EVALUASI PENAWARAN DALAM PROSES PEMILIHAN PENYEDIA BARANG/JASA PEMERINTAH Oleh : Abu Sopian Balai Diklat Keuangan Palembang Hal yang paling berpengaruh dalam proses pemilihan penyedia barang/jasa pemerintah adalah evaluasi penawaran. Proses evaluasi penawaran dilakukan oleh Kelompok Kerja ULP atau Panitia Pemilihan Penyedia Barang/Jasa Pemerintah dengan cara meneliti dan menilai dokumen penawaran yang disampaikan oleh peserta lelang. Evaluasi bertujuan untuk menentukan penyedia yang akan menjadi pemenang, pemenang cadangan I, dan pemenang cadangan II. Evaluasi dilaksanakan dengan cara yang telah ditetapkan dalam Peraturan Presiden nomor 54 tahun 2010 yang telah direvisi dengan Peraturan Presiden nomor 70 tahun 2012 tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Presiden nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, dan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah (LKPP) nomor 14 tahun 2012 tentang Petunjuk Teknis Peraturan Presiden nomor 70 Tahun 2012 tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Presiden nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Pentingnya evaluasi penawaran dalam rangkaian proses lelang karena hasil evaluasi penawaran tersebut dijadikan dasar untuk menetapkan pemenang lelang. Kesalahan dalam melaksanakan penilaian terhadap dokumen penawaran akan berakibat kekeliruan dalam menetapkan pemenang lelang. Kekeliruan tersebut selain dapat menyebabkan buruknya kinerja/kualitas barang yang diperoleh dan/atau tingginya harga yang harus dibayarkan, juga dapat menimbulkan kerugian negara. Objek penilaian meliputi persyaratan administrasi, persyaratan teknis, dan penawaran biaya, serta persyaratan kualifikasi penyedia. Untuk mengetahui bagaimana cara menilai setiap objek penilaian tersebut serta dokumen apa saja yang dipersyaratkan akan diuraikan dalam tulisan berikut ini. A. Metode Evaluasi Pengadaan barang dan jasa pemerintah meliputi pengadaan barang, pengadaan pekerjaan konstruksi, pengadaan jasa konsultansi, dan pengadaan jasa lainnya. Metode evaluasi yang dapat digunakan untuk menilai penawaran dalam proses pemilihan penyedia barang dan jasa pemerintah adalah sebagai berikut: Jenis Barang/Jasa Metode Evaluasi Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa lainnya 1. Sistem Gugur 2. Sistem Nilai 3. Biaya Selama Umum Ekonomis Jasa Konsultansi 1. Berdasarkan Kualitas 2. Berdasarkan Kualitas dan Biaya 3. Pagu Anggaran 4. Biaya Terendah Metode evaluasi Sistem gugur adalah metode evaluasi dimana dalam setiap tahap evaluasi tersebut (tahap evaluasi administrasi, tahap evaluasi teknis, tahap evaluasi harga) peserta yang tidak memenuhi syarat harus dinyatakan gugur dan tidak diikutsertakan dalam tahap evaluasi berikutnya. Terhadap penawaran yang gugur dalam evaluasi administrasi tidak dilakukan evaluasi teknis. Terhadap penawaran yang gugur dalam evaluasi teknis tidak
dilakukan evaluasi harga. Metode evaluasi sistem gugur dapat digunakan untuk seluruh pengadaan barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya. Metode evaluasi Sistem Nilai (Merit Point System) adalah metode evaluasi yang memperhitungkan keunggulan teknis sepadan dengan harganya. Evaluasi teknis dan harga dilakukan terhadap penawaran yang telah memenuhi syarat administrasi dengan memberikan penilaian (skor) terhadap unsur-unsur teknis dan harga penawaran sesuai dengan kriteria yang ditetapkan dalam dokumen pengadaan. Peraturan Presiden tentang Pengadaan Barang dan Jasa menetapkan bobot harga antara 70% sampai 90%, bobot teknis antara 10% sampai 30%, total bobot teknis dan harga 100%. Evaluasi sistem nilai digunakan untuk menghindari mendapatkan barang dengan kualitas teknis yang rendah meskipun harga barang tersebut lebih murah. Metode ini dipilih jika keunggulan teknis suatu barang lebih besar dari perbedaan harganya dengan harga barang lain. Metode evaluasi Biaya Selama Umum Economis (Economic Life Cycle Cost) adalah metode evaluasi dengan memperhitungkan umur ekonomis, biaya operasi dan pemeliharaan dalam jangka waktu tertentu. Metode evaluasi Biaya Selama Umur Ekonomis digunakan untuk pengadaan barang yang kompleks dengan memperhitungkan perkiraan biaya operasi serta nilai sisa selama umur ekonomis barang tersebut. Dalam metode ini bisa jadi barang dengan harga lebih tinggi ditetapkan sebagai pemenang jika biaya