L A T I H A N MENYUSUN FLOWCHARTS SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN KEMENTERIAN PAN DAN RB 2010
LATIHAN MENYUSUN FLOWCHARTS SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN IDENTIFIKASI AKTIVITAS YANG PERLU DISUSUN SOP-NYA PILIHLAH SATU AKTIVITAS YANG AKAN DISUSUN SOP-NYA TENTUKAN JUDUL SOP YANG AKAN DISUSUN BERDASARKAN AKTIVITAS YANG TELAH DIPILIH IDENTIFIKASI KEGIATAN DALAM AKTIVITAS YANG DI-SOP-KAN IDENTIFIKASI AKTOR YANG TERLIBAT DALAM SELURUH KEGIATAN
LATIHAN MENYUSUN FLOWCHARTS SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN BUATLAH MATRIKS FLOWCHARTS SOP TULISLAH KEGIATAN KE DALAM KOLOM AKTIVITAS TULISKAN AKTOR PADA KOLOM AKTOR TULISLAH SIMBOL PADA KOLOM PELAKSANA (AKTOR) SESUAI KEGIATAN DALAM KOLOM AKTIVITAS BUATLAH ANAK PANAH PENGHUBUNG ANTAR SIMBOL SESUAI KETENTUAN
LATIHAN MENYUSUN FLOWCHARTS SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN CEK KEMBALI APAKAH RANGKAIAN KEGIATAN SUDAH MENCERMINKAN KESATUAN AKTIVITAS CEK KEMBALI APAKAH SIMBOL YANG DIGUNAKAN SUDAH MENCERMINKAN KEGIATAN DAN TELAH SESUAI DENGAN KETENTUAN YANG BERLAKU CEK KEMBALI ARAH ANAK PANAH PENGHUBUNG ANTAR SIMBOL SESUAI KETENTUAN YANG BERLAKU
IDENTIFIKASI AKTIVITAS YANG PERLU DISUSUN SOP-NYA Apakah dasar untuk mengidentifikasi aktivitas yang perlu disusun SOP-nya? Dasar Identifikasi adalah: Tugas (Pokok) dan Fungsi; Aktivitas yang langsung mendukung Tugas & Fungsi; Aktivitas yang tidak langsung mendukung Tugas & Fungsi yang dilakukan secara periodik (berulang). Untuk Latihan pilihlah salah satu dasar identifikasi tersebut. Untuk memudahkan dianjurkan aktivitas yang didasarkan Tugas (Pokok) dan Fungsi.
PILIHLAH SATU AKTIVITAS YANG AKAN DISUSUN SOP-NYA Aktivitas yang manakah yang akan dipilih untuk disusun SOP-nya? Dasar Pemilihan Aktivitas adalah: Aktivitas yang mewakili Tugas (Pokok) dan Fungsi organisasi kita; Aktivitas yang sering kita lakukan; Aktivitas yang secara detail kita kuasai; Untuk Latihan pilihlah janganlah memilih aktivitas yang rumit dan luas cakupannya.
TENTUKAN JUDUL SOP YANG AKAN DISUSUN BERDASARKAN AKTIVITAS YANG TELAH DIPILIH Apakah judul SOP yang mewakili aktivitas yang telah kita pilih? Dasar Penentuan Judul adalah: Produk akhir dari aktivitas tersebut; Aspek yang mana dari produk tersebut yang akan kita ambil; Tambahkan kata benda abstrak dari aspek produk tersebut; Contoh: Renstra aspek penyusunan SOP penyusunan Renstra
IDENTIFIKASI KEGIATAN DALAM AKTIVITAS YANG DI-SOP-KAN Kegiatan-kegiatan apakah yang terdapat dalam aktivitas yang di-sop-kan? Langkah identifikasi adalah: Tentukan langkah awal kegiatan (kegiatan pemicu); Identifikasi langkah-langkah selanjutnya; Tentukan langkah akhir kegiatan yang menghasilkan produk akhir aktivitas; Dalam langkah identifikasi minimal gunakan rumus siapa mengerjakan apa
IDENTIFIKASI AKTOR YANG TERLIBAT DALAM SELURUH KEGIATAN Siapa sajakah yang melakukan kegiatan dalam aktivitas yang di-sop-kan tersebut? Langkah identifikasi adalah: Tentukan aktor (aktif) sebagai subyek dalam setiap kegiatan sejak awal hingga akhir; Aktor yang sama dihitung hanya sekali saja; Hitunglah jumlah aktor yang ada dalam seluruh kegiatan. Jumlah aktor ini menentukan jumlah kolom dalam kolom pelaksana/aktor.
BUATLAH MATRIKS FLOWCHARTS SOP Seperti apakah matriks flowcharts SOP? Matriks flowchart SOP terdiri atas: Kolom Nomor (diisi angka Arab: 1., 2., 3.,...dst.) Kolom Aktivitas (diisi kegiatan: kata kerja) Kolom Pelaksana/Aktor (diisi: Jabatan/fungsi aktor secara individu atau kelompok atau berupa nama institusi) Untuk memudahkan dalam berlatih maka sebaiknya menggunakan program excell atau yang sejenis bila menggunakan komputer.
CONTOH MATRIKS FLOWCHARTS SOP No. AKTIVITAS PELAKSANA Aktor 1 Aktor 2 Aktor 3 1. Kegiatan 1 2. Kegiatan 2 3. Kegiatan 3............ n. Kegiatan n
TULISLAH KEGIATAN KE DALAM KOLOM AKTIVITAS Bagaimana cara menulis kegiatan dalam kolom aktivitas? Langkah yang dilakukan adalah: Tuliskan kegiatan dimulai dengan kata kerja kegiatan tanpa nama aktor; Tulislah bila ada obyek dan keterangan secara singkat tapi jelas; Aktor kegiatan dipisahkan karena akan ditulis pada kolom pelaksana/aktor.
