D-8-1 USULAN PERBAIKAN TATA LETAK DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI GUDANG (Studi Kasus : PT. X, Bandung) VIVI TRIYANTI Jurusan Teknik Industri Fakultas Teknik Universitas Katolik Indonesia Atma Jaya Jakarta Email: vivi.triyanti@ft.atmajaya.ac.id ABSTRAK PT. X merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang kemasan karton atau biasa disebut carton packaging. Perusahaan mempunyai 3 buah gudang, yaitu gudang bahan baku, gudang bahan pembantu dan gudang barang jadi. Terdapat dua masalah utama dalam sistem gudang saat ini: Satu, sistem pendataan item yang masih dilakukan secara manual sering kali menyebabkan kerugian bagi perusahaan. Dua, ketidakteraturan sistem pendataan itu sedikit banyak juga dikarenakan tata letak gudang yang berantakan. Sebelum dapat melakukan perbaikan sistem pendataan - yang berarti perbaikan sistem informasi gudang - perlu dibuat perbaikan tata letak gudang. Perbaikan tata letak gudang mencakup pembuatan sistem pengkodean tiap item serta standarisasi penyusunan letak tiap item sesuai dengan sumber daya ruang yang tersedia. Setelah mengukur kebutuhan luas lantai gudang, penyusunan letak dibuat berdasarkan klasifikasi ABC, activity relationship chart dan activity relationship diagram. Dalam melakukan perbaikan sistem pendataan, suatu sistem database yang terkomputerisasi dirancang dengan menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0, Microsoft Access dan Crystal Report. Sesuai analisa kebutuhan, sistem informasi gudang akhirnya dapat dibagi menjadi 5 bagian, yaitu : penerimaan material, penerimaan barang jadi, pengeluaran material, pengeluaran barang jadi, dan penerimaan retur konsumen. Dari hasil perhitungan terlihat bahwa masalah tata letak yang dihadapi perusahaan bukan masalah kurang tersedianya ruangan, melainkan masalah penyusunan material di dalamnya. Sistem informasi gudang yang dirancang diharapkan memberikan banyak keuntungan bagi perusahaan dibandingkan dengan sistem pendataan manual yang ada sekarang, terutama dalam penghematan waktu proses pencarian maupun identifikasi ketersediaan suatu item.
D-8-2 Gambar 1. Layout PT. X. PENDAHULUAN PT. X merupakan salah satu produsen yang bergerak dalam industri carton packaging. Perusahaan ini mengerjakan order yang berhubungan dengan pengemasan menggunakan bahan kartun / dus. Salah satu masalah yang sering kali dihadapi perusahaan adalah masalah penyimpanan material atau pergudangan. PT. X mempunyai 3 gudang, yaitu gudang bahan baku, gudang bahan pembantu, dan gudang barang jadi. Bahan bakun utama adalah kertas dari berbagai jenis dan ukuran. Saat ini perusahaan masih menggunakan sistem pendataan semi manual dalam melakukan pencatatan aliran informasi di gudang. Artinya pencatatan administrasi gudang sudah menggunakan computer, hanya saja belum dalam bentuk database (Ms.Word dan Excel), sehingga aliran data belum terintegrasi/ Lebih lanjut, untuk menghasilkan tata letak gudang efektif, perlu didukung oleh pendataan yang baik. Dari Gambar 1 dapat dilihat bahwa posisi barang-barang di tiap gudang kurang tertata rapi dan pengelompokannya belum jelas. Bahkan ada beberapa barang jadi yang terletak di gudang bahan baku. Akibatnya, bahan baku ada yang harus diletakkan di luar, dekat gudang bahan pembantu. Ketidakteraturan ini tentu saja hal ini akan menyulitkan dalam proses pergudangan, baik dalam hal pencarian barang maupun pendataan. Berdasarkan pengamatan, masalah yang sering timbul karena masalah tata letak dan pendataan ini diantaranya adalah waktu yang terbuang karena harus mencari barang yang tercampur aduk, pembelian barang yang sebenarnya masih ada tetapi tersimpan
