Buku Saku Pengembangan Sistem Pengellaan SDM i Dkumen ini dapat digunakan, disalin, disebarluaskan baik sebagian ataupun seluruhnya dengan syarat mencantumkan sumber asli.
KATA PENGANTAR (Kemdiknas) telah diprgramkan untuk merintis dan melaksanakan refrmasi birkrasi 2010-2011. Dan sesuai dengan Rencana Strategis (Renstra) 2010-2014, Kemdiknas agar menyelenggarakan Layanan yang Prima Pendidikan Nasinal untuk membentuk Insan Indnesia Cerdas Kmprehensif. Untuk mencapai visi tersebut dilaksanakan Misi 5 K, yaitu: Ketersediaan, Keterjangkauan, Kualitas dan Relevansi, Kesetaraan dan Kepastian. Kemdiknas berupaya melakukan perbaikan-perbaikan sistemik dan kmperehensif terhadap sistem penyelenggaraan pendidikan nasinal melalui penguatan kelembagaan, pembenahan ketatalaksanaan dan penguatan SDM dengan memanfaatkan sebesarbesarnya Teknlgi Infrmasi dan Kmunikasi (TIK) sebagai faktr pemungkin dan penunjang terlaksananya Refrmasi Birkrasi secara efektif dan efisien. Terkait dengan Refrmasi Birkrasi di bidang SDM, sudah waktunya pengellaan SDM didasarkan atas kinerja. Faktr SDM yang telah diidentifikasi sebagai faktr dminan dalam peningkatan kinerja rganisasi tersebut telah memunculkan kebutuhan akan sistem infrmasi untuk mengella SDM agar tercipta kemampuan untuk meningkatkan kinerja rganisasi melalui peningkatan sumber daya manusianya. Buku Saku Pengembangan Sistem Pengellaan SDM ii
Kemdiknas memandang perlu dibangunnya suatu sistem yang mampu menjadikan kinerja sebagai dasar dalam pelaksanaan pengellaan sumber daya manusia, baik perencanaan, penyediaan (recruitment), pengembangan maupun pemberhentian SDM/pegawai. Pembangunan sistem ini diharapkan dapat menyelesaikan beberapa permasalahan yang dihadapi dalam pengellaan SDM di lingkungan Kemdiknas saat ini. Kami menyadari bahwa pembangunan yang dilakukan belum sempurna, namun dengan semangat refrmasi, maka saran dan perbaikan dari seluruh Unit Utama, Narasumber Pengurus dan Tim Kerja serta semua pihak maka Insya Allah pengembangan Sistem Pengellaan SDM mampu menyelesaikan permasalahan dan meningkatkan efektivitas dan efisiensi kinerja di lingkungan Kemdiknas. Dan akhirnya kami sampaikan terima kasih kepada Bapak Mendiknas, Wakil Mendiknas, para Pimpinan Unit Utama atas arahan dan bimbingannya, Tim RBI dan semua pihak yang telah bekerja dengan maksimal sehingga Sistem Pengellaan SDM ini dapat diwujudkan. Jakarta, Desember 2010 Ketua Tim RBI, Wukir Ragil Buku Saku Pengembangan Sistem Pengellaan SDM iii
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR... II DAFTAR ISI... IV DAFTAR GAMBAR... VI PENDAHULUAN... 1 1.1. LATAR BELAKANG... 1 SISTEM PENGELOLAAN SDM... 4 2.1. KEDUDUKAN SISTEM PENGELOLAAN SDM... 4 2.2. ALIRAN INFORMASI... 6 2.3. SIKLUS MANAJEMEN YANG UTUH... 8 2.4. METODOLOGI PENGEMBANGAN SISTEM... 10 2.5. HASIL PEKERJAAN... 12 2.6. MANFAAT HASIL PEKERJAAN... 13 ANALISIS DAN RANCANGAN SISTEM... 17 3.1. SURVEY KEBUTUHAN USER... 17 3.2. UNIT KERJA SURVEY... 17 3.3. TUGAS DAN FUNGSI BIRO KEPEGAWAIAN... 18 3.4. BAHAN DAN TEKNIS SURVEY... 19 3.5. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM... 20 3.5.1. Ruang Lingkup Sistem Pengellaan SDM... 22 3.5.2. Flw Diagram dan Daftar Dkumen... 23 3.5.3. Arsitektur Sistem (Garis Besar)... 24 3.5.4. Arsitektur Perangkat Lunak... 25 3.5.5. Mdul Terkait... 31 Buku Saku Pengembangan Sistem Pengellaan SDM iv
3.5.6. Pemdelan Tiga Mdul Khusus... 36 3.5.7. Mdel Pertukaran Data... 48 3.5.8. Rancangan Mdel Data... 54 3.5.9. Pendefinisian Wrkflw... 54 3.5.10. Rancangan Lay ut... 56 PEMBANGUNAN SISTEM... 60 4.1. PLATFORM DAN TEKNOLOGI... 60 4.2. HASIL PEMBANGUNAN SISTEM... 61 IMPLEMENTASI SISTEM... 63 5.1. PERSIAPAN IMPLEMENTASI... 63 5.1.1. Perangkat keras (hardware)... 63 5.1.2. Perangkat lunak (sftware)... 64 5.1.3. Pengguna (User)... 65 5.1.4. Admin (Administratr)... 66 5.1.5. Data Awal... 68 5.2. TRAINING... 69 5.3. OPERASIONAL HARIAN... 70 Buku Saku Pengembangan Sistem Pengellaan SDM v
DAFTAR GAMBAR Gambar-2.1. Kedudukan Sistem Pengellaan SDM...5 Gambar-2.2. Aliran Infrmasi Sistem Pengellaan SDM...7 Gambar-2.3. Siklus Manajemen Sistem Pengellaan SDM...9 Gambar-2.4. Metdlgi Pengembangan Sistem... 10 Gambar-3.1. Arsitektur Sistem (big picture)... 24 Gambar-3.2. Arsitektur Perangkat Lunak PSDM... 30 Gambar-3.3. Cnth Daftar Keseimbangan SDM... 41 Gambar-3.5. Rapr Kmpetensi... 47 Gambar-3.6. Sistem Pengellaan SDM dan alternatif pertukaran data dengan sistem eksternal lainnya... 49 Gambar-3.7. Interface PSDM vs SIM Kinerja... 51 Gambar-3.8. Interface PSDM vs CPNS Online... 52 Gambar-3.9. Desain halaman lgin... 56 Gambar-3.10. Desain halaman Usulan Kenaikan Pangkat Reguler... 57 Gambar-3.11. Desain halaman Daftar Usul... 57 Gambar-3.12. Desain halaman Kelengkapan Dkumen... 58 Gambar-3.13. Desain halaman Rekapitulasi Pekerjaan... 59 Gambar-4.1. Platfrm Teknlgi yang Digunakan... 61 Buku Saku Pengembangan Sistem Pengellaan SDM vi
PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Kemdiknas berupaya melakukan perbaikan-perbaikan sistemik dan kmperehensif terhadap sistem penyelenggaraan pendidikan nasinal melalui penguatan kelembagaan, pembenahan ketatalaksanaan dan penguatan SDM dengan memanfaatkan sebesarbesarnya Teknlgi Infrmasi dan Kmunikasi (TIK) sebagai faktr pemungkin dan penunjang terlaksananya Refrmasi Birkrasi secara efektif dan efisien. Terkait dengan Refrmasi Birkrasi di bidang SDM, sudah waktunya pengellaan SDM didasarkan atas kinerja. Faktr SDM yang telah diidentifikasi sebagai faktr dminan dalam peningkatan kinerja rganisasi tersebut telah memunculkan kebutuhan akan sistem infrmasi untuk mengella SDM agar tercipta kemampuan untuk meningkatkan kinerja rganisasi melalui peningkatan sumber daya manusianya. Oleh karena itu, Kemdiknas memandang perlu dibangunnya suatu sistem yang mampu menjadikan kinerja sebagai dasar dalam pelaksanaan pengellaan sumber daya manusia, baik perencanaan, penyediaan Buku Saku Pengembangan Sistem Pengellaan SDM 1
