LAPORAN PENERAPAN DAN PENCAPAIAN STANDAR PELAYANAN MINIMAL (SPM) TAHUN 2014 DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KOTA BANDA ACEH DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KOTA BANDA ACEH TAHUN 2014 0
KATA PENGANTAR Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT atas rahmat dan hidayah-nya sehingga Laporan Penerapan dan Pencapaian Standar Pelayanan Minimal (SPM) Tahun 2013 Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Banda Aceh dapat terselesaikan penyusunannya. Bidang Pemerintahan Dalam Negeri Pelayanan Dasar Kependudukan dan Pencatatan Sipil merupakan salah satu urusan Pemerintah yang bersifat wajib yang harus dijalankan oleh Pemerintah Daerah baik Pemerintah Provinsi maupun Pemerintah Kabupaten/Kota. Dalam penyelenggaraan urusan Pemerintah yang bersifat wajib berpedoman pada Standar Pelayanan Minimal (SPM) dan dilaksanakan secara bertahap sesuai dengan Peraturan Pemerintah No. 65 Tahun 2005 tentang Pedoman Penyusunan dan Penerapan SPM dan Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 69 Tahun 2012 tentang perubahan atas Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 62 Tahun 2008 tentang Standar Pelayanan Minimal bidang Pemerintahan Dalam Negeri di Kabupaten/Kota yang mencakup pelayanan dokumen kependudukan. Penyusunan laporan ini sebagai informasi penerapan dan pencapaian SPM di Bidang Pemerintahan Dalam Negeri yang dilaksanakan oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Banda Aceh. Laporan ini diharapkan dapat menjadi informasi dalam pelaksanaan pembinaan dan pencapaian SPM serta sebagai acuan dalam menyusun perencanaan dan penganggaran penyelenggaraan Pemerintah Daerah. Akhirnya dengan selesainya laporan ini, semoga dapat bermanfaat bagi semua pihak, khususnya bagi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil di Kota Banda Aceh dalam pelaksanaan fungsi dan tugas pokoknya, dan tak lupa kami mohon saran dan masukan yang konstruktif untuk penyempurnaan laporan ini dikemudian hari. Banda Aceh, 09 Januari 2014 KEPALA DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KOTA BANDA ACEH Drs.T. SAMSUAR, M.Si Pembina Tk.I NIP.196603271986031003 1
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR... 1 DAFTAR ISI... 2 BAB I PENDAHULUAN. 3 A. Latar Belakang... 3 B. Landasan Hukum... 3 C. Kebijakan Umum... 4 D. Arah Kebijakan... 4 BAB II PENERAPAN DAN PENCAPAIAN SPM. 6 A. Bidang Pemerintahan Dalam Negeri.. 6 1. Jenis Pelayanan Dasar... 6 2. Indikator dan Nilai SPM serta batas waktu pencapaian SPM.... 9 3. Target Pencapaian SPM... 9 4. Realisasi. 10 5. Alokasi Anggaran... 10 6. Dukungan Personil...... 11 7. Permasalahan dan Solusi 11 BAB III PROGRAM DAN KEGIATAN... 13 BAB IV PENUTUP.. 14 LAMPIRAN 2
BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintah Daerah pasal 13 disebutkan bahwa urusan wajib yang menjadi kewenangan Pemerintah Daerah yang harus dilaksanakan oleh Pemerintah Kabupaten/Kota salah satunya adalah bidang Pelayanan Kependudukan dan Catatan Sipil. Dalam hal ini Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Banda Aceh selaku lembaga teknis yang menangani urusan wajib Kependudukan dan Pencatatan Sipil selaku lembaga teknis yang menangani pelayanan dasar keb masyarakat dalam perencanaan maupun pelaksanaan anggaran untuk urusan wajib berbasis perlu adanya SPM, sebagai panduan untuk menyelenggarakan pelayanan dasar di bidang Kependudukan dan Pencatatan Sipil di daerah. Penyusunan SPM pelayanan Kependudukan dan Pencatatan Sipil berpedoman kepada Peraturan Pemerintah No. 65 Tahun 2005 dan Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 69 Tahun 2012 tentang perubahan atas Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 62 Tahun 2008 tentang Standar Pelayanan Minimal bidang Pemerintahan Dalam Negeri di Kabupaten/Kota yang mencakup pelayanan dokumen kependudukan : a. Cakupan penerbitan KK, b. Cakupan penerbitan KTP, c. Cakupan penerbitan Akta, d. Cakupan Penerbitan Akta Kematian sebagai tindak lanjut dari surat Edaran Mendagri No. 100/1023/Sj tanggal 26 Maret 2012 tentang Percepatan Pelaksanaan Penerapan Standar Pelayanan Minimal (SPM) di Daerah. B. LANDASAN HUKUM Dasar hukum yang digunakan dalam penyusunan Standar Pelayanan Minimal (SPM) Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Banda Aceh adalah sebagai berikut: Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintah Daerah Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 Tentang Pelayanan Publik 3
