Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi Terapan (SEMANTIK) 2015 421 Perancangan E-Office Yang Terintegrasi Dengan E-Mail (Studi Kasus: Pemerintah Kota Salatiga) Budi Haryanto *), Lukito Edi Nugroho **), Wing Wahyu Winarno ***) Teknik Elektro dan Teknologi Informasi, Universitas Gadjah Mada E-Mail: * budi.cio14@mail.ugm.ac.id, ** lukito@ugm.ac.id, *** wing@mail.ugm.ac.id Abstrak Kota Salatiga terdiri dari 4 kecamatan dan 23 kelurahan dimana seluruh instansi di lingkup Pemerintah Kota Salatiga telah terhubung dalam satu jaringan. Namun kegiatan operasional surat menyurat masih dikelola dan didistribusikan secara manual. Infrastruktur jaringan yang sudah dimiliki oleh Pemerintah Kota Salatiga memiliki potensi untuk pengembangan sistem perkantoran secara elektronis (e-office) sehingga dapat mempercepat dan memperlancar proses pengelolaan dan pendistribusian surat. Sistem e-office yang dirancang akan diintergrasikan dengan e-mail resmi pemerintah sehingga pengguna mendapatkan notifikasi berupa e-mail jika terdapat surat yang baru masuk ke dalam sistem e-office. Integrasi sistem e-office dengan e-mail memberikan beberapa keuntungan, yaitu single sign on, paperless, fast delivery, real time, easy tracking, dan mobile access. Dalam artikel ini penulis menyajikan beberapa langkah dalam pengembangan sistem e-office yang terintegrasi dengan e-mail dengan menggunakan model evolutionary prototyping dimana prototipe diperbaiki berulangulang hingga diterima oleh pengguna. Penulis melakukan observasi untuk merumuskan kebutuhan pengguna dan dilanjutkan dengan membuat rancangan sistem. Penulis berharap agar sistem e-office yang sudah dirancang dapat dikembangkan untuk mendukung percepatan penerapan e-government di lingkungan Pemerintah Kota Salatiga. Kata Kunci: perancangan, sistem, pemerintah, e-office, e-mail, integrasi 1. PENDAHULUAN Kota Salatiga merupakan salah satu dari 35 Kabupaten / Kota di Provinsi Jawa Tengah yang terdiri dari 4 kecamatan dan 23 kelurahan. Dalam kegiatan pemerintahan, surat-menyurat masih didistribusikan secara manual dan sistem penelusuran surat belum tersedia. Keseluruhan instansi, baik dinas, badan, kantor, kecamatan, dan kelurahan di lingkungan Pemerintah Kota Salatiga sudah terhubung dalam sebuah jaringan, sehingga semua komputer sudah saling terhubung. Namun kondisi saat ini, jaringan yang ada digunakan sebatas untuk mengakses internet dan beberapa sistem intranet. Pemerintah Kota Salatiga juga mempunyai e-mail resmi yang digunakan untuk surat-menyurat dengan instansi lain namun dimanfaatkan dengan baik. Kedua potensi tersebut dapat dimanfaatkan untuk mengembangkan berbagai sistem yang mendukung e- government. E-office adalah suatu sistem administrasi secara maya yang memusatkan komponen-komponen sebuah organisasi dimana data, informasi, dan komunikasi dibuat melalui media telekomunikasi[1]. Istilah lain untuk e-office adalah office automation[2] yang mencakup semua sistem elektronik formal dan informal yang berkaitan dengan komunikasi informasi dari dan ke orang lain, baik di dalam maupun ke luar organisasi. E-office juga diterjemahkan dengan istilah sistem otomatisasi perkantoran, yaitu sistem yang digunakan untuk pengelolaan dokumen secara elektronik yang mampu menangani semua permasalahan surat masuk dan keluar, baik yang bersifat eksternal maupun internal di sebuah organisasi secara umum[3]. Penelitian mengenai sistem e-office sebelumnya terbatas pada lingkup kerja masing-masing telah dibuat di Fakultas Teknik Universitas Gadjah Mada Yogyakarta[4], Jurusan Teknologi Informasi UMY[5], Pusat Litbang Jalan dan Jembatan[6], dan Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi DIY[3]. Hartono
