dan membimbing beberapa pasukan kerja atau melaksanakan fungsi penting sesuai dengan gred jawatan yang disandang. Tahap Kecekapan 6 (TK6) Menilai pengetahuan, kemahiran serta ciri-ciri sikap, nilai dan etika kerja positif serta kebolehan pegawai untuk membuat penilaian sebagai pemimpin dan pengurus untuk memastikan perubahan dan usaha-usaha pembaharuan perkhidmatan awam dilaksanakan berdasarkan dasar-dasar dan peraturan yang ditetapkan. Kumpulan Sokongan (Gred 17-40) (a) Tahap Kecekapan 1 (TK1) Menilai tahap pengetahuan dan kefahaman serta ciri-ciri sikap, nilai dan etika kerja positif seseorang pegawai dalam memahami peraturan, prosedur dan sistem kerja sesuai dengan bidang tugas perkhidmatan. (b) Tahap Kecekapan 2 (TK2) Menilai tahap kefahaman dan aplikasi seseorang pegawai dari segi pengetahuan, kemahiran serta ciri-ciri sikap, nilai dan etika kerja positif serta kebolehan dalam memahami dan mengaplikasikan peraturan, prosedur dan sistem kerja dalam bidang tugas perkhidmatan. (c) Tahap Kecekapan 3 (TK3) Menilai keupayaan seseorang pegawai mengaplikasikan pengetahuan, kemahiran serta ciri-ciri sikap, nilai dan etika kerja positif serta mampu menyelia dan boleh memberi khidmat nasihat dan pandangan sesuai dengan bidang tugas perkhidmatan. 8

(d) Tahap Kecekapan 4 (TK4) Menilai pengetahuan, kemahiran serta ciri-ciri sikap, nilai dan etika kerja positif serta kebolehan pegawai membantu ketua jabatan/pegawai atasan dalam urusan pentadbiran pejabat dan penyeliaan pegawai di bawah kawalannya dengan berkesan. Kumpulan Sokongan (Gred 1-16) (a) Tahap Kecekapan 1 (TK1) Menilai tahap pengetahuan dan kefahaman serta ciri-ciri sikap, nilai dan etika kerja positif seseorang pegawai dalam memahami peraturan, prosedur dan sistem kerja sesuai dengan bidang tugas perkhidmatan. (b) Tahap Kecekapan 2 (TK2) Menilai tahap kefahaman dan aplikasi seseorang pegawai dari segi pengetahuan, kemahiran serta ciri-ciri sikap, nilai dan etika kerja positif serta kebolehan dalam memahami dan mengaplikasikan peraturan, prosedur dan sistem kerja dalam bidang tugas perkhidmatan. (c) Tahap Kecekapan 3 (TK3) Menilai keupayaan seseorang pegawai mengaplikasikan pengetahuan, kemahiran serta ciri-ciri sikap, nilai dan etika kerja positif serta mampu menyelia pegawai di bawah kawalannya dengan berkesan. (d) Tahap Kecekapan 4 (TK4) Menilai pengetahuan, kemahiran serta ciri-ciri sikap, nilai dan etika kerja positif serta kebolehan pegawai membantu ketua jabatan/pegawai atasan dalam urusan pentadbiran pejabat dan penyeliaan pegawai di bawah kawalannya dengan berkesan. 9

SYARAT MENGIKUTI PENILAIAN TAHAP KECEKAPAN 14. Setiap pegawai berpeluang untuk mengikuti PTK dengan syarat-syarat berikut: (a) (b) (c) telah disahkan dalam perkhidmatan; telah berada di gred yang disandang secara hakiki; dan diperakukan oleh Ketua Jabatan. Tahap Kecekapan di Gred Lantikan (Tahap Kecekapan 1 dan Tahap Kecekapan 2) 15. Pegawai boleh mengikuti Tahap Kecekapan 1 setelah disahkan dalam perkhidmatan tetapi Anjakan Gaji hanya boleh dipertimbangkan selepas tiga (3) tahun dari tarikh pelantikan. 16. Pegawai yang sedang berada di peringkat gaji P2 tetapi belum lulus Tahap Kecekapan 1 hendaklah mengikuti dan lulus Tahap Kecekapan 1 sebelum dipertimbangkan kenaikan pangkat ke gred yang lebih tinggi. Pegawai juga boleh menduduki Tahap Kecekapan 2 untuk dipertimbangkan Anjakan Gaji ke P3 dan kenaikan pangkat ke gred yang lebih tinggi. 17. Pegawai yang sedang berada di peringkat gaji P3 tetapi belum lulus Tahap Kecekapan 1 atau Tahap Kecekapan 2 hendaklah lulus Tahap Kecekapan 1 atau Tahap Kecekapan 2 untuk dipertimbangkan kenaikan pangkat ke gred yang lebih tinggi. Tahap Kecekapan di Gred Kenaikan Pangkat (Tahap Kecekapan 3 ke atas) 18. Pegawai boleh menduduki PTK apabila berada di gred kenaikan pangkat secara hakiki bagi tujuan mendapat Anjakan Gaji ke P2 dan pertimbangan kenaikan pangkat seterusnya. 19. Pegawai yang sedang berada di peringkat gaji P2 boleh menduduki PTK untuk dipertimbangkan kenaikan pangkat ke gred yang lebih tinggi. 10