Peraturan Pemerintah Nomor 65 Tahun 2005 tentang Pedoman Penyusunan dan Penerapan Standar Pelayanan Minimal Peraturan Pemerintah Nomor 37 Tahun 2007 tentang Pelaksanaan Undang-Undang No. 23 tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan Peraturan Presiden Nomor 25 Tahun 2008 tentang Persyaratan dan Tata Cara Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 6 Tahun 2007 tentang Petunjuk Teknis Penyusunan dan Penetapan Standar Pelayanan Minimal Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 19 Tahun 2010 tentang Buku dan Formulir Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 69 Tahun 2012 tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 62 Tahun 2008 tentang SPM bidang Pemerintahan Dalam Negeri di Kabupaten/ Kota C. KEBIJAKAN UMUM Kebijakan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Banda Aceh sejalan dengan kebijakan umum Pemerintah Kota Banda Aceh yang termuat dalam rencana penerapan dan pencapaian SPM yang dituangkan dalam RPJMD Tahun 2007-2017 khususnya misi ke II yang memperkuat tata kelola pemerintahan yang baik dengan peningkatan kapasitas Sumber Daya Aparatur dalam pelayanan publik dan merupakan sasaran terwujudnya aparatur pemerintahan yang amanah profesional dan bertanggung jawab dalam melaksanakan tugasnya sehingga hasilnya dapat tercapai seperti yang kita inginkan. D. ARAH KEBIJAKAN Arah kebijakan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Banda Aceh seperti yang tertuang di dalam Rencana Kerja Tahun 2014 yaitu: 1. Meningkatkan kesadaran masyarakat akan kewajibannya berperan serta dalam pelaksanaan administrasi kependudukan. 2. Menyediakan data dan informasi kependudukan mengenai pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil secara akurat, lengkap dan update yang mudah di akses oleh masyarakat sehingga menjadi acuan bagi perumusan kebijakan pembangunan pada umumnya. 3. Mewujudkan tertib administrasi kependudukan secara nasional dan terpadu. 4
BAB II PENERAPAN DAN PENCAPAIAN STANDAR PELAYANAN MINIMAL A. BIDANG PEMERINTAHAN DALAM NEGERI 1. Jenis Pelayanan Dasar Jenis-jenis pelayanan dasar Bidang Pemerintahan Dalam Negeri seperti yang tertuang di dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri RI No.69 Tahun 2012 pelayanan Dokumen Kependudukan yang mencakup pelayanan pendaftaran penduduk dan pelayanan Pencatatan Sipil. Peraturan SPM pendaftaran penduduk meliputi dokumen KK dan dokumen KTP, sedangkan untuk pencatatan sipil meliputi dokumen akta kelahiran dan dokumen akta kematian. A. Cakupan Penerbitan Kartu Keluarga (KK) 1. Pengertian a. Kartu Keluarga, yang selanjutnya disebut KK adalah kartu identitas keluarga yang memuat nomor induk kependudukan, data tentang nama, susunan dan hubungan dalam keluarga, serta identitas anggota keluarga. b. Nomor Induk Kependudukan, yang selanjutnya disebut NIK adalah nomor identitas penduduk yang bersifat unik atau khas, tunggal dan melekat pada seseorang yang terdaftar sebagai penduduk Indonesia. c. Pelayanan penerbitan KK adalah pelayananterhadap penduduk yang mengajukan permohonan penerbitan KK yang diterbitkan oleh Dina Kependudukan dan Pencatatan Sipil paling lambat 14 (empat belas) hari setelah persyaratan lengkap berdasarkan standar operasional prosedur yang telah ditetapkan dalam peraturan daerah mengenai administrasi kependudukan. 2. Definisi Operasional Cakupan penerbitan KK adalah jumlah dokumen KK yang diterbitkan oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Banda Aceh setiap tahunnya dibandingkan dengan jumlah kepala keluarga dalam satu wilayah pada tahun yang sama. 5