422 Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi Terapan (SEMANTIK) 2015 dalam penelitiannya merancang sistem e- office yang diintegrasikan dengan SMS di Pemerintah Kota Yogyakarta[7]. Sedangkan tujuan penelitian ini adalah membuat sebuah rancangan sistem e-office berbasis web yang diintegrasikan dengan e-mail pemerintah daerah. Sistem e-office yang dirancang menawarkan solusi untuk mengoptimalkan fungsi jaringan yang ada sekaligus juga untuk meningkatkan efisiensi kerja dengan adanya sistem pengolahan dan pendistribusian surat secara elektronis. 2. METODE Penelitian ini menggunakan model prototyping. Menurut Bell[8], ada dua jenis model prototyping, yaitu throwaway dan evolutionary. Model throwaway prototyping membangun berbagai versi sistem dengan tool sederhana dan kemudian tidak digunakan lagi. Hal ini biasanya digunakan untuk demonstrasi sistem yang menggambarkan fungsi utama, namun pada akhirnya sistem akan dibangun ulang dengan menggunakan metode lain yang lebih sesuai. Sedangkan evolutionary prototyping adalah model dimana versi prototipe yang dibuat di awal akan dikembangkan untuk versi final dan sistem dibangun tahap demi tahap menjadi sistem yang utuh. Identifikasi kebutuhan Mengembangkan prototype Model yang digunakan dalam penelitian ini adalah evolutionary prototyping yang memberikan kejelasan sistem sejak awal karena adanya komunikasi antara pengembang dengan pengguna dan memungkinkan identifikasi kebutuhan pengguna melalui perulangan tahapan hingga sistem siap untuk digunakan. Model evolutionary prototyping mempunyai beberapa tahapan. Tahap pertama adalah identifikasi kebutuhan pengguna yang merupakan tahap analisis menyeluruh sebagai spesifikasi awal sebuah sistem. Dilanjutkan dengan pengembangan prototipe yang dibangun melalui desain, dokumentasi, dan verifikasi secara menyeluruh. Tahap yang terakhir adalah tahap iterasi dalam memperbaiki prototipe berulang-ulang hingga prototipe memenuhi kebutuhan pengguna. Sistem e-office pada penelitian ini dirancang menggunakan server web Apache[9], server database MySQL[10], bahasa pemrograman menggunakan PHP, serta menggunakan framework Laravel[11] dan jquery[12]. Rancangan tampilan pada penelitian ini menggunakan aplikasi Evolus Pencil[13]. E-mail resmi Pemerintah Kota Salatiga menggunakan server mail hmailserver[14] yang membutuhkan server database MySQL dan dukungan RoundCube[15] agar e-mail dapat diakses melalui browser. Integrasi antara sistem e- office dengan e-mail memanfaatkan webservice NuSOAP[16] yang akan menggunakan alamat e-mail dan password e- mail sebagai username dan password di sistem e-office. Cek oleh pengguna Diterima pengguna? Diterima Implementasi Ditolak Memperbaiki prototype Gambar 1. Alur model evolutionary prototyping. 3. ANALISA PERMASALAHAN DAN KEBUTUHAN 3.1. Analisa Permasalahan Hasil observasi yang dilakukan penulis pada kegiatan surat-menyurat di lingkungan Pemerintah Kota Salatiga menunjukan bahwa: 1. Administrasi surat masih menggunakan kertas, sehingga membutuhkan banyak kertas dan ruang penyimpanan yang besar. 2. Distribusi surat dilakukan secara manual dan disampaikan satu-persatu kepada penerima.
