I. Pendahuluan Arsip mempunyai peran penting dalam kelangsungan hidup organisasi baik organisasi pemerintah maupun swasta. Manfaat arsip bagi suatu organisasi antara lain berisi informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan juga dapat dijadikan sebagai alat bukti bila terjadi masalah dan juga dapat dijadikan alat pertanggung jawaban menajemen serta dapat dijadikan alat transparansi birokrasi. Arsip dapat bermanfaat secara optimal bagi organisasi apabila dikelola dengan tertib dan teratur, namun sebaliknya apabila arsip dikelola dengan tidak tertib akan menimbulkan masalah bagi suatu organisasi. Menumpuknya arsip yang tidak ada gunanya serta sitem tata arsip yang tidak menentu akan mengakibatkan ruangan terasa sempit dan tidak nyaman sehingga dapat berpengaruh negatif terhadap kinerja pelaksanaan tugas dan fungsi suatu organisasi. Apabila suatu arsip sulit untuk ditemukan akan menjadi hambatan dalam proses pengambilan keputusan dan akan mempersulit proses hukum dan pertanggung jawaban. Masalah kearsipan belum sepenuhnya menjadi perhatian baik oleh masyarakat umum, organisasi pemerintah maupun suatu organisasi swasta. Banyak orang yang masih belum mengetahui atau belum memahami arti penting dan manfaat arsip dalam kehidupan seharihari bagi pribadi maupun bagi organisasi, orang menganggap bahwa arsip relatif masih sangat rendah dan arsip selama ini masih dipandang sebelah mata. Setiap kegiatan organisasi baik itu organisasi pemerintah maupun swasta tidak terlepas dari lingkup administrasi karena hal tersebut merupakan suatu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan. Organisasi tanpa kegiatan administrasi maka organisasi tidak akan dapat tercapai visi dan misinya dengan efektif. Untuk mewujudkan tertib pengelolaan arsip ada beberapa aspek yang mesti ditangani secara serius, yaitu terdapatnya system pengelolaan kearsipan yang efektif, pelaksanaan sistem yang telah ditetapkan secara berdaya guna dan berhasil guna, serta evaluasi secara tajam dan terus menerus terhadap pelaksanaan sistem itu sendiri. Ketiga aspek ini dapat terlaksana apabila didukung oleh unsur-unsur SDM yang diperlukan, anggaran dan sarana pendukung. Maka atas dasar inilah untuk meningkatkan tertib pengelolaan kearsipan masalahnya menjadi tidak sederhana karena itulah diperlukan visi dan misi yang jelas, rencana dan program yang matang, dan koordinasi dengan instansi terkait yang harmonis. Mengingat kompleksitas yang muncul dalam hal penggunaan arsip ini pemerintah mengeluarkan beberapa peraturan khusus yang mengatur tentang penggunaan dan penyimpanan arsip yaitu : 1. UU No 43 tahun 2009 tentang Kearsipan. 2. Peraturan Pemerintah No. 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang undang No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Penggunaan pertama muncul tahun 1971 dengan UU No. 7 tahun 1971 tentang kearsipan, dalam UU ini ditetapkan bahwa arsip merupakan salah satu sumber informasi bagi kalangan masyarakat luas. Begitu juga UU ini mengatur tentang penyimpanan dan perawatan arsip, lembaga mana yang diberi wewenang dan sangsi apa yang dijatuhkan bagi penyalahgunaan arsip diluar lingkungan pemerintah, arti penting arsip mulai diperhatikan oleh kalangan swasta terutama institusi usaha. Bagi kalangan usahawan informasi yang dimuat dalam arsip sebagai laporan kegiatan masa lalu merupakan sumber keterangan penting untuk menyusun strategi bisnis di masa mendatang, maka dengan dikeluarkannya UU No. 8 tahun 1997 oleh pemerintah perusahaan memiliki hak untuk