D-8-3 terpisah dari kelompoknya, serta ketidakcocokan data yang dicatat dengan keadaan sebenarnya, dan lain-lain. METODE Dalam tulisan ini digunakan metodologi system life cycle (SLC). SLC terdiri dari lima tahap yaitu perencanaan ( planning), analisa ( analysis), perancangan ( design), implementasi implementation), dan penggunaan ( use). Karena penelitian tidak sampai tahap implementasi, maka tahap ke empat dan lima tidak dibahas dan dijadikan satu tahap, yaitu tahap penerapan. Tahap Perencanaan Pada tahap ini dilakukan penelitian pendahuluan, identifikasi masalah. Selanjutnya tujuan penelitian ditetapkan sebagai berikut: 1. Memberikan usulan perbaikan tata letak pengaturan material dan barang jadi di gudang. Dengan adanya tata letak yang baik dan penomoran pallet/rak dapat diketahui secara jelas letak dari masing-masing material. 2. Membuat sistem informasi material dan barang jadi yang terkomputerisasi di gudang. Tahap Analisis Pada tahap ini dilakukan identifikasi orang, barang, proses, serta interaksi yang terjadi dalam sistem pergudangan. Pengetahuan akan interaksi ini akan membantu dalam perancangan tata letak maupun sistem informasi, data-data apa yang harus dikumpulkan, serta informasi apa yang harus disediakan untuk tiap pengguna. Manajemen Pengguna : - Manajer Pembelian - Manajer PPC - Direktur Operasional Kebutuhan : - Laporan persediaan - Laporan pembelian - Laporan penjualan Gudang Produksi Input : - Jumlah material yang dibutuhkan - Jumlah barang yang selesai diproduksi Pengguna : - Kepala Bagian Produksi - Manajer Produksi Kebutuhan : - Stock material dan barang jadi - Transfer barang jadi - Pengeluaran material Supplier / Konsumen Input : - Data supplier/konsumen - Material yang dipesan - Tanggal pengiriman - Barang yang diklaim Kebutuhan : - Surat penerimaan material - Surat delivery order konsumen - Surat komplain/retur Gambar 2. Diagram Kebutuhan Berdasarkan wawancara yang dilakukan pada pihak perusahaan, secara garis besar dapat diketahui kebutuhan dari masing-masing pihak tersebut:
D-8-4 Supplier membutuhkan data material yang akan dipesan perusahaan dan kapan perusahaan membutuhkan material tersebut Konsumen membutuhkan data barang jadi yang dipesan dan kapan dikirim Produksi membutuhkan data material yang digunakan untuk produksi, barang jadi yang akan diproduksi dan kapan harus selesai diproduksimanajemen membutuhkan laporan-laporan, seperti laporan persediaan, pembelian dan penjualan Pada sistem sekarang, pencatatan sudah dilakukan melalui komputer (Ms.Excell dan Ms. Word), karena itu pengembangan sistem informasi diarahkan menggunakan Sistem Informasi Berbasis Komputer menggunakan Data Base Information System. Sistem input output dari sistem informasi yang akan dibangun dapat dilihat pada gambar 3 Input - data material dan barang jadi - data konsumen dansupplier - penerimaan material - pengeluaran material - penerimaan barang jadi - pengeluaran barang jadi - komplain dan retur - data persediaan material - data persediaan barang jadi - data