(rekrut), pengembangan maupun pemberhentian SDM/pegawai. Pembangunan sistem ini diharapkan dapat menyelesaikan beberapa permasalahan yang dihadapi dalam pengellaan SDM di lingkungan Kemdiknas saat ini, yaitu: Adanya beberapa sistem kepegawaian di Unit Utama-Unit Utama Kemdiknas yang sama-sama menangani infrmasi kepegawaian, namun belum terintegrasi satu dengan lainnya. Kurang terjaganya kemutakhiran basis data pegawai/sdm. Masih lemahnya keterkaitan antara sistem pengellaan SDM dengan kinerja SDM serta rganisasi, dan Kurang terbukanya sistem pengellaan SDM yang ada saat ini untuk melibatkan partisipasi aktif SDM/pegawai dalam pengellaan datanya. Pembangunan sistem pengellaan SDM berbasis kinerja di atas dapat dilaksanakan dengan melakukan: Identifikasi terhadap kebutuhan pengellaan SDM berbasis kinerja Perancangan Sistem Pengellaan SDM yang terintegrasi dengan Sistem Pengellaan Mutasi Buku Saku Pengembangan Sistem Pengellaan SDM 2
Dsen, Mutasi Guru dan Mutasi PTK serta Sistem Manajemen Kinerja. Pembangunan perangkat lunak (sftware) Sistem Pengellaan SDM, serta Implementasi Sistem Pengellaan SDM. Buku Saku Pengembangan Sistem Pengellaan SDM 3
SISTEM PENGELOLAAN SDM 2.1. Kedudukan Sistem Pengellaan SDM Agar dapat mencapai tujuan pembangunan Sistem Pengellaan SDM tersebut serta menghindarkan tumpang-tindih dengan Sistem Manajemen Kinerja, maka kedudukan keduanya semestinya seperti pada Gambar di halaman berikut. Dukungan Sistem Pengellaan SDM terhadap kinerja Kemdiknas difkuskan pada sumber daya manusia yang menjalankan fungsi dan tugas kementerian di masingmasing unit utama (Setjen, Itjen, MPDM, Dikti, PNFI, PMPTK, Balitbang) dimana pegawai tersebut ditempatkan. Pelaksanaan fungsi dan tugas kementerian leh para pegawai/sdm tersebut menghasilkan utput dan utcme yang menjadi input Sistem Manajemen Kinerja. Buku Saku Pengembangan Sistem Pengellaan SDM 4
Gambar-2.1. Kedudukan Sistem Pengellaan SDM Berdasarkan utput dan utcme itulah Sistem Manajemen Kinerja mengukur kinerja pegawai selaku individu dan juga kinerja rganisasi. Output pengukuran kinerja rganisasi menjadi masukan bagi seluruh unit utama di lingkungan Kemdiknas dalam rangka evaluasi dan perbaikan terhadap kinerja masing-masing selaku rganisasi untuk memenuhi fungsi dan tugasnya. Sementara kinerja masing-masing pegawai selaku individu menjadi masukan (input) bagi Sistem Pengellaan SDM untuk diintegrasikan dengan prsesprses kepegawaian terkait. Buku Saku Pengembangan Sistem Pengellaan SDM 5
Prses-prses kepegawaian yang dijalankan leh Sistem Pengellaan SDM menghasilkan kinerja pengellaan SDM yang menjadi masukan (input) balik bagi Sistem Manajemen Kinerja. 2.2. Aliran Infrmasi Dengan peta dukungan Sistem Pengellaan SDM terhadap kinerja rganisasi Kemdiknas sebagaimana gambar sebelumnya dapatlah dijabarkan secara garis besar aliran infrmasinya. Diagram berikut ini menggambarkan pihak-pihak atau entitas yang terlibat di dalam Sistem Pengellaan SDM dan aktivitas apa yang dilakukan masing-masing pihak/entitas tersebut terkait dengan prses bisnis Sistem Pengellaan SDM. Infrmasi yang masuk Sistem Pengellaan SDM terletak di sebelah kiri, sedangkan infrmasi yang dihasilkan sistem terletak di sebelah kanan. Buku Saku Pengembangan Sistem Pengellaan SDM 6
Gambar-2.2. Aliran Infrmasi Sistem Pengellaan SDM Sistem Pengellaan SDM mendapatkan input dari para pemangku kepentingan, yakni: Pegawai, Manajemen dan Publik dan mengeluarkan infrmasi kepada para pemangku kepentingan yang sama. Sistem Pengellaan SDM juga berinteraksi dengan Sistem Manajemen Kinerja dan Prtal Kemdiknas serta berintegrasi dengan Sistem Pengellaan Mutasi Dsen, Sistem Pengellaan Mutasi Guru dan Sistem Pengellaan Mutasi PTK secara pemakaian data bersama (sharing data). Buku Saku Pengembangan Sistem Pengellaan SDM 7
2.3. Siklus Manajemen yang Utuh Di dalam Sistem Pengellaan SDM terdapat fungsi-fungsi pengellaan kepegawaian, mulai dari perencanaan hingga evaluasi kepegawaian. Agar sistem yang terbentuk nantinya benar-benar dapat membantu manajemen pengellaan SDM, maka prses yang ditangani harus dipastikan membentuk siklus manajemen yang utuh, yaitu meliputi: Plan D Check Actin. Adapun pemetaan siklus tersebut dapat dilihat pada Gambar berikut. Pada fase Plan terdapat prses-prses seperti permintaan layanan, analisis jabatan, pemetaan kmpetensi, perencanaan sumber daya manusia, dan sebagainya. Fase D merupakan tahap pelaksanaan dari rencana, baik berupa pemrsesan berbagai layanan, pengadaan pegawai sesuai perencanaan, prmsi, pemensiunan, pemberhentian pegawai, dan sebagainya. Buku Saku Pengembangan Sistem Pengellaan SDM 8
Plan: - Permintaan layanan - Analisis jabatan / pemetaan kmpetensi - Perencanaan sumber daya Actin: - Penyempurnaan prses - Penghargaan - Disiplin pegawai D: - Pemrsesan layanan - Pengadaan, prmsi dan pemensiunan Check: - Kinerja layanan - Analisis beban kerja - Kinerja pegawai Gambar-2.3. Siklus Manajemen Sistem Pengellaan SDM Sedangkan fase Check memeriksa kinerja layanan, melakukan analisis atas beban kerja pegawai, serta menghitung kinerja pegawai melalui bantuan Sistem Manajemen Kinerja. Pada fase Actin dilakukan prses evaluasi, pemberian penghargaan dan sanksi disiplin pegawai, serta penyempurnaan prses lainnya. Buku Saku Pengembangan Sistem Pengellaan SDM 9
2.4. Metdlgi Pengembangan Sistem Sebagaimana ilustrasi pada Gambar berikut, Pembangunan Sistem Pengellaan SDM dimulai dari penyatuan fungsi-fungsi dan data sistem kepegawaian yang saat ini tersebar di lingkungan unit-unit rganisasi Kemdiknas. Kemudian dibangun satu Sistem Pengellaan SDM baru yang berbasis kinerja dan terpusat untuk dipakai secara bersama leh semua unit rganisasi di lingkungan Kemdiknas. Analisis Sistem Eksisting Analisis Kebutuhan Prses Sistem Baru Integrasi Prses Integrasi dengan Sistem Lain Perancangan Sistem Baru Analisis Data Eksisting Data Sharing dgn Sistem Lain Integrasi Data Pembuatan Sistem Baru berbasis web Instalasi, Inisialisasi Data, Acceptance test, Training, Implementasi ANALISIS DESAIN KONSTRUKSI IMPLEMENTASI Gambar-2.4. Metdlgi Pengembangan Sistem Adanya sistem-sistem kepegawaian yang tersebar di lingkungan Kemdiknas menunjukkan bahwa sistem- Buku Saku Pengembangan Sistem Pengellaan SDM 10