20. Pegawai yang menyandang jawatan dalam skim perkhidmatan bersepadu, kaedah PTK adalah sama sebagaimana kaedah penilaian seperti di Jadual 2, perenggan 30. Kelonggaran Syarat Menduduki Penilaian Tahap Kecekapan 21. Kelonggaran syarat menduduki PTK diberi kepada pegawai yang memangku atau pegawai yang dipinjamkan/ditukar sementara sebagai mengiktiraf kemampuan dan keupayaan pegawai yang melaksanakan tanggungjawab di gred yang lebih tinggi. 22. Pegawai berkenaan boleh menduduki PTK di gred yang lebih tinggi tersebut tertakluk kepada syarat berikut: (a) pegawai telah lulus PTK di gred hakiki; dan (b) pegawai hanya dibenarkan untuk menduduki PTK satu gred lebih tinggi sahaja daripada gred hakikinya. 23. Pegawai yang memilih untuk menggunakan kelonggaran syarat ini, keputusan yang boleh dipertimbangkan adalah tidak lebih daripada Aras III. SUKATAN PENILAIAN 24. Kandungan sukatan penilaian hendaklah berdasarkan kepada kompetensi jawatan berkenaan yang mengandungi dua elemen kompetensi iaitu kompetensi generik dan kompetensi fungsional. 25. Kedua-dua elemen kompetensi ini disepadukan dalam pembentukan profil kecekapan yang perlu bagi seseorang pegawai awam dalam menjalankan tugas-tugas mengikut gred jawatan sesuatu skim perkhidmatan berkenaan. 26. Pembangunan sukatan penilaian hendaklah digubal berdasarkan kepada analisis jawatan dan analisis tugas (job analysis and task analysis). Ini bertujuan untuk menentukan keperluan pengetahuan, kemahiran serta ciri-ciri sikap, nilai dan etika 11

kerja positif yang diperlukan dalam sesuatu gred jawatan. Sukatan penilaian hendaklah ditetapkan oleh Panel Penggubalan Sukatan Penilaian. Soalan Kewangan 27. Soalan berkaitan kewangan hendaklah dijadikan soalan wajib dalam PTK bagi memastikan pegawai benar-benar memahami tatacara dan prosedur kewangan. 28. Pelaksanaan peraturan ini bagi skim bukan klasifikasi kewangan adalah seperti berikut: (a) soalan berkenaan hendaklah merangkumi 10% hingga 20% daripada mana-mana komponen penilaian; dan (b) soalan boleh dalam bentuk aneka pilihan / kajian kes / perbincangan / esei / temu duga / lisan atau kaedah-kaedah lain yang bersesuaian. 29. Skop soalan berkaitan kewangan bagi skim-skim perkhidmatan yang tidak terlibat secara langsung dengan pengurusan kewangan hendaklah menekankan kepada aspek integriti, perbelanjaan berhemah, pengendalian aset Kerajaan dan aspek kewangan yang bersesuaian. KAEDAH PENILAIAN TAHAP KECEKAPAN 30. Kaedah PTK bagi semua kumpulan perkhidmatan dilaksana berdasarkan tahap kecekapan dan kaedah penilaian seperti di Jadual 2. 12

Jadual 2 Kaedah Penilaian Mengikut Kumpulan Perkhidmatan Kumpulan Perkhidmatan Kumpulan Pengurusan dan Profesional (Gred 41-54) Kumpulan Sokongan (Gred 17 40) Tahap Kecekapan TK1, TK2, TK3, TK4, TK5 dan TK6 TK1, TK2, TK3 dan TK4 Kaedah Penilaian Kursus/Modul Kenegaraan (TK1); dan Pusat Penilaian Kompetensi Penilaian Kompetensi Berterusan Penilaian Berteraskan Latihan Kumpulan Sokongan (Gred 1-16) TK1, TK2, TK3 dan TK4 Kursus/Modul Kenegaraan (TK1); dan Amali, pemerhatian, dan lainlain kaedah di Lampiran A 31. Garis Panduan Pelaksanaan kaedah-kaedah penilaian Pusat Penilaian Kompetensi (PPK), Penilaian Kompetensi Berterusan (PKB) dan Penilaian Berteraskan Latihan (PBL) adalah seperti di Lampiran B, C dan D. 32. Penentuan kaedah penilaian perlu mengambil kira kesesuaian penggunaannya dari segi kompetensi gred jawatan, tahap kecekapan, pengurusan, bilangan calon dan tempoh penilaian. 33. Garis panduan pelaksanaan PTK bagi skim perkhidmatan yang syarat lantikan adalah Penilaian Menengah Rendah (PMR) atau Sijil Rendah Pelajaran (SRP) dan ke bawah adalah seperti di Lampiran A. Penilaian bagi skim perkhidmatan ini tidak lagi menggunakan kaedah Ujian Bertulis. 34. Kaedah serta tempoh penilaian selain daripada yang dinyatakan di perenggan 30 hendaklah mendapat kelulusan daripada Lembaga Penilaian Kompetensi 13

Kementerian/Negeri/Agensi dan dikemukakan untuk mendapat pengesahan daripada Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam. PEMARKAHAN 35. Pemarkahan PTK berasaskan kepada jumlah markah yang diperoleh bagi setiap komponen mengikut wajaran yang ditetapkan bagi komponen tersebut di mana berkenaan. Jumlah markah yang diperoleh akan menentukan gred keputusan sesuatu komponen. PENENTUAN TAHAP KEPUTUSAN PENILAIAN TAHAP KECEKAPAN 36. Penentuan tahap keputusan bertujuan memperlihatkan keupayaan sebenar seseorang pegawai bagi PTK yang diduduki yang mana dapat dibahagikan kepada empat (4) tahap seperti di Jadual 3. Jadual 3 Penetapan Tahap Keputusan Penilaian Tahap Kecekapan Tahap Keputusan Aras IV Aras III Penjelasan Lulus/Melepasi Tahap Kompetensi pada aras kecemerlangan Lulus /Melepasi Tahap Kompetensi Catatan Memenuhi satu daripada syarat untuk dipertimbangkan Anjakan Gaji dan kenaikan pangkat Memenuhi satu daripada syarat untuk dipertimbangkan kenaikan pangkat Aras II Lulus Bersyarat Menduduki semula komponen yang berkaitan Aras I Tidak Melepasi Tahap Kompetensi Mengulangi keseluruhan PTK 14

