Manual Prosedur Pengendaliann Dokumen dan Rekaman Satuan Pengawas Internal Universitas Brawijaya Malang 2011
Manual M Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekamann Satuan Pengawas Internal Universitas Brawijaya Kode Dokumen Revisi Tanggal Diajukan oleh : 00010 02001 : : 24 Oktober 2011 : Staff Admin Putri Harziani, SE Dikendalikan olehh : Sekretaris Satuan Pengawas Internal M. Khoiru Rusydi., SE., M.Si., Ak., BKP Disetujui oleh : Ketua Satuan Pengawas Internal Prof.Dr. Made Sudarma, SE., Ak., MM., CPA
Daftar Isi Tujuan... 1 Ruang Lingkup... 1 Definisi... 1 Rujukan... 1 Garis Besar Prosedur... 1 Bagan Alir... 3 1. Prosedur Pengendalian Dokumen... 3 2. Prosedur Pengendalian Rekaman... 4 Lampiran... 5 1. Daftar Nomor Dokumen (00010 05000 01)... 5 2. Borang Daftar Distribusi Dokumen (00010 05000 02)... 7 3. Borang Daftar Revisi Dokumen (00010 0500 03)... 8 4. Borang Daftar Rekaman Mutu (00010 0500 04)... 9 5. Borang Rincian Aktivitas (00010 05000 05)...10
Tujuan 1. Menetapkan dan memelihara sistem pengendalian semua dokumen maupun rekaman yang berhubungan dengan sistem mutu organisasi. 2. Memastikan bahwa semua dokumen mutu terkait telah dikaji dan disetujui secara memadai. Ruang Lingkup Pengendalian Dokumen dan Rekaman harus diterapkan pada semua dokumen mutu, seperti Manual Mutu (MM), Manual Prosedur (MP), Instruksi Kerja (IK), Struktur Organisasi, Job Description, Rencana Mutu, Spesifikasi Produk dan semua dokumen standar eksternal yang berkaitan dengan mutu. Definisi 1. Manual Mutu (MM) adalah Pedoman mendokumentasikan sistem mutu Organisasi UB untuk menunjukkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan produk secara konsisten sesuai dengan persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku 2. Rencana Mutu (Quality Plan) adalah Pedoman yang menjadi acuan target pencapaian Rencana strategis UB 200820011 dan sasaran mutu UB 3. Dokumen Mutu adalah dokumen dalam bentuk hardcopy maupun softcopy yang digunakan sebagai alat (sarana) untuk menjalankan SPMI. 4. Instruksi Kerja (IK) adalah uruturutan instruksi yang dilakukan untuk suatu pekerjaan tertentu untuk menjamin pekerjaan berjalan berjalan sesuai standar Rujukan 1. Manual Mutu UB (00010 02001) 2. Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Manajemen Mutu (SMM) Persyaratan ISO 9001:2008, Badan Standardisasi Nasional Garis Besar Prosedur 1. Pengendalian Dokumen. Dokumen yang baru atau dokumen yang direvisi harus disyahkan pada Ketua. Setelah diterapkan wakil ketua bidang, dikaji ulang oleh Sekretaris. Dengan menandatangani kolom tandatangan yang disiapkan. 2. Sekretaris menerbitkan dan menggandakan dokumen. 3. Pendistribusian dokumen dilakukan masingmasing wakil ketua bidang dengan mengacu pada Daftar Distribusi Dokumen dan Daftar Perubahan Dokumen. 4. Penerima dokumen bertanggung jawab untuk mengganti dokumen lama dan memusnahkannya, atau jika dianggap perlu menyimpannya dengan memberi stempel KADALUWARSA terlebih dahulu. Setiap pemegang MM dan MP harus bertanggung jawab untuk memperbarui dokumen tersebut apabila terjadi perubahan. 5. Instruksi Kerja disiapkan oleh staf yang relevan, ditinjau untuk disetujui oleh Ketua bidang. Jika dalam penerapannya mengkaitkan bidang lain, dokumen tersebut harus dikaji oleh MR
