STANDAR PENGELOLAAN DOKUMENTASI TI 1 - Standar ini bersifat rahasia, dan hanya dipergunakan untuk kepentingan internal PT Jasa Marga
DAFTAR ISI DAFTAR ISI... 2 LEMBAR PENGESAHAN... 3 BAB I TUJUAN DAN RUANG LINGKUP... 4 BAB II DEFINISI... 4 BAB III KETENTUAN UMUM... 4 BAB IV STANDAR PENGELOLAAN DOKUMENTASI TI... 5 BAB V PENUTUP... 6 2 - Standar ini bersifat rahasia, dan hanya dipergunakan untuk kepentingan internal PT Jasa Marga
LEMBAR PENGESAHAN Bentuk Perubahan - Alasan Perubahan - Peraturan Perubahan - 3 - Standar ini bersifat rahasia, dan hanya dipergunakan untuk kepentingan internal PT Jasa Marga
1.1 Tujuan BAB I TUJUAN DAN RUANG LINGKUP Standar ini bertujuan untuk memberikan arahan dalam pengelolaan dokumentasi teknologi informasi sehingga tercapai standarisasi dalam dokumentasi TI. 1.2 Ruang Lingkup Standar pengelolaan dokumentasi akan mengatur dokumen teknologi informasi maupun non teknologi informasi. Kewajiban mengimplementasikan pedoman ini berada pada pihak yang melakukan pengelolaan dokumentasi TI di seluruh unit Jasamarga, termasuk apabila pelayanan TI diserahkan kepada pihak ke-3. BAB II DEFINISI 2.1 Dokumen adalah satu set informasi yang disusun melalui proses baku (metode penyusunan, rilis dan perubahan, validasi, verifikasi, dll) yang digunakan sebagai salah satu sumber daya untuk melakukan proses, misalnya aturan, kebijakan, kontrak, dll. 2.2 Dokumen UAT adalah dokumen yang berisi skenario pengujian suatu aplikasi atau infrastruktur TI. BAB III KETENTUAN UMUM 3.1 Yang termasuk dokumen teknologi informasi adalah : 3.1.1. Dokumen Kebijakan TI, yang meliputi: a. Rencana Strategis TI yaitu Master Plan TI dan Arsitektur TI (Arsitektur Informasi, Aplikasi dan Infrastruktur) b. Tata Kelola TI 3.1.2. Dokumen Teknis (Pengembangan Sistem baik Aplikasi maupun Infrastruktur), meliputi: a. Dokumen Identifikasi Kebutuhan b. Dokumen Analisa dan Desain c. Dokumen Implementasi d. Dokumen UAT (User Acceptance Test) e. Dokumen Spesifikasi Teknis f. Dokumen User Manual Sistem 4 - Standar ini bersifat rahasia, dan hanya dipergunakan untuk kepentingan internal PT Jasa Marga
3.1.3. Dokumen Lisensi, berupa sertifikat atau dokumen perjanjian terhadap lisensi perangkat lunak tertentu. 3.1.4. Dokumen Pemeliharaan Rutin Aplikasi dan Infrastruktur, berupa dokumen laporan rutin pemeliharaan, laporan SLA, dan lain-lain. 3.2 Sedangkan yang termasuk dokumen non teknologi informasi adalah: 3.2.1 Dokumen Kontrak Pekerjaan. 3.2.2 Dokumen Pengadaan. 3.2.3 Dokumen Audit Internal dan Eksternal, berupa dokumen hasil pemeriksaan (LHA), dokumen rekomendasi perbaikan, dan dokumen audit lainnya. 3.2.4 Dokumen Administrasi Pembayaran, berupa PPA hingga invoice pembayaran dan kelengkapannya. 3.2.5 Dokumen Surat Keputusan Direksi. 3.2.6 Dokumen lainnya yang belum masuk ke dalam kelompok dokumen diatas seperti kumpulan Nota Dinas, Berita Acara, Surat Keluar/Masuk, Materi Pelatihan, Laporan Akhir Pekerjaan dll. BAB IV STANDAR PENGELOLAAN DOKUMENTASI TI 4.1 Siklus pengelolaan dokumentasi pada Unit Pengelola TI (baik dokumen TI maupun non TI) dilakukan secara tersentralisasi dengan mengikuti standar yang berlaku secara umum dan beberapa tambahan ketentuan. Siklus pengelolaan dokumen terdiri dari : 4.1.1 Pembuatan dan pengesahan dokumen (creation, collaboration, workflow, approval) 4.1.2 Publikasi dokumen (distribution), setiap dokumen yang akan disebarluaskan untuk dimanfaatkan pihak lain harus memenuhi ketentuan berikut: a. Mencantumkan pembuat, pemeriksa, penanggung jawab dokumen (pengesahan) dan perevisi. b. Mencantumkan identitas dokumen : judul, nomor, tanggal dan version. c. Mencantumkan klasifikasi tingkat kerahasiaan dokumen berdasarkan informasi yang terkandung didalamnya jika kategorinya terbatas, misalnya Diedarkan Terbatas Internal, Rahasia, dll. 4.1.3 Penyimpanan dokumen (filing), dengan memperhatikan ketentuan sebagai berikut: a. Dokumen yang sudah selesai dalam proses pembuatan dan pengesahan maka akan disimpan secara hardcopy dan softcopy 5 - Standar ini bersifat rahasia, dan hanya dipergunakan untuk kepentingan internal PT Jasa Marga
(filing) berdasarkan kelompok yang sudah didefinisikan pada butir diatas. b. Dokumen yang disimpan secara hardcopy adalah dokumen asli atau copy untuk surat. Susunan penyimpanan dokumen hardcopy ditentukan oleh penanggung jawab utama pengelolaan dokumen. c. Dokumen yang disimpan secara softcopy disimpan dalam suatu file server / aplikasi / perangkat lunak lainnya secara terpusat. d. Dokumen yang disimpan secara hardcopy maupun softcopy akan dicatatkan terlebih dahulu oleh penanggung jawab utama dokumen ke dalam suatu data inventaris dokumen, dimana data tersebut harus mengandung hal-hal berikut: Identitas Dokumen Resume Dokumen Klasifikasi Dokumen Penanggung Jawab Dokumen Tempat Penyimpanan Dokumen e. Backup rutin dilakukan terhadap softcopy dokumen dalam periode waktu tertentu. 4.1.4 Pengambilan dokumen (retrieval) a. Dokumen asli (hardcopy) tidak diperkenankan untuk dipindahkan dari lemari penyimpanan. b. Pengambilan dokumen hardcopy untuk keperluan tertentu misalnya audit atau pembelajaran harus diketahui penanggung jawab utama pengelolaan dokumen. 4.1.5 Pengarsipan (archiving) dan pemusnahan dokumen (retention) Dokumen yang sudah memasuki usia inaktifnya akan dipindahkan dari lemari penyimpanan (filing cabinet) ke penyimpanan arsip di pusat arsip perusahaan dengan mengikuti ketentuan yang berlaku termasuk untuk proses pemusnahannya. BAB V PENUTUP 5.1 Hal-hal lain yang belum tertuang dalam ketentuan ini, karena adanya perubahan kebijakan eksternal ataupun internal maka akan diadakan penyesuaian lebih lanjut dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dengan ketentuan ini. 5.2 Hal-hal lain yang bersifat teknis dituangkan dalam prosedur yang merupakan dokumen terpisah yang menjadi satu kesatuan dengan standar ini. 6 - Standar ini bersifat rahasia, dan hanya dipergunakan untuk kepentingan internal PT Jasa Marga