sistem tersebut telah dibangun untuk memenuhi kebutuhan unit-unit rganisasi pemiliknya. Fungsi utama yang menjadi kebutuhan umumnya adalah pengrganisasian infrmasi pegawai, termasuk di dalamnya penanganan riwayat pegawai, pendidikan maupun penugasannya. Fungsi-fungsi dan infrmasi tersebut mempunyai kesamaan sehingga karenanya dapat digeneralisir, untuk kemudian disambung dengan prses pengellaan SDM yang ada di Bir Kepegawaian menjadi rantai fungsi manajemen pengellaan SDM yang utuh. Sedangkan data yang tersebar di dalam sistem-sistem kepegawaian existing perlu digabungkan dengan langkah-langkah migrasi data yang sekaligus akan menyelesaikan permasalahan perbedaan struktur basis data. Data cleansing dilakukan (jika diperlukan) untuk merapikan data yang tidak standar yang umumnya dalam frmat teks bebas. Kemudian data tersebut diintegrasikan dengan Sistem Pengellaan Mutasi Dsen, Sistem Pengellaan Mutasi Guru, dan Sistem Pengellaan Mutasi PTK dengan memakai pla data sharing. Melalui integrasi prses dan data tersebut, sistem yang baru kemudian dirancang. Dari hasil rancangan tersebut, dengan memperhatikan integrasi dengan sistem-sistem Buku Saku Pengembangan Sistem Pengellaan SDM 11
terkait lainnya, lalu diprgram ke dalam bentuk aplikasi Sistem Pengellaan SDM yang baru. Agar sistem yang terpusat tersebut dapat dipakai dan dikella secara mudah, maka slusi yang cck adalah aplikasi berbasis web. Meskipun terpusat, unit-unit rganisasi tetap dapat melakukan pengellaan selaku pemilik prses dan pemilik data. Begitu sistem selesai dibangun, maka dilakukan prses implementasi sistem, mulai dari instalasi sistem, inisialisasi data awal, pemeriksaan aplikasi leh user (user acceptance test), training pengguna dan admin, serta implementasi dan pemeliharaan. 2.5. Hasil Pekerjaan Hasil Pekerjaan Pengembangan Sistem Pengellaan SDM adalah sebagai berikut: Dkumen analisis kebutuhan Sistem Pengellaan SDM Dkumen Rancangan Sistem Pengellaan SDM beserta interface integrasinya dengan Sistem Manajemen Kinerja Perangkat lunak Sistem Pengellaan SDM (installer) Buku Saku Pengembangan Sistem Pengellaan SDM 12
Kde sumber perangkat lunak Sistem Pengellaan SDM (surce cde) Instalasi perangkat lunak Sistem Pengellaan SDM di server yang berperasi dengan baik Materi ssialisasi dalam bentuk file (sft cpy) presentasi Buku panduan penggunaan sistem Buku panduan instalasi, administrasi dan pemeliharaan sistem 2.6. Manfaat Hasil Pekerjaan Dengan pengembangan Sistem Pengellaan SDM ini, maka Kemdiknas akan mendapatkan beberapa manfaat sebagai berikut: 1. Pengellaan kepegawaian di lingkungan Kemdiknas menjadi satu kesatuan (terintegrasi), sehingga lebih mudah dalam pemeliharaan sistem dan data, pemberlakuan standarisasi, prses prmsi terutama lintas unit utama, dan prses-prses kepegawaian lainnya. 2. Terciptanya single surce f data, yakni terintegrasinya data kepegawaian di lingkup Kemdiknas menjadi satu basis data, baik pegawai Buku Saku Pengembangan Sistem Pengellaan SDM 13
struktural, administrasi, guru, dsen, maupun tenaga kependidikan dan nn-kependidikan. Dengan single surce f data, maka pengellaan data akan jauh lebih praktis, klabrasi data bisa dilakukan dengan mudah meski lintas unit utama, kemudahan dalam pemeliharaan data, kemudahan dalam prses backup dan restre data, serta terhindarkannya dari entry berulang (duble-entry) dan duplikasi data. 3. Pegawai sebagai pengguna akan lebih aktif dan interaktif dengan Sistem Pengellaan SDM secara self-managed/self-service sehingga keterlibatan pengguna yang demikian ini akan sangat membantu peremajaan dan kemutakhiran data dan infrmasi terkait dengan pegawai. 4. Tersedianya infrmasi kepegawaian yang lebih kmprehensif dengan adanya integrasi antara Sistem Pengellaan SDM dengan Sistem Manajemen Kinerja, sehingga kmpetensi SDM memungkinkan berbasiskan kinerja pegawai yang bersangkutan. 5. Prses perencanaan pegawai (Manpwer Planning) serta pengadaan pegawai (rekrut) lebih rasinal, terukur, dan bisa lebih dipertanggungjawabkan karena berdasarkan analisis jabatan yang disusun secara Buku Saku Pengembangan Sistem Pengellaan SDM 14
kmprehensif dengan memperhatikan level jabatan struktural berikut pemeringkatan (grading)-nya. 6. Seluruh prses kepegawaian mengikuti alur (wrkflw) yang bisa didefinisikan (cnfigurable) secara fleksibel mengikuti perkembangan prses bisnis yang ada, tanpa perlu mermbak atau mengubah sistem secara radikal. Penggunaan wrkflw untuk mengarahkan prses kepegawaian dalam Sistem Pengellaan SDM ini sejalan dengan prses refrmasi birkrasi internal yang dicanangkan Menteri Pendidikan Nasinal. 7. Meningkatnya integritas dan kualitas data kepegawaian dan terjaga kemutakhirannya. 8. Kemudahan dalam melaksanakan prses-prses kepegawaian melalui akses sistem secara langsung (self-service) melalui web. 9. Meningkatnya akuntabilitas prses pengellaan SDM karena semua prses didasarkan pada infrmasi kinerja pegawai. 10. Tercipta instrumen untuk memantau dan meningkatkan layanan kepegawaian. 11. Kemudahan dalam melakukan manpwer planning yang berdasar pada data yang byektif. Buku Saku Pengembangan Sistem Pengellaan SDM 15
12. Keamanan dan kemudahan pengaturan akses ke sistem yang berrientasi fungsi, yang tidak tergantung pada struktur rganisasi. 13. Tersedianya surce cde yang memungkinkan tim internal Kemdiknas untuk mengembangkan Sistem Pengellaan SDM di kemudian hari. Buku Saku Pengembangan Sistem Pengellaan SDM 16
ANALISIS DAN RANCANGAN SISTEM 3.1. Survey Kebutuhan User Survey kebutuhan user merupakan rangkaian pertama prses analisis untuk mendefinisikan kebutuhan user. Survey dilakukan dengan menggali prses bisnis existing di unit kerja yang bersangkutan dengan Sistem Pengellaan SDM, mengidentifikasi fungsi kepegawaian existing, menginventarisir permasalahan yang ada, dan sebagainya. Hasil dari survey ini menjadi bahan untuk prses analisis yang akan menghasilkan dkumen analisis kebutuhan user (pengguna). Hasil analisis digunakan sebagai dasar dalam perancangan sistem. 3.2. Unit Kerja Survey Survey kebutuhan user dilaksanakan di lingkup Bir Kepegawaian Kemdiknas, yakni: Bagian Perencanaan dan Pengadaan Bagian Penetapan Jabatan dan Mutasi Tenaga Fungsinal Lainnya Buku Saku Pengembangan Sistem Pengellaan SDM 17
Bagian Pengembangan dan Mutasi Tenaga Administrasi Bagian Disiplin dan Pemberhentian Pegawai Bagian Dkumentasi dan Tanda Jasa 3.3. Tugas dan Fungsi Bir Kepegawaian Tugas Bir Kepegawaian adalah melaksanakan pengellaan dan penyusunan bahan pembinaan kepegawaian di lingkungan kementerian. Sedangkan fungsinya adalah: 1. Perencanaan kebutuhan pegawai 2. Pelaksanaan urusan pengadaan pegawai 3. Pelaksanaan urusan pengangkatan dalam jabatan 4. Pelaksanaan urusan mutasi guru, dsen, tenaga fungsinal lain, tenaga administrasi 5. Pelaksanaan urusan pengembangan pegawai 6. Pelaksanaan urusan pemberian penghargaan/ tanda jasa 7. Pelaksanaan urusan disiplin dan penilaian peraturan kepegawaian 8. Pelaksanaan urusan pemberhentian dan pemensiunan pegawai Buku Saku Pengembangan Sistem Pengellaan SDM 18