(Sekretaris ), bila perlu dengan bagian pengguna dokumen, untuk mencapai kesepakatan. Apabila pembuatan dokumen telah selesai, MR (Sekretaris ) mengusulkan pengesahan dokumen tersebut dengan stempel DOKUMEN TERKENDALI. Belum ada dokumen terkendali. Semua dokumen dapat diunggah dalam laman untuk mendukung program paperless community. 6. Dokumen level I dan level II dibuat oleh MR dan sebelum diterbitkan harus disetujui oleh Ketua. Dokumen Level I ialah Manual Mutu. Dokumen Level II ialah Dokumen Manual Prosedur dan Instruksi Kerja. 7. Perubahan pada dokumen dan/atau data jika diperlukan dapat dilakukan dan harus dikaji ulang setelah satu tahun dari tanggal penerbitan. Peninjauan dan persetujuan perubahan harus dilakukan oleh peninjau (reviewer) sebelumnya. 8. Masingmasing Wakil ketua bidang harus memberi identitas sebagai berikut: Judul/Nama Nomor Tanggal penerbitan Persetujuan yang berwenang Status perubahan (Revisi) 9. Identifikasi revisi dokumen dibedakan dengan nomor revisi dan tanda DOKUMEN KADALUARSA. 10. Masingmasing Wakil ketua bidang harus mengendalikan data dengan cara sebagai berikut: Peta lokasi file dokumen (site map) Peta lokasi file dokumen yang ada pada masingmasing bidang. 11. Prosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan untuk identifikasi revisi dokumen terbaru guna mencegah penggunaan dokumen yang tidak digunakan lagi. 12. Dokumen harus diterbitkan kembali setelah sejumlah perubahan dibuat dan data terkait diperbarui. 13. Dokumen Terkendali/Tidak Terkendali Semua Dokumen Terkendali harus disahkan dengan penggunaan stempel tinta merah atau dicetak dengan tinta berwarna. Jika Dokumen Terkendali di fotokopi maka dokumen tersebut dianggap sebagai Dokumen Tidak Terkendali. Membuat salinan dokumen (fotokopi) dari dokumen terkendali tidak diijinkan. 14. Prosedur pengendalian rekaman dilakukan sesuai dengan Bagan Alir Pengendalian Rekaman. Masingmasing Wakil ketua bidang harus menyimpan daftar distribusi dokumen yang ada di bagiannya dan secara periodik akan ditinjau oleh MR. 15. Dalam pengendalian rekaman, masingmasing Wakil ketua bidang harus memberi identitas sebagai berikut: Judul/Nama Nomor Tanggal penerbitan Persetujuan yang berwenang Status perubahan (Revisi) 16. Identifikasi revisi rekaman tidak dibedakan dengan warna sampul, tetapi menggunakan perubahan nomor revisi dan tanda DOKUMEN KADALUARSA. 17. Masingmasing Wakil ketua bidang harus mengendalikan rekaman dengan cara sebagai berikut: Peta lokasi file (site map) Rekaman atau Borang
Peta lokasi file Rekaman atau Borang yang ada pada masingmasing bidang 18. Prosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan untuk identifikasi revisi Rekaman atau Borang terbaru guna mencegah penggunaan Rekaman atau Borang yang tidak digunakan lagi. Tiap enam bulan sekali Tenaga Kependidikan melakukan tinjauan rekaman/catatan kadaluarsa pada Daftar Rekaman/ Catatan Mutu sesuai waktu retensinya. Apabila ditemukan rekaman/ catatan kadaluarsa Tenaga Kependidikan melakukan pemusnahan dengan disaksikan salah satu anggota sesuai dengan metode pemusnahannya. Bagan Alir 1. Prosedur Pengendalian Dokumen Mulai Ketua Mengesahkan dokumen Daftar Nomor Dokumen 00010 05001 Sekretaris Menerbitkan dokumen Menggandakan dokumen Mendistribusikan dokumen Daftar Distribusi Dokumen 00010 05002 Mengganti dokumen lama dengan dokumen yang baru Mengendalikan data Daftar Revisi Dokumen 00010 05003 Selesai
2. Prosedur Pengendalian Rekaman Mulai Menyimpan daftar distribusi dan memberi identitas Melaksanakan kegiatan pengendalian rekaman Daftar Rekaman Mutu 00010 05004 Melakukan tabulasi data Sekretaris Menganalisa data Data Terolah Sekretaris Menyusun laporan dan tinjauan manajemen Laporan Selesai