B. Cakupan Penerbitan Kartu Tanda Penduduk (KTP) 1. Pengertian a. Kartu Tanda Penduduk, yang selanjutnya disebut KTP adalah identitas resmi penduduk sebagai bukti diri yang diterbitkan oleh instansi pelaksana yang berlaku di seluruh wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia. b. KTP Berbasis NIK secara Nasional, yang selanjutnya disebut KTP Elektronik adalah KTP yang memiliki spesifikasi dan format KTP Nasional dengan sistem pengamanan khusus yang berlaku sebagai identitas resmi yang diterbitkan oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil. c. Pelayanan Penerbitan KTP adalah pelayanan terhadap penduduk yang mengajukan permohonan penerbitan KTP Elektronik baru atau penggantian KTP Elektronik karena habis masa berlakunya, atau yang belum habis masa berlakunya dikarenakan pindah datang, rusak atau hilang bagi seluruh penduduk wajib KTP Elektronik di Negara Kesatuan Republik Indonesia yang diterbitkan oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil kabupaten/kota paling lambat 14 (empat belas) hari setelah persyaratan lengkap berdasarkan standar operasional prosedur yang telah ditetapkan dalam peraturan daerah mengenai administrasi kependudukan. 2. Definisi Operasional Cakupan penerbitan KTP Elektronik adalah jumlah dokumen KTP Elektronik yang telah diterbitakan oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil setiap tahunnya dibandingkan dengan jumlah wajib KTP dalam satu wilayah pada tahun yang sama. Jumlah wajib KTP dihitung berdasarkan database kependudukan kabupaten/kota mulai tanggal 1 Januari sampai 31 Desember pada tahun berjalan. Dalam database kependudukan ini sudah termasuk data KTP Elektronik baru atau penggantian KTP Elektronik karena habis masa berlakunya, atau yang belum habis masa berlakunya dikarenakan pindah datang, rusak atau hilang. 6
C. Cakupan Penerbitan Kutipan Akta Kelahiran 1. Pengertian a. Kutipan akta kelahiran adalah salah satu dokumen hasil pencatatan kelahiran yang meregistrasi setiap kelahiran sebagai peristiwa penting yang diberikan kepada penduduk yang baru lahir dan kepada penduduk yang belum mempunyai/ belum diterbitkan kutipan akta kelahiran di suatu wilayah kabupaten/kota yang memenuhi persyaratan sesuai dengan peraturan perundang-undangan b. Penerbitan kutipan akta kelahiran adalah pelayanan terhadap penduduk yang mengajukan permohonan penerbitan kutipan akta kelahiran paling lambat 60 (enam puluh) hari sejak peristiwa kelahiran tersebut dan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil menerbitkan kutipan akta kelahiran berdasarkan standar operasional prosedur yang telah ditetapkan dalam perda mengenai administrasi kependudukan. 2. Definisi Operasional Cakupan penerbitan kutipan akta kelahiran adalah jumlah dokumen kutipan akta kelahiran yang telah diterbitkan oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil sampai dengan tahun yang bersangkutan dibandingkan dengan jumlah kelahiran yang terjadi dalam satu wilayah sampai dengan tahun yang bersangkutan. Jumlah kelahiran yang terjadi sampai dengan tahun yang bersangkutan adalah jumlah kelahiran yang harus diterbitkan kutipan akta kelahirannya yang dihitung berdasarkan penduduk yang mempunyai NIK sesuai dengan database kependudukan. D. Cakupan Penerbitan Kutipan Akta Kematian 1. Pengertian a. Kutipan akta kematian adalah salah satu dokumen hasil pencatatan kematian yang meregistrasi setiap kematian sebagai peristiwa penting yang diberikan kepada keluarga penduduk yang melaporkan peristiwa kematian. b. Penerbitan akta kematian adalah pelayanan terhadap keluarga penduduk yang mengajukan penerbitan kutipan akta kematian paling lambat 30 hari sejak peristiwa kematian dan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil kabupaten/kota menerbitkan kutipan akta kematian 7