jenis komplain Metode Database Management System (DBMS) Sistem Informasi Manajemen Output - Laporan tentang material - Laporan tentang barang jadi - Laporan komplain dan retur - Laporan pembelian - Laporan Penjualan Batasan - Luas gudang yang tersedia - Sistem informasi yang dibuat hanya berlaku di gudang Gambar 3. Sistem Input Output Untuk dapat memenuhi kebutuhan informasi tersebut, tentu saja sebelumnya perlu dibangun dulu sistem tata letak gudang yang lebih rapi, supaya aliran data dan proses dapat berlangsung sesuai yang direncanakan. Tahap Perancangan a. Sistem Pengkodean Karena saat ini belum ada pengkodean yang unik untuk setiap jenis item, maka sebelum dilakukan perbaikan tata letak maupun sistem informasi, perlu dibangun sistem kode pengkodean untuk tiap jenis material maupun barang jadi. Pengkodean material menggunakan struktur hybrid, yang digunakan merupakan perpaduan antara monocode dan polycode. Cara penyusunan kodenya adalah sebagai berikut :
D-8-5 1. Digit pertama melambangkan penempatannya di gudang: Angka 1 untuk Gudang Bahan Baku Angka 2 untuk Gudang Bahan Pembantu 2. Digit kedua dan ketiga melambangkan jenis material 3. Digit keempat dan kelima menunjukkan klasifikasi dari material 4. Digit keenam dan ketujuh melambangkan warna Tabel 1. Format Kodifikasi Material Tabel 4.6. Format Kodifikasi Material Letak Gudang Jenis Material Klasifikasi Warna Digit 1 Digit 2 dan 3 Digit 4 dan 5 Digit 6 dan 7 01 112 gram 00 Tidak ada 01 Medium 02 125 gram 00 Tidak ada 1 2 Gudang Bahan Baku Gudang Bahan Pembantu 03 150 gram 00 Tidak ada 01 125 gram 00 Tidak ada 02 Kraft 02 150 gram 00 Tidak ada 03 200 gram 00 Tidak ada 04 300 gram 00 Tidak ada Dan seterusnya 01 Tapioka 00 Tidak ada 01 Bubuk 02 Borax 00 Tidak ada 03 Caustic Soda 00 Tidak ada 04 SP Powder 00 Tidak ada 02 Kawat 01 Kawat Stitch 00 Tidak ada 02 Soto Mie 01 Hijau 02 Soto Ayam 01 Hijau 01 Hijau 07 Indomie 02 Biru 03 Merah Dan seterusnya b. Tata letak Pabrik Hasil akhir yang diharapkan dari sistem tata letak pergudangan ini adalah susunan tata letak gudang yang baik sesuai luas gudang yang dibutuhkan. Untuk itu data yang dibutuhkan adalah delivery order, purchased order, ukuran pallet dan ukuran material. Karena yang akan dihitung adalah kebutuhan maksimum dari gudang, maka data diambil dari 4 bulan berturut-turut dimana permintaan membentuk satu siklus dengan rata-rata dan puncak demand tertinggi. Berdasarkan data tersebut kemudian dapat dihitung frekuensi keluar masuk material dan jumlah pallet / rak maksimum untuk setiap jenis material dan barang jadi. Dari frekuensi keluar masuk material kemudian dihitung Total Average Movement, untuk kemudian material tersebut dikelompokkan berdasarkan seringnya keluar masuk material dengan menggunakan Klasifikasi ABC. Untuk membuat susunan tata letaknya, dilakukan berdasarkan kelompok material serta hubungan kedekatan antar material yang digambarkan dalam Activity Relationship Chart dan Activity Relationship Diagram. Sedangkan untuk mendapatkan luas total gudang yang dibutuhkan, dihitung dari kebutuhan space total yang dibutuhkan untuk semua pallet / rak yang digunakan. Apabila setelah dilakukan perhitungan, luas total gudang yang dibutuhkan lebih besar dari luas ruang gudang yang tersedia maka pallet yang berlebih akan dialokasikan di tempat lain yang memungkinkan.
