STANDARD AUDIT DALAM UNIVERSITI TUN HUSSEIN ONN MALAYSIA 1. PENGENALAN 1.1 Tujuan Standard Audit Dalam adalah untuk: a. mendefinisikan prinsip-prinsip asas yang menerangkan amalan audit dalam seperti mana yang sepatutnya; b. menetapkan asas untuk penilaian prestasi audit dalam. 1.2 Standard-standard ini mengandungi Standard Atribut dan Standard Prestasi. Standard Atribut meliputi ciri-ciri organisasi dan individu yang melaksanakan aktiviti audit dalam. Standard Prestasi menerangkan corak aktiviti audit dalam dan memberi kriteria untuk menilai prestasi aktiviti audit dalam. 2. APLIKASI Standard-standard ini perlu difahami dan dipatuhi oleh Juruaudit Dalam yang terlibat dalam kerja pengauditan. 3. STANDARD ATRIBUT 3.1 Tujuan, Kuasa dan Tanggungjawab Tujuan, kuasa dan tanggungjawab aktiviti audit dalam hendaklah didefinisikan secara formal, konsisten dengan Standard dan diluluskan oleh Ketua Agensi/Jawatankuasa Audit. 3.2 Kebebasan dan Keobjektifan Aktiviti audit dalam hendaklah bebas dan Juruaudit harus objektif dalam pelaksanaan tugas mereka. 3.2.1 Kebebasan Organisasi Ketua Audit Dalam hendaklah melapor terus kepada Ketua Agensi atau Jawatankuasa Audit di mana berkaitan. Aktiviti Unit Audit Dalam UTHM 1/9
audit dalam hendaklah bebas untuk menentukan skop audit dalam, pelaksanaan kerja dan penyampaian hasil kerja. 3.2.2 Keobjektifan Individu Juruaudit hendaklah bersikap adil, tidak berat sebelah dan mengelakkan konflik kepentingan. 3.2.3 Penjejasan Kepada Kebebasan atau Keobjektifan Sekiranya kebebasan atau keobjektifan adalah sebenarnya terjejas atau kelihatan terjejas, butir-butir mengenainya hendaklah didedahkan kepada pihak yang sewajarnya. Corak pendedahan adalah tertakluk kepada penjejasan berkenaan. Juruaudit harus mengelak daripada menilai operasi tertentu yang mana dahulunya mereka adalah bertanggungjawab. Keobjektifan dianggap sebagai terjejas apabila seseorang juruaudit memberi perkhidmatan kepastian untuk sesuatu aktiviti yang beliau dahulunya bertanggungjawab. 3.3 Kemahiran dan Keperihatinan Profesional Pengauditan hendaklah dilaksanakan dengan kemahiran dan keperihatinan profesional. 3.3.1 Kemahiran Juruaudit hendaklah mempunyai pengetahuan, kemahiran diperlukan untuk melaksanakan tanggungjawab mereka. Unit Audit Dalam secara kolektifnya hendaklah mempunyai atau memperolehi pengetahuan, kemahiran dan kompetensi lain yang diperlukan untuk melaksanakan tanggungjawabnya. Ketua Audit Dalam harus memperolehi nasihat dan bantuan yang kompeten sekiranya staf audit dalam kekurangan pengetahuan, kemahiran atau kompetensi lain yang diperlukan dalam melaksanakan tugasan berkenaan. 3.3.2 Keperihatinan Profesional Juruaudit hendaklah mengamalkan penelitian dan kemahiran seperti mana yang diperlukan daripada seseorang juruaudit yang prudent dan kompeten. Keperihatinan profesional tidak Unit Audit Dalam UTHM 2/9
bermaksud kesilapan tidak mungkin berlaku. Juruaudit hendaklah mengamal keperihatinan profesional dengan menimbangkan: a. tahap kerja yang diperlukan untuk mencapai objektif tugasan audit; b. kompleksiti, materialiti atau kepentingan perkaraperkara yang mana prosedur kepastian digunakan; c. kesempurnaan dan keberkesanan kawalan dan proses tadbir urus; d. kemungkinan kesilapan dan ketidakpatuhan yang signifikan; dan e. kos terlibat dalam memberi kepastian berbanding dengan faedah yang akan diperolehi. 3.3.3 Kemajuan Profesional Secara Berterusan Juruaudit hendaklah meningkatkan pengetahuan, kemahiran dan kompetensi lain melalui kemajuan profesional yang berterusan. 3.4 Kepastian Kualiti Ketua Audit Dalam hendaklah membangunkan, menyelenggara dan memantau kepastian kualiti dalam semua aspek aktiviti audit dalam. Kepastian kualiti meliputi penilaian secara dalaman aktiviti audit dalam yang merangkumi: a. semakan semula secara berterusan ke atas aktiviti audit dalam; dan b. semakan semula yang berkala melalui penilaian sendiri atau oleh pegawai lain dalam organisasi, yang berpengetahuan dengan amalan audit dalam dan Standard yang berkaitan. Unit Audit Dalam UTHM 3/9