PENETAPAN KEPUTUSAN PENILAIAN TAHAP KECEKAPAN 37. Keputusan PTK dalam bentuk Aras adalah ditentukan berdasarkan kombinasi gred keputusan komponen dan terbahagi kepada empat peringkat gred seperti yang ditunjukkan dalam Jadual 4. Jadual 4: Gred Keputusan Komponen Penilaian Tahap Kecekapan Gred Keputusan A B C D Penjelasan Cemerlang Baik Memuaskan Sederhana 38. Keputusan PTK pegawai adalah mengikut aras yang ditentukan berdasarkan kombinasi gred terendah bagi komponen TK berkenaan. 39. Walau bagaimanapun bagi pegawai yang memperoleh gred A atau B bagi salah satu komponen yang ditetapkan dan salah satu komponen yang lain mendapat keputusan gred D, keputusannya adalah pada Aras II (Lulus Bersyarat). Penentuan keputusan PTK berdasarkan kombinasi komponen termasuk kombinasi komponen kaedah sebelum berkuat kuasanya pekeliling ini adalah seperti di Lampiran E. MEMPERBAIKI KEPUTUSAN PENILAIAN TAHAP KECEKAPAN 40. Pegawai yang mendapat keputusan PTK Lulus Bersyarat (Aras II) dan Tidak Melepasi Tahap Kompetensi (Aras I) boleh menduduki semula komponen yang berkenaan atau mengulangi keseluruhan PTK. 41. Pegawai yang Lulus atau Melepasi Tahap Kompetensi (Aras III) dibenarkan memperbaiki keputusan PTK dengan tujuan meningkatkan kompetensi ke aras yang 15

lebih tinggi. Pegawai berkenaan diberi peluang sekali sahaja untuk berbuat demikian di Tahap Kecekapan berkenaan mulai berkuat kuasanya pekeliling ini. Oleh itu, pegawai perlu membuat persediaan mencukupi bagi memastikan peluang dimanfaatkan sepenuhnya. 42. Hanya keputusan terbaik yang dicapai oleh pegawai akan diambil kira bagi menentukan keputusan PTK pada Tahap Kecekapan yang berkenaan. SYARAT MENGULANGI ATAU MENDUDUKI SEMULA PENILAIAN TAHAP KECEKAPAN 43. Pegawai yang memperoleh Aras I boleh mengulangi semula keseluruhan PTK berkenaan, manakala pegawai yang memperoleh keputusan Aras II boleh menduduki semula komponen yang tidak mencapai tahap minimum. 44. Pegawai yang ditawarkan menduduki PTK tetapi tidak menghadiri PTK yang berkenaan, Lembaga Penilaian Kompetensi Kementerian/Negeri/Agensi boleh mengenakan peraturan menangguhkan tempoh menduduki PTK selama 12 bulan dari tarikh PTK yang telah ditawarkan sekiranya calon gagal mengemukakan alasan yang munasabah. 45. Pegawai yang telah menduduki PTK sebelum berkuat kuasa pelaksanaan kaedah PPK, PKB atau PBL tetapi belum Lulus PTK pada TK berkenaan hendaklah menduduki semula komponen yang berkaitan. Pelaksanaan urusan menduduki semula PTK dalam tempoh peralihan adalah seperti di Lampiran F. Pelaksanaan urusan ini hanya sah sehingga 31 Disember 2009. Pegawai yang masih belum lulus PTK selepas tarikh tersebut, perlu mengikuti sepenuhnya PTK menggunakan kaedah di bawah pekeliling ini. 16

PENETAPAN TARIKH LULUS PENILAIAN TAHAP KECEKAPAN 46. Tarikh kuat kuasa lulus PTK adalah pada hari terakhir melengkapkan PTK termasuk Kursus/Modul Kenegaraan bagi TK1, sekiranya berkenaan. Keputusan PTK dikeluarkan setelah Lembaga Penilaian Kompetensi Kementerian/Negeri/Agensi menimbang dan mengesahkan keputusan PTK. TANGGUNGJAWAB PENGENDALIAN PENILAIAN TAHAP KECEKAPAN 47. Penilaian Tahap Kecekapan dikendalikan oleh agensi berikut: PERKHIDMATAN AGENSI PELAKSANA (a) Gunasama di bawah Ketua Pengarah Jabatan Perkhidmatan Awam Perkhidmatan Awam (KPPA) (b) Gunasama di bawah Akauntan Negara Jabatan Akauntan Negara (c) Bukan Gunasama/ Perkhidmatan Tertutup Kementerian/Jabatan (d) Kader Ketua Perkhidmatan KEKERAPAN PELAKSANAAN PENILAIAN TAHAP KECEKAPAN 48. Kekerapan pelaksanaan PTK hendaklah disesuaikan dengan keperluan dan kaedah penilaian PTK. KURSUS/MODUL KENEGARAAN 49. Kursus/Modul Kenegaraan adalah komponen kepada PTK di TK1. Kursus Kenegaraan bertujuan untuk meningkatkan ketahanan diri dari segi mental dan fizikal bagi melahirkan pegawai awam yang patriotik, berdisiplin dan berkeperibadian mulia. 50. Pegawai yang disyaratkan mengikuti Kursus/Modul Kenegaraan adalah pegawai lantikan pertama dalam perkhidmatan awam pada 2 Januari 2002 dan selepasnya yang menduduki TK1 pada gred berkenaan. 17

