PROPOSAL PENAWARAN. Bapak / Ibu Pimpinan SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN ARSIP SURAT. Ditujukan untuk :

Transkripsi

1 PROPOSAL PENAWARAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN ARSIP SURAT Ditujukan untuk : Bapak / Ibu Pimpinan PT. TIMAH Tbk Jalan Jendral SUdirman No.51, Pangkalpinang. Bangka Belitung Kunjungi di PT. SEKAWAN MEDIA INFORMATIKA Jl. Danau Maninjau Raya No.29 Sawojajar, Kota Malang Jawa Timur Indonesia Kontak marketing@sipas.id (0341)

2 Nomor Lampiran Perihal Malang, 14 Agustus 2017 : 0227/P/SM/VIII/2017 : Terlampir : Penawaran Pengembangan Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Surat (SIPAS) Kepada Yth, Bapak / Ibu Pimpinan PT. Timah Tbk Di tempat Dengan hormat, Berkitan dengan hasil pertemuan sebelumnya, yang membahas tentang rencana Pengembangan Sistem Informasi Pengelolaan Arisp Surat di PT. Timah Tbk, bersama dengan ini kami dari PT. Sekawan Media Informatika bermaksud mengajukan penawaran untuk pekerjaan tersebut. Adapun untuk rincian detail dari Biaya dan Waktu pengerjaan sistem ini akan dijelaskan pada halaman-halaman berikutnya, dengan pengalaman dan keahlian kami pada bidang ini, kami berharap bisa memberikan layanan terbaik untuk anda. Demikian penawaran ini kami sampaikan, atas segala perhatian dengan memberikan skala prioritas pada penawaran ini kami ucapkan terima kasih, dan semoga terjalin kerjasama yang baik di kemudian hari. Hormat Kami, Dwiyana Dini Kurniawan Direktur 2

3 RUANG LINGKUP PEKERJAAN Pekerjaan Instansi : Pengembangan Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Surat (SIPAS) : PT. TIMAH Tbk Ruang lingkup dari pekerjaan Pengembangan Sistem Informasi Pengelolaan Arisp Surat di PT. Timah Tbk adalah sebagai berikut : 1. Analisa dan inventarisasi semua kebutuhan penyesuaian aplikasi sesuai dengan kebutuhan 2. Melakukan perencanaan pengembangan sistem 3. Melakukan pengembangan/kustomisasi Sistem Informasi Pengelolaan Arisp Surat dengan rincian sebagai berikut : - Penyesuain fitur asistensi monitoring untuk Delegasi / PLT - Menampilkan status surat pada korespondensi - Penanda untuk atribut prioritas surat - Flag terima berkas, tampil mulai dari awal distribusi surat - Disposisi Rahasia, perintah Surat Rahasia, berkas tidak muncul pada ekspedisi ketika disposisi bestatus rahasia - Surat Rahasia, berkas tidak tampil ketika surat berstatus Rahasia - Penyesuaian Cabut Disposisi, fitur cabut untuk penerima disposisi - Penyesuaian status disposisi "dicabut" (untuk pengirim dan penerima disposisi) - Pencabutan disposisi tercatat di ekspedisi - Live Edit, pembuatan konsep surat langsung dari aplikasi - Tambah status revisi pada konsep surat - History perubahan konsep surat - Pembeda jenis surat pada Surat Masuk untuk Surat Eksternal/Internal - Penambahan fitur upload berkas pada ekspedisi Surat Eksternal - Laporan Presentase Surat Selesai - Ekspedisi Surat Eksternal ada pemberian status Surat "Selesai" 4. Melakukan Konsultasi dan Revisi dari setiap tahapan proses untuk dapat menghasilkan aplikasi sesuai dengan yang diharapkan 5. Melakukan Testing dan Bug Fixing 6. Melakukan Penyusunan dan pencetakan laporan dan buku panduan pengoperasian 7. Melakukan instalasi aplikasi dan konfigurasi pada server 8. Melakukan Sosialisasi dan pelatihan sistem informasi 3

