MANUAL PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN PROGRAM STUDI PASCASARJANA FAKULTAS PERIKANAN DAN ILMU KELAUTAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA Kode Dokumen : 00704 06001 Revisi : 1 Tanggal : 1 Agustus Diajukan oleh : Sekretaris Program Pascasarjana ttd Dr. Ir. Tri Djoko Lelono, MSi Disetujui oleh : Ketua ttd Prof. Dr. Ir. Endang Yuli H., MS i
Daftar Isi 1. Tujuan... 1 2. Ruang Lingkup... 1 3. Tanggung Jawab... 1 4. Definisi... 1 5. Singkatan... 1 6. Referensi... 2 7. Garis Besar Prosedur... 2 8. Bagan Alir... 4 9. Lampiran... 6 ii
1. Tujuan : 1.1 Menetapkan, memelihara dan membatasi sistem pengendalian semua dokumen maupun rekaman yang berhubungan dengan sistem mutu organisasi. 1.2 Memastikan bahwa semua dokumen mutu terkait telah dikaji dan disetujui secara memadai. 2. Ruang Lingkup : Pengendalian Dokumen dan Rekaman harus diterapkan pada semua dokumen mutu, seperti Manual Mutu (MM), Manual Prosedur (MP), Instruksi Kerja (IK), Struktur Organisasi, Job Description, Rencana Mutu, Spesifikasi Produk dan semua dokumen standar eksternal yang berkaitan dengan mutu. 3. Tanggung Jawab : KPS dan pengurus pengendalian dan perekaman dokumen bertanggung jawab menentukan dan membatasi masa berlaku dokumen. 4. Definisi : 4.1 Spesifikasi produk adalah layanan pendidikan dimana dalam prosesnya terjadi peningkatan nilai (creating value) sesuai dengan manual mutu, memenuhi persyaratan Tri Dharma dan kepuasan pelanggan yang diprasyaratkan di manual mutu 4.2 Manual Mutu (MM) adalah Pedoman mendokumentasikan sistem mutu Organisasi PS Pascasarjana FPIK-UB untuk menunjukkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan produk secara konsisten sesuai dengan persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku 4.3 Rencana Mutu (Quality Plan) adalah Pedoman yang menjadi acuan target pencapaian Rencana strategis PS Pascasarjana FPIK-UB 2011-2015 dan sasaran mutu PS Pascasarjana FPIK-UB 4.4 Dokumen Mutu adalah dokumen yang melengkapi dokumen akademik, digunakan sebagai alat (sarana) untuk menjalankan SPMA. Dokumen Mutu untuk universitas/fakultas meliputi Manual Mutu, Manual Prosedur, Dokumen Pendukung dan Borang sedangkan untuk jurusan/program studi adalah Manual Prosedur, Dokumen Pendukung, Instruksi Kerja dan Borang. Semua dokumen harus memenuhi standar sistem mutu. 4.5 Instruksi Kerja (IK) adalah urut-urutan instruksi yang dilakukan untuk suatu pekerjaan tertentu untuk menjamin pekerjaan berjalan berjalan sesuai standar 4.6 Dokumen Standar Eksternal adalah dokumen yang berkaitan dengan mutu fakultas selain Manual Mutu, Rencana Mutu, Dokumen Mutu, Instruksi Kerja. 4.7 Dokumen Level I ialah Dokumen Kebijakan Mutu dan Manual Mutu. 4.8 Dokumen Level II ialah Dokumen Manual Prosedur dan Instruksi Kerja 5. Singkatan : 5.1 MM : Manual Mutu 5.2 IK : Instruksi Kerja 5.3 MP : Manual Prosedur 5.4 GJM : Gugus Jaminan Mutu 5.5 MR : Management Representative 1