4. STANDARD PRESTASI 4.1 Pengurusan Aktiviti Audit Dalam Ketua Audit Dalam perlu menguruskan aktiviti audit dalam secara berkesan untuk memastikan penambahan nilai kepada organisasi. 4.1.1 Perancangan Ketua Audit Dalam perlu menetapkan rancangan bagi menentukan keutamaan aktiviti audit dalam, bersesuaian dengan matlamat utama organisasi. Input pihak pengurusan atasan hendaklah diambil kira dalam proses ini. 4.1.2 Komunikasi dan Kelulusan Ketua Audit Dalam hendaklah menyampaikan rancangan audit dalam dan keperluan sumbernya, termasuk sebarang perubahan yang signifikan dalam setahun, kepada Ketua Agensi (atau Jawatankuasa Audit di mana berkenaan) untuk semakan semula dan kelulusan. Ketua Audit Dalam hendaklah juga memaklumkan mengenai impak kekurangan sumber. 4.1.3 Pengurusan Sumber Ketua Audit Dalam hendaklah memastikan sumber audit dalam adalah sesuai, mencukupi dan digunakan secara berkesan bagi mencapai rancangan yang diluluskan. 4.1.4 Dasar dan Prosedur Ketua Audit Dalam hendaklah menetapkan dasar dan prosedur sebagai panduan kepada aktiviti audit dalam. 4.1.5 Kordinasi Ketua Audit Dalam hendaklah berkongsi maklumat dan menyelaras aktiviti audit dalam dengan mana-mana pihak dalaman dan luaran yang terlibat dalam memberi khidmat kepastian dan perundingan demi memastikan liputan yang sesuai dan meminimakan duplikasi tenaga. Unit Audit Dalam UTHM 4/9
4.1.6 Pelaporan Kepada Ketua Agensi/Jawatankuasa Audit 4.2 Corak Kerja Ketua Audit Dalam hendaklah melapor secara berkala kepada Ketua Agensi/Jawatankuasa Audit berkaitan dengan tujuan, kuasa, tanggungjawab dan prestasi aktiviti audit dalam berbanding dengan rancangannya. Pelaporan hendaklah juga termasuk isu kawalan yang penting, isu tadbir urus dan perkara lain yang diperlukan atau diminta oleh Ketua Agensi/Jawatankuasa Audit. Aktiviti audit dalam menilai dan menyumbangkan kepada penambahbaikan sistem kawalan dan tadbir urus. 4.2.1 Kawalan Aktiviti audit dalam hendaklah membantu organisasi dalam menyelenggara kawalan yang berkesan dengan menilai keberkesanan dan kecekapan serta menggalakkan penambahbaikan yang berterusan. a. Aktiviti audit dalam hendaklah menilai kesempurnaan dan keberkesanan kawalan berkaitan dengan sistemsistem tadbir urus, operasi dan maklumat organisasi. Ini harus termasuk: i. kebolehpercayaan dan integriti maklumat kewangan dan operasi; ii. keberkesanan dan kecekapan operasi; iii. perlindungan aset; dan iv. pematuhan kepada segala dasar, undang-undang, peraturan dan arahan yang berkuatkuasa. b. Juruaudit hendaklah menentukan setakat mana matlamat utama dan objektif bagi program serta operasi telah ditetapkan supaya selaras dengan keperluan organisasi. c. Juruaudit hendaklah mengkaji semula operasi dan program untuk menentukan setakat mana pencapaiannya. Pencapaian tersebut hendaklah konsisten dengan matlamat utama dan objektif yang Unit Audit Dalam UTHM 5/9
ditetapkan. Kajian semula ini dapat menentukan sama ada operasi dan program dilaksanakan seperti yang dihasratkan. d. Kriteria yang mencukupi diperlukan untuk menilai kawalan. Juruaudit hendaklah menentukan setakat mana pihak pengurusan telah menetapkan kriteria yang mencukupi untuk memastikan objektif dan matlamat utama telahpun tercapai. 4.2.2 Tadbir Urus a. Aktiviti audit dalam hendaklah menyumbangkan kepada proses tadbir urus organisasi dengan menilai dan memperbaiki proses ini melalui mana: i. nilai dan matlamat utama ditetapkan dan dikomunikasikan; ii. pencapaian matlamat utama dipantau; iii. akauntabiliti terjamin; dan iv. nilai dilindungi. b. Juruaudit hendaklah mengkaji semula operasi dan program supaya selaras dengan matlamat utama organisasi. 4.3 Perancangan Tugasan Audit Juruaudit hendaklah menyediakan dan merekod satu rancangan untuk setiap tugasan audit. 4.3.1 Pertimbangan Perancangan Dalam merancang tugasan audit, juruaudit hendaklah menimbangkan: a. objektif aktiviti yang dikaji semula dan cara bagaimana aktiviti itu mengawal prestasinya; b. kesempurnaan dan keberkesanan sistem kawalan bagi sesuatu aktiviti dibanding dengan rangka kerja atau model kawalan yang relevan; dan Unit Audit Dalam UTHM 6/9
