BASISDATA Basisdata (database) adalah sekumpulan data tentang satu atau lebih kelompok komponen atau individu. Contoh: basisdata untuk buku perpustakaan, video, software, toko, rumah sakit/klinik, dan lain lain. Basisdata berbeda dari tipe dokumen lainnya karena basisdata memiliki struktur yang sangat spesifik. Access adalah aplikasi DBMS, sehingga tidak hanya sekedar mengelola basisdata saja, tetapi juga memiliki sekumpulan program untuk mengakses data data tersebut. Dalam Access basisdata dikelola dalam suatu file basisdata dengan ekstensi file *.accdb. Kita nantinya juga dapat mengakses berbagai informasi yang diambil dari data data yang kita simpan dalam suatu basisdata. BASISDATA RELASIONAL Access menggunakan konsep basisdata relasional. Basisdata relasional adalah basisdata yang menggunakan model relasional (relational model) dalam penyimpanan datanya. Model relasional adalah kumpulan dari tabel tabel untuk merepresentasikan data dan relasi antara datadata tersebut. Setiap tabel memiliki kolom kolom yang masing masing memiliki nama yang unik. Tiap kolom ini disebut juga sebagai field. Tiap tabel juga memiliki baris baris yang merupakan individu individu data yang disebut sebagai record. Contoh tabel dalam basisdata relasional: Contoh field Contoh record DASAR DASAR MICROSOFT ACCESS Microsoft Access merupakan salah satu program pengolah data base yang canggih yang digunakan untuk mengolah berbagai jenis data dengan pengoperasian yang mudah. Banyak kemudahan yang akan diperoleh jika bekerja dengan microsoft Access diantara dapat melakukan proses penyortiran pengaturan data, pembuatan label data serta laporan pembuatan data kegiatan sehari hari misalnya untuk menampung daftar pelanggan, pendataan data karyawan, dan lain sebagainya. MEMULAI MICROSOFT ACCESS Sebelum memulai microsoft Access, terlebih dahulu kita harus mengenal apa itu database dan apa saja komponen yang ada di dalamnya. Pengertian Tabel, Field dan record Seperti kita ketahui bahwa database merupakan kumpulan dari beberapa tabel yang terintegrasi menjadi satu kesatuan yang saling berhubungan. Tabel merupakan kumpulan dari beberapa record dan fields. Sebagai ilustrasinya adalah sebagai berikut : I
Fields Nim Nama Alamat Nilai UTS Nilai UAS 01 Wati Malang 90 90 02 Wahyu Surabaya 80 70 records 03 Intan Jakarta 70 80 04 Nusa Balikpapan 50 80 05 Rudi Riau 80 70 Jadi yang dimaksud dengan fields adalah atribut yang dimiliki oleh suatu tabel. Sedangkan record adalah isian data yang dimiliki oleh tabel. TABEL Tabel (table) adalah kumpulan data mengenai suatu objek atau topik tertentu, seperti produk, suplier, dan pegawai. Tabel merupakan organisasi dat a dalam kolom (disebut field) dan baris (disebut record). Keterangan : Field Name : Fungsinya untuk memasukkan nama nama field dari suatu tabel. Data Type : Fungsinya untuk Memilih Barbagai macam tipe data yang ada di Microsoft Access Description : Fungsinya Sebagai keterangan yang akan mempermudah dalam memahami field name TIPE DATA DALAM MICROOSFT ACCESS : Text : Merupakan tipe data yang sering digunakan (Alfabetic dan Numeric). Panjang maksimumnya 255. Number : Hanya digunakan untuk menyimpan data numerik. Date/Time : Digunakan untuk menyimpan nilai tanggal dan jam. Panjang maksimumnya 8 karakter. Memo : Mampu menampung nilai sampai 65535 karakter. Currency : Sering digunakan untuk nilai mata uang. AutoNumber : Berisi angka urut yang sudak ditetapkan oleh Access yang muncul secara otomatis dan nilainya tidak dapat diubah. Yes/No : Berisi dua nilai saja yaitu Yes/No atau True/false dan On/Off. OLE Object : Digunakan untuk eksternal objek. Misalnya gambar,suara, dan sebagainya. Hyperlink : Gabungan dari Text dan Numerik yang disimpan dalam bentuk Text. Digunakan untuk menyimpan pointer ke situs web. LookupWizard : Untuk memilih sebuah nilai dari tabel lain atau List Box atau Combo Box. II