9. Penyusunan bahan pembinaan pengellaan kepegawaian 10. Pelaksanaan dkumentasi kepegawaian 3.4. Bahan dan Teknis Survey Sebagai bahan awal survey di Bir Kepegawaian, tim mendasarkan pada dkumen Standart Operatin Prcedure (SOP) yang telah disusun leh Bir Kepegawaian untuk seluruh bagian dan data hasil survey yang telah dilaksanakan sebelumnya. Berdasarkan referensi tersebut, maka dibuatlah Flw Diagram (baru) yang akan diadpsi leh aplikasi dengan terlebih dahulu: Mengidentifikasi aktr/pejabat yang terlibat di dalam sebuah prses bisnis/kegiatan, tetapi tidak secara eksplisit disebutkan di dalam SOP sebagai pejabat tersendiri. Menambahkan kegiatan/aktivitas yang belum ada, belum detil, atau beberapa aktivitas tergabung dalam satu aktivitas glbal menjadi lebih detil. Menambah kegiatan berupa keputusan (decisin) terhadap kegiatan yang menuntut adanya persetujuan atau percabangan karena pilihan; misalnya: pemeriksaan, pemarafan, persetujuan, tanda tangan, dan sebagainya. Buku Saku Pengembangan Sistem Pengellaan SDM 19
Menambah identifikasi dkumen yang terlibat dalam setiap kegiatan, berikut mengidentifikasi cnth dkumen fisiknya existing. Mengidentifikasi apakah sebuah kegiatan itu termasuk ke dalam Sistem Pengellaan SDM (terkmputerisasi) atau tetap dikerjakan secara manual. Dkumen yang teridentifikasi akan dimintakan cnth frmatnya untuk dikumpulkan. Setelah pembuatan kembali Flw Diagram berikut dkumen yang terlibat, maka diagram tersebut dimintakan persetujuan kepada para pihak sebagai legalisasi. 3.5. Analisis dan Perancangan Sistem Kedua kegiatan ini tidak bisa dipisahkan dan merupakan kelanjutan dari kegiatan survey yang telah dilakukan. Kegiatan yang telah selesai di-survey langsung dilanjutkan untuk analisis dan perancangan sistemnya, yakni membuat wrkflw dari kegiatan tersebut, mdel data terkait (Cnceptual Data Mdel/CDM), serta langkah-langkah aktivitas demi aktivitas yang harus diprgram sehingga menjadi satu mdul aplikasi sesuai dengan kebutuhan user yang telah diidentifikasi pada saat survey. Buku Saku Pengembangan Sistem Pengellaan SDM 20
Analisis tersebut dilakukan dengan beberapa aktivitas, yakni: Melakukan refrmasi terhadap prses-prses di lingkungan Bir Kepegawaian yang mungkin dilakukan, semisal terhadap prses-prses yang tidak efisien seperti panjangnya birkrasi yang harus dilewati sebuah prses. Mengidentifikasi dan mengubah kegiatan yang semula manual menjadi terkmputerisasi/ dilakukan leh sistem untuk mempermudah dan memperpendek prses birkrasi. Mengidentifikasi mdul dan fitur sesuai dengan tuntutan Kerangka Acuan Kerja (KAK) pryek sebagaimana tercantum di dalam surat perjanjian kerja. Menuangkan mdul-mdul dan fitur-fitur tersebut ke dalam arsitektur perangkat lunak sehingga dapat digambarkan mengenai hubungan antara satu mdul dengan mdul yang lain, pembagian mdul berdasarkan klasifikasi tertentu, hubungan mdul dengan database, dan hubungan sistem dengan sistem lain (eksternal). Hasil analisis dan perancangan sistem kemudian dibahas dan disepakati pada saat dilangsungkan Wrkshp Buku Saku Pengembangan Sistem Pengellaan SDM 21
Rancangan Sistem leh para peserta Wrkshp sebagai dasar dibangunnya aplikasi Sistem Pengellaan SDM. Analisis dan Rancangan Sistem menyepakati dan menghasilkan banyak hal, diantaranya yang paling penting adalah: 3.5.1. Ruang Lingkup Sistem Pengellaan SDM Ruang lingkup Sistem Pengellaan SDM adalah melakukan pengellaan transaksi kepegawaian untuk pegawai struktural maupun tenaga fungsinal umum. Dengan kata lain, PSDM mengurus pegawai yang tidak berhubungan kinerjanya dengan Angka Kredit. Sedangkan ruang lingkup Sistem Pengellaan SDM dilihat dari Unit Kerja yang terlibat di lingkungan Kemdiknas adalah sebagai berikut: 85 PTN (Universitas/Institut/Seklah Tinggi/ Pliteknik) 12 Kpertis 7 Unit utama dan UPT-UPT-nya, yaitu: 12 PPPPTK 30 LPMP 2 P2PNFI 6 BP-PNFI Buku Saku Pengembangan Sistem Pengellaan SDM 22
17 Balai Bahasa 5 Kantr Bahasa 1 BPMR 1 BPMM 1 BPMTV 2 Balai Grafika Dari sekian banyak Unit Kerja tersebut, maka ruang lingkup PSDM saat ini adalah Unit utama berikut UPT- UPT-nya. 3.5.2. Flw Diagram dan Daftar Dkumen Hasil survey berupa Flw Diagram dari masing-masing bagian yang telah didiskusikan dengan user dengan perubahan-perubahan sesuai dengan kebutuhan pembangunan Sistem Pengellaan SDM. Hampir seluruh kegiatan kelima bagian Bir Kepegawaian dibuat Flw Diagram-nya, kecuali sub bagian yang memang benarbenar tidak terkait dengan Sistem Pengellaan SDM, seperti sub bagian tata usaha di Bagian Perencanaan dan Pengadaan. Sub bagian ini sudah menjadi sub bagian tak terpisahkan dari prses-prses di bagianbagian lain. Untuk melengkapi Flw Diagram tersebut dibuatkan Daftar Dkumen yang memuat dkumen-dkumen Buku Saku Pengembangan Sistem Pengellaan SDM 23
terkait dengan aktivitas masing-masing bagian. Flw Diagram beserta Daftar Dkumen menjadi deliverable pada dkumen Analisis Sistem. 3.5.3. Arsitektur Sistem (Garis Besar) Secara garis besar, arsitektur sistem Pengellaan SDM ini mengintegrasikan prses-prses kepegawaian (SDM) mulai dari Perencanaan, Pengadaan, Pengembangan, Mutasi, hingga Pemberhentian SDM. Semua ditpang atau didasarkan pada kinerja SDM dan menggunakan knsep single surce f data. Lihat gambar ilustrasi di bawah ini. Perencanaan SDM Pengadaan SDM Kinerja SDM Pengembangan SDM Mutasi SDM Basisdata SDM Terintegrasi Pemberhentian SDM Gambar-3.1. Arsitektur Sistem (big picture) Buku Saku Pengembangan Sistem Pengellaan SDM 24
3.5.4. Arsitektur Perangkat Lunak Analisis dan Perancangan Sistem juga menghasilkan Arsitektur Perangkat Lunak yang kemudian dibahas pada saat Wrkshp Rancangan Sistem Pengellaan SDM dan menghasilkan Arsitektur Perangkat Lunak final (v2.6). Arsitektur Perangkat Lunak ini merupakan hasil knfirmasi antara hasil survey dan analisis sistem dengan KAK kntrak pekerjaan ini. Dengan demikian, ada beberapa mdul yang teridentifikasi selama survey berlangsung tetapi tidak masuk ruang lingkup sistem yang akan dikerjakan dalam pekerjaan ini karena tidak tersebutkan di dalam KAK kntrak pekerjaan. Beberapa mdul diantaranya merupakan mdul sistem, bagian sistem yang berkaitan dengan prses administrasi sistem, baik Security Manager maupun Manajemen Wrkflw. Mdul yang ditandai dengan Masuk KAK adalah mdulmdul yang dikerjakan pada pekerjaan ini. Sedangkan mdul Di Luar KAK adalah mdul-mdul yang teridentifikasi pada saat survey tetapi tidak masuk ruang lingkup sebagaimana dituangkan dalam KAK. Dan Mdul System adalah mdul-mdul administratif yang mengatur sistem PSDM, baik manajemen user-nya (user management) maupun manajemen wrkflw-nya (wrkflw management). Buku Saku Pengembangan Sistem Pengellaan SDM 25