berdasarkan standar operasional prosedur yang telah ditetapkan dalam peraturan daerah mengenai administrasi kependudukan. 2. Definisi Operasional Cakupan pelayanan penerbitan kutipan akta kematian adalah jumlah dokumen kutipan akta kematian yang telah diterbitkan oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil sampai dengan tahun yang bersangkutan dibandingkan dengan jumlah kematian yang terjadi dalam satu wilayah sampai dengan tahun yang bersangkutan. Jumlah kematian yang terjadi sampai dengan tahun yang bersangkutan adalah jumlah kematian yang harus diterbitakan kutipan akta kematiannya yang dihitung berdasarkan penduduk yang meninggal dunia dan masih mempunyai NIK sesuai dengan database kependudukan. 2 Indikator dan Nilai SPM serta batas waktu pencapaian SPM Indikator dan nilai SPM beserta dengan batas waktu pencapaiannya, yaitu: No Jenis Pelayanan Dasar 1 Pelayanan Dokumen Kependudukan Standar Pelayanan Minimal Indikator Batas Waktu Pencapaian 1 Cakupan Penerbitan KK 2015 2 Cakupan Penerbitan KTP 2015 3 Cakupan Penerbitan Kutipan Akta Kelahiran 2020 4 Cakupan Penerbitan Akta Kematian 2020 3. Target Pencapaian SPM Target pelaksanaan SPM penerbitan KK yang harus dicapai oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil pada Tahun 2015 adalah sebesar 100% (seratrus persen). Target dan sasaran pencapaian dalam mencapai SPM seperti yang telah ditetapkan dalam peraturan Menteri Dalam Negeri RI No. 69 Tahun 2012 adalah sebagai berikut: No Jenis Pelayanan Dasar Standar Pelayanan Minimal Indikator Nilai 1 Pelayanan Dokumen 1 Cakupan Penerbitan KK 100% Kependudukan 2 Cakupan Penerbitan KTP 100% 3 Cakupan Penerbitan Kutipan Akta Kelahiran 90% 4 Cakupan Penerbitan Akta Kematian 70% Catatan : Pada jenis pelayanan dasar Nomor 1 dimana indikator cakupan penerbitan kutipan Akta Kelahiran nilainya sebesar 1511,86% ini terjadi karena 8
masyarakat yang mengurus akta kelahiran tidak semua kelahiran pada tahun itu juga, akan tetapi pengurusan akta kelahiran sering kali tidak disiplin (terlambat pengurusannya), misal kelahiran 1970 an diurus pada tahun 2013. 4. Realisasi Realisasi pencapaian dan penerapan SPM untuk tahun 2011 2013, yaitu: No Jenis Pelayanan Dasar Standar Pelayanan Minimal Tahun Indikator 2011 2012 2013 1 1 Cakupan Penerbitan KK 100 100 100 2 Cakupan Penerbitan KTP - 54,68 61,13 3 Cakupan Penerbitan Kutipan Akta Kelahiran 424,9 770 226,3 4 Cakupan Penerbitan Akta Kematian 3,62 8,81 12,29 5. Alokasi Anggaran Dalam rangka meningkatkan pelayanan publik di bidang kependudukan pemerintah Kota Banda Aceh tetap berkomitmen untuk memberikan pelayanan prima dan terus memotivasi masyarakat untuk melengkapi diri dengan identitas kependudukan dan akta-akta pencatatan sipil dengan kegiatan-kegiatan sebagai berikut : 1. Pelayanan KK, KTP dan Akta-akta Pencatatan Sipil dengan tidak dipungut biaya/ gratis. 2. Memberikan pelayanan Mobile ke Gampong-gampong dan Sekolahsekolah. Capaian kinerja urusan Kependudukan dan Pencatatan Sipil pada Tahun 2013 adalah sebagai berikut : - Penduduk wajib KTP yang mempunyai KTP 183.810 - Jumlah penduduk yang memiliki Akta kelahiran = 118.663 - Penerbitan dokumen KK = 48.856 - Jumlah penduduk yang memiliki Akta Perkawinan = 27.214 - Jumlah penduduk yang memiliki Akta Kematian yang diterbitkan = 65 Disamping itu juga untuk memberikan pelayanan kepada masyarakat dalam bidang Kependudukan dan Pencatatan Sipil pada Tahun 2013 telah dilaksanakan melalui program penataan Administrasi Kependudukan dengan kegiatan : 9