D-8-6 Input Purchased Order, Delivery Order, Ukuran pallet, Ukuran material Hitung frekuensi keluar masuk barang Hitung Total Average Movement Klasifikasi ABC ARC dan ARD Hitung jumlah pallet/rak maksimum untuk setiap material dan barang jadi Hitung kebutuhan space untuk setiap material dan barang jadi Output Hitung kebutuhan space total Output Susunan tata letak material dan barang jadi Tata letak dan luas total gudang Gambar 3.2. Flow Chart Data Tata Letak Gambar 4. Flow Chart Pengolahan Data Tata Letak c. Sistem Informasi Setelah mengidentifikasi tiap elemen,proses, serta interaksinya, maka perancangan data base dilakukan dengan beberapa proses 1. Pembuatan diagram konteks, dimana sistem informasi perusahaan dipetakan dalam suatu diagram yang berfungsi untuk menempatkan sistem database gudang dalam konteks lingkungannya, berisi tiap informasi yang dibutuhkan atau dihasilkan oleh masing-masing elemen. Diagram konteks dapat dilihat pada gambar 5. 2. Process Modeling Diagram konteks yang telah dibuat pada proses sebelumnya dikomposisi dalam sebuah Data Flow Diagram. Diagram ini berupa simbol-simbol atau lambang-lambang yang memberikan gambaran arus data melalui proses penyimpanan data. Gambar 5. Diagram Konteks 3. Data Modeling Berdasarkan kebutuhan informasi dari Process Modeling, data yang dibutuhkan dapat diidentifikasi dan dikelompokkan ke dalam entitas. Hubungan antar entitas disebut Entity Relationship Diagram, menggambarkan jenis dan interaksi entitas yang ada di dalam program aplikasi yang akan dirancang. Sebagian dari jasil akhir dari data
D-8-7 model, dapat dilihat pada Physical Data Model (PDM) pada gambar 6. Model inilah yang akan menjadi dasar pembuatan tabel-tabel pada aplikasi program yang akan dibuat 4. Perancangan Output Pada tahap ini dilakukan perancangan fisik dari program, termasuk perancangan tampilan, otoritas masing-masing pengguna, serta laporan yang harus dibuat. Pada tahap ini juga dilakukan validasi 5. Pengembangan Data base dikembangkan menggunakan software Visual Basic 6.0 dan didukung penggunaan Crystal Report untuk menampilkan Laporan sesuai format yang diinginkan. Tahap Penerapan Tahap Penerapan mencakup 1. validasi dan verifikasi Validasi dilakukan dilakukan sebelum dan sesudah pembuatan database dengan cara Gambar 6. Contoh Physical Data Model Diagram bertanya pada pengguna, berguna untuk mengecek apakah aliran informasi serta output yang dihasilkan sudah sesuai dengan harapan pengguna. Selanjutnya verifikasi dilakukan dengan cara menelusuri hasil database, apakah sudah sesuai dengan keadaan sebenarnya. 2. Usulan penerapan Berdasarkan keadaan yang ada pada perusahaan dan pengolahan data yang telah dibuat maka penulis kemudian membuat usulan perbaikan khususnya untuk perbaikan tata letak gudang. Pada tahap ini, hasil dari pengolahan data dibandingkan dengan keadaan yang sebenarnya ada dalam perusahaan kemudian dianalisis kelebihan dan kekurangan masing-masing.
D-8-8 HASIL DAN DISKUSI Tata Letak Pabrik Setelah dilakukan perhitungan, ternyata jumlah pallet yang dibutuhkan di gudang bahan baku adalah 507 buah, jumlah pallet yang dibutuhkan di gudang bahan pembantu adalah 73 buah, jumlah rak yang dibutuhkan di gudang bahan pembantu adalah 31 buah, dan jumlah pallet yang dibutuhkan di gudang barang jadi adalah 584 buah. Dengan mengetahui jumlah pallet yang dibutuhkan dan bagaimana penyusunannya di dalam gudang maka dapat dihitung luas lantai yang dibutuhkan. Tabel 2. Kebutuhan Luas Gudang Gudang Kebutuhan (m2) Tersedia (m2) Bahan baku Bahan pembantu Barang jadi 3130 365 3598 4350 490 3707 Ternyata kebutuhan luas lantai gudang bahan baku, bahan pembantu, maupun barang jadi, masing-masing masih lebih kecil daripada luas ruangan yang tersedia. Maka dapat disimpulkan bahwa masalah yang dihadapi perusahaan bukanlah masalah tidak tersedianya ruangan untuk menyimpan material, melainkan penyusunan material yang banyak membuang tempat secara percuma. Usulan perbaikan tata letak untuk Gudang Bahan Baku dapat dilihat pada gambar 7. Sistem Database Gudang Hasil akhir dari pembangunan sistem informasi pergudangan adalah rancangan program database. Database ini dibuat dengan menggunakan program Visual Basic 6.0. Dalam data base yang dibangun, terdapat 3 menu utama, yaitu Data, Proses, Inventory, dan Report. Dalam menu Data terdapat 2 sub menu: 1. Data Barang, terdiri dari a. Data Material b. Data Barang Jadi c. Data Komplain 2. Data Kontak. a. Data Konsumen b. Data Supplier.