TULISKAN AKTOR PADA KOLOM PELAKSANA/AKTOR Bagaimana cara menulis aktor dalam kolom pelaksana/aktor? Langkah yang dilakukan adalah: Tuliskan aktor pada setiap kegiatan pada kolom pelaksan/aktor secara berurutan tidak secara hirarki; Tuliskan titelatur aktor (jabatan/fungsi) bukan nama aktornya secara singkat dan jelas. Dalam penulisan aktor hindari penulisan aktor yang bersifat umum tetapi bersifat spesifik menunjuk jabatan/fungsi aktor.
TULISLAH SIMBOL PADA KOLOM PELAKSANA (AKTOR) SESUAI KEGIATAN DALAM KOLOM AKTIVITAS Bagaimana cara menulis simbol dalam kolom pelaksana/aktor? Langkah yang dilakukan adalah: Pilihlah simbol yang sesuai dengan sifat kata kerja dalam kolom aktivitas pada menu flowcharts; Tuliskan simbol tersebut pada kolom aktor sesuai baris kegiatan dengan meletakkan secara diagonal. Kegiatan apapun kalau berada pada awal dan akhir berupa simbol kapsul. Bedakan simbol eksekusi dengan simbol pengambilan keputusan.
BUATLAH ANAK PANAH PENGHUBUNG ANTAR SIMBOL SESUAI KETENTUAN Bagaimana cara menulis anak panah yang menghubungkan simbol? Langkah yang dilakukan adalah: Pilihlah tanda panah penghubung yang sesuai dari lines (Off2007) dan conector (Off2003); Tuliskan anak panah tersebut dengan menghubungkan simbol satu dengan yang lain dengan meletakkannya pada simbol pertama lalu simbol yang berikutnya pada titik merah pada simbol. Cara penulisan tanda panah sesuai ketentuan yang berlaku sesuai simbol masing-masing.
CEK KEMBALI APAKAH RANGKAIAN KEGIATAN SUDAH MENCERMINKAN KESATUAN AKTIVITAS Langkah apakah yang perlu dilakukan dalam mengecek rangkaian kegiatan sebagai suatu kesatuan aktivitas? Langkah yang dilakukan adalah: Periksalah apakah ada kegiatan yang terlewatkan; Periksalah apakah kegiatan yang ditulis masih merupakan kegiatan yang seharusnya dipisahkan atau seharusnya digabung. Periksalah apakah keseluruhan kegiatan mencerminkan produk akhir aktivitas. Langkah ini dilakukan untuk memastikan kegiatan tidak berubah pada saat dibuatkan mutu baku pada latihan selanjutnya.
CEK KEMBALI APAKAH SIMBOL YANG DIGUNAKAN SUDAH MENCERMINKAN KEGIATAN DAN TELAH SESUAI DENGAN KETENTUAN YANG BERLAKU Langkah apakah yang perlu dilakukan dalam mengecek simbol dengan kegiatan dan ketentuan yang berlaku? Langkah yang dilakukan adalah: Periksalah apakah simbol yang dipakai sudah sesuai kegiatan yang diceminkan dari kata kerjanya; Periksalah apakah simbol yang dibuat tidak menyalahi aturan yang berlaku. Langkah ini dilakukan untuk memastikan simbol yang digunakan tidak salah dan memenuhi ketentuan yang berlaku.
CEK KEMBALI ARAH ANAK PANAH PENGHUBUNG ANTAR SIMBOL SESUAI KETENTUAN YANG BERLAKU Langkah apakah yang perlu dilakukan dalam mengecek arah anak panah yang menghubungkan antar simbol? Langkah yang dilakukan adalah: Periksalah apakah anak panah pada simbol mulai dan selesai (kapsul) sudah sesuai ketentuan; Periksalah apakah anak panah pada simbol proses (kotak) sudah sesuai ketentuan; Periksalah apakah anak panah pada simbol pengambilan keputusan (belah ketupat) sudah sesuai ketentuan yang berlaku dan telah diberi keterangan. Langkah ini dilakukan untuk memastikan tanda dan arah panah memenuhi ketentuan yang berlaku.
FLOWCHART AKTIVITAS PEMBUATAN KONTRAK KINERJA PEGAWAI (KKP) DI KEDEPUTIAN Aktivitas Kapus Peneliti Kabagmin Deputi Staf Mengundang Rapat Pembahasan KKP (Tugas) Melaksanakan Rapat Pembahasan KKP Menugaskan Peneliti untuk menyiapkan Dokumen KKP Melengkapi Dok. KKP & berkonsultasi dgn Kapus Mengkoreksi dan memutuskan Dok. KKP dan meminta Kabagmin untuk mempersiapkan rapat pendalaman. Bila tidak setuju kembali ke peneliti. Mempersiapkan rapat pendalaman dan melaporkannya kepada Kapus Menyampaikan Dok. KKP kepada Deputi untuk di mintakan persetujuan Memberikan persetujuan & memerintahkan utk melakukan penandatanganan KKP kpd peg.di lingk. Kedeputian. Bila tdk setuju kembali ke kapus Mengundang Deputi, Peneliti, Kabagmin dan Staf untuk menandatangani Kontrak Kinerja Pegawai Melakukan penandatanganan KKP Tidak Ya Tidak Ya Mendokumentasikan KKP
TERIMA KASIH SEMOGA MENJADI PENGALAMAN YANG BERMANFAAT