Lampiran 1. Daftar Nomor Dokumen (00010 05000 01) No Dokumen Tingkat Kode 1. Audit Charter 00010 01000 2. Manual Mutu 00010 02000 3. MP Pengendalian Dokumen dan Rekaman 4. MP Pengendalian Produk Tidak Sesuai 5. MP Tindakan Korektif dan Pencegahan 6. MP Penyusunan Standar Mutu 7. MP Audit Kepegawaian 8. MP Pengawasan Pengadaan 9. MP Audit Keuangan 10. MP Audit Teknologi Informasi 11. MP Permintaan Surat Tugas 12. MP Penerimaan Permintaan Audit 13. MP Final Meeting 14. MP Permintaan Data Audit 15. MP Laporan Hasil Audit 16. MP Audit Internal 17. MP Pelayanan Publik 18. Instruksi Kerja 19. Dokumen Pendukung 20. BorangBorang 21. Daftar nomor Dokumen 22. Borang Daftar Distribusi Dokumen 23. Borang Daftar Revisi Dokumen 24. Borang Daftar Rekaman Mutu 25. Borang Rincian Aktivitas 00010 02001 00010 02002 00010 02003 00010 02004 00010 02005 00010 02006 00010 02007 00010 02008 00010 02009 00010 02010 00010 02011 00010 02012 00010 02013 00010 02014 00010 02015 00010 03000 00010 04000 00010 05000 00010 05000 01 00010 05000 02 00010 05000 03 00010 05000 04 00010 05000 05
26. Borang Keluhan Rektor 27. Borang Klarifikasi Keluhan 28. Daftar Keluhan Pelanggan 00010 05001 01 00010 05001 02 00010 05001 03 29. Borang Daftar Ketidaksesuaian atau Correction Action Requirement (CAR) 00010 05002 01 30. Borang Klarifikasi Tindakan Korektif dan Pencegahan 00010 05002 02
2. Borang Daftar Distribusi Dokumen (00010 05000 02) Nama Dokumen/Borang : Nomor/Kode : Revisi ke : Copy ke Penerima Tanggal Tanda Tangan 1 2 3 4 5 6 7 8
3. Borang Daftar Revisi Dokumen (00010 05000 03) No. Nama/Jenis Dokumen Revisi ke Tanggal Keterangan 1. Visi, Misi dan Tujuan 1 2. Program Kerja 1 3. 4. 5. 6. 7. Manual Mutu (termasuk Rencana Mutu) MP Pengendalian Dokumen dan Rekaman MP Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai MP Tindakan Korektif dan Pencegahan MP Penyusunan Standar Mutu 8. MP Audit Kepegawaian 9. MP Pengawasan Pengadaan 10. MP Audit Keuangan 11. 12. 13. MP Audit Teknologi Informasi MP Permohonan Surat Tugas MP Penerimaan Permohonan Audit 14. MP Final Meeting 15. MP Permintaan Data Audit 16. MP Laporan Hasil Audit 17. MP Audit Internal 18. MP Pelayanan Publik 19. Instruksi Kerja 20. Dokumen Pendukung 21. BorangBorang 22. Daftar nomor Dokumen 23. 24. 25. Borang Daftar Distribusi Dokumen Borang Daftar Revisi Dokumen Borang Daftar Rekaman Mutu
4. Borang Daftar Rekaman Mutu (00010 05000 04) Nama/Judul Kode Revisi Filing Retensi Metode Pemusnahan Visi, Misi dan Tujuan 00010 01000 Program Kerja 00010 02000 Manual Mutu (termasuk Rencana Mutu) MP Pengendalian Dokumen dan Rekaman MP Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai MP Tindakan Korektif dan Pencegahan MP Penyusunan Standar Mutu MP Audit Kepegawaian MP Pengawasan Pengadaan MP Audit Keuangan MP Audit Teknologi Informasi MP Permohonan Surat Tugas MP Penerimaan Permohonan Audit MP Final Meeting MP Permintaan Data Audit MP Laporan Hasil Audit Instruksi Kerja Dokumen Pendukung BorangBorang Daftar nomor Dokumen Borang Daftar Distribusi Dokumen Borang Daftar Revisi Dokumen Borang Daftar Rekaman Mutu 00010 02001 00010 02002 00010 02003 00010 02004 00010 02005 00010 02006 00010 02007 00010 02008 00010 02009 00010 02010 00010 02011 00010 02012 00010 02013 00010 03000 00010 04000 00010 05000 00010 05001 00010 05002 00010 05003 00010 05004 00010 01000
5. Borang Rincian Aktivitas (00010 05000 05) PENUGASAN SELAMA 2010 Jenis No. Penugasan Satker Objek Periode Pelaksanaan 1 Audit Fakultas Kedokteran Laporan Keuangan 2010 2 Audit Asrama Mahasiswa Laporan Keuangan 2010 Program Mahasiswa 3 Audit Wirausaha Laporan Keuangan 2010 Bagian Keuangan Laporan Keuangan SAI 4 Review Pusat (023) 2010 Laporan Keuangan ke Diknas 5 Audit Investigatif Fakultas Ilmu Budaya Laporan Keuangan 2010 6 Audit Agustus September 2010 MeiJuni 2010 AprilMei 2010 Februari 2010 Agustus 2010 Program World Class University Laporan Keuangan 2010 Nov10 PENUGASAN SELAMA 2011 Jenis No. Penugasan Satker Objek Periode Pelaksanaan 1 Audit Fakultas Ilmu Administrasi Laporan keuangan, data SDM, IT, Pengadaan dan Pembangunan 2010 MaretApril 2010 2 Studi Banding Universitas Udayana Sistem dan dokumen Apr10 3 Audit Investigatif Job Placement Center Laporan Keuangan 2010 Mei 2010 4 Audit UB Hotel laporan Keuangan 2010 Mei 2010