4 RENCANA ANGGARAN BIAYA Pekerjaan Instansi : Pengembangan Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Surat (SIPAS) : PT. TIMAH Tbk NO KEGIATAN SATUAN VOLUME HARGA SATUAN (Rp) JUMLAH HARGA (Rp) I. BIAYA LANGSUNG PERSONIL 111,000,000 A. TENAGA AHLI 1 Project Manajer OB 1 x 3 9,000,000 27,000,000 2 Analis Sistem OB 1 x 3 9,000,000 27,000,000 3 Ahli Programmer OB 2 x 3 6,000,000 36,000,000 4 Ahli Quality Control & Tester OB 1 x 1 6,000,000 6,000,000 A. TENAGA PENDUKUNG 1 Asisten Tenaga Ahli OB 1 x 3 5,000,000 15,000,000 II. BIAYA LANGSUNG NON PERSONIL 118,500,000 A. BIAYA BELANJA BARANG 1 Aplikasi SIPAS Paket Enterprise Paket 1 x 1 70,000,000 70,000,000 2 Add-On Aplikasi Android + IOS Paket 1 x 1 10,000,000 10,000,000 3 Add-On Direct Scanner Paket 1 x 1 1,000,000 1,000,000 4 Add-On Lacak Surat Paket 1 x 1 1,000,000 1,000,000 5 Add-On Notifikasi Paket 1 x 1 2,000,000 2,000,000 6 Add-On Notifikasi SMS Paket 1 x 1 3,000,000 3,000,000 C. BIAYA PELAPORAN 1 Pencetakan Buku Panduan Exemplar 3 x 1 400,000 1,200,000 Pengoperasian 2 CD (Backup Aplikasi, Source Code & Manual Book) Keping 3 x 1 100, ,000 C. SUPPORT & MAINTENANCE 1 Support & Maintenance Paket 1 x 3 10,000,000 30,000,000 TOTAL BIAYA (Personil + Non Personil) 229,500,000 PPn 10% 22,950,000 GRAND TOTAL 252,450,000 Terbilang : Dua Ratus Lima Puluh Dua Juta Empat Ratus Lima Puluh Ribu Rupiah 4

5 WAKTU PELAKSANAAN PEKERJAAN PENGEMBANGAN Pekerjaan Instansi : Pengembangan Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Surat (SIPAS) : PT. TIMAH Tbk Adapun proses pelaksanaan pekerjaan ini memakan waktu selama 12 Minggu, dengan rincian sebagai berikut : NO KEGIATAN MINGGU 1 Pengembangan & Kustomisasi Sistem Penyesuaian fitur asistensi monitoring untuk Delegasi / PLT Menampilkan status surat pada korespondensi Penanda untuk atribut prioritas surat Flag terima berkas, tampil mulai dari awal distribusi surat Disposisi Rahasia, perintah Surat Rahasia, berkas tidak muncul pada ekspedisi ketika disposisi bestatus rahasia Surat Rahasia, berkas tidak tampil ketika surat berstatus Rahasia Penyesuaian Cabut Disposisi, fitur cabut untuk penerima disposisi Penyesuaian status disposisi "dicabut" (untuk pengirim dan penerima disposisi) Pencabutan disposisi tercatat di ekspedisi Live Edit, pembuatan konsep surat langsung dari aplikasi Tambah status revisi pada konsep surat History perubahan konsep surat Pembeda jenis surat pada Surat Masuk untuk Surat Eksternal/Internal Penambahan fitur upload berkas pada ekspedisi Surat Eksternal Laporan Presentase Surat Selesai Ekspedisi Surat Eksternal ada pemberian status Surat "Selesai"

6 SYARAT DAN KETENTUAN Pekerjaan Instansi : Pengembangan Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Surat (SIPAS) : PT. TIMAH Tbk 1. Harga yang ditawarkan sudah termasuk seluruh biaya yang dijelaskan dalam ruang lingkup pekerjaan 2. Masa Garansi Support (Maintenance) yang diberikan adalah selama 3 bulan terhitung setelah serah terima pekerjaan, dengan ruang lingkup dan ketentuan sebagai berikut : A. Ruang Lingkup - Memonitoring aktivitas pada Sistem Informasi pengelolaan Arsip Surat (SIPAS) - Melakukan backup berkala sistem informasi maupun database sehingga memiliki backup yang terupdate - Perbaikan Bug & Eror yang terjadi pada sistem informasi - Mengakomodir kebutuhan penyesuaian aplikasi dalam lingkup persuratan (Perubahan Minor) - Dukungan Support melalui remote dan kunjungan jika diperlukan (Syarat dan Ketentuan Berlaku) - Asistensi Operator B. Ketentuan - Proses Maintenance dilaksanakan dengan jumlah dedicated resource sebanyak 2 orang yang terdiri dari 2 Orang yang memiliki kemampuan (Programmer dan implementator) - Biaya yang ditawarkan belum termasuk biaya akomodasi dan transportasi kunjungan (saat masa garansi) - Biaya yang ditawarkan tidak termasuk harga peralatan (Hardware) - Penambahan Pekerjaan diluar lingkup pekerjaan akan dikenakan biaya dan waktu tambahan yang besarnya telah disepakati kedua pihak. 3. Pembayaran dilakukan 3 (tiga) kali termin, yaitu : - 30% dibayarkan sebagai DP sebelum proses pengembangan Sistem Informasi - 40% dibayarkan setelah proses implementasi 4. Perbaikan setelah masa garansi selesai akan dikenakan biaya tambahan yang besarnya sesuai dengan kesepakatan 5. Penambahan Pekerjaan diluar penawaran ruang lingkup yang ditawarkan akan dikenakan biaya tambahan yang nominalnya disepakati kedua belah pihak 6

