MICROSOFT OFFICE ACCESS 2007 Cakupan Panduan : Dasar-dasar Microsoft Access : Pengenalan software berbasis data, Memulai Microsoft Access Pengoerasian Microsoft Access : Menyiapkan table, mengisi table, mengedit table, menampilkan dan menghapus table/record Tujuan Tutorial : Dapat melakukan pengolahan data sesuai dengan prosedur pengoperasian program Microsoft Access. Mempersiapkan aplikasi dan data masukan. Menggunakan aplikasi pemasukan data. Menggunakan aplikasi untuk meng-update data. Menggunakan aplikas untuk men-delete data. Mengecek hasil entry data. Mengisi check list entry data. Ajat Didik Budiansyah 1
PENDAHULUAN Microsoft Access merupakan salah satu program pengolah database yang canggih yang digunakan untuk mengolah berbagai jenis data dengan pengoperasian yang mudah. Banyak kemudahan yang akan diperoleh jika bekerja dengan Microsoft Access diantaranya dapat melakukan proses pernyortiran pengaturan data, pembuatan label data serta laporan pembuatan data kegiatan sehari-hari misalnya untuk menampung daftar pelanggan, pendataan data karyawan, dan lai sebagainya. MEMBUKA PROGRAM MS. OFFICE ACCESS 2007 1. Klik tombol Start 2. Arahkan ke All Programs 3. Arahkan ke Microsoft Office 4. Klik kiri Microsoft Office Access 2007 5. Muncul Template Categories, klik icon Blank Database untuk membuat database baru. 6. Muncul dialog Blank Database, isi kotak File Name sesuai nama database yang diinginkan (contoh : PPDB-Kelas-Tahun) Ajat Didik Budiansyah 2
7. Klik icon Folder jika ingin merubah lokasi penyimpanan. 8. Kemudian klik tombol Create 9. Muncul tampilan awal table dalam bentuk Datasheet View. Tampilan menu Home : Tampilan menu Create : Ajat Didik Budiansyah 3
Tampilan menu External Data : Tampilan menu Database Tools : MEMBUAT TABEL Tabel dibuat untuk menyimpan data yang menjadi database. 1. Dari tampilan Datasheet View di atas, ubah kedalam tampilan Design View dengan cara klik menu Home kemudian klik panah icon View lalu klik icon Design View. 2. Tampilan awal menjadi Design View. Isi File Name dan Data Type sesuai bentuk table yang akan dibuat. 3. Tentukan Primary Key dengan cara klik Field Name yang akan dibuat, agar tidak ada data yang sama pada Field tersebut. Ajat Didik Budiansyah 4
Ketik seperti table di bawah : Field Name Data Type Description No AutoNumber * No_pendf Text Nama Text Prog_pilihan Text PKn Number B_ind Number Mtk Number B_ing Number IPA Number IPS Number Jml_nilai Number Jml_bbt Number Ket Text 4. Klik Datasheet View sehingga muncul dialog Save, kemudian klik tombol Yes. 5. Tampilan Table yang dibuat. Ajat Didik Budiansyah 5
MEMBUAT QUERY Query dibuat untuk menggabungkan lebih dari satu table dan untuk menghitung beberapa field. Langkah-langkah membuat Query : 1. Klik menu Create 2. Klik icon Query Design 3. Akan muncul dialog Show Table, pilih table DAFTAR, keudian klik tombol Add. Ajat Didik Budiansyah 6
4. Tampilan Query dalam bentuk Design View, masukan semua Field dari Table yang sudah dibuat di atas. 5. Ketik rumus di field Jml_nilai seperti gambar di bawah : Ajat Didik Budiansyah 7
6. Ketik rumus di field Jml_bbt seperti gambar di bawah : 7. Simpan Query yang sudah dibuat. MEMBUAT FORM Form digunakan untuk data entry (memasukan data) yang akan tersimpan dalam table atau query tergantung sumber (source) Form tersebut. Langkah membuat Form sbb: 1. Pilih menu Create 2. Klik panah icon More Form 3. Klik Form Wizard, sehingga muncul dialog di bawah 4. Pada kotak Tables/Queries. Pilih Table:DAFTAR kemudian pindahkan seua field Available field ke Selected Field dengan menekan tombol Ajat Didik Budiansyah 8
5. Kemudian klik tombol 6. Kemudian klik tombol Ajat Didik Budiansyah 9
7. Terakhir klik tombol 8. Tampilan Form yang dibuat dalam bentuk Form View. Ajat Didik Budiansyah 10
9. Ubah tampilan ke Design View supaya bias di edit dengan cara pilih meu Home kemuadian klik panah icon View, lalu klik icon Design View. UBAH TAMPILAN FORM Gunakan menu Design, kemudian klik tool Label lalu klik di Form jika ingin membuat label di Form. Tampilan Form berubah. Ajat Didik Budiansyah 11
MASUKAN RUMUS KE TEXT BOX Text Box Jml_nilai dan Jml_bbt dalam kondisi Form View masih terlihat kosong, untuk itu kita ketikkan rumus di text box tersebut. Dengan cara : 1. Pastikan tampilan Form dalam bentuk Design View 2. Klik Property Sheet di menu Design, sehingga muncul dialog Property Sheet di sebelah kanan monitor. 3. Ubah Selection type ke field Jml_nilai atau Jml_bbt. 4. Klik text box Control Source, kemudian klik tombol 5. Untuk Jml_nilai, buat rumus di Expression Builder seperti rumus di bawah. Ajat Didik Budiansyah 12
6. Untuk Jml_bbt, buat rumus di Expression Builder seperti rumus di bawah. MEMASUKAN DATA (INPUT DATA) Melalui jendela Datasheet View dari sebuah table dapat melakukan proses editing dengan meyuting data yaitu proses penambahan data record, memindahkan data record, menyalin data record maupun menghapus data record. Prosedur yang harus dilakukan adalah sebagai berikut : 1. Pada jendela database pilih salah satu nama form yang data table-nya ingin anda masukkan. 2. Pastikan form dan table dalam tampilan Datasheet View. 3. Jangan memulai input data dari field AutoNumber. 4. Gunakan tombol Tab untuk berpindah dari field satu ke field yang lain. Ajat Didik Budiansyah 13
Setelah selesai memasukan data di form maka kita dapat melihat data pada query seperti di bawah. MENGUBAH DATA A. Memilih Field dan Record Beberapa cara melakukan editing data pada sebuah jendela Datasheet View pada daftar sebagai berikut: Untuk Memilih Perintah Sebuah sel Klik pada posisi sel tersebut Beberapa sel Drag drop pointer pada sisi kiri sel tersebut sampai meilintasi beberapa sel yang ingin dipilih Sebuah kolom Klik pada posisi selector kolom Beberapa kolom Drag drop pointer pada posisi selector kolom Sebuah record Klik pada posisi selector baris Beberapa record Semua record Drag drop pointer pada posisi selector baris Klik tombol Select All yag ada pada selector baris Pilih perintah Select All Record dari menu Edit Tekan kombinasi tombol Ctrl+A B. Memindahkan Insertion Point Untuk memindahkan Insertion Point dapat menggunaka fasilitas yang ada diperintag Go To, perhatikan table berikut : Pindah Ke Klik Awal Record Akhir Record Record sebelumnya Record berikutnya First Record Last Record Previous Record Next Record Ajat Didik Budiansyah 14
Record baru Record tertentu New Record Tekan tombol F5 atau ketik nomor Record yang Anda inginkan dan lanjutkan dengan menekan tombol enter C. Menambah Record Menambah record sama dengan mengedit record yaitu embuak kembali table, query atau form tetapi kita langsung posisikan posisikan pada record yang kosong. Menambah Field Dengan langkah sebagai berikut: 1. Buka File Database yang sudah dibuat 2. Pilih table yang sudah dibuat 3. Ubah ke tampilan Design View 4. Klik field Ket lalu klik kanan dan klik kiri Insert Row. 5. Ketik field baru (contoh Asal_skl) caranya sama seperti membuat field pertama kali. 6. Kemudian ubah kembali ke tampilan Datasheet View dan Simpan. Field Name Data Type Description No AutoNumber * No_pendf Text Nama Text Prog_pilihan Text PKn Number B_ind Number Mtk Number B_ing Number IPA Number IPS Number Jml_nilai Number Jml_bbt Number Asal_skl Text Tambahan Ket Text Untuk menampilkan di query, dengan langkah sbb: 1. Buka nama query yang sudah dibuat. 2. Ubah ke tampilan Design View 3. Tempatkan pointer di field Ket. 4. Klik tombol Insert Columns di menu Design, sehingga berubah menjadi tampilan di bawah. Ajat Didik Budiansyah 15
5. Masukan field Asal_skl 6. Tampilan Design View berubah seperti di bawah. 7. Ubah kembali ke tampilan Datasheet View dan Simpan. Ajat Didik Budiansyah 16
LATIHAN LATIHAN 1. Buatlah table di Microsoft Office Access! Tabel 1 No Kode_brg Nama_brg Stok_awal Brg_msk Brg_klr Stok_akhir Harga_stn Jml Ket Tabel 2 No Nisn Nama_siswa Tmt_lhr Tgl_lhr Nama_ortu Asal_skl Thn_lulus Ket Tabel 3 No Nisn Nama_siswa pai pkn B_ind penjas Seni_budaya Jml Ket Tabel 4 No Nisn Nama_siswa B_ing mtk kimia ipa ips kkpi Jml Ket Tabel 5 No Nisn Nama_siswa pdil kml gtl abc xyz Jml Ket 2. Buatlah query dari table di atas! 3. Buatlah form dari table di atas! 4. Buatlah report dari table di atas! 5. Gabungkanlah Table 3, 4 dan 5 menggunakan Query! Ajat Didik Budiansyah 17