51. Pegawai boleh mengikuti Kursus Kenegaraan melalui Modul Kenegaraan yang diintegrasikan ke dalam Kursus Induksi Modul Umum atau Kursus Pra-perkhidmatan atau kursus-kursus lain seumpamanya. Penjelasan mengenai kaedah pelaksanaan integrasi Modul Kenegaraan dalam Kursus Induksi adalah seperti di dalam Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 2005. Pegawai juga boleh menghadiri Kursus Kenegaraan, secara berasingan yang dikendalikan oleh Biro Tatanegara seperti mana terkandung di dalam Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 1 Tahun 2003. STRUKTUR PENGURUSAN PENILAIAN TAHAP KECEKAPAN 52. Struktur pengurusan PTK yang meliputi pembentukan Lembaga Penilaian Kompetensi dan panel-panel berkaitan adalah seperti di Lampiran G. LEMBAGA PENILAIAN KOMPETENSI Lembaga Penilaian Kompetensi Perkhidmatan Awam (LPKPA) 53. Keanggotaan LPKPA adalah terdiri daripada: (a) Pengerusi : Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam/ Timbalan Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam (b) Ahli : Wakil Jabatan Peguam Negara; Wakil Perbendaharaan Malaysia; Wakil Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia; Ketua Pengarah Kesihatan/wakil; Ketua Pengarah Pelajaran/wakil; Ketua Pengarah Kerja Raya/wakil; Wakil Setiausaha Kerajaan Negeri; dan Pengarah Bahagian Perkhidmatan, Jabatan Perkhidmatan Awam. (c) Urus setia : Bahagian Perkhidmatan, Jabatan Perkhidmatan Awam Kuorum LPKPA hendaklah sekurang-kurangnya empat (4) orang termasuk Pengerusi. 18

54. LPKPA bertanggungjawab terhadap perkara-perkara berikut: (a) (b) (c) (d) dasar PTK bagi perkhidmatan awam; penentuan dasar dan pengesahan pemberian nilai taraf sebagai pengganti atau pelengkap kepada komponen PTK; pemantauan PTK yang dikendalikan oleh kementerian, negeri dan agensi; dan pertimbangan rayuan PTK. Lembaga Penilaian Kompetensi Kementerian/Negeri/Agensi 55. Keanggotaan Lembaga Penilaian Kompetensi Kementerian/Negeri/Agensi adalah seperti berikut: (a) Pengerusi : Ketua Setiausaha/Setiausaha Kerajaan Negeri/Ketua Agensi. (b) Ahli : Ketua-ketua Jabatan di bawah kementerian/negeri/agensi atau wakil; Wakil Jabatan Perkhidmatan Awam;dan Wakil Bahagian/Unit yang bertanggungjawab ke atas pengurusan sumber manusia. (c) Urus setia : Bahagian/unit yang bertanggungjawab ke atas pengurusan sumber manusia. Kuorum Lembaga Penilaian Kompetensi Kementerian/Negeri/Agensi hendaklah sekurang-kurangnya tiga (3) orang termasuk Pengerusi. 56. Lembaga Penilaian Kompetensi Kementerian/Negeri/Agensi bertanggungjawab terhadap perkara-perkara berikut: (a) (b) dasar PTK di peringkat kementerian dan jabatan di bawah kementerian berkenaan; penentuan nilai taraf sebagai pengganti atau pelengkap kepada komponen PTK dan memperakukannya kepada LPKPA; 19

(c) (d) (e) (f) (g) kelulusan sukatan penilaian; pelantikan Panel Penilaian; pemantauan PTK yang dikendalikan oleh kementerian/negeri/agensi; pertimbangan dan pengesahan keputusan PTK yang diperakukan oleh Panel Penilaian; dan pertimbangan dan keputusan rayuan PTK. Lembaga Penilaian Kompetensi Perkhidmatan Gunasama di bawah Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam 57. Keanggotaan Lembaga Penilaian Kompetensi Perkhidmatan Gunasama di bawah Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam adalah seperti berikut: (a) Pengerusi : Timbalan Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam/ Pengarah Bahagian Perkhidmatan (b) Ahli : Wakil Bahagian Perkhidmatan, Jabatan Perkhidmatan Awam; Pengarah Bahagian Pembangunan Organisasi, Jabatan Perkhidmatan Awam atau wakil; Pengarah Institut Tadbiran Awam Negara atau wakil; Pengarah Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia atau wakil; dan Wakil Ketua Setiausaha Perbendaharaan. (c) Urus setia : Bahagian Perkhidmatan, Jabatan Perkhidmatan Awam Kuorum Lembaga Penilaian Kompetensi Perkhidmatan Gunasama di bawah Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam hendaklah sekurang-kurangnya tiga (3) orang termasuk Pengerusi. 20