7 SPESIFIKASI TEKNIS Pekerjaan Instansi : Pengembangan Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Surat (SIPAS) : PT. TIMAH Tbk 1. Aplikasi No Item Spesifikasi 1 Basis Aplikasi - Web & Mobile (android + IOS) 2 Bahasa Pemrograman - PHP 5 (Framework Codeigniter) - HTML 5 (Framework Ext JS) 3 Database - MySQL 2. Kebutuhan Infrastruktur No Item Jumlah Spesifikasi 1 Server Aplikasi 1 Unit - Processor Intel Xeon Quad-Core Processor E v5 (8M Cache, 3.50 GHz) - Memmory 16 GB - Storage 1 TB (2 Unit) - Sistem Operasi Linux Ubuntu Server Server Database 1 Unit - Processor Intel Xeon Quad-Core Processor E v5 (8M Cache, 3.50 GHz) - Memmory 16 GB - Storage 1 TB (2 Unit) - Sistem Operasi Linux Ubuntu Server PC Operator Menyesuaikan Standar PC Office kebutuhan 4 ADF Scanner Menyesuaikan kebutuhan 7

8 LAMPIRAN PRODUK KNOWLEDGE SIPAS 8

9 Kelola Surat Dan Disposisi Lebih Mudah, Cepat dan Akurat SEKILAS TENTANG SIPAS SIPAS adalah aplikasi yang digunakan untuk mempermudah pengelolaan surat masuk, surat keluar, disposisi dan pencarian arsip surat. Dengan fitur yang lengkap, akan sangat membantu mempermudah pengelolaan surat di Instansi atau Perusahaan Anda. 10 ALASAN MENGGUNAKAN SIPAS 1. Pengarsipan lebih terstruktur 2. Proses distribusi surat semakin mudah 3. Pencarian lebih mudah dan cepat 4. Lama respon pegawai terpantau 5. Data lebih rapi dan terpusat 6. Menggurangi penggunaan kertas (paperless) 7. Disposisi lebih cepat 8. Satu aplikasi untuk semua pengguna 9. Fitur Lengkap 10. Hemat waktu, biaya dan tenaga 9

10 GAMBARAN SINGKAT PENANGANAN SURAT DI SIPAS 1. Alur Surat Masuk 2. Alur Surat Keluar 10

11 FITUR UNGGULAN SIPAS S U R A T M A S U K Surat yang diterima oleh instansi lain D I S P O S I S I Pendistribusian surat masuk kepenerima terkait dalam internal kantor E K S P E D I S I Rincian Alur Distribusi Surat Menyeluruh S U R A T K E L U A R Surat yang dikeluarkan untuk dikirimkan kepada instansi lain K O N S E P S U R A T Rancangan untuk surat keluar K O R E S P O N D E N S I S U R A T Penyampaian surat dari satu pihak ke pihak lain A R S I P B E B A S Pengarsipan file atau dokumen kantor B A N K S U R A T Kumpulan dari semua surat S U R A T I N T E R N A L kebutuhan untuh pendistribusian surat dilingkungan internal kantor P E N O M O R A N O T O M A T I S Pemberian nomor surat secara otomatis H A K A K S E S Kemudahan pengaturan otoritas pengguna P E L A P O R A N Sajian akurat data rekapitulasi surat 11