menyimpan, mengelola dan memelihara arsipnya sendiri sebagai sumber informasi perusahaan. II. Tujuan dan Kegunaan Program Secara Umum Pelaksanaan otonomi daerah telah mendorong lahirnya pengaturan atas perubahan - perubahan yang dimaksud dan mempersiapkan segala sesuatunya baik yang menyangkut aspek kelembagaan, kesiapan Sumber Daya Manusia maupun aspek administrasi pemerintahannya secara menyeluruh. Dalam kerangka subtansi kegiatan agenda surat menjadi bagian yang tidak terpisahkan dengan pelaksanaan kegiatan pemerintahan dalam rangka tata tertib administrasi untuk mengatur Tata Naskah Dinas baik surat masuk maupun surat keluar. Perangkat yang ada masih menggunakan sistem manual, sehingga pimpinan hanya sedikit dapat memperoleh informasi dan kurang akurat. Karyawan bagian agenda atau kearsipan kesulitan dan membutuhkan waktu yang lama untuk melacak dan menyajikan informasi tentang keberadaan surat masuk maupun surat keluar, apakah surat tersebut memerlukan jawaban/tanggapan atau tidak, telah dijawab/ditanggapi atau belum oleh unit kerja yang terkait. Kesulitan mencari arsip dengan pendekatan sifat, klasifikasi, golongan, subgolongan, No Agenda, materi surat (perihal), tanggal surat, pengirim, penerima, dan retensi surat. Terdapatnya kesalahan penomoran surat, dan ruang penyimpanan dokumen surat menyurat dari waktu ke waktu menjadi lebih besar dan bertambah. Sistem Informasi Kearsipan Daerah yaitu aplikasi yang telah dirancang khusus untuk mengatasi dan membantu dalam manajemen agenda surat dan kearsipan yang didesain untuk agenda surat instansi Kantor Departemen, Kantor Pemda, Kantor Pemkab/Pemkot dan instansi pemerintah lainnya III. Fitur Program Arsip (Software Features) : Setting Identitas Kantor Pengguna Master Data Pegawai Master dan Setting Komputer Client Master Index Surat Master Subject surat Penanganan Surat Masuk : 1. Input Surat Masuk ( data surat dan Image) 2. Data informasi surat masuk dan pembuatan disposisi Berfungsi untuk : Untuk membaca surat masuk
3. Data informasi disposisi dan pembuatan jawaban / laporan disposisi Berfungsi untuk : Membaca disposisi Membaca srt masuk yg terkait dengan disposisi Membuat dan mengirim jawaban disposisi 4. Daftar Informasi jawaban / Laporan disposisi Berfungsi untuk : mengetahui disposisi mana saja yg sudah diproses 5. Rekapitulasi Arsip Surat Masuk 6. Rekap Disposisi Surat Masuk Penanganan Surat Keluar : 1. Input Surat Keluar ( data surat dan Image) 2. Rekapitulasi Arsip Surat Keluar Retensi Surat Masuk : 1. Setting Retensi Berkala (Otomatis) 2. Input Retensi Pilihan (Kondisional) 3. Penilaian Status Dokmen (Dimusnahkan,Permanen,Dinilai Kembali) 4. Rekapitulasi Retensi Rekapitulasi Surat berdasarkan Subyek Surat III. Uraian Fungsi Fitur Program Setting Identitas Kantor Pengguna Sistem Data Berfungsi untuk mengatur tampilan muka program pada Main Menu, yaitu identitas Kantor Pengguna Sistem Untuk melakukan perubahan dilakukan dengan Tekan tombol SIMPAN DATA
Master Data Pegawai Berisi daftar Pegawai yang terlibat dalam Surat Masuk dan Keluar, baik sebagai penerima surat, pemberi disposisi dst. Master Pegawai dapat diupdate sesuai dengan kebutuhan. Tampilan program Master Pegawai sbb. Master dan Setting Komputer Client Program digunakan oleh banyak computer Client yg terhubung dalam jaringan LAN. Fungsi dari program ini adalah untuk mengatur jumlah dari Client yg terhubung. Masing-masing Client dapat saling mengirimi surat. Rekap Surat dipantau melalui otoritas tertentu. Daftar Client dapat disetting seperti gambar berikut.