58. Lembaga Penilaian Kompetensi Perkhidmatan Gunasama di bawah Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam bertanggungjawab dalam hal-hal berikut: (a) (b) (c) (d) (e) (f) dasar PTK perkhidmatan gunasama; penentuan nilai taraf sebagai pengganti atau pelengkap kepada komponen PTK dan memperakukannya kepada LPKPA; kelulusan sukatan penilaian perkhidmatan gunasama; pelantikan Panel Penilaian; pertimbangan dan pengesahan keputusan PTK yang diperakukan oleh Panel Penilaian; dan pertimbangan dan keputusan rayuan PTK. Lembaga Penilaian Kompetensi Perkhidmatan Gunasama di bawah Akauntan Negara 59. Keanggotaan Lembaga Penilaian Kompetensi Perkhidmatan Gunasama di bawah Akauntan Negara adalah seperti berikut: (a) Pengerusi : Akauntan Negara/Timbalan Akauntan Negara (b) Ahli : Wakil Ketua Setiausaha Perbendaharaan; Wakil Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam; Pengarah Institut Tadbiran Awam Negara atau wakil; dan Pengarah Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia atau wakil. (c) Urus setia : Bahagian/Unit Pengurusan Sumber Manusia Jabatan Akauntan Negara Kuorum Lembaga Penilaian Kompetensi Perkhidmatan Gunasama di bawah Akauntan Negara hendaklah sekurang-kurangnya tiga (3) orang termasuk Pengerusi. 21

60. Lembaga Penilaian Kompetensi Perkhidmatan Gunasama di bawah Akauntan Negara bertanggungjawab terhadap perkara-perkara berikut: (a) (b) (c) (d) (e) (f) dasar PTK perkhidmatan gunasama di bawah Akauntan Negara; penentuan nilai taraf sebagai pengganti atau pelengkap kepada komponen PTK dan memperakukannya kepada LPKPA; kelulusan sukatan penilaian perkhidmatan gunasama di bawah Akauntan Negara; pelantikan Panel Penilaian; pertimbangan dan pengesahan keputusan PTK yang diperakukan oleh Panel Penilaian; dan pertimbangan dan keputusan rayuan PTK. PANEL-PANEL PENILAIAN TAHAP KECEKAPAN 61. Panel-panel PTK adalah seperti berikut: (a) (b) Panel Penggubalan Sukatan Penilaian; Panel Penilaian; dan (c) Panel Penilaian Perkhidmatan Sokongan (Gred 1-16). Panel Penggubalan Sukatan Penilaian 62. Keahlian panel ini terdiri daripada beberapa orang pegawai yang mempunyai pengetahuan dan kemahiran dalam bidang berkenaan untuk menggubal sukatan penilaian PTK berasaskan kompetensi dalam jawatan berkenaan. Panel Penilaian 63. Panel ini terdiri daripada: (a) Pengerusi : Ketua Perkhidmatan atau wakil (b) Ahli : Wakil daripada jabatan yang menganjur penilaian; 22

Wakil daripada Jabatan Perkhidmatan Awam bagi penilaian perkhidmatan gunasama atau wakil kementerian bagi penilaian yang dianjurkan oleh jabatan; dan Wakil-wakil lain yang berkaitan dan bersesuaian dengan penilaian berkenaan. (c) Urus setia : Bahagian/unit yang bertanggungjawab ke atas pengurusan sumber manusia Kuorum Panel Penilaian hendaklah sekurang-kurangnya tiga (3) orang termasuk Pengerusi. 64. Ahli-ahli Panel hendaklah terdiri daripada pegawai yang mempunyai pengalaman dan kepakaran dalam bidang yang dinilai dan/atau berada dalam gred yang lebih tinggi daripada pegawai yang dinilai. 65. Bidang kuasa Panel Penilaian adalah untuk: (a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) melantik penggubal soalan; melantik pemeriksa kertas jawapan; melantik panel penilai kompetensi; meluluskan cadangan soalan-soalan penilaian; mengemukakan perakuan keputusan penilaian kepada Lembaga Penilaian Kompetensi; mengemukakan perakuan bagi pegawai yang gagal menamatkan sesi/modul penilaian; dan menyediakan laporan analisis pencapaian penilaian untuk pertimbangan Lembaga Penilaian Kompetensi. Panel Penilaian Perkhidmatan Sokongan (Gred 1-16) 66. Panel Penilaian Perkhidmatan Sokongan Gred 1 hingga 16 bagi skim perkhidmatan yang menetapkan syarat lantikan pada peringkat PMR atau SRP dan ke bawah hendaklah diwujudkan untuk membantu Lembaga Penilaian Kompetensi mengendalikan PTK. Keanggotaan Panel Penilaian ini hendaklah terdiri daripada: 23

(a) Pengerusi : Ketua Jabatan atau wakil dari pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional yang bertanggungjawab dengan urusan pentadbiran di kementerian atau jabatan (b) Ahli : Wakil daripada beberapa bahagian/unit lain di kementerian atau jabatan. (c) Urus setia : Bahagian Sumber Manusia atau Pentadbiran Kuorum Panel Penilaian hendaklah sekurang-kurangnya tiga (3) ahli termasuk Pengerusi. 67. Fungsi Panel Penilaian ini adalah seperti berikut: (a) (b) (c) menilai prestasi pegawai secara individu dan berkumpulan; menyediakan laporan dan analisis PTK yang telah dilaksanakan untuk kelulusan Lembaga Penilaian Kompetensi; dan mengemukakan perakuan keputusan penilaian kepada Lembaga Penilaian Kompetensi. PEMBERIAN NILAI TARAF 68. Pemberian nilai taraf sebagai pengganti atau pelengkap bagi keseluruhan atau sebahagian komponen dalam PTK untuk kelayakan dan kepakaran profesional/teknikal yang tertentu boleh diberi pertimbangan dalam penilaian kompetensi pegawai. Lembaga Penilaian Kompetensi Kementerian/Negeri/Agensi bertanggungjawab untuk menentukan pemberian nilai taraf yang boleh diberi dan dikehendaki untuk mengemukakannya kepada Lembaga Penilaian Kompetensi Perkhidmatan Awam untuk pengesahan. Garis panduan pemberian nilai taraf PTK adalah seperti di Lampiran H. Pemanjangan Nilai Taraf 69. Kelayakan profesional/teknikal yang telah diluluskan oleh LPKPA adalah dipanjangkan untuk diterima pakai secara keseluruhannya oleh LPK lain. Senarai 24

