PENGADAAN BUKU Pengembangan Koleksi Modul 5 Presented by Yuni Nurjanah
PENGADAAN BUKU A. Pengadaan Buku melalui Pembelian 1. Pengertian 2. Kendala dalam pembelian buku 3. Cara pembelian buku B. Pengadaan Buku Melalui Pertukaran dan Hadiah 1. Pengadaan buku melalui pertukaran 2. Cara pertukaran 3. Cara pengadaan hadiah 4. Penerimaan buku
A. Pengadaan Buku Melalui Pembelian 1. Pengertian Pengadaan (acquisition) adalah kegiatan yang merupakan implementasi dari keputusan dalam melakukan seleksi yang mencakup semua kegiatan untuk mendapatkan bp yang telah dipilih dengan cara membeli, tukar menukar, dan hadiah termasuk penyelesaian administrasinya. 2. Kendala dalam pembelian buku a. Terbitan dalam negeri: Penerbit banyak berada di pulau Jawa, sehingga perpustakaan di luar pulau Jawa akan kesulitan dalam kegiatan pemesanan (lama dan korenspondensi yang panjang) Tidak banyak toko buku yang terdapat di luar pulau Jawa Jumlah judul yang tersedia hanya terbatas meskipun eksemplarnya banyak b. Prosedur pembayaran: Prosedur pembayaran sering berbelit baik dengan mata uang rupiah atau mata uang asing Bagi perpustakaan pemerintah nilai pertanggung jawabannya hanya dibatasi Rp.5.000.000,- saja, sehingga jika terjadi pembelian di atas nilai tersebut maka kuitansi pembayarannya harus dipecah-pecah c. Ketersediaan dana Dana yang tersedia tidak selalu tepat waktu d. Katalog penerbit Terbatasnya informasi mengenai ketersediaan buku, terutama terbitan dalam negeri e. Administrasi Prosedur administrasinya biasanya berbelit2. pengadaan buku dari luar negeri harus mengalami pemeriksaan oleh petugas bea cukai dan instansi terkait lainnya
A. Pengadaan Buku Melalui Pembelian 3. Cara pembelian buku Sebelum melakukan pembelian buku, terlebih dahulu pustakawan harus melakukan seleksi terhadap buku2 yang akan dibeli dari daftar desiderata yang ada berdasarkan prioritas yang telah ditetapkan. Kemudian membuat daftar buku yang akan dibeli sesuai dana yang tersedia. Daftar buku yang akan dibeli minimal berisi data bibliografi sbb: judul buku, nama pengarang, g nama penerbit, tahun terbit, ISBN, jumlah, dan harga. Perlu dibuat pertanggung jawaban keuangan atas kegiatan pembelian buku tersebut Pemilihan cara pembelian buku hendaknya disesuaikan dengan kebijakan setempat Pelaksana kegiatan pembelian buku tergantung dari kebijakan lembaga atau instansi masing (ada yangdilakukanolehbagianpengadaan,bagiantatausaha,lembagainduknya,atauperusahaan yang menangani pembelian buku tersebut) Beberapa cara pembelian buku: a. Pembelian melalui ll penerbit, prosedurnya: Membuat daftar buku yang dikelompokkan berdasarkan penerbit Mengirim daftar buku yang akan dibeli ke setiap penerbit untuk mengetahui ketersediaan buku (melalui surat pemesanan) Menerima performa invoice (daftar buku yang dilengkapi harga satuan, ketersediaan, dan informasi cara pembayaran) dari penerbit Melakukan pembayaran sesuai dengan instruksi yang terdapat dalam performa invoice (tranfer langsung ke rekening atau dengan cek) Mengirimkan bukti pembayaran ke penerbit disertai dengan surat pengantar dan performa invoice Membuat pertanggung jawaban sesuai peraturan yang berlaku Mengarsip bukti pembayaran untuk keperluan klaim (bila terjadi)
A. Pengadaan Buku Melalui Pembelian 3. Cara pembelian buku a. Pembelian melalui penerbit, prosedurnya: b. Pembelian melalui toko buku Membuat daftar buku yang dikelompokkan berdasarkan penerbit Menentukan toko buku yang akan dihubungi Mengirim i df daftar judul lbuku yangakan dibeli ke toko buku tsb ( fax, e-mail, langsung) Toko buku memberikan informasi mengenai buku2 yang tersedia berikut daftar harganya Melakukan pembayaran dengan tunai maupun cek dan meminta bukti pembayaran serta fakturnya Toko buku mengirimkan buku2 yang telah dibeli atau diambil sendiri oleh pihak perpustakaan Pembelian buku juga dapat dilakukan secara online (via internet), baik toko buku di dalam maupun di luar negeri. Pembayarannya pun lebih praktis, bisa melalui kartu kredit atau transfer via bank. Prosedur pemesanannya juga mudah. Informasi mengenai pemesanan, pembelian, pembayaran, dan pengirimannya pun jelas dan lengkap. Banyaknya toko buku on-line memudahkan pustakawan mendapatkan informasi2 yang lebih luas tentang bp yang akan dibeli. c. Pembelian melalui agen baik di dalam maupun di luar negeri (jobber atau vendor) Cara pembelian buku lewat agen banyak diminati oleh pihak perpustakaan, karena beberapa alasan: Memudahkan pekerjaan pustakawan (efektif dan efisien) karena berbagai macam judul buku dari berbagai penerbit dapat disediakan oleh agen buku. Jika pesanan belum datang, pustakawan cukup menghubungi agen dan tidak perlu klaim ke penerbit Banyaknya agen buku yang terdapat di Indonesia memudahkan pustakawan memilih dan mengevaluasi agen mena yang mempunyai kualitas paling bagus untuk diajak bekerja sama