Mdul Sistem Lain adalah mdul/sistem di luar PSDM yang berhubungan dengan PSDM, seperti SIM Pengellaan Kinerja. Mdul tersebut berhubungan dengan sistem lain, dimana: Jika sistem sudah ada, maka dibuatkan interface pertukaran data (eksprt/imprt data). Jika sistem belum ada, maka PSDM mengusahakan user interface untuk entry secara manual Mdul tersebut juga mungkin berhubungan dengan utput pihak lain: Jika utput (data, struktur) belum dihasilkan pada waktunya, maka tidak akan ada data yang di-entry-kan. Oleh karena itu, struktur data akan sesuai dengan asumsi hasil rancangan sistem PSDM. Beberapa mdul tersebut adalah: Kinerja SDM, yakni mdul yang mengella struktur indikatr kinerja dan hasil pengukuran kinerja SDM, dimana: Master Indikatr Kinerja per Jabatan tergantung utput knsultan Kinerja SDM (Sucfind) Buku Saku Pengembangan Sistem Pengellaan SDM 26
Entry Master Indikatr Kinerja, target kinerja, serta entry hasil pengukuran kinerja dilakukan leh SIM Kinerja SDM (sistem lain). Master IK, target, serta hasil pengukuran kinerja akan di-imprt leh PSDM untuk disajikan kepada SDM/ pegawai. Kmpetensi SDM, yakni mdul yang mengella struktur kmpetensi SDM dan hasil pengukuran kmpetensi SDM, dimana: Master Aspek Kmpetensi tergantung utput knsultan Analisis Jabatan dan Beban Kerja (LAPI ITB) Entry Master Aspek Kmpetensi dan hasil pengukuran kmpetensi SDM dilakukan leh SIM Kmpetensi SDM (sistem lain). Data tersebut akan di-imprt leh PSDM untuk disajikan kepada SDM/pegawai. Peta Jabatan Mdul penunjang Manpwer Planning Master Peta Jabatan tergantung pada utput knsultan Analisis Jabatan dan Beban Kerja (LAPI ITB). Buku Saku Pengembangan Sistem Pengellaan SDM 27
Beban Kerja Mdul penunjang Manpwer Planning Beban Kerja per Jabatan tergantung pada utput knsultan Analisis Jabatan dan Beban Kerja (LAPI ITB). Penyediaan/Pengadaan SDM Sebagian data CPNS yang lls kelulusan final dan harus ditindaklanjuti dengan pemberkasan didapatkan dari mdul CPNS Online. Sementara Rapr SDM, baik Rapr Kmpetensi maupun Rapr Kinerja bukanlah mdul tersendiri melainkan menjadi bagian dari utput mdul Kmpetensi dan Kinerja SDM, dimana: Rapr Kmpetensi SDM Bagian dari mdul Kmpetensi SDM Belum mengandung infrmasi tentang pengembangan apa (diklat) yang perlu dilakukan terhadap pejabat yang bersangkutan terkait hasil pengukuran kmpetensinya Rapr Kinerja SDM Bagian dari mdul Kinerja SDM Buku Saku Pengembangan Sistem Pengellaan SDM 28
Belum mengandung infrmasi pelanggaran disiplin pegawai/sdm (jika ada) selama masa pengukuran kinerja dilakukan. Sedangkan Mdul Mutasi SDM merupakan gabungan dari seluruh mutasi SDM, baik kenaikan jabatan, kenaikan pangkat, pemberhentian/pemensiunan, dan mutasimutasi yang lain. Dan mdul Prfil SDM adalah mdul yang menampilkan dashbard prfil SDM. Arsitektur Perangkat Lunak Sistem Pengellaan SDM sebagaimana gambar pada halaman berikut. Buku Saku Pengembangan Sistem Pengellaan SDM 29
PORTAL KEMDIKNAS CPNS Online Beban Kerja Peta Jabatan Organisasi & Jabatan Security Manager Oracle Arsitektur Perangkat Lunak PSDM v2.6 Penyediaan SDM Perencanaan SDM (Manpwer Planning) Kenaikan Jabatan Kenaikan Pangkat Mutasi Tenaga Ad. Mutasi Tenaga FL Mutasi SDM Pemberhentian Manaj. Wrkflw Rapr Kmpetensi SDM Rapr Kinerja SDM Prfil SDM r r Rapr SDM Kmpetensi SDM Diklat Disiplin Kinerja SDM Tanda Jasa Riwayat Penugasan Riwayat Kmpetensi Riwayat Diklat Riwayat Disiplin Riwayat Kinerja Dkument. SDM Basis Data Terintegrasi? i=interface r=reprt/lapran i i i i Masuk KAK Sistem Lain Di Luar KAK Mdul System Database i i Gambar-3.2. Arsitektur Perangkat Lunak PSDM Buku Saku Pengembangan Sistem Pengellaan SDM 30
3.5.5. Mdul Terkait Dari Arsitektur Perangkat Lunak yang telah disetujui tersebut maka mdul-mdul aplikasi yang masuk dalam ruang lingkup adalah sebagai berikut: Manpwer Planning Grade Jabatan Peta Jabatan Uraian Kerja dan Beban Kerja Perhitungan Kebutuhan SDM Daftar Keseimbangan SDM Manajemen Struktur Organisasi Kinerja SDM Peta Jabatan (read nly) Uraian Kerja dan Beban Kerja (read nly) Syarat Kinerja Penentuan Kntrak Kerja Penilaian Kinerja Rapr Kinerja Kmpetensi SDM Kelmpk Kmpetensi Buku Saku Pengembangan Sistem Pengellaan SDM 31
Master Kmpetensi Skala Kmpetensi Syarat Kmpetensi Rapr Kmpetensi Pengadaan Prmsi Penyusunan Rencana Frmasi Penerimaan Usul Frmasi Unit Kerja Penyampaian Usulan Frmasi ke Menpan Penerimaan Ijin Prinsip dari Menpan Alkasi Frmasi per Unit Kerja Penyampaian Frmasi Akhir ke Menpan Keputusan Frmasi Mendiknas Kenaikan Jabatan Eseln I, II, III Kenaikan Jabatan Fungsinal Kabag, Kar, Sesjen Pengangkatan Dubes UNESCO Pengangkatan Kabid Atase Pendidikan Penarikan Perbantuan Adikbud dan Dubes UNESCO Buku Saku Pengembangan Sistem Pengellaan SDM 32
Cuti Luar Tanggungan Negara (CLTN) Perpanjangan Cuti Luar Tanggungan Negara (CLTN) Pengaktifan Setelah CLTN Kenaikan Pangkat Pemensiunan dan Pemberhentian Penetapan Kenaikan Pangkat Pengabdian dan Pemberhentian dengan Hrmat dengan Hak Pensiun karena Batas Usia Pensiun (BUP) bagi PNS Kemdiknas. Penetapan Kenaikan Pangkat Pengabdian bagi PNS Kemdiknas yang Meninggal Dunia dan Pemberian Pensiun Janda/Duda/Anak. Penetapan Pemberhentian dengan Hrmat Atas Permintaan Sendiri dengan Hak Pensiun atau Tanpa Hak Pensiun bagi PNS Termasuk yang Menjadi Anggta Parpl, Pejabat Negara, KPU, Caln Anggta DPD, Hakim MK dan Sejenisnya. Penetapan Pemberhentian dengan Hrmat sebagai PNS Kemdiknas karena Tidak Cakap Jasmani dan/atau Rhani. Buku Saku Pengembangan Sistem Pengellaan SDM 33
Penetapan Kenaikan Pangkat Anumerta bagi PNS yang Tewas dan Pemberian Pensiun Janda/Duda/Anak/Orang Tua Serta Pemberian Uang Duka Tewas. Penetapan Kenaikan Pangkat Pengabdian dan Pemberhentian dengan Hrmat dengan Hak Pensiun PNS yang Cacat karena Dinas. Penetapan Surat Keputusan Pembebasan dari Jabatan Menjelang Batas Usia Pensiun. Penetapan Surat Keputusan Pemberhentian dari Jabatan Negeri dengan Mendapat Uang Tunggu. Penetapan Surat Keterangan bagi PNS yang Meninggal Dunia Tanpa Keluarga Penerima Pensiun. Pemberhentian Tidak dengan Hrmat sebagai PNS. Pemberhentian dengan Hrmat Tidak Atas Permintaan Sendiri sebagai PNS. Mutasi Jabatan Struktural Pindah Antar Unit Kerja di Lingkungan Kemdiknas Buku Saku Pengembangan Sistem Pengellaan SDM 34