a. Tahun 2011 Rp. 1.213.769.000 - Implementasi Sistem Administrasi Kependudukan/ membangun, updating dan pemeliharaan Rp. 451.024.579 - Pengolahan dalam penyusunan laporan informasi kependudukan Rp. 15.597.045 - Peningkatan pelayanan publik dalam bidang kependudukan Rp. 599.724.000 - Sosialisasi Kebijakan Kependudukan Rp. 147.422.936 b. Tahun 2012 Rp. 1.279.327.590 - Implementasi SIAK Rp. 452.414.700 - Pengolahan dalam penyusunan informasi kependudukan Rp. 23.497.000 - Sosialisasi Kebijakan Kependudukan Rp. 803.415.810 c. Tahun 2013 Rp. 973.325.150 - Pembangunan dan pengoperasian SIAK secara terpadu Rp. 288.855.750 - Implementasi SIAK Rp. 461.277.000 - Pengolahan dalam penyusunan Laporan Informasi Kependudukan Rp. 18.000.000 - Penyusunan Kebijakan Kependudukan Rp. 41.883.000 6. Dukungan Personil Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Banda Aceh selaku lembaga teknis yang menangani urusan wajib Kependudukan dan Pencatatan Sipil saat itu di dukung oleh 33 orang personil yang membidangi Kependudukan dan Pencatatan Sipil dari 43 orang personil yang ada. 7. Permasalahan dan Solusi Beberapa permasalahan yang dihadapi dalam pelaksanaan urusan Kependudukan dan Pencatatan Sipil antara lain kelengkapan persyaratan administrasi dari pemohon akte Pencatatan Sipil sering tidak lengkap, masih terjadi kesalahan dalam penulisan data permohonan Akta Pencatatan Sipil akibatnya menyulitkan pemrosesan lebih lanjut, kesadaran masyarakat untuk membuat dan menyesuaikan data keluarga ke dalam KK terhadap kejadian vital 10
(lahir, mati, datang dan pindah) masih perlu di tingkatkan di samping itu juga kesadaran masyarakat terhadap akta pencatatan sipil terutama akta kematian masih kurang, kurangnya kesadaran masyarakat untuk segera melakukan perekaman e-ktp dan belum adanya ruangan/ gedung khusus penyimpanan arsip. Solusi pemecahan permasalahan Melakukan penyuluhan akta catatan sipil secara periodik menyebarkan informasi tentang persyaratan yang diperlukan tentang pembuat akta catatan sipil ke Gampong, memberikan solusi terhadap pebuatan akta kematian, melakukan pembinaan adminiostrasi kependudukan melalui Camat, Keuchik, Kadus serta memotivasi masyarakat untuk membuat dan menyesuaikan data KK, melaksanakan penertiban penduduk dan razia KTP di Gampong-gampong dengan melibatkan Pol PP, aparat Kecamatan serta Gampong agar masyarakt segera melakukan perekaman e-ktp. Terhadap ruangan/ gedung tempat penyimpanan arsip harus segera di sediakan. 11
BAB III PROGRAM DAN KEGIATAN Program dan kegiatan yang terkait dengan penerapan dan pencapaian SPM pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Banda Aceh adalah : 1. Tahun 2011 a. Implementasi Sistem Administrasi Kependudukan/ membangun, updating dan pemeliharaan b. Pengolahan dalam penyusunan laporan informasi kependudukan c. Peningkatan pelayanan publik dalam bidang kependudukan d. Sosialisasi Kebijakan Kependudukan 2. Tahun 2012 a. Implementasi SIAK b. Pengolahan dalam penyusunan informasi kependudukan c. Sosialisasi Kebijakan Kependudukan 3. Tahun 2013 a. Pembangunan dan pengoperasian SIAK secara terpadu b. Implementasi SIAK c. Pengolahan dalam penyusunan Laporan Informasi Kependudukan d. Penyusunan Kebijakan Kependudukan 12
BAB IV PENUTUP Laporan Standar Pelayanan Minimal (SPM) bidang Pemerintahan Dalam Negeri. Pelayanan Dasar Kependudukan dan Pencatatan Sipil yang merupakan hak dari setiap warga Negara dan juga sebagai bentuk pertanggung jawaban kepada publik sebagaimana diamanatkan dalam peraturan. Standar pelayanan minimal (SPM) bidang Pemerintahan Dalam Negeri pelayanan dasar Kependudukan dan Pencatatan Sipil merupakan urusan wajib Daerah yang berhak di peroleh setiap warga secara minimal.. Dengan diterapkannya Standar Pelayanan Minimal pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Banda Aceh diharapkan akan berpengaruh positif dalam pencapaian mutu pelayanan baik secara kuantitatif maupun kualitatif kepada masyarakat, serta menjadi acuan bagi pemerintah daerah atau unsur terkait dalam melakukan monitoring dan evaluasi terhadap Standar Pelayanan Minimal yang telah berjalan. Dan diharapkan laporan ini pada akhirnya dapat bermanfaat bagi semua pihak-pihak yang berkepentingan. KEPALA DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KOTA BANDA ACEH Drs.T. SAMSUAR, M.Si Pembina Tk.I NIP.196603271986031003 13
LAMPIRAN 14