operasional, dan biaya pemeliharaan lebih rendah dan/atau nilai sisa barang lebih tinggi dari barang lainnya. Metode evaluasi berdasarkan kualitas adalah metode evaluasi yang menetapkan pemenang berdasarkan kualitas penawaran teknis. Metode ini digunakan dalam pemilihan penyedia jasa konsultansi yang kompleks dan menggunakan teknologi tinggi dimana kualitas usulan teknis merupakan faktor yang menentukan terhadap hasil kerja secara keseluruhan, dan lingkup pekerjaan sulit ditetapkan dalam Kerangka Acuan Kerja. Penyedia yang mengajukan penawaran dengan kualitas teknis terbaik menduduki prioritas pertama untuk ditetapkan sebagai pemenang meskipun harga yang ditawarkan lebih tinggi dibandingkan dengan penawaran peserta lainnya. Penetapan pemenang dilakukan setelah tercapai negosiasi harga antara Kelompok Kerja ULP dengan Calon pemenang. Metode evaluasi berdasarkan kualitas dan biaya adalah metode evaluasi yang menetapkan pemenang berdasarkan kualitas teknis dan biaya. Metode ini digunakan dalam pemilihan penyedia jasa konsultansi yang lingkup, keluaran (output), waktu penugasan, dan hal-hal lain dapat diperkirakan dengan baik dalam Kerangka Acuan Kerja serta besaran biaya dapat ditentukan dengan tepat. Dalam evaluasi berdasarkan kualitas dan biaya, Kelompok Kerja ULP atau Panitia lelang menetapkan bobot penawaran teknis dan bobot penawaran biaya. Bobot kualitas penawaran teknis antara 60% sampai 80%, bobot penawaran biaya antara 20% sampai 40%, jumlah bobot penawaran teknis dan biaya adalah 100%. Penawaran teknis dan penawaran biaya dinilai dalam angka untuk selanjutnya dikalikan dengan bobot yang telah ditetapkan. Hasil penilaian akhir adalah penjumlahan nilai penawaran teknis dikali bobot nilai teknis, ditambah dengan nilai penawaran biaya dikali bobot nilai biaya. Peserta
yang mendapat nilai akhir tertinggi ditetapkan sebagai pemenang. Sebelum dilakukan penunjukan sebagai penyedia, terhadap pemenang dilakukan negosiasi teknis dan harga. Metode evaluasi berdasarkan Pagu Anggaran adalah metode evaluasi yang menetapkan pemenang berdasarkan kualitas teknis terbaik yang tidak melebihi pagu anggaran yang tersedia. Metode ini digunakan dalam pemilihan penyedia jasa konsultansi untuk pekerjaan yang sederhana, dapat didefinisikan dan diperinci dengan tepat, meliputi waktu penugasan kebutuhan tenaga ahli dan input lainnya. Peserta dengan nilai kualitas teknis terbaik ditetapkan sebagai pemenang sepanjang penawaran biaya yang diajukan tidak melebihi pagu anggaran yang tersedia. Sebelum dilakukan penunjukan sebagai penyedia, terhadap pemenang dilakukan negosiasi teknis dan harga. Metode evaluasi berdasarkan Biaya Terendah adalah metode evaluasi yang menetapkan pemenang berdasarkan penawaran biaya. Metode ini digunakan dalam pemilihan penyedia jasa konsultansi untuk pekerjaan yang sederhana, dapat didefinisikan dan diperinci dengan tepat, meliputi waktu penugasan kebutuhan tenaga ahli dan input lainnya. Peserta dengan nilai penawaran biaya paling rendah ditetapkan sebagai pemenang. Sebelum dilakukan penunjukan sebagai penyedia, terhadap pemenang dilakukan negosiasi teknis dan harga. B. Evaluasi Administrasi Evaluasi administrasi merupakan langkah pertama dalam evaluasi penawaran. Terhadap penyedia yang tidak memenuhi persyaratan administrasi harus dinyatakan gugur administrasi sehingga tidak perlu diikutsertakan dalam tahap evaluasi berikutnya. Dokumen yang dievaluasi dalam evaluasi administrasi meliputi: 1. Surat Penawaran 2. Surat Jaminan Penawaran 3. Surat Kuasa (jika ada) 4. Surat Perjanjian Kemitraan 1) Penilaian terhadap surat penawaran meliputi: a. Tanggal dan nomor surat. Surat penawaran harus bertanggal yang menunjukkan tanggal pembuatan surat penawaran. Peraturan tentang pengadaan barang dan jasa menetapkan bahwa waktu pemasukan penawaran dimulai setelah tanggal penjelasan dokumen (aanwijzing). b. Nilai Penawaran. Surat penawaran harus mencantumkan nilai nominal penawaran dalam angka dan huruf. Jika nilai penawaran dengan angka tidak jelas tetapi nilai penawaran dengan huruf jelas, maka berlaku nilai penawaran dengan huruf. Jika penawaran dengan huruf tidak jelas tetapi nilai penawaran dengan angka jelas, maka berlaku penawaran dengan angka. Jika nilai penawaran dengan angka dan dengan huruf tidak jelas maka surat penawaran dinyatakan tidak dimengerti.