Pindah ke Kementrian lain Pindah ke Kemdiknas Perbantuan Penarikan Perbantuan Peninjauan Masa Kerja Pemberian Penghargaan Satyalencana Pendidikan Satyalencana Wirakarya Satyalencana Pembangunan Mahaputera Interface dengan Sistem Pengellaan Kinerja SDM Interface data kepegawaian Security Manager Manajemen dan Penyesuaian Wrkflw Riwayat Jabatan Riwayat Pangkat Riwayat Tanda Jasa Riwayat Kinerja SDM Riwayat Organisasi Buku Saku Pengembangan Sistem Pengellaan SDM 35
Prfil SDM 3.5.6. Pemdelan Tiga Mdul Khusus Beberapa mdul tidak dijumpai selama survey dilaksanakan, sehingga pemdelannya tidak bisa didasarkan dari hasil survey. Pemdelan beberapa mdul tersebut pun sebenarnya tergantung pada hasil kegiatan (utput) pekerjaan knsultan lainnya (lihat Peta Jalan Kegiatan Refrmasi Birkrasi Kemdiknas), utamanya adalah dari Knsultan Analisis Jabatan dan Beban Kerja serta Knsultan Kinerja Organisasi dan Individu. Knsultan Pengembangan Sistem Pengellaan SDM mengembangkan sendiri mdel dari beberapa mdul dimaksud mengingat satu dan lain hal dengan tetap memperhatikan kemungkinan integrasi dengan sistem hasil utput kajian knsultan lain. Ketiga mdul itu yakni: Mdel Manpwer Planning (Perencanaan SDM) Mdel Kinerja SDM dan Rapr Kinerja Mdel Kmpetensi SDM Penjelasan detil tentang pemdelan ketiganya terdapat pada dkumen Analisis dan Rancangan Sistem Pengellaan SDM. Sementara untuk memberikan Buku Saku Pengembangan Sistem Pengellaan SDM 36
gambaran, berikut akan disampaikan serba singkat inti dari masing-masing mdel. Manpwer Planning Manpwer Planning atau perencanaan kebutuhan SDM Kemdiknas merupakan upaya untuk menentukan kebutuhan SDM Kemdiknas pada suatu masa yang akan datang dari SDM yang tersedia saat ini, baik jumlah kebutuhannya maupun bagaimana cara pemenuhannya. Perencanaan yang dimaksud lebih bersifat untuk keperluan jangka panjang (lng-term), yakni beberapa tahun mendatang. Sedangkan pengendalian SDM Kemdiknas dimaksudkan sebagai upaya pengawasan atas fluktuasi kebutuhan SDM dengan membandingkan kebutuhan SDM suatu saat dengan SDM yang tersedia saat ini secara berkesinambungan. Manpwer Planning Kemdiknas memfkuskan pada: Perhitungan Kebutuhan SDM Perhitungan Persediaan SDM Perhitungan Pensiun SDM Pembuatan Daftar Keseimbangan SDM Buku Saku Pengembangan Sistem Pengellaan SDM 37
Setelah mempertimbangkan faktr-faktr internal, eksternal, dan terkait kepegawaian dalam permintaan SDM, maka rumus Perhitungan Kebutuhan SDM menjadi seperti di bawah ini: Dimana: JK = Jumlah Kebutuhan SDM pada Jabatan j P = Jumlah SDM Pensiun pada Jabatan j. Faktr P (Pensiun) menjadi penambah jumlah kebutuhan per jabatan dan pengurang jumlah persediaan pegawai yang paling bisa digunakan. Pensiun pegawai ditetapkan berdasarkan batas usia tertentu. Karena itu, maka jumlahnya per peride bisa diidentifikasi dan dihitung dengan tepat per Jabatan. Untuk itu, perlu didukung database pegawai yang valid dan terjaga kemutakhirannya. Buku Saku Pengembangan Sistem Pengellaan SDM 38
BK = Beban Kerja Uraian Kerja ke=i dari Jabatan j. Beban Kerja (BK) merupakan vlume kerja yang menjadi target dari Uraian Kerja jabatan yang bersangkutan. Misal: BK jabatan Pengadministrasi Umum adalah mengetik surat 70 lembar/hari. SKR = Standar Kemampuan Rata-rata dari Uraian Kerja ke-i dari Jabatan j. Standar Kemampuan Rata-rata (SKR) merupakan standar kemampuan yang diukur dari satuan waktu yang digunakan (nrma waktu) atau satuan hasil (nrma hasil) yang bisa dikerjakan pegawai untuk setiap Uraian Kerja jabatan yang bersangkutan. Misal: SKR jabatan Pengadministrasi Umum untuk mengetik surat sesuai Uraian Kerja adalah 12 menit per lembar. WKE = Waktu Kerja Efektif SDM. Waktu Kerja Efektif adalah waktu yang secara efektif digunakan untuk bekerja serang pegawai; terdiri dari: Hari Kerja Efektif adalah jumlah hari dalam kalender dikurangi hari libur dan cuti. Buku Saku Pengembangan Sistem Pengellaan SDM 39
Jam Kerja Efektif adalah jam kerja frmal dikurangi dengan waktu kerja yang hilang karena tidak bekerja (allwance, biasanya 30%). n = Jumlah jabatan m = Jumlah Beban Kerja jabatan j Jumlah Persediaan SDM (bezetting) adalah jumlah SDM/pegawai yang dimiliki saat ini (Kep. Men. PAN N.: KEP/75/M.PAN/7/2004 tentang Pedman Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja: Lamp. Bab II.A). Persediaan SDM dihitung dari database pegawai existing per Jabatan sesuai dengan Peta Jabatan yang ada. Jumlah Pensiun SDM adalah jumlah SDM atau pegawai yang akan pensiun sesuai dengan batas umurnya pada peride tertentu. Data ini didapatkan dari database pegawai dengan memeriksa umur masing-masing pegawai dan membandingkannya dengan umur pensiun sebagai pegawai. Output terakhir dari Manpwer Planning pada Sistem Pengellaan SDM ini adalah Daftar Keseimbangan SDM yang merupakan perbandingan antara Jumlah Kebutuhan SDM Buku Saku Pengembangan Sistem Pengellaan SDM 40
(demand) dengan Jumlah Persediaan SDM saat ini (supply), baik kelebihan, kekurangan, atau kecukupan SDM diantara keduanya (Kep. Men. PAN N.: KEP/75/M.PAN/7/2004: Lamp. Bab III.D). DAFTAR KESEIMBANGAN SDM Unit Kerja: Bir Kepegawaian Pryeksi: 31 Desember 2010 N Jabatan Kbt Psd Pen Krg Lbh 01. Kabir 1 1 02. Kabagrenada 1 1 1 1 03. Kasubagren 1 1 04. Pemrses Perencanaan 4 2 1 3 05. Pengadm. Umum 2 4 2 TOTAL 9 9 2 4 2 Ket. Kbt=kebutuhan, Psd=persediaan, Pen=pensiun, Krg=kekurangan, Lbh=kelebihan Gambar-3.3. Cnth Daftar Keseimbangan SDM Kinerja SDM Penilaian Kinerja SDM (perfrmance appraisal) adalah suatu metde untuk melakukan evaluasi terhadap kinerja SDM dalam suatu rganisasi untuk mengetahui tingkat pencapaian kerja SDM terhadap target yang telah ditentukan rganisasi (kualitas, kuantitas, biaya, waktu). Buku Saku Pengembangan Sistem Pengellaan SDM 41