c. peluang untuk melakukan penambahbaikan yang signifikan terhadap sistem kawalan sesuatu aktiviti. 4.3.2 Objektif Tugasan Audit Objektif tugasan audit hendaklah menyentuh tentang risiko, kawalan dan proses tadbir urus berhubung dengan aktiviti yang dikaji semula. Semasa merancang tugasan audit, juruaudit hendaklah mengenal pasti dan menilai risiko yang relevan kepada aktiviti yang dikaji semula. Objektif tugasan audit hendaklah mencerminkan hasil penilaian risiko. 4.3.3 Skop Tugasan Audit Skop yang ditetapkan hendaklah mencukupi untuk memenuhi objektif tugasan audit. Antara lain, ia hendaklah mengambilkira sistem, rekod, staf dan aset yang relevan. 4.3.4 Pembahagian Sumber Tugasan Audit Juruaudit hendaklah menentukan sumber yang sesuai untuk mencapai objektif tugasan audit. Tenaga kerja hendaklah berasaskan penilaian ke atas corak dan kompleksiti setiap tugasan audit, kekangan masa dan sumber yang sedia ada. 4.3.5 Program Tugasan Audit Juruaudit hendaklah menyediakan program kerja untuk mencapai objektif tugasan audit. Program kerja yang telah diluluskan perlu menetapkan prosedur untuk mengenal pasti, menganalisis, menilai dan merekod maklumat yang diperolehi semasa pelaksanaan tugasan audit. 4.4 Pelaksanan Tugasan Audit Juruaudit hendaklah mengenal pasti, menganalisis, menilai dan merekod maklumat yang mencukupi untuk mencapai objektif tugasan audit. Unit Audit Dalam UTHM 7/9
4.4.1 Mengenal Pasti Maklumat Juruaudit hendaklah mengenal pasti maklumat yang mencukupi, boleh dipercayai, relevan dan bermanfaat untuk mencapai objektif tugasan audit. 4.4.2 Analisis dan Penilaian Juruaudit hendaklah membuat analisis dan penilaian dengan sewajarnya berasaskan kesimpulan dan hasil tugasan audit. 4.4.3 Perekodan Maklumat Juruaudit hendak merekod maklumat yang relevan untuk menyokong kesimpulan dan hasil tugasan audit. a. Ketua Audit Dalam hendaklah mengawal akses kepada rekod tugasan audit dan memperolehi kelulusan Ketua Agensi sebelum memberikan rekod itu kepada pihak luar. b. Ketua Audit Dalam hendaklah menetapkan keperluan penyimpanan rekod tugasan audit selaras peraturan atau dengan garis panduan organisasi. 4.4.4 Penyeliaan Tugasan Audit Tugasan audit hendaklah diselia dengan sewajarnya untuk menjamin objektifnya tercapai serta kualiti kerja dan kemajuan prestasi staf dikawal. 4.5 Komunikasi Hasil Kerja Juruaudit hendaklah menyampaikan hasil tugasan audit dengan segera. 4.5.1 Kriteria Untuk Berkomunikasi Komunikasi hendaklah termasuk objektif dan skop tugasan audit serta kesimpulan dan syor. Setakat mana yang berkaitan, prestasi yang memuaskan untuk sesuatu program/aktiviti hendaklah dimaklumkan dalam laporan. Unit Audit Dalam UTHM 8/9
4.5.2 Kualiti Komunikasi Komunikasi hendaklah, objektif, jelas, padat, membina, lengkap dan tepat pada masanya. Jika laporan muktamad memaklumkan kesilapan atau ketinggalan yang ketara di laporan asal, Ketua Audit Dalam perlu menyampaikan maklumat yang diperbetulkan kepada semua individu yang menerima laporan asal. 4.5.3 Penyampaian Hasil Pengauditan Ketua Audit Dalam perlu menyampaikan hasil pengauditan kepada pihak yang berkenaan. Pihak yang dikenalpasti untuk terima laporan audit hendaklah pegawai yang bertanggungjawab atas program/ aktiviti yang diaudit. 4.6 Pemantauan Kemajuan Laporan Audit Ketua Audit Dalam hendaklah menetapkan dan menyelenggara satu prosedur untuk memastikan laporan audit disampaikan dan memantau kepada pihak pengurusan dan tindakan susulan telah dilaksanakan secara berkesan. Unit Audit Dalam UTHM 9/9