c. Masa berlaku penawaran. Masa berlaku penawaran ditetapkan dalam dokumen lelang oleh Kelompok Kerja ULP/Panitia lelang. Dalam menetapkan waktu berlakunya penawaran Kelompok Kerja ULP/Panitia lelang harus memperhitungkan bahwa pada saat penunjukan penyedia barang/jasa surat penawaran dari penyedia yang ditunjuk harus masih berlaku. Hal tersebut dimaksudkan agar penyedia tidak dapat menolak jika ditunjuk sebagai penyedia barang/jasa meskipun pada saat itu telah terjadi kenaikan harga barang di pasar. Penyedia harus mencantumkan masa berlaku penawaran sekurangkurangnya sama dengan yang ditetapkan oleh Kelompok Kerja ULP. d. Penandatangan surat penawaran Surat penawaran harus ditandatangani oleh orang yang berwenang. Peraturan tentang pengadaan barang/jasa pemerintah menetapkan bahwa yang berhak menandatangan surat penawaran adalah: i. Direktur Utama/Pimpinan perusahaan; ii. Penerima kuasa dari direktur utama/pimpinan perusahaan yang nama penerima kuasanya tercantum dalam akte pendirian perusahaan atau perubahannya; iii. Kepala cabang perusahaan yang diangkat oleh kantor pusat. iv. Pejabat yang menurut perjanjian kerjasama berhak mewakili perusahaan yang berkerja sama. v. Khusus untuk peserta perorangan (tidak boleh diwakilkan). 2) Penilaian terhadap Surat Jaminan Penawaran meliputi: a. Penjamin/penerbit surat jaminan. Surat jaminan penawaran diterima apabila diterbitkan oleh Bank Umum, Perusahaan Penjamin atau perusahaan asuransi yang mempunyai program asuransi kerugian (suretyship) sebagaimana ditetapkan oleh Menteri Keuangan; b. Nama peserta. Nama peserta harus sama dengan nama yang tercantum dalam surat jaminan penawaran; c. Nama Kelompok Kerja ULP yang menerima jaminan. Surat jaminan penawaran ditujukan kepada Kelompok Kerja ULP. Nama Kelompok Kerja ULP yang tercantum dalam surat jaminan penawaran harus sama dengan Kelompok Kerja ULP yang melaksanakan pelelangan; d. Paket pekerjaan yang dijamin. Surat jaminan penawaran harus dibuat khusus untuk menjamin keikutsertaan dalam lelang paket tertentu. Nama paket pekerjaan harus sama dengan paket yang dilelangkan; e. Besaran nilai jaminan. Nilai jaminan penawaran paling kurang sama dengan yang ditetapkan dalam dokumen lelang dan harus ditulis dengan angka dan dengan huruf. f. Masa berlaku jaminan. Masa berlaku jaminan penawaran tidak kurang dari yang ditetapkan oleh Kelompok Kerja ULP dalam dokumen lelang.