Master Index Surat Master Index dapat diisi sesuai kebutuhan. Kode dari masing-masing item disediakan hingga 11 Digit. Master Subyek surat
Input Surat Masuk ( data surat dan Image) Pengisian data Surat Masuk dibantu dengan tombol pilian pada pojok kanan. Image Surat dapat dimasukkan melalui tombol File Image Untuk melihat tampilan Image dalam mode Full Screen dengan tombol ZOOM Rekapitulasi Arsip Surat Masuk Penampilan rekap SURAT MASUK dapat diurutkan berdasarkan 3 pengurutan : 1. Sesuai urutan pendataan surat 2. Sesuai tanggal pembuatan surat 3. Sesuai tanggal proses surat Pencarian SURAT MASUK menggunakan 7 kategori pencarian : 1. Pencarian No. Surat 5. Pencarian Disposisi 2. Pencarian Index Surat 6. Pencarian Nomor Rak Surat 3. Pencarian Asal Surat 7. Pencarian Subyek Surat 4. Pencarian Perihal Surat
View program Rekap SURAT MASUK sbb : Pada Rekap Arsip Surat Masuk terdapat fasilitas untuk menampilkan data surat secara lengkap, yaitu dengan menekan tombol F5. Tampilan lengkap Arsip Surat adalah sbb :
Rekap Disposisi Surat Masuk Input Surat Keluar ( data surat dan Image)
Rekapitulasi Arsip Surat Keluar Penampilan rekap SURAT KELUAR dapat diurutkan berdasarkan 3 pengurutan : 1. Sesuai urutan pendataan surat 2. Sesuai tanggal pembuatan surat 3. Sesuai tanggal proses surat Pencarian SURAT KELUAR menggunakan 6 kategori pencarian : 1. Pencarian No. Surat 4. Pencarian Perihal Surat 2. Pencarian Index Surat 5. Pencarian Nomor Rak Surat 3. Pencarian Tujuan (pengiriman) Surat 6. Pencarian Subyek Surat View program Rekap SURAT KELUAR sbb : Setting Retensi Berkala (Otomatis) Setting ini digunakan mengatur secara otomatis, jika Arsip Surat Masuk ataupun Surat Keluar telah melampaui umur penyimpanan yang ditentukan, maka status AKTIF akan berubah menjadi IN-AKTIF. Format program adalah sbb : Pengaturan dilakukan dengan merubah isian dan tekan tombol simpan
Input Retensi Pilihan (Kondisional) Adalah penentuan retensi untuk dokumen Surat yang memiliki waktu retensi tidak seperti pada umumnya, misalkan untuk surat penting tertentu ditentukan masa Retensi 3 tahun atau sampai dengan tanggal tertentu. Atau untuk surat yangg sifatnya biasa dan tidak diperlukan masa aktif terlalu lama karena diharapkan tidak memenuhi Rak Arsip. View Program sbb : Pemilihan penentuan retensi ada 2 macam : 1. Retensi Arsip Surat Masuk 2. Retensi Arsip Surat Keluar
Penilaian Status Dokmen (Dimusnahkan,Permanen,Dinilai Kembali) Adalah program untuk mendata perubahan status data yang telah IN AKTIF untuk menjadi status yang lain dan perubahan tempat penyimpanan dokumen. Perubahan status juga mencatat siapa pejabat yg melakukan Otoritas tersebut, sehingga jika terjadi ketidak sinkronan dikemudian hari dapat terlacak. View Pogram sebagai berikut : Rekapitulasi Retensi
Rekapitulasi Surat berdasarkan Subyek Surat Adalah program yang menghimpun seluruh dokumen (MASUK dan KELUAR) yang terkait dengan Subyek tertentu / masalah tertentu.
Design Insfrastruktur Instalasi Jaringan Tata Usaha Kepala Kantor SERVER Client 1 Keterangan : : Kabel UTP CAT 6 Client 3 : Jalur Penyimpanan data Ke Server : Jalur pengiriman Surat Masuk : Jalur pengiriman Disposisi : Jalur pengiriman jawaban Disposisi Client 2
Flow Card Sistem Informasi Keasipan Daerah
Penutup Demikian proposal teknis dari sistem aplikasi ini kami ajukan sebagai gambaran awal tentang Sistem Informasi Kearsipan Daerah. Kami berharap semoga Bapak/Ibu berkenan menjalin kerjasama yang saling menguntungkan. Atas segala perhatiannya, kami sampaikan banyak terimakasih. Info : PT Surya Kencana Solusindo Jalan Kemuning No 15 Malang 65141 Phone : 0341 408168 www.suryakencanasolusindo.com Contact Person : Elok Kurniawati 0818416690 082139333288