D-8-9 gambar 7. Usulan Tata Letak Gudang Bahan Baku Menu Data digunakan untuk mendata (tambah, simpan, edit, hapus) material, barang jadi, komplain, konsumen, dan supplier yang digunakan oleh PT. X. Gambar 2. Data Material
D-8-10 Gambar 8. Laporan Data Material Menu Proses terdiri dari 3 buah menu, yaitu menu Penerimaan, Pengeluaran dan menu Inventory. Masing-masing menu tersebut mempunyai beberapa sub menu yang akan dirinci sebagai berikut : 1. Menu Penerimaan, terdiri dari : Sub menu Penerimaan Material, terdiri dari : Delivery Order, Terima Material dan Klaim Material Sub menu Penerimaan Barang Jadi 2. Menu Pengeluaran, terdiri dari : Sub menu Pengeluaran Material Sub menu Pengeluaran Barang Jadi, terdiri dari : Purchases Order, Delivery Order Konsumen dan Retur Konsumen 3. Menu Inventory, terdiri dari : Sub menu Persediaan Material Sub menu Persediaan Barang Jadi Gambar 9. Form Delivery Order Gambar 10. Surat Delivery Order Menu Report terdiri dari 2 sub menu yaitu Laporan Pembelian dan Laporan Penjualan. Pembuatan laporan ini dapat dibedakan menjadi 3 pilihan, yaitu : Laporan per bulan Laporan per tahun Laporan per konsumen
D-8-11 Di dalam laporan per bulan dan laporan per tahun, secara otomatis akan digambarkan grafik penjualan atau pembelian baik per jenis material maupun secara keseluruhan material. Sedangkan di dalam laporan per konsumen juga akan secara otomatis digambarkan grafik penjualan untuk semua konsumen dan untuk setiap konsumennya. Gambar 11. Laporan Penjualan Sistem database gudang ini mempunyai banyak kelebihan apabila dibandingkan dengan pendataan yang dilakukan secara manual. Kelebihan-kelebihannya antara lain adalah sebagai berikut : pengoperasiannya lebih cepat dan praktis apabila dibandingkan dengan pendataan manual dapat mengetahui supplier yang mempunyai performance buruk dengan melihat database komplain dapat mengetahui konsumen lama yang sudah tidak lagi melakukan kerja sama sehingga dapat melakukan pendekatan ulang dapat mengetahui kemajuan dan kemunduran perusahaan dengan melihat laporan penjualan dapat mengetahui banyaknya retur konsumen dan penyebabnya sehingga dapat dilakukan perbaikan agar tidak terulang dapat mengetahui status persediaan secara tepat dan up to date lebih mudah untuk menelusuri apabila terjadi kesalahan pencatatan dan mudah juga untuk memperbaikinya kemudahan dalam mencari data historis perusahaan dapat digunakan sebagai bahan analisa bagi pihak manajemen dengan melihat laporan pembelian dan laporan penjualan Untuk menerapkan sistem database gudang ini, perusahaan harus memiliki seperangkat komputer di setiap gudangnya, dan akan sangat didukung apabila perusahaan mempunyai jaringan di komputer-komputer tersebut. Alangkah baiknya apabila jaringan ini sampai pada pihak manajemen karena sistem database ini juga dapat digunakan sebagai bahan analisa perusahaan. Hal ini dapat dilaksanakan karena saat ini perusahaan sudah mempunyai jaringan pada bagian pembelian dan bagian keuangan, jadi tinggal memperluas jaringan tersebut ke bagian gudang dan pihak manajemen.