Kelompok Kerja ULP harus melakukan konfirmasi dan klarifikasi secara tertulis mengenai substansi dan keabsahan/keaslian jaminan kepada penerbit jaminan serta memastikan bahwa jaminan penawaran dapat dicairkan tanpa syarat dalam waktu paling lambat 14 (empat belas) hari kerja setelah surat pernyataan wanprestasi dari Kelompok Kerja ULP. 3) Penilaian terhadap Surat Kuasa meliputi: Pemberi kuasa harus orang yang berhak menjalankan badan usaha yaitu Direktur utama/pimpinan perusahaan. Penerima kuasa harus orang yang namanya tercantum dalam akte pendirian perusahaan atau perubahannya. Surat kuasa harus dibuat khusus di terbitkan oleh notaris. 4) Surat Perjanjian Kemitraan Dalam hal peserta lelang merupakan gabungan dari beberapa perusahaan yang membentuk suatu kerjasama/kemitraan, maka kerjasama tersebut harus dituangkan dalam suatu Surat Perjanjian. Surat perjanjian kerja sama tersebut paling kurang harus memuat: a. persentase tanggung jawab masing-masing perusahaan; b. perusahaan yang ditunjuk sebagai pimpinan (lead firm) dari gabungan perusahaan tersebut. C. Evaluasi Teknis Dalam proses pemilihan penyedia barang/jasa evaluasi teknis dilakukan untuk menilai hasil pekerjaan. Karena hasil pekerjaan sangat ditentukan oleh tata cara melaksanakan pekerjaan, maka dalam penilaian teknis cara pelaksanaan pekerjaan juga merupakan hal yang harus dinilai oleh Kelompok Kerja ULP. Kriteria persyaratan teknis yang dinilai dalam evaluasi teknis meliputi: 1. Jumlah barang/jasa yang ditawarkan tidak kurang dari yang ditetapkan oleh Kelompok Kerja ULP dalam dokumen lelang; 2. Spesifikasi teknis yang ditetapkan dalam dokumen lelang terpenuhi; 3. Waktu penyelesaian pekerjaan tidak melebihi waktu yang ditetapkan dalam dokumen lelang, sehingga penyerahan hasil pekerjaan tidak akan terlambat. 4. Cara mengerjakan pekerjaan diyakini benar dan dapat menghasilkan barang/jasa dengan kinerja cukup baik. D. Evaluasi Biaya Evaluasi biaya adalah evaluasi terhadap nilai penawaran. Dalam hal ini dokumen yang dievaluasi adalah surat penawaran dan Rencana Anggaran Biaya (RAB)/Daftar Kuantitas dan Harga. Pada uraian tentang evaluasi adminitrasi telah diuraikan bahwa surat penawaran merupakan salah satu objek evaluasi administrasi. Akan tetapi pada tahap evaluasi administrasi pemeriksaan terhadap surat penawaran tidak memusatkan perhatian pada nilai nominal penawaran melainkan hanya memastikan keabsahan surat penawaran dimana salah satu syarat sahnya surat penawaran adalah nilai penawaran ditulis dengan angka dan huruf.
Penilaian terhadap surat penawaran pada tahap evaluasi biaya lebih menitik beratkan pada besaran nilai penawaran biaya. Karena itu evaluasi tidak cukup hanya meneliti surat penawaran saja melainkan harus melakukan koreksi aritmatik terhadap Rencana Anggaran Biaya (RAB)/Daftar Kuantitas dan Harga. Evaluasi biaya dilakukan dengan cara: 1. Membandingkan nilai penawaran terhadap nilai total HPS 2. Klarifikasi terhadap harga satuan timpang. 3. Klarifikasi terhadap harga yang tidak ditulis atau diisi nol dalam RAB/Daftar kuantitas dan harga. 4. Untuk kontrak lump sum memastikan nilai penawaran yang tertulis dengan angka dan dengan huruf. 1. Dalam membandingkan nilai penawaran dengan nilai total HPS berlaku ketentuan sebagai berikut: 1.a. Jika kontrak yang digunakan adalah kontrak lump sum harga penawaran yang dibandingkan dengan HPS adalah harga yang tertulis pada surat penawaran, koreksi aritmatika tidak boleh merubah nilai penawaran. Tetapi jika kontrak yang digunakan adalah harga satuan maka harga penawaran yang dibandingkan dengan HPS adalah harga terkoreksi yaitu harga yang diperoleh berdasarkan hasil koreksi aritmatik. 1.b. Harga penawaran lebih tinggi dari HPS dinyatakan gugur, kecuali: - Lelang terbatas dimana jumlah penawar yang masuk kurang dari 3 (tiga); - Seleksi umum dengan metode evaluasi berdasarkan pagu anggaran. 