Manajemen Lingkup Proyek Information Technology Project Management, Fourth Edition
Manajemen Lingkup Proyek Lingkup mengacu pada semua pekerjaan yang terlibat dalam menciptakan produk-produk dari proyek dan proses yang digunakan untuk menciptakannya. Hasil (deliverable) adalah produk yang dihasilkan sebagai bagian dari suatu proyek, seperti perangkat keras atau perangkat lunak, dokumen perencanaan, atau notulen rapat. Manajemen lingkup proyek mencakup proses-proses yang terlibat dalam mendefinisikan dan mengendalikan apa yang disertakan atau tidak dalam proyek. 2
Proses Manajemen Lingkup Proyek Perencanaan lingkup : Menentukan bagaimana ruang lingkup akan didefinisikan, diverifikasi, dan dikendalikan. Definisi lingkup: Meninjau carta proyek dan pernyataan lingkup awal dan menambahkan informasi lebih lanjut sebagai persyaratan dikembangkan dan perubahan permintaan disetujui Membuat WBS (Work Breakdown Structure): membagi hasil proyek besar menjadi komponen yang lebih kecil, lebih mudah ditangani. Verifikasi lingkup : Memformalkan penerimaan lingkup proyek. Pengendalian lingkup : Mengendalikan perubahan lingkup proyek. 3
Perencanaan Lingkupdan Rencana Manajemen Lingkup Rencana manajemen lingkup merupakan dokumen yang mencakup deskripsi tentang bagaimana tim akan menyeiapkan pernyataan lingkup proyek, membuat WBS, memverifikasi selesainya hasil proyek, dan mengendalikan perubahan terhadap lingkup proyek. Masukan utamanya mencakup carta proyek, pernyataan lingkup awal, dan rencana manajemen proyek. 4
Contoh Carta Proyek 5
Contoh Carta Proyek (lanjt.) 6
Definisi Lingkup dan Pernyataan Lingkup Proyek Pernyataan lingkup awal, carta proyek, aset proses organisasi, dan permintaan perubahan yang disetujui menyediakan dasar untuk membuat pernyataan lingkup proyek. Seiring waktu, ruang lingkup sebuah proyek harus menjadi lebih jelas dan lebih spesifik. 7
Penetapan Lingkup Proyek Lebih Jauh 8
Media Snapshot Many people enjoy watching television shows like Changing Rooms or Trading Spaces, where participants have two days and $1,000 to update a room in their neighbor s house. Because the time and cost are set, it s the scope that has the most flexibility. Designers on these shows often have to change initial scope goals due to budget or time constraints. Although most homeowners are very happy with work done on the show, some are obviously disappointed. Unlike most projects where the project team works closely with the customer, homeowners have little say in what gets done and cannot inspect the work along the way What happens when the homeowners don t like the work that s been done? The FAQ section of tlc.com says, Everyone on our show is told upfront that there s a chance they won t like the final design of the room. Each applicant signs a release acknowledging that the show is not responsible for redecorating a room that isn t to the owner s taste. Too bad you can t get sponsors for most projects to sign a similar release form. It would make project scope management much easier! 9
Membuat Work Breakdown Structure (WBS) A WBS merupakan pengelompokan pekerjaan proyek yang berorientasi hasil yang menetapkan lingkup total proyek. WBS adalah dokumen dasar yang memberikan landasan bagi perencanaan dan pengelolaan jadwal proyek, biaya, sumber daya, dan perubahan. Dekomposisi merupakan pembagian hasil proyek menjadi bagian-bagian yang lebih kecil. 10
Contoh WBS Intranet Disusun berdasarkan Produk 11
Contoh WBS Intranet Disusun berdasarkan Fase 12
WBS Intranet dalam Bentuk Tabular 1.0 Concept 1.1 Evaluate current systems 1.2 Define requirements 1.2.1 Define user requirements 1.2.2 Define content requirements 1.2.3 Define system requirements 1.2.4 Define server owner requirements 1.3 Define specific functionality 1.4 Define risks and risk management approach 1.5 Develop project plan 1.6 Brief Web development team 2.0 Web Site Design 3.0 Web Site Development 4.0 Roll Out 5.0 Support 13
WBS Intranet dan Gantt Chart dalam Project 2000 Project 98 file 14
Gantt Chart Intranet Disusun Berdasarkan Kelompok Proses Manajemen Proyek 15
Table 5-4. Executing Tasks for JWD Consulting s WBS 16
Pendekatan untuk Mengembangkan WBS Pedoman: Beberapa organisasi, seperti DOD, memberikan pedoman untuk mempersiapkan WBS. Pendekatan analogi: Meninjau WBS proyek-proyek serupa dan menyesuaikan untuk proyek Anda. Pendekatan top-down: Mulailah dengan item terbesar dari proyek dan pecahlah. Pendekatan bottom-up: Mulailah dengan tugas-tugas khusus dan merangkumnya. Pendekatan Mind-mapping: Menulis tugas di format nonlinear, bercabang dan kemudian membuat struktur WBS. 17
Contoh Pendekatan Mind-Mapping 18
Hasil WBS dalam Bagan 19
Pustaka WBS dan Scope Baseline Banyak tugas-tugas WBS tidak jelas dan harus dijelaskan secara lebih rinci sehingga orang tahu apa yang harus dilakukan dan dapat memperkirakan berapa lama bekerja dan berapa biaya diperlukan. Pustaka WBS merupakan dokumen yang menggambarkan informasi rinci tentang tiap butir WBS. Lingkup proyek yang disetujui dan WBS-nya serta pustaka WBS membentuk scope baseline, yang digunakan untuk mengukur kinerja dalam memenuhi sasaran lingkup proyek. 20
Verifikasi Sangat sulit untuk membuat pernyataan lingkup dan WBS yang baik bagi suatu proyek. Bahkan lebih sulit lagi untuk memverifikasi lingkup proyek dan meminimalkan perubahan lingkup. Banyak proyek TI yang sengsara karena scope creep dan verifikasi lingkup yang buruk. 21
Pengendalian Lingkup Pengendalian lingkup melibatkan pengendalian perubahan terhadap lingkup proyek. Sasaran pengendalian lingkup adalah untuk: Mempengaruhi faktor yang menyebabkan perubahan lingkup. Memastikan bahwa perubahan diproses berdasarkan prosedur yang dikembangkan dan sebagai bagian dari pengendalian perubahan. Mengelola perubahan ketika terjadi. Varians adalah perbedaan antara rencana dan kinerja aktual. 22
Rangkuman Manajemen lingkup proyek mencakup proses-proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek melakukan semua pekerjaan yang diperlukan dan hanya pekerjaan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek dengan sukses. Proses utama mencakup: Perencanaan lingkup Definisi lingkup Pembuatan WBS Verifikasi lingkup Pengendalian lingkup 23