12 ADD-ON SIPAS Untuk menunjang sistem Ini agar lebih optimal, SIPAS Dilengkapi Dengan Add-On yang dapat anda pilih sesuai dengan kebutuhan persuratan anda diantaranya SIPAS MOBILE (ANDROID) Rp Menanggapi disposisi jauh lebih mudah dengan akses melalui Smartphone Android anda NOTIFIKASI Rp ,- Notifikasi akan membuat anda selalu mendapatkan update perkembangan surat lagsung ke anda NOTIFIKASI SMS Rp ,- Tidak ada koneksi internet? SIPAS juga dilengkapi dengan fitur notifikasi sms, apapun handphone anda perkembangan surat akan sampai ke anda LACAK SURAT Rp ,- Modul terpisah yang disediakan dan dimaksimalkan untuk pencarian dan pemantauan distribusi surat DIRECT SCANNER Rp ,- Memungkinkan scan dokumen atau surat langsung dari aplikasi SIPAS 12

13 PAKET FITUR SIPAS FITUR PAKET PROFESSIONAL ENTERPRISE Aplikasi Berbasis Web Browser dan Dukungan Jaringan Manajemen Surat Masuk Pencatatan Agenda Surat Masuk Penomoran Otomatis Agenda Surat Masuk Upload Berkas Pencarian Surat Cetak Resi Pelaporan Surat Masuk Registrasi Surat Masuk Masa Aktif Surat Masuk Manajemen Surat Keluar Pencatatan Agenda Surat Keluar Penomoran Otomatis Surat keluar Upload Berkas Pencarian Surat Pelaporan Surat Keluar Konsep Surat Korespondensi Surat Masuk dan Surat Keluar Disribusi Surat Disposisi Surat Ekspedisi Disposisi Riwayat dan Pencabutan Disposisi Asistensi Monitoring Surat Internal Arsip Bebas Surat Internal Bank Surat Lain Lain Pengaturan Fitur Aplikasi Pengaturan Data Umum Pengaturan Akun dan Hak Akses Pengaturan Unit Kerja dan Pegawai Kelompok Pegawai Instalasi, Pelatihan dan Pendampingan 2-3 Hari 3-5 Hari Garansi 3 Bulan 6 Bulan Demo Aplikasi SIPAS: 13

14 MITRA PENGGUNA SIPAS Beberapa mitra kami telah mempercayakan Aplikasi SIPAS untuk kebutuhan persuratan mereka D A N M A S I H B A N Y A K L A I N N Y A

15 KEBUTUHAN TEKNIS Untuk membangun aplikasi SIPAS untuk bisa diakses secara jaringan lokal (LAN), dibutuhkan beberapa komponen diantaranya 1. SERVER dengan spesifikasi minimal Intel Xeon Prosesor 8GB ECC DDR3-UDIM 1333 MHZ HDD min 500 GB 2. Komputer/Laptop Operator/Pengguna 3. Jaringan Lan & Koneksi Internet 4. ADF Scanner & Printer SYARAT DAN KETENTUAN UMUM Adapun syarat dan ketentuan untuk membangun aplikasi SIPAS antara lain 1. Bisa diagendakan demo / presentasi di tempat 2. Harga belum termasuk biaya akomodasi implementasi dan pelatihan 3. Harga belum termasuk biaya kustomisasi (Jika ada penambahan / perubahan fitur)* 4. Harga yang ditawarkan tidak termasuk dengan ADD-On dan Perangkat Pendukung SIPAS 5. Masa Garansi Support (Maintenance) terhitung setelah serah terima pekerjaan, Garansi Meliputi Perbaikan Bug, Error & Maintenance 6. Perbaikan setelah masa garansi selesai / penambahan pekerjaan diluar penawaran pekerjaan akan dikenakan biaya tambahan dengan nominalnya disepakati kedua belah pihak 7. Pembayaran dapat dilakukan (dua) kali termin, yaitu : a. 30% dibayarkan sebagai DP sebelum proses pengembangan Sistem Informasi b. 70% dibayarkan ketika sistem informasi sudah go live 8. Harga berlaku 30 hari setelah penawaran diterbitkan dan harga dapat berubah sewaktu - waktu 15

16 Untuk informasi lebih lanjut silahkan hubungi kami PT. SEKAWAN MEDIA INFORMATIKA Jalan Danau Maninjau Raya No 29 Sawojajar Malang, Jawa Timur - Indonesia (65139) (0341) info@sekawanmedia.co.id 16