1.c. Harga penawaran di bawah 80% HPS jika ditetapkan sebagai pemenang harus menambah jaminan pelaksanaan. Penyedia harus menyerahkan jaminan pelaksanaan sebesar 5% dari HPS. Jika penyedia menolak menyerahkan jaminan pelaksanaan tersebut penyedia dikenakan sanksi dimasukkan dalam daftar hitam (blacklist). 2. Harga satuan timpang adalah harga satuan dalam rincian penawaran (item barang dalam RAB/Daftar Kuantitas dan Harga) yang lebih besar 110% harga satuan dalam HPS. Apabila dalam RAB/Daftar Kuantitas dan Harga ditemukan harga satuan barang yang lebih dari 110% HPS, hal tersebut harus diklarifikasikan oleh Kelompok Kerja ULP kepada calon pemenang lelang. Khusus untuk item barang dengan harga satuan timpang apabila dalam pelaksanaan kontrak dilakukan revisi/perubahan kontrak, maka tambahan pekerjaan/barang yang harga satuannya timpang harus menggunakan harga satuan yang ada dalam HPS. 3. Harga yang ditulis nol atau tidak ditulis dalam RAB/Daftar Kuantitas dan Harga harus diklarifikasikan oleh Kelompok Kerja ULP kepada calon pemenang lelang. Barang/pekerjaan yang harganya tidak ditulis atau ditulis nol dalam RAB/Daftar Kuantitas dianggap harganya sudah termasuk dalam harga barang yang lain. Karena itu harus ditegaskan bahwa penyedia tetap harus menyediakan barang atau mengerjakan pekerjaan tersebut tanpa penambahan harga. Jika penyedia tidak bersedia maka penyedia dikenakan sanksi dimasukkan dalam daftar hitam (blacklist). 4. Nilai penawaran yang dijadikan dasar penetapan pemenang adalah sebagai berikut: 4.a. Jika kontrak yang akan digunakan adalah kontrak lump sum, harga penawaran yang diakui sebagai dasar penetapan pemenang adalah yang tertulis pada surat penawaran. Koreksi aritmatika terhadap RAB/Daftar Kuantitas dan Harga hanya dilakukan terhadap kesalahan penulisan volume pekerjaan. Kesalahan perhitungan aritmatik
tidak perlu diperbaiki dan tidak merubah nilai penawaran. Ketentuan tentang nilai penawaran: o Jika nilai penawaran dengan angka tidak jelas tetapi nilai penawaran dengan huruf jelas maka berlaku nilai penawaran dengan huruf. o Jika penawaran dengan huruf tidak jelas tetapi nilai penawaran dengan angka jelas maka berlaku penawaran dengan angka. o Jika nilai penawaran dengan angka dan dengan huruf tidak jelas maka surat penawaran dinyatakan tidak dimengerti. 4.b. Jika kontrak yang akan digunakan adalah kontrak harga satuan, nilai penawaran yang dijadikan dasar penetapan pemenang adalah penawaran terkoreksi yaitu hasil koreksi aritmatika terhadap RAB/Daftar Kuantitas dan Harga. Ketentuan dalam melakukan koreksi aritmatika jika menggunakan kontrak harga satuan adalah sebagai berikut: o Harga satuan barang/pekerjaan yang terdapat dalam RAB/Daftar Kuantitas dan Harga tidak boleh dirubah karena harga tersebut merupakan penawaran dari penyedia. o Hal yang dirubah adalah kesalahan penulisan volume pekerjaan/jumlah unit barang yang tertulis lebih besar dari yang ditetapkan dalam dokumen lelang. o Jika volume pekerjaan yang tertulis lebih kecil dari yang ditetapkan dalam dokumen lelang, maka penyedia dinyatakan gugur teknis karena jumlah barang yang ditawarkan tidak cukup. Palembang, Mei 2013 Daftar Pustaka: 1. Keputusan Presiden nomor 80 tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah; 2. Peraturan Presiden nomor 54 tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah; 3. Peraturan Presiden Nomor 70 tahun 20121 tentang Perubahan Kedua atas Peraturan Presiden nomor 54 tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah; 4. Peraturan Kepala LKPP nomor 14 tahun 2013 tentang Petunjuk Teknis Peraturan Presiden Nomor 70 tahun 20121 tentang Perubahan Kedua atas Peraturan Presiden nomor 54 tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.