6. Referensi : 6.1 Manual Mutu UJM PS Pascasarjana FPIK-UB (00704 05 000) 6.2 Dokumen Mutu 7. Garis Besar Prosedur : 7.1 Pengendalian Dokumen. Dokumen yang baru atau dokumen yang direvisi harus disyahkan pada KPS Pascasarjana FPIK-UB. Setelah diterapkan koordinator bidang, dikaji ulang oleh Sekretaris PS Pascasarjana FPIK-UB. Dengan menanda-tangani kolom tanda-tangan yang disiapkan. 7.2 Sekretaris PS Pascasarjana FPIK-UB menerbitkan dan menggandakan dokumen. 7.3 Pendistribusian dokumen dilakukan masing-masing koordinator bidang dengan mengacu pada Daftar Distribusi Dokumen dan Daftar Perubahan Dokumen. 7.4 Penerima dokumen bertanggung jawab untuk mengganti dokumen lama dan memusnahkannya, atau jika dianggap perlu menyimpannya dengan memberi stempel KADALUWARSA terlebih dahulu. Setiap pemegang MM dan MP harus bertanggung jawab untuk memperbarui dokumen tersebut apabila terjadi perubahan. 7.5 Instruksi Kerja disiapkan oleh staf yang relevan, ditinjau untuk disetujui oleh Koordinator Bidang. Jika dalam penerapannya mengkaitkan bidang lain, dokumen tersebut harus dikaji oleh Sekretaris PS Pascasarjana FPIK-UB, bila perlu dengan bagian pengguna dokumen, untuk mencapai kesepakatan. Apabila pembuatan dokumen telah selesai, Sekretaris PS Pascasarjana FPIK- UB mengesahkan dokumen tersebut dengan stempel Dokumen Terkendali. 7.6 Dokumen level I dan level II dibuat oleh Sekretaris PS Pascasarjana FPIK-UB dan sebelum diterbitkan harus disetujui oleh KPS. 7.7 Perubahan pada dokumen dan/atau data jika diperlukan dapat dilakukan dan harus dikaji ulang setelah satu tahun dari tanggal penerbitan. Peninjauan dan persetujuan perubahan harus dilakukan oleh peninjau (reviewer) sebelumnya. 7.8 Masing-masing Koordinator Bidang harus memberi identitas sebagai berikut: Judul/Nama Nomor Tanggal penerbitan Persetujuan yang berwenang Status perubahan (Revisi) 7.9 Identifikasi revisi dokumen dibedakan dengan Nomor Status Perubahan. 7.10 Masing-masing Koordinator Bidang harus mengendalikan data dengan cara sebagai berikut : Peta lokasi file dokumen (site map) Peta lokasi file dokumen yang ada pada masing-masing bidang. 7.11 Prosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan untuk identifikasi revisi dokumen terbaru guna mencegah penggunaan dokumen yang tidak digunakan lagi. 7.12 Dokumen harus diterbitkan kembali setelah sejumlah perubahan dibuat dan data terkait diperbarui. 7.13 Dokumen Terkendali/Tidak Terkendali 2
Semua Dokumen Terkendali harus disahkan dengan penggunaan stempel tinta merah atau dicetak dengan tinta berwarna. Jika Dokumen Terkendali di foto kopi maka dokumen tersebut dianggap sebagai Dokumen Tidak Terkendali. Membuat salinan dokumen (foto kopi) dari dokumen terkendali tidak diijinkan. 7.14 Prosedur pengendalian rekaman dilakukan sesuai dengan Bagan Alir Pengendalian Rekaman. Masing-masing Koordinator Bidang harus menyimpan daftar distribusi dokumen yang ada di bagiannya dan secara periodik akan ditinjau oleh MR. 7.15 Dalam pengendalian rekaman, masing-masing Koordinator Bidang harus memberi identitas sebagai berikut: Judul/Nama Nomor Tanggal penerbitan Persetujuan yang berwenang Status perubahan (Revisi) 7.16 Identifikasi revisi rekaman dibedakan dengan Nomor Status Perubahan pada sampul atau borang 7.17 Masing-masing Koordinator Bidang harus mengendalikan rekaman dengan cara sebagai berikut: Peta lokasi file (site map) Rekaman atau Borang Peta lokasi file Rekaman atau Borang yang ada pada masing-masing bidang 7.18 Prosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan untuk identifikasi revisi Rekaman atau Borang terbaru guna mencegah penggunaan Rekaman atau Borang yang tidak digunakan lagi. 7.19 Tiap enam bulan sekali Tenaga Administrasi melakukan tinjauan rekaman/catatan kadaluarsa pada Daftar Rekaman/ Catatan Mutu sesuai waktu retensinya. Apabila ditemukan rekaman/catatan kadaluarsa Tenaga Administrasi melakukan pemusnahan dengan disaksikan salah satu anggota KPS sesuai dengan metode pemusnahannya. 3