kelulusan nilai taraf oleh LPKPA boleh dirujuk di laman web JPA http://www.jpa.gov.my. KEDUDUKAN PENILAIAN TAHAP KECEKAPAN BAGI PEGAWAI YANG DITUKAR LANTIK 70. Keputusan PTK bagi pegawai yang ditukar lantik ke skim perkhidmatan berlainan di gred jawatan yang sama atau setaraf atas keputusan Kerajaan, boleh dipertimbangkan oleh LPK Kementerian/Negeri/Agensi yang baru untuk dinilai setara jika kompetensi kedua-kedua skim perkhidmatan adalah sama atau tidak jauh berbeza. 71. Pegawai yang belum melepasi tahap kompetensi yang diperlukan bagi sesuatu komponen PTK atas jawatan asal, perlu menduduki semula komponen berkenaan di atas jawatan baru. 72. Pegawai yang ditukar lantik ke gred jawatan yang lebih tinggi perlu menduduki PTK pada gred yang baru. PERSEDIAAN MENGHADAPI PENILAIAN TAHAP KECEKAPAN 73. Pegawai bertanggungjawab untuk membuat persediaan bagi meningkatkan pengetahuan dan kemahiran masing-masing selaras dengan kompetensi jawatan yang disandang. Pegawai boleh merujuk kepada sukatan penilaian berkaitan bagi mengetahui maklumat mengenai skop dan spesifikasi penilaian. 74. Ketua Jabatan boleh mengadakan program bimbingan ke arah meningkatkan lagi pembangunan kompetensi pegawai. Program bimbingan bagi meningkatkan kompetensi pegawai boleh dilaksanakan selaras dengan Dasar Latihan Sumber Manusia di dalam Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 6 Tahun 2005 yang mewajibkan setiap pegawai mengikuti kursus sekurang-kurangnya tujuh (7) hari dalam setahun. Sehubungan itu, Ketua Jabatan boleh menstrukturkan semula program bimbingan PTK untuk disesuaikan dengan program latihan. 25

BAHAN-BAHAN RUJUKAN 75. Kementerian/Negeri/Agensi perlu menyedia dan mengedarkan sukatan penilaian PTK, senarai rujukan yang berkaitan serta memastikan bahan-bahan bacaan penting mudah diperoleh. Ini membolehkan pegawai mengetahui skop penilaian dalam PTK dan menyediakan diri sebelum menduduki PTK. PENUMPANGAN 76. Penumpangan menduduki PTK berlaku apabila sesuatu LPK tidak dapat melaksanakan PTK atas sebab-sebab yang tertentu dan sebaliknya menumpangkan pegawai menduduki PTK anjuran LPK lain. 77. Penumpangan PTK boleh dilaksanakan dengan syarat: (a) (b) (c) (d) (e) dipersetujui oleh kedua-dua LPK yang menumpang dan menerima pegawai sebagai calon tumpangan; sukatan penilaian yang ditumpang hendaklah mempunyai persamaan/ tidak jauh berbeza dengan skim perkhidmatan asal pegawai; penumpangan dibuat sama ada keseluruhan atau salah satu daripada komponen PTK; sekiranya Kementerian/Negeri/Agensi yang menerima pegawai sebagai calon tumpangan mengenakan bayaran pengurusan, kadar yang dikenakan hendaklah munasabah dan dipersetujui oleh kedua-dua LPK; dan keputusan keseluruhan PTK pegawai yang menumpang hendaklah diselaras dan disahkan oleh LPK Kementerian/Negeri/Agensi Pegawai. 78. Sekiranya terdapat skim perkhidmatan yang bilangan penyandangnya sedikit dan pegawai tidak boleh menumpang PTK di Kementerian/Negeri/Agensi lain penggunaan kaedah lain bagi menilai kompetensi fungsional adalah dibenarkan. 26

PEMANTAUAN 79. Selaras dengan tanggungjawab LPKPA di perenggan 54(c), Lembaga Penilaian Kompetensi (LPK) Kementerian/Negeri/Agensi perlu mengemukakan maklumat pelaksanaan PTK seperti jadual/takwim, kaedah penilaian, jumlah calon menduduki, kos, keputusan dan minit mesyuarat kepada JPA. Jabatan ini akan mengadakan naziran dari semasa ke semasa bagi memastikan pelaksanaan PTK selaras dengan Pekeliling dan Surat Pekeliling Perkhidmatan yang berkuat kuasa. PERTANYAAN 80. Semua pertanyaan mengenai PTK boleh dikemukakan kepada: Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam Jabatan Perkhidmatan Awam Bahagian Perkhidmatan Cawangan Pengurusan Kompetensi Aras 5-6, Sapura @ Mines No. 7 Jalan Tasik, The Mines Resort City 43300 Seri Kembangan Selangor Darul Ehsan No. Telefon : 03-8946 4500/ 4547/ 4548/ 4574 No. Faks : 03-8946 4541/ 8946 4546 E-mel : ptk@jpa.gov.my 27