MEMBUAT RELASI ANTAR TABEL Dalam basisdata relasional, tabel tabel memiliki relasi/hubungan antara satu sama lain. Sebuah relasi dapat dibuat jika kedua tabel mempunyai field yang sama (dari segi domain, yaitu tipe datanya sama). Ada tiga tipe relasi : Relasi satu ke satu (1 1) Relasi satu ke banyak (1 n) : berarti setiap record pada tabel A hanya akan memiliki satu record pada tabel B. Contohnya: pemilik KTP dan No.KTP dapat membuat relasi satu ke satu (jika hal hal lain seperti KTP ganda tidak ada). : berarti satu record pada tabel A dapat dihubungan pada beberapa record pada tabel B. Contohnya: suatu jabatan di setiap instansi dapat dimiliki oleh beberapa pegawai, tetapi satu pegawai hanya memiliki satu jabatan. Relasi banyak ke banyak (n m) : berarti record pada tabel A dapat dihubungkan pada beberapa record pada tabel B, dan record pada tabel B dapat dihunbungkan ke beberapa record pada tabel A. Contohnya: setiap siswa yang mengambil beberapa kelas berlainan akan mendapat beberapa guru yang berlainan, dan seorang guru dapat memiliki beberapa siswa. PRIMARY KEY Primary key adalah field yang berisi data yang unik atau berbeda antar satu record dengan record yang lain. Fungsinya adalah sebagai pembeda antar record record yang ada, jadi data field tidak ada yang sama, contohnya field NIS, Kode barang, dalam KTP yaitu NIK (nomor induk Kependudukan). Jika dalam memasukan data (record) yang sama pada field primary key, biasanya system akan member peringatan bahwa data tersebut sudah ada dan tidak dimungkinkan ada record yang sama MENAMBAH FIELD 1. Buka file Pilih sebuah Table, dengan double klik table tersebut 2. Klik Tab Home, View, Design view 3. Sisipkan field baru (Contoh Nama_ortu). III
MENGHAPUS RECORD Anda dapat menghapus satu atau lebih Record dalam tabel pada tampilan data Sheet view. Prosedur yang dapat Anda lakukan adalah sebagai berikut : Tampilan database dalam tampilan datasheet, Klik tab home, View, Datasheet View Klik Tab Home, Record, Delete QUERIES Sebelumnya, sebaiknya kita tahu terlebih dulu maksud dari query. Query bisa diartikan sebagai pernyataan atau permintaan untuk memproses table yang ada. Cara membuat query ada 2 yaitu: 1. Query design 2. Query wizard. Query adalah sebuah pernyataan yang digunakan untuk mengambil informasi berdasarkan datadata yang disimpan dalam tabel. Dalam Access, query termasuk salah satu objek Access yang terdapat di menu Queries. Kita dapat menampilkan, mengubah, dan menganalisis data dengan cara cara yang berbeda dengan menggunakan query. Contohnya: Query: Siapa saja anak dari Pegawai bernama X? dapat kita cari dari tabel Pegawai (untuk menemukan data pegawai bernama X mempunyai NIK berapa) dan tabel Anak (untuk menemukan pegawai dengan NIK tertentu punya anak dengan nama siapa saja). Query dapat dibuat dari satu atau lebih tabel. FORM Untuk meghasilkan tampilan yang lebih komunikatif, maka dibutuhkan suatu interface yang dapat membantu pengguna atau operator dalam menjalankan suatu program aplikasi. Salah satu interface yang disediakan oleh microsoft Access adalah Form. Cara membuat form ada 2 yaitu: 1. form design 2. form wizard Form digunakan untuk: Membuat form data entry untuk memasukan data ke dalam tabel. Membuat form dialog box (form criteria) untuk input user kemudian menampilkan data sesuai input dengan form atau report. Membuat form switchboard untuk membuka form atau report lain. Beberapa keuntungan menggunakan form untuk memasukan, mengedit, dan menampilkan data, yaitu: Untuk memudahkan membuat tampilan layar yang dimodifikasi. Kemampuan form untuk memodifikasi sebuah formulir masukan menyerupai dokumen sumber, kesalahan entri data akan sangat jarang terjadi. Dapat mengubah tampilan lebih menarik dengan menggunakan warna atau tekstur untuk font dan latar belakangnya. IV
Memindahkan Insertion Point Untuk memindahkan Insertion Point atau data Record dalam sebuah data sheet atau form dapat menggunakan fasilitas yang ada, Page Up, Page Down atau menggunakan Vertikal scroll Bar. Selain itu Anda dapat juga memindahkan posisi Record Aktif dengan memilih tombol navigasi yang ada pada bagian bawah dari jendela data Sheet sebuah tabel. Perhatikan tabel berikut : Pindah Ke Awal record Akhir record Record Sebelumnya Record berukutnya Record Baru Record tertentu First Record Last record Previus Record Next Record New Record Perintah Klik Atau tekan tombol F5 atau ketik nomer Record yang Anda inginkan dan lanjutkan dengan menekan tombol enter. REPORT Report pada acces digunakan untuk menampilkan data dengan format yang dapat diatur dan dirancang sesuai dengan keinginan sehingga lebih menarik dan mudah untuk dilihat/dibaca sesuai dengan orientasi pada pada pencetakan ke printer, jika pada form lebih berorientasi pada tampilan di monitor, maka untuk fasilitas report lebih berorientasi pada pencetakan ke printer, sehingga data bias di print priview, cetak ke printer, modifikasi lay out, judul dan lain sebagainya. Sumber data yang digunakan pada report adalah query (walaupun dari table juga bisa dilakukan) ICON ICON YANG SERING DIGUNAKAN : ICON FUNGSI Merancang/membuat Table Merancang/membuat query Menjalankan Query Merancang Form Merancang Report V