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi Terapan (SEMANTIK) 2015 423 3. Keterbatasan ruang dan waktu karena surat harus diolah pada jam kerja di kantor. 4. Penelusuran surat dilakukan secara manual, sehingga distribusi surat tidak dapat terlacak secara jelas. 3.2. Analisa Kebutuhan Analisa kebutuhan pengguna menghasilkan temuan bahwa pengguna membutuhkan tersedianya sistem e-office untuk menunjang operasional sistem pemerintahan. Sistem e-office diharapkan dapat memudahkan dan mempercepat pendistribusian dan penelusuran surat di lingkungan Pemerintah Kota Salatiga. 4. HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1. Rancangan Alur Informasi Sistem E- office Alur informasi pada sistem e-office dirancang sebagai berikut: 1. Surat Masuk a. Jika surat belum melalui sistem e-office, maka surat harus dimasukkan ke dalam sistem dengan melakukan scan terlebih dahulu untuk dilampirkan ke dalam sistem e-office. b. Jika surat sudah melalui e-office, maka terdapat notifikasi surat masuk yang menunjukkan jumlah surat masuk yang belum dibaca. c. Petugas TU mengolah surat masuk untuk diteruskan kepada penerima yang berhak. d. Surat masuk yang telah diterima, dapat di-disposisi-kan kepada staf yang terkait. 2. Surat Keluar a. Surat dibuat dalam bentuk draft (konsep) dan harus disetujui oleh atasan secara berjenjang. b. Surat dan data pendukung dikirimkan melalui sistem e-office. c. Surat yang telah disetujui, siap didistribusikan. d. Surat diterima SKPD Penerima untuk dikelola lebih lanjut. 3. Disposisi a. Atasan dapat memberikan disposisi dengan memilih staf yang akan diberikan disposisi. b. Disposisi akan diterima oleh staf yang bersangkutan. Status disposisi yang belum atau telah dibuka akan ditampilkan di sistem. c. Staf dapat mengirimkan tindak lanjut atau laporan terkait surat dan disposisi yang diberikan. 4. Tindak Lanjut a. Staf yang diberikan disposisi dapat memberikan komentar atau laporan tindak lanjut dan dapat menyertakan lampiran file jika diperlukan. b. Laporan akan diterima oleh atasan yang memberikan disposisi. c. Atasan dapat mengirimkan komentar mengenai laporan tindak lanjut staf tersebut. 5. Rancangan Tampilan Sistem Rancangan tampilan sistem e-office yang terintegrasi dengan e-mail adalah sebagai berikut: 1. E-mail Saat ini Pemerintah Kota Salatiga telah memiliki e-mail resmi dengan alamat http://mail.salatigakota.go.id yang dapat diakses melalui jaringan internet. Akun pada e-mail tersebut akan digunakan untuk mengakses sistem e-office. Tampilan halaman login e-mail resmi Pemerintah Kota Salatiga tampak seperti pada Gambar 2. Gambar 2. Tampilan halaman login e-mail resmi Pemerintah Kota Salatiga. 2. Rancangan Tampilan Sistem E-office Modul beserta rancangan tampilan yang tersedia dalam sistem e-office adalah sebagai berikut: a. Modul Login, digunakan untuk otentikasi pengguna dengan menggunakan akun yang sama dengan akun e-mail (Gambar 3).
424 Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi Terapan (SEMANTIK) 2015 Gambar 3. Rancangan modul Login. b. Modul Buat Surat, digunakan untuk membuat konsep surat (Gambar 4). Gambar 8. Rancangan modul Disposisi dan Tindak Lanjut. g. Modul Tracking, digunakan untuk menampilkan informasi penelusuran surat dan status surat yang dikirimkan (sudah atau belum dibaca oleh penerima surat) (Gambar 9). Gambar 4. Rancangan modul Buat Surat. c. Modul Konsep, digunakan untuk menyetujui atau menolak konsep surat yang telah dibuat melalui modul Buat Surat (Gambar 5). Gambar 9. Rancangan modul Tracking. 3. Rancangan Tampilan Notifikasi Gambar 5. Rancangan modul Konsep. d. Modul Inbox, digunakan untuk melihat daftar surat yang diterima (Gambar 6). Gambar 6. Rancangan modul Inbox. e. Modul Terkirim, digunakan untuk melihat daftar surat yang dikirim (Gambar 7). Gambar 7. Rancangan modul Terkirim. f. Modul Disposisi dan Tindak Lanjut, digunakan untuk mengirim disposisi dari pimpinan ke staf, dan mengirim laporan tindak lanjut yang dibuat oleh staf untuk pimpinan (Gambar 8). Gambar 10. Rancangan tampilan notifikasi pada smartphone. Notifikasi berupa surat masuk atau disposisi akan secara otomatis dikirimkan ke e-mail pengguna (Gambar 10).