8. Bagan Alir : 8.1. Bagan Alir Pengendalian Dokumen Mulai KPS Pascasarjana Mengesahkan Dokumen Daftar Nomor Dokumen Sekretaris PS Pascasarjana Menerbitkan Dokumen Dokumen Staf Administrasi Menggandakan Dokumen Dokumen Koordinator Bidang Mendistribusikan Dokumen Daftar Distribusi Penerima Dokumen Mengganti dokumen lama dengan yang baru Koordinator Bidang Mengendalikan data Daftar Rekaman Mutu Pihak Penerima Merevisi Isi Dokumen Daftar Perubahan Dokumen Penerima Dokumen Menyerahkan Kembali ke PD I Daftar Dokumen Terkendali Selesai 4
8.2. Bagan Alir Pengendalian Rekaman Mulai Koordinator Bidang Menyimpan daftar distribusi dan memberi identitas Borang Koordinator Bidang Melaksanakan Kegiatan Pengendalian Rekaman Daftar Rekaman Mutu StafPascasarjana Mentabulasi Data Sekretaris Pascasarjana Menganalisa Data Data Terolah Sekretaris Pascasarjana Menyusun Laporan dan Tinjauan Manajemen Laporan Selesai 5
9. Lampiran No Dokumen Kode 1. Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran 00704 01 000 2. Rencana Strategis 00704 02 000 3. Program Kerja 00704 03 000 4. Pedoman Pendidikan 00704 04 000 5. Manual Mutu 00704 05 000 6. Standar Mutu 00704 04 001 Manual Prosedur (MP) 7. MP Pengendalian Dokumen dan Rekaman 00704 06 001 8. MP Pengendalian Produk yang Tidak 00704 06 002 Sesuai 9. MP Tindakan Korektif dan Pencegahan 00704 06 003 10. MP Audit Internal 00704 06 004 Manual Prosedur Penunjang 11. MP Program Alih Tahun (PAT) 00704 06 005 12. MP Penerimaan Mahasiswa Baru 00704 06 006 13. MP Registrasi Mahasiswa 00704 06 007 14. MP Usulan Komisi Pembimbing Tesis 00704 06 008 15. MP Perubahan Komisi Pembimbing Tesis 00704 06 009 16. MP Seminar & Ujian Usualan Tesis 00704 06 010 17. MP Pelaksanaan Supervisi 00704 06 011 18. MP Pelaksanaan Ujian Tesis 00704 06 012 19. MP Usulan Komisi Pembimbing Disertasi 00704 06 013 20. MP Perubahan Komisi Pembimbing 00704 06 014 Disertasi 21. MP Evaluasi Belajar Mengajar 00704 06 015 22. MP Evaluasi PBM 00704 06 016 6
Nama Dokumen/Borang : Nomor/Kode : Revisi : Copy Ke Penerima Tanggal Tandatangan 1 KPS Pascasarjana FPIK UB 2 Sekretaris Pascasarjana FPIK UB 3 Arsip 7
Jenis Dokumen Visi, Misi, Tujuan dan Revisi ke- Tanggal Sasaran Rencana Strategis Program Kerja Pedoman Pendidikan Manual Mutu Standar Mutu MP Pengendalian 2 1 Agustus Dokumen dan Rekaman MP Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai MP Tindakan Korektif dan Pencegahan MP Audit Internal MP Program Alih Tahun (PAT) MP Penerimaan Mahasiswa Baru MP Registrasi Mahasiswa MP Usulan Komisi Pembimbing Tesis Keterangan 8
Jenis Dokumen MP Perubahan Komisi Revisi ke- Tanggal Pembimbing Tesis MP Seminar & Ujian Usualan Tesis MP Pelaksanaan Supervisi MP Pelaksanaan Ujian Tesis MP Usulan Komisi Pembimbing Disertasi MP Perubahan Komisi Pembimbing Disertasi MP Evaluasi Belajar Mengajar MP Evaluasi PBM Keterangan 9
Jenis Dokumen Penanggung Jawab Alasan Perubahan Tanggal Tanga Tangan 10
Nama/Judul Nomor Revisi Filing Retensi Tanga Tangan 11