A. Pengadaan Buku Melalui Pembelian 3. Cara pembelian buku a. Pembelian melalui penerbit, prosedurnya: b. Pembelian melalui toko buku c. Pembelian melalui agen baik di dalam maupun di luar negeri (jobber atau vendor) Beberapa hal yg harus dipertimbangkan dalam mengevaluasi agen yang akan diajak bekerjasama dalam pengadaan buku: Pelayanan tambahan (pemesanan buku akan diolah dulu dan menyertakan kartu katalog, katalog yang berisi informasi judul2 buku pilihan akan secara rutin dikirimkan, menawarkan kelengkapan perpustakaan lainnya seperti audio visual) Potongan harga (potongan harga diberikan lebih rendah dari harga buku, tergantung pada volume pembelian, jenis dokumen, dan pelayanan yang diberikan) Wkt Waktu pengiriman ii ( harus sesuai dengan jd jadwal yang dijanjikanjik Pemenuhan kebutuhan pesanan ( biasanya rata2 pemenuhan pesanan sekitar 50 70% karena suatu alasan: buku tidak tersedia di penerbit, belum terbit, tidak menangani jenis buku yang dipesan) Beberapa cara pemesanan yang biasa ditawarkan oleh penerbit maupun agen kepada pustakawan: Approval plan: perpustakaan diminta mengirim profil perpustakaan yang menginformasikan mengenai subyek, bahasa, tingkatan, biaya, penerbit, dan format. Kemudian agen mengirim buku2 yang sesuai relevan dengan perpustakaan setelah profil diterima. Jika ada buku yang tidak sesuai bisa dikembalikan selama tidak melebihi 12%. Jika lebih dari 12%, maka profil perlu ditinjau ulang Blanket order: hampir sama dengan approval plan tetapi tidak memerlukan profil perpustakaan. Pustakawan cukup memberitahukan ke agen atau penerbit agar mengirimkan buku2 yang telah diterbitkan dengan harga yang telah ditentukan, cakupan subjek, atau permintaan khusus. Kekurangan sistem ini: buku2 yang sudah dibeli tidak bisa dikembalikan, keuntungan: potongan harga tinggi Standing order: perpustakaan akan memperoleh semua buku yang telah terbit (penerbit untuk PPT dan subjek khusus).
B. Pengadaan Buku Melalui Pertukaran dan Hadiah 1. Pengadaan buku melalui pertukaran Pengelolaan pertukaran buku harus lebih mengutamakan keperluan lembaga dari pada keinginan untuk mendukung distribusi bahan2 ilmiah. Pertukaran bp biasanya menjadi tanggung jawab bagian pengadaan Sebelum melakukan pertukaran sebaiknya membuat perjanjian antar perpustakaan mengenai bahan penukaran, yang mendukung keperluan perpustakaan p masing2. 2. Tujuan pertukaran Mendapatkan buku2 tertentu yang tidak bisa diperoleh dari toko buku (misal: terbitan pemerintah, grey literatur) Mengeluarkan buku2 hadiah yang tidak sesuai atau koleksi duplikasi Mengembangkan kerjasama antar perpustakaan baik tingkat nasional maupun internasional 3. Cara pertukaran Menyusun daftar buku2 (untuk ditawarkan dalam pertukaran) yang sudah tidak diperlukan lagi atau lebihan duplikasi (proses dulu sesuai peraturan dan nyatakan sebagai buku dengan status dikeluarkan dari perpustakaan, buat penawaran menurut subjek kemudian menurut pengarang dan judul) Mengirimkan penawaran kepada perpustakaan2 lain yang diperkirakan memiliki koleksi yang sesuai dengan buku yang ditawarkan dan mempunyai hubungan kerjasama Perspustkaan menerima dan mempelajari penawaran beserta persyaratan yang ditentukan dan membandingkan dengan kebutuhan dan kebijakan pengembangan koleksi di perpustakaannya sendiri Perpustakaan yang menerima tawaran pertukaran melakukan hal yang sama Perpustakaan yang telah menerima tanggapan atas penawarannya segera melakukan penilaian keseimbangan buku tentang subjek dan bobotnya Melakukan kesepakatan dan melaksanakan pertukaran Masing2 perpustakaan menerima bahan pertukaran dan mengolahnya sesuai prosedur yang ada
B. Pengadaan Buku Melalui Pertukaran dan Hadiah 4. Cara pengadaan hadiah a. Hadiah atas permintaan Mempersiapkan daftar donatur Menyusun daftar buku Mengirim surat permohonan hadiah disertai daftar buku2 yang dibutuhkan Menerima bk2 buku2 sumbangan/ hdih hadiah Memeriksa buku hadiah dan mencocokkan dengan daftar pengantar Mengirimkan ucapan terima kasih Mengolah buku hadiah sesuai prosedur b. Hadiah bukan atas permintaan Buku yang diterima diperiksa dan dicocokkan dengan surat pengantar Mengirimkan ucapan terima kasih Memeriksa buku apakah subjeknya sudah sesuai dengan kebijakan pengembangan koleksi yang ada, jika ya segera diproses Jika tidak sesuai, maka sisihkan sebagai bahan pertukaran atau hadiahkan kembali kepada perpustakaan lain 5. Penerimaan buku Prosedur penerimaan bukuadalah dlhsebagai berikut: Memeriksa buku secara teliti apakah sudah sesuai dengan surat pengantarnya Mencocokkan bp yang diterima dengan arsip daftar pemesanan Menyisihkan bp yang tidak sesuai dengan pesanan, cacat, atau rusak disertai dengan permintaan penggantian Menandatangani tanda terima atau fk faktur dan mengembalikannya blik kepada pengirim ii Membuat berita acara penerimaan