Penilaian dilakukan secara reguler dan biasanya dinilai leh atasan langsungnya sebagai bagian dari manajemen pengembangan karir. Master Indikatr Kinerja SDM diturunkan dari fakta bahwa: Setiap Pegawai dalam sebuah rganisasi menduduki satu Jabatan tertentu. Setiap Jabatan memiliki satu atau lebih Tugas Pkk dan Fungsi (Tupksi) yang dijabarkan dalam Uraian Kerja. Setiap Uraian Kerja memiliki satu atau lebih Indikatr Kinerja (IK). Untuk keperluan pengukuran kinerja SDM, maka hanya IK Kunci (key pefrmance indicatr) saja yang dipilih untuk diukur. IK-IK inilah yang menjadi Syarat Kinerja SDM yang merupakan target kinerja yang harus dipenuhi leh SDM terkait dengan jabatannya. Melalui kesepakatan Kntrak Kerja SDM dengan institusi tiap Peride tertentu, IK-IK pada Syarat Kinerja ditentukan Target Kinerja-nya. Target Kinerja inilah yang harus dikejar leh masingmasing SDM atau pegawai dalam peride penilaian kinerja yang ditentukan. Buku Saku Pengembangan Sistem Pengellaan SDM 42
Setiap IK pada Syarat Kinerja memiliki Bbt Kinerja. Bbt Kinerja ditentukan berdasarkan tingkat kepentingan (priritas) IK dibanding IK yang lain serta sumber daya yang dialkasikan. Jumlah Bbt Kinerja seluruh IK dalam satu Jabatan harus = 100 (%). Setiap pegawai per Peride tertentu dilakukan Penilaian Kinerja (Perfrmance Appraisal) terhadap target kinerja yang telah ditetapkan. Hasil Penilaian Kinerja per Peride dicatat dalam Rapr Kinerja seperti cnth halaman berikut. Buku Saku Pengembangan Sistem Pengellaan SDM 43
Gambar-3.4. Rapr Kinerja Buku Saku Pengembangan Sistem Pengellaan SDM 44
Kmpetensi SDM Kmpetensi adalah kebutuhan standar berupa kmbinasi dari pengetahuan (knwledge), kemampuan (skill), dan perilaku (behaviur) bagi serang individu (SDM) untuk mencapai kinerja yang diharapkan dalam melaksanakan pekerjaan tertentu. Mdel Kmpetensi terdiri atas sekumpulan kmpetensi yang menjadi syarat bagi seserang untuk melakukan pekerjaan tertentu dalam rganisasi dimana jumlah dan jenisnya tergantung pada sifat dan kmpleksitas pekerjaan, budaya dan nilai-nilai rganisasi. Master Kmpetensi memuat daftar seluruh kmpetensi SDM yang dipakai di Kemdiknas. Untuk menjaga fleksibilitas struktur kmpetensi SDM, maka struktur kmpetensi SDM dibuat berbentuk phn (tree). Hal ini diambil dengan pertimbangan bahwa setiap Kmpetensi Inti bisa memiliki satu level, dua level atau lebih tree di bawahnya. Kmpetensi yang akan diukur memiliki skala nilai pengukuran. Skala Kmpetensi ini dinyatakan dalam range angka sesuai kebutuhan. Buku Saku Pengembangan Sistem Pengellaan SDM 45
Setiap SDM/pegawai memiliki Rapr Kmpetensi yang berisikan Nilai Kmpetensi SDM pada peride penilaian kmpetensi tertentu. Nilai Kmpetensi merupakan hasil penilaian (assessment) terhadap masing-masing kmpetensi SDM yang bersangkutan leh pihak yang berwenang di rganisasi tersebut pada peride tertentu. Cnth Rapr Kmpetensi seperti pada halaman berikut. Buku Saku Pengembangan Sistem Pengellaan SDM 46
Gambar-3.5. Rapr Kmpetensi Buku Saku Pengembangan Sistem Pengellaan SDM 47
Pembandingan antara Rapr Kmpetensi serang SDM dengan Syarat Kmpetensi Jabatan tertentu akan menghasilkan: Daftar kandidat SDM dengan Rapr Kmpetensi yang nilainya layak menduduki psisi Jabatan tertentu. Daftar SDM dengan Rapr Kmpetensi di atas atau di bawah standar Syarat Kmpetensi pada jabatan tersebut Daftar kandidat ini bisa menjadi referensi pengambilan keputusan untuk pengisian lwngan Jabatan tertentu, disamping memperhatikan Syarat Jabatan yang lainnya. 3.5.7. Mdel Pertukaran Data Untuk berinteraksi atau berintegrasi dengan sistem atau mdul lain, perlu ada mekanisme pertukaran data. Sistem Pengellaan SDM setidaknya bersinggungan dengan sistem-sistem eksternal sebagaimana digambarkan pada ilustrasi berikut. Buku Saku Pengembangan Sistem Pengellaan SDM 48
db buffer SIM i Kmpetensi SDM i i Sistem Pengellaan SDM i db sharing i Interface (web service) Gambar-3.6. Sistem Pengellaan SDM dan alternatif pertukaran data dengan sistem eksternal lainnya Setidaknya ada 5 sistem eksternal yang berhubungan dengan Sistem Pengellaan SDM, yaitu: 1. SIMPEG (Sistem Kepegawaian) 2. Sistem Manajemen Kinerja 3. Sistem Manajemen Kmpetensi 4. CPNS Online 5. Sistem lainnya Hubungan pertukaran data (interface) Sistem Pengellaan SDM dengan sistem lainnya sebagai berikut: Buku Saku Pengembangan Sistem Pengellaan SDM 49
1. Interface dengan Sistem Manajemen Kinerja dan Kmpetensi Keduanya hampir sama menggunakan knsep web service dengan prtkl HTTP Request/Respnse untuk saling berkmunikasi Bisa pula menggunakan perantaraan database dummy Sistem Pengellaan SDM menerima data indikatr kinerja berikut hasil pengukuran kinerja dari Sistem Manajemen Kinerja melalui mekanisme impr data tersebut Dengan cara yang sama dilakukan pada Sistem Manajemen Kmpetensi untuk data terkait Demikian pula pengiriman kinerja pengellaan SDM yang dikirim Sistem Pengellaan SDM ke Sistem Manajemen Kinerja Buku Saku Pengembangan Sistem Pengellaan SDM 50
Mdul Kinerja SDM Web Services Request data http request http respnse Hasil request data Web Services Mdul SIM Kinerja Penyimpanan hasil request data Ambil data Simpan data Hasil Query data Query data Database PSDM Database Dummy (buffer) Database SIM Kinerja PSDM SIM KINERJA Gambar-3.7. Interface PSDM vs SIM Kinerja 2. Interface dengan layanan CPNS Online Dilakukan melalui database dummy (buffer). Struktur database dummy dibuat sama dengan atau mendekati database Sistem Pengellaan SDM. Sistem Pengellaan SDM mengirim frmasi hasil Rakr ke database dummy, lalu CPNS Online mengambil data frmasi untuk diprses lebih lanjut. Buku Saku Pengembangan Sistem Pengellaan SDM 51
PUSH Setelah Lulus Final PULL Setelah SK Database CPNS Online (MySQL) Database Buffer (Oracle) Database PSDM/SIMPEG (Oracle) Sebelum Pengumuman Setelah Rakr Frmasi CPNS CPNS Online Online (belum disepakati) PSDM.SIMPEG Gambar-3.8. Interface PSDM vs CPNS Online CPNS Online mengirim data hasil kelulusan final ke database dummy berikut data-data CPNS lainnya hingga Sistem Pengellaan SDM mengambil data tersebut untuk prses pemberkasan CPNS. 3. Interface dengan SIMPEG Kedua sistem secara platfrm sama (.Net, Oracle), sehingga relatif lebih mudah untuk diintegrasikan. Buku Saku Pengembangan Sistem Pengellaan SDM 52