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi Terapan (SEMANTIK) 2015 425 4. Integrasi Sistem E-office dengan E-mail Pengguna membutuhkan ketersediaan integrasi antara sistem e-office dengan e-mail untuk mewujudkan SSO (Single Sign On), sehingga pengguna hanya membutuhkan satu akun untuk mengakses sistem e-office dan e- mail (Gambar 11). Pengguna juga akan mendapatkan notifikasi secara langsung melalui perangkat smartphone jika ada surat baru atau disposisi yang masuk. Notifikasi ketika ada surat atau disposisi masuk akan sangat memudahkan pengguna. Notifikasi tersebut akan dikirimkan ke e-mail pengguna dan dapat diaktifkan melalui pengaturan pada perangkat smartphone. Kirim Surat Pengguna Server e-office Notifikasi Server e-mail Smartphone Tablet Laptop Gambar 11. Integrasi sistem e-office dengan e-mail. 5. KESIMPULAN Integrasi sistem e-office dan e-mail diharapkan membantu meningkatkan efisiensi kerja dalam Pemerintah Kota Salatiga. Sistem e-office dirancang untuk mendukung kegiatan operasional suratmenyurat di lingkup Pemerintah Kota Salatiga. Sistem e-office yang terintegrasi dengan e-mail dapat memberikan beberapa keuntungan, yaitu: a. single sign on (satu akun digunakan untuk beberapa sistem) b. paperless (mengurangi penggunaan kertas) c. fast delivery (pengiriman yang cepat sehingga efisien dalam distribusi surat dari segi waktu, tenaga, dan biaya) d. easy tracking (mempermudah penelusuran surat) e. real time (notifikasi langsung diterima melalui email saat ada surat yang masuk ke dalam sistem e-office) f. mobile access (dapat mengakses sistem e- office melalui berbagai perangkat telekomunikasi yang terhubung internet). Sistem e-office dalam penelitian ini masih dalam proses perancangan, sehingga PC membutuhkan tahapan implementasi dan evaluasi guna meningkatkan pemanfaatan TIK di lingkungan Pemerintah Kota Salatiga. 6. DAFTAR PUSTAKA [1] Robles M. The e-office: What Exactly it is?. Office Solutions. 43 45. 2001. [2] McLeod R. J. and Shell G. P. Management Information System 10th Edition. New Jersey: Prentice Hall. 2007. [3] Bomoaji T. Perancangan Office Automation System untuk Evaluasi dan Pelaporan Kinerja Instansi di Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi DIY. Yogyakarta: Universitas Gadjah Mada. 2009. [4] Arief M. R. Analisis dan Perancangan Sistem E-Office di Fakultas Teknik Universitas Gadjah Mada Yogyakarta. Yogyakarta: Universitas Gadjah Mada. 2005. [5] Kurnianti A. Implementasi Aplikasi Pengarsipan untuk Membangun dan Mendukung Terciptanya Sistem Paperless Office (Studi Kasus: Sistem Paperless Office Jurusan Teknologi Informasi UMY). Yogyakarta: Universitas Gadjah Mada. 2014. [6] Dewandaru D. S. Pemanfaatan Aplikasi e-office untuk Mendukung Reformasi Birokrasi (Studi Kasus: Pusjatan). 2 4. 2013. [7] Hartono A. B. Perancangan dan Pembuatan Prototype Aplikasi Surat Menyurat Elektronik di Lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta. Yogyakarta: Universitas Gadjah Mada. 2011. [8] Bell D. Software Engineering for Students: A Programming Approach 4th Edition. Harlow: Addison-Wesley. 2005. [9] Apache: HTTP Server Project. URL: http://httpd.apache.org, diakses tanggal 26 September 2015. [10] MySQL: The World's Most Popular Open Source Database. URL: https://www.mysql. com, diakses tanggal 26 September 2015.
426 Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi Terapan (SEMANTIK) 2015 [11] Laravel: The PHP Framework For Web Artisans. URL: https://jquery.com, diakses tanggal 26 September 2015. [12] jquery: JavaScript Library. URL: https://jquery.com, diakses tanggal 26 September 2015. [13]Evolus Pencil: An Open-source GUI Prototyping Tool. URL: http://pencil. evolus.vn, diakses tanggal 26 September 2015. [14]MailServer: E-Mail Server For Microsoft Windows. URL: https://www. hmailserver.com, diakses tanggal 26 September 2015. [15]Roundcube: Open Source Webmail Software. URL: https://roundcube.net, diakses tanggal 26 September 2015. [16]NuSOAP: SOAP Toolkit For PHP. URL: http://sourceforge.net/projects/nusoap, diakses tanggal 26 September 2015.