D-8-12 KESIMPULAN Berdasarkan pengolahan data yang telah dilakukan dan analisa yang dibuat, maka dapat disimpulkan menjadi beberapa hal, yaitu : 1. Perusahaan mempunyai masalah tata letak dan aliran informasi di ketiga gudang yang dimilikinya. Berdasarkan perhitungan dan analisis dapat disimpulkan bahwa masalah tata letak yang dihadapi perusahaan bukanlah masalah tidak tersedianya ruangan untuk menyimpan material, melainkan masalah penyusunannya. Hal ini dapat diatasi dengan memperbaiki lay out sesuai dengan yang diusulkan. 2. Perusahaan belum memiliki sistem pengkodean secara menyeluruh, khususnya untuk material, sehingga perlu dibuat sistem pengkodean baru. Kode material yang diusulkan terdiri dari 7 digit angka. 3. Perancangan sistem informasi dibuat dengan menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0, Microsoft Access dan Crystal Report. Sistemnya terdiri dari 5 proses, yaitu : penerimaan material, penerimaan barang jadi, pengeluaran material, pengeluaran barang jadi, dan penerimaan retur konsumen. Lebih lanjut, untuk menerapkan usulan perbaikan, maka perlu dibuat prosedur penyimpanan material di gudang, sebagai contoh adalah sebagai berikut: 1. Setiap penerimaan dan pengeluaran material harus didata pada bagian administrasi gudang. 2. Bagian administrasi gudang wajib memeriksa material yang masuk ataupun yang keluar baik dari segi kuantitas maupun kualitas. 3. Petugas memasukkan dan mengeluarkan material dari gudang sesuai dengan letak yang telah didata sebelumnya. DAFTAR PUSTAKA 1. Apple, J.M. Tata Letak dan Pemindahan Barang, ITB, Bandung, 1990. 2. Chang, T.C., et all. Computer Integrated Design and Manufacturing, McGraw- Hill Inc., Singapore, 1991. 3. Davis, Gordon. Management Information System : Conceptual Foundations, Structure and Development, Second Edition, McGraw-Hill Inc., New York, 1984. 4. Foston, Arthur L., Carolena L., Smith, Tony Au. Fundamentals of Computer- Integrated Manufacturing, Prentice-Hall Inc., New Jersey, 1991. 5. Laudon, Keneth C., Jane P. Management Information System : Organization and Technology, Prentice-Hall Inc., New Jersey, 1996. 6. Lucas, Henry C. Jr. Information System Concepts for Management, International Student Edition, Tokyo, McGraw-Hill., Kogakusha Ltd., Tokyo, 1982. 7. McLeod, Raymond Jr. Sistem Informasi Manajemen : Studi Sistem Informasi Berbasis Komputer, Jilid I dan II, alih bahasa Hendra Teguh, SE, SK, PT. Prenhallindo, Jakarta, 1995. 8. Meyers, Fred E. Plant Layout and Material Handling, Prentice-Hall Inc., New Jersey, 1993. 9. Pohan, Iskandar Husni, Pengantar Perancangan Sistem, Erlangga, Jakarta, 1997.
D-8-13 10. Tompkins, James A. & White, John A. Facilities Planning, John Willey & Sons, New York, 1984. 11. Whitten L. Jeffry, System Analysis and Design Methods, Mc Graw Hill, Singapore, 2004 12. Wignjosoebroto, Sritomo. Tata Letak Pabrik dan Pemindahan Bahan, Penerbit Guna Widya, Surabaya, 1996.