LAMPIRAN A GARIS PANDUAN PELAKSANAAN PTK UNTUK PEGAWAI YANG SYARAT LANTIKANNYA ADALAH PENILAIAN MENENGAH RENDAH (PMR) ATAU SIJIL RENDAH PELAJARAN (SRP) DAN KE BAWAH PENDAHULUAN 1. Garis panduan ini bertujuan untuk memberi penerangan mengenai kaedah pelaksanaan Penilaian Tahap Kecekapan (PTK) di bawah Sistem Saraan Malaysia untuk pegawai Kumpulan Sokongan yang menetapkan syarat lantikan pada peringkat Penilaian Menengah Rendah (PMR) atau Sijil Rendah Pelajaran (SRP) dan ke bawah. LATAR BELAKANG 2. Bagi skim perkhidmatan dalam kategori mahir, separuh mahir dan tidak mahir yang menetapkan syarat lantikan pada peringkat PMR atau SRP dan ke bawah, PTK hendaklah dilaksanakan sama ada melalui temu duga/ujian amali/pemerhatian atau dengan cara memperoleh sijil kemahiran dari institusi yang diiktiraf oleh Ketua Perkhidmatan atau Ketua Jabatan. 3. Tahap kecekapan yang melibatkan skim perkhidmatan dalam kategori mahir, separuh mahir dan tidak mahir yang menetapkan syarat lantikan pada peringkat PMR atau SRP dan ke bawah tersebut adalah Tahap Kecekapan 1 (berserta Kursus/Modul Kenegaraan semasa Kursus Induksi), Tahap Kecekapan 2, Tahap Kecekapan 3 dan Tahap Kecekapan 4. KAEDAH PENILAIAN 4. Tiga (3) komponen utama kompetensi yang diukur melalui PTK adalah seperti di Jadual A. i

Jadual A Komponen Kompetensi Yang Diukur Dalam Penilaian Tahap Kecekapan Kumpulan Sokongan Komponen Takrif Contoh Aspek Yang Diukur Pengetahuan Kemahiran Ciri-ciri Peribadi Ilmu pengetahuan mengenai perkara-perkara yang berkaitan dengan organisasi perkhidmatan awam dan jabatan serta mengenai kerja yang berkaitan dengan skim perkhidmatan berkenaan Keupayaan menggunakan atau mengaplikasikan pengetahuan teori tikal dan teknikal untuk melaksanakan tugas-tugas yang berkaitan dengan skim perkhidmatan berkenaan Ciri-ciri peribadi dan perlakuan yang perlu dihayati dan diamalkan oleh pegawai perkhidmatan awam Pengetahuan mengenai: - fungsi dan objektif jabatan - struktur organisasi jabatan - pekeliling/panduan berkaitan - kaedah/teori untuk melaksanakan sesuatu tugas - proses/aliran tugas Kemahiran dari segi: - pemilihan peralatan yang sesuai dengan tugas - mengendali/ menyelenggarakan peralatan - melaksanakan tugas-tugas yang bercorak fizikal dengan tepat - mengenal pasti dan memperbaiki kerosakan - tempoh masa menyelesaikan tugas - kuantiti dan kualiti penghasilan output - kebolehan menyelesaikan keskes secara praktikal Nilai-nilai peribadi dari segi: - penampilan - pengurusan diri dan masa - motivasi diri ii

Komponen Takrif Contoh Aspek Yang Diukur - semangat kerjasama dan keprihatinan - sikap dan disiplin diri - ciri-ciri penyeliaan - menghormati rakan sejawat dan ketua - iltizam 5. Kaedah yang boleh dipertimbangkan dalam menilai ketiga-tiga komponen berkenaan adalah seperti di Jadual B. Jadual B Kaedah Penilaian Mengikut Komponen Kompetensi Pengetahuan Kemahiran Nilai-nilai Peribadi Ujian lisan Temu duga Pemerhatian Ujian lisan Ujian praktikal (Amali) Simulasi kes Demonstrasi Sijil-sijil teknikal Ujian lisan Temu duga Pemerhatian Latihan dinamik berkumpulan Maklum balas Ketua Jabatan 6. Memandangkan bentuk tugas pegawai dalam kumpulan ini yang secara umumnya bercorak operasi dan berulang-ulang (rutin) yang menggunakan tenaga adalah berbezabeza, maka Ketua Perkhidmatan bolehlah memilih gabungan kaedah penilaian yang dianggap sesuai untuk sesuatu skim perkhidmatan tersebut. iii

KOMPONEN PENILAIAN 7. Komponen PTK hendaklah mengandungi gabungan penilaian pengetahuan, kemahiran dan ciri-ciri peribadi seperti berikut: (a) Penilaian pengetahuan dan ciri-ciri peribadi i) pengukuran pengetahuan (lisan/temu duga) ii) pengukuran nilai-nilai peribadi (pemerhatian, latihan dinamik kumpulan/lain-lain) (b) Penilaian kemahiran (Amali) Contohnya: i) menyelesaikan kes-kes secara praktikal (kajian kes, simulasi, demonstrasi dan sebagainya) ii) pemerhatian semasa melaksanakan tugas iii) ketelitian dalam melaksanakan tugas iv) kualiti dan kuantiti penghasilan/output kerja 8. Kementerian/jabatan boleh menetapkan nilai yang terperinci untuk penilaian aspek pengetahuan, nilai-nilai peribadi dan kemahiran di atas. PERMOHONAN 9. Pegawai yang layak hendaklah mengemukakan permohonan kepada Ketua Jabatan menggunakan borang yang sesuai yang disediakan oleh kementerian/negeri/agensi. Ketua Perkhidmatan/Jabatan hendaklah memastikan pegawai telah memenuhi syarat kelayakan yang ditetapkan bagi menduduki PTK. iv

LAMPIRAN B GARIS PANDUAN PELAKSANAAN PUSAT PENILAIAN KOMPETENSI GRED 17 HINGGA 54 1. Pusat Penilaian Kompetensi (PPK) adalah kaedah penilaian secara berpusat, di mana kompetensi pegawai dinilai melalui pelbagai aktiviti secara individu dan berkumpulan berdasarkan kepada kriteria yang ditetapkan dalam sesuatu tempoh tertentu. Penilaian dilaksanakan oleh panel penilaian yang mahir dalam bidang berkaitan. 2. Kaedah PPK ini memberi penekanan kepada aspek penilaian yang menggalakkan budaya pembelajaran berterusan dan pembangunan diri pegawai sebelum menghadiri PPK. Kaedah ini membolehkan penilaian yang lebih menyeluruh ke atas kompetensi generik dan fungsional pegawai dari segi pengetahuan, pemikiran, keyakinan diri, tingkah laku serta potensi kepimpinan. Proses penilaian PPK memberi peluang kepada pegawai untuk membuktikan kompetensi masing-masing. SUKATAN PENILAIAN 3. Panduan pengukuran dan rujukan bagi Pusat Penilaian Kompetensi dinyatakan dalam bentuk sukatan penilaian. Pembangunan sukatan penilaian hendaklah berasaskan kepada bidang pengkhususan dan kompetensi yang dikenal pasti bagi setiap gred jawatan untuk perkhidmatan berkenaan. 4. Kandungan sukatan penilaian hendaklah berdasarkan kepada kompetensi jawatan berkenaan yang mengandungi dua jenis kompetensi iaitu kompetensi generik dan kompetensi fungsional. 5. Pembangunan sukatan penilaian hendaklah digubal berdasarkan kepada analisis jawatan dan analisis tugas. Ini bertujuan untuk menentukan keperluan pengetahuan, i

kemahiran serta ciri-ciri sikap, nilai dan etika kerja positif yang diperlukan dalam sesuatu gred jawatan. 6. Panel Penggubalan Sukatan Penilaian bertanggungjawab menggubal dan menetapkan sukatan penilaian PPK. Keahlian panel ini terdiri daripada pegawaipegawai yang mempunyai kepakaran dan kemahiran dalam bidang berkaitan. KOMPONEN DAN AKTIVITI PENILAIAN 7. PPK terbahagi kepada dua komponen iaitu Generik dan Fungsional. Aktiviti yang boleh digunakan untuk menilai pegawai adalah seperti di Jadual 1 dan Jadual 2 berikut: Jadual 1 Aktiviti Penilaian PPK Bagi Gred 41 hingga 54 Kumpulan Perkhidmatan Tahap Generik Fungsional Kumpulan Pengurusan dan Profesional (P&P) Gred 41 54 TK6 Public Speaking (15%) Perbincangan Kumpulan (20%) Persembahan Kumpulan (30%) Kertas Tugasan Kumpulan (25%) Penilaian Personaliti (10%) TK5 Public Speaking (15%) Perbincangan Kumpulan (25%) Penilaian Bertulis (50%) Penilaian Personaliti (10%) TK4 Public Speaking (15%) Persembahan Kumpulan (25%) Penilaian Bertulis (50%) Penilaian Personaliti (10%) Kertas Tugasan Individu (40%) Penilaian Pengurusan Kerja (40%) Kertas Renungan (20%) Kertas Tugasan Individu (40%) Penilaian Pengurusan Kerja (40%) Kertas Renungan (20%) Kertas Tugasan Individu (40%) Penilaian Pengurusan Kerja (40%) Kertas Renungan (20%) ii

Kumpulan Perkhidmatan Tahap Generik Fungsional TK3 Pengucapan Awam (10%) Group Presentation (30%) Penilaian Bertulis (50%) Penilaian Personaliti (10%) Kertas Tugasan Individu (40%) Penilaian Pengurusan Kerja (40%) Kertas Renungan (20%) TK2 TK1 Perbincangan Kumpulan (40%) Penilaian Bertulis (50%) Penilaian Personaliti (10%) Kertas Tugasan Individu (50%) Penilaian Pengurusan Kerja (50%) Jadual 2 Aktiviti Penilaian PPK Bagi Gred 17 hingga 40 Kumpulan Perkhidmatan Tahap Generik Fungsional Kumpulan Sokongan Gred 17 40 TK4 Penilaian Pemahaman (50%) Penilaian Dalam Kumpulan - Pemahaman dan Penyelesaian Kes (25%) - Temu duga Berkumpulan (25%) TK3 Penilaian Pemahaman (50%) Penilaian Dalam Kumpulan - Pemahaman dan Penyelesaian Kes (25%) - Temu duga Berkumpulan (25%) TK2 Penilaian Pemahaman (50%) Penilaian Dalam Kumpulan - Pemahaman dan Penyelesaian Kes (25%) - Temu duga Berkumpulan (25%) TK1 Penilaian Pemahaman (50%) Penilaian Dalam Kumpulan - Pemahaman dan Penyelesaian Kes (25%) - Temu duga Berkumpulan (25%) Penilaian Pemahaman (50%) Penilaian Dalam Kumpulan - Perbincangan kes (25%) Penilaian Pengurusan Kerja (25%) Penilaian Pemahaman (50%) Penilaian Dalam Kumpulan - Perbincangan kes (25%) - Temu duga Berkumpulan (25%) Penilaian Pemahaman (50%) Penilaian Dalam Kumpulan - Perbincangan kes (25%) - Temu duga Berkumpulan (25%) Penilaian Pemahaman (50%) Penilaian Dalam Kumpulan - Perbincangan kes (25%) - Temu duga Berkumpulan (25%) iii