Knsep interface PSDM dengan SIMPEG dilakukan dengan database sharing (pemakaian bersama) i. Masing-masing bisa membuka database yang diperlukan ii. Hak akses diatur untuk masingmasing user pengguna yang masuk ke dalam sistem iii. Hak akses tersebut berdasarkan prses bisnis (wrkflw) masingmasing prses sesuai kesepakatan kedua sistem 4. Interface dengan sistem lainnya Untuk menyediakan data kepegawaian bagi Sistem lain yang mungkin memerlukan, maka Sistem Pengellaan SDM membuat interface (Web Service) Sistem Pengellan SDM menyediakan akses (read) terhadap database kepegawaian sesuai dengan request dari Sistem Lain tersebut. Paling tidak yang akan disediakan pertama adalah request terhadap data master Pegawai, Jabatan, Organisasi. Buku Saku Pengembangan Sistem Pengellaan SDM 53
Frmat http request dan data hasil request akan ditentukan leh Sistem Pengellaan SDM untuk diikuti leh Sistem Lain tersebut. 3.5.8. Rancangan Mdel Data Mdel data mendeskripsikan data yang terstruktur dalam kaitannya dengan sistem manajemen data. Tujuan utama rancangan mdel data adalah untuk mendukung pengembangan atau pembangunan sistem infrmasi (aplikasi) dengan menyediakan definisi dan frmat data yang diperlukan. Mdel data biasa menggunakan perspektif Cnceptual Data Mdel (CDM) yang akan menjadi dasar digenerate-nya Physical Data Mdel (PDM), yakni sebuah mdel data yang secara fisik real akan dibuat di dalam sebuah basis data tempat data disimpan. Rancangan Mdel Data Sistem Pengellaan SDM sebagaimana terdapat pada buku Rancangan Sistem Pengellaan SDM yang telah disepakati dalam Wrkshp. 3.5.9. Pendefinisian Wrkflw Hasil survey berupa Data Flw Diagram (SOP) berikut Daftar Dkumen terkait menjadi dasar pendefinisian Buku Saku Pengembangan Sistem Pengellaan SDM 54
wrkflw untuk masing-masing prses. Pendefinisian wrkflw menggunakan aplikasi khusus yang mengatur urutan aktivitas sebuah prses bisnis, siapa user/ pengguna yang memiliki hak menjalankan setiap aktivitas, perlakuan pada tiap aktivitas seperti apa, QS (Quality f Service) yang diberikan, dan sebagainya. Dengan pendefinisian wrkflw untuk setiap prses bisnis seperti ini, maka prses-prses kepegawaian yang tiba-tiba selesai, tidak berurutan, dan sebagainya tidak akan terjadi. Semua prses telah ditentukan wrkfwnya sehingga terurut, terarah, terkntrl siapa mengerjakan apa, pengukuran kinerja pengellaan setiap aktivitas, dan sebagainya. Bahkan dengan wrkflw, pegawai bisa melakukan pengawasan (mnitring) secara langsung via aplikasi web untuk mengetahui sampai di mana kini prses kepegawaian yang telah diunggahnya. Di sisi lain, segala perubahan terhadap data yang dilakukan pengguna yang memiliki akses terhadap prses kepegawaian akan tersimpan (ter-recrd) dalam basis data sehingga hal ini meningkatkan akuntabilitas terhadap aplikasi. Implementasi wrkflw pada aplikasi pun memberikan drngan agar prses-prses kepegawaian kini bisa berlangsung lebih transparan dan terbuka. Buku Saku Pengembangan Sistem Pengellaan SDM 55
Hasil pendefinisian wrkflw Sistem Pengellaan SDM terdapat pada dkumen Pendefnisian Wrkflw yang menjadi bagian tak terpisahkan dari dkumen Rancangan Sistem Pengellaan SDM yang telah disepakati dalam Wrkshp. 3.5.10. Rancangan Lay ut Rancangan Lay ut (tata letak antarmuka) aplikasi Sistem Pengellaan SDM merupakan rancangan tampilan masing-masing mdul. Rancangan yang lebih lengkap ada pada dkumen Rancangan Sistem Pengellaan SDM hasil Wrkshp. Namun sebagai cnth, berikut disampaikan beberapa diantaranya: Gambar-3.9. Desain halaman lgin Buku Saku Pengembangan Sistem Pengellaan SDM 56
Gambar-3.10. Desain halaman Usulan Kenaikan Pangkat Reguler Gambar-3.11. Desain halaman Daftar Usul Buku Saku Pengembangan Sistem Pengellaan SDM 57
Gambar-3.12. Desain halaman Kelengkapan Dkumen Buku Saku Pengembangan Sistem Pengellaan SDM 58
Gambar-3.13. Desain halaman Rekapitulasi Pekerjaan Buku Saku Pengembangan Sistem Pengellaan SDM 59
PEMBANGUNAN SISTEM Dari hasil rancangan sistem Pengellaan SDM yang telah disepakati, mdul-mdul yang ada kemudian dilakukan prgramming (pembangunan aplikasi) sesuai dengan spesifikasi kebutuhan dan rancangan sistem. Pembangunan aplikasi dilakukan di kantr knsultan Pengembangan Sistem Pengellaan SDM, melibatkan beberapa prgrammer dan sistem analis terkait. 4.1. Platfrm dan Teknlgi Platfrm dan teknlgi yang digunakan dalam pengembangan Sistem Pengellaan SDM Kemdiknas sebagaimana di bawah ini: Aspek Aplikasi Basis data Kmpnen User Interface Kmpnen Wrkflw Platfrm/teknlgi Berbasis web, menggunakan Micrsft ASP.NET dan C#, dengan Visual Studi.NET 2008 Oracle 10g / 11g DevExpress v9 Windws Wrkflw Fundatin (WWF) OS untuk Aplikasi Windws Web Server 2008 Buku Saku Pengembangan Sistem Pengellaan SDM 60
Aspek OS untuk Basisdata Platfrm/teknlgi Red Hat Linux Enterprise / SuSE Linux Enterprise Gambar-4.1. Platfrm Teknlgi yang Digunakan 4.2. Hasil Pembangunan Sistem Hasil pembangunan sistem adalah sebuah aplikasi Sistem Pengellaan SDM berbasis web (web-based applicatin) dengan mdul-mdul dan fitur-fitur sebagaimana telah disepakati pada Rancangan Sistem Pengellaan SDM. Mdul dan fitur yang sudah selesai dikerjakan ini perlu dites lebih dahulu melalui serangkaian pemeriksaan leh pengguna (user acceptance test) untuk memastikan bahwa deliverable aplikasi ini sebagaimana spesifikasi yang diperlukan pengguna. Aplikasi ini dikemas dalam sebuah installer aplikasi yang siap diinstal pada server Kemdiknas, dalam lingkungan web (web server), sehingga dapat diakses leh siapa saja yang diberikan hak akses melalui media jaringan (Lcal Area Netwrk/LAN) masing-masing ataupun melalui jaringan internet dan juga di mana saja mereka berada. Buku Saku Pengembangan Sistem Pengellaan SDM 61
Hasil pembangunan sistem juga berupa kde sumber (surce cde) aplikasi yang diperlukan leh Kemdiknas untuk pengembangan lebih lanjut. Buku Saku Pengembangan Sistem Pengellaan SDM 62
IMPLEMENTASI SISTEM 5.1. Persiapan Implementasi Setelah aplikasi siap diimplementasikan, maka perlu persiapan-persiapan diantaranya: 5.1.1. Perangkat keras (hardware) Kebutuhan perangkat keras minimal di server pusat Kemdiknas adalah sebagai berikut: 1 (satu) buah Server aplikasi untuk instalasi aplikasi Sistem Pengellaan SDM berbasis web. 1 (satu) Server database berbasis Oracle 10g atau 11g untuk instalasi database Sistem Pengellaan SDM. Server database bisa digabung dengan server database aplikasi lain, misalnya aplikasi SIMPEG; karena keduanya dekat secara teknlgi dan infrastruktur. 1 (satu) Server backup aplikasi dan/atau database. Kebutuhan perangkat keras minimal di setiap titik pengguna (di masing-masing unit kerja) adalah sebagai berikut: Buku Saku Pengembangan Sistem Pengellaan SDM 63