COMMUNITY OF PRACTICE AND KNOWLEDGE ON THE GO MEKANISME PELAKSANAAN DAN PENGEMBANGAN COMMUNITY OF PRACTICE (OFFLINE DAN ONLINE) 1 PENDAHULUAN 1.1 DEFINISI COP PLN mendefinisikan CoP sebagai berikut: Sekumpulan orang yang mempunyai kepentingan & minat yang sama atas suatu masalah dan berusaha bersama untuk memperoleh pemecahannya. Perbedaan CoP dengan task force atau project team adalah CoP merupakan wadah untuk sharing dan mengembangkan pengetahuan (ide, pemikiran, dsb) sementara kegiatan implementasi dilakukan oleh task force atau project team. Komunitas-komunitas yang memenuhi definisi di atas dan mengikuti aturan-aturan CoP dapat dianggap sebagai sebuah CoP walaupun memiliki nama yang berbeda. 1.2 TUJUAN PEMBENTUKAN COP CoP memiliki beberapa tujuan : 1. Sebagai wadah berbagi pengetahuan dan kolaborasi dalam rangka membantu pekerjaan sehari-hari. 2. Untuk menggali potensi pengetahuan yang ada di masing-masing pegawai demi membangun pengetahuan perusahaan (corporate knowledge) yang relevan terhadap strategi bisnis perusahaan. 3. Sebagai wadah untuk mengembangkan continuous improvement dan membangun disiplin perencanaan dan pendokumentasian sesuai dengan implementasi ISO. 1.3 LINGKUP COP CoP di PLN diprioritaskan untuk pegawai tetap. Bagi Perusahaan / Unit yang pekerjaannnya memerlukan banyak keterlibatan pegawai outsourcing, maka kebijakan mengikutsertakan pegawai outsourcing dalam kegiatan CoP diserahkan kepada kebijakan Unit yang bersangkutan. 1.4 KEANGGOTAAN Pada dasarnya keanggotaan CoP menjadi suatu hal yang bersifat sukarela. Mengingat CoP merupakan salah satu KPI Unit, maka menjadi tanggung jawab manajemen dan Tim KM di tiap Unit untuk memfasilitasi terbentuknya komunitas. 1 P a g e
1.5 TIM KM Tim KM adalah tim pada masing-masing Unit yang bertanggung jawab atas segala kegiatan KM dan pemenuhan KPI KM pada tiap Unit. Dalam konteks CoP, tim KM bertugas untuk mendorong dan memfasilitasi pembentukan CoP-CoP baru, serta membantu pemeliharaannya. PLN Disjaya mengatur tugas dan tanggung jawab Tim KM dalam SK GM Nomor 022.K/GM/2013. 2 PENGEMBANGAN COMMUNITY OF PRACTICE (COP) ONLINE 2.1 COP ONLINE COP Online adalah sebuah sistem berbasis web yang dibangun berdasarkan kebutuhan PLN Disjaya khususnya Bidang SDMO akan proses pengumpulan laporan COP yang sistematis dan terintegrasi. Adapun semua fungsionalitas dan fitur pada COP Online dibangun mengikuti proses pada COP Offline. Figure 1 Halaman Utama COP Online 2.2 PEMBENTUKAN COP Garis besar dari awal pembentukan CoP dapat diilustrasikan seperti diagram berikut : 2 P a g e
Figure 2 Diagram Pembentukan COP Pada awal masa implementasi CoP di PLN, Tim KM perlu memfasilitasi pembentukan komunitas. Dengan berjalannya waktu, jika metode pembentukan CoP sudah cukup jelas bagi para pegawai, maka pembentukan komunitas dapat dilakukan secara sukarela. 2.2.1 PEMBENTUKAN IDENTITAS COP Dalam membentuk identitas sebuah CoP, Tim KM perlu menentukan beberapa hal berikut. 2.2.1.1 MENENTUKAN AREA PENGETAHUAN (TEMA COP) Dalam menentukan tema yang tepat bagi CoP. Area Pengetahuan yang akan ditentukan harus dapat memenuhi ketiga kriteria berikut: Mendukung strategi bisnis perusahaan. Relevan dengan pekerjaan anggota sehari-hari. Sesuai dengan minat atau passion dari anggota CoP. Sesuai dengan knowledge taxonomy PLN (pada figure 3). 3 P a g e
Figure 3 Knowledge Taxonomy PLN 4 P a g e
2.2.1.2 MENENTUKAN PERAN DALAM COP a. SPONSOR Sponsor adalah orang bertugas mendukung kesinambungan jalnnya CoP. Sponsor perlu memiliki sebuah jabatan struktural yang signifikan. Tanggung Jawab dan kriteria dari Sponsor CoP : Figure 4 Tugas dan Tanggung Jawab Sponsor b. CHAMPION Seorang Champion merupakan koordinator utama dari seluruh kegiatan CoP. Tanggung Jawab dan kriteria dari Champion CoP : 5 P a g e
Figure 5 Tugas dan Tanggung Jawab Champion c. ADMINISTRATOR Administrator bertugas untuk melaksanakan kegiatan pendukung CoP. Peran Administrator dapat juga ditentukan berdasarkan rotasi, misalnya tiap anggota mendapat giliran menjadi Administrator. Tanggung Jawab dan kriteria dari Administrator CoP : Figure 6 Tugas dan Tanggung Jawab Administrator 6 P a g e
d. ANGGOTA Anggota dari CoP juga memiliki tanggung jawab yang perlu dijalankan. Sebagai bagian dari populasi yang mengisi CoP, para anggota dapat membangun jaringan melalui posisi atau ketertarikan terhadap knowledge area yang sama. Tanggung Jawab dan kriteria dari Anggota CoP : Figure 7 Tugas dan Tanggung Jawab Anggota Jumlah minimum anggota CoP sebanyak 5 orang, termasuk Champion komunitas. Walaupun demikian, rekomendasi ideal bagi sebuah CoP Unit adalah beranggotakan 10 hingga 20 orang. 2.2.2 PERENCANAAN INTI Dalam membentuk sebuah CoP, penting bagi semua anggota awal untuk berpartisipasi dalam pengkonsepsian komunitas tersebut. Itulah yang pada dasarnya akan dicapai dalam sebuah perencanaan inti. Penjelasan mengenai hal-hal yang perlu diidentifikasi pada Perencanaan Inti dapat dituangkan dalam sebuah Formulir Inisiasi CoP.Penjelasan mengenai tiap elemen di formulir Inisiasi CoP adalah sebagai berikut : 7 P a g e
Figure 8 Penjelasan Formulir Inisiasi CoP 8 P a g e
Figure 9 Formulir Inisiasi CoP Online 9 P a g e
Figure 10 Tampilan Daftar Inisiasi CoP pada CoP Online 3 PEMELIHARAAN COP (ONLINE DAN OFFLINE) 3.1 MENGELOLA PENGETAHUAN DALAM COP Sesuai dengan tujuan CoP yaitu membangun pengetahuan perusahaan (corporate knowledge) yang relevan dengan strategi bisnis perusahaan, kegiatan CoP lebih dari sebuah ajang berkumpul, namun juga memiliki proses knowledge sehingga dapat memberikan manfaat bagi perusahaan. Oleh karena itu, dalam memelihara CoP, perlu dipastikan bahwa ilmu di dalamnya dikelola dengan baik. Di bawah ini adalah siklus pengelolaan pengetahuan di dalam CoP: 10 P a g e
Figure 11 Siklus Pengelolaan Pengetahuan COP 1. Identifikasi Sebelum mengadakan kegiatan CoP, perlu ditetapkan beberapa hal untuk dikembangkan dalam CoP. Hal tersebut dapat berupa: Masalah-masalah yang perlu dipecahkan dalam pekerjaan sehari-hari Pengetahuan baru yang ingin dikembangkan Inovasi atau improvement yang ingin dihasilkan, dan lainnya. Tahap Identifikasi dapat dilakukan pada saat perencanaan inti, khususnya dalam menetapkan fokus pengetahuan dan topik-topik pertemuan dalam jadwal. Hal ini tidak menutup kemungkinan adanya hal-hal baru untuk didiskusikan, yang baru muncul setelah dilakukannya perencanaan inti. 2. Penyerapan Saat komunitas telah menentukan jenis pengetahuan yang ingin dikembangkan, komunitas mencari sumber pengetahuan yang tepat. Hal ini dapat dilakukan dengan mengundang pembicara yang dapat mengisi agenda diskusi, atau mencari sumber informasi lain yang dapat didiskusikan dalam komunitas. Sumber pengetahuan ini dapat berasal dari dalam maupun luar Unit/Perusahaan. 3. Berbagi & Menciptakan Pengetahuan 11 P a g e
Fokus dari CoP adalah anggota dari komunitas itu sendiri. Oleh karena itu, sebuah CoP tidak seharusnya menjadi komunikasi satu arah, namun komunikasi banyak arah antar anggotanya sehingga semua orang dapat belajar dari satu sama lain. Hal ini dapat dilakukan melalui diskusi atau bentuk kolaborasi lainnya. Dengan berbagi pengetahuan maka akan ada pengetahuan pengetahuan baru yang diciptakan. Durasi ideal bagi masing-masing pertemuan CoP berkisar antara 1-2 jam. 4. Kodifikasi & Simpan Jika komunitas telah berhasil menyimpulkan suatu bentuk pengetahuan baru, komunitas perlu memastikan tersebarnya pengetahuan tersebut, melalui berbagai media yang disediakan. Karena itu, notulis perlu memastikan bahwa semua hasil CoP didokumentasikan. Setelah divalidasi oleh Champion, hasil dokumentasi ini kemudian disimpan di dalam sebuah sarana yang dapat diakses oleh anggota CoP dan pihak-pihak lain yang membutuhkan. Untuk membantu tahap kodifikasi, Guideline ini menyediakan formulir Berita Acara yang dapat digunakan untuk mencatat hasil dari sebuah diskusi CoP. 12 P a g e
Figure 12 Formulir Berita Acara CoP 13 P a g e
Figure 13 Tampilan Daftar